Møde i VUC Aarhus bestyrelse tirsdag den 25. marts 2014

Transkript

1 Møde i VUC Aarhus bestyrelse tirsdag den 25. marts 2014 Referat Deltagelse: Til stede: Hans Halvorsen (formand), Claus Christensen (næstformand) (Pkt 1-9), Mogens Birkebæk, Marianne Ping Huang, Merete Ipsen, Frits Andersen (Pkt 1-9), Niels Jørgen Andreasen, Dorte Stockfisch Maria Simonsen, og Amanda Sejr Fra ledelsen: Erik Ernø-Kjølhede, Susanne Dombernowsky, Michael Sandberg og Per Lund. Afbud: Pauli Johansen og Peter Hegner Bonfils Referent: Peter Cederstrøm Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden 2. Referat af møde 17/ , inkl. underskrift 3. Status for kursusstart januar på AVU og HF (mundtlig orientering) 4. Godkendelse af årsregnskab og statusprotokol 2013 (bilag 1) 5. Korrektioner til budget 2014 (bilag 2) 6. Budgetoverslagsår (bilag 3) 7. Dalgas Avenue 2: Ombygningsproces, overtagelse og finansiering (lukket punkt, mundtlig orientering) 8. Bestyrelsens sammensætning efter den 1/5 (bilag 4) 9. Status for Samsø mundtlig orientering 10. Muligt nyt kvalitativt paradigme for MTU/APV mundtlig orientering 11. Internationalisering mundtlig orientering 12. Udpegning af bestyrelsesmedlem som nyt medlem af VEU Center Østjyllands Centerråd (bilag 5) 13. Samarbejdsaftale med Professionshøjskolen VIA (bilag 6) 14. Eventuelt

2 Punkt 1. Godkendelse af dagsorden Dagsorden blev godkendt. Punkt 2. Referat af møde 17/ , inkl. underskrift Bestyrelsen godkendte og underskrev referatet. Punkt 3. Status for kursusstart januar på AVU og HF (mundtlig orientering) Ledelsen orienterede om status for kursusstart i januar. Der har været en fin start i AVU med både turbohold og en fyldt studiebus. Der er oprettet hold på ingeniørhøjskolen. Samlet er vi lidt bagud i 1. kvartal på den ordinære flade, men indhenter det på flexundervisningen. Budgettet forventes at holde. På HF er der en kraftig stigning på 50 årskursister på enkeltfag og 40 årskursister på HF-flex. Det er en solid stigning i forhold til det budgetterede, selvom der er stort frafald på HF-flex. Flex har et stort optag og et stort frafald. Budgettet for HF2 og GS ser ud til at holde. Der er et fald i søgningen til HF2 på 16 pct. på landsplan. VUC Aarhus har oplevet et fald på 23 pct. hvilket dog stadig er lavere end resten af Aarhus skolerne. Vi håber på 6 klasser på HF2, men 5 virker mere sandsynligt. Der indledes et samarbejde med de andre skoler i Århusområdet om at undersøge årsagerne til faldet i ansøgertallet. En del af skolens kursister på HF2 kommer dog fra andre områder i landet end Aarhus og vil gerne flytte hertil.

3 Punkt 4. Godkendelse af årsregnskab og statusprotokol 2013 Sagsfremstilling Skolen har modtaget Revisionsprotokollatet af den 24. februar Som det fremgår, er alle påtegninger blanke, og skolen har ikke fået henstillinger eller anmærkninger i protokollen. Revisionen anfører, at skolen har haft en god økonomistyring og revisionen har godkendt det fremlagte årsregnskab med tilhørende ledelsesberetning. Årets resultat udviser et overskud på tkr. mod et forventet overskud på tkr svarende til en forbedring på ca tkr. Indtægterne i 2013 er ca. kr tkr. større end budgetteret, hvilket skyldes den fortsatte vækst i antallet af årskursister. Der blev i 2013 realiseret i alt årskursister, svarende til 63 årskursister mere end budgetteret. HF afdelingen realiserede 80 årskursister mere end det budgetterede og AVU afdelingen 17 årskursister mindre end det budgetterede. På trods af væksten i antal årskursister, er de samlede faktiske lønudgifter til undervisning holdt på det budgetterede niveau, men med en forøget omkostning på ca tkr. i HF afdelingen og et tilsvarende mindre forbrug i AVU afdelingen. For AVU afdelingens vedkommende skyldes det nedgangen i aktiviteten samt lockouten i foråret Lockouten medførte en stigning i mængden af overarbejde, men samlet set er der stadig tale om et mindre forbrug. Øvrige omkostninger til gennemførsel af undervisningen er steget med ca tkr., der for største partens vedkommende er udgifter i forbindelse med opgradering og genopretning af skolens netværk og IT infrastruktur, der blev gennemført i efteråret Det slår tilsvarende igennem i administrationen som et merforbrug. I administrationen har der desuden været et merforbrug til udvikling af tidsregistrering til HF afdelingen og på kantineomkostningerne. Samlet set har der i Serviceafdelingen været et merforbrug på ca tkr. Der har desuden været et mindre forbrug på studierejsen på i alt 800 tkr., da rejsen blev udskudt til Alle afdelinger har opnået et positivt resultat for året. Serviceafdelingen har, bortset fra ovennævnte ekstraordinære IT situation, stort set realiseret det forventede resultat. I øvrigt henvises til såvel Årsrapporten som Revisionsprotokollen for bemærkninger om årets samlede udvikling og resultatet. Ledelsen betragter såvel årets resultat som revisionsprotokollen som meget tilfredsstillende. Ledelsen indstiller at bestyrelsen godkender det endelige regnskab og revisionsprotokollen Drøftelse Bestyrelsen drøftede årsregnskab og statusprotokollen vedr. regnskabsåret Bestyrelsen konstaterede, at købet af Dalgas Avenue 2, salget af skolens bygninger på Ingerslevs Boulevard og Bülowsgade og de foreløbige aftaler vedr. finansieringen er gennemført i overensstemmelse med

4 beslutningerne truffet i bestyrelsen i 2012 og Finansudvalget har den 30. maj 2013 tiltrådt aktstykket. Bestyrelsen drøftede årets gennemførsel, som den fremgår af ledelsesberetningen, og er generelt tilfreds med resultatet, der er et resultat af en opprioritering af indsatsen vedr. tilstedeværelse og fastholdelse. Indsatsen vil fortsætte i de kommende år og forventes på længere sigt at styrke skolens image positivt. Bestyrelsen noterer sig, at revisionen har godkendt årsregnskabet uden anmærkninger, herunder også vederlag til ledelsen, inkl. udmøntning af resultatkontrakt for Rektor og vederlag til bestyrelsen. Gennemførselsprocenter for HF 2 er trukket og indberettet ud fra de retningslinjer ministeriet har udsendt. Beslutning Bestyrelsen betragter årets resultat som tilfredsstillende og godkender såvel årsrapport som statusprotokol for 2013.

5 Punkt 5. Korrektioner til budget 2014 Sagsfremstilling: På baggrund af mindre justeringer i det endelige taxameterkatalog i forbindelse med vedtagelsen af FL2014 er budgettet konsekvensrettet. Den samlede påvirkning på årets resultat er på ca. kr Da vi på nuværende tidspunkt stadig ikke har fået oplyst hvorledes STÅ opgørelsen for GS kursisterne skal foretages, er der ikke justeret herfor i budgettet. Da årets endelige resultat ikke var kendt på budgettidspunktet er årets primo saldo justeret, svarende til det faktiske overskud. Ledelsen indstiller: At bestyrelsen tager ændringerne til efterretning Drøftelse Per Lund orienterede om sagen jf. sagsfremstillingen. Beslutning Bestyrelsen tog ændringerne til efterretning.

6 Punkt 6. Budgetoverslagsår Sagsfremstilling Undervisningsministeriet har i forbindelse med vedtagelsen af FL2014 udmeldt en besparelse på alle taxametersatser i årene på ca. 2 % årligt i de tre år (der er tale om mulige fremtidige besparelser, som både kan blive større og mindre, ligesom ministeriet vil kunne fremrykke eller udskyde besparelserne.) På baggrund af de udmeldte besparelser har ledelsen udarbejdet en budgetsimulering for årene , der ud fra en alt andet lige betragtning konsekvensberegner en sådan besparelse for årets omsætning og årets resultat. Ledelsen vurderer, at det er vigtigt, at bestyrelsen og skolen allerede nu forholder sig til, hvordan vi bedst imødegår besparelsen, såfremt den realiseres som planlagt. I simuleringen er alle aktiviteter fastholdt på budget 2014 niveau, herunder antal årsværk og antal årskursister, uanset at skolen forventer en beskeden vækst. Løn og priser er fastholdt på budget niveauet, da vi har forudsat at taxametrene løbende reguleres med den sædvanlige P/L regulering. Vi forudsætter, at P/L reguleringen og de faktiske stigninger i priser og lønninger er identiske. Der er forudsat uændret anciennitetsfordeling (som på budgettidspunktet). Der er dog indsat en ændring i bygningsomkostningerne, da der er tre store poster, der ændrer sig ved flytningen til Dalgas Avenue: En væsentlig stigning i renteudgifter En væsentlig stigning i afskrivning på bygningerne Et væsentligt fald i lejeudgifter (pavilloner, SP, Kystvejen, Salen, etc.) Resultatet af simuleringen er derfor et udtryk for skolens økonomiske situation, såfremt besparelserne gennemføres som planlagt, antallet af årskursister ikke stiger (og med fastholdt produktivitet) og såfremt ledelsen ikke træffer andre beslutninger vedr. besparelser, effektiviseringer, produktivitetsforbedringer, eller andre forhold i øvrigt ændrer sig. Ledelsen indstiller at bestyrelsen drøfter budgetsimuleringen Drøftelse Per Lund gennemgik sagsfremstillingen og budgetsimuleringen. Der er et beskedent underskud i 2015 på kr. stigende til ca kr. i 2017 hvis skolen ikke gennemfører ændringer. Mogens Birkebæk spurgte, om ændringen i feriepengeforpligtelsen skulle være med som en varig udgift i alle årene samt om der var indregnet omkostninger til flytning og de nødvendige følgeomkostninger i denne forbindelse. Der er ikke indregnet omkostninger til flytning i simuleringen, men ledelsen er opmærksomme på, at der kommer yderligere omkostninger. Ledelsen kunne ikke besvare spørgsmålet om feriepengeforpligtelsen uden at undersøge nærmere. Det blev

7 aftalt, at Per Lund ville undersøge detaljerne og sende et svar med referatet. Spørgsmålet er efterfølgende undersøgt og det har vist sig, at ændringer i feriepengeforpligtelsen i denne budgetsimuleringsmodel alt andet lige ender med et nul. Dorte Stockfisch spurgte til nedgangen i kursister i GS samt den stigende lønudgift i Serviceafdelingen. Per Lund oplyste, at det forventes, at færre GS kursister gennemfører og dermed færre der udløser taxameter, men at taxameteret til gengæld er hævet. De stigende lønomkostninger i Serviceafdelingen skyldes, at der er ansat nye medarbejdere og tillige overflyttet 4 medarbejdere fra de pædagogiske afdelinger til Serviceafdelingen i forbindelse med oprettelse af den nye enhed for koordination og planlægning. Erik Ernø-Kjølhede supplerede drøftelsen om GS med, at der er simuleret med en samlet indtægtsnedgang på 20 pct. som skyldes en kombination af 1) 30 pct. færre STÅ-udløsende kursister i fremtiden (kun ca. 70% består GS og fremover udløser kun beståede kursister taxameteter) og 2) 10 pct. højere takst. Mogens Birkebæk opfordrede ledelsen til at være opmærksom på muligheder for at ændre balancen mellem faste og variable omkostninger henimod en større relativ andel af variable omkostninger for at imødekomme sårbarheden ved udsving i de tilskudsudløsende aktiviteter. Erik Ernø-Kjølhede afsluttede drøftelsen med en bemærkning om, at simuleringen skal anvendes som udgangspunkt for drøftelser med bestyrelsen og medarbejderne og generelt være med til at skærpe skolens opmærksomhed på muligheder for såvel større indtjening som effektiviseringer og besparelser. Beslutning Bestyrelsen besluttede at videreføre drøftelsen på septembermødet.

8 Punkt 7. Dalgas Avenue 2: Ombygningsproces, overtagelse og finansiering (lukket punkt, mundtlig orientering) Rektor og formand orienterede om ombygningsproces, overtagelse og finansiering. Bestyrelsen gav mandat til, at ledelsen og formand tager de nødvendige videre skridt i processen.

9 Punkt 8. Bestyrelsens sammensætning efter den 1/5 Erik Ernø-Kjølhede orienterede kort om det udsendte bilag. Skolens bestyrelse har en funktionsperiode på 4 år og sammensættes som anført i vedtægterne. Hans Halvorsen, der har været personligt udpeget medlem på en af de tre selvsuppleringspladser, træder tilbage fra denne plads og er blevet udpeget til bestyrelsen af Børn og Unge i Aarhus Kommune. Således udtræder Pauli Johansen, der tidligere har været udpeget af Børn og Unge i Aarhus Kommune. Peter Hegner Bonfils der er udpeget af Aarhus Byråd, udtræder og erstattes af Sanne Bjørn. Merete Ipsen og Frits Andersen der er udpeget på de to øvrige selvsuppleringspladser udtræder også, da de har siddet i de maksimale 2 perioder (gælder for selvsupplering). Kursistrepræsentant Maria Simonsen stopper som kursist på VUC Aarhus med udgangen af skoleåret og udtræder også. Der udpeges en ny repræsentant når det nye skoleår starter. Marianne Ping Huang, Mogens Birkebæk og Claus Christensen fortsætter. Bestyrelsen drøftede flere forslag til kandidater til de tre selvsuppleringspladser. Bestyrelsesformanden og rektor arbejder videre med afsøgningen.

10 Punkt 9. Status for Samsø mundtlig orientering Susanne Dombernowsky orienterede om status for Samsø. I 2013 blev der realiseret 12,5 årskursister hvilket er en tilbagegang. I 1. kvartal af 2014 er der en tilbagegang på 1 årskursist i forhold til det budgetterede. Nedgangen i 2013 og den generelle nedgang skyldes genopretningsplanen og fraflytningen fra øen. Der arbejdes meget flot af personalet på Samsø og alle på øen der kunne tænkes at deltage i undervisningen, går der. 8 ud af de nuværende 11 HFkursister fortsætter næste år. Der var forventet et underskud på kr. men det endte på kr.. Rektor og afdelingsledere fra de pædagogiske afdelinger har i efteråret været til møde med repræsentanter fra Samsø Kommune, Uddannelsesrådet for VUC på Samsø samt VUC s Samsøansatte. Status er, at det er vanskeligt at få hold op at stå. VUC Aarhus vil gerne bidrage til udbud af uddannelse på Samsø og har appelleret til Samsø Kommune om, at de tager initiativ til et tværgående, virtuelt uddannelsescenter, hvor VUC bidrager med det vi kan sammen med andre uddannelsesaktører. Kommunen har ansat en projektmedarbejder som undersøger mulighederne, og laver en indstilling til kommunalbestyrelsen på Samsø. VUC Aarhus er med i arbejdet. Sosu-Aarhus har tilkendegivet, at de godt kunne være interesseret i at indgå i et tværgående, virtuelt uddannelsescenter. Hvis det ikke lykkes med et nyt, virtuelt uddannelsescenter er plan B, at VUC Aarhus laver sit eget mini virtuelle center hvor de kursister der er tilmeldt undervisningen på VUC Samsø undervises via video fra Aarhus. Det er uforsvarligt, at opretholde samme undervisningsudbud med det underskud der er nu. Samsø vil også blive drøftet på bestyrelsesmødet i maj, hvor ledelsen forventer at kunne præsentere en mere konkret plan fra Samsø Kommunes side i forhold til muligheden for at etableret et nyt, tværgående virtuelt uddannelsescenter på øen. Beslutning Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning

11 Punkt 10. Muligt nyt kvalitativt paradigme for MTU/APV mundtlig orientering Erik Ernø-Kjølhede orienterede om punktet. Ved de seneste Medarbejdertrivselsundersøgelser/Arbejdspladsvurderinger (MTU/APV) har der været behov for et stort efterbehandlingsarbejde grundet undersøgelsernes kvantitative metode (spørgeskema). Således er der efter gennemførelsen af undersøgelserne anvendt meget tid på at afklare, hvad der har ligget til grund for de afgivne svar, hvad der er ment med svarene, hvad der har skullet følges op på, og hvordan der skulle følges op. Rektor har gode erfaringer med et dialogbaseret, kvalitativt koncept, der blev brugt i Jyske Bank koncernen, hvor han var ansat inden han kom til VUC Aarhus. Denne kvalitative MTU gennemføres som work-shops hvor der arbejdes med at løse problemer og udfordringer i umiddelbar forlængelse af, at disse identificeres. Der arbejdes i mindre grupper i den eksisterende organisationsstruktur/enhedsstruktur, hvor der udpeges/identificeres områder, der er velfungerende og skal fastholdes, ligesom der udpeges områder der skal forbedres. For at det skal blive godt, er der behov for målrettethed og disciplin i processen, hvor fokus skal holdes på formålet. Der blev senest gennemført MTU/APV i 2013 og næste gang kunne være efterår 2015 efter indflytning i DA2. Prisen for et kvalitativt koncept er væsentlig højere, da hver medarbejder skal bruge ca. 4-5 timer på workshopdeltagelse i stedet for blot at udfylde et spørgeskema. Derudover mistes muligheden for at sammenligne med andre institutioner. Fordelen med et dialogbaseret, kvalitativt koncept er, at man kommer i dybden og får taget fat i problemprioritering og -løsning med det samme. Konceptet drøftes med SU.

12 Punkt 11. Internationalisering mundtlig orientering Erik Ernø-Kjølhede orienterede om, at skolen er begyndt at arbejde mere systematisk med internationalisering. Ledelsen har udpeget uddannelsesleder for HF-enkeltfag, Anja Skibdal Brinkler, som internationaliseringskoordinator. Ledelsen vil i løbet af foråret udarbejde en internationaliseringsstrategi med fokus på, hvordan internationalisering kan gavne faglighed og kvalitetsudvikling for såvel skolens kursister som medarbejdere. Da det store flertal af skolens kursister er tilknyttet skolen i relativt kort tid, undervisningssproget som udgangspunkt er dansk og da mange kursister har familieforpligtelser er det en udfordring at finde den rigtige måde at bedrive internationalisering på i forhold til kursisterne. Det skal være en anden form for internationalisering end vi f.eks. kender det fra de studerende på de videregående uddannelser og eleverne på det treårige gymnasium, hvor længerevarende studieophold er en meget væsentlig del af internationaliseringen. Det er p.t.. især muligheden for virtuelt samarbejde mellem danske og udenlandske kursister/elever der har interesse samt lærerudveksling. Som en del af skolens rejse til Amsterdam i april har ledelsen aftalt et besøg på en stor uddannelsesinstitution, ROC van Amsterdam. Det er ledelsens håb, at dette besøg kan føre til, at ROC van Amsterdam bliver en international samarbejdspartner. Merete Ipsen supplerede med, at EU har et støtteprogram for livslang læring.

13 Punkt 12. Udpegning af bestyrelsesmedlem som nyt medlem af VEU Center Østjyllands Centerråd Ingen af bestyrelsens fortsættende medlemmer ønskede at lade sig udpege. Udpegningen blev derfor udsat til den nye bestyrelses førstkommende møde.

14 Punkt 13. Samarbejdsaftale med Professionshøjskolen VIA Rektor orienterede om, at der arbejdes for at bringe skolens kursister tættere på aftagerinstitutionerne gennem samarbejde. Skolen har derfor netop underskrevet en samarbejdsaftale med Professionshøjskolen VIA for at skabe bedre muligheder for fagligt samarbejde f.eks. gennem at VUC s kursister kommer på studiebesøg på VIA, at VUC får gæsteundervisere fra VIA, og at der etableres fælles faglige udviklingsprojekter. Der arbejdes for lignende aftaler med Aarhus Tech, Erhvervsakademi Aarhus og Sosu-Aarhus. VUC Aarhus vil gerne have en lignende samarbejdsaftale med Aarhus Universitet, men indtrykket er at universitetet foretrækker at samarbejde via en fælles samarbejdsflade for alle adgangsgivende uddannelsesinstitutioner. Rektor spurgte Marianne Ping Huang om dette indtryk var korrekt eller om universitet kunne være interesseret i at indgå i en bilateral samarbejdsaftale med VUC Aarhus? Marianne Ping Huang lovede at undersøge dette og vil vende tilbage til rektor.

15 Punkt 14. Eventuelt Formanden takkede for rigtig godt samarbejde til de afgående bestyrelsesmedlemmer.