Mødereferat. Velkomst

Transkript

1 Mødereferat Referat af Generalforsamling 2017 Referent Jesper Holm Christensen 27. november 2017 Dato 1 (9) Side Mødedato Mandag den 13. november 2017 Sted Krypten i Virum Kirke Til stede 1, 3, 5, 9, 29, 33, 35, 37, 47, 49, 51, 53, 61, 65, 67, 69, 71, 73, 81, 91 Velkomst Formanden Torben Eriksen bød velkommen til 26 deltagere fra 20 huse, med en særlig velkomst til de nye beboere Lisbeth Severinsen og Lars Munk i nr. 13. Anne og Jacob Burmeister-Sørensen i nr. 37. Mette og Jacob Hyllested-Winge i nr. 39, samt Maiken Holmgaard og Mads Alling Buddig i nr. 51. Generalforsamlingen blev efterfulgt af spisning. 1 Valg af dirigent Bestyrelsen foreslog Birgitte Matthiesen, nr. 9, der valgtes enstemmigt. Dirigenten takkede for valget og konstaterede, at generalforsamlingen var lovligt indkaldt og beslutningsdygtig. Gav herefter ordet til formanden. 2 Formandens beretning Bestyrelsens konstituering Efter forrige års generalforsamling konstituerede bestyrelsen sig med Torben Eriksen (29) som formand og sekretær, Lars Lüth Mikkelsen (1) som næstformand, Ole Klitgaard (67) som kasserer samt Pouel Pedersen (53) og Jesper Holm Christensen (65) uden portefølje Varmecentralen og forsyningsledninger Varmecentralens tekniske udstyr har i den forløbne driftsperiode kørt upåklageligt og har forskånet os for uventede udgifter. Fjernvarme Kommunens fjernvarme udbygning etape B2 er desværre blevet reduceret således, at Virum/Sorgenfri ikke længere er en del af projektforslaget, Emnet blev omtalt nærmere under punkt 7. Veje og stier Arbejdet med vendepladsen ved Varmecentralen er endelig blevet færdigt, idet vi jo i første omgang ikke havde været tilfredse med udbedringen.

2 2 (9) Side Snerydning Vi har en løbende aftale med kommunen om snerydning og saltning af vore veje. Snerydning og saltning på fortovene og stierne vil lige som forrige år blive udført af gartnerfirmaet Brock & Søn. Sorgenfrivaenget.dk Arbejdet med at få hjemmesiden til at informere om væsentlige fælles forhold foregår fortsat. Det er tanken, at alle relevante tegninger og specifikationer skal kunne findes på hjemmesiden, så man kan for eksempel kan finde svar på hvor der til de enkelte huse kan lukkes for varme og vand. Man er altid velkommen til at kontakte bestyrelsen. Dirigenten udbad sig derefter spørgsmål eller kommentarer til formandens beretning, og da generalforsamlingen ikke havde yderligere kommentarer, blev beretningen taget til efterretning. Efter formandens beretning gav dirigenten ordet til ejerlaugets kasserer Ole Klitgaard 3 Regnskab fremlægges til godkendelse Varmeregnskabet Ole gennemgik de enkelte poster i regnskabet og kom med nogle uddybende forklaringer, hvor det var nødvendigt. Den altovervejende omkostning er fortsat gassen, og forbruget af gas var sidste år meget lav, hvilket skyldes den meget milde vinter. I det kommende budget vil vi dog fortsat budgettere med en noget højere udgift til gas, da vi bliver nødt til at tage højde for en eventuel normal/hård vinter. Omkostningen til konsulenten i forbindelse med fjernvarmesagen er medtaget i regnskabet. Vi står jo overfor nogle store udgifter, såfremt vi skal udskifte vores varmemålere. Derfor er det bestyrelsens indstilling, at et overskud på regnskabet hensættes til fremtidige investeringer, så vi så vidt muligt undgår egenbetaling. Dirigenten udbad sig derefter spørgsmål eller kommentarer til varmeregnskabet. Fra salen blev der stillet et enkelt spørgsmål til vandforbruget, som Ole besvarede. Da generalforsamlingen ikke havde yderligere kommentarer til varmeregnskabet, blev dette godkendt.

3 3 (9) Side Laugsregnskabet Herefter blev laugsregnskabet gennemgået, og Ole fremhævede de 2 poster, som havde haft den største betydning for laugsregnskabet. Omkostningen til glatførebekæmpelse var qua den milde vinter blevet 50 % mindre end budgetteret. Derudover havde vi haft en stor omkostning til vores skraldestativer, som blev besluttet på den ordinære generalforsamling Dirigenten udbad sig derefter spørgsmål eller kommentarer til laugsregnskabet, og da generalforsamlingen ikke havde spørgsmål eller kommentarer, blev det godkendt. Balancen Posterne på balancen blev hurtigt gennemgået, Dirigenten udbad sig derefter spørgsmål eller kommentarer til balancen, og da generalforsamlingen ikke havde kommentarer, blev balancen godkendt. 4 Forelæggelse af budget til orientering Budget for Varmeregnskabet og Laugsregnskabet Ole gennemgik hurtigt de 2 budgetter, idet mange af posterne allerede var blevet gennemgået i forbindelse med forrige punkt. Dirigenten kunne derfor hurtigt udbede sig spørgsmål eller kommentarer til de 2 budgetter, og da generalforsamlingen ikke havde kommentarer, blev begge budgetter taget til efterretning. 5 Fastsættelse af det månedlige laugskontingent og à conto varmebidrag Det er bestyrelsens indstilling, at både det månedlige laugskontingent og à conto varmebidrag er uændret i det kommende år. Generalforsamlingen havde ingen kommentarer til kontingentfastsættelsen, som derfor blev vedtaget. 6 Valg i henhold til 14 Lars Lüth Mikkelsen (1) og Ole Klitgaard (67) var på valg. Ole var villig til genvalg, men Lars ønskede at udtræde af bestyrelsen. Bestyrelsen foreslog, at vores nuværende revisor - Henrik Bramsnæs (nr.69) vælges til den ledige plads. Såfremt Henrik bliver valgt, er det bestyrelsens forslag, at Mogens Reinhold Hansen (nr. 49) vælges som revisor. Som revisorsuppleant foreslår bestyrelsen Henrik Mortensen (nr. 73)

4 4 (9) Side Der var ingen andre kandidater til de ledige pladser, og generalforsamlingen valgte derfor at følge bestyrelsens indstillinger. Formanden takkede Lars for hans indsats i bestyrelsen. Herefter gav dirigent ordet til bestyrelsesmedlem Jesper Holm Christensen (65), som gennemgik de næste punkter 7 Fremtidig varmeforsyning På den ekstraordinære generalsamling blev det enstemmigt besluttet at bemyndige bestyrelsen til at indgå aftale med I/S Vestforbrænding, Ejby Mosevej 219, 2600 Glostrup, om tilslutning af fjernvarme til varmecentralen, i henhold til I/S Vestforbrændings tilbud af 27. oktober Den 8. august blev et revideret projektforslag sendt i høring, men dette forslag indeholdt desværre ikke Virum-Sorgenfri. Etape B2 skal behandles i Kommunalbestyrelsen i indeværende måned - november Både Vestforbrænding og Lyngby-Taarbæk Kommune ønsker at udvide fjernvarmenettet til vores område. 8 Fornyelse af bemyndigelse til bestyrelsen til at indgå aftale med I/S Vestforbrænding om tilslutning af fjernvarme til varmecentralen Grundet ovenstående punkt ønsker bestyrelsen at få fornyet generalforsamlingens bemyndigelse til at kunne indgå en ny aftale med I/S Vestforbrænding om tilslutning af fjernvarme til varmecentralen, når Virum/Sorgenfri bliver inkluderet i et nyt projektforslag. Jesper fremlagde, at det selvfølgelig er klart, at ovenstående kun er gældende, såfremt vilkårene i en ny aftale med I/S Vestforbrænding er uændrede. Hvis et nyt tilbud er dyrere, vil bestyrelsen indkalde til en ny ekstraordinær generalforsamling. Maiken (51) spurgte til, hvad der lå i projektet. Jesper fremlagde, at hvis gasanlægget skal fornyes, og der i mellemtiden er kommet fjernvarme til Virum/Sorgenfri, så skal vi skifte til fjernvarme. Tilbuddet fra I/S Vestforbrænding indebærer, at de betaler for anlægsudgiften svarende til 1,5 mio.kr., såfremt vi accepterer deres tilbud. Hvis vi ikke gør det, skal vi selv afholde en eventuel senere anlægsudgift ved skift til fjernvarme. Yderligere information omkring fjernvarmeprojektet findes på hjemmesiden, hvor både præsentationen samt referatet fra den ekstraordinære generalforsamling maj 2017 er til rådighed.

5 5 (9) Side Henrik (69) spurgte til, om der i bemyndigelsen lå, at tilbuddet var indekseret. Formanden bemærkede, at tilbuddet går på, at anlægget etableres gratis og ikke et bestemt beløb. Dog er der risiko for forurenet jord, som Ejerlauget skal afholde omkostninger til fjernelse af. En anden mulighed udgift er oprensning efter asbest, men denne del har vi allerede taget højde for, idet der i marts 2017 blev foretaget en asbest test af varmecentralen, som heldigvis var negativ. Dirigenten præciserede herefter, at bemyndigelsen kun gælder indtil næste ordinære generalforsamling. Bestyrelsens ønske om fornyelse blev enstemmigt vedtaget af generalforsamlingen. Herefter blev ordet givet til formand Torben Eriksen, som gennemgik det næste punkt. 9 Fremtidige varme målesystem Igennem de sidste mange år har vores fordampningsmålere været et emne, som vi har drøftet på diverse generalforsamlinger. Siden 2014 har vi afventet I/S Vestforbrændings tilbud om fjernvarme, idet det ville være oplagt at klare begge emner på samme tid. Nu er det bestyrelsens anbefaling, at vi igen kigger på projektet. Vi har umiddelbart 2 mulige løsninger, hvis vi ikke ønsker at fortsætte med nuværende fordampningsmålere 1. Én central elektronisk energimåler 2. Elektroniske varmemålere på hver radiator Torben gennemgik herefter, hvad der er fælles ved de 2 løsninger (se næste side eller side 14 i præsentationen) samt nogle af fordelene.

6 6 (9) Side

7 7 (9) Side Det er bestyrelsens forslag, at vi vælger én central energimåler (se forrige side eller side 15 i præsentationen), idet den i højere grad passer til de behov, som vi har i Ejerlauget og vil give den mest retfærdige måling og afregning pr. hus. Såfremt vi påbegynder et sådan projekt, er der tale om en investering på ca kr., og Ole og Jesper havde derfor forsøgt at lave nogle forslag til en eventuel finansiering. I den forbindelse skal det nævnes, at der udelukkende er tale om nogle estimater for at anskueliggøre, hvordan en eventuel finansiering kan laves. Ovenstående 3 forskellige forslag blev gennemgået, og der var lidt forskellige spørgsmål fra salen. Der blev bl.a. stillet spørgsmål til omfanget af egenbetaling samt husenes tekniske indretning. Jesper svarede, at spørgsmålene omkring finansieringen og dermed egenbetalingen først ville være relevante, når vi kender projektets samlede pris. De kr, som vi har regnet på, er dog ikke bare taget ud af luften. Beløbet baserer sig på de tilbud, som Torben tidligere har indhentet. Torben supplerede med lidt information fra ejerforeningen på den anden side af Grønnevej, som har lavet en tilsvarende løsning. De-

8 8 (9) Side res pris blev dog billigere qua noget mængderabat samt at den fysiske indretning af varmeinstallationerne var let tilgængelig, og som dermed gjorde VVS-arbejdet mindre krævende. Varmemesteren Ebbe Madsen (91) nævnte, at han og bestyrelsen havde fuldt overblik over husenes tekniske indretning med mindre, at der var huse, som havde fraveget Ejerlaugets retningslinjer. Grundet projektets omfang indstiller bestyrelsen følgende 1. At vi laver en aftale med en rådgivende ingeniør, som vil kunne give os den nødvendige tekniske rådgivning og samtidig sikre, at vi får udarbejdet et tilbudsmateriale, som opfylder vores krav til funktionalitet, praktik, økonomi mv. 2. At denne rådgiver skal kunne påtage sig rollen som projektleder i forhold til den praktiske udførsel. Torben nævnte, at bestyrelsen på forhånd havde undersøgt mulighederne, og vi har modtaget et tilbud fra Holmsgaard A/S rådgivende ingeniører. Projekt og tilbudsindhentning, besigtigelse på ejendommen med tilbudsgivere, vurdering af tilbud og indstilling samt kontrahering kr. excl. moms. Byggeledelse og tilsyn i en 5 ugers periode med i alt 3 byggemøder samt udarbejdelse af byggeregnskab kr. excl. moms. Som en kommentar til ovenstående nævnte Mogens (49), at tilbuddet fra Holmsgaard var helt i overensstemmelse med de tilbud, som han qua sit arbejde som rådgivende ingeniør havde kendskab til. Samtidig var det hans professionelle mening, at det var rigtigt vurderet af bestyrelsen at få assistance fra en rådgivende ingeniør grundet projektets omfang. Ved en enstemmig håndsoprækning godkendte generalforsamlingen, at bestyrelsen accepterer afsnit 1 af tilbuddet fra Holmsgaard A/S. Det betyder, at bestyrelsen hurtigst muligt igangsætter arbejdet med at få udarbejdet et tilbudsmateriale, som opfylder vores krav til funktionalitet, praktik, økonomi mv. samt får den nødvendige tekniske rådgivning. Såfremt bestyrelsen kan nå at få et oplæg fra Holmsgaard A/S i løbet af januar 2018, vil der blive indkaldt til en ekstraordinær generalforsamling med det formål at få en beslutning omkring et eventuelt tilbudsmateriale og dermed en eventuel igangsætning af projektet omkring vores varmemålere.

9 9 (9) Side 10 Indkomne forslag. Dirigenten spurgte bestyrelsen, hvorvidt der var nogle indkomne forslag. Dette var ikke tilfældet, så generalforsamlingen gik videre til eventuelt 11 Eventuelt. Hjemmesiden Torben (29) nævnte, at Lars (1) har indvilliget i at fortsætte med at vedligeholde vores hjemmeside indtil der findes en ny webmaster, selvom han er udtrådt af bestyrelsen. Det betyder, at ændringer omkring telefonnumre, mailadresser mv. skal sendes til Lars. Smørrebrød ved generalforsamlingen Jesper (65) foreslog, om smørrebrødet, som altid spises efter generalforsamlingen, kunne flyttes til før generalforsamlingen. Årsagen til forslaget er blandet andet, at mange af børnefamilierne sjældent spiser med, da de allerede har spist. Forslaget var derfor, at smørrebrødet kan serveres kl. 18, så kunne der være fælles spisning frem til kl. 19, hvor generalforsamlingen kunne starte. Der var enighed blandt de deltagende huse om at prøve forslaget af ved næste ordinære generalforsamling og herefter evaluere, hvorvidt det skal fortsætte. Næste ordinære generalforsamling vil derfor starte kl. 18 med spisning og så formanden kan starte generalforsamlingen kl. 19. Formanden takkede bestyrelsen for det forløbne års indsats og rettede herunder en særlig tak til Lars, som træder ud af bestyrelsen. Herefter afsluttede dirigenten generalforsamlingen, og formanden takkede dirigenten for god styring af generalforsamlingen. Virum den 27. november 2017 Birgitte Matthiesen, dirigent Torben Eriksen, formand