2. Endelig godkendelse af referat fra LSU-møderne den 8. december 2016 og den 20. december 2016 (udkast til referatet er vedlagt som bilag)

Transkript

1 Møde den 11. januar 2017 Lokale: LSU-møde i Administrationscenter Aarhus BSS Referat Deltagere: Nikolaj Harbjerg, Anni Bækgaard Langberg, Aase Bak, Eigil Jensen, Marie Louise Bro Pold, Louise Bornemann Søe, Tina Lindhardt, Jørgen Skårup, Søren Lundgård Laursen, Yadigar Akbulut, John Hansen, Katrine Breum Rosenbeck, Anna Mette Morthorst (observatør), Solvejg Strømberg Gyldenløv (suppleant). Afbud: Anette Christiansen, Susanne Dalsgaard Krag (observatør) Sekretær: Anne Bækby Johansen (HR) 1. Godkendelse af dagsorden Dagsorden godkendt uden bemærkninger. Dato: 31. januar 2017 Ref: abj Side 1/10 2. Endelig godkendelse af referat fra LSU-møderne den 8. december 2016 og den 20. december 2016 (udkast til referatet er vedlagt som bilag) Indledning ved Nikolaj Harbjerg (NH): Medarbejdersiden havde forud for mødet sendt bemærkninger til referatudkastet fra de to møder i december, herunder specifikt vedr. mødet den 8. december LSU drøftede de fremsendte bemærkninger. Medarbejdersiden fastholdt, at de var overraskede over NH s udmelding den 8. december 2016, da tidligere udmeldinger i forbindelse med flytning af sproguddannelser og lukning af institut havde lagt vægt på, at medarbejderne fulgte opgaverne. I forbindelse med 2%-besparelsen er der også tidligere blevet meldt ud, at man sigtede efter at undgå afskedigelser. NH gentog indledningsvis, at det er et rammevilkår, at vi skal spare 2 % om året indtil videre til og med Der kan stort set kun spares på lønudgifter, og det svarer til, at der i hvert af de kommende år skal være 2 % færre medarbejdere. NH redegjorde for forskellen mellem overflytningen af sproguddannelserne, lukningen af Institut for Erhvervskommunikation samt 2 % s besparelsen og for de tre forholds indbyrdes sammenhæng og indflydelse på hinanden. Det har været udgangspunktet, at medarbejdere flyttede med de opgaver, der blev flyttet. Det er også sket i forhold til de studieadministrative opgaver, der er overflyttet Aarhus BSS HR & Ph.d. Aarhus Universitet Tåsingegade Aarhus C Tlf.: Fax: bss.hr@au.dk bss.au.dk

2 til Arts. Men da der nu er et institut, der lukker, er der ikke opgaver, der flytter. Der kan være opgaver, der bortfalder, og det er det, der undersøges. Side 2/10 Det er tidligere meldt ud, at ledelsen sigtede efter at undgå afskedigelser som følge af besparelser. Men det er samtidig blevet meldt ud, at der ikke kan gives garantier. NH understregede, at der altid sigtes efter at undgå afskedigelser, men at det ikke nødvendigvis kan undgås. NH henviste til referatet fra den 12. september Overflytning af sproguddannelserne er som udgangpunkt en proces for sig selv, ligesom institutnedlæggelsen og besparelsesprocessen er. Men de tre forhold har også indbyrdes indflydelse på hinanden, og vi er nødt til at vurdere, hvorvidt der er opgavebortfald og stillingsnedlæggelser som følge heraf. Hvis det konkluderes, at der er opgaver, der ikke længere skal løses, vil det ikke være forsvarlig forvaltning at afvente, at de udfordringer løses af sig selv. Medarbejdersiden havde envidere anført i bemærkningerne til referatet fra den 8. december 2016, at det ikke var oplevelsen, at de var blevet behørigt og rettidigt orienteret om mulige stillingsnedlæggelser. LSU drøftede bemærkningerne, og NH tog til efterretning, at dette var medarbejdersidens oplevelse. NH repeterede processen op til og efter bestyrelsens beslutning om dels at overflytte sproguddannelserne til Arts og dels om at lukke instituttet. Der var på den baggrund fremsendt skriftligt høringsmateriale samt afholdt LSU-møde den 31. maj 2016, hvor dekanen deltog. Her blev der orienteret om, at der efter bestyrelsens beslutning ville blive igangsat en grundigere analyse af opgaver både for VIP og for TAP på instituttet og i Administrationscenteret. Der blev ligeledes orienteret om, at AU som organisation altid er forpligtet til løbende at vurdere omfanget af opgaver og aktiviteter i forhold til normeringen med henblik på at tilpasse herefter. NH understregede, at han ikke fandt det hensigtsmæssigt at orientere om potentielle konsekvenser, inden bestyrelsen havde truffet en endelig beslutning. Herefter blev LSU orienteret hurtigst muligt. NH fastholdt på den baggrund, at der var orienteret rettidigt og behørigt. Medarbejdersiden havde derudover fremhævet, at de ikke havde oplevet, at processen vedrørende overflytning af to medarbejdere til Arts, var forløbet hensigtsmæssigt. NH oplyste, at han beklagede, hvis det var oplevelsen, og at han tog det til efterretning. Medarbejdersiden havde herudover ønsket at tilføje til referatet, at medarbejdersiden opfordrede til, at LSU i forbindelse med fremtidige processer, som omhandler ændringer af medarbejdernes vilkår, inddrages så tidligt som muligt med henblik på tilrettelæggelse af hensigtsmæssige og involverende processer.

3 Det samlede LSU var enige heri. Side 3/10 Der var enighed om at tilrette referatet fra den 8. december 2016 i henhold til drøftelserne, så de forskellige synspunkter er repræsenteret, hvorefter referatet sendes til endelig skriftlig godkendelse i LSU. 3. Lønforhandling orientering og drøftelse (sagsfremstilling var fremsendt som bilag) Indledning ved NH: Den fremsendte sagsfremstilling blev gennemgået. Marie Louise Bro Pold (MLBP) fremførte på vegne af medarbejdersiden, at man ikke ønskede at ændre for meget i kriterierne til de kommende lønforhandlinger. Hvis der skal ske justeringer, skal det ske i god tid forud for de kommende lønforhandlinger, så kriterierne er velkendte for medarbejderne. Der var dog et ønske om at ændre på rækkefølgen af kriterierne samt understrege, at de fem kriterier ikke er prioriterede. LSU var enige heri. NH spurgte, om der var enighed om at nedsætte et udvalg med repræsentanter fra medarbejder- og ledersiden, der kan se på kriterierne, umiddelbart efter afslutnigen af den kommende runde. LSU var enige heri, herunder også i at konstituere udvalget på det kommende LSU-møde. MLBP opforderede til, at ledersiden husker maskinrummets helte og også prioriterer medarbejdere, der ikke nødvendigvis selv søger om lønforbedring. Samtidig opfordredes der til at være opmærksomme på forskelle i løn, samt på at lægge vægt på ligebehandling, idet ansatte med sammenlignelige funktioner og kvalifikationer mv. som udgangspunkt skal kunne opnå samme lønniveau. Solvejg Strømberg Gyldenløv (SSG) spurgte ind til, hvordan det koordineres, hvis der i forbindelse med resultatet af snitfladeanalyserne ændres i referenceforhold. NH svarede, at det vil blive koordineret, og at en ansøgning i givet fald sendes til den nye leder, der skal sørge for at inddrage den tidligere leder. Anna Mette Morthorst (AMM) gjorde opmærksom på, at de nuværende lønaftaler er ved at blive revideret.

4 4. Status vedr. analyser af snitflader 4.1. EXE - orientering om status (rapport vedlagt som bilag) 4.2. Studier - orientering om status Side 4/10 Indledning ved NH vedrørende det skriftlige materiale. MLBP kvitterede for fremsendelsen af de skriftlige materiale. I forlængelse heraf understregede hun, at det er en hård tid for medarbejderne ved EXE, da det ikke er kendt, hvor deres fremtidige organisatoriske ophæng bliver. Der blev efterspurgt en snarlig afklaring, alternativt en plan for det kommende forløb, som kan give en form for afklaring. Der blev endvidere opfordret til den fortsatte inddragelse af medarbejderne, ligesom der blev udtrykt tilfredshed med, at ledelsen havde besluttet at foretage interne omrokeringer i forbindelse med en ledig stilling. John Hansen (JH) spurgte ind til rapporten, herunder til forventningen om at opnå betydelig synergieffekt, indsater på IV-området, status for ansættelse af en VIPdirektør, samt hvovidt overflytning af medarbejdere internt på fakultetet fra administrationscenteret til et institut kan betragtes som gennemførte budgetforbedringer. NH svarede, at den betydelig synergieffekt bl.a. ligger i en harmonisering i administration af dagstudier og EVU-uddannelser. For så vidt angår status for ansættelse af en VIP-direktør lovede NH at følge op når der er nyt herom fra CBC (Core Business Committee), der p.t. arbejder med dette. NH svarede afslutningsvis, at det ikke er at regne som en besparelse at flytte medarbejdere til et institut. SSG forklarede, at der er bekymring hos medarbejderne på EXE samt en opfattelse af, at der ikke er plads til dem. NH understregede, at ledelsen er opmærksomme på det. Der er derfor også stor opmærksomhed på, at afklaring skal gå hurtigt. Men det må ikke blive på bekostning af ordentlighed og grundighed. Det tilstræbes, at der ikke skal foretages overflytninger i forskellige tempi, og særlig opmærksomhed er på holdbare løsninger. Fakultetesledelsen skal drøfte oplæg til beslutning den 12. januar 2017 og den 24. januar 2017, hvorefter der vil blive iværksat den proces, der skal skabe afklaring om fordeling af opgaver og medarbejdere. SSG svarede, at det kunne være en stor hjælp, hvis der var en kendt tidsplan, så man ved, hvornår en beslutning kan forventes. NH svarede, at det kan være uhensigtsmæssigt at fastsætte datoer, der så skal ændres bagefter. Studieanalysen har fx taget meget længere tid end forventet.

5 Louise Bornemann Søe (LBS) spurgte ind til, om formuleringen Det er uvist hvad dette vil betyde for normeringen i EXE (side 2), kan skabe bekymring hos den enkelte. Side 5/10 NH svarede, at han godt kunne forstå, hvordan ordet uvist kan skabe utryghed, og at det derfor er væsentligt at lægge mærke til den sammenhæng, det optræder i, nemlig som refererende til, at det er uvist, hvilke opgaver der i fremtiden vil blive varetaget på hhv. institutter og i administrationscenteret. Katrine Breum Rosenbeck (KBR) spurgte, om der ikke kan udmeldes nogle pejlemærker, om end det er usikkert med specifikke datoer. SSG var enig i, at der ikke bør meldes datoer ud, der ikke kan overholdes. Men det kan være nyttigt med en oversigt over de forskellige trin i processen. Der er behov for at vide, at det bliver gjort ordenligt. NH lovede at følge op på dette og orientere Jette Hammer om næste skridt, så hun kan videreformidle til afdelingen. NH afsluttede med at sige, at processen bliver fulgt til dørs, og at den først er afsluttet, når alle medarbejdere har vished. MLBP spurgte, om der var en status i processen vedrørende studieanalysen. Der er flere medarbejdere, der er bekymrede. NH udtrykte forståelse for, at der er en bekymring. Men der er tale om opgaver, der organisatorisk eventuelt flyttes. Det er ikke opgaver, der ikke skal løses længere. LSU drøftede den igangværende analyse. KBR spurgte til skriftlighed, og NH bekræftede, at snitfladeanalysen vil blive formidlet skriftligt, når den er færdigbehandlet i Fakultetsledelsen. NH understregede, at en hurtig proces er en prioritet, herunder særligt af hensyn til medarbejderne i EXE, men at der ligeledes er stor opmærksomhed på, at der tilvejebringes en kvalitetssikret og holdbar løsning. Anni Bækgaard Langberg (ABL) understregede sammenhængen mellem snitfladeanalysen og medarbejdersituationen i EXE og understregede, at der allerede er stor opmærksomhed i Studier på at forberede modtagelsen af de medarbejdere fra EXE, der eventuelt skifter arbejdsplads til Studier.

6 5. Status for processen og opgaveanalysen i forbindelse med nedlæggelsen af Institut for Erhvervskommunkation - orientering og drøftelse (fortroligt statusnotat fremsendt) Side 6/10 Indledning ved NH: Det blev præciseret, at den igangværende analyse har fokus på opgaver. Den samlede ledergruppe er ikke så langt i analyserne, at opgaverne kan opgøres i årsværk endnu. Anledningen til at igangsætte analysen er lukning af et institut. Men den endelige beslutning foretages af ledelsen ud fra en samlet vurdering. LSU drøftede statusnotatet. MLBP oplistede en række spørgsmål fra medarbejdersiden: - Hvordan er omplaceringspolitikken? - Kan konvertering af DTAP-stillinger indtænkes i processen? - Naturlig afgang foretrækkes; kan der tænkes langsigtet? Herudover blev der opfordret til at være opmærksom på, at det kan være mere omkostningsfuldt at afskedige end at afvente naturlig afgang. JH spurgte endvidere, om nedsat tid kan blive en mulighed, herunder om man kan sammenlægge opgaver eller stillinger. NH svarede, at det vil indgå i vurderingen, hvorvidt det er muligt at aftale nedsat tid under hensyn til den konkrete opgavevaretagelse og sammenhæng i den konkrete afdeling. NH tilføjede, at DTAP er et område, hvor det altid vurderes, om en konvertering fra DTAP til TAP kan gennemføres. Det er samtidig vigtigt at være opmærksom på, at der også er brug for studentermedhjælpere, der kan være fleksible og løse konkrete opgaver. Fokus er på, at der er de rigtige komptencer og den rette fleksibilitet. Anne Bækby Johansen (ABJ) præciserede, at forpligtelsen til at søge omplaceringsmuligheder på hele AU for de medarbejdere, der eventuelt skal afskediges, følger AU s personalepolitik. Det er ikke en garanti for, at der kan ske omplacering, men det undersøges bredt inden for hele universitetet. Derudover vil evt. afskedigede medarbejdere tilbydes genplaceringsforløb og mulighed for relevant og rimelig kompetenceudvikling i opsigelsesperioden. Jørgen Skårup (JS) opfordrede til, at der kan sættes specifikke tal på vægtningen af opgaver. JS anførte, at det vil være en hjælp til at kunne foreslå afværgeforanstaltninger. Det vil være svært at kunne vurdere, hvordan der gives indspark, hvis det ikke er konkret. KBR efterspurgte detaljeret grundlag for de beslutninger, ledelsen skal træffe. KBR sammenlignede med budgetprocessen i 2014, hvor der blev fremlagt budgetter og

7 efterspurgte et tilsvarende grundlag, herunder om der vil blive udarbejdet et notat svarende til snitfladeanalyserne. Side 7/10 NH forklarede, at situationen ikke er magen til budgetprocessen i Der er fokus på opgaver, der falder bort, og det er ikke hensigtsmæssigt, at der laves et ikke omfattende skriftligt arbejde. NH drøfter opgaver med alle funktionscheferne, som også drøfter opgaver i plenum. JS spurgte, om der vil blive fremsendt et regneark med antallet af årsværk pr. opgave, der bortfalder. NH svarede, at der indgår flere elementer, inden den endelig konklusion kan træffes. Der kan være behov for at flytte opgaver internt i afdelingen, og der kan være luft i opgaveporteføljen fra tidligere. JS forklarede, at det ville lette hans arbejde med at komme med input. NH ville undersøge muligheden for at supplere med detaljer i takt med, at undersøgelsen pågår og afsluttes. Givet NH s bemærkning om, at en beslutning om evt. afskedigelser ikke udelukkende vil tage afsæt i skriftligt materiale, men i mundtlige drøftelser mellem NH og de individuelle funktionschefer spurgte LBS, hvordan den gensidige orientering sikres. NH forsikrede, at der sker en koordineret drøftelse. JH spurgte, hvor mange medarbejdere der er impliceret i de opgaver, der analyseres. NH svarede, at det ikke vides endeligt endnu. ABJ opfordrede til, at der kan gives input til opgaver, analyser og proces i den kommende periode frem til næste møde. MLBP supplerede med, at det skal ses som en invitation til at byde ind med input nu og opforderede til, at konkrete input kan sendes til NH. JS undestregede, at hans anbefaling er, at der ikke sker afskedigelse nu, selv om der eventuelt bortfalder opgaver, idet han vurderede, at det kan være muligt at indhente besparelser på længere sig i form af bl.a. naturlig afgang. LSU drøftede herefter processen og det videre forløb. Det blev på mødet den 20. december 2017 aftalt at fastlægge datoen for ledelsens orientering af LSU om den endelige beslutning til den 31. januar Der blev i den

8 forbindelse desuden aftalt et tentativt møde den 6. februar Det er op til det samlede LSU på mødet den 31. januar at beslutte, hvorvidt mødet den 6. februar 2017 skal afholdes. Side 8/10 NH understregede, at ledelsen ikke har truffet en beslutning, men at der behov for, at LSU forholder sig til, at det kan blive udfaldet, at der nedlægges et begrænset antal stillinger. Derfor skal LSU forholde sig til den udmeldningsproces, som LSU involveres i. NH oplistede to scenarier. Scenarie 1: - Hvis det endelige resultat bliver, at der skal nedlægges stillinger, vil LSU blive fortroligt orienteret herom forud for mødet den 31. januar 2017 sammen med fremsendelse af udkast til udvælgelseskriterier, som LSU har mulighed for at drøfte på mødet den 31. januar Det er ledelsen, der træffer beslutning om kriterierne. Den 31. januar 2017 får LSU mulighed for at drøfte kriterierne, hvorefter ledelsen træffer den endelige beslutning om kriterierne. Der drøftes ikke personsager i LSU. - Afdelingerne orienteres af de enkelte funktionschefer den 1. februar Det gælder både de afdelinger, der er berørt, og de afdelinger, der ikke er. - Herefter orienteres afdelingerne om, hvornår der gives individuel besked, samt hvordan beskeden overdrages fra leder til medarbejder. - Individuel besked til berørte medarbejdere vil ske i uge 6. Scenarie 2: - Hvis det endelige resultat bliver, at der skal nedlægges stillinger, vil LSU blive orienteret herom på mødet den 31. januar. Der orienteres i LSU om ledelsens endelige beslutning, herunder antal stillinger og afdeling(er). - Efter mødet fremsendes udkast til udvælgelseskriterier, som LSU har mulighed for at drøfte på mødet den 6. februar Det er ledelsen, der træffer beslutning om kriterierne, og der drøftes ikke personsager i LSU. - Den 1. feb. orienteres afdelinger om, hvilke afdelinger der er berørt samt antal. Afdelingerne orienteres om, at der er aftalt et møde i LSU igen den 6. februar med henblik på at fremlægge og drøfte kriterier. - LSU drøfter kriterierne den 6. februar. - Herefter orienteres afdelingerne om, hvornår der gives individuel besked, samt hvordan beskeden overdrages fra leder til medarbejder. - Individuel besked til berørte medarbejdere vil ske efter uge 7. LSU drøftede fordele og ulemper ved begge modeller. Der var enighed om, at der skal sikres grundighed og ordentlighed i processen, og at der skal tages hensyn til, at medarbejderne ikke skal gå i uvished unødigt længe.

9 Efter grundige drøftelser var der enighed om at vægte hensynet til medarbejderne og en hurtig afklaring, hvorfor scenarie 1 blev aftalt. Der afholdes møde den 31. januar, men dog med mulighed for endnu et møde den 6. februar 2017, såfremt der vurderes at være et behov herfor. Side 9/10 LSU drøftede også indledningvis, hvordan der skal gives individuel besked til berørte medarbejdere, hvis analysens udfald resulterer i, at der skal ske afskedigelser. Der var enighed om, at det skal foregå ordentligt og med mulighed for at inddrage sin tillidsrepræsentant i forløbet. Ledelsen skal bidrage til at sikre, at der er det fornødne TR-beredskab. NH foreslog, at orientering til den enkelte sker pr. mail med tydelig angivelse af, hvordan man kontakter sin TR, samt at der kan aftales et møde med leder, hvis det ønskes/når det ønskes. NH tilføjede, at der kan aftales andet lokalt i afdelingen, herunder at alle fx sidder på deres plads på et givent tidspunkt, og at funktionschefen giver mundtlig orientering til den pågældende. Der var enighed om, at der skal tages hensyn til lokale forhold i afdelingerne og behov for at aftale andet lokalt. Der var endvidere enighed om endeligt at drøfte og aftale, hvordan individuel orientering foregår, når resultatet er kendt den 31. januar, hvis der bliver behov for det. LSU drøftede herefter, hvordan man bedst muligt sikrede videreformidling til alle afdelinger på samme tid i forlængelse af mødet den 31. januar Der var enighed om, at alle afdelinger indkaldes til en kort orientering den 1. februar 2017, uanset udfaldet af anlysen. 6. ACBSS-handlingsplan for orientering og drøftelse (udkast til handlingsplan er vedlagt som bilag) Indledning ved NH, der opridsede baggrunden for handlingsplanen, herunder for fokus på at arbejde målrettet med de indsatsområder, der går på tværs af afdelinger. MLBP kvitterede for, at LSU inddrages og får indsigt i udkastet til handlingplanen. Der er gode tanker og visioner i i handlingsplanen. Det blev også understreget, at det ikke er alt, der kan ikke løses med digitalisering. Medarbejdersiden ønskede mere inddragelse i afdelingerne, herunder særligt i forbindelse med implementering og udvikling af opgaver. I forhold til kompetenceudvikling anses det som udgangpunkt for en smule uambitiøst, da der

10 børe være mere fokus på formel komptenceudvikling og/eller videreuddannelsesaktiviteter, hvor den enkelte medarbejder kan komme med input til egen videreudvikling. Side 10/10 LBS spurgte ind til, om man er indstillet på at bruge de midler, som en ambitiøs digitaliseringsstrategi kræver. Ift. indsatsen driftsoptimering spurgte LBS vedr. strategiens formulering om, at en driftsoptimering i de forskellige afdelinger forudsætter en periodevis nedprioritering/nedlukning af driften, om der hermed menes, at driften skal sættes i bero, for at målsætningen kan nås. LBS bemærkede, at dette ikke vil være muligt i meget driftstunge afdelinger. LBS tilføjede, at der bliver lagt et stort ansvar over på medarbejdere ledelsen skal være meget tydeligere med, hvordan initiativer implementeres og hvilke prioriteringer, det kræver. Det skal være et fælles projekt, og der kan i den forbindelse også tages hul på drøftelser af, om serviceniveauet skal justeres, når antallet af medarbejdere løbende reduceres. LSU aftalte at drøfte punktet videre på et kommende møde, herunder forslag til implementering mv. Der var ikke tid til yderligere drøftelser, og mødet blev afsluttet med aftale om udskydelse af punkt 6 og Indledende drøftelser af fælles, strategiske kompetenceudviklingsindsatser i 2017 Udsat til mødet den 31. januar Evt.