Referat fra ordinært afdelingsmøde 2013

Transkript

1 Referat fra ordinært afdelingsmøde 2013 tirsdag den 17. september kl Mødet blev holdt i Paraplyen, Østre Lindeskov 251 med følgende dagsorden: 43 husstande var repræsenteret på mødet og 56 beboere. 1. Godkendelse af forretningsorden for afdelingsmødet Dagsorden blev godkendt. 2. Valg af a) Dirigent Søren Heick blev valgt. b) Stemmeudvalg. Lene 144, Bente 196 og Lisbeth 211. c) Referent Johnny Petersen blev valgt som referent. 3. Fremlæggelse af beretning for perioden siden sidste møde. Årsberetning for afd. 33 Birke-/Bøgeskoven Jeg vil hermed på afdelingsbestyrelsens vegne byde alle velkommen til det årlige afdelingsmøde i afd. 33 Birke- Bøgeskoven. Først har jeg lidt information, som skulle komme alle til gode: Det er ikke tilladt at ryge inde i disse lokaler, derfor vil jeg bede jer, der kunne få denne trang, til at ryge udenfor. Mødets dirigent vil sørge for passende pauser. Bestyrelsen har dækket op til kaffe, te og en lille kage. Skulle du have lyst til en øl, et glas vin eller en vand er du velkommen til at gå til baren i først kommende pause. Efter mødet har afdelingsbestyrelsen bestilt lidt mad til jer og os Faktisk er det Poul og Niels, der denne gang har været aktive. Vi har gæster i aften som vi særligt gerne vil byde velkommen til: Søren Heick, GB`s forvaltningschef i Glostrup Boligselskab. Johnny Petersen, driftsleder i Hvissinge området. Søren er gammel Ham kender vi alle Men Johnny er ny og måske ikke alle har mødt ham. Præsentation Johnny fortalte kort om sig selv. Velkommen alle! Og må vi få et godt og konstruktivt møde. 1

2 Som det første punkt på dagsordenen skal vi have godkendt forretningsordnen. Den står trykt på bagsiden af jeres indkaldelse Det første brev I fik med indkaldelse til afdelingsmødet! Er der nogen kommentarer eller spørgsmål til denne? Vedtaget! Næste punkt på dagsordnen er valg af en dirigent. Afdelingsbestyrelsen vil gerne foreslå Søren Heick som dirigent. Er der andre forslag fra salen? Vedtaget Jeg vil gerne præsentere bestyrelsen som den ser ud i dag; Hanne Thomsen; Formand for Birke/Bøgeskoven afd. 33 og medlem af fællesudvalget (FU), som er et mødeforum for alle afdelingsbestyrelserne i Hvissinge. Og så er jeg formand for Paraplyen - det tidligere Hvissingeprojekt. I bestyrelsesarbejdet har jeg specielt fokus på Legepladserne Poul Vangsgaard; Næstformand for afdeling 33, afdelingsbestyrelsens kasserer samt redaktør i Hvissinge Nyt for Afd.33 Niels Ferdinandsen; Redaktør i Hvissinge Nyt og afdelingens repræsentant i Hvissinge nyt. Nikolai Ribel: Legepladser, Fastelavn Bennie Spielker: Medlem af FU, og har desuden specielt fokus på vores grønne arealer, samt legepladser og medarrangør af fastelavnsfesten Og vores to suppleanter: Corinna Rasmussen og Merete Meldrup. Vores to suppleanter er aktive i bestyrelsesarbejdet og deltager i møderne og fastelavnsfesterne. Bestyrelsen har holdt møde - mindst -1 gang om måneden siden vores sidste afdelingsmøde. Vi har haft et godt samarbejde; og selvom vi som udgangspunkt er forskellige mennesker, på forskellige steder i livet, har vi altid holdt fokus på vores fællesnævner: Vores fælles boligområde og beboernes trivsel heri. På bestyrelsesmøderne har bestyrelsen arbejdet videre med de forslag og nye ideer som blev vedtaget ved sidste beboermøde. Eksempelvis kan nævnes beskæring af høje træer, der er til gene for det enkelte lejemål. 2

3 Bygningsvedligehold: Som nævnt på sidste års afdelingsmøde er bestyrelsen klar på at træfacaderne på rækkehusene generelt er i dårlig stand. De står ikke til at rede. Det samme gælder en del vinduer og døre. Efterfølgende viste det sig at også vores tage var i dårlig stand. Alt dette blev dokumenteret sidste år.! Desværre er vi ikke kommet længere. Og ifølge Søren gør vi det heller ikke de første mange år. Det er selvfølgelig økonomien, der sætter sine begrænsninger. Landsbyggefonden har allerede mange på venteliste, og pengene er så vidt jeg forstår brugt. I mellemtiden lapper vi taget skulle det blive nødvendigt! Fliseopretning: Efter en hård og våd vinter var der flere steder i Birke/Bøgeskoven at fortovene mest af alt lignede en skateboard bane. Dette er blevet rettet op og vi kan igen gå på fortovene uden at vi uberettiget føler vi har en lille fjer på! Havegennemgang: Driften har fritaget afdelingsbestyrelsen for eftersyn af skurer. Dette er for os en lettelse. Fremover er det driften der har tilsyn med dem. Afd. bestyrelsen har i år været på 2 ture rundt i afdelingen og set på vedligeholdelse af haver, hække og de grønne områder i Birke/Bøgeskoven. Generelt ser afdelingen rigtigt godt ud, med de undtagelser, der altid er. Beboerne (dem som er undtagelsen) har fået et brev fra bestyrelsen og fra driftskontoret, hvis deres have trængte til vedligeholdelse og næsten alt er blevet rettet op nu. Det er os en glæde at se at beboerne har taget det låge og hegnsreglement alvorligt som vi vedtog på sidste afdelingsmøde. Det ser nydeligt ud. Der er dog et problem som desværre er gennemgående hvert år og det er højden på hækkene! Hækken må kun være max. 180, med mindre der er givet skriftlig dispensation. Beboeraktiviter. Også i år har vi holdt fastelavnsfest med stor succes. Arrangementet blev holdt i samarbejde med Andelsforeningen Birkeskoven og der var mange fint udklædte børn og feststemte voksne. Juletræsfesten blev genindført i Hvissinge i 2011 og alle afdelinger er blevet enige om, at holde den igen i Vi har hørt rygter om at der også bliver julefest i år. Vi melder os gerne under faner og opfordrer jer til at komme til denne dejlige fest. Vi ville jo også så gerne holde noget for jer eller jeres børn i vores afdeling. Tidligere har vi jo holdt sommerfest for jeres børn. Men disse arrangementer kræver jo en del hænder og vi kan ikke klare det alene. Det kræver at der er frivillige, som vil støtte op om arrangementet. Hermed er opfordringen givet videre: I er velkomne til at komme med forslag til bestyrelsen om diverse beboeraktiviteter. Som beboer i Birke/Bøgeskoven har I også mulighed for at deltage i aktiviteter i både Paraplyen og Hvissinge Kulturcenter. Disse to institutioner betaler I til over huslejen enten I benytter dem eller ej! Så hvorfor ikke få noget for pengene. 3

4 Driften: Driften har gennem det seneste år været under forandring. Det vil i fremtiden for os beboere være mere gennemsigtigt, hvad der sker og skal ske i vores boligområde. Vores nye driftsleder Johnny Petersen har blandt andet varslet et fast indlæg i Hvissingenyt. I den nærmeste fremtid vil driften have en fast informationsside i Hvissinge nyt og den vil bl.a. blive brugt til alle mulige informationer fra driften til beboerne. Der er også flere tiltag på vej. Johnny fremhæver følgende punkter: Vedligeholdelse af udeområderne i boligafdelingerne har høj prioritet. Driften arbejder også på, at udvide beboerservicen og den vil yde en bedre og bredere service til beboerne. Driften vil tage flere af de mindre opgaver, som de eksterne håndværkere tidligere har udført og det vil give nogle besparelser. Driften har fundet nye leverandører på VVS artikler, som giver besparelser på op mod %. Og de har forhandlet priser med vores VVS installatør på faste opgaver, som eksempelvis toiletudskiftning. Alt dette kommer beboerne til gode og giver nogle gode besparelser, bedre produkter. Driften arbejde i øjeblikket på et oplæg til omlægning af affalds-håndteringen i Hvissinge og oplægget vil i første omgang blive præsenteret for afdelingsbestyrelserne og efterfølgende bliver oplægget præsenteret for beboerne. Vi har I afdelingsbestyrelsen stort udbytte af samarbejdet med driftskontoret og Johnny, og vi ser med glad forventning om et stadigt godt samarbejde fremtiden i møde. Afrunding Vi vil i afdelingsbestyrelsen gerne takke vores driftskontor for det gode samarbejde vi har haft indtil nu. Ligeledes vil vi gerne takke vores ejendomsfunktionærer i felten og på kontoret, Thomas, Klaus, Mario, Marianne, Michael og Dennis, for et veludført arbejde og hjælpsomhed i det daglige. Må solen altid skinne på jer Hermed vil jeg afslutte Afd. 33 s beretning og overlade den til debat i forsamlingen. Bemærkninger til beretningen: 144. Hvad sker der med vedligeholdelsen af vinduer, døre og tage? 209. Hvad sker der med tagene? 198. Har en utæt tagrende Har en sokkel der er revnet og pudset falder af. Johnny P. Johnny har haft et møde med Cembrit i sidste uge omkring reklamation over eternitplader der skaller. I den nærmeste fremtid vil sagen omkring tage, vinduesfuger og inddækninger omkring vinduer blive taget op og herefter vil de blive udarbejdet en konklusion på hvad der skal til for at løse dette. Herefter vil beboerne høre nærmere. 4

5 Alle de problemer i til dagligt får eks. Utæt tagrende, sokkel der skaller skal meldes på driftskontoret, så vi kan få den ordnet. 4. Behandling af eventuelt indkomne forslag. 1) Forslag fra Birkeskoven 78. Halvtage ved hoveddøre udskiftes, idet de fremstår slidte og grimme. Administrationen nævnte, at hvis der var lejemål hvor halvtaget ikke er i orden, så kontakt driftskontoret. Vedligeholdelse påhviler boligafdelingen. Det blev forslået, at driften løbende udskifter halvtagene. Det bliver indarbejdet i landtidsplanen. Forslaget blev godkendt. 2) Forslag fra Birkeskoven 76. De små øer med bøgehække, græsplæner og birketræer inddrages til P-pladser, så også P-pladsen er fremtidssikret. Forslaget blev drøftet frem og tilbage. Der var forskellige holdninger til om der var P- pladser nok og hvor der evt. manglede P-pladser. Forslaget indebære en omkostning mellem kr ,- og ,- afhængig hvor mange P-pladser der skulle laves. Bestyrelsen og driften blev af afdelingsmødet pålagt, at kigge på mulige løsninger og når der var fundet et løsning, så ville den blive præsenteret på et ordinært eller ekstra ordinært afdelingsmøde. 3) Forslag fra Bøgeskoven 105. Det bliver valgfrit om hoveddørene er grå (som skuret) eller blå som nu. Forslagsstiller forslår således, at det bliver muligt selv at bestemme, om hoveddørene er malet blå eller grå. Forslagsstiller oplyser, at hver lejer selvfølgelig selv skal bekoste dette og med den slags maling som boligselskabet selv bruger og godkender. Johnny Petersen meddelte, at det ville blive en udfordring hvis den enkelte lejer selv skulle maler hoveddøren. Erfaringen siger, at det ville give nogle udfordringer med maling på tætningsliste, vægge mv. og det ville blive alt for bekosteligt. Søren Heick meddelte, at vi ikke må sætte beboerne til at male på bygningen, men udhuse kan stadig godt godkendes. Johnny Petersen oplyste, at driften godt kunne håndtere, at lejeren selv vælger hvilken farve de ønsker i forbindelse med, at boligafdelingen alligevel skal male. Gert 144. Afdelingen skal vel ikke betale for de lejere der ikke kan finde ud af at male døren ordenligt? Hanne: Må beboerne selv betale for, at driften sender en maler til lejeren for at male døren? Søren H. Ja, det kan vi godt hjælpe med. Herefter blev det skitseret, at der var 2 ting der skulle stemmes om. 5

6 Skal man kunne vælge de nævnte 2 farver- grå eller blå farve til hoveddøren? (farvekode findes af driftskontoret). Det blev godkendt. Skal den enkelte beboer mod egenbetaling kunne bestille maleren via driftskontoret til at male hoveddøre. (Driften har planlagt maling af døre i langtidsplanen og det får ingen indflydelse på dette) Det blev godkendt. Driften forhandler en god pris. 4) Forslag fra Bøgeskoven 105. Ved flaskecontainerne og i Hvissinge Nyt bør der skrives, at folk skal tage hensyn til, hvornår beboerne bruger flaskecontaineren. Det blev aftalt, at driften laver et skift som monteres på flaskecontainerne og bestyrelsen skriver om det i Hvissinge Nyt. 5) Forslag fra Bøgeskoven 123. I husorden bliver der indskrevet noget om havestøj. Forslaget blev til, at der om søndagen ikke må bruges maskiner. Det blev nedstemt. 6) Forslag fra Birkeskoven 196 st.th. Flere beboere nævnte, at man via Kommunen kunne får en kasse til sin el-knallert, cykel mv. Søren Heick meddelte, at det er Kommunen der visitere borgere i forhold til Kommunalt opsat skur. Forslaget blev vedtaget, så lejerne i nr. 196 st.th. har tilladelse til at opsætte det ansøgte skur. 5. Fremlæggelse af afdelingens driftsbudget for det kommende regnskabsår til godkendelse samt orientering om det godkendte regnskab for Søren Heick gennemgik regnskabet for 2012 og det var uproblematisk. Det viste et overskud på kr ,-. Regnskabet blev taget til efterretning. Søren Heick gennemgik budgettet for 2014 og det giver ingen huslejestigning i % i huslejestigning. Bemærkninger til budgetter er, at forsikringerne er steget med 35% og det er hele markedet. Forsikringsselskaberne skal dække hinanden ind og det gælder hele verden. En lejer ønskede en tilbagemelding om hvilken rente Boligselskabet har indregnet i budgettet på renteindtægter. Johnny P. lovede, at det ville blive skrevet ind i referatet. Det er hermed undersøgt og det kan oplyses, at der forventes en rente på 1%. Afdelingens likvide midler er dags dato kr Budgettet blev enstemmigt godkendt. 6

7 6. Valg af a) 2 bestyrelsesmedlemmer for 2 år. På valg er: Niels Ferdinandsen, Birkeskoven 172. Niels blev genvalgt for 2 år. Poul Vangsggaard, Bøgeskoven 165. Poul blev genvalgt for 2 år. Bennie Spilker, Bøgeskoven 123. Bennie blev genvalgt for 2 år. b) Suppleanter for 1 år. Merete Møldrup Bøgeskoven 11, er genvalgt for 1 år. Corinna Rasmussen Birkeskoven 186 st.th. er genvalgt for 1 år. Dirigenten takkede for god ro og orden. Hanne Thomasen for mand for Birke-/Bøgeskoven takkede også for et godt møde og var glad for den store tilslutning til afdelingsmødet og den gode dialog. Herefter var der spisning. Referent Johnny Petersen 7