Bilag 1 Revision af implementering af fælles EPJ og PAS i Region Syddanmark

Transkript

1 Område: IT Afdeling: It udvikling Journal nr.: 12/23337 Dato: 7. november 2012 Udarbejdet af: Britt Lehrmann Bille E mail: Britt.Lehrmann.Bille@Regionsyddanmark.dk Telefon: Bilag 1 Revision af implementering af fælles EPJ og PAS i Region Syddanmark 1. Opsummering af indstilling Dette notat understøtter sagsfremstillingen om revision af implementering af fælles EPJ og PAS i Region Syddanmark, hvori det indstilles, at der gennemføres to tekniske projekter: Dels et skifte fra nuværende Oracle database til SQL database, dels en opgradering af den eksisterende version af Cosmic EPJ 7.3 til version 7.5. Endvidere indstilles, at den elektroniske patientjournal Cosmic implementeres på Sygehus Lillebælt uden tab af funktionalitet i forhold til den nuværende anvendte løsning, med opstart af projektaktiviteter i andet kvartal For det tredje, at Sygehus Sønderjylland og Psykiatrien overflyttes til den fælles database, og for det fjerde, at Cosmic PAS afslutningsvis implementeres på henholdsvis Sygehus Sønderjylland og Odense Universitetshospital. Herefter vil Region Syddanmark have etableret et fælles, konsolideret EPJ og PAS landskab, i overensstemmelse med dels pejlemærker formuleret af Regioners Sundheds it, dels Sundhedsaftale indgået mellem regeringen og Danske Regioner. 2. Baggrund Implementering af Cosmic skal understøtte det sammenhængende patientforløb og være med til at fremme kvaliteten for den enkelte patient. Udbredelsen af Cosmic vil sikre, at klinikerne i Region Syddanmark, uanset sygehusmatrikel, har adgang til samme data og et altid opdateret og ensartet informationsgrundlag til patientbehandling. Journalen vil følge patienten i behandlingsforløbet og være tilgængelig, hvor som helst patienten befinder sig i sit behandlingsforløb i Region Syddanmark. Ligeledes vil det give øget mulighed for tværregional vidensdeling blandt fagpersonalet. Cosmic er udviklet af det svenske firma Cambio HealthCare System og leveres til Region Syddanmark af Logica. Cosmic EPJ indeholder notatmodul, medicinmodul, rekvisition / svarmodul samt en option på booking, og har i øjeblikket mere end brugere i regionen.

2 2.1 Forpligtende samarbejde Konsolidering af PAS og EPJ indgår som pejlemærke i det forpligtende samarbejde mellem de fem regioner, forankret i Regionernes Sundheds it. Region Syddanmark er således forpligtet til jf. pejlemærke 1.3 at etablere et konsolideret EPJ landskab (notat, medicin, rekvisition/svar samt PAS), og jf. pejlemærke 1.4 at udbygge dette til en klinisk it arbejdsplads, hvorfra der er adgang til de væsentligste parakliniske informationer (RIS/PACS, mikrobiologi, klinisk/kemisk og patologi). Begge pejlemærker har deadline ved udgangen af Region Syddanmark har ved planlægning af de resterende projektaktiviteter og ved identificering af nye aktiviteter, knyttet til implementeringen af et fælles EPJ og PAS system, valgt, at patientsikkerhed, driftsstabilitet og klinisk nytteværdi har forrang frem for indfrielse af pejlemærker inden for den fastsatte deadline. Den besluttede implementeringsplan betyder, at Sygehus Lillebælt undgå tab af funktionalitet ved skiftet fra den nuværende EPJ løsning til Cosmic, eksempelvis vedrørende talegenkendelse. Havde det primære parameter været tid, skulle Sygehus Lillebælt desuden have gennemført to på hinanden følgende implementeringsforløb (først Cosmic EPJ version 7.3 og efterfølgende opgradering til version 7.5). Med den besluttede plan sikres, at sygehusets personale kun skal igennem et sammenhængende forløb. Yderligere bemærkes, at alle sygehuse i Region Syddanmark gennem længere tid har afleveret data til ejournal fra diverse PAS og EPJ systemer. I takt med implementeringen af Cosmic ensrettes de data, der sendes til ejournal. Ultimo januar 2013 implementeres desuden en mulighed for at foretage akutudtræk i forbindelse med akutte overflytninger, hvilket har stor nytteværdi for klinikerne. Dette udtræk sker normalt kun hver nat. Da Sygehus Sønderjylland drives på en selvstændig Cosmic installation, er der lavet et midlertidigt udtræk fra Cosmic på Sygehus Sønderjylland, som idriftsættes primo december Når Cosmic på Sygehus Sønderjylland flyttes til den fælles database, vil Sygehus Sønderjylland levere samme data som de øvrige sygehuse. Ovenstående betyder, at samtlige sygehuse i Region Syddanmark medio 2013 vil være bundet sammen via e journal, og på tilsvarende vis vil der være etableret et tæt samspil med EPJ systemer i de øvrige regioner. 2.2 Omfang af tidligere bevillinger Implementeringen af EPJ og PAS i Region Syddanmark er forankret i Program for Klinisk It med ansvar for den overordnede koordinering og projektledelse. Programmet baserer sig på følgende bevillinger Anlægsbevilling EPJ 23. november 2009 Regionsrådet bevilligede på møde den 23. november 2009 midler til anskaffelse af EPJ systemet Cosmic. Løsningen var da allerede implementeret på Odense Universitetshospital og på Sygehus Sønderjylland, dog på to separate systemer. Indeholdt i bevillingen var; Implementering af Cosmic EPJ på Sydvestjysk Sygehus Implementering af Cosmic EPJ på OUH Svendborg Side 2 af 9

3 Implementering af Cosmic EPJ og psykiatrimodul i Psykiatrien i Region Syddanmark it infrastruktur til servere og SAN til EPJ Cosmic på de nævnte sygehuse Implementering af Cosmic EPJ på Sygehus Lillebælt var ikke inkluderet i bevillingen og ligeledes ikke anskaffelse og implementering af et fælles patientadministrativt system, hvilket på daværende tidspunkt var i udbudsfasen. Der blev med behandlingen meddelt anlægsbevilling og frigivet rådighedsbeløb på 166,803 mio. kr Anlægsbevilling PAS 26. april 2010 Den 26. april 2010 behandlede regionsrådet anlægsbevilling til nyt fælles it system til patientregistrering i Region Syddanmark. Indeholdt i bevillingen var: Anskaffelse af system Etablering af integrationer til de eksisterende kliniske løsninger på sygehusene så som EPJ, laboratorie og røntgensystemer, m.fl., således at data kan flyde frit mellem de anvendte systemer. Central projektorganisation samt uddannelse af brugere I indstillingen var angivet estimater for samlet driftsudgift pr. år, men bevillingen indeholdt ikke udgifter til etablering af et regionalt driftsmiljø og til parallel drift af systemer i en overgangsperiode. Ligeledes var lokale projektomkostninger på det enkelte sygehus ikke inkluderet jf. gældende principper om, at sygehusene selv afholder omkostninger til uddannelse og øvrige projektdeltagelse. På baggrund af indstillingen blev der meddelt bevilling til anlæg på 89,792 mio. kr., inkl. bevilling til forberedelse af udbudsforretningen meddelt på regionsrådets møde den 15. december Tilpasning af driftsbevilling 12. december 2011 Efter anlægsbevillingen til PAS blev det konstateret, at det ikke var muligt at køre videre med de eksisterende tekniske platforme, og for at gennemføre beslutningerne om fællesregionale EPJ og PAS systemer skulle der etableres et nyt fælles driftsmiljø. Udgiften blev finansieret af et mindreforbrug i anlægsregnskabet for anskaffelsen af EPJ Cosmic til Sygehus Sønderjylland på 32 mio.kr. Til etablering af et regionalt driftsmiljø og til håndtering af udgifter til parallel drift, var der behov for en tillægsbevilling, hvorfor der den 12. december 2011 gennemførtes en tilpasning af driftsbevillinger i forhold til dobbeltdrift. Den samlede tillægsbevilling udgjorde 29 mio. kr. i perioden , der blev finansieret af driftsbesparelser på ca. 12 mio.kr. årligt fra 2014 forbundet med udfasningen af eksisterende PAS og EPJ systemer. Ved samme budgettilpasning, blev spørgsmålet vedrørende booking, og den såkaldte Luk huller strategi desuden behandlet. 1 Der blev meddelt en anlægsbevilling på 7,9 mio.kr. og afsat og frigivet rådighedsbeløb til formålet i Som led i udrulningen af PAS vedtog Styregruppen for sundheds IT en implementeringsstrategi, der bl.a. skulle håndtere kendte risici ved projektets gennemførelse. Et succeskriterium var at sikre sygehusene mod tab af booking funktionalitet ved implementering af Cosmic PAS i regionen og udfasning af eksisterende PAS systemer. Som følge heraf blev projektporteføljen i Program for Klinisk It tilført PAS Booking, og det såkaldte luk huller projekt baseret på en analyse af manglende funktionalitet. Strategien skulle sikre, at ingen sygehuse havde ringere booking funktionalitet til rådighed efter udrulningen af Cosmic PAS end de havde før udrulningen. Afklaringen af hvilke huller, der således skulle lukkes, blev foretaget i samarbejde med sygehusene. Afklaringen resulterede i en tillægsaftale og 2 ændringsanmodninger med Logica, hvilket beløb sig til 7,9 mio.kr. Side 3 af 9

4 Budgettilpasningen beroede på reviderede tids og implementeringsplaner. Det blev i forlængelse heraf bemærket, at etablering af en arkiveringsløsning til historiske patientdata var en forudsætning Budgettilpasning til arkiveringsløsning 24. september 2012 Bevillingerne til henholdsvis udrulning af Cosmic EPJ og Cosmic PAS samt den efterfølgende budgettilpasning havde således ikke medtaget omkostningen til arkiveringsløsningen. Med afsæt heri blev der den 24. september 2012 som del af en samlet budgettilpasning truffet beslutning vedrørende finansiering af en arkiveringsløsning. 2 Ved budgettilpasningen blev der meddelt en samlet bevilling på 17.5 mio. kr., som inkluderede betalinger til eksterne leverandører for konvertering og lukning af eksisterende EPJ og PAS systemer samt centrale personaleressourcer Opsummering af gennemførte bevillinger og forbrug m. fordeling over år På baggrund af ovenstående kan det konkluderes, at der er meddelt følgende bevillinger til henholdsvis anlæg og drift, jf. nedenstående tabeller. Desuden fremgår forventet regnskab for de aktiviteter, der allerede er meddelt bevilling, dvs. eksklusiv de udvidelser af aktiviteter og tidsplaner for programmet, der beskrives i afsnit 3. RSD Cosmic, eksisterende anlægsbevillinger og forventet resultat Beløb i kr. t.o.m I alt RSD Cosmic Arkivering Samlet rådighedsbeløb Forventet regnskab (forbrug) Forventet resultat (+=mindreforbrug, =+merforbrug. Prisreguleringer af rådighedsbeløbene betyder, at det rådighedsbeløb overstiger summen af de anlægsbevillinger, der tidligere er anført i tekst Ud af den samlede bevilling forventes således et mindreforbrug på 7 mio.kr., som kan indgå til finansiering af nye aktiviteter mv. RSD Cosmic, eksisterende driftsbevillinger og forventet resultat Beløb i kr RSD Cosmic, Pas og EPJ Gamle PAS systemer, inkl. personale Samlede driftsbevillinger Forventet regnskab (forbrug) Forventet resultat (+=mindreforbrug, =+merforbrug) 2 I takt med at ældre EPJ og PAS systemer erstattes med Cosmic, gennemføres et arkiveringsprojekt, der giver klinikerne adgang til eksisterende data, og sikrer historiske data både i forhold til lovgivning og i forhold til kliniske og forskningsmæssigt behov. Arkiveringsprojektet sikrer foruden hensynet til kvaliteten i behandlingerne og hensynet til patientsikkerheden tillige, at regionen også fremadrettet lever op til gældende lovgivning på området omkring arkivering af patientjournaler. Side 4 af 9

5 3. Nye aktiviteter og ændringer af udrulningsplan 3. 1 Igangværende aktiviteter Der foreligger en vedtaget udrulningsplan, der omfatter udrulning af Cosmic PAS på Sygehus Lillebælt og Cosmic EPJ og PAS på Sydvestjysk Sygehus. Planen indebærer endvidere en udrulning af Cosmic for de psykiatriske afdelinger, der har sammenhæng med de to somatiske sygehuse. Ligeledes er der truffet beslutning om overflytning af Sygehus Sønderjylland til den fælles database, men detailplan herfor er ikke udarbejdet. Detailplan for udrulning af PAS på Odense Universitetshospital og Sygehus Sønderjylland udestår ligeledes. Sideløbende hermed arbejder arkiveringsprojektet med at sikre adgang til data, når tidligere anvendte EPJ og PAS løsninger lukkes. Det forventes, at disse planlagte aktiviteter gennemføres indenfor rammerne af de oprindelige bevillinger, dog med to væsentlige ændringer: For det første skal den etablerede projektorganisation forlænges med et år med henblik på at gennemføre de manglende implementeringsaktiviteter samt nye aktiviteter. Dette medfører behov for tillægsbevilling på 6,6 mio. kr. For det andet skal PAS afslutningsvist implementeres på Sygehus Sønderjylland og på Odense Universitetshospital, således at regionen får et fælles, konsolideret EPJ og PAS landskab. Dette kommer til at ske på et senere tidspunkt end oprindeligt antaget. Den senere ibrugtagning af nyt PASsystem på Sygehus Sønderjylland og Odense Universitetshospital vil medføre øget udgifter til drift af nuværende løsninger, og en senere gevinstrealisering i forhold til lukning af disse. Det bemærkes endvidere, at der på nuværende tidspunkt ikke er truffet beslutning om implementeringsrækkefølgen for de to sygehuse. Såfremt Sygehus Sønderjylland implementeres sidst vil det medføre en øget udgift til drift af deres nuværende Cosmic løsning. Den forventede merudgift til drift beløber sig til anslået 0,3 mio.kr. Med den samlede investering i Cosmic vil der spares udgifter til drift, idet drift af 4 forskellige systemer er dyrere end et fællesregionalt. Jf. afsnit de samlede driftsbesparelser indarbejdet på reguleringskontoen med 12 mio.kr. årligt med virkning fra 2014 og frem. Når regionen fremover har færre systemer, vil der også alt andet lige blive mindre udgifter til integrationer mellem systemer i forbindelse med ændringer i systemernes udveksling af data. Disse mindre udgifter vil dog primært optræde som mindre udgifter til fremtidige projekter, som indeholder integrationer. I en overgangsperiode er det nødvendigt med drift af nyt såvel som eksisterende PAS og EPJ systemer. Ændringen af tids og udrulningsplanen for Cosmic indebærer, at perioden med dobbeltdrift forlænges udover de tidligere planlægningsforudsætninger. Samlet indebærer det merudgifter på 9,127 mio.kr. i 2013, 22,810 mio.kr. i 2014, 8,721 mio.kr. i 2015 og 3,615 mio.kr. i 2016 og frem. 3.2 Nye aktiviteter Ud over de allerede besluttede aktiviteter beskrevet ovenfor, har Program for Klinisk It identificeret tre aktiviteter, som ikke tidligere har været inkluderet i sagsfremstillinger. Disse er beskrevet herunder Skift fra Oracle database til SQL database Side 5 af 9

6 For at tilpasse og muliggøre løbende ibrugtagning af nye funktioner i overensstemmelse med Cosmic suitens udvikling, er det nødvendigt at udskifte Oracle som database systemet bag Region Syddanmarks Cosmic suite og erstatte dette med databasesystemet Microsoft SQL Server. Der er på koncerndirektionsniveau givet accept til detailplanlægning af det tekniske projekt, hvor der skiftes fra en Oracle database til en SQL database. Leverandøren har anført en økonomi på mio. kr. til gennemførelse af SQL projektet, herunder udvikling og test af migreringen, etablering af miljø, leverance og skærpet drift. Projektet indledes med en analysefase, der forventes at vare en måned, hvorefter der vil blive udfærdiget en detailplan og en risikovurdering. Projektet forventes efterfølgende at kunne afvikles på 10 måneder. Tabel herunder viser forventet anlægsudgifter. Ydelse / Produkt, beløb i kr Leverance (Cambio + Logica) Hardware SQL server licenser Region Syddanmark projektorganisation (3,5 årsværk) I alt Hertil skal lægges en årlig driftsudgift på 2,040 mio.kr. i 2013, 3,040 mio.kr. i 2014 og 2,540 mio.kr. fra 2015 og frem Opgradering fra Cosmic EPJ version 7.3 til version 7.5 Opgraderingen til Cosmic version 7.5 har til formål at give brugerne gavn af de forbedringer og rettelser, som Cambio har gennemført i versionerne 7.4 og 7.5. Derudover vil Region Syddanmark blive bragt ind på Cambios udviklingsspor, hvilket giver regionen mulighed for at få indflydelse på videreudviklingen af Cosmic. Projektet omfatter opgradering af den regionale platform og består af følgende to dele: Opgradering af den nuværende regionale platform til standard Cosmic version 7.5 inklusiv Region Syddanmarks gennemførte ændringer (tilkøbt og udviklet funktionalitet) samt integrationer og danske tilpasninger. Denne opgradering udgøres af en leverance fra Cambio og en leverance fra Logica. Obligatoriske moduler; 1) Forms (ny blanketvisning) og 2) Digital Diktering, der indgår som en del af Cosmic version 7.5. Den af leverandøren anførte økonomi på mio. kr. til gennemførelse af 7.5 projektet omhandler selve opgraderingen, tilpasning af de danske ændringer (1:1), integrationer og danske tilpasninger samt udgifter til de to obligatoriske moduler. Projektet indledes med en analysefase, der forventes at vare en måned, hvorefter der vil blive udfærdiget en detailplan og en risikovurdering. Projektet forventes efterfølgende at kunne afvikles på 10 måneder. Side 6 af 9

7 Tabel herunder viser forventet anlægsudgifter. Ydelse / Produkt, beløb i kr Leverance (Cambio + Logica) Digital Dictation Module + Forms parts leverandører (integrationer) Region Syddanmark projektorganisation (5,5 årsværk, 10 mdr.) I alt Hertil skal lægges en årlig driftsudgift på 1,635 mio.kr. fra 2014 og frem Implementering af Cosmic EPJ på Sygehus Lillebælt Der foreligger på nuværende tidspunkt ikke projektbeskrivelse eller oplæg til økonomi fra leverandøren på dette projekt. Der er således tale om skøn baseret på erfaringstal. Projektet indledes med en analysefase, hvor der skal gennemføres en gap analyse, således at der kan blive skabt klarhed over, hvilke eventuelle funktionaliteter og integrationer, der måtte skulle udvikles eller ændres, for at Sygehus Lillebælt ville kunne tage Cosmic EPJ i anvendelse uden tab af funktionalitet. For nuværende er der allerede identificeret talegenkendelse som nyudvikling og røntgenintegration som ændring af eksisterende funktionalitet. Der skal gennemføres en organisatorisk implementering med ledelsesmæssig forankring af ændringer i arbejdsgange, stillingtagen til konfiguration på basis af ledelsesmæssige beslutninger, uddannelse af undervisere, superbrugere og brugere samt idriftsættelse og opfølgning. Et implementeringsprojekt tager forventeligt minimum seks måneder, men qua de allerede identificerede behov for yderligere udvikling, vil forløbet som minimum blive forlænget med tre måneder. Såfremt der identificeres yderligere behov, vil perioden kunne blive længere. Tabel herunder viser forventet anlægsudgifter. Ydelse / Produkt, beløb i kr Leverance (Cambio + Logica) parts leverandører (integrationer) Region Syddanmark projektorganisation (5 årsværk) I alt Hertil skal lægges en årlig driftsudgift på 2,796 mio.kr. i 2014 og 3,378 mio.kr. fra 2015 og frem. Implementeringen af Cosmic EPJ betyder samtidig, at eksisterende driftsbevillinger til IPJ på Sygehus Lillebælt, inkl. psykiatrien, kan udfases med 8,507 mio.kr. i 2014 og 11,342 mio.kr. i 2015 og frem Sygehus Sønderjylland Plan B samt service og vedligeholdelsesaftale vedr. PAS Da Sygehus Sønderjylland fortsat kører på eget system, har brugerne brug for en opdatering til en version så tæt på den regionale version som muligt for at få gavn af de fejlrettelser og forbedringer, Side 7 af 9

8 der er indlejret i en sådan opgradering. Omkostningerne til at opgradere fra 7.3 til 7.3 R2.1 udgør 2,8 mio.kr. Da PAS implementering i overordnet tidsplan bliver trukket over en længere periode, har det været nødvendigt at finde en løsning med leverandøren omkring support og vedligehold for PAS i implementeringsperioden. Udgiften på samlet 14 mio.kr. har ikke tidligere været budgetteret, da den er affødt af forsinket og ændret PAS implementeringsstrategi. 4. Budgetforslag og finansiering 4.1 Ændring af anlægsbevilling Samlet foreslås afsat mio.kr. til gennemførelse af de beskrevne nye anlægsaktiviteter. Budgettet er udarbejdet med udgangspunkt i en 3 årig projektperiode fra Ydelse / Produkt, beløb i kr I alt Skift fra Oracle database til SQL database, jf. afsnit Opgradering fra Cosmic EPJ til version 7.5, jf. afsnit Cosmic EPJ til Sygehus Lillebælt, jf. afsnit Forlængelse af projektorganisation, jf. afsnit Service og vedligeholdelse PAS, jf. afsnit Sygehus Sønderjylland Plan B, jf. afsnit I alt Omfanget af centralt afholdte udgifter følger regionens principper for finansiering af større it projekter, tiltrådt af sygehusledelseskredsen på møde den 23. juni Det indebærer, at der i projektfasen centralt skaffes finansiering til at dække betaling af leverandøren for licenser og implementering, anskaffelse af HW (servere og SAN mv.) i projektperioden, evt. netværksopgraderinger, integrationer og koordinerende projektledelse, mens sygehuset selv finansierer pc er, evt. bygningsmæssige ændringer og den tid sygehuset skal lægge i projektet i forhold til lokal projektledelse og uddannelse, mv. Det forventede mindreforbrug på 7 mio.kr. på det eksisterende program (jf. tidligere afsnit) betyder, at det samlede finansieringsbehov reduceres til 58,650 mio.kr. Det samlede budgetforslag foreslås finansieret af rammerne til større investeringer i sundhedsit for 2012 og 2014, jf. nedenfor kr I alt Udgiftsvurdering eksisterende program Udgiftsvurdering tillæg til programmet Samlet udgiftsbehov Eksisterende budget Finanseringsbehov Finansiering: Ramme sundhedsit 2012/ ** *I budget 2013 er den eksisterende bevilling på 25,868 mio.kr. forudsat leasingfinansieret. ** Overførsel af mindreforbrug i 2012 til 2013 indgår i anden sag på dagsorden, og vil sikre finansiering til 2013 udgiften 4.2 Ændring af driftsbevillinger Side 8 af 9

9 Samlet betyder ændringerne i programmet, herunder tidsforskydninger, et finansieringsbehov på 8,504 mio.kr. i 2013, 27,618 mio.kr. i 2014 og 13,611 mio.kr. i 2015 og 7,505 mio.kr. fra 2016 og frem, jf. nedenstående tabel kr Revideret udgiftsvurdering eksisterende program Udgifter tillæg til programmet SQL migrering Opgradering Cosmic EPJ til version Cosmic EPJ til Sygehus Lillebælt Udgiftsvurdering tidforskydning af programmet Samlet bevillingsbehov Eksisterende bevilling Finanseringsbehov Finansieringsforslag Udskydelse af udviklingspulje Udfasning af IPJ Finansieringsbehov, herefter Udgifterne foreslås finansieret ved en udskydelse af en udviklingspulje oprindeligt indarbejdet i driftsbudgettet med virkning fra 2014 med 4 mio.kr. stigende til 5 mio.kr. i 2015 og 6 mio.kr. i Som følge af programmets samlede udskydelse på 1 år indarbejdes puljen først med virkning fra 2015 med de fornævnte beløb. Desuden indgår besparelserne forbundet med udfasning af IPJ finansieringen. Herefter vil der være en finansieringsmanko på 8,504 mio.kr. i 2013, 15,112 mio.kr. i 2014 og 1,269 mio.kr. i 2015, som indarbejdes på reguleringskontoen, ligesom kontoen tilføres provenuet på 4,837 mio.kr. fra 2016 og frem. Samlet har driftsændringerne i programmet således tilbagebetalingstid på ca. 8 år. Side 9 af 9