c. JEL kontakter Kemisk Kantine for at reservere til generalforsamlingen Det er gjort.

Transkript

1 1. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmøde nr. 258 Referatet blev godkendt. 2. Opfølgning på referat fra bestyrelsesmøde nr. 258 a. JEL afventer svar fra en ejer om eksempler på hvilke vejledninger, der mangler. Intet nyt. Punktet udgår. b. JEL spørger bygningsinspektoratet om det er ok, at døren i 3912 åbner udad. Bygningsinspektoratet har ingen holdning til om døren åbner udad eller indad. Vi gør ikke yderligere, så sagen lukkes. c. JEL kontakter Kemisk Kantine for at reservere til generalforsamlingen d. JEL skriver en mail, som redegør for, at vi ikke gør yderligere i sagen om garagebelysning. e. SH sender det endelige notat om udskiftning af radiatorventiler til ND f. SH beslutter, om der skal gøre noget ved udsugning i gæsteværelser og viceværtkontoret. Udsugningen er tjekket og det er i orden. g. TOB opdaterer det permanente opslag i opgangene med nabounderretning ifm. larm h. TOB undersøger TDC regning med mange opkald Regning er betalt. Der er stadigvæk ingen forklaring fra TDC. Administrator går videre med sagen. i. TOB overfører vedtægter til Word. Dokumentet er identisk ord for ord med den tinglyste original, men den er nu i elektronisk form og formateret på moderne vis. ND lægger det ind på hjemmesiden. j. TOB undersøger, om der kan monteres en haspe på vinduet i det gamle gæsteværelse. Vinduerne åbner indad så haspeløsningen kan ikke bruges. Punktet udgår. k. TOB opdaterer "Regler for brug af gæsteværelser" og "Præsentation > Fælles faciliteter" så det dækker begge gæsteværelser. Det er gjort og er på hjemmesiden. l. TOB arrangerer et åbent hus i det nye gæsteværelse. Side 1 af 5

2 m. HA får Buus til at opsplitte deres vedligeholdelsesaftale. Venter stadigvæk på et svar, HA rykker Buus. n. HA accepterer tilbuddet om efterplantning i bedene. o. HA arbejder videre med erstatning af fyr i brøndringe frem imod generalforsamlingen. Der er ikke sket yderligere, men der er også god tid til generalforsamlingen. p. ND etablerer en startpakke på hjemmesiden. q. Administrator kommer med forslag til ny formulering af punkt x i aftalen. r. Administrator kommer med en ny formulering af punkt 3 i aftalen. s. Administrator skriver en forklaring af situationen om ændringen af varmeregnskabet. t. Administrator opdaterer CVR registeret med det der er muligt u. Administrator får tilbud fra nogle banker vedr. placering af Ejerforeningens likvide midler v. Administrator skaffer en korrekt police på bygningsforsikringen. Den er fremskaffet og er på hjemmesiden. 3. Meddelelser a. Referat fra fællesmøde d. 2. oktober I Ejerforeningen Vestervang Afd. 5 Øst er der sket udskiftning af facadeelementer mod syd i nogle lejligheder i altangangshuset. De nye elementer ser rigtig flotte ud. De koster ca kr for en sektion. Ejerforeningen Øst har i modsætning til vores ejerforening også ansvaret for termoruderne. Resten af mødet var om facadeændringer som vi vender tilbage til. b. Referat fra Møde med bestyrelsen d. 3. oktober Referatets punkter blev gennemgået. c. Regler for navneskilte En konkret sag omkring nye lejligheder har givet anledning til at reglerne om navneskiltene opdateres. JEL sender den færdige udgave som ND lægger på hjemmesiden, også i startpakken. Side 2 af 5

3 d. Farver på altangangshusets sydfacade Det er afklaret, hvordan de farver er blevet valgt. Det er sket ifm. renoveringen i midt- 80'erne. e. Referat fra VV5-Vest bestyrelsesmøde Referatet blev gennemgået. f. To beboere har klaget over varmeregnskabet. Administrator har skrevet redegørelser til beboerne. Sagen afsluttes. g. Arbejdsskadeforsikring Administrator får opdateret arbejdsskadeforsikringen. 4. Ejerforeningens økonomi a. Status ultimo september 2012 Status blev gennemgået. Kontoplanen skal gennemgås sammen med den nye revisor så der er bedst mulig sammenhæng med årsrapporten. Der laves en konto til selvrisiko. Administrator snakker med revisor om en praktisk løsning. Varmeregnskabet er budgetteret til kr, men den faktiske udgift har været kr. Måske er de 7.000kr til kontrolmanualen med på kontoen, men der er stadigvæk en stor forskel. Administrator følger op på årsagen til det høje beløb. b. Fordeling af Ejerforeningens kapital på flere pengeinstitutter Der er ingen som vil give en god rente. Det er udelukkende et sikkerhedsspørgsmål. Administrator vælger nogle banker, så pengene maksimalt er bundet i et halvt år og så alle konti er dækket af indskudsgarantien. c. Underskrivelse af ny administratoraftale Aftalen blev godkendt og underskrevet. 5. Bygning og drift a. Facadeændringer /JEL+SH Øst har lavet en omfattende manual, hvorimod vi ønsker kortfattede retningslinjer. Efter aftale på sidste fællesmøde har JEL skrevet en sådan kort introduktion. Den primære del af materialet til bygningsinspektoratet er et skema som viser, hvilke ændringer der tillades i hver af de 3 foreninger. JEL har lavet uddybende retningslinjer for vores ejerforening. Begge dokumenter blev godkendt. SH og JEL går videre med det. b. Trappevask /SH Der er lavet en aftale med et firma om hvad de skal lave. Resten klarer viceværterne. Det eneste udstående er hvad det koster at få lavet vinduespudsning i foreningens lokaler. SH laver et udkast til en fast kontrakt. Side 3 af 5

4 c. Reparation i lejlighed 3803 /SH Rambøll har kigget på situationen efter kummerne har været hævet og underlaget er blevet repareret. Der er lidt tvivl om der stadigvæk er fugt eller ej, men tiltagene har i hvert fald hjulpet. Der var en betonreparation som ikke var udført korrekt det er den nu. Fugen imellem brystningselementerne var slået fra den er blevet repareret. Når vi er sikre på at der ikke er mere fugt skal der males. d. Utæthed lejl /SH Problemet er løst. e. Nyt fra SH Viceværterne er færdige med malerarbejdet i kælderen og ved affaldsindkastene. En beboer kunne ikke få lov til at aflevere sine nøgler hos Falck. Det lader til at Falck ønsker at ændre nuværende aftale. Vi har dog ikke hørt noget officielt endnu. SH følger op på hvad status på ordningen er. f. Gennemgang af Rambølls reviderede budget for tilstandsrapportens arbejder /JEL Hvis man tager højde for almindelig prisudvikling er det ikke dyrere i fællesudgifter at bo på Vestervang nu end de sidste mange år (undersøgt tilbage til 1998). Budgettet for større vedligeholdelses arbejder frem til 2020 blev gennemgået. JEL færdiggør budgetregnearket ud fra den samlede vedligeholdelsesplan. Pr. 1/ er der samlet set ca. 3,7 millioner i totale likvide midler. Ved slutningen af 2013 er der formodentlig ca. 5 millioner. Dette skal ses i lyset af, at det seneste budget for renoveringen af altangangshusets sydfacade lød på 4,7 millioner inkl. moms. Bestyrelsen besluttede, at selve arbejdet med altangangshusets sydfacade udskydes til 2014, men det skal besluttes i løbet sommeren 2013 for at have god tid til udbudsmateriale og udbudsprocessen. Fremadrettet er der dog brug for flere penge til bygningsvedligeholdelse. Derfor blev det besluttet, at der i de kommende år skal budgetteres med at både fællesudgifter og grundfond årligt skal stige med 5 kr/fordelingstal/måned i hvert år frem til har været det første år, hvor begge er hævet, ellers har det tidligere været praksis af kun en af de to steg hvert år. 6. Grønne arealer Snerydningsaftalen er modtaget, den underskrives og indsendes. 7. Ejerforeningens hjemmeside De nyformaterede vedtægter indsættes på hjemmesiden. Der skrives en paragraf om at vedtægterne og husordenen er ord for ord identiske med de oprindelige. Det er kun layoutet der er ændret og dokumenterne er nu tilgængelige i digitalt format. Side 4 af 5

5 ND lægger husorden og vedtægter på FTP serveren både i pdf og doc format. Alle bedes læse dem igennem for at se hvad der skal ændres. ND medbringer statistik for brug af hjemmesiden til næste møde. 9. Kalender og eventuelt a. Næste bestyrelsesmøde: Torsdag d. 6. dec. eller torsdag d. 13. dec hos JEL Det blev aftalt at holde mødet torsdag 13/ hos JEL. b. Generalforsamling 17. april 2013 kl. 18:00 til 22:00 i Kemisk Institut Kantine Det er nu endeligt aftalt. Side 5 af 5