Fra ledelsen: Erik Ernø-Kjølhede, Poul Lautrup, Michael Sandberg og Per Lund.

Transkript

1 Møde i VUC Aarhus bestyrelse tirsdag den 15. december 2015 Referat Deltagelse: Til stede: Hans Halvorsen (formand), Claus Christensen (næstformand), Mogens Birkebæk, Berit Eika, Sanne Bjørn, Søren Gubi Axelsen, Karin Nørholm, Bente Steffensen, Malou Marie Stadager Lassen og Martin Christensen. Fra ledelsen: Erik Ernø-Kjølhede, Poul Lautrup, Michael Sandberg og Per Lund. Afbud: Jan Ankerstjerne. Referent: Peter Cederstrøm Dagsorden 1. Velkomment til nye bestyrelsesmedlemmer: Berit Eika, prorektor Aarhus Universitet, Malou Lassen, Kursistrådet og Martin Christensen, Kursistrådet 2. Godkendelse af dagsorden 3. Referat af møde 29/ , inkl. underskrift 4. Kvartalsrapport 3. kvartal 2015 (bilag 1 og 1a) 5. Godkendelse af revideret regnskabsinstruks (bilag 2 og 2a) 6. Godkendelse af budget 2016 og drøftelse af skitseforslag til budgetter for (bilag 3 og 3a) 7. Godkendelse af revisionsprotokol (bilag 4 og 4a) 8. Orientering om besøg af Arbejdstilsynet november 2015 (bilag 5) 9. Orientering om Rigsrevisionens kontrol af VUC Aarhus efteråret 2015 (bilag 6, 6a og 6b) 10. Orientering om besøg af ny Carlsberg Fondet 11. Eventuelt

2 Punkt 1. Velkomment til nye bestyrelsesmedlemmer: Berit Eika, prorektor Aarhus Universitet, Malou Lassen, Kursistrådet og Martin Christensen, Kursistrådet De nye medlemmer præsenterede sig og blev budt velkommen til bestyrelsen. Punkt 2. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. Punkt 3. Referat af møde 29/ , inkl. Underskrift Referat fra bestyrelsens møde den 29. september 2015 blev underskrevet. Punkt 4. Kvartalsrapport 3. kvartal 2015 (bilag 1 og 1a) Per lund gennemgik de udsendte bilag. Sagsfremstilling fra bilag I budgettet for 3. kvartal 2015 forventedes, jfr. kvartalsrapporten, et samlet resultat på kr Det endelige samlede resultat blev på kr , dvs. kr dårligere end budgetteret. Driftsresultatet for perioden var budgetteret til kr og blev på kr , svarende til kr dårligere end budgetteret. Indtægter Forårets fald i årskursister er fortsat i 3. kvartal og antallet af årskursister i de 3 første kvartaler er samlet faldet med 40 i forhold til det budgetterede. Dette dækker over et fald i aktiviteten på det gymnasiale område (alle uddannelser) på 59 årskursister og en stigning i aktiviteten i AVUafdelingen på 19 årskursister. Samlet er undervisningsindtægterne faldet med ca. kr. 4,8 mio. Serviceafdelingen har haft en mindre nedgang i indtægterne, grundet et mindre antal GSårskursister og lidt færre handleplankursister end budgetteret. Udgifter De samlede lønudgifter og udgifter til undervisningens gennemførsel er stort set faldet i takt med faldet i undervisningen og dækningsbidraget fra undervisningen er dermed kun faldet med ca. kr. 0,1 mio. Samlet set har det gymnasiale område haft et fald i resultatet på ca. kr. 1,5 mio. og AVUafdelingen en forbedring på ca. kr. 1,4 mio.

3 Serviceafdelingen har haft et mindre forbrug til øvrige udgifter på ca. kr. 1,3 mio., der dog primært skyldes periodeforskydninger af ekstraordinære driftsomkostninger i forbindelse med flytningen til DA2 og en forøget lønomkostning på ca. kr. 0,7 mio. Ledelsen ser med bekymring på det faldende kursisttal, men er tilfreds med, at det har været muligt at reducere omkostningerne i takt med faldet i aktiviteten. Ministeriet for børn, undervisning og ligestilling udmeldte i foråret 2015 med tilbagevirkende kraft en såkaldt dispositionsbegrænsning (besparelse) på 1 %, svarende til en manglende indtægt for VUC Aarhus på ca. kr. 1,7 mio. Denne besparelse er endnu ikke indregnet, da den reguleres med ministeriets udbetalinger i 4. kvartal. Der er desuden stadig usikkerhed om indtægterne for 4. kvartal, der primært stammer fra indberetning af fjernundervisningsaktiviteten. Denne aktivitet kendes ikke endeligt før i forbindelse med indberetningen primo januar Det forventes, at der i 4. kvartal stadig vil være ekstraordinære driftsudgifter i forbindelse med flytningen til DA2, herunder ikke mindst lønomkostninger (primært pedel og IT funktioner), afvikling af lejemål, mindre bygningsarbejder, der ikke indgår i ombygningsprojektet m.m. På baggrund af disse forhold forventer ledelsen p.t. at årets resultat kan ende med et underskud i driftsresultatet på ca. kr. 3-4 mio. Resultatet efter indregning af ekstraordinære poster er negativt påvirket af større straksafskrivninger på udstyr, der ikke blev genanvendt på DA2 og en lavere stigning i nettoprisindekset end forventet, der påvirker den endelige salgspris på bygningerne på Ingerslevs Boulevard og Bülowsgade. Som meddelt på bestyrelsesmøde i september 2015 forventes byggebudgettet overskredet med 3-3,5 mio. Dette skyldes en del ekstraarbejder, herunder el/belysning, yderligere ombygninger, videoovervågning, ny brandalarm i den ældste del af bygningerne, ekstraarbejder i forbindelse med montering af IT udstyr i klasserne samt generelle mindre fordyrelser. Der er stadig uafklarede forhold, herunder den endelige regning for køling og el-arbejder, hvorfor det ikke er muligt at lave et endeligt byggeregnskab før primo Desuden er der stadig ingen afklaring af kravet om dagbøder over for Byggeselskabet Mogens de Linde. Direktionen presser gennem skolens advokat på for en snarlig afklaring og håber at få gang i forhandlingerne primo Ledelsen indstiller At bestyrelsen godkender kvartalsrapporten Drøftelse Per Lund supplerede sagsfremstillingen og bemærkede, at særligt omkostninger til arbejder på bygningerne indeholder ganske mange usikkerheder som kan påvirke årsresultatet. Drøftelse af ændringen i feriepengeforpligtelsen. Per Lund orienterede kort om baggrunden for ændringen i feriepengeforpligtelsen og bekræftede beløbet der forventes at svare til det endelige resultat.

4 Mogens Birkebæk og formandsskabet bemærkede, at det grundet de kommende års strammere økonomi vil være hensigtsmæssigt at få alle omkostninger til flytning og bygninger afviklet i 2015 således, at skolen kan have en ren drift fra 2016 og frem. Beslutning Bestyrelsen godkendte kvartalsrapporten med bemærkning om, at omkostninger til flytning og bygninger indgår i 2015 regnskabet. Punkt 5. Godkendelse af revideret regnskabsinstruks (bilag 2 og 2a) Per Lund gennemgik de udsendte bilag. Sagsfremstilling fra bilag I henhold til Bekendtgørelse om statens regnskabsvæsen m.v. 20 skal VUC Aarhus udarbejde og ajourføre en regnskabsinstruks. Instruksen indeholder en beskrivelse af den regnskabsmæssige organisation og tilrettelæggelse af regnskabsopgaverne, herunder oplysninger om ansvars- og kompetencefordeling samt de regelsæt, der skal tilgodeses af medarbejderne ved udførelse af regnskabsopgaverne. Instruksen og tilhørende bilag ajourføres løbende. Instruksen er gennemgået i henhold til økonomistyrelsens vejledning af 31. oktober 2013 om udarbejdelser af instrukser samt i henhold til interne procedurer. VUC Aarhus har gennemgået og ajourført regnskabsinstruksen af den 18. december Der er ikke foretaget væsentlige ændringer, men primært konsekvensrettelser. Der er foretaget følgende ændringer til instruksen: o Ændring af adresse i.f.m. flytning til Dalgas Avenue 2 o Opdatering af div. bekendtgørelser o Ændringer i forskelle betalingsforhold o Tilretninger i.h.t. ny vejledning o Diverse mindre forhold Dertil er samtlige bilag til instruksen ajourført. Instruksen inkl. bilag forefindes i økonomienheden på VUC Aarhus. VUC Aarhus har, efter drøftelse med skolens revisor, valgt ikke at få revideret den ajourførte instruks. Instruksen skal indsendes til Ministeriet i.f.m. indberetning af årsrapporten Skolens rektor og bestyrelsesformand skal underskrive instruksen og bestyrelsen skal godkende. Ledelsen indstiller

5 at bestyrelsen godkender den reviderede instruks. Drøftelse Per Lund supplerede gennemgangen med orientering om, at der siden udsendelse af mødematerialet er foretaget en ekstra justering i reglerne omkring lederansættelse i regnskabsinstruksen således, at den nu er enslydende med bemyndigelsen til rektor. Beslutning Bestyrelsen godkendte den ajourførte instruks samt de justeringer der blev oplyst på mødet. Punkt 6. Godkendelse af budget 2016 og drøftelse af skitseforslag til budgetter for (bilag 3 og 3a) Per lund gennemgik de udsendte bilag Sagsfremstilling fra bilag I september måned blev det udmeldt fra UVM, at VUC sektoren skulle forvente en kumulativ årlig besparelse på 2% i de kommende 4 år ( ). Dette betød en besparelse på knap 4 mio. i 2016 voksende til lidt mere end kr. 15 mio. i På den baggrund udarbejdede ledelsen en strategi for dette arbejde, inkl. en plan for involvering af medarbejderne i denne proces. I den forbindelse blev strategien gennemgået med skolens samarbejdsudvalg på møde 2.10, hvor der var enighed om processen. I løbet af oktober blev der imidlertid indgået et bredt forlig i Folketinget om finansiering af EUD reformen og resultatet blev, at VUC erne og gymnasierne skulle finansiere reformen gennem yderligere besparelser. Dette blev udmøntet således: Reduktion af undervisningstaxamateret for fjernundervisning til 80% af normalt taxameter Ingen bygningstaxameter til fjerundervisning Reduktion i OBU taxameteret i 2017 Forøgelse af grundtaxameteret med kr. 1 mio. pr. skoleenhed, finansieret af generelle nedsættelser af alle øvrige taxametre. Break even vil være ca. 850 årskursister, således at skoler med mere end 850 årskursister, vil blive ramt af en nettobesparelse Diverse mindre besparelser, herunder formentlig en generel besparelse på bygningstaxameteret fra 2017 På baggrund heraf er den samlede reduktion i skolens indtægter (under forudsætning af uændret aktivitetsniveau) på godt kr. 12 mio. i 2016 og godt kr. 23 mio. i Den 23. oktober blev der afholdt et stormøde for alle skolens medarbejdere, hvor der blev orienteret om besparelserne, lige som der også er blevet orienteret skriftligt på skolens intranet om besparelserne.

6 I lyset af de massive besparelser udarbejdede direktionen et udkast til fordeling af besparelserne (bruttosparekatalog) til drøftelse i direktionen, samarbejdsudvalget og afdelingsudvalg/ områdeudvalg. Oplægget til sparekatalog er blevet drøftet på ekstraordinære møder i samarbejdsudvalget den 6. og 27. november samt drøftet i afdelingernes respektive samarbejdsorganer. På den baggrund udarbejdede direktionen forslag til budget for 2016 og skitseforslag til budget for Besparelserne rammer bredt og omfatter serviceforringelser, nedskæring i personalegoder, efteruddannelse, manglende genbesættelse ved udløb af tidsbegrænsede stillinger og generelle effektiviseringer. Der er i den forbindelse sket ændringer i tilrettelæggelse af arbejdet med fjernundervisning, således at omkostningerne er bragt væsentligt ned. Der er nedsat en arbejdsgruppe, der skal komme med forslag til ændret tilrettelæggelse af fjernundervisningstilbuddet, der yderligere kan forbedre økonomien i tilbuddet. Det er desuden indskærpet, at tilbuddet udelukkende er et tilbud til kursister, hvor fjernundervisning er eneste mulighed for at modtage undervisning. I den forbindelse er der budgetteret med en mindre overførsel af kursister fra fjernundervisning til normalfladen. For at få budgettet for 2016 til at gå op og for at forberede skolen til de yderligere besparelser i , er der desuden desværre brug for at reducere i lønudgifterne med ca. 10 faste stillinger med virkning fra sommeren Det har været ledelsens forventning, at en væsentlig del af stillingsreduktionen ville kunne ske gennem naturlig afgang, da skolen har 35 medarbejdere over 63 år og 25 medarbejdere over 65 år. Det er derfor blevet undersøgt, hvor mange medarbejdere der på nuværende tidspunkt ønsker at gå på pension sommeren Tre medarbejdere har svaret, at de ønsker at gå på pension. Så som det ser ud lige nu, betyder det, at der efter nytår desværre skal varsles afskedigelser. Budgettet har været drøftet på et møde i samarbejdsudvalget den 27. november. Direktionens målsætning for budgettet for 2016, har været at budgettet skulle være i balance omkring et 0-resultat (driftsresultat) og at det på grund af besparelsernes størrelse frem mod 2019 er nødvendigt kun at budgettere med relativt små overskud. Skolens direktion er klar over, at de budgetterede, små overskudsgrader efterlader skolen sårbar i forhold til uforudsete hændelser, men finder det på den anden side nødvendigt ikke at spare yderligere med henblik på at skolen kan opretholde en ordentlig kvalitet som læringsinstitution og arbejdsplads. Fredag den 4. december fik skolen de foreløbige takster (Ændringsforslag til Finansloven). Direktionen har efterfølgende gennemgået budgettet igen og har måttet foretage mindre justeringer på baggrund af disse, en mere præcis forventning til antallet af medarbejdere, der forventes at fratræde på pension samt forventede omkostninger til renovering af kloakkerne i foråret Herefter udviser budgettet et driftsresultat på kr ,-. Resultatet efter indregning af ændringer i feriepengeforpligtigelsen udviser et overskud på kr Indregning af feriepengeforpligtigelsen er en regnskabsteknisk øvelse, der hidrører fra løbende ændringer i skolens skyldige feriepenge, dvs. forskellen mellem medarbejdernes ferieafholdelse og optjening af feriepenge. I en situation som 2016, hvor der forventes en nedgang i lønudgifterne, vil det naturligvis betyde at feriepengene vil påvirke skolens driftsresultat positivt. Der er tale om en udligning af en balancepost, der løbende påvirkes af ændringer i den samlede lønsum (nyansættelser, afgang, lønstigninger) og forskydninger i medarbejdernes ferieafvikling.

7 Posten er vanskelig at budgettere, da der løbende sker ændringer i personalegruppens sammensætning og den konkrete ferieafvikling. Posten indgår ikke i driftsresultatet, da den ikke direkte påvirker skolens daglige indtægter og udgifter, men udelukkende er afledt af ændringer i medarbejdernes tilgodehavende feriepenge. Direktionen har på den baggrund haft fokus på balance i driftsresultatet og det er derfor også målsætningen om balance i driftsresultatet, der har været drøftet med Samarbejdsudvalget og medarbejderne. Budget 2016 Årets forventede omsætning er ca. kr. 186,4 mio. med et driftsresultat på ca. kr I budgettet for 2016 er forventningerne til antallet af årskursister på samlet mod budgetteret årskursister i HF enkeltfag forventes at ligge på ca. samme niveau som budgettet for 2015, men med en forskydning fra HF flex til HF enkeltfag på normalfladen. Der forventes desuden en mindre nedgang på HF 2 og en nedgang i Gymnasial Supplering. Nedgangen på HF-området modsvares af en vækst i AVU afdelingen på såvel flex som AVU enkeltfag på normalfalden. Der er indregnet generelle besparelser, som beskrevet ovenfor. Det skal bemærkes, at enkelte af besparelserne er særlige besparelser, der kun er gældende i 2016 og derfor fremadrettet tilbageføres (evt. delvist) og erstattes af andre besparelser (f.eks. særlige besparelser på HF faggruppebudgetter, ubesat orlovsstilling, etc.). UVM har varslet en dispositionsbegrænsning i 2016 begrundet i fase 10 af statens indkøbsprogram. Det forventes ikke at have væsentlig indflydelse på årets resultat. Skitseforslag til budgetter for Skitseforslag til budgetter for er udarbejdet som alt andet lige, dvs. med uændret aktivitetsniveau i perioden og i 2016 priser. Der er efterfølgende indregnet de nødvendige besparelser, primært i form af produktivitetsforbedringer (mindre lønomkostninger) på de tre områder. Besparelserne er fordelt mellem områderne på basis af det materiale der blev fremlagt for samarbejdsudvalget og ved personalemødet, på basis af det fremlagte bruttosparekatalog og det forventede besparelsespotentiale/lønsum i de enkelte afdelinger. For Serviceafdelings vedkommende er der indregnet forventninger til konkurrenceudsættelse som fremlagt på bestyrelsesmødet i september Balance- og likviditetsbudgetterne baserer sig på forventninger til årets resultat (2015) og vil blive konsekvensrettet, når det endelige resultat foreligger. I forbindelse med udarbejdelse af årets kvartalsrapporter vil balance- og likviditetsbudgetterne blive konsekvensrettet og bestyrelsen vil ikke få forelagt et nyt budget i den forbindelse. Tilsvarende vil evt. justeringer i de endelige taxametersatser i Finansloven blive indregnet. På baggrund af ovenstående er direktionen tilfreds med at kunne indstille et budget for 2016, der er i balance og at kunne fremlægge en skitse for budgetter for perioden , der fremadrettet

8 vil udvise et mindre overskud. Vi kan hermed konstatere, at på trods af svære tider, så er der en vej igennem, der sikrer at skolens økonomi på både kort og langt sigt kan være i balance. Ledelsen indstiller at bestyrelsen godkender budgettet for 2016 samt skitseforslag til budgetter for Drøftelse Under gennemgang og drøftelse af sagsfremstillingen om budget 2016 blev der omdelt og drøftet bilag med Oversigt over besparelsernes indvirkning på budget 2016 (sparekataloget). Sparekataloget er opdelt i forhold til hvor i skolens organisation de enkelte besparelser primært er drøftet (ledelsen, SU, Afdelings-/områdedrøftelser i undervisning og afdelings-/områdedrøftelser i service.) Udbuddet af uddannelser på Samsø har indgået som en del af besparelsesområderne i ledelsens drøftelser. Aktiviteten på Samsø har som bekendt været tabsgivende i en lang årrække samtidig med at kursisttallet har været støt faldende. Demografien for Samsø tilsiger at faldet vil fortsætte. For 2015 forventes blot 4 årskursister. Det yderst lave og stadigt faldende kursisttal medfører, at VUC Aarhus ikke kan forsvare at opretholde en fast base på øen og udbyde AVU og HF, når der skal gennemføres de forestående omfangsrige besparelser. Det lovpligtige udbud af FVU og OBU skal dog opretholdes på øen men det vil fremover foregå i til lejligheden lejede lokaler. Hans Halvorsen supplerede med orientering om, at der har været en dialog med borgmesteren på Samsø om beslutningen. Meddelelsen blev ikke modtaget med glæde, men der var forståelse for de økonomiske udfordringer. Ved gennemgang af skitse til Budget for oplyste Erik Ernø-Kjølhede, at der forventes ca færre medarbejdere pr. år ved uændret aktivitet. En del vil ske ved naturlig afgang, men der må forventes tilpasninger gennem afskedigelser. På baggrund af spørgsmål fra bestyrelsen om udviklingsperspektiver og muligheder for nye forretningsområder oplyste Erik Ernø-Kjølhede, at der er afsøgt mulige områder og at der gennemføres undervisning sammen med eksempelvis erhvervsskolerne. Derudover kan skolen arbejde med ændring i tilrettelæggelser og en fjernundervisningsmodel der balancerer mellem fremmøde og fjernundervisning. Der arbejdes derudover bl.a med en design/kunst linje på HF. Søren Gubi Axelsen sagde, at mange medarbejdere finder det ærgerligt/mærkeligt, at der er overskud på budget 2016 når der skal spares. Formanden svarede, at Budget 2016 er så tæt på nul vi kan komme. Det er ikke fornuftigt at budgettere med et underskud i 2016, fordi det blot gør det endnu vanskeligere at spare i de følgende år, hvor kravet til besparelser stiger. Det er besluttet på et tidligere møde, at der kan budgetteres med mindre overskud end tidligere, men ikke budgetteres med underskud. Mogens Birkebæk supplerede og sagde, at det er små beløb der er i overskud. Der er meget der kan påvirke budgettet negativt, men ikke så meget der kan påvirke positivt. En af grundene til, at skolen er i en god position i dag er, at der har været en god økonomistyring, som har skabt opsparing og en god finansiering af de nye bygninger. En dårligere økonomi ville have påvirket prisen på lån negativt og dermed den samlede økonomiske position. Claus Christensen bemærkede, at vi er sårbare i forhold til renteniveau, kursisttal og lønomkostninger, hvorfor der er

9 behov for at budgettere med et overskud. Erik Ernø-Kjølhede bemærkede, at han godt kan forstå baggrunden for holdningen som Søren Gubi Axelsen præsenterer, men hvis der er underskud i 2016, så bliver det endnu sværere i de følgende år hvor et underskud skal indhentes. Hvis det viser sig, at der er strammet mere end nødvendigt, så vil der blive løsnet igen. Det er meget tilfredsstillende, at vi har kunnet finde en stor del af besparelserne uden at ramme undervisningen direkte. Der vil komme afskedigelser januar 2016, men det vil, skolens og sparekravets størrelse taget i betragtning, være relativt set få. Der vil dog tillige som nævnt tidligere også komme afskedigelser i 2017, 2018 og Sanne Bjørn bemærkede til sparekataloget, at en medarbejderbetaling til sociale arrangementer kan betyde at færre møder op hvorfor det kan være værd at overveje den besparelse af hensyn til, at beholde en spændende og attraktiv arbejdsplads. Det er meget betryggende, at det har været drøftet i SU. Per Lund bemærkede, at arrangementerne har haft en størrelse hvor der godt kan skrues lidt uden at vi mister formålet. Medarbejderne har været med i drøftelserne og det forsøges at finde en god balance. Søren Gubi Axelsen bemærkede, at det synes som om der skal spares mest på undervisningsområderne og spurgte, om besparelserne kunne tilrettelægges så det går mindst udover frontsoldaterne. Ledelsen svarede, at man er helt enig i den overordnede målsætning om, at besparelserne skal ramme undervisningen mindst muligt. Der er sparet ca. 10% i HF-ledelsen og løneffektiviseringerne i Service er forholdsmæssigt store, da lønomkostningen i Service blot udgør ca. halvdelen af de samlede omkostninger i afdelingen. Sammenligninger mellem de danske VUC ers administrationsomkostninger viser desuden, at VUC Aarhus er blandt de billigste i landet til at drive skoleadministration. Hans Halvorsen bemærkede, at det har været flot og godt at medarbejderne har engageret sig i processen og deltaget aktivt. Stor ros for dette. Søren Gubi Axelsen sagde, at medarbejderne er blevet imødekommet, samt at der har været stor åbenhed i hele processen. Erik Ernø-Kjølhede afsluttede drøftelsen med en bemærkning om, at budgettet har været trist at arbejde med på grund af besparelserne, men det har været en god og konstruktiv proces med et fint samarbejde mellem ledelse og medarbejdere. Beslutning Bestyrelsen godkendte budget 2016 og godkendte skitse til budget for 2017, 2018 og Punkt 7. Godkendelse af revisionsprotokol (bilag 4 og 4a) Per Lund gennemgik de udsendte bilag. Sagsfremstilling fra bilag:

10 EY har gennemført den årlige revision af udvalgte områder i skolens økonomiforvaltning og har holdt den faktiske adfærd op imod reglerne bl.a. i skolens egen regnskabsinstruks. Revisionen blev gennemført i oktober måned På den baggrund er der udarbejdet vedlagte revisionsprotokollat af 1. december Protokollatet er anmærkningsfrit og lægger således ikke op til ændringer i skolens økonomiforvaltning, der vurderes at fungere helt tilfredsstillende. Ledelsen indstiller at bestyrelsen godkender protokollatet og underskriver originalen på mødet Drøftelse Per Lund orienterede om indstillingen. Beslutning Bestyrelsen godkendte revisionsprotokollatet og underskrev originalen på mødet. Punkt 8. Orientering om besøg af Arbejdstilsynet november 2015 (bilag 5) Poul Lautrup (formand for skolens AMU) orienterede om Arbejdstilsynets besøg på skolen og gennemgik det udsendte bilag. Skolen havde i november besøg af Arbejdstilsynet (ordinært tilbagevendende tilsyn). Tilsynet besøgte os tre gange: en gang for at danne sig et indtryk af skolen og lægge en plan for opfølgende besøg, som så foregik over to dage. Ved de to opfølgende besøg den 17. november og den 23. november gennemførtes bl.a. møde med arbejdsmiljøgruppen samt gruppesamtaler med 4-6 studievejledere og 4-6 undervisere. Der var samtale med ledelsen og afsluttende møde med arbejdsmiljøorganisationen. Skolen fik ved første besøg af Arbejdstilsynet et strakspåbud i relation til rygning ved indgang D. Et påbud som skolen reagerede hurtigt på med nye foranstaltninger, som Arbejdstilsynet ved andet besøg udtrykte tilfredshed med. I forlængelse af andet besøg på skolen, hvor tilsynet talte med en række medarbejdere, har skolen fået et påbud om inden 15. april at sikre tilfredsstillende akustik i personalerummet på niveau 6. Dette vil vi naturligvis efterleve, og vi går derfor straks i gang med at finde løsninger på det kendte problem. Vi tænker tillige at se på forholdene i personalerummet på niveau 3, idet vi er vidende om at forholdene også her trænger til at blive bedre.

11 Skolen har desuden fået en såkaldt vejledning om at have særligt fokus på undervisernes psykiske arbejdsmiljø i en tid med store besparelser og krav om effektiviseringer (en vejledning er en anbefaling om at have fokus på et bestemt område). Arbejdstilsynet anbefaler, at vi arbejder med: Tydelige rammer og procedurer der kan hjælpe den enkelte underviser med at få et billede af, hvornår opgaven er løst Tydelig ansvarsfordeling særligt med henblik på undervisere der også arbejder som vejledere, men også generelt for alle undervisere. Afstemning af forventninger - herunder til kvalitetsniveau i opgaveudførelsen Overordnet er det såvel Arbejdsmiljøudvalgets som ledelsens indtryk, at Arbejdstilsynet var anerkendende over for skolens arbejde med de store udfordringer, der følger i kølvandet på først en flytning og siden besparelser, og at deres konklusion er, at VUC Aarhus er en god arbejdsplads, der arbejder seriøst med de udfordringer, som en stor arbejdsplads altid vil have. AMU vil i samarbejde med SU og skolens afdelingsudvalg/områdeudvalg løbende følge op på de nævnte områder og orientere på medarbejderintra. Drøftelse Søren Gubi Axelsen spurgte hvordan der konkret tænkes at blive fulgt op på de nævnte områder, AT anbefaler. Poul Lautrup svarede, at der bl.a. vil være drøftelser med afdelingerne om, at lærerrollen har udviklet sig og at det har betydning for forventningsafstemningen med den enkelte. Den kommende kvalitative MTU/APV er også et redskab til dialog om forventninger og kvalitet i arbejdet. Når der skal effektiviseres, vil vi være nødt til at skære i kvaliteten, da vi ikke kan løbe 20% hurtigere. Erik Ernø-Kjølhede supplerede, at når der skal undervises og arbejdes mere, så skal skolen være i løbende dialog med medarbejderne om, hvordan vi kan fastholde den bedst mulige kvalitet. Beslutning Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Punkt 9. Orientering om Rigsrevisionens kontrol af VUC Aarhus efteråret 2015 (bilag 6, 6a og 6b) Per Lund gennemgik de udsendte bilag. Sagsfremstilling fra bilag Rigsrevisionen har undersøgt skolens administrationsomkostninger og har på den baggrund, over 3 gange, rekvireret bilagsmateriale og dokumentation for rejser, repræsentation, kørsel, budgettet for 2015 med tilhørende budgetopfølgning samt interne retningslinjer for kørsel, rejser og repræsentation, m.v. Rigsrevisionen har haft fokus på følgende:

12 Budget 2015 og budgetopfølgning i 1. og 2. kvartal Regnskabsinstruks Dispositionsberettigede medarbejdere samt administration heraf Retningslinjer og procedurer for kørsel og rejser Kørselsbemyndigelser Retningslinjer og procedurer for repræsentation Retningslinjer og procedurer for gaver Som det fremgår af udveksling af skrivelser mellem VUC Aarhus og Rigsrevisionen, har Rigsrevisionen kun fundet anledning til at pege på få og relativt uproblematiske områder i forbindelse hermed. Et enkelt punkt i Rigsrevisionens tilbagemelding (om medarbejdere med godkendelsesret i fakturabetalingssystemet IBISTIC, der ikke fremgår af instruksen) er faktuelt forkert, da de fremgår af et underbilag til instruksen. Som det ligeledes fremgår af korrespondancen, retter skolen sig naturligvis efter Rigsrevisionens anbefalinger og udarbejder de nødvendige nye procedurer og retningslinjer. VUC Aarhus har endnu ikke fået respons på skolens svar på deres skrivelse af 26. november På baggrund af dette er ledelsen tilfreds med resultatet af Rigsrevisionens undersøgelse. Ledelsen indstiller at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Drøftelse Per Lund supplerede gennemgangen med orientering om, at proces vedr. rejseafregning tilpasses, at der udarbejdes skriftlige retningslinjer vedr. ekstern bespisning samt at bemyndigelser til kørsel præciseres. Beslutning Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Punkt 10. Orientering om besøg af ny Carlsberg Fondet Erik Ernø-Kjølhede orienterede om, at kunstneren Erik A. Frandsen af Ny Carlsberg Fondet er blevet bedt om at lave et skitseprojekt til skolens foyer samt muligvis også hovedtrappen. Skolen er hvad angår kunstnerisk udsmykning værdigt trængende, og vi er meget spændte på at se, hvad det ender med. Det er et projekt der kommer til at tage tid, men vi er tålmodige og positive. Punkt 11. Eventuelt

13 Erik Ernø-Kjølhede afsluttede mødet med tak til bestyrelsen for indsatsen i 2015 og bemærkede til de to nye kursistrepræsentanter, at de fremtidige diskussioner forhåbentlig kommer lidt tættere på deres hverdag som kursister på skolen i forhold til dagens møde hvor særligt økonomi og besparelser har haft fokus. I bestyrelsen: Hans Halvorsen Claus Christensen Mogens Birkebæk Formand Næstformand Erhverv Aarhus Aarhus Kommune - B&U Erhvervsskolerne/Uddannelsessamarbejdet Sanne Bjørn Berit Eika Bente Steffensen Aarhus Byråd Aarhus Universitet Personligt udpeget Selvsupplering Jan Ankerstjerne Søren Gubi Axelsen Karin Nørholm Personligt udpeget Medarbejderrepræsentant Medarbejderrepræsentant Selvsupplering med stemmeret uden stemmeret Malou Marie Stadager Lassen Kursistrepræsentant med stemmeret Martin Christensen Kursistrepræsentant uden stemmeret Erik Ernø-Kjølhede Rektor