ORGANISATIONSBESTYRELSEN

Transkript

1 ARBEJDERNES BOLIGSELSKAB I GLADSAXE Søborg, den 1. september 2011 JLS/gj ORGANISATIONSBESTYRELSEN REFERAT fra ordinært møde torsdag den 25. august 2011 kl i selskabets administration, mødelokalet, Høje Gladsaxe Torv 2 B, 2. sal Til stede: Administrationen: Ryno Scheil, Mogens Rysgaard, Flemming Larsen, Palle Nielsen, Majbrit H. Jørming, Finn Sørensen, Steen Pedersen, Jesper Langkilde, Lars Ulrik Hansen, Erik Bengtsson, Ole Juel Larsen, Erik Andersen, John Monberg, Anne Schiøler Lone Larsen, Henning Juul Hovmand, Jesper Loose Smith Afbud: Erling Schrøder Åben del Sag 7738 Godkendelse af referat Sag 7739 Revisionsprotokol Sag 7740 De før mødet udsendte skrivelser Sag 7741 Bestyrelsens sammensætning Sag 7742 Udlejningsforhold Sag 7743 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål Sag 7744 Skoleparken 1 Sag 7745 Støtte til visse boligafdelinger Sag 7746 Afdeling 19 Buddingevej Sag 7747 Styringsdialog 2010/11 Høje Gladsaxe Sag 7748 Boligsocial helhedsplan for Høje Gladsaxe Sag 7749 Tilslutning til fjernvarme Sag 7750 Årsregnskab 2009/10 Sag 7751 Høje Gladsaxe, afd. 30 Helhedsplan tilskud fra Dispositionsfond Sag 7752 Det årlige møde med Byrådet Sag 7753 Introduktionskursus for nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer m.fl. Sag 7754 Personaleforhold Sag 7755 Kredsudvalget Sag 7756 Fritidsudvalget Sag 7757 BL-cirkulærer Sag 7758 Eventuelt Sag 7759 Næste møde Sag 7760 Øvrige datoer Lukket del Sag 7761 Eventuelle sager til behandling

2 Åben del 7738 Godkendelse af referat B-sag Referat fra ordinært bestyrelsesmøde torsdag den 23. juni 2011 er udsendt den 30. juni Godkendt Revisionsprotokol E-sag Revisionsprotokollatet af 11. maj 2011 vedrørende byggeregnskab for Pileparken 6/8, siderne er godkendt på bestyrelsesmødet den 26. maj De før mødet udsendte skrivelser E-sag Udleveret til bestyrelsesmødet den 23. juni 2011 * Kopi af brev fra Gladsaxe Kommune, Byrådssekretariatet, dateret den 21. juni 2011 vedrørende Punkthuset 4. og 5. sal godkendelse af skema C * Referat fra Fritidsudvalgets møde den 20. juni 2011 Udsendt den 30. juni 2011 * Kopi af brev dateret 24. juni 2011 fra Byrådssekretariatet Gladsaxe Kommune vedrørende årsregnskab for perioden * Sommerarrangement for bestyrelsen * Kopi af brev dateret 28. juni 2011 fra Byrådssekretariatet Gladsaxe Kommune vedrørende afdeling 09 Lyngparken 1 konvertering til fjernvarme og renovering af varmecentral * Kopi af brev dateret 28. juni 2011 fra Byrådssekretariatet Gladsaxe Kommune vedrørende afdeling 40 Buddinge Mølle konvertering til fjernvarme og renovering af varmecentral * Høje Gladsaxe Bladet nr. 6 juni

3 7741 Bestyrelsens sammensætning a. Organisationsbestyrelsen E-sag Bestyrelsesmedlem Karin Petersen har set sig nødsaget til at fratræde sin bestyrelsespost, begrundet i arbejdsmæssige forhold, jf. kopi af brev af 28. juli 2011 fra Karin Petersen (udsendt til bestyrelsen med dagsordenen). I forlængelse heraf, er 1. suppleant som valgt på Repræsentantskabsmødet den 21. februar 2011 Erik Bengtsson Mølleparken 1 tilskrevet med indbydelse til indtræden i Organisationsbestyrelsen. Kopi af brev af 16. august 2011 til Erik Bengtsson udsendtes med dagsordenen. Erik Bengtsson følger Karin Petersen valgperiode, hvilket vil sige frem til b. Flytteudvalg B-sag Karin Petersen er af bestyrelsen udpeget til Flytteudvalget, da hun udtræder af bestyrelsen, skal der udpeges et nyt medlem af Flytteudvalget. Finn Sørensen blev forslået og valgt. c. Vurderingsudvalg B-sag Karin Petersen er af bestyrelsen udpeget til Vurderingsudvalget, da hun udtræder af bestyrelsen, skal der udpeges et nyt medlem af Vurderingsudvalget. Erik Bengtsson blev foreslået og valgt. 3

4 7742 Udlejningsforhold E-sag a. Udlejningsoversigt Udlejningsoversigt for juni 2011 er udsendt den 7. juli Udlejningsoversigt for juli 2011 er udsendt den 4. august Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål a. Pileparken 1 badeværelsesrenovering E-sag Arbejdet i den sidste blok er opstartet, og arbejderne forventes afsluttet ultimo september Herefter henstår mangelgennemgang og mangeludbedring i samme blok. Sagen kæmper en del med mangeludbedring. De sidste mangler fra de første blokke er endnu ikke udbedret. Bygherren skærper nu samarbejdet. Hovedentreprenøren vedrørende mangeludbedring, er nu smidt ud af de 2 første blokke, og de resterende mangler her udbedres af bygherren for hovedentreprenørens regning. Samme fremgangsmåde anvendes for øvrige blokke, hvis ikke hovedentreprenøren kan afslutte mangeludbedringen efter behørige varsler. Selskabet har en artikel vedrørende sagen under forberedelse til Beboerbladet. Hovedbudskabet er Ja, badeværelsesrenovering er svært, men resultatet er fantastisk 4

5 b. Ændring i bygningsreglementet E-sag Fra 1. juli 2011 er bygningsreglementet blevet ændret, således at det nu er muligt at opfører garager, carporte, udhuse, drivhuse, overdækkede terrasser og lignende bygninger på op til 20 m² uden anmeldelse. Det er dog boligejerens ansvar at alle regler i øvrigt overholdes. Boligejeren skal derfor sikre, at byggeriet bl.a. overholder, lokalplan/byplan, deklarationer, bygningsreglementet, fredningsbestemmelser og beskyttelseslinjer m.m. Hvis byggeriet kræver dispensation fra en bestemmelse, skal der søges om dette. Boligejeren skal stadigvæk give besked til Bygnings- og Boligregistret (BBR). Der skal gives en meddelelse om hvilket byggeri der er tale om, hvornår det er påbegyndt og færdiggjort, areal samt oplysning om materiale. I det kommende Boligblad informeres der om, at beboerne fortsat skal ansøge boligselskabet om tilladelse inden arbejdet igangsættes Skoleparken 1 a. Helhedsplan E-sag Den kommende rådgiver, som vi skal samarbejde med ved gennemførelse af den kommende Helhedsplan for skoleparken 1, skal kunne dokumentere, at rådgiveren er bekendt med gennemførelse af sager i Landsbyggefonden, så der sikres en smidig sagsbehandling i Landsbyggefonden og dermed et optimalt resultat. Vi har truffet aftaler om møder med Wissenberg A/S og Holmsgaard A/S for at afklare, hvad de kan og hvordan de vil håndtere opgaven. Begge rådgivningsfirmaer har referencer for lignende opgaver som Helhedsplanen for Skoleparken 1. 5

6 b. Triumfvej 47 - renovering af beboerhotel E-sag Der arbejdes fortsat på en rådgivningsaftale i partnering. Der er enighed om omfang, pris og tid. Myndighedernes behandling og udbudsprojektering (ikke detailprojektering) pågår frem mod udbud i partnering primo oktober Herefter er der følgende nøgletider: Licitation umiddelbart før bestyrelsesmøde i november 2011 Ansøgning om skema B medio november 2011 Hovedprojekt medio november 2011 til ultimo januar 2012 Byggeperiode primo februar 2012 til ultimo december Støtte til visse boligafdelinger E-sag Vadgårdsparken, byggeskaderenovering Gladsaxe Kommunes tilbagemelding vedrørende godkendelse af forbrug af afsatte midler i byggeregnskabet samt anvendelse af restbeløb (mindreforbrug) afventes fortsat. 6

7 7746 Afdeling 19 Buddingevej E-sag a. Byggeprojektet Som orienteret ved bestyrelsesmødet den 23. juni 2011, arbejdes der videre med sagen med henblik på udarbejdelse af skema B. Udbuddet sker i hovedentreprise, hvor den overordnede tidsplan er, at licitation forventes afholdt ultimo oktober 2011, således at der foreligger en foreløbig udmelding, om økonomien kan overholdes til bestyrelsesmødet den 3. november Ansøgning om skema B forventes derfor at foreligge medio november 2011, med godkendelse i kommunen i januar Byggestart februar/marts 2012, og ibrugtagning marts Rådgiverne arbejder på et dispositionsforslag, som der afholdes byggemøde med administrationen om den 22. august Dispositionsforslag blev udleveret og gennemgået på bestyrelsesmødet. De foreløbige økonomiberegninger udviser en overskridelse, som skyldes det nye bygningsreglement med øget isolering (altangange), ventilation samt miljøhåndtering. Dette betyder nok, at finansieringsmodellen skal genovervejes. b. Genhusning Der er på nuværende tidspunkt 4 lejere tilbage i afdelingen. Der har været en dialog med Gladsaxe Kommune og de berørte lejere. 1 af lejerne sørger Gladsaxe Kommune for genhusningen, de øvrige 3 lejere har der været en dialog med, og udlejningen arbejder med at opfylde deres ønsker, hvilket virker til at være muligt. 7

8 c. Repræsentantskabets godkendelse af forslag ( call in -bestemmelse) Repræsentantskabet vedtog på repræsentantskabsmødet den 21. februar 2011, renoveringsprojektets gennemførsel uanset et afdelingsmødes tilslutning hertil eller ej. Der har ikke været afholdt afdelingsmøde om renoveringsprojektet. Gladsaxe Kommune har godkendt repræsentantskabsmødets beslutning og videresendt dette til Socialministeriet. Gladsaxe Kommune er blevet kontaktet af Socialministeriet, som er bekymret over, at "call in"-bestemmelsen er anvendt uden, at der er forsøgt afholdt et afdelingsmøde i afdelingen. Kommunen har redegjort for historikken og forholdene i afdelingen, og gjort opmærksom på, at kommunen støtter og er enige i beslutningen. Ikke desto mindre er ministeriet bekymret om det principielle i ikke at høre beboerne. Ministeriet beder om følgende: 1. boligselskabet skal afholde et afdelingsmøde om sagen 2. begrundelse for nødvendigheden af istandsættelsen i afdelingen 3. beskrivelse af løsning af genhusningsproblematikken Kommunen har oplyst, at de har tilstrækkeligt materiale til at redegøre for pkt. 2, hvorfor I ikke behøver gøre mere i den retning. Kommunen beder boligselskabet om at afholde et afdelingsmøde i afdelingen. Stemmer beboerne for, er alt som det skal være, og stemmer de nej, er der allerede truffet beslutning om brug af "call in" -bestemmelsen - så det får reelt ingen betydning, og det hele er af formelle hensyn. Samtidig beder kommunen om en ganske kort redegørelse for håndtering af genhusningen af de få tilbageværende beboere - ministeriet stiller sig tilfreds med, at der blot er en løsning, så et par linjer herom er tilstrækkelige. Afdelingsmødet er ved at blive indkaldt og redegørelsen om genhusning vil være som nævnt under pkt. b. 8

9 7747 Styringsdialog 2010/11 Høje Gladsaxe E-sag Referat fra mødet afventes forsat Boligsocial helhedsplan for Høje Gladsaxe E-sag Der arbejdes videre med sagen, herunder bl.a. med videreførelse efter Almenboliglovens 91 a Tilslutning til fjernvarme E-sag Gladsaxe Fjernvarme har i juni 2011 udsendt en orientering, hvor de fortæller lidt om processen fra nu til slutbrugerne har varme. Herunder fremgår det, at Gladsaxe Fjernvarme har som mål, at alle kunder i fase 1 er omstillet til fjernvarme i sommeren Tidligere er det mundtligt udmeldt fra Gladsaxe Fjernvarmes side, at alle ABG s fjernvarmekonverteringer i etape 1 ville være gennemført primo Konkret skyldes forsinkelsen i forhold til tidligere udmeldinger, at entreprenørerne først for kort tid siden er startet på anlægsarbejdet, og dernæst pågår der fortsat klagesager i Energiklagenævnet mod fjernvarmeudbygningen fra E-on s side. E-on er operatør på flere LKV-anlæg i vores afdelinger. Klagerne fra E-on s side gør, at gravearbejder i retning mod afdelinger med LKV-anlæg er standsede, for ikke at provokere en kommende afgørelse i Energiklagenævnet. Det forventes, at Energiklagenævnet træffer en endelig afgørelse i august 2011, og det forventes, at afgørelsen falder ud til fordel for Gladsaxe Fjernvarme. 9

10 Det må forventes, at boligafdelinger i etape 1 nord for S-banen kommer sidst på fjernvarmeforsyningen, sandsynligvis afsluttende med Mølleparken 1 og 2. Vi mangler fortsat at se en trykt tidsplan fra Gladsaxe Fjernvarme på etape 1. For etape 2 har vi modtaget tilslutningserklæringer fra Gladsaxe Fjernvarme på Egeparken 1 og 2. Forinden disse tilslutningserklæringer underskrives, skal fjernvarmen vedtages af beboerne. Dette forventes afgjort i efteråret Vestforbrændingen har udsendt tilbud til Højgårdsparken og Skoleparken 1 og 2. Vi er ved at udarbejde oplæg til beboerne til vedtagelse blandt beboerne. Dette forventes afklaret i efteråret Årsregnskab 2009/10 E-sag Gladsaxe Kommune har ved brev af 24. juni 2011 udsendt til bestyrelsen den 30. juni 2011 taget selskabets regnskab for perioden til efterretning med forhold for igangværende tvist vedrørende regnskab og budget i afdeling 46 Søborgparken. 10

11 7751 Høje Gladsaxe, afd. 30 Helhedsplan tilskud fra Dispositionsfond B-sag I forbindelse med gennemførelsen af den boligsociale Helhedsplan for Høje Gladsaxe indgår som et vilkår fra Landsbyggefonden, at der medvirker Lokal medfinansiering på 25 % af den samlede af Landsbyggefonden godkendte økonomiske ramme for projektet. Den samlede godkendte ramme for Helhedsplansprojektet på kr. fordeles herefter således, idet Gladsaxe Kommune har givet tilsagn om medvirken til dækning af den lokale medfinansiering. Landsbyggefonden 75 % kr. Lokal medfinansiering 25 % fordelt: Gladsaxe Kommune kr. De fem boligselskaber kr kr. I alt kr. Af det samlede udgiftsbeløb på kr. henføres 17,92 % til selskabets boligafdeling, afd. 30 Høje Gladsaxe, svarende til kr. fordelt over de fire år med kr. årligt. I henhold til gældende lovgivning er der hjemmel til, at Dispositionsfonden kan dække udgifter ifølge en boligsocial Helhedsplan, på hvilken baggrund det indstilles, at selskabets Dispositionsfond dækker afdelingens udgift i forbindelse med Helhedsplanen for med kr. for hvert af årene. Som følge af dels at Helhedsplanens delperioder følger kalenderåret medens afdelingens (og selskabets) regnskabsår følger perioden 1/10 30/9 vil forskydninger af afregningsforholdet ske således: for 2009 ydes tilskud kr. pr (efterreguleres fra ) for 2010 ydes tilskud kr. pr for 2011 ydes tilskud kr. pr for 2012 ydes tilskud kr. pr En samlet oversigt dateret 12/ over fordelingen af Helhedsplanens udgifter mellem respektive parter samt opgørelsens perioder udsendtes med dagsordenen. Det indstilles, at Dispositionsfonden i Arbejdernes Boligselskab i Gladsaxe yder ovennævnte tilskud for årene 2009 til Indstillingen følges. 11

12 7752 Det årlige møde med Byrådet E-sag Det årlige møde mellem alle boligselskaberne og Gladsaxe Kommune, afholdes mandag den 31. oktober Vi afventer den formelle indbydelse, hvorefter denne udsendes for afklaring af deltagere. Til information kan det oplyses, at mødet i år 2012, forventes afholdt mandag 5. november Introduktionskursus for nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer m.fl. E-sag Invitation til introduktionskursus for nyvalgte afdelingsbestyrelsesmedlemmer i 2011 forventes udsendt snarest. Kurset afholdes torsdag den 29. september 2011 kl i administrationens mødelokale Personaleforhold E-sag a. Ny økonomikonsulent Det er aftalt med økonomisekretær Poul Erik Larsen, at han fratræder sin stilling den 31. december 2011, for at gå på pension. Da Poul Erik Larsen fortsat har problemer med ryggen samt at der bliver brug for en overlevering/overlap, søger vi allerede nu en erstatning. 12

13 Vi har valgt at ændre stillingsbetegnelsen fra økonomisekretær til økonomikonsulent. Stillingsannoncen udsendtes med dagsordenen og er opslået på BL s hjemmeside samt på vores egen hjemmeside. b. Medarbejderseminar O-sag Efter direktør Jesper Loose Smith opstart, hvor han bl.a. har været rundt og besøge alle afdelingerne, de fleste varmemestre og ejendomsfunktionærer samt afholdt korte samtaler med alle medarbejdere i administration, har han gjort sig nogle overvejelser omkring medarbejderne. For det første og det vigtigste, så har han fået et meget positivt indtryk af personalesituationen i selskabet. Det vil dog være hensigtsmæssigt, at der afholdes et medarbejderseminar hvert år, kort efter det årlige repræsentantskabsmøde, både for at give en general orientering omkring selskabet til alle medarbejderne, men også for at behandle nogle fælles personaleforhold. Da næste repræsentantskabsmøde først er i marts 2012, vil det være hensigtsmæssigt at afholde det første medarbejderseminar snarest. Der arbejdes derfor på at afholde et medarbejderseminar primo oktober 2011, hvor indholdet vil være orientering omkring selskabet, samt samarbejde mellem den decentrale drift og den centrale administration Kredsudvalget E-sag a. Møder Seneste møde i udvalget har været afholdt den 14. juni Referat herfra er udsendt den 16. juni Næste møde i udvalget afholdes den 20. september 2011 i Kildeparkens selskabslokale. 13

14 b. KlimaKlar En kollektiv indmeldelse af alle boligafdelinger i Klimaklar jf. bestyrelsens beslutning den 23. juni 2011 sag 7731 er foretaget i uge 28, og vil snarest fremgå på Gladsaxe Kommunes hjemmeside Fritidsudvalget a. Møder og referater E-sag Seneste møde i udvalget har været afholdt den 20. juni Referat herfra er udleveret til bestyrelsen på mødet den 23. juni 2011 Næste møde i udvalget afholdes den 29. august BL informerer nr. 46 af 12. juli 2011, som omhandler Frivillig Fredag 30. september 2011, er også udsendt til Fritidsudvalget til information og deres eventuelle videre bearbejdning. b. Ansøgning om arbejdskapital B-sag Fritidsudvalget ansøger om en arbejdskapital på kr. til afvikling af sensommerfestivalen 2011, som afholdes den 10. september Det indstilles, at ansøgningen imødekommes. Indstillingen følges. 14

15 7757 BL- cirkulærer E-sag Udleveret til bestyrelsesmødet den 23. juni 2011 * BL informerer nr. 38 af den 21. juni 2011 vedrørende Nyt om energimærkning (EMO) Udsendt den 7. juli 2011 * BL informerer nr. 43 af den 1. juli 2011 vedrørende Salg af almene boliger * BL informerer nr. 45 af den 1. juli 2011 vedrørende Ny lov om udvidet kommunal TV-overvågning af offentlige arealer m.v. Udsendt den 14. juli 2011 * BL informerer nr. 46 af den 12. juli 2011 vedrørende Frivillig fredag 30. september 2011 Udsendt den 18. august 2011 * BL informerer nr. 50 af 12. august 2011 vedrørende Udstilling om Danmarks almene boliger Lidt mere af det hele Ikke udsendt * BL informerer nr. 37 af den 21. juni 2011 vedrørende Forsøgs- og udviklingsmidler efter almenboligloven * BL informerer nr. 39 af den 22. juni 2011 vedrørende Vi har brug for dig! - Bogcafé på årets forvaltningskonference den 23. og 24. august 2011 * BL informerer nr. 40 af den 28. juni 2011 vedrørende Billetter til udstillingen på Almene Boligdage 2011 * BL informerer nr. 41 af den 30. juni 2011 vedrørende Forvaltningskonference 2011 * BL informerer nr. 42 af den 1. juli 2011 vedrørende Status på overenskomstforhandlingerne 2011 * BL informerer nr. 44 af den 1. juli 2011 vedrørende Elektronisk eller på papir? * BL informerer nr. 47 af den 12. juli 2011 vedrørende Digital Tinglysning nye regler * BL informerer nr. 48 af 12. august 2011 vedrørende Integrationspriserne 2011 * BL informerer nr. 49 af 12. august 2011 vedrørende Midtvejsregulering af ejendomsfunktionærernes løn og regulering af maksimumhuslejen for

16 7758 Eventuelt Der var en dialog omkring rygepolitikken og dennes betydning for selskabslokaler. Dette behandles på næste bestyrelsesmøde. Der var et ønske om at få opdateret den centrale administrations oversigt med portrætbilleder Næste møde O-sag Næste ordinære møde afholdes den 22. september Øvrige datoer O-sag * Dato for offentliggørelse af dagsorden (udsendelsesdato) Dagsorden for bestyrelsesmøde den 25. august 2011 er udsendt den 18. august * Eventuelle bemærkninger til referatet Referat fra bestyrelsesmøde den 25. august 2011 udsendes den 1. september 2011 og eventuelle bemærkninger skal være administrationen i hænde senest den 8. september * Offentliggørelse af referat Referatet offentliggøres den 9. september

17 Lukket del 7761 Eventuelle sager til behandling B-sag Ingen sager. 17

18 Igangværende sager status Best. Adm. Afd-best. Repr. GK. Udvalg Afsluttet Pileparken 2 trappetårn x x x Renovering, Pileparken 6/8 x x x x Udamortiserede prioriteter x x x Punkthuset 4. og 5. etage x x x Skoleparken 12 familieboliger x x Helhedsplan x x x x Buddingevej 203/205 x x x Boligsocial Helhedsplan x x x Udlejningsbekendtgørelse ændrede bestemmelser x x 18