Version 4. Bilag 1. Albertshøj etape 3. Strateginotat vedr. entrepriseform og udbud Bilag 1 til Købsaftale

Transkript

1 Bilag 1 Albertshøj etape 3 Strateginotat vedr. entrepriseform og udbud Bilag 1 til Købsaftale

2 Notat rev Indholdsfortegnelse 1. INDLEDNING FORUDSÆTNINGER DELEGERET BYGHERREMODEL ENTREPRISEFORM - TOTALENTREPRISE TOTALENTREPRISEUDBUD Procedure Udbud med forhandling anbefalet proces UDFØRELSESFASEN - TOTALENTREPRISEFASEN PROCESPLAN ORGANISERING I UDBUDSPROCESSEN PRÆKVALIFIKATION OG UDVÆLGELSESKRITERIER Økonomisk og finansiel kapacitet og tilhørende mindstekrav Teknisk og faglig kapacitet og tilhørende mindstekrav BEDØMMELSE OG TILDELINGSKRITERIER INDLEDNING I Albertslund centrum ønsker Albertslund Kommune i samarbejde med TK Development at lade opføre en udvidelse til Plejecenteret Albertshøj med en etape 3. Albertslund Kommune har tidligere solgt den pågældende grund til Citycon i Albertslund Centrum. Det har efterfølgende vist sig økonomisk muligt for Albertslund Kommune at realisere et ønske om, at udvide det eksisterende plejecenter med 36 nye demensegnede boliger, serviceareal og 15 ældreboliger i etape 3. Da Citycon har indgået en aftale med TK Development om opførelse af butikker på grunden, er det aftalt, at udvidelsen af Albertshøj skal ske ved at bygge boliger ovenpå butiksdelen. Udvidelsen udføres qua en delegeret bygherremodel, hvor TK varetager bygherreansvaret for det samlede byggeri i udførelsesfasen. Se nærmere i pkt. 3. Side 1 af 10

3 2. FORUDSÆTNINGER Tidsplanen forudsætter en skema A-godkendelse 12. december Skulle godkendelsen ske senere, vil tidsplanen skulle konsekvensrettes/forskydes iht. dette. Totalentreprisesummen vil overstige tærskelværdien for EU-udbud (38 mio. kr. ex. moms), hvorfor entreprisearbejderne, inkl. De dertilhørende rådgiverydelser, skal udbydes iht. udbudsloven, afsnit II. 3. DELEGERET BYGHERREMODEL I realisering af projektet, indgår TK og Albertslund Kommune en betinget købsaftale vedrørende køb af ejerlejlighed 1 samt opførelse af nøglefærdigt byggeri på totalentreprise vilkår, jf. ABT 93. Denne opdeling er nødvendig til overholdelse af støttetilsagn, herunder angående støtte til opførelsen dvs. skøde på eget byggeri. TK Development påtager sig at levere et nøglefærdigt byggeri, som opfylder de gældende krav for opførelse af almene ældreboliger. Den betinget købsaftale, herunder aftalen om opførelse, indgås mellem Albertslund Kommune og TK Development uden særskilt udbud i overensstemmelse med den delegerede bygherremodel. Modellen anvendelse begrundes nærmere i, at TK Development er adkomsthaver til Ejendommen og er den eneste, der kan tilbyde opførelsen samt realisering af plejecenterudvidelsen. Hertil kommer, at der er tale om et tæt integreret samlet byggeri med fælles fundament og rørføring mv., som ikke lader sig realisere særskilt. Denne anvendelse af den delegerede bygherremodel ligger i tråd med det typiske anvendelsesområde for den delegerede bygherremodel. Den delegerede bygherre model indbefatter, at TK påtager sig sædvanlig bygherrerisici samt varetagelse af udbudspligt på Albertslund Kommunes vegne. Det skal her præciseres at det jf. købsaftalen alene er TK, der må varetage udbudspligten på vegne af AK. Varetagelsen af udbudspligten sker under iagttagelse af gældende tærskelværdier for Udbudsloven samt tilbudslovens afsnit 1. Udbudspligten omfatter den samlede byggesag, herunder rådgiverydelser såvel som bygge- og anlægsopgaver mv. Udbuddet tilrettelægges og gennemføres i samarbejde med mellem Albertslund Kommune og TK, hvilket nærværende udbudsstrategi skal medvirke til. Som delegeret bygherre er det alene TK, som er aftalepart på entreprise- og rådgiveraftalerne Albertslund Kommune har den betinget købsaftale, hvor TK påtager sig at levere et nøglefærdigt byggeri på ABT 93 vilkår, at henholde sig til. 4. ENTREPRISEFORM - TOTALENTREPRISE Det er besluttet og aftalt mellem Albertslund Kommune og TK, at projektet udbydes i totalentreprise på baggrund af et dispositionsforslag. Side 2 af 10

4 Projektet bliver udbudt på baggrund af et dispositionsforslag for at sikre, at Albertslund Kommune og TK får størst mulig indflydelse på slutproduktet. Der er gennemført en omfattende bruger-dialog i Albertslund Kommune og på baggrund heraf har rådgiverne udarbejdet projektmaterialet. Totalentreprenøren vil have ansvar for byggeledelsen, hvilket de erfaringsmæssigt er gode til at håndtere og ofte giver bedre koordinering mellem de forskellige rådgivere og entreprenører end generelt ved de øvrige entrepriseformer. Totalentreprisen er velegnet til udbudsformen udbud med forhandling, hvilket giver bygherren stærke muligheder for tilpasning af projekt og pris i løbet af udbudsprocessen og i samarbejde med tilbudsgiverne og hermed øget budgetsikkerhed. I forhold til det konkrete projekt ses det som en stor fordel, såfremt tilbudsgivernes løsningsforslag kan inddrages i udbuds- og tilbudsprocessen. Se mere herom i pkt. 4 Udfordringer ved totalentreprise Totalentrepriseformen giver (ligesom de andre entrepriseformer) en række udfordringer, som skal håndteres. Totalentreprisen giver generelt bygherren mindre indflydelse på slutproduktet end andre entrepriseformer, og der er erfaringsmæssigt færre entreprenører, som kan byde ind på opgaven. Brug af totalentreprise kræver desuden en ressource- og kompetencestærk bygherre (evt. via bygherrerådgiver), da bygherren direkte aftaler og forhandler med totalentreprenøren om endelig udformning af løsninger og ændringsforslag. 5. TOTALENTREPRISEUDBUD 5.1 Procedure Kuben Management forestår gennemførelsen af udbuddet, som anbefales gennemført som Udbud med forhandling. Denne udbudsform indebærer en forudgående prækvalifikation. Alt udbudsmateriale skal offentliggøres samtidig med udbudsbekendtgørelsen og Kuben Management påser, at udbuddet tilrettelægges og gennemføres iht. gældende udbudsretlige regler, samt sikrer, at det gennemgår juridisk kvalitetssikring. Ved offentlige/almene byggeprojekter skal udbud af byggearbejder gennemføres som digitalt udbud på en digital udbudsportal. Dette kan Kuben Management ligeledes forestå. Vi vil anbefale, at udbuddet gennemføres som udbud med forhandling, som redegjort for i de følgende afsnit. Det bør nævnes, at denne udbudsformer kræver noget mere af både bygherre, rådgivere og tilbudsgivere i udbudsfasen end ved et normalt begrænset udbud, men til gengæld giver markante fordele i forhold til totaløkonomien. Det er aftalt, at muligheden for indarbejdelse af aptering af erhvervsarealer som option undersøges. Der udbetales vederlag til de bydende i størrelsesordenen kr. Vederlagene fastsættes endeligt under hensyntagen til omfang af det krævede tilbudsmateriale. 5.2 Udbud med forhandling anbefalet proces Vi ser nogle væsentlig fordele ved at bruge udbud med forhandling i et projekt som dette. Udbudsformen åbner mulighed for tættere markedskontakt og dialog i udbudsprocessen og kan Side 3 af 10

5 bruges til at opnå bedre priser og den ønskede kvalitet i byggeriet. Endvidere giver det mulighed for afklaring af misforståelser, fjernelse af usikkerheder og minimering af risikoelementer i projektet. Selve udbudsprocessen varer lidt længere end et almindeligt begrænset udbud, men det er vores vurdering, at dette mere end opvejes af de fordele udbudsformen giver. Såfremt projektet udbydes i totalentreprise er det vores vurdering, at udbudsformen kan anvendes på dette projekt iht. gældende udbudsregler. Udbudsprocessen forløb er som et normalt begrænset udbud frem til første tilbudsafgivelse, hvorefter de indledende tilbud bedømmes af ordregiver, og tilbudsgiverne indbydes efterfølgende til forhandling. Denne forhandling kan føre til en tilpasning af udbudsmaterialet. Tilbudsgiverne vil efter forhandlingen og eventuel tilpasning af udbudsmaterialet få en ny tilbudsfrist. Denne proces giver langt større sikkerhed for et vellykket udbud, hvor alle tilbud opfylder minimumskrav, samt bedst muligt opfylder bygherrens ønsker til pris, kvalitet og tid. Forhandlingsprocessen kan gentages, såfremt det vurderes nødvendigt og udbuddet kan endvidere tilrettelægges således, at ordregiver kan vælge at udpege et indledende tilbud som vinder, hvormed den planlagte forhandlingsrunde ikke afholdes. Emner for forhandlingsmøderne kunne være: Forhold i tilbuddet, som ordregiver har bemærket, herunder eventuelle forbehold. Forhold i udbuddet, som tilbudsgiver ser som unødvendige omkostninger og risici. Afklaring af grænseflader, logistik, byggeplads og leveringstider mv. Forhandlingsrunde(én eller flere) Under forhandlingsrunderne er det vigtigt, at ordregiver sikrer, at principperne om gennemsigtighed, ligebehandling og proportionalitet iagttages. Kuben Management vil rådgive herom samt bistå under selve forhandlingen, herunder dokumentering af forløbet, tilretning af udbudsmaterialet, samt give feed back til tilbudsgiverne. 6. UDFØRELSESFASEN - TOTALENTREPRISEFASEN Ved totalentreprise vil der typisk foregå færdigprojektering og myndighedsbehandling i totalentreprenørens regi, før der sker fysiske arbejder. I første fase, konkretiseringsfasen, skal totalentreprenøren afklare projekt og usikkerheder og indenfor kontraktens økonomiske ramme definere grundlaget for den endelige samlede totalentreprisekontrakt. Såfremt der ikke kan opnås enighed om, at krav og rammer er overholdt, kan bygherren trække i nødbremsen og foretage genudbud (en stop/go-klausul indskrives i entreprisekontrakten). Konkretiseringsfasen kan også indeholde forundersøgelser, forberedende arbejder, prøveudførelser og mock ups. Formålet er at skabe balance mellem totalentreprenørens Side 4 af 10

6 metodefrihed og bygherrens mulighed for at sikre kvalitet og konkrete løsninger - og ikke mindst skabe rum for at brugere kan inddrages i fastlæggelsen af de endelige løsninger indenfor fastlagte rammer. 7. PROCESPLAN Der foreslås nedenstående overordnede plan for udsendelse af udbudsdokumenter, som tager udgangspunkt i skema A-godkendelse på Kommunalbestyrelsesmøde den Planen for udbudsprocessen afventer udarbejdelse af ny tidsplan. 8. ORGANISERING I UDBUDSPROCESSEN Nedenstående organisation er gældende for projektet: 9. PRÆKVALIFIKATION OG UDVÆLGELSESKRITERIER Eksempel til overvejelse og drøftelse: 9.1 Økonomisk og finansiel kapacitet og tilhørende mindstekrav Tilbudsgiver skal dokumentere tilstrækkelig kapacitet ved at oplyse følgende nøgletal for det senest afsluttede regnskabsår indeholdende oplysninger om: a) tilbudsgivers samlede omsætning b) soliditetsgrad i procent Side 5 af 10

7 c) egenkapital Der er følgende mindstekrav til økonomisk og finansiel kapacitet: a) en omsætning på mindst 100 mio. DKK ekskl. moms i senest afsluttede regnskabsår b) soliditetsgrad på minimum 10 % i seneste regnskabsår c) en egenkapital på minimum 10 mio. DKK i seneste regnskabsår. Ved sammenslutninger/konsortier beregnes egenkapital/omsætning som tilbudsgivers samlede egenkapital/omsætning. Ved sammenslutninger/konsortier skal alle deltagere af sammenslutningen/konsortiet have en soliditetsgrad på minimum 10 % i seneste regnskabsår. 9.2 Teknisk og faglig kapacitet og tilhørende mindstekrav Bemærk: Der vurderes på det samlede teams referencer Tilbudsgiver skal dokumentere tilstrækkelig kapacitet ved at oplyse følgende: Oplysninger om tekniske rådgivere (arkitekt og ingeniør), som ansøger vil tilknytte opgaven. Oplysninger om referenceprojekter (max. antal?) med beskrivelse af de betydeligste lignende byggeopgaver, som tilbudsgiver helt eller delvist har udført i de seneste 5 år med angivelse af: o Bygherre og kontaktoplysninger på ordregiver o Entreprisesum o Etageareal o Udførelsestidspunkt (som minimum tidspunktet for afleveringsforretning) o Under hvilken entrepriseform byggeriet er udført o Hvorvidt byggeriet vedrører nybyggeri af almene boliger, samt antal boliger, eller hvorvidt byggeriet vedrører nybyggeri af dagligvarebutik Det er følgende mindstekrav til teknisk og faglig kapacitet: Ansøger skal have min. ét referenceprojekt, som indeholder nybyggeri af etageboligejendomme, minimum 50 boliger, opført i hoved- eller totalentreprise. Antal boliger vurderes nærmere. Ansøger skal have min. ét referenceprojekt, som indeholder nybyggeri af dagligvarebutik Såfremt der modtages ansøgninger fra flere egnede ansøgere end de efterspurgte 5, vil der blive foretaget en videregående selektion ud fra en samlet vurdering af ansøgningsmaterialet, herunder vil der blive lagt vægt på, at ansøgers referenceprojekter dokumenterer erfaring med følgende: Nybyggeri af plejeboliger, opført i hoved- eller totalentreprise. Nyopførelse af lignende byggerier (etageejendomme, 3-5 etager, betonkonstruktioner, andet?) Styring af totalentrepriser for byggerier af lignende kompleksitet og omfang Opførelse af almene boliger Opførelse af præmierede byggerier Erfaringer fra gennemførte projekter med stor lighed med den udbudte opgave vægtes højere end andre referenceprojekter. Side 6 af 10

8 10. BEDØMMELSE OG TILDELINGSKRITERIER Det er aftalt at tildeling sker ud fra kriteriet bedste forhold mellem pris og kvalitet (tidligere det økonomisk mest fordelagtige tilbud ). For at sikre mod skævhed i tilbuddene mellem plejecenter og erhverv skal tilbuddene opdeles så de to dele af byggeriet kan vurderes hver for sig og sidenhen vægtes sammen til en samlet vurdering af det enkelte tilbud. Bedste forhold mellem pris og kvalitet defineres ud fra vægtede delkriterier f.eks.: Tildelingskriterier: Pris 40 % Projekt - kvalitet & løsninger 35 % Proces - Kompetencer & tid 25 % A Pris A.1 Samle fast pris (eventuelt targetpris?) A.2 Pris på ekstraarbejder (timepriser og enhedspriser) A.3 Pris på optionsarbejder (tilvalgsløsninger) (Ovenstående delkriterier kan også samles i én samlet tilbudssum) B Projekt B.1 Kvalitet (de tilbudte produkter og materialer) B.2 Løsninger (de tilbudte løsninger, kritiske detaljer) B.3 Arkitektonisk helhedsvirkning og funktion / indretning. C Proces C.1 Kompetencer (organisation, bemanding og processer for KS, tilsyn og mangelafhjælpning) C.2 Tid (detaljeret tidsplan for projektering og udførelse) ada Pris For at sikre, at det vindende tilbud har den bedst mulige balance mellem pris og kvalitet og at et for dyrt eller for dårligt tilbud/projekt ikke kan stå som vinder, anbefales en model, hvor pointgivning for pris geares og der konkurreres inden for et på forhånd fastsat interval ud fra en targetpris. Den foreslåede model betyder, at meget dyre tilbud straffes hårdt, at tilbudsgivers tilskyndes til at prioritere kvalitet og omfang frem for en lav pris under budget, mens der er reel priskonkurrence i interval omkring targetpris. Der skal fastsættes prisinterval og targetpris for hhv. plejecenter og erhverv samt evt. for byggeriets fælles dele (f.eks. råhus, klimaskærm og ankomst- og udearealer). Nedenfor ses eksempel på denne model: Side 7 af 10

9 Side 8 af 10

10 ad B Projekt Stikord: Tilbudte produkter og løsninger Arkitektonisk helhedsvirkning Totaløkonomi (der udføres ikke beregninger) Driftsforhold Funktion og indretning Eksempel fra Albertshøj etape 1-2: Ved bedømmelsen af projektforslagets arkitektoniske værdi foretages en arkitektonisk helhedsvurdering af tilbudsgivers opfyldelse af visioner, mål og funktionskrav iht. Bilag 7 Værdi- og funktionsprogram for plejecenter og sundhedshus, Bilag 4 Byggeprogram (funktioner og teknik) og Bilag 6 HLA helhedsplan, designmanual og arealoversigt, hvor der vil blive lagt særlig vægt på følgende: Dagslyskvalitet og potentiale. Facadeudtryk og -løsning. Rumlig organisering af plejecenter og sundhedshus. Indretning og relationer mellem funktionerne. Udearealer (taghaver) og relation til boliger og fællesarealer ude / inde. Arkitektonisk kvalitet af de tilbudte materialer f.eks. taktile og farvemæssige egenskaber. Der er ikke fastsat nogen indbyrdes vægtning af de nævnte elementer i helhedsvurderingen. ad C Proces og tilgang til opgaven Tilbudsgiver skal redegøre for, hvordan man vil tilrettelægge processen, herunder f.eks. projektering, byggestyring, byggeledelse, sikkerhedskoordinering, kommunikation, brugerinddragelse, udførelsesperiode og aflevering, mangelafhjælpning, kvalitetssikring og idriftsættelse. I udbudsbrevet beskrives hvilke forhold, som udbyder vægter positivt i forhold til beskrivelsen af ovenstående. Tilbudsgiver skal desuden oplyse såfremt man kontraktligt vil binde sig til en tidligere færdiggørelse end udbudstidsplanen tilsiger, hvilket vil vægte positivt. ad D Organisation og bemanding Tilbudsgiver skal redegøre for den tilbudte organisation og for de tilbudte nøglepersoner på projektet (CV) og deres tiltænkte rolle på projektet. I udbudsbetingelserne beskrives hvilke forhold, som udbyder vægter positivt i forhold til sammensætningen af organisationen samt i forhold til erfaring hos de tilbudte nøglepersoner. I både B og C bør udbyder så vidt muligt undgå at definere skal-krav, men i stedet angive hvad der vægtes positivt, således man undgår at skulle erklære en tilbudsgiver ukonditionsmæssig. Side 9

11 af 10 Side 10