Revision af implementering af fælles PAS og EPJ i Region

Transkript

1 Afdeling: Afdelingen for Driftsoptimering og IT Sektionen for Regionale Projekter og Forvaltning Udarbejdet af: Christian Mercado Sagsnr.: 13/2321 E mail: christian.mercado@rsyd.dk Dato: 7. maj 2014 Telefon: Revision af implementering af fælles PAS og EPJ i Region Syddanmark 1. Opsummering Dette notat understøtter sagsfremstillingen om revision af implementering af fælles PAS og EPJ i Region Syddanmark. Notatet indeholder en opsummering af gennemførte aktiviteter siden november 2012 samt en status på de igangsatte implementeringsprojekter af Cosmic på Sygehus Lillebælt, Sygehus Sønderjylland, Odense Universitetshospital og i Psykiatrien samt tekniske projekter vedr. skift af Cosmic databasen til SQL samt opgradering af Cosmic til version 7.5. Afslutningsvis gennemgås de økonomiske konsekvenser forbundet med revision af implementering af fælles PAS og EPJ i Region Syddanmark. 2. Baggrund Implementeringen af Cosmic skal understøtte det sammenhængende patientforløb og være med til at fremme kvaliteten for den enkelte patient. Udbredelsen af Cosmic vil sikre, at klinikerne i Region Syddanmark, uanset sygehusmatrikel, har adgang til samme data og et altid opdateret og ensartet informationsgrundlag til patientbehandling. Journalen følger patienten i behandlingsforløbet og er tilgængelig, hvor som helst patienten befinder sig i sit behandlingsforløb i Region Syddanmark. Ligeledes giver det øget mulighed for tværregional vidensdeling blandt fagpersonalet. Cosmic er udviklet af det svenske firma Cambio HealthCare System og består overordnet af en PASdel og en EPJ del. Systemet leveres til Region Syddanmark af CGI. Cosmic EPJ indeholder notatmodul, medicinmodul, rekvisition /svarmodul og anvendes i dag af Odense Universitetshospital, Sydvestjysk Sygehuse, dele af Psykiatrien samt på Sygehus Sønderjylland i en lokal udgave. Cosmic PAS anvendes i dag på Sydvestjysk Sygehus, Sygehus Lillebælt samt dele af Psykiatrien. Cosmic PAS indeholder et bookingmodul, som anvendes af Sygehus Lillebælt og dele af Psykiatrien og planlægges taget i brug på Sygehus Sønderjylland, Odense Universitetshospital samt de øvrige dele af Psykiatrien. Der er i øjeblikket mere end brugere af Cosmic i Region Syddanmark Forpligtende samarbejde Implementering af regionsfælles PAS og EPJ indgår som pejlemærke i det forpligtende samarbejde mellem de fem regioner. Region Syddanmark er således forpligtet til jf. pejlemærke 1.3 at etableret et konsolideret EPJ landskab (notat, medicin, rekvisition/svar samt PAS). Pejlemærket havde deadline ved udgangen af Det bør i den forbindelse bemærkes, at alle sygehusene i Region Syddanmark gennem længere tid har afleveret data til ejournal fra diverse PAS og EPJ systemer. Dette betyder at samtlige sygehuse i Region Syddanmark er bundet sammen via ejournal, og der er på tilsvarende vis et tæt samspil med EPJ systemerne i de øvrige regioner. Side 1/ 7

2 Region Syddanmark har ved planlægning af de resterende projektaktiviteter relateret til implementering af regionsfælles PAS og EPJ, valgt, at patientsikkerhed og driftsstabilitet har forrang frem for indfrielse af pejlemærker inden for den fastsatte deadline. 3. Ændring af udrulningsplan Implementering af PAS og EPJ i Region Syddanmark har siden 1. januar 2013 været forankret i Sektionen for Regionale Projekter og Forvaltning på Odense Universitetshospital med ansvar for den overordnede koordinering, planlægning og projektledelse. Den tidligere overordnede tidsplan for implementering af regionsfælles PAS og EPJ, som blev indstillet til Regionsrådet december 2012, indeholdt to tekniske projekter vedr. skift af Cosmic databasen til SQL samt opgradering af Cosmic til version 7.5, som er forudsætninger for den videre implementering af fælles PAS og EPJ i Region Syddanmark samt en beslutning om udrulning af Cosmic EPJ på Sygehuse Lillebælt, uden tab af funktionalitet ved skiftet fra den nuværende EPJ løsning Afvigelser 2013 har været præget af en række udfordringer forbundet med kvaliteten af leverancer fra leverandøren, både i relation til de igangværende projekter samt i relation til de løbende mindre ændringer til regionens Cosmic platform. Dette har bevirket, at tidligere aftalte milepæle ikke har kunne overholdes og har medført et behov for løbende justering af udrulningsplanerne, hvorved der er sket en tidsmæssig forskydning i forhold til de tidligere vedtagne implementeringsdatoer. Derudover har det i løbet af 2013 vist sig et behov for en tættere koordinering på tværs af Sundheds it projekterne i Region Syddanmark, som gennemføres i regi af flere organisationer i Region Syddanmark, idet der parallelt med de planlagte PAS og EPJ projekter, har været planlagt både udskiftning af en eksisterende samt indførelse af en ny teknisk platform. Der er på baggrund af dette behov nedsat en porteføljegruppe i regi af Sundheds IT, som inkluderer Sektionen for Regionale Projekter og Forvaltning. Databaseomlægningen, som er en forudsætning for opgradering af Cosmic til version 7.5 samt videre ibrugtagning af Cosmic PAS på regionens øvrige sygehuse, var oprindeligt planlagt til at være gennemført oktober Grundet problematikkerne beskrevet ovenfor, har dette dog vist sig ikke at være muligt og har resulteret i, at databaseomlægningen først kan gennemføres ultimo maj En følge af forsinkelsen af databaseomlægningen er, at opgraderingen af Cosmic til version 7.5 ligeledes er blevet forsinket. For at maksimere datasikkerhed og driftsstabilitet, er der på mødet i Udvalget for Sundheds IT d. 8. april 2014 truffet beslutning om at opdatering af LPR indberetningsmotoren til Cosmic version 7.5 skal håndteres som en separat idriftsættelse efter opgradering af Cosmic er gennemført. Idet gennemførelse af de ovenstående tekniske projekter er en forudsætning for implementeringen af regionsfælles PAS og EPJ, er forsinkelser og udskydelser propageret til implementeringsprojekterne vedr. udrulning af PAS og EPJ til regionens sygehuse Gennemførte aktiviteter Siden forankringen af implementering af PAS og EPJ i Region Syddanmark i den, på daværende tidspunkt, nyetablerede sektion for Regionale Projekter og Forvaltning på Odense Universitetshospital, Side 2/ 7

3 har der været arbejdet med at få etableret dels en forvaltningsorganisation, med ansvar for supportering af de sygehuslokale forvaltningsorganisationer, og dels en projektorganisation, med ansvar for den videre udvikling af Cosmic. De to organisationer er løbende henover 2013 blevet bemandet med de nødvendige kompetencer til at løfte den overdragede opgave. Der er siden november 2012 gennemført en række aktiviteter, som relaterer sig til fælles PAS og EPJ i Region Syddanmark, illustreret i nedenstående tabel. Gennemførte aktiviteter Dato Opgradering af Cosmic til version 7.3 Januar 2013 Cosmic PAS og Booking på SLB Februar 2013 Cosmic PAS, EPJ og Booking i Psyk (Vejle, Kolding) Februar 2013 Cosmic PAS på SVS (3 delt implementering) Marts 2013 Maj 2013 Cosmic PAS, EPJ og Booking i Psyk (Ribe, Esbjerg) Maj 2013 Større release til Cosmic 7.3 (fejlrettelser og ændringer) Februar 2014 Implementering af FMK Februar Igangværende aktiviteter Der foreligger en vedtaget udrulningsplan, der omfatter udrulning af Cosmic EPJ på Sygehuse Lillebælt, uden tab af funktionalitet ved skiftet fra den nuværende EPJ løsning samt udrulning af Cosmic PAS på Odense Universitetshospital og Sygehus Sønderjylland, herunder overflytning til den fælles database, samt de psykiatriske afdelinger, der har sammenhæng med de somatiske sygehuse. Implementeringen af PAS på Odense Universitetshospital, Sygehus Sønderjylland og i Psykiatrien indbefatter desuden ibrugtagning af bookingmodulet i Cosmic. Gennemførelse af de tidligere godkendte tekniske projekter vedr. skift af Cosmic databasen til SQL samt opgradering af Cosmic til version 7.5, er forudsætninger for at konsolidering af PAS og EPJlandskabet i Region Syddanmark kan findes sted. Sideløbende hermed arbejder arkiveringsprojektet, i regi af Sygehus Lillebælt, med at sikre adgang til data, når de tidligere anvendte PAS løsninger lukkes Skift af Cosmic database til SQL For at tilpasse og muliggøre løbende ibrugtagning af nye funktioner i overensstemmelse med Cosmic suitens udvikling, er det nødvendigt at udskifte Oracle som database systemet bag Region Syddanmarks Cosmic suite og erstatte dette med databasesystemet Microsoft SQL Server. Kundetest af den udviklede løsning til migrering af PAS og EPJ data fra Cosmic er gennemført, og der er planlagt idriftsættelse af den nye SQL database i slutningen af maj måned Opgradering fra Cosmic EPJ version 7.3 til version 7.5 Opgraderingen til Cosmic version 7.5 har til formål at give brugerne gavn af de forbedringer og rettelser, som Cambio HealthCare System har gennemført i versionerne 7.4 og 7.5. Derudover vil Region Syddanmark blive bragt tættere på Cambios udviklingsspor, hvilket giver regionen mulighed for at få indflydelse på videreudviklingen af Cosmic. Side 3/ 7

4 Projektet er ved at klargøre Cosmic 7.5 til leverandørtest i juni. Der foregår aktiviteter der løfter integrationer, danske specialtilpasninger samt regionale konfigurationer op på de ændringer og forbedringer der er i Cosmic version 7.5. For at maksimere datasikkerhed og driftsstabilitet håndteres opdatering af LPR indberetningsmotoren til Cosmic version 7.5 som en separat idriftsættelse efter opgradering af Cosmic er gennemført Cosmic EPJ på Sygehus Lillebælt Der skal gennemføres en organisatorisk implementering med ledelsesmæssig forankring af ændringer i arbejdsgange, stillingtagen til konfiguration på basis af ledelsesmæssige beslutninger, uddannelse af undervisere, superbrugere og brugere samt idriftsættelse og opfølgning. Afklaringsfasen i projektet er forlænget, og der arbejdes med brugen af Cosmic EPJ. Når resultatet fra den forlængede afklaringsfase foreligger, kan der udarbejdes en detaljeret tidsplan for projektet. Derudover er der udviklet et nyt talegenkendelsesmodul til Cosmic, som tages i brug i forbindelse med implementeringen af Cosmic EPJ på Sygehus Lillebælt Cosmic PAS og regional EPJ på Sygehus Sønderjylland Der foreligger en detaljeret tidsplan for projektet og den overordnede metode for overflytning af data fra den lokale Cosmic EPJ samt det nuværende PAS system, herunder bookinginformationer, er blevet fastlagt. Udviklingen af det nødvendige konverteringsprogrammel til at flytte data påbegyndes snarligt, hvorefter der skal gennemføres omfattende tests for at sikre at data overflyttes korrekt Cosmic PAS på Odense Universitetshospital og Psykiatrien på Fyn Der er udarbejdet en detaljeret tidsplan for projektet og den overordnede metode for overflytning af data det nuværende PAS system, herunder bookinginformationer, er blevet fastlagt. Udviklingen af det nødvendige konverteringsprogrammel til at flytte data påbegyndes ligeledes snarligt, hvorefter der skal gennemføres omfattende tests for at sikre at data overflyttes korrekt Cosmic PAS i Psykiatrien i Sønderjylland Der er gennemført en afklaring af mulighederne for at udskille Psykiatrien fra idriftsættelsen i somatikken i Sønderjylland er i gang. Afklaringen har ikke identificeret tekniske forhindringer forbundet med en eventuel udskillelse. 4. Økonomiske konsekvenser På regionsrådets møder 23. november 2009 og 26. april 2010 har regionsrådet godkendt anskaffelsen af nyt PAS og EPJ system til regionens sygehuse. På Regionsrådets møde den 17. december 2012 godkendte Regionsrådet en revideret plan for færdiggørelse af udrulningen af Cosmic PAS på regionens sygehuse. I samme sag blev følgende udvidelser af programmet vedtaget. Udskiftning af Oracle database til SQL database Nødvendig opgradering af Cosmic EPJ til version 7.5 Udskiftning af IPJ og implementering af Cosmic EPJ på Sygehus Lillebælt. Til gennemførelse af disse aktiviteter blev anlægsbevillingen til udrulning af Cosmic i samme sag tilført 58,650 mio.kr. Side 4/ 7

5 Samtidig meddelte regionsrådet driftsbevillinger til ændringerne af programmet, herunder tidsforskydninger i forhold til nedlukning af gamle PAS og EPJ systmer. Tidsforskydningerne blev finansieret ved nedskrivning af udviklingspulje i driftsbudgettet samt driftsbesparelser ved udfasningen af IPJ på Sygehus Lillebælt. På mødet i Udvalget for Sundheds IT den 5. maj 2014 er der vedtaget revideret tidsplan for udrulningen af Cosmic. Dette notat opgør de afledte konsekvenser af den reviderede tidsplan for de meddelte drifts og anlægsbevillinger til programmet Opdateret plan for implementering Sygehus/system Plan af Revideret road map Forskydning i mdr. SLB/PAS Februar 2013 Gennemført som planlagt 0 Psykiatrien i SLB/PAS + EPJ Februar 2013 Gennemført som planlagt 0 SVS/PAS + EPJ Juni 2013 Gennemført som planlagt 0 Psykiatrien i SVS/PAS + EPJ Juni 2013 Gennemført som planlagt 0 SQL databasekonvertering Oktober 2013 Maj 2014 Ca. 7 mdr. Opgradering til version 7.5 Februar 2014 Januar 2015 Ca. 11 mdr. SLB/EPJ April 2014 Februar 2015 Ca. 10 mdr. SHS/PAS + EPJ på regional platform September 2014 September 2015 Ca. 12 mdr. Psykiatrien i SHS/ PAS + EPJ på Uafklaret regional platform OUH og Svendborg Sygehus/PAS November 2014 November 2015 Ca. 12 mdr. Psykiatrien på OUH og Svendborg Sygehus/PAS November 2014 November 2015 Ca. 12 mdr Planens konsekvenser for den meddelte driftsbevilling I forbindelse med gennemførelsen Cosmic projektet er det forudsat at en række udgifter til gamle PAS og EPJ systemer, som bortfalder efterhånden som Cosmic rulles ud på sygehusene, skal medgå i finansieringen af driften af Cosmic (support, vedligehold og serverdrift). Som beskrevet oven for har det været nødvendigt at justere road map for Cosmic i forhold til Regionsrådsbeslutningen af 17. december 2012, hvilket medfører forskydninger i mulighederne for at indhøste de forudsatte besparelser. Forudsætninger for opgørelse af driftsudgifter affødt af tidsforskydningerne i road map At de besparelser, der var forudsat i forbindelse med udrulninger i første halvår af 2013 er indhøstet pr (RPAS og GS Open) At gamle PAS systemer jf. oplysninger fra Arkiveringsprojektet tidligst kan lukkes ned 3 måneder efter at Cosmic PAS er taget i brug At opsigelse af nuværende aftaler vedr. gamle PAS/EPJ systemer tager udgangspunkt i ovenstående tidspunkter i forhold til ibrugtagning af Cosmic PAS. At endelig fastlæggelse af tidsplanen for udrulning i psykiatrien på SHS ikke medfører nye særskilte omkostninger. Side 5/ 7

6 Udgiftsniveauet for den IT mæssige drift af Cosmic er indregnet på baggrund af den nuværende driftsaftale. Der er indgået ny aftale pr. 30. april 2014, men de præcise økonomiske konsekvenser er ikke endeligt afklarede. Forventning er dog at evt. ændringer vil være i positiv retning. Oversigt over bevillinger og justeret udgiftsvurdering Eksisterende bevillinger, jf vurdering Udfasning er IPJ på SLB Fortsat drift af gamle PAS systemer Forlængelse af licenser vedr. FPAS RSD Cosmic support og vedligehold* RSD IT drift af Cosmic Ny udgiftsvurdering pr. april Merudgift heraf udgifter til øget support, back up og licenser heraf forøgede udgifter til dobbeltdrift *Udskudte udgifter Tidsforskydningen har medført at en række udgifter, som var budgetteret bliver udskudt, hvilket er forklaringen på, dobbeltdriften i 2014 isoleret set ikke medfører et merforbrug. De udskudte udgifter fordeler sig således: SQL licenser Support til Cosmic EPJ på SLB Forøgelse i servicevederlag for version Ajourføring af driftsbevillingen i december 2012 indeholdt merudgifter til forlængelse af eksisterende PAS og EPJ aftaler til og med 2014 med et mindre overspil til Tidsforskydningerne i programmet betyder en væsentlig dobbeltdrift også i 2015 på 20,905 mio.kr., som der ikke tidligere har været budgetteret med. I 2014 er dobbeltdriften reduceret med 1,433 mio.kr., bl.a. som en følge af udskudte driftsbetalinger vedr. SQL licenser, support til Cosmic EPJ på Sygehus Lillebælt samt øget servicevederlag for version 7.5 Samlet set er merudgifterne til driften 3,403 mio.kr. i 2014, 25,741 mio.kr. i 2015 og 6,217 i 2016, og 4,836 mio. kr. fra 2015 og frem. Udover udgifter til dobbeltdrift, jf. forrige afsnit, har dette sammenhæng med en varig forøgelse af merudgifterne til support, back up og licenser med 4,836 mio.kr. årligt. Disse merudgifter skyldes bl.a. at RSD har ramt et nyt trin for antallet af licenser, hvilket udløser betaling for yderligere brugere. Endvidere er der for både PAS og EPJ løbende implementeret en række ændringer, som ligger ud over kontrakterne og som derfor udløser forøget servicevederlag. Side 6/ 7

7 Endelig er behovet for back up øget, og drift af Cosmic på ESA udløser en årlig udgift på omkring 0,5 mio. kr Planens konsekvenser for den meddelte anlægsbevilling Der resterer pt. 102 mio. kr. på anlægskontoen (uforbrugte midler fra 2013 samt 2014 budget). På anlægssiden betyder tidsforskydningen i road map bl.a., at det er nødvendigt at forlænge de respektive projektorganisationer. Samtidig er der i arbejdet med de forskellige delprojekter afdækket en række forhold, som ikke var kendt ved den oprindelige budgetlægning, og som skal håndteres for at der kan sikres en tilfredsstillende anvendelse af Cosmic på sygehusene. Endvidere er størstedelen af udgiften til SQL licenser lagt på anlægsbevillingen, da det samlet set over 5 år, giver den bedste totaløkonomi. I forhold til EPJ på SLB forudsættes det at en række opgaver løses in house i stedet for af CGI, hvilket dels er billigere, dels sikrer intern kompetenceudvikling. Færdiggørelsen af road map kan rummes inden for den afsatte bevilling. Udgifterne fordeler sig over både 2014 og Der er på nuværende tidspunkt kun afsat budget for 2014, men der vil ske overførsel til 2015 på baggrund af regnskabsresultatet. Det reviderede udgiftsoverslag indebærer endvidere, at der sker flytning af budget internt mellem de resterende delprojekter inden for anlægsrammen. Der er estimeret følgende udgifter til færdiggørelse af ovenstående road map: Udgifter Beløb (1.000 kr.) Projektorganisation til de 5 resterende delprojekter, incl. test Øvrige omkostninger til f.eks. 3. partsleverandører, eksterne konsulenter mv Projektomkostninger, udover PAS kontrakten, til bl.a. forbedret funktionalitet Omkostninger i forbindelse med afslutning af implementeringerne på SLB og SVS i 2013, herunder røntgenintegrationer, LPR taskforce Udestående betalinger til CGI, jf. kontrakt og tillægsaftaler* I alt *Der er endnu ikke sket formel overtagelse af Cosmic PAS, hvilket er en medvirkende årsag til at beløbet er forholdsvis højt, endvidere udestår betalingen for 7.5 opgraderingen. De resterende 1,340 mio. kr. på anlægsbevillingen reserveres til uforudsete udgifter. Side 7/ 7