5S i administration. 5S kan trods det simple mål om system og orden skabe markante forbedringer. 5S er typisk et af de første skridt mod Lean.

Transkript

1 5S i administration 5S er typisk et af de første skridt mod Lean. 5S kan trods det simple mål om system og orden skabe markante forbedringer. Flexkom side 1

2 Om Flexkom Lean sparring og konsulenthjælp. Interne kurser og træning. Flexkom Lean Akademi: Praktiske Lean kurser og uddannelser. Link Dansk Lean Forum. Alt om Lean! besøg på 5 år! Link To Lean-grupper på LinkedIn*. FamilienPlus.dk. Lean i hjemmet. Link *Grupper: Dansk Lean Forum og Lean i Danmark. Flexkom referencer: Toyota, Arla, Kamstrup, Kbh. Universitet, Sparekassen Himmerland, Ferrosan, Sydbank, Tresu, Wexøe, Yara Praxair, Nomeco, Alfa Laval, PN Beslag, Skanderborg Forsyning, Weber, Dansk Computer Center og mange mange flere! Flexkom side 2

3 Indholdsfortegnelse Introduktion til 5S 4 Resultater med 5S 7 De 5 S er 9 Eksempler på anvendelse 14 Implementering af 5S 29 Læs mere 39 5S er et generelt værktøj og kræver tilpasning til den enkelte afdeling og organisation. Denne præsentation er derfor generel for 5S i administration. Flexkom side 3

4 Hvor er det lige, jeg finder Flexkom Flexkom Flexkom Vi leder efter : Papirer. Mapper. Opgavelisten. s. Mødelokaler. Filer. Kolleger. mm. Flexkom Flexkom side 4

5 Hvad er 5S? 5S er et værktøj til skabelse af system og orden i en organisation. Emner og viden der anvendes dagligt skal være lette at finde. Unødvendige emner og viden arkiveres/fjernes. 5S er ikke blot oprydning. Der er også fokus på at fastholde og løbende at forbedre 5S niveauet. 5S er som den øverste køkkenskuffe med bestik. God placering. Overblik. Let at se om alt er på plads. Flexkom Flexkom side 5

6 De 5 S er 1. Sortér - væsentligt fra uvæsentligt (grøn, gul, rød). 2. System i tingene definér et hjem. 3. Systematisk rengøring. 4. Standardisér - fasthold. 5. Selvdisciplin - overhold standarder. De fleste kan godt finde ud af at rydde op, men det med at fastholde et niveau er svært. 5S kræver disciplin og vilje til at fastholde en god arbejdsplads. Med 5S rydder vi ikke op. Vi holder orden! Flexkom side 6

7 Hvorfor 5S? 5S skaber en professionel og organiseret arbejdsplads. En følelse af flow i hverdagen frem for søgning og frustrationer! Unormale tilstande bliver omgående synlige og derfor opnår man en disciplin til hurtigt at få ting tilbage til den ønskede tilstand. Udtalt af Lean-eksperter: Kan organisationen ikke fastholde et højt 5S-niveau, er den slet ikke klar til Lean! Som med alle øvrige Lean-værktøjer, kræver 5S en god disciplin i organisationen. Flexkom side 7

8 Resultater med 5S Skaber visuel arbejdsplads. Sparer tid til søgning efter filer, mapper, information mm. Bedre kvalitet. De rigtige dokumenter/ informationer anvendes hver gang. Øger produktivitet. 5S fjerner spildtid i administrative processer. Bedre ergonomi og arbejdsmiljø. Niveauet på alle arbejdspladser og fællesarealer hæves. Det signalerer kvalitet og overskud at have system og orden. Nu rydder man ikke længere op, når der kommer gæster. Nu holder man orden for sin egen skyld! Flexkom side 8

9 1. Sortér 5S starter med en sortering. Alt fysisk på arbejdspladsen sorteres i tre gruppe; jævnligt i brug, sjældent i brug og arkiv/smides ud. Bagefter også elektroniske dokumenter i filsystem, mailsystem og evt. øvrige systemer. Sorteringen sker i tre farvekoder: Grøn = Dagligt i brug Gul = Jævnligt i brug Rød = Aldrig i brug Grøn skal kunne findes på sekunder. Gul kan hurtigt findes fordi de har faste pladser. Rød arkiveres eller smides ud (slettes)! Flexkom side 9

10 2. System i tingene Igangværende arbejdsdokumenter grupperes og sættes i system. Mapper og reoler mærkes op. Filsystemet laves overskueligt og logisk (opdelt i opdaterede filer og i arkiverede filer). Det samme med andre systemer (eks. kundesystemer). Grønne emner skal placeres så de kan findes meget hurtigt. Mapper placeres i nærmeste reol, filer med genveje på skriveborde mm. Gule mapper fjernes fra arbejdsplads og placeres centralt. Standard for filsystem udarbejdes og fastholdes. Flexkom side 10

11 3. Systematisk rengøring Systematisk rengøring er nødvendigt for konstant at producere god kvalitet på en arbejdsplads! Der skal laves procedurer for rengøring og oprydning ikke mindst for rengøring og oprydning i de elektroniske systemer (filsystem, s osv.). Det er vigtigt at fastlægge frekvensen af rengøring og placering af ansvar. Flexkom side 11

12 4. Standardisér Standardisér det opnåede 5S niveau. Standard for skriveborde og reoler. Standard for arkivering af mapper. Standard for opmærkning af kontorer (mapper, hulmaskine, papir mm.). Standard for brug af filsystem og for arkivering af elektroniske dokumenter. Standarder skal sikre at niveauet ikke falder. Når der sker en forbedring af 5Sniveauet, skal man huske at opdatere 5Sstandarderne. Medarbejderne skal være enige om niveauet. Flexkom side 12

13 5. Selvdisciplin Som hjælp til at opbygge den nødvendige disciplin anbefales 5Sevalueringer. Det ultimative mål er, at medarbejderne fastholder 5S alene ud fra motivation. Udfordringen ved 5S er bl.a. at der ikke skal mange svipsere til at ødelægge 5S. Evaluering (audits) på tværs af afdelinger skaber en fælles forståelse for 5S, sikrer det samme høje niveau og giver mulighed for at få ideer og lære af hinandens løsninger. Evalueringer fastholder og forbedrer niveauet løbende. Flexkom side 13

14 5S-anvendelse i administration Orden på skrivebord (inkl. PC). System til filer og korrespondance. Opgave- og projektstyring. Mapper og andre dokumenter. Opslagstavler. Lager af kontorartikler. Fælleslokaler. Her er eksempler på de mest oplagte steder at anvende 5S. De præsenteres alle mere detaljeret på de næste sider. Flexkom side 14

15 5S på skrivebord På et skrivebord kan 5S skabe gode arbejdsbetingelser. Et skrivebord bør være ryddeligt imellem opgaver. Det er ineffektivt at arbejde på flere opgaver af gangen. Forsøg at minimer antallet af igangværende opgaver. Uorganiserede bunker prioriteres i opgaver med deadlines og opgaver uden. Skal en kollega kun-ne finde bestemte dokumenter, hvis en kollega er syg? Skal en kollega kunne overtage en i gangværende opgave hvis en kollega bliver syg? Eller holder ferie? Flexkom side 15

16 5S på skrivebord Hvor kan man starte: Lave indbakke til post på kontoret, så papir ikke lægges på tastaturet. Organisere bunken i prioritet og deadlines. Bunken skal ændres fra en stressfaktor til et planlægningsværktøj. Vil også give løbende succesoplevelser. Lave genveje til de mest anvendte filer på PC-skrivebordet. 5S på skrivebordet handler ikke om at flytte bunkerne ind i et skab eller ned i en skuffe. 5S handler om at skabe en effektiv arbejdsplads med overblik og struktur. Flexkom side 16

17 5S i filer og korrespondance I filsystemer, -programmer og i kundesystemer kan 5S give store tidsbesparelser. Klar og entydig struktur giver hurtig søgning og klarhed over tilgængelig viden. Specielt vigtigt på fælles-drev! Kravet er bl.a. en klar procedure for arkivering. Eksempler: Standard for svartid på s. Standard for registering af data og info i system. Standard for filer og oprettelse af foldere i filstruktur. Flexkom side 17

18 5S i filer og korrespondance Hvor kan man starte: Kun have igangværende opgaver i indbakken ( s). Opret mapper til afsluttede s. Navngiv fremtidige filer med ÅR-MÅNED- DATO. Dette sikrer at filer ligger i datoorden fremover. Lav standard for filer og mapper i filsystem. Send kun s med links til filer hvis vedhæft kan undgås. Vedr. igangværende opgaver i din indbakke. Hvor mange gemmer gamle breve i deres postkasse derhjemme? Det er svært at starte med hele organisationens filsystem. Men det skal gøres på et tidspunkt, for der kan spares mange timer! Flexkom side 18

19 5S i opgave- og projektstyring Opgaver og projekter der involverer flere kolleger bør altid arkiveres ved arbejdsdags ophør. Lav eks. en reol til igangværende projekter. Evt. fysiske emner og dokumenter tilhørende et bestemt projekt stilles i en kasse på reolen. Filstyring på projekter skal standardiseres for hele organisationen. Som hovedregel bør alle dokumenter gemmes elektronisk! Scan gerne notater, håndtegninger mm. Dokumenter findes lettest i et godt filsystem! Der bør laves en god og entydig filstruktur til elektroniske dokumenter tilhørende igangværende og afsluttede projekter. Flexkom side 19

20 5S i opgave- og projektstyring Hvor kan man starte: Saml alle interessenter i organisationens projektstyring og lav en fast fil- og mappestruktur for alle projekter. Scan dokumenter fremover frem for at arkivere som papir. Scannede dokumenter gemmes i fil- og mappestrukturen og kan fremover findes og ses af alle uanset lokation. En fast mappestruktur på projekter vil sikre, at alle kan finde eks. tidsplanen eller en logbog uden at spørge (afbryde) en kollega. Flexkom side 20

21 5S i mapper og andre dokumenter Som i de elektroniske systemer, kan 5S give store tidsbesparelser, når det gælder mapper og andre dokumenter. Et klart og entydigt system giver hurtig søgning og klarhed over tilgængelige dokumenter. Kravet er igen bl.a. en klar procedure for arkivering. Ja, det ser godt ud med ensfarvede mapper. Men er det 5S? Nej! Farver på mapper kan netop anvendes til at give hurtig søgning. Brug eks. farver til gruppering af mapper i år, afdelinger, oplysninger, opgaver eller andre inddelinger. Flexkom side 21

22 5S i mapper Hvor kan man starte: Sorter mapper efter forbrugsmønster og definer faste pladser til mapper. Mærk op med eks. dymo-mærker. Hvis I i afdelingen har fællesmapper der bruges meget, så lav små lånerkort der stilles i reolen når man tager en mappe. Dette sikrer at man altid kan finde frem til information i en mappe også dem i brug Eksempel på lånerkort i en reol: Husk at hvis en ting ikke har en fast plads, skal man altid lede hvis man ikke kan finde det. Det kan 5S afhjælpe. Flexkom side 22

23 5S på opslagstavler 5S på opslagstavler handler mere om synlighed end om tidsbesparelse. Uden 5S er tavler ofte rodede og det er uklart om der er kommet ny information siden sidst! Det må kun tage få sekunder at få overblik over en tavle og skimte den nyeste information. Opslagstavler er ofte rodede, indeholder gamle informationer og målinger. Viser det noget om organisationen? Flexkom side 23

24 5S på opslagstavler Hvor kan man starte: Tag fat i organisationens centrale opslagstavle. Sorter i indholdet og smid gamle informationer ud. Mærk tavlen op i felter og sørg altid for at have ét felt til nyeste information. Lav evt. standarder for opslag. Eks. for køb/salg imellem kolleger, så det ikke bliver et tivoli med gamle opslag. Hvis opslagstavler har et felt til nyeste information tager det kun få sekunder for medarbejderne at vurdere om der er noget de skal læse. Flexkom side 24

25 5S på lager af kontorartikler 5S er vigtig, hvor der kommer mange medarbejdere. Derfor er det vigtigt at have styr på lageret af kontorartikler. Det må kun tage sekunder at finde det man søger og det må kun tage sekunder at vurdere om det er tid til at bestille flere af en bestemt vare! 5S er specielt vigtigt, hvor mange medarbejdere færdes. Her betyder uorden et stort tidstab. Derfor betyder god orden også effektivitet! Sørg for at medarbejderne aldrig bruger deres kostbare tid på at skaffe de redskaber de skal bruge! Flexkom side 25

26 5S på lager af kontorartikler Hvor kan man starte: Lav et simpelt Kanban* system til eks. printerpapir, kuglepenne, printerpatroner mm. Lav simple standarder for at skifte toner i printeren, for at sende fax osv. så ingen skal forstyrre kolleger eller spilde tid i forbindelse med sådanne opgaver. Kanban handler om, at man sender et signal når det er tid til at genopfylde. En organisation har typisk et centrallager af kontorartikler og nogle decentrale lagre. På alle lagrene kan Kanban være et effektivt værktøj til at sikre at ting altid er til rådighed. *Benyt evt. Kanban til at styre lagrene. Læs mere på Flexkom.dk Flexkom side 26

27 5S i fælleslokaler Husk også 5S i fælleslokaler. Som med kontorartikler, er 5S vigtig i fælleslokaler, fordi mange medarbejdere har ærinder i disse lokaler. Her kan spildes meget tid! Desuden benyttes flere af lokalerne af gæster. Derfor vil 5S også skabe en mere professionel fremvisning. Fælleslokaler: Printer- og kopirum. Mødelokaler. Fælleskøkken. Kaffemaskinen. Kantinen. Toiletter. Flexkom side 27

28 5S i fælleslokaler Hvor kan man starte: Et sjovt sted at starte er toiletterne. Her vil alle bemærke, at der er ophængt standarder. Sæt en standard for mødelokaler, så de altid efterlades klar til brug. I kantinen kan spares meget tid, hvis der skabes bedre flow på udlevering af mad og returnering af service og bakker efterfølgende. Lean i fælleslokaler er faktisk et godt sted at køre en lille pilot. Det skaber omgående synlighed og mange medarbejdere vil sætte pris på at spare tid. Flexkom side 28

29 Implementering af 5S Selvom 5S kan virke simpelt, er 5S svært at implementere! Alle kan lave den første hurtige sortering og oprydning, men det er ofte svært at fastholde niveauet. Trods de markante resultater der kan opnås med 5S, har mange organisationer svært ved at fastholde og forbedre 5S-niveauet. Se de typiske udfordringer ved 5S på næste side. Flexkom Flexkom Flexkom side 29

30 Udfordringer Succes afhænger af, at alle er med! Valg af 5S implementeringsproces. Have en fælles standard. Husk alt - fra dymo til fællesdrev. Undgå glansbillede 5S. For meget tid brugt på sortering. Fastholdelse af 5S. Læs om de enkelte udfordringer på de næste sider. Flexkom side 30

31 Succes afhænger af alle Der skal kun én til at ødelægge 5S! Derfor er det vigtigt, at man vælger den rette proces, det rette startniveau og en metode til at fastholde og løbende udvikle niveauet. Man har tabt fra starten, hvis man tidligt taber de naturlige rodehoveder. Flexkom Flexkom side 31

32 Valg af 5S implementeringsproces Mange vælger at starte med en 5Soprydning på kontoret. Typisk skal denne oprydning gentages om et halvt år Det bedste er, at starte med træning af organisationen, sætte en fælles standard og arbejde løbende med 5S. Eksempelvis via en Kaizen forbedringstavle (evt. med fokus på 5S). Flexkom side 32

33 Have en fælles standard Hvis 10 medarbejdere hører om 5S, har de efterfølgende 10 forskellige opfattelser af niveauet. Derfor bør man starte med, at definere en standard. Husk at starte med et lavt niveau og hæve standarden gradvist. Brug gerne medarbejdere til at definere standarden. Husk at tage rodehoveder med i denne gruppe. Flexkom side 33

34 Eksempler på 5S-standarder Flexkom Flexkom Flexkom Flexkom Flexkom Flexkom side 34

35 Husk alt fra dymo til fællesdrev På mange kontorer har 5S kun handlet om skriveborde og reoler. Husk at 5S handler om alt fra faste pladser til saksen, til standardisering af IT-systemer, filsystemer og øvrige informationssystemer. Tager man ikke det hele med kan man risikere, at 5S ender som et dymonifiseringsprojekt (ikke positivt ment ). Flexkom Flexkom Flexkom side 35

36 Undgå glansbillede 5S Netop det faktum, at 5S ofte kun har handlet om det visuelle betyder, at de naturlige rodehoveder ikke forstår formålet. Skal vi arbejde eller rydde op?. Glansbillede 5S handler om, at man laver 5S for at det skal se godt ud. Men målet er, at reducere spildtid! Målet er ikke, at flytte bunkerne ind i et lukket skab. Flexkom side 36

37 For meget tid brugt på sortering Typisk er der meget papir og data der skal sorteres ved opstart på 5S i administration. Men undgå at sorter unødvendigt. Er du i tvivl om du bruger nogle mapper eller nogle filer. Så marker dem med rødt eller læg dem i en arkiv-mappe. Hvis de fortsat ligger der om 1-2 år, så kan de sikkert smides ud. Flexkom Flexkom Flexkom side 37

38 Fastholdelse af standard Det vigtigste er, at ledelsen går forrest og støtter processen. Der er desuden flere muligheder for evaluering/audit: Evaluere standarden regelmæssigt eks. på Kaizen-møder. Gennemføre 5S-audit. Lade 5S være en del af en mere overordnet Lean audit. Den første og måske den sidste anbefales i administration. Flexkom side 38

39 Læs mere Flexkom: 8 spildtyper. 5S og 5S-audit skema. Kaizen forbedringstavle. Dansk Lean Forum: De samme emner. Flexkom side 39

40 Mere information eller hjælp? Denne præsentation er en generel introduktion til 5S i Lean Administration. Hvis I har brug for mere information om, hvordan Lean passer til jer, så kontakt os gerne. Vores vigtigste mission er at tilpasse Lean og ledelse, så det giver mening og skaber succes i jeres organisation. Flexkom kontakt info: Tlf mail@flexkom.dk Flexkom side 40