Projekt udbredelse af tolkebistand via videokonference i Region Syddanmark

Transkript

1 Område: Sundhedsområdet Udarbejdet af: Eva Lund og Tove Charlotte Nielsen Afdeling: IT-afdelingen, OUH /Projektbeskrivelse teletolkning_1.5.1 Telefon: Tove. C. Journal nr.: /10258 Telefon: Dato: 11. januar 2010 Projekt udbredelse af tolkebistand via videokonference i Region Syddanmark Baggrund Der bruges mange ressourcer på sygehusafdelinger til bestilling, ændring og aflysning af tolkeservice. Desuden kan det i akutte situationer ofte være umuligt at få adgang til tolkeservice. I foråret 2008 blev der gennemført pilotprojekt med tolkebistand via videokonference med 3 afdelinger på Odense Universitetshospital (OUH) samt en afdeling på Kolding Sygehus. Evalueringen af projektet viste en forbedret faglig tolkning, stor tilfredshed hos patient og sundhedsfagligt personale. En MTV af projektet viste desuden grundlag for en økonomisk gevinst over en 5-årig periode. Ved anvendelse af videokonferenceudstyr til tolkning har det vist sig, at der spares tid hos personalet og tolkens transport til og fra deres konsultationer ophører, og dermed kan tolkenes tid udnyttes bedre. På baggrund af de gode resultater og efter indstilling fra sygehusledelsen på OUH godkendte Sygehusledelseskredsen i Region Syddanmark på møde den 30. september 2008 en bevilling på kr. til etablering af et tolkecenter på OUH med anvendelse af videokonference. I foråret 2009 blev der nedsat en regional styregruppe til implementering af tolkecentret samt udbredelse af videokonferenceudstyr til afdelingerne. Sideløbende er der på nationalt plan bevilget 42 mio. kr. fra ABT-puljen (Arbejdskrafts Besparende Teknologi) til implementering af tolkebistand via videokonference til alle sygehusene samt pilotprojekter med kommunerne og praksis. MedCom har fået til opgave at stå for implementeringen på nationalt plan, herunder at få etableret det tekniske knudepunkt og nødvendige netværksforbindelser på Sundhedsdatanettet. Region Syddanmark deltager i MedComs nationale projekt, og har hertil udarbejdet en regional projektbeskrivelse for implementeringen af projekt Tolkning via videokonference. Formål med projektet Det overordnede formål med projektet Tolkebistand via videokonference er at få udbredt videokonferenceudstyr til relevante sygehusafdelinger i regionen, således, at de tekniske forudsætninger for ibrugtagning af tolkebistand via videokonference er til stede at implementere anvendelsen af videokonference ved behov for tolkebistand at sikre tilgængelighed af tolkebistand i regionen

2 Mål At teletolkning anvendes på relevante sygehusafdelinger - med patientkontakt - i Region Syddanmark ved projektets ophør i december Leverance At alle relevante sygehusafdelinger i Region Syddanmark har fået installeret videokonferenceudstyr og anvender dette til bl.a. tolkebistand. At alt relevant personale er oplært i anvendelsen af videokonferenceudstyret. Succeskriterie At 90 % af relevant anvendt tolkebistand på sygehusene i Region Syddanmark er gennemført via videokonference ved udgangen af Tidsplan Medio Udbredelsen / implementeringen vil foregå i flere tempi, dels på grund af den tekniske infrastruktur og dels på grund af kontraktlige bundne aftaler med forskellige tolkeudbydere i regionen. Anvendelse Videokonference kan anvendes til: Planlagte samtaler Eksempelvis planlagte ambulante kontroller Akutte situationer Eksempelvis ved fødsler eller akut opstået behov for behandling på skadestue Indlagte patienter F.eks. ved akutte indlæggelser samt ved daglige stuegangssamtaler Etniske minoriteters møde med sygehusvæsenet i forbindelse med laboratorieundersøgelser, røntgenundersøgelser Dette må forventes at give et kvalitetsløft i forhold til i dag, hvor der ikke bestilles tolk til disse undersøgelser. Arbejdsgange: Afhængig af måden at booke teletolk på vil arbejdsgangen omkring dette evt. blive ændret. Afdelingerne skal selv udarbejde de bedste arbejdsgange omkring brug af teletolkning. Bookingsystem Der skal udvikles et bookingsystem til tolkecenteret, som skal pilottestes i Side 2 af 7

3 Projektorganisation Regional styregruppe Regionalt tolkecenter Regional projektgruppe Regional teknikgruppe Lokal OUH Lokal SHS Lokal SVS Lokal SLB Psykiatristaben Lokal Implementeringsgruppe Regional styregruppe Medlemmerne repræsenterer Sundhedsstaben, Region Syddanmark: fuldmægtig Tove Charlotte Nielsen Sygehusledelserne i RS: direktør Peder Jest, formand Psykiatristaben: afdelingschef: Lars Rahbek Telemedicinsk enhed, OUH: projektkoordinator Claus D. Pedersen Sygehus Sønderjylland: projekt koordinator Joan Granerud. Sydvestjysk sygehus: oversygeplejerske Jette Nygaard Sygehus Lillebælt: økonomichef Christian V. Lund 1 observatør fra MedCom: Lone Høiberg IT-projektafdelingen, OUH: regional projektleder Eva Lund IT-kunderelationer, Region Syddanmark: regional teknisk projektleder: Keivan Bagchei Regional projektgruppe IT-projektafdelingen, OUH regional projektleder Eva Lund Sundhedsstaben: fuldmægtig Tove Charlotte Nielsen, Afd. for Kommunesamarbejde Lokale projektledere fra hhv. Sygehus Sønderjylland: projektkoordinator Joan Granerud Sydvestjysk sygehus: IT-chef Eli Krogsholm OUH: IT-projektleder Lisbeth Jørgensen Sygehus Lillebælt: oversygeplejerske Mona Nederby Larsen Psykiatri: projektleder Michal Jacobsen En praksiskoordinator, medlemsnavn tilføjes Regional teknikgruppe: Sammensættes ved behov med følgende repræsentation: Projektleder Keivan Bagchei, IT-kunderelationer, Region Syddanmark Bo Bang Larsen, IT-afdelingen, Region Syddanmark Eva Lund, IT-projektafdelingen, OUH Jack H. Nielsen, Psykiatristaben Side 3 af 7

4 Repræsentanter fra: Sygehus Lillebælt. Sydvestjysk sygehus. Sygehus Sønderjylland. Peder Illum, observatør fra SDSD Der vil ved implementering på hvert sygehus være brug for at organisere en lokal projektgruppe, med repræsentation af den regionale projektgruppe. Lokale projektgruppe (pr. sygehusenhed) Der udpeges en lokal projektleder. Denne har bemyndigelse til at forestå projektets daglige drift på vegne af den regionale styregruppe/projektgruppe og inden for rammerne som styregruppen har udstukket. Projektlederens primære ansvar er at sikre, at projektet producerer det krævede produkt af den krævede kvalitetsstandard og indenfor de angivne tids- og omkostningsbegrænsninger. Projektlederen har ansvaret for at nedsætte en lokal projektgruppe, som bør betå af repr. fra den regionale projektgruppe, lokal it-afdeling, leverandør, ledelse og sundhedsfaglige brugere inden for det område, hvor projektet implementeres. Specifikke ansvarsområder Påtage sig ansvaret for fremdriften i projektet lokalt. Planlægge og overvåge projektet Lede og motivere projektteam Styre risici, herunder udvikling af nødplaner Samarbejde med evt. leverandører og kundeansvarlige samt regionale projektgruppe. Være ansvarlig for projektadministration Samarbejde med region for at sikre projektets overordnede retning Forberede og rapportere Forberede anbefaling af opfølgningsaktiviteter Forberede projektafslutningsrapport Forberede projekt-fase og om nødvendigt afvigelsesplan i samarbejde med den regionale projektgruppe Interessenter Sundhedsstaben, IT-staben, indkøbsafdelingen MedCom Tolkebureau Sygehusledelserne, afdelingsledelserne, Kommuner Praktiserende læger Klinikere Tekniske leverandører Teknisk løsning Videokonferenceudstyret der bruges, skal kunne kobles op på den tekniske løsning, der er valgt i regionen. Side 4 af 7

5 MedCom har ansvaret for teknologianskaffelser vedrørende etablering af nationalt knudepunkt for sikker videotrafik i sundhedssektoren, herunder redundant videogatekeeper, sundhedsdatanet routere og centralt videonummerkatalog. I fase 1 etableres et tolkecenter på Odense Universitetshospital med 3 tolkestationer. Tolkecentret blev indviet 2. juni Der er i første omgang tilknyttet 2 sprog: arabisk og bosnisk. Centret vil i løbet af efteråret blive udvidet med yderligere 2 sprog. Oversigt over opgaver/tidsplan 2010 Teletolkning i Region Syddanmark Opgaver / milepæle ORGANISATORISK Jan Feb Mar Apr Juli Aug Sep. Okt. Nov Dec. Feb. Mar. Apr Juli Aug. Sept. Okt. Nov. Dec. Feb. Mar Apr. Juli Aug. Sep. Okt. Nov. Dec. Projektbeskrivelse SYGEHUSE Opstartsmøde med lokale projektledere Udpegning af lokale projektgrupper IMPLEMENTERING : OUH X X X X X X X X X X X Sygehus Lillebælt X X X X X X X X X X Sydvestjysk Sygehus X X X X X X X X X X Syge Sønderjylland X X X X X X X X X X Psykiatrien X X X X X X X X X X Projektmøder TEKNIK Mar. Aug. Nov. Mar. Aug. Nov. Aug. Nov. Afklaring af bookingsystem Afprøvning af bookingsystem Apr. Afklaring af teknisk status på sygehusene Teknisk test på tolkeudstyr til Tolkecenteret OUH Afklaring af afregningssystem Apr. ØVRIGE Side 5 af 7

6 Opstart pilotprojekt almen praksis Opstart pilotprojekt med kommune(er) Odense Kommune Kolding Kommune Jan Feb. Evaluering Udarb. evalue ring Afslut Økonomi: Se bilag 1. I alt kalkuleres med en samlet udgift på ca kr. fordelt med 3,5 mio. kr. i 2009, 2,4 mio.kr i 2010 og 0,9 mio. kr. i mio. kr. tilføres fra den nationale pulje til opgradering af regionens net samt anskaffelse af videokonferendeudstyr. Beløbet overføres i henhold til Samarbejdsaftalerne med MedCom med kr. til implementering kr. til teknik i De resterende kr. udbetales ved projektets afslutning Herudover er der i sept bevilget kr. fra sundhedsstabens centrale puljer til etablering af tolkecentret. Samlet mangler der således finansiering til anskaffelse af videokonferenceudstyr med i alt ca. 2,75 mio. kr. samt til implementering, uddannelse m.v. med i alt ca. 1,25 mio. kr. Kommunikationsstrategi Kick-off møde for de lokale projektledere hvor der informeres om projektet, og herefter jævnlig møder med projektlederne for opfølgning og problemløsning. Udsendelse af nyhedsbreve ved hver milepæl til sygehusledelserne / afdelingsledelserne Indlæg i relevante personaleblade regionale og lokale. Evaluering: Der foretages en driftsevaluering med fokus på - Udeblivelser - Afbud - Udnyttelsesgrad Samt en økonomisk opfølgning. Side 6 af 7

7 Bilag 1. Budget for etablering af regional tolkeløsning Omkostninger Antal Pris Samlet omkostning Fase Bassis infrastruktur, call-manager, udstyr til pilotafdelinger o.l. i henhold til tilbud fra Netdesign Etablering af lokale Tolke systemer Pc, telefon ol Videokonference udstyr til øvrige relevante afdelinger Pilotprojekt i forhold til praksis Bevilling Manglende bevilling Regional projektledelse Tolke omkostninger under opstart Diverse I alt fase Fase Licens, Call manager Leverandør support Regional projektledelse Videokonference udstyr afd Diverse I alt fase Fase Licens, Call manager Leverandør support Pilotprojekt i forhold til kommuner Regional projektledelse I alt fase Samlet omkostning Side 7 af 7