Rapport kan frit refereres med tydelig kildeangivelse. DRG og Finansiering Ansvarlig institution Sundhedsdatastyrelsen Sundhedsdatastyrelsen

Transkript

1 Kogebog

2 Udgiver DRG og Finansiering Ansvarlig institution Sundhedsdatastyrelsen Design Sundhedsdatastyrelsen Copyright Sundhedsdatastyrelsen Version 1 Versionsdato 15. november 2018 Web-adresse Titel Kogebog 2018 Rapport kan frit refereres med tydelig kildeangivelse Kogebog / 83

3 Indhold 1. Indledning Ændringer i forhold til sidste år Sådan beregnes 2020-taksterne Tidsplan for fordelingsregnskab Plan for processen efter aflevering af fordelingsregnskaber Ændringer i skabelonen SharePoint hjemmeside Inspirationslister Ændringer i kogebogen Opmærksomhedspunkter til FD Nye omkostningstyper for thoraxkirurgi Omkostningssteder for indgreb vha. robot Nye retningslinjer for kontonummer, gruppering og art Intern afregning Særskilt data Tillægsydelser vs. Særydelser Udleveret medicin Eksterne omkostningssteder Overhead Hvad er et fordelingsregnskab? Hvorfor skal der laves et fordelingsregnskab? Ansvarsfordeling Hvordan får jeg hjælp? Definitioner Matrice Økonomiudtræk Omkostningssteder Endelige omkostningssteder Midlertidige omkostningssteder Eksterne omkostningssteder Omkostningstyper Implantater, medicin, særydelser og tillægsydelser Kogebog / 83

4 4.6 Fordelingsnøgler Løntyper Skabelon Hvordan laves fordelingsregnskabet? - fra input til output Omkostningsstedsmapning Definition af omkostningssteder Implantater og medicin Fordelingsregnskab Fordeling af løn Aflevering 1. februar vedr. fordelingsnøgler og implantat/medicin Fordelingsnøgler De midlertidige omkostningssteder Håndtering af intern afregning og praksissektor Forslag til metode Pointsystemer og ydelsesdata Pointsystemer til dannelse af omkostningsdatabasen Metoder og kilder til opgørelse af aktivitetsdata Validering Diverse Output-tabeller Tabel 1: Fordeling af omkostninger til de kliniske afdelinger Tabel 2+3: Fordeling af omkostninger til serviceafdelinger og Andel af ydelsesomkostninger der er knyttet til patienter Tabel 4: Fordeling af patienter på patienttype Tabel 5: Aktivitet uden omkostninger og Omkostninger uden aktivitet Tabel 6: Gennemsnitspriser på ydelser Tabel 7a+7b: Gennemsnitspriser på ambulatorier med vægtsystemer Tabel 8: Fordeling af takstbasis på direkte og indirekte omkostninger, samt midlertidige omkostningssteder Årsager til, at Sundhedsdatastyrelsen stopper arbejdet med et fordelingsregnskab Bilag 1. Kontaktpersoner Bilag 2. Vejledning til fordelingsregnskabsmatricen Bilag 3. Vejledning til SharePoint hjemmeside Bilag 4. Kaskademodellen Bilag 5. Udtømmende liste over udgifter der ikke skal indgå i DTD Kogebog / 83

5 Bilag 6. Eksempel på håndtering af intern afregning Ydelser mellem hospitalerne hvor Sundhedsdatastyrelsen ikke har aktivitetsdata til rådighed - Eksempel: Klinisk immunologi (KIA) Ydelser mellem hospitalerne hvor Sundhedsdatastyrelsen har aktivitetsdata til rådighed - Eksempel: Klinisk biokemi (KBIO) Kogebog / 83

6 1. Indledning Velkommen til en vigtig og spændende opgave! Det at udarbejde et fordelingsregnskab, involverer rigtig mange forskellige mennesker og information om mange forskellige dele af hospitalets drift. En forudsætning for at udarbejde et godt fordelingsregnskab er derfor, enten forudgående kendskab til og/eller lyst til at få detaljeret indblik i, hvad der sker rundt omkring på hospitalet. Fordelingsregnskaber indgår som en af de grundlæggende byggeklodser til dannelsen af Omkostningsdatabasen, som danner basis for den årlige beregning af DRG-taksterne. Der er en gensidig afhængighed mellem Sundhedsdatastyrelsen og regionerne/hospitalerne i relation til bidrag til og forbedring af Omkostningsdatabasen. Arbejdet med fordelingsregnskaber startede i år 2000 og har udviklet sig løbende. Der er et stort fokus på kvalitet, standardisering af processen, samt anvendelsen. Der findes derfor i dag en skabelon til indtastning af fordelingsregnskabet på SharePoint, således at fokus kan være på indhold frem for form i arbejdet. Aktuelt indsamles en masse internt værdifulde oplysninger på hospitalerne i forbindelse med arbejdet med fordelingsregnskaber, derudover arbejdes der i Sundhedsdatastyrelsen på en formidling af Omkostningsdatabasen til regionerne/hospitalerne. Dette kan forhåbentligt skabe yderligere værdi i anvendelsen, ved en endnu større gennemsigtighed i forhold til hospitalernes egne enhedsomkostninger. Denne vejledning er døbt Kogebogen og beskriver processen omkring fordelingsregnskabet, samt giver en vejledning i udarbejdelsen af disse. Derudover er der god hjælp til den praktiske anvendelse af skabelonen, samt oplysninger på kontaktpersoner i Sundhedsdatastyrelsen for den enkelte region. Vejledningen er udarbejdet af Sundhedsdatastyrelsen med inspiration fra regionerne/hospitalerne og ændrer sig løbende i dialog med de medarbejdere, som arbejder med fordelingsregnskaberne. Konkrete forslag til forbedringer af arbejdet og denne vejledning modtages derfor gerne. Sundhedsdatastyrelsen er meget taknemmelig for jeres bidrag. Med venlig hilsen Niels Hansen Sektionsleder DRG og Finansiering Kogebog / 83

7 2. Ændringer i forhold til sidste år Formålet med dette kapitel er at beskrive de ændringer, der er sket med skabelonen til matricen og de krav, der er til udarbejdelsen af fordelingsregnskabet siden sidste år. Kapitlet kan stå alene for de medarbejdere, der har udarbejdet fordelingsregnskabet før og derfor ikke har brug for en gennemgang af de enkelte begreber i metoden. For nye medarbejdere vil de enkelte ting i dette kapitel også være indføjet i selve beskrivelsen af fordelingsregnskabet i kapitel 5 til Sådan beregnes 2020-taksterne Taksterne til 2020 bliver beregnet på fordelingsregnskaberne 2017 og Tidsplan for fordelingsregnskab 2018 Processen før aflevering af fordelingsregnskabet for 2018 er ændret, da DRG-udvalget har godkendt en ny proces for tilblivelsen af DRG Dette giver mere tid til arbejdet med DRG-logikken og mere tid til arbejdet med fordelingsregnskabet. For at få udbytte af den ekstra tid, arbejdes der med to valideringsrunder for fordelingsregnskabet. Det skal bemærkes at der for første aflevering og afslutning gælder samme kriterier for kvaliteten af det afleverede fordelingsregnskab, som tidligere år. Såfremt kvaliteten ikke vurderes godkendt efter 1. runde, kan hele eller dele af fordelingsregnskabet derfor blive udeholdt. Tabel 1 Tidsplan for 2018, deadlines Deadline Hvad? Kommentar 15. november 2018 Den nyeste version af excel-skabelonen uploades på SharePoint hjemmesiden Kogebog uploades på SharePoint hjemmesiden Foreløbige aktivitetsdata (stamdata og landsregisterdata) uploades på SharePoint hjemmesiden Dataoversigt for 2018 uploades på Share- Point hjemmesiden 3. december 2018 Hospitalerne afleverer udfyldt mapningstabel til Sundhedsdatastyrelsen, samt liste over særskilt data Se afsnit 2.4 for ændringer i skabelonen og afsnit 2.5 vedr. SharePoint hjemmesiden Oversigten viser hvilke data Sundhedsdatastyrelsen har adgang til, forventer at modtage, måske modtager samt hvilke data Sundhedsdatastyrelsen ikke har adgang til. Hospitalet bedes sammen med mapningstabellen aflevere en liste over det særskilte data hospitalet forventer at aflevere sammen med fordelingsregnskabet d. 1. april, givet at hospitalet har særskilt data. Kogebog / 83

8 Deadline Hvad? Kommentar 11. januar 2018 Foreløbige økonomital udsendes Når mapningstabellen er godkendt, sættes foreløbige økonomital ind i fordelingsregnskabet (for de regioner, hvor økonomidata er tilgængelige). 1. februar 2019 Fordelingsnøglerne afleveres til Sundhedsdatastyrelsen Arket med implantater og medicin afleveres, samt særydelser og tillægsydelser 15. februar 2019 Oversigt over ydelser fra praksissektoren uploades på SharePoint hjemmesiden Der afleveres en oversigt over hvilke fordelingsnøgler (navn, type og beskrivelse) der anvendes, samt hvornår de er opdateret. Se afsnit 5.6 for yderligere information. Arket med implantater og medicin afleveres og Sundhedsdatastyrelsen sender en optælling retur til hospitalerne. Hvis hospitalet har særydelser eller tillægsydelser, skal der i kommentarfeltet i mapningstabellen angives, hvordan disse ydelsesdatasæt skal dannes. Sygehuset tager stilling til praksissektorens andel af aktiviteten. Oversigt over hvilke data Sundhedsdatastyrelsen har adgang til uploades på Share- Point hjemmesiden 15. marts 2019 Endelige økonomi- og aktivitetstal afleveres Deadline afhænger af, hvornår regionerne melder data klar. Deadline for at aflevere særskilt data Hvis hospitalet har særskilt data ved siden af fordelingsregnskabet, skal det sendes via lukket esundhed til Sundhedsdatastyrelsen senest d. 15 marts april 2019 Fordelingsregnskab afleveres Fordelingsregnskaberne kvalificeres i 2 runder. 12. april 2019 Dialog omkring fordelingsregnskabers enhedsomkostninger afsluttes (1. runde) 1. maj 2019 Dialog omkring fordelingsregnskabers DRG-grupperede omkostninger afsluttes (2. runde) Hvilket betyder, at hospitalerne får enhedsomkostninger tilsendt i perioden 4. april til 13. april Hvilket betyder, at hospitalerne får DRGgrupperede omkostninger tilsendt i perioden ca. 23. april til 1. maj maj 2019 DTD afleveres De tilrettede driftsudgifter afleveres fra regionerne til Sundhedsdatastyrelsen. Note: Sundhedsdatastyrelsen gør opmærksom på, at afleveringsdeadlines er kl. 8:00 på de angivne datoer. Efter afleveringen af mapningstabellen 3. december, melder hospitalets kontaktperson i Sundhedsdatastyrelsen tilbage om alt er med, og om tabellen passer med det foreløbige aktivitetsudtræk. Kogebog / 83

9 Materiale fra SDS Deadlines Proces Når de midlertidige økonomital indsættes i fordelingsregnskabet, kan sygehuset påbegynde arbejdet med at fordele omkostningerne til omkostningsstederne. Selvom det ikke er de endelige udgiftstal, der indsættes i fordelingsregnskabet, kan fordelingen af omkostningerne stadig godt foretages. En stor del af de procentvise fordelinger er uafhængige af det endelige regnskabstal. Når nøgle-, implantat- og medicinarkene er afleveret, melder kontaktpersonen tilbage til hospitalet om dokumentationen af nøglerne opfylder kravene, og om de valgte implantater og medicin stemmer overens med forventningerne hos Sundhedsdatastyrelsen. Hospitalerne skal rette fordelingsregnskabet til efter tilbagemeldingerne fra kontaktpersonen til de aftalte deadlines. Ved den endelige aflevering vil der muligvis også komme krav om tilretninger, som skal udarbejdes til de aftalte deadlines. Tidsplanen kan grafisk illustreres som nedenfor: Tidsplan runde 2. runde 15. nov-3. dec Udfyldelse af mapningstabel 3. december Mapning af omkostningssteder afleveres december Validering af mapningstabel feb Validering af implantat og medicinlister 1. februar Aflevering af fordelingsnøg ler, medicin, implantater og dokumentation af Fordelingsnøgler 15. marts Deadline for at aflevere særskilt data april Validering af outputtabeller 12. april Fordelingsregn skab, lukkes 1. april Aflevering af fordelingsreg nskab Ca. 23.april-1. maj Validering af DRGtabeller 1. maj Fordelingsregnskab lukkes endeligt 6. Maj DTD afleveres Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep April Outputtabeller 15. november Skabelon, kogebog og foreløbige data 11. januar Foreløbige økonomital indsættes i FD 15. februar Oversigt over ydelser fra praksissektoren udsendes 15. marts Endelige økonomi- og aktivitetstal 2.3 Plan for processen efter aflevering af fordelingsregnskaber Tabel 2 Proces efter aflevering af fordelingsregnskab Dato Hvad? 15. marts til 1. april 2019 Der arbejdes med fordelingsregnskabet, som afleveres senest d. 1. april kl Runde 1 Validering af enhedsomkostninger 2. april 2019 Sundhedsdatastyrelsen udsender output-tabeller april 2019 Dialog omkring fordelingsregnskab og output-tabeller. Kvalificering af enhedsomkostninger. 12. april 2019 Fordelingsregnskaberne lukkes kvaliteten vurderes Kogebog / 83

10 Dato Hvad? Runde 2 Validering af DRG-grupperet omkostningsdatabase Ca. 23. april* Sundhedsdatastyrelsen udsender DRG-tabeller (på ikke endelig gruppering) Ca. 23. april-1. maj 2019 Dialog omkring fordelingsregnskab og DRG-tabeller. Mindre rettelser tilladt. 1. maj 2019 Fordelingsregnskaberne lukkes endegyldigt *) Den præcise dato afhænger af tekniske omstændigheder Uddybende beskrivelse af de to valideringsrunder: I første runde (1. april 12. april) sker der validering som tidligere år på baggrund af outputtabeller fra Sundhedsdatastyrelsen: Fokus på enhedsomkostninger Større tilpasninger i fordelingsregnskab tilladt Nye output-tabeller udarbejdes af SDS og valideres Anden runde (ca. 23. april 1. maj) er ny og er tiltænkt at give mulighed for at se data på en ny måde. Validering sker på baggrund af materiale på DRG-niveau baseret på den ikke endelige logik 2020 eller gældende logik 2019: Fokus på koblinger / validering på gruppeniveau Mindre tilpasninger i fordelingsregnskabet tilladt. Der forventes kun én genkørsel af sygehusets fordelingsregnskab Evt. ny output-tabel udarbejdes af SDS og valideres Vi håber, at den ekstra runde kan fange nogle af de observationer, hvor data normalt vil blive udeholdt. Det vil forventeligt kun være muligt at lave 1 genkørsel af sygehusets fordelingsregnskab i 2. runde. Onsdag d. 1. maj lukkes fordelingsregnskaberne uigenkaldeligt og Sundhedsdatastyrelsen går herefter videre med at danne Omkostningsdatabasen. Efter takstberegningen vil forløbet og udbyttet af de to runder blive evalueret. Den kommende 2. runde skal derfor ses som en lærende proces, hvor vi sammen skal arbejde med formen. 2.4 Ændringer i skabelonen Der er ikke sket væsentlige ændringer i fordelingsregnskabsskabelonen i forhold til 2017, men der er tilføjet en række nye funktioner og valideringer mv. Følgende funktionaliteter er tilføjet i skabelonen i 2018: Generelt Angivelse af besked, hvis der er foretaget ændringer i det givne ark. Når denne besked vises, bør der trykkes på knappen Opdater arket, inden man lukker fordelingsregnskabet eller går videre til at arbejde i et andet ark. Kogebog / 83

11 Farvemarkering (med lys grå) af de celler, hvor der ikke kan indtastes (eller copy/pastes) værdier i cellen. Dette omfatter både celler, hvor der kun kan indsættes indhold via knapperne i regnearket samt celler, hvor indhold opdateres automatisk. Fanen OmkostningsstedsMapning Tilføjelse af omkostningstyperne OPATRX, OPETRX, ANATRX, som skal benyttes til operations- og anæstesiomkostningssteder inden for specialet for thoraxkirurgi. Fanerne Implantater og Medicin Validering af OmkostningsType samt af om den indtastede Kode eller Tillægskode eksisterer. Fanen Fordelingsregnskab: Validering af indholdet i kolonnerne Gruppering, Art og KontoNr. Kommentarer er indsat i skabelonen (ses ved klik på kolonneoverskriften) med beskrivelse af, hvad der må indtastes i kolonnerne. Dette fremgår endvidere af vejledningen til skabelonen. Bemærk bl.a., at KontoNr som noget nyt skal være et reelt kontonummer og ikke må være et løbenummer. Vejledningen til fordelingsregnskabsskabelonen findes i Bilag SharePoint hjemmeside Lige som sidste år bliver fordelingsregnskabet og tilhørende materiale uploadet på SharePoint hjemmesiden. Dette betyder, at fordelingsregnskabet ikke skal sendes frem og tilbage via og at materiale som Kogebogen, output-tabeller, optælling af medicin og implantater, inspirationslister, oversigter over data mm. kun vil blive uploadet til denne hjemmeside. Vejledningen til SharePoint hjemmesiden forklarer hvordan man får adgang til hjemmesiden, hvordan man downloader og uploader fordelingsregnskaberne, versionshåndtering osv. SharePoint vejledningen findes i bilag Inspirationslister Sundhedsdatastyrelsen planlægger at opdatere Inspirationslisterne for implantater og særligt dyr medicin inden jul. De opdaterede lister vil blive uploadet til SharePoint hjemmesiden. 2.7 Ændringer i kogebogen I følgende afsnit af Kogebogen 2018 er der er sket væsentlige ændringer i forhold til 2017, som skal bemærkes i tilknytning til opmærksomhedspunkterne i afsnit 2.8: Afsnit vedr. Udleveret onkologisk medicin til ikke-indlagte patienter og vedr. onkologisk medicin er udgået Nye omkostningstyper for thoraxkirurgi er indføjet (se også afsnit 5.2) Kogebog / 83

12 Bilag 2. Vejledning til fordelingsregnskabsmatricen er opdateret i henhold til den nye fordelingsregnskabsskabelon Bilag 5: Udtømmende liste over udgifter, der ikke skal indgå i DTD er opdateret Bilag 6. Eksempel på håndtering af intern afregning er tilføjet 2.8 Opmærksomhedspunkter til FD Nye omkostningstyper for thoraxkirurgi Til fordelingsregnskaber for 2018 er der forventeligt udarbejdet et nyt operationsvægtningssystem for de thoraxkirurgiske operationer. Arbejdet med dette pågår aktuelt i samarbejde med de relevante hospitaler. For at benytte dette pointsystem skal der i fordelingsregnskabet til omkostningsstederne vedrørende thoraxkirurgi vælges de nye særskilte omkostningstyper for thoraxkirurgi: OPETRX, OPATRX samt ANATRX. Se mere i afsnit Omkostningssteder for indgreb vha. robot Til fordelingsregnskaber for 2017 var der særlig fokus på at få udskilt meromkostningen til indgreb foretaget med assistance af robot. Også i år er dette et fokusområde. Omkostningerne til indgreb vha. robot udskilles på et særligt omkostningssted med omkostningstype TIL for hver relevant afdeling. Det er vigtigt at være opmærksom på, at det kun er meromkostningen ved robotoperationen, som skal fordeles til dette omkostningssted. Patientkontakten vil få tilført operationsomkostninger med udgangspunkt i operationsvægtsystemet, således at der kun skal tillægges meromkostningen ved robotassistancen. SDS forventer, at meromkostningen for anvendelse af robot ligger ved hhv. dyrere lægelige artikler, utensilier mv, der bruges ved robotkirurgi, frem for de artikler, der anvendes til andre former for kirurgisk indgreb. Herudover kan det også være, at der er mere personale tilknyttet operationsstuen, hvor der foretages robotkirurgi. Driftsomkostninger til robotten i form af service eller anden løbende vedligehold medtages ligeledes i meromkostningen. Sundhedsdatastyrelsen vil gerne være behjælpelige med at identificere de afdelinger, hvor der er foretaget robotassisterede indgreb i Nye retningslinjer for kontonummer, gruppering og art I fordelingsregnskabsskabelonen for fordelingsregnskabet 2018 er der tilføjet nye retningslinjer for samt validering af indholdet af kolonnerne KontoNr, Gruppering samt Art under fanen Fordelingsregnskab. De nye retningslinjer er beskrevet i fordelingsregnskabsskabelonen (ved klik på Kogebog / 83

13 overskriften i de pågældende kolonner) samt i Bilag 2. Vejledning til fordelingsregnskabsmatricen. Formålet er at sikre et ensartet regnskabsbillede Intern afregning Det er fortsat op til den enkelte region, hvordan intern afregning håndteres, så længe det håndteres ens på tværs af regionen. I dette års kogebog er der tilføjet et konkret eksempel på, hvordan intern afregning mellem to sygehuse kan håndteres. Dette eksempel kan findes i Bilag 6. Det mere overordnede forslag til metode for håndtering af intern afregning (i tilfældet hvor Sundhedsdatastyrelsen hhv. har og ikke har aktivitetsdata til rådighed) kan fortsat findes i afsnit 5.9. Regionerne/sygehusene bedes udarbejde en kort beskrivelse af deres anvendte metode for intern afregning og fremsende denne til Sundhedsdatastyrelsen. Dette gælder ligeledes ved fremtidige metodeændringer. Sundhedsdatastyrelsen står gerne til rådighed for sparring for valg af metode Særskilt data For medicin, implantater, særydelser og tillægsydelser kan det være nødvendigt for hospitalerne at sende en CPR-liste til Sundhedsdatastyrelsen. Disse CPR-lister skal indeholde mindst tre variable: CPR-nummer Besøgsdato/Inddato Pris/vægt (hvis omkostningerne skal fordeles ligeligt ud på alle patienter, sættes pris/vægt til 1) Derudover bør CPR-lister så vidt muligt indeholde: Afdeling (SKS-kode). Alternativt kan afdeling mappes i mapningstabellen. Listen må meget gerne også indeholde variable som sygehus SKS-kode, procedurekode mm. Sygehuset bedes sende en oversigt over den forventede levering af særskilt data sammen med mapningstabellen den 3. december Såfremt der er ændringer i det leverede særskilte data i forhold til foregående års fordelingsregnskab, bedes sygehuset så tidligt som muligt fremsende et midlertidig datasæt, hvoraf formen for datasættet fremgår Tillægsydelser vs. Særydelser Til fordelingsregnskabet for 2018 er der fokus på at gennemgå omkostningsstederne for tillægsog særydelser med henblik på at tjekke, at sondringen mellem disse benyttes konsistent. I forbindelse med udarbejdelsen af fordelingsregnskabet for 2018 bedes sygehusene derfor gennemgå eksisterende TIL- og SYD-omkostningssteder og afstemme med definitionerne heraf, som Kogebog / 83

14 kan findes i afsnit 4.5. Ved tvivlsspørgsmål vil Sundhedsdatastyrelsen meget gerne være behjælpelige med at afklare den relevante omkostningstype Udleveret medicin Fra og med fordelingsregnskabet 2017 skal udgifter til udleveret medicin indgå som et endeligt omkostningssted, og skal altså ikke længere opgøres på skema 6. Fokus for fordelingsregnskab 2018 er derfor at sikre, at fordeling af omkostninger sker med samme grundighed som anden medicin, det vil sige om muligt på individniveau Eksterne omkostningssteder Skema 6: Der er ikke oprettet nye omkostningssteder Skema 6: Følgende omkostningssteder er udgået: Skema 6.8 Brugerstyret psykiatri er udgået. Skema 6.49 Udleveret Medicin er udgået. 2.9 Overhead Når der skal fordeles overhead på de eksterne omkostningssteder, skal der skelnes mellem om det eksterne omkostningssted er forbundet med en fysisk funktion på hospitalet eller hvorvidt der bare er tale om en regning, der betales. Det er kun i de tilfælde, hvor det eksterne omkostningssted dækker over en fysisk funktion på hospitalet, at der kan fordeles overhead. Den nedenstående tabel, er en liste over hvilke af de eksterne omkostningssteder, som der må fordeles overhead til. De eksterne omkostningssteder der må fordeles overhead til, er dette angivet med et x i tabellen. Det er også angivet fra hvilke kaskader, der må fordels overhead fra. Tabel 3 Fordeling af overhead på eksterne omkostningssteder M1 M2 M3 M4 Skema 5.1: Leasing- og lejeudgifter Skema 5.2: Huslejeudgifter Skema 6.1: Center for voldsramte (Bispebjerg) x x x Skema 6.2: Flyvermedicin x x x Skema 6.3: Ventilatørbistand i hjemmet, respiratorpatienter x x Skema 6.4: Blodprøvetagning i eget hjem x x Skema 6.5: Center for vold og voldtægtsofre x x x Skema 6.6: Seksuelt misbrugte børn x x x Skema 6.7: Psykinfo + pårørende Skema 6.8: Tale- og Høreinstitutter x x x Skema 6.9: Aalborgskolen (Center for Døvblindhed og Høretab) x x x Kogebog / 83

15 M1 M2 M3 M4 Skema 6.10: Institut for syn og teknologi (Region Nordjylland) x x x Skema 6.11: Leveret udstyr til patienter i eget hjem, herunder Ilt, Høreapparater, parenteral ernæring og respirator Skema 6.12: Rehabiliteringscenter for flygtninge (Region Nordjylland) x x x Skema 6.13: Sektor for specialområdet (Region Nordjylland) x x x Skema 6.14: LabKlinF: Laboratorium for Kliniske Færdigheder Skema 6.15: Institut for sygdomsforebyggelse (Bispebjerg og Frederiksberg Hospital) x x x Skema 6.16: Østerbroundersøgelsen (Bispebjerg og Frederiksberg Hospital) x x x Skema 6.17: Montebello (Nordsjællands Hospitaler) Skema 6.18: Satspulje korrektioner mellem år Skema 6.19: Dansk Institut for Ekstern Kvalitetssikring (Rigshospitalet) x x x Skema 6.20: Klinisk farmakologisk center x x x Skema 6.21: Forskningsklinik for funktionelle Lidelser x x x Skema 6.22: Tandregulering ifm. operation Skema 6.23: Giftlinjen x x x Skema 6.24: GCP (Bispebjerg og Frederiksberg Hospital) x x x Skema 6.25: Intergen-Genbrug af hospitalsudstyr x x x Skema 6.26: Tjenestemandspensioner Skema 6.27: Art 4.6 Betalinger til staten Skema 6.28: Art 4.7 Betalinger til kommuner Skema 6.29: Art 4.8 Betalinger til andre regioner Skema 6.30: Art 7.6 Betalinger fra staten Skema 6.31: Art 7.7 Betalinger fra kommuner Skema 6.32: Art 7.8 Betalinger fra andre regioner Skema 6.33: Betalinger til selvejende, private og udenlandske sygehuse Skema 6.34: Dækningsafgift/ejendomsskat Skema 6.35: Forsikringer/erstatninger Skema 6.36: Vederlagsfri Lab. ydelser og andre ydelser til praksissektoren x x x x Skema 6.37: Patienttransport Skema 6.38: Serviceydelser til/fra andre institutioner eller sygehuse udenfor regionen Skema 6.39: Udgifter til eksternt finansierede forskning Skema 6.40: Forebyggelse rettet mod praksissektoren og kommuner Skema 6.41: Praksisreservelæger Skema 6.42: Præhospital Skema 6.43: Udgifter til Danske Regioner (Kontigent, MedCom, Fællesproj.) Skema 6.44: Hospice Kogebog / 83

16 Skema 6.45: Konsulenter(praksis) M1 M2 M3 M4 Skema 6.46: Videnskabsetisk Komité x x x Skema 6.47: Tolkebistand Skema 6.48: Dansk Center for Partikelterapi Skema 6.49: Politisk organisation overførte udgifter fra funktion , og Skema 6.50: Intern afregning af takstindtægter Skema 6.51: Øvrige (Kan kun benyttes efter aftale med Sundhedsdatastyrelsen) Skema 7.1: Vederlags frie ydelser mellem sygehusene Skema 7.2: Interne udgifter/indtægter mellem hospitalerne via faktura x x x x Kogebog / 83

17 3. Hvad er et fordelingsregnskab? Fordelingsregnskabet er en metode til at opgøre et hospitals samlede udgifter til patientbehandling. I modsætning til hospitalets officielle regnskab, som overordnet har til formål at opgøre de afholdte udgifter målt i kroner og sammenholde det med budgettet, skal fordelingsregnskabet medvirke til en mere detaljeret beskrivelse af sammenhængen mellem det faktiske ressourceforbrug og produktionen på hospitaler. I fordelingsregnskabet fordeles udgifterne fra hjælpeafdelingerne som fx køkken, teknisk afdeling og administrationen til de afsnit, hvor patientbehandlingen foretages, således, at det bliver muligt at udregne en samlet udgift for hele patientens ophold på et hospital. Et ophold på et hospital, uanset om det er en indlæggelse eller et ambulant besøg, består af en række ydelser; det kan være undersøgelse af en læge, en blodprøve eller et røntgenbillede. Det kan også være en operation, hvor patienten bliver bedøvet og bagefter er på opvågningen, inden patienten udskrives eller overføres til en sengeafdeling. Hospitalets patientdata kobles med fordelingsregnskabet hos Sundhedsdatastyrelsen, hvorved omkostningsdatabasen dannes. Resultatet bliver én pris for den samlede behandling for forskellige patientgrupper defineret ved speciale, patienttype og til dels ved diagnose og procedure. På denne baggrund kan der sammenlignes på tværs af afdelinger og hospitaler. Omkostningsdatabasen er opbygget på baggrund af økonomi- og aktivitetsdata indsamlet fra hospitalerne som illustreret i figur 1. Figur 1 Metode Aktivitet Ressourceforbrug Patientadministrative systemer Kliniske databaser Andre elektroniske aktivitets - opgørelser Årsregnskab Kalkulatoriske udgifter Tjenestemandspension Forrentning og afskrivning Patientrelateret aktivitet Fordelingsregnskab Patientrelateret omkostningsdatabase Kogebog / 83

18 For at kunne prissætte ydelser for behandling i DRG-systemet skal man i princippet fastlægge de omkostninger, som den enkelte patientkontakt har medført. En kontakt kan indeholde forskellige ydelser. Det kan fx være et antal sengedage, en røntgenundersøgelse og en operation. For at bestemme omkostningerne forbundet med kontakten vil det således være nødvendigt, at kende omkostningen forbundet med en sengedag, omkostningen ved røntgenundersøgelsen, samt omkostningen ved operationen. De enkelte delomkostninger summeres, og den samlede omkostning forbundet med indlæggelsen kan beregnes. 3.1 Hvorfor skal der laves et fordelingsregnskab? Sundhedsdatastyrelsen beder hvert år hospitalerne om et fordelingsregnskab, som bidrag til den årlige takstberegning. Det er vigtigt, at så mange hospitaler som muligt deltager i takstberegningen med et fordelingsregnskab, da inddragelse af størst mulig aktivitet og økonomi på hospitalsområdet, medfører at taksterne kan beregnes så korrekt som muligt. Derved indgår udgifterne, i beregning af taksterne til den samme behandling, fra både et lille hospital og fra et universitetshospital. Udarbejdelsen af fordelingsregnskaberne på hospitalerne er vigtig for at give et billede af hospitalets træk på egne afdelinger, og disse udarbejdes bedst lokalt, hvor kendskabet til hospitalets drift er størst. På den måde bliver fordelingsnøgler og koblingen mellem økonomi og aktivitet udarbejdet i samarbejde med de enkelte kliniske afdelinger. 3.2 Ansvarsfordeling Skal fordelingsregnskaberne opfylde ovenstående formål, er det nødvendigt med en højere grad af detaljeringsniveau og standardisering. Detaljeringsgraden skal implementeres på hospitalerne, mens standardiseringen skal ske i fordelingsregnskabsmatricen, der udarbejdes af Sundhedsdatastyrelsen. Det er hospitalernes ansvar at udarbejde korrekte og detaljerede fordelingsregnskaber, da hospitalerne har et lokalt kendskab, som Sundhedsdatastyrelsen ikke besidder. Det er regionernes ansvar at stå for den interne koordination af arbejdet med fordelingsregnskaberne i regionen. Det er Sundhedsdatastyrelsens ansvar at anvende fordelingsregnskaberne til takstberegningen og levere en skabelon således, at fordelingsregnskaberne kan udarbejdes på matriceform og i samarbejde med regionerne sørge for, at kvaliteten af fordelingsregnskaberne højnes. Kogebog / 83

19 Sundhedsdatastyrelsen, regionerne og hospitalerne har et fælles ansvar for at sikre et fortløbende godt samarbejde om at forbedre fordelingsregnskaberne. Dette sker ved at udvikle redskaberne til udarbejdelse af et godt fordelingsregnskab. Således får Sundhedsdatastyrelsen gode input til at forbedre matricen, ligesom regionerne og hospitalerne får gode input til at forbedre fordelingsnøgler, omkostningssteder og lignende i fordelingsregnskaberne. 3.3 Hvordan får jeg hjælp? Sundhedsdatastyrelsen tilbyder løbende hjælp til udarbejdelse af fordelingsregnskabet. Hvert hospital tildeles en kontaktperson i Sundhedsdatastyrelsen (se bilag 1 Kontaktpersoner), og kontaktpersonerne kommer gerne ud på hospitalerne, både ved introduktion af nye medarbejdere til opgaven og ved det almindelige arbejde med fordelingsregnskabet. Desuden har hver region en kontaktperson for arbejdet med fordelingsregnskaberne, som kan kontaktes og evt. formidle en sparring med andre hospitaler. Derudover er det en god idé, at der i regionen foregår et koordinerende arbejde, hvor hospitalerne kan ensrette metoder, diskutere omkostningssteder eller fordelingsnøgler, samt generelt at udveksle metoder og idéer, der kan forbedre fordelingsregnskabets kvalitet. Kogebog / 83

20 4. Definitioner Dette kapitel er en introduktion til de begreber, der benyttes i arbejdet med fordelingsregnskabet. Kapitlet vil derfor kunne anvendes som et opslagsværk, når selve fordelingsregnskabet skal udarbejdes. 4.1 Matrice I matematikken er en matrice en nyttig måde at opstille en række "tal" i en tabel. Matricer har et antal rækker og et antal søjler. Man snakker om en m n-matrice, hvor m er antallet af rækker, og n er antallet af søjler. Rækker og søjler knyttes til hinanden via tallene i matricen. I fordelingsregnskabet opstilles udgifterne i rækker, mens omkostningsstederne opstilles i kolonner. De knyttes sammen, når fordelingerne af udgifterne bliver sat ind med procentangivelser. Af matricen fremgår, hvilket omkostningssted hver enkel udgift er knyttet til. 4.2 Økonomiudtræk Talgrundlaget for fordelingsregnskabet er hospitalets årsregnskab og kontoplan. Der rekvireres et udtræk fra økonomisystemet for hele hospitalet på registreringskontoniveau. Udtrækket overføres til Excel (regneark) således, at der bliver en række for hvert kontonummer med forbrug. Økonomital afgrænses på dranst 1-2, art 1-9 og funktion der skal IKKE afgrænses på ejerforhold. Region Midtjylland, Region Syddanmark og Region Nordjylland får deres økonomiudtræk fra Sundhedsdatastyrelsen, såfremt at rådata indrapporteres af regionernes økonomi eller IT-afdeling via sftp. Regionerne bør verificere at de fremsendte fordelingsregnskaber kan afstemmes på summen. 4.3 Omkostningssteder Omkostningssteder kan være endelige, midlertidige eller eksterne. Fælles for dem er, at der er tilknyttet en økonomi som enten er bogført direkte eller tilført i fordelingsregnskabsmatricen via fordelingsnøgler. De midlertidige og endelige omkostningssteder indgår i takstberegningen, mens de eksterne holdes ude. Kogebog / 83

21 4.3.1 Endelige omkostningssteder De endelige omkostningssteder er sengeafsnit, ambulatorier (bemærk, at indlagte og ambulante patienter ikke må være under samme omkostningssted), akutmodtagelser, visitationsafsnit, intensivafsnit, operationsgange, anæstesiafdelinger, opvågning, fødegange, jordemoderkonsultationer, hjemmefødsler, samt alle de kliniske hjælpeafdelinger som fx røntgenafdelinger, laboratorier osv. Et afsnit med tilknyttet cpr-relatér-bar aktivitet er som udgangspunkt et endeligt omkostningssted. Der kan dog forekomme tilfælde, hvor det enten ikke er muligt at opdele udgifterne på så lavt et niveau, eller hvor det ikke giver mening. Eksempel 1 - et omkostningssted, to afsnit: En medicinsk afdeling med to sengeafsnit, hvor patienterne ikke ligger opdelt efter diagnose, men er placeret tilfældigt på de to afsnit. Her er det ikke nødvendigt at dele sengeafsnittene op i to selvstændige omkostningssteder, da det er samme type patienter/samme DRG-grupper på begge afsnit. Eksempel 2 to omkostningssteder, to afsnit: På en kirurgisk afdeling, hvor alle knæoperationerne ligger på afsnit 1 og alle hofteoperationerne på afsnit 2, giver det mening at dele afdelingen op i to særskilte omkostningssteder, da omkostningerne vil blive fordelt til forskellige patienttyper (DRG-grupper) Midlertidige omkostningssteder De midlertidige omkostningssteder omfatter de afdelinger, der senere i fordelingsregnskabet skal fordeles til de øvrige afdelinger. Det kan være køkken, administration, teknisk afdeling mv., men også tværgående kliniske afdelinger, hvor der ikke er cpr-relatérbare data til rådighed. De midlertidige omkostningssteder fordeles efter en Kaskademodel. Modellen er beskrevet i kapitel 5 og i bilag Eksterne omkostningssteder En række omkostninger holdes ude af fordelingsregnskabet for bedre at kunne sammenligne hospitalernes udgifter med hinanden. Det kan fx være, at et hospital køber en ny MR-scanner, mens et andet hospital leaser den, i dette tilfælde vil udgiften ikke være ens over de forskellige år. Det, der holdes ude af fordelingsregnskabet, skal være det samme som det, der holdes ude af de tilrettede driftsudgifter. De tilrettede driftsudgifter deler udgifterne op i syv skemaer. Det er skema 4-7, som er de eksterne omkostningssteder i fordelingsregnskabet: Kogebog / 83

22 Skema 4: Udgifter til psykiatriske afdelinger konteret på somatiske hospitaler (funktion 4.01). Udgået fra 2017 efter aftale mellem regionerne og Sundhedsdatastyrelsen. Skema 5: Hvis leasing og huslejeudgifter allerede har et særskilt eksternt omkostningssted, kan udgiften aflæses heraf. Skema 6: Udgifter til andet end egen patientbehandling og korrektioner for forskelle i regnskabspraksis. På samme måde som i skema 4 og 5, er der oprettet særskilte omkostningssteder for dækningsbidrag, forsikringer m.m., og alle korrektionerne kan hentes her. Skema 7: Vederlagsfrie ydelser mellem hospitaler (interne overførsler, der ikke er bogført) og interne indtægter/udgifter mellem hospitalerne via faktura. I skabelonen til Fordelingsregnskabet er alle de eksterne omkostningssteder prædefineret, hvorfor der ikke kan oprettes nye eksterne omkostningssteder. 4.4 Omkostningstyper Til hvert af de endelige omkostningssteder skal der knyttes en betegnelse for hvilken type omkostningssted, der er tale om. Oplysningen er nødvendig for, at Sundhedsdatastyrelsen kan koble den rigtige aktivitet med de rigtige omkostninger. Eksempelvis fremgår det ikke umiddelbart, om et operationsafsnit er med eller uden anæstesi (bemærk, at der er forskel på omkostningstypen ved operationsafsnit med anæstesi og de operationsafsnit, hvor anæstesi er et særskilt afsnit). Ambulatorierne skal defineres ud fra, hvilket speciale afsnittet tilhører, mens sengeafdelingerne kun benævnes som sengeafsnit. I skabelonen er alle omkostningstyper indsat i en drop-down menu. På den måde er listen altid opdateret, og det er let at finde den rigtige omkostningstype. Se også kapitel 5 for en mere detaljeret gennemgang af de forskellige omkostningstyper og konsekvenserne af forkerte omkostningssteder i fordelingsregnskabet; udelukkelse af observationer i takstberegningen. 4.5 Implantater, medicin, særydelser og tillægsydelser Ofte indgår særligt dyre implantater eller medicin, som gør behandlingen dyr. For at de enkelte ydelser ikke skal belaste den gennemsnitlige behandlingspris, og for at man kan isolere udgiften til de patienter, som reelt har fået implantatet eller medicinen, laves der særskilte omkostningssteder for udgifter til implantater og medicin. Kogebog / 83

23 Det er vigtigt, at udgiften kan isoleres ved at udskille de patienter, det drejer sig om. Dette sker enten via behandlings- eller procedurekoder (SKS-koder), eller via en liste med CPR-numre over de pågældende patienter. Til at identificere særligt dyre implantater og medicin, kan der anvendes forskellige metoder: Inspirationsliste: Med udgangspunkt i implantater og medicin, som hospitalerne tidligere har anvendt i fordelingsregnskaberne, har Sundhedsdatastyrelsen udarbejdet lister, der kan bruges som inspiration til, hvilke implantater og medicin, der kan udskilles i fordelingsregnskabet. Inspirationslisten findes på SharePoint hjemmesiden. Dialog med afdelingerne: De enkelte afdelinger kan være behjælpelig med at identificere dyr medicin og implantater. Dataudtræk: Dyr medicin kan muligvis identificeres via et medicinudtræk fra sygehusapoteket eller evt. andre tilgængelige datakilder. Ud over medicin og implantater, kan det også være relevant at identificere særydelser eller tillægsydelser. Særydelser dækker over dyre utensilier, dimser og dutter, som ikke kan defineres som medicin eller implantater. Tillægsydelser dækker over særlige dyre omkostninger på en sengeafdeling, et ambulatorie eller operationsgang, som kan knyttes til specifikke patienter via fx en procedurekode. 4.6 Fordelingsnøgler Hvert kontonummer i matricen (rækkerne) skal fordeles på et eller flere omkostningssteder (kolonnerne). Fordelingsmetoden er defineret ud fra fordelingsnøgler. Langt de fleste kontonumre vil skulle henføres direkte med 100 pct. til et specifikt omkostningssted. Det drejer sig typisk om alle de midlertidige omkostningssteder og fordelinger bogført på sengeafsnit og ambulatorier. Nogle steder bogføres der ikke direkte på afsnit, men på afdelingens fællesafsnit (hovedsageligt læge- og sekretærløn). Dette kræver en fordelingsnøgle således, at beløbet kan blive delt ud på de afsnit, hvor der er aktivitet. Eksempelvis bør lægelønnen fordeles efter arbejdstidsplaner. Der anvendes også fordelingsnøgler til fordelingen af omkostningerne fra de midlertidige omkostningssteder til de endelige omkostningssteder. Eksempelvis kan køkken fordeles med antallet af kostdage. Sundhedsdatastyrelsen stiller nogle fordelingsnøgler til rådighed i skabelonen til Fordelingsregnskab. Det står sygehusene frit for om de vil bruge dem eller ej. Kogebog / 83

24 4.7 Løntyper I fordelingsregnskabet skal der for alle lønudgifter vælges en løntype i kolonnen Løntype (arket Fordelingsregnskab). Her er løntyperne prædefineret, og der kan vælges mellem: Lægeløn Sygeplejerskeløn Lægesekretærløn Anden løn Vikarløn, egne Det er vigtigt at følge denne ensretning af navnestandarder, da det øger muligheden for sammenlignelighed og brug af fordelingsregnskabet til ABC-analyser. Hvis der ikke er mulighed for at dele lønudgiften ud på forskellige stillingsbetegnelser, skal der anvendes løntypen Anden løn på disse lønudgifter. Sundhedsdatastyrelsen har ikke udspecificeret stillingskategorier, men vil se på fremadrettet samordning. 4.8 Skabelon Hvert år udarbejder Sundhedsdatastyrelsen en Excel-skabelon, som skal bruges til at lave fordelingsregnskabet på matriceform i. Skabelonen består af flere ark: Start: overblik over dokumentets faner, datavalidering evt. brugerfejl OmkostningsstedsMapning: definition af omkostningsstederne FordelingsNøgler: fastlæggelse af eventuelle fordelingsnøgler til fordeling af bl.a. løn Fordeling- Midlertidige: fordelingen af de midlertidige omkostningssteder Implantater til indtastning af særlig dyre implantater, som kan relateres til de enkelte patienter via procedurekoder Medicin til indtastning af særlig dyr medicin, som kan relateres til de enkelte patienter via procedurekoder Fordelingsregnskab: selve matricen til fordeling af udgifter Validering: arket som viser brugerfejl i fordelingsregnskabet Ford2SAS: beregning af takstgrundlaget; udgifterne til de endelige omkostningssteder + udgifterne fordelt hertil via de midlertidige omkostningssteder. DTDSkema: henter automatisk tal fra de andre faner til udfyldelse af skemaerne 1, 5, 6 og delvist skema 7 i DTD skemaet. (Bemærk dette er ikke den officielle DTD-indberetning, men en hjælp til afstemning af denne) Kogebog / 83

25 5. Hvordan laves fordelingsregnskabet? - fra input til output Udarbejdelsen af fordelingsregnskabet er en proces, der kræver indhentning af en række forskellige materialer fra hele hospitalet og skal derfor igangsættes i god tid. Hertil kommer, at Sundhedsdatastyrelsen har fastsat en række tidsfrister, hvor forskellige dele af fordelingsregnskabet skal afleveres. Det kræver derfor et overblik over hele arbejdet tidligt i processen, så materiale kan indhentes og deadline kan overholdes. Tidsfristen for de forskellige deadlines kan ses i kapitel 2. Sundhedsdatastyrelsen hjælper gerne hospitalerne med udarbejdelsen af en arbejdsplan, samt med selve fordelingsregnskabet ved problemområder. Kapitel 5 er en gennemgang af processen omkring udarbejdelsen af fordelingsregnskabet og kan anvendes som en trin-for-trin guide. 5.1 Omkostningsstedsmapning Arket OmkostningsstedsMapning udfyldes som det første. Dette kræver, at omkostningsstederne defineres. En definition af omkostningssteder betyder, at alle hospitalets afdelinger vedr. somatisk behandling skal indsættes som hhv. midlertidige eller endelige omkostningssteder. De endelige omkostningssteder skal kobles med aktivitetsdata fra de patientadministrative systemer og fra landsregistrene. Landsregistrene indeholder data fra de kliniske hjælpeafdelinger og Sundhedsdatastyrelsen udarbejder en oversigt til hospitalerne. Sundhedsdatastyrelsen modtager ikke data fra alle kliniske systemer. Af oversigten fremgår det, hvilke kliniske systemer Sundhedsdatastyrelsen modtager data fra. Et eksempel er Klinisk immunologi, hvor Sundhedsdatastyrelsen kun modtager data herom fra Region Hovedstaden. Sundhedsdatastyrelsen har derved ikke adgang til klinisk immunologisk data på CPR-nummer niveau for resten af landet. Hospitalerne uden for Region Hovedstaden skal derfor oprette et midlertidigt omkostningssted for den klinisk immunologiske afdeling. Udgifterne for afdelingerne skal fordeles med en fordelingsnøgle efter fx forbrug for de forbrugende afdelinger. Da der ikke er adgang til aktivitetsdata, skal der ikke mappes nogen afdeling på de midlertidige omkostningssteder. De midlertidige omkostningssteder er derved defineret ved, at omkostningerne for disse afdelinger ikke kan knyttes til noget aktivitetsdata. De eksterne omkostningssteder er prædefineret, og det er ikke muligt at ændre og slette i dem. De eksterne omkostningssteder er defineret ud fra De tilrettede driftsudgifters skema 5-7. For de endelige omkostningssteder defineres også hvilke SKS-koder, aktiviteten (sengedage, ambulante besøg og operationer) findes på. Kogebog / 83

26 SKS-koderne indsættes i kolonne Afd1 og videre ud, ved hjælp af indsæt afdelinger knappen øverst i omkostningsstedsmapningen. Der kan kun indsættes én SKS-kode i hvert felt. På de ambulante (omkostningstype AMB(XXX)) og indlagte (omkostningstype SENG) omkostningssteder må SKS-koden kun anvendes én gang, de må dog gerne gentages under operationsog anæstesiomkostningssteder. Vær også opmærksom på, at en 7-cifret SKS-kode betyder, at alle afsnitskoderne inden for denne kode medtages. Eksempelvis betyder SKS-kode , at M2 medtages og derfor ikke må gentages igen et andet sted under omkostningssteder defineret med omkostningstypen SENG eller en af de ambulante omkostningstyper. I tabellen nedenfor, som er et udsnit af en mapningstabel, vises forskellige måder at indsætte SKS-koder på. Den første tabel viser to forkerte måder at indsætte SKS-koder på: 1. SKS-koden er anvendt under to AMB steder, hvilket betyder at aktiviteten kommer til at tælle dobbelt og de samme patienter vil få fordelt omkostninger fra begge AMB omkostningsstederne. 2. Der skal være konsistens i mapningen af SKS-koder, og derfor må der ikke være mappet på afsnitsniveau ved SENG, samtidig med at der er mappet på afdelingsniveau ved AMB. Tabel 4 Forkert indsættelse af SKS-kode OmkType Kommentar OmkTypeNummeret Afd1 SENG: Stationære omkostninger Orto-kir. SENG M2 AMB: Ambulatorium AMB AMB: Ambulatorium AMB De to næste tabeller viser to korrekte måder at indsætte SKS-koder på. Begge måder går helt enkelt ud på, at man skal være konsekvent i brugen af SKS-koder: Enten bruges den 7-cifrede SKS-kode alle steder, hvor afdelingen skal stå i mapningstabellen - ellers bruges afsnitskoder alle steder. Tabel 5 Korrekt indsættelse af SKS-kode OmkType Kommentar OmkTypeNummeret Afd1 SENG: Stationære omkostninger Orto-kir. SENG AMB: Ambulatorium AMB AMB: Ambulatorium AMB OmkType Kommentar OmkTypeNummeret Afd1 SENG: Stationære omkostninger Orto-kir. SENG M2 AMB: Ambulatorium AMB M7 AMB: Ambulatorium AMB M9 Kogebog / 83

27 Bemærk, at operationsgangene skal være opdelt på speciale og patienttype (ambulant/stationær). Dette betyder, at hvis der findes fælles operationsgange, skal udgifterne til disse deles op på hvert speciale. Dette gøres bedst i samarbejde med afdelingerne. På mange hospitaler er lønnen til de læger, som udfører operationerne, allerede i dag bogført på afdelingen og bliver efter den gamle metode flyttet til operationsafsnittet. Nu skal lønningerne i stedet flyttes til de respektive operationsomkostningssteder, hvor afdelingerne er mappet efter speciale. Udgifterne kan både være løn til operationssygeplejersker, rengøring og utensilier m.m. En snak med afdelingerne kan i udgangspunktet bruges som en oversigt over operationskoder udført på operationsgangen. Det er vigtigt, at der for hvert omkostningssted defineres en omkostningstype, som beskriver, hvilken type afdeling, der er tale om. Vær opmærksom på, at der for sammedags- og dagkirurgi skal anvendes den tilhørende ambulante specialespecifikke omkostningstype (AMB(XXX)) og ikke operationsomkostningstypen (OPANVGT eller OPERVGT). Der er udarbejdet særlige vægte for sammedags- og dagkirurgi, og de anvendes ikke hvis omkostningstypen er OPANVGT eller OPERVGT. For de stationære og ambulante operationsgange, der ikke er dækket af det specialespecifikke vægtningssystem, har valget af omkostningstype betydning for udvælgelsen af patientaktiviteten på operationsgangen. Da udvælgelsen af patienter sker på baggrund af stamdata, vil registreringen af aktivitet have betydning. Den ene mulighed er, at patientaktiviteten udvælges på baggrund af patientens stamafdeling i stamdata. Alle patienter med de stamafdelinger, der er mappet på operationsomkostningsstedet, vil få fordelt omkostninger, såfremt der er registreret vægtbærende K-koder. Her vælges OPANVGT/OPERVGT. Den anden mulighed er, at udvælgelsen sker på baggrund af den producerende afdeling. Da vil udvælgelsen af patientaktiviteten ske på baggrund af, hvor de mappede afdelinger på operationsomkostningsstedet har været producerende afdeling i stamdata. Her vælges OPAN/OPER. Det vil sige: Vælges der OPANVGT/OPERVGT, så udvælges de patienter, som har stamafdeling på de afdelinger der er mappet i mapningstabellen. Vælges der OPAN/OPER, så udvælges de patienter, hvor de mappede afdelinger har været producerende afdeling (altså har lavet en ydelse på patienten). Når patientmængden er defineret (enten ved OPANVGT/OPERVGT eller OPAN/OPER metode), kobles operationsvægtningssystemet på. Operationsvægtsystemet består kun af K-koder. Når der ses på de registrerede procedurekoder på patienterne er det kun de K-koder, der findes i vægtsystemet, som vil få tildelt en vægt, derfor udtrykket vægtbærende K-koder. Dvs. hvis en patient får udført en specifik K-kode og denne K-kode ikke eksisterer i operationsvægtsystemet, så vil denne patient ikke få tildelt nogle operationsomkostninger. Det er det samme vægtningssystem, som benyttes ved de to metoder (OPANVGT/OPERVGT og OPAN/OPER). Kogebog / 83

28 Eksempel: En patient er indlagt på afdeling , og bliver opereret under indlæggelsen. I fordelingsregnskabet er en sengeafdeling (SENG) defineret som et endeligt omkostningssted. Sygehuset fordeler udgifter til sengeafdelingen, som Sundhedsdatastyrelsen fordeler ud på patienterne efter antal sengedage. Men da denne patient også har været på operationsgangen, skal denne patientkontakt også have fordelt nogle udgifter for operationen, for at omkostningsdatabasen kan afspejle det rigtige ressourcetræk. Sygehuset har derfor også defineret en operationsgang i mapningstabellen som et endeligt omkostningssted. Hvis der er valgt OPANVGT og afdeling er mappet, så vil Sundhedsdatastyrelsen finde alle patienter, der har stamafdeling , og samtidig har en vægtbærende K-kode registreret som procedurekode. Hvis der derimod er valgt OPAN som omkostningstype på operationsgangen, og afdeling er mappet, så vil Sundhedsdatastyrelsen søge efter alle patienter i stamdata, hvor afdeling har været producerende afdeling på K-koder. I dette tilfælde vil sengeafdelingen, , sandsynligvis ikke være registreret som producerende afdeling på de udførte operationer, og Sundhedsdatastyrelsen kan ikke finde nogle patienter i stamdata. Her vil Sundhedsdatastyrelsen foreslå, at omkostningstypen ændres eller at den mappede sengeafdeling ændres til operationsafdelingen. For udefunktioner fastlægger regionen i samarbejde med Sundhedsdatastyrelsen, hvorledes disse håndteres i fordelingsregnskabet. 5.2 Definition af omkostningssteder Det er vigtigt, at alle omkostningssteder er oprettet korrekt i fordelingsregnskabet, da det ellers kan medføre udelukkelse af observationer. Dette afsnit angiver en række af de hyppigst forekomne fejl i de angivne omkostningssteder. Fødegang På hospitaler med en fødegang, skal der være oprettet et særskilt omkostningssted for fødegangen, som kun indeholder aktiviteten på fødestuen. Det vil sige, at omkostningsstedet isoleret set kun indeholder de omkostninger, der går til fødslen. Herunder udgifter til driften af fødegangen, medicin, evt. hjælp fra anæstesi til epiduralbedøvelser, udgifter til jordemoder og plejepersonale samt de sekretærudgifter, der er i forbindelsen med registreringen af de fødende. Det betyder, at barselsafsnittet ikke skal indgå i fødselstaksten. Akutte kejsersnit m.m. skal ligge på operationsgangen. Jordmoderkonsultationer Ligeledes skal der være oprettet et særskilt omkostningssted til jordmoderkonsultationer. Ikke mappede afdelinger Alle afdelinger, hvor der er aktivitet (dvs. har udskrivninger eller ambulante besøg registreret i PAS), skal være placeret på et omkostningssted i mapningstabellen. Kogebog / 83

29 Mapning på afsnits- eller afdelingsniveau Der skal være konsistens i brugen af SKS-koder, i forhold til om der mappes 7-cifrede afdelingskoder eller 8-cifrede afsnitskoder. Hvis der bruges 8-cifrede (eller mere) afsnitskoder, skal dette anvendes konsekvent for alle SENG og AMB omkostningssteder. Kliniske hjælpeafdelinger behøver således ikke at følge samme registreringsniveau som sengeafdelinger/ambulatorier, men skal stadig benytte enten afdelings- eller afsnitskoder konsistent inden for det enkelte omkostningssted. Bemærk, at dette er en teknisk begrænsning i databehandlingen, og at afvigelser fra den angivne metode kan betyde, at den mappede aktivitet ikke kommer med. Operationsgange Der skal være et omkostningssted for hver operationsgang. Operationsgangene skal være specialeopdelte, samt være opdelt på stationær og ambulant aktivitet. Medicin, implantater, særydelser samt tillægsydelser Der skal være oprettet særlige omkostningssteder for dyr medicin, implantater og særydelser/tillægsydelser. Det er vigtigt at få udskilt særligt dyre implantater, særlig dyr medicin eller andre dyre særydelser/tillægsydelser, så disse omkostninger rammer de rigtige patienter, i stedet for bare at blive delt ud på alle patienter. Udefunktioner Udefunktioner, der fysisk er placeret på andre hospitaler, skal fremgå af mapningstabellen. Valg af omkostningstype Omkostningsstederne skal have de rigtige omkostningstyper: Ambulatorier: Skal have den specialespecifikke ambulante omkostningstype AMB(XXX) eller blot AMB, hvis der ikke er lavet specialespecifikke ambulante vægte på det pågældende speciale. (Spørg evt. kontaktperson ved tvivl) Øjenområdet: Skal have omkostningstype AMBOJI, hvis omkostninger til implantater er inkluderet, ellers AMBOJE, hvis omkostninger til implantater ikke er inkluderet. Disse omkostningstyper benyttes uanset om det er en sengeafdeling, et ambulatorium eller en operationsgang. Sengeafdelinger: Skal alle have omkostningstypen SENG. Operationer og anæstesi (generelt): Stationære operationsgange inkl. anæstesi, hvor patienterne udvælges på baggrund af deres stamafdeling i PAS: Skal have omkostningstypen OPANVGT. Stationære operationsgange inkl. anæstesi, hvor patienterne udvælges på baggrund af producerende afdelinger på de udførte operationer: Skal have omkostningstypen OPAN. Stationære operationsgange ekskl. anæstesi, hvor patienterne udvælges på baggrund af deres stamafdeling i PAS: Skal have omkostningstypen OPERVGT. Kogebog / 83

30 Stationære operationsgange ekskl. anæstesi, hvor patienterne udvælges på baggrund af producerende afdeling på de udførte operationer: Skal have omkostningstypen OPER. Anæstesi: Hvor patienterne udvælges på baggrund af deres stamafdeling, skal omkostnings-typen være ANAEVGT, hvor patienterne udvælges på baggrund af producerende afdeling på de udførte operationer, skal omkostningstypen være ANAE. Operationer og anæstesi (thoraxkirurgi): For omkostningssteder vedrørende operationer inden for specialet for thoraxkirurgi anvendes et særskilt sæt af omkostningstyper: Stationære operationsgange inkl. anæstesi, hvor patienterne udvælges på baggrund af producerende afdelinger på de udførte operationer: Skal have omkostningstypen OPATRX. Stationære operationsgange ekskl. anæstesi, hvor patienterne udvælges på baggrund af producerende afdeling på de udførte operationer: Skal have omkostningstypen OPETRX. Anæstesi, hvor patienterne udvælges på baggrund af producerende afdeling på de udførte operationer: Skal have omkostningstypen ANATRX. Ambulante operationsgange (sammedags- og dagkirurgi): Skal have samme omkostningstype som det tilhørende ambulatorium, dvs. AMB(XXX).Intensiv: Skal have omkostningstypen INTE. Fysio- og ergoterapi: Skal have omkostningstypen FYER. Patienthotel: Skal have omkostningstypen HOTL. Opvågning: Skal have omkostningstype OPV. Fødegang: Skal have omkostningstypen FOED. Jordemoderkonsultationer: Skal have omkostningstypen JORD. Tværgående ydelser: Skal have de tilhørende omkostningstyper (RADI, PATO osv.). Medicin og implantater: Skal hhv. have omkostningstypen MEDI og IMPL. Særydelser: Dyre utensilier, dimser og dutter, som ikke kan defineres som medicin eller implantater, skal have omkostningstypen SYDE. Tillægsydelser: Særlige omkostninger på en sengeafdeling, et ambulatorie eller operationsgang, som kan knyttes til specifikke patienter via fx en procedurekode, skal have omkostningstypen TILL. For omkostningstyperne OPER, OPAN, OPV, FOED, JORD, SYDE, TILL, MEDI, IMPL og de tværgående ydelser gælder, at hvis der er flere af samme type, skal de nummereres fortløbende og have tre bogstaver og et tal fx INT1 og INT2. Disse omkostningstypeangivelser skal stå i kolonne G OmkTypeNummeret. Dette er dog indbygget i skabelonen og opdateres automatisk. 5.3 Implantater og medicin Implantater, medicin, særydelser og tillægsydelser skal defineres som endelige omkostningssteder, hvis de prismæssigt er belastende for den enkelte patient. Disse omkostningssteder skal identificeres via procedure-, behandlings- og/eller diagnosekoder, eller via CPR-nummer. Kogebog / 83

31 Herudover skal implantat- og medicinomkostningssteder også indsættes i arkene Implantater og Medicin. I arkene vælges der i popup-boksen Indsæt omkostningssted mellem de omkostningssteder, som er defineret i mapningstabellen. Det er derfor nødvendigt, at omkostningsstedet allerede er oprettet i mapningstabellen, inden definitionerne i arkene med implantater og medicin laves. I arkene oprettes en linje for hver kode, der skal medtages. Hvis der er fire procedurekoder til et implantat, laves der fire linjer med samme OmkstedNavn, og der indsættes en kode på hver linje. Ved hjælp af popup-boksen Indsæt kode, indsættes der SKS-koder (det kan være diagnose-, behandlings- eller procedurekode), som er relevante for omkostningsstederne. Det markeres med *, hvis koden også gælder underkoder. Eksempel: Kode BOHJ18; hvis der skrives * efter koden, betyder det, at også BOHJ18A medtages, men hvis der ikke står * efter koden, medtages kun den specifikke kode BOHJ18. I den samme popup-boks, skal der angives en Regel, der angiver efter hvilken regel procedurekoderne skal optælles. I drill-down menuen skal der vælges mellem fire regler: stamafdeling pr. kode, stamafdeling pr. udskrivning, producerende afdeling pr. kode eller producerende afdeling pr. udskrivning. I de tilfælde, hvor der skal anvendes en CPR-liste til at optælle medicin eller implantater, sættes der hak i boksen CPR liste og der vælges reglen CPR liste. Der kan i popup-boksen også angives Forventet enhedspris, hvis hospitalet har en fastsat pris pr. implantat/medicin, og Forventet antal enheder, som er det antal ydelser, som det forventes, at der findes i data. Kolonnen Kodebeskrivelse, udfyldes automatisk, når der er valgt en kode i listen. Kolonnen Fritfelt bruges som fri-tekstfelt, som er et felt til hospitalets egne notater. Se bilag 2 for en nærmere beskrivelse af, hvordan medicin- og implantatarkene udfyldes i den nye matrice. Sundhedsdatastyrelsen har udarbejdet en inspirationsliste med udgangspunkt i implantater og medicin, som hospitalerne tidligere har anvendt (prisen på medicin og implantater er vejledende). Hospitalerne skal forholde sig til om alle implantater/medicin er medtaget i fordelingsregnskabet. De enkelte koder diskuteres med afdelingerne og medtages, hvis de findes på hospitalerne. Kogebog / 83

32 I forbindelse med identifikation af patienter med implantater og medicin, kan det være nødvendigt, at hospitalerne sender et udtræk indeholdende CPR-numre. CPR-numre sendes elektronisk til Sundhedsdatastyrelsen via lukket esundhed. Listen skal indeholde minimum 3 variable: CPRnummer, besøgsdato og en pris eller angivelse af vægt (hvis omkostninger skal fordeles ligeligt ud på alle patienter kan pris/vægt sættes til 1). 5.4 Fordelingsregnskab Arket med Fordelingsregnskab udfyldes med et økonomi-udtræk. Region Midtjylland, Region Syddanmark, og Region Nordjylland har muligheden for at få Sundhedsdatastyrelsen til at levere økonomiudtrækket indsat i matricen. Herudover kan det også kobles med de procenter, der var sat på et givent kontonummer sidste år. På den måde bliver der sat det samme kontonummer på i år, hvis omkostningsstederne er de samme som sidste år. Således skal procenterne på kontonumre, der var i brug sidste år, ikke indtastes igen, men blot verificeres eller tilrettes af hospitalet. Der må ikke være tomme felter i kolonne I KontoNr, ellers kan Sundhedsdatastyrelsen ikke anvende matricen til beregninger. Det angivne KontoNr skal være et reelt kontonummer og må ikke være et løbenummer. Endvidere må KontoNr ikke indeholde specialtegn ud over punktum og bindestreg, da dette giver tekniske problemer i beregningen. Er der rækker i økonomi-udtrækket, hvor beløbet er 0 eller beløbsfeltet er tomt, skal disse rækker enten slettes eller fordeles ud på et relevant omkostningssted (da alle rækker i fordelingsregnskabet skal være fordelt ud på et omkostningssted). For eventuelle kalkulatoriske rækker i fordelingsregnskabet bør der angives xxx under KontoNr, Gruppering og Art. 5.5 Fordeling af løn I fordelingsregnskabet fordeles hvert kontonummer med procenter til omkostningsstederne. Lønudgifterne kan være bogført både på det enkelte afsnit, eksempelvis på sengeafsnit X, eller på afdelingens fællesafsnit. Den udgift til løn, der er bogført på fællesafsnittet, skal fordeles ud på afdelingens omkostningssteder. For at synliggøre hvilken type løn der fordeles, kræves en opdeling af lønudgiften på stillingskategorier. Dette gøres med et udtræk fra lønsystemet og anvendelse af knapperne Indsæt og Slet række. Udtrækket indsættes i stedet for den linje, hvor summen af lønnen står i. Desværre stemmer lønsystem og økonomisystem ikke altid overens, men det er vigtigt, at det er lønudtrækket, der Kogebog / 83

33 kommer til at stemme overens med den sum, som økonomisystemet angav. Der kan evt. indsættes en restsum, eller differencen kan uddeles på stillingskategorierne. I kolonnen Løntype vælges også den løntype, der kan knyttes til beløbet. Bemærk, at det kræves, at alle lønfordelingerne tilknyttes en nøgle. Dette betyder, at kolonnen Fordelingsnoegle skal udfyldes, når der er tale om lønudgifter (Art 1). Her kan der vælges enten prædefinerede nøgler (fra arket FordelingsNøgle) eller manuel indtastning af egne nøgler. Er det ikke muligt at opdele lønnen på stillingskategorier, skal der stadig angives en løntype til lønudgifterne. Her vælges løntypen Andet løn. 5.6 Aflevering 1. februar vedr. fordelingsnøgler og implantat/medicin Der er sat en deadline d. 1. februar, hvor hospitalerne skal aflevere: En oversigt over, hvilke fordelingsnøgler de vil anvende i fordelingsregnskabet. Udfyldte implantat- og medicinark Hvis hospitalet har særydelser eller tillægsydelser, skal der ved disse omkostningssteder i mapningstabellen angives i kommentarfeltet, hvordan disse ydelsesdatasæt skal dannes. Denne deadline er sat af flere årsager. Deadlinen bruges som en kontrol af fordelingsnøglerne. Her ses på opdateringsfrekvens samt om det er muligt at anvende en mere sigende nøgle. Der tjekkes desuden for gamle fordelingsnøgler. En fordelingsnøgle må ikke være mere end fem år gammel. Hvis ingen fordelingsnøgler er opdateret siden sidste år, tages der en snak omkring fordelingsnøglerne med hospitalet. Der er to typer af fordelingsnøgler. Der er de fordelingsnøgler, som fordeler de midlertidige omkostningssteder, og de fordelingsnøgler, der fordeler lægeløn og de udgifter, som bliver bogført på afdelingernes fælles konto. I arket med de midlertidige omkostningssteder er der en kolonne til beskrivelsen af nøglen, samt en kolonne til angivelse af, hvornår nøglen sidst er opdateret. Disse to kolonner, sammen med en forklaring af nøgler som skal anvendes til fordelingen af lægeløn og udgifterne fra afdelingernes fælles konto, er det der skal udfyldes til deadline d. 1. februar. Det betyder, at det kun er defineringen af nøglerne der skal være på plads til d. 1. februar, selve fordelingerne behøves ikke være på plads på dette tidspunkt. Når hospitalerne afleverer de udfyldte medicin- og implantatark, laver Sundhedsdatastyrelsen en optælling af disse i aktivitetsdata og sender denne optælling retur til hospitalerne. Det er vigtigt at hospitalerne validerer denne optælling, ved at sammenholde optællingen med hospitalets forventede antal. Hermed sikres, at Sundhedsdatastyrelsen finder det samme antal i data, som hospitalet forventer, og omkostningerne derved vil blive fordelt korrekt. Kogebog / 83

34 5.7 Fordelingsnøgler Arket FordelingsNoegler benyttes til at fremme dokumentationen af nøglerne, som anvendes både til fordelingen af de midlertidige omkostningssteder og til fordelingen af lønudgifter i selve fordelingsregnskabet. Arket FordelingsNoegler skal ses som en hjælp til fordelingen og det er derfor valgfrit om arket udfyldes eller der i stedet vælges at skrive nøglerne direkte ind i fordelingsregnskabsarket. Arket FordelingsNoegler er dog det letteste sted at dokumentere lønnøglerne i fordelingsregnskabet til deadlinen d. 1. februar. I arket FordelingsNoegler kan man definere de fordelingsnøgler, der anvendes. For hver nøgle indtastes et NoegleNavn og en NoegleType, og derudover kan nøglen i kolonnen Beskrivelse defineres nærmere. Fx lægeløn som NoegleNavn, vagtplaner som NoegleType, og Elektroniske arbejdstidsplaner kombineret med samtale med afdelingen som Beskrivelse. Tabel 6 Definition af fordelingsnøgler NoegleNavn NoegleType Beskrivelse Lægeløn Vagtplaner Elektroniske arbejdstidsplaner kombineret med samtale med afdelingerne Felterne NoegleNavn og NoegleType skal udfyldes, mens det ikke er obligatorisk at udfylde feltet Beskrivelse, men det er en god ide at beskrive nøglerne nærmere, især lønnøglerne. Nogle fordelingsnøgler anvendes flere gange, hvorfor de med fordel kan skrives ind i arket FordelingsNoegler. Herved overføres procentfordelingen automatisk med over i de to ark FordelingMidlertidige og Fordelingsregnskab, når nøglen anvendes her. Kolonnen NoegleSum viser, om hver række summer til 100 pct. For de generelle nøgler skal der ikke indtastes procentfordelinger, da procentfordelingen vil være forskellig for hver gang nøglen anvendes. Når nøgler i FordelingsNoegler arket er indtastet, vil det være muligt i FordelingMidlertidige og Fordelingsregnskab arkene, at vælge nøglerne i nøglekolonnerne. I nøglekolonne felterne fremkommer der en drill-down menu, hvor der kan vælges mellem alle de nøgler, der er indtastet i FordelingsNoegler arket. Kogebog / 83

35 Figur 2 Valg af fordelingsnøgler Det er vigtigt at forholde sig til, hvilke nøgler, der skal anvendes til de forskellige fordelinger. Det er muligt at udarbejde nogle nøgler inden de endelige regnskabstal foreligger. Det kan eksempelvis være fordelingen af lægeløn og kvadratmeter. Det vigtigt at have forholdt sig til, hvorfor den konkrete nøgle er valgt. Hvis der anbefales en anden nøgle end den valgte, skal valget begrundes. 5.8 De midlertidige omkostningssteder Når de midlertidige omkostningssteder bliver defineret i mapningstabellen, kommer de frem i arket FordelingMidlertidige. I arket står alle omkostningsstederne angivet som kolonner, mens de midlertidige omkostningssteder står som rækker. Kaskadestrukturen er indtegnet i skabelonen og bevirker, at der ikke kan fordeles udgifter forkert jf. Kaskademodellen. Modellen er beskrevet i bilag 4 Kaskademodellen. I kolonnen FordelingsNoegle skal der indtastes en beskrivelse af, hvilken fordelingsnøgle, der er anvendt. Nøglerne er nu prædefineret og flere kan tilføjes i arket FordelingsNøgler. Desuden skal der i kolonnen NoegleAar også indtastes hvilket år, nøglen er opdateret i. Dette er indsat for at henlede opmærksomheden på opdateringsfrekvensen. Bemærk at der ikke må fordeles fra midlertidige omkostningssteder til de endelige omkostningssteder, der udelukkende indeholder medicin eller implantater, da disse udelukkende skal bestå af den konkrete udgift. I et matriceregnskab er det muligt at fordele udgifterne fra de midlertidige omkostningssteder direkte fra kontonumrene til de endelig omkostningssteder. Men for at bevare overblikket og Kogebog / 83

36 for at kunne justere på fordelingsnøglerne for de midlertidige omkostningssteder, fordeles udgifterne først til de midlertidige omkostningssteder, som så herefter deles ud på de endelige omkostningssteder. I den nedenstående tabel ses en liste over anbefalede fordelingsnøgler: Tabel 7 Anbefalede fordelingsnøgler Omkostningssted Administration mm. Apotek Centraldepot Edb- og IT-afdeling Ejendomme - drift og vedligeholdelse - personaleboliger Fællesudgifter, regionsniveau Fællesudgifter, hospitalsniveau Kalkulatoriske udgifter Køkken - kantine - patientmad Opvågning Portørcentral Nøgle Bruttoudgifter Forbrug Forbrug Forbrug / antal arbejdspladser m 2 Fordeles ikke, placeres på eksternt omkostningssted Forbrug Forbrug Forbrug Antal medarbejdere Forbrug, sengedage Tidsforbrug Tidsforbrug, sengedage Rengøring Tidsforbrug, m 2 Socialrådgiver Sterilcentral Hospitalsledelse Klargjorte udgifter for kliniske afdelinger Forbrug Bruttoudgifter Teknisk afdeling Tidsforbrug, m 2 Udviklingsafdeling Vaskeri - uniformer - linned Bruttoudgifter for afdelinger (kliniske såvel som ikke-kliniske) Forbrug (antal), personaleforbrug Forbrug (antal / kg), sengedage Hvor der er flere nøgler, er de anført i prioriteret rækkefølge, således at der for det enkelte omkostningssted vælges den første af de nævnte nøgler, som er til rådighed. Fx bør rengøring fordeles efter opgørelser af rengøringspersonalets tidsforbrug på de enheder, som rengøring skal fordeles til. Hvis sådanne opgørelser ikke er til rådighed, kan antal m 2 anvendes som nøgle. Kogebog / 83

37 Generelt gælder, at man som sidste udvej kan vælge at fordele de midlertidige omkostningssteder efter bruttoudgifter fordelt i fordelingsregnskabet. Ofte vil det være mere rimeligt at anvende kvalificerede skøn som fordelingsnøgle frem for bruttoudgifter. Under alle omstændigheder bør det overvejes, om der er endelige eller eksterne omkostningssteder, som helt kan udelukkes som aftagere af ydelser fra det midlertidige omkostningssted, som skal fordeles. 5.9 Håndtering af intern afregning og praksissektor Det er op til den enkelte region at bestemme, hvordan intern afregning medtages i fordelingsregnskabet, så længe det håndteres på en ensartet måde på tværs af regionen. I dette afsnit beskrives en mulig metode til håndteringen af intern afregning samt en række forhold, man skal være opmærksom på. I Bilag 6 gives et yderligere eksempel på, hvordan intern afregning rent praktisk kan håndteres i fordelingsregnskabet Forslag til metode I det følgende beskrives det, hvordan intern afregning kan håndteres i fordelingsregnskaberne. I sidste ende er det regionens beslutning, hvilken metode de ønsker at bruge, så længe metoden bruges ens i hele regionen. Ved brug af nedenstående metode vil visse former for intern afregning blive holdt ude af fordelingsregnskaberne. Det vil have den konsekvens, at fordelingsregnskaberne og De Tilrettede Driftsudgifter ikke længere vil stemme på hospitalsniveau, men kun vil stemme på regionsniveau. Ydelser mellem hospitalerne hvor Sundhedsdatastyrelsen har aktivitetsdata til rådighed (PAS data og landsregisterdata) For ydelser, hvor der findes aktivitetsdata, skal intern afregning holdes ude af fordelingsregnskaberne, hvilket vil sige: Der skal ikke oprettes kalkulatoriske regnskabsrækker med indtægter og udgifter Regnskabsposteringer, der kan henføres til intern afregning mellem hospitalerne for disse ydelser, skal henføres på skema 7.2 Interne indtægter/udgifter mellem hospitalerne via faktura Sundhedsdatastyrelsen har aktivitetsdata til rådighed for følgende ydelser: Klinisk biokemi Klinisk mikrobiologi Radiologi Klinisk fysiologi og nuklearmedicin Intensiv Fysio- og Ergoterapi Klinisk genetik Patologi Kogebog / 83

38 Blod/klinisk immunologi dog kun for Region Hovedstaden Eksempel: Hospital A producerer klinisk biokemi for hospital B og C i Region X. Det er kun hospital A der skal oprette et omkostningssted for klinisk biokemi i deres fordelingsregnskab, da hospitalet producerer alle ydelserne og har alle omkostninger til klinisk biokemi. Hospital B og C skal derfor ikke have et omkostningssted for klinisk biokemi, da de kun er modtagere af klinisk biokemiske ydelser og disse ydelser afregnes internt via faktura eller som vederlagsfrie ydelser. Den interne afregning skal udelukkende håndteres i DTD. De ydelser hospital A producerer for hospital B og C, vil fremover først koble ned på patienterne på hospital B og C, når Sundhedsdatastyrelsen samler de individuelle omkostningsdatabaser på regionsniveau. Dette har den konsekvens, at match procenterne i tabel 3, i output-tabellerne, vil blive lavere. Dette er udelukkende en teknisk konsekvens. Ydelser mellem hospitalerne hvor Sundhedsdatastyrelsen ikke har aktivitetsdata til rådighed For ydelser, hvor der ikke findes aktivitetsdata, er det stadig nødvendigt for hospitalerne at oprette midlertidige omkostningssteder og indsætte kalkulatoriske regnskabsrækker med indtægter og udgifter eller henføre regnskabsrækker hertil. Dette gælder fx blod/klinisk immunologiske ydelser, hvor Sundhedsdatastyrelsen kun modtager ydelsesdata fra Region Hovedstaden. Eksempel: Hospital A producerer blod for hospital B og C i region X. Alle hospitalerne skal oprette BLOD/KIMM som et midlertidig omkostningssted og gøre følgende: Hospital A fordeler alle regnskabsrækkerne, der kan henføres til BLOD/KIMM, til det midlertidige omkostningssted og indsætter en kalkulatorisk indtægt, der svarer til beløbet på det, der produceres for de andre hospitaler. Denne indtægt placeres også på det midlertidige omkostningssted for BLOD/KIMM, så den samlede sum på dette omkostningssted nu svarer til de reelle omkostninger hospitalet har til sine egne patienter. Hospital B og C gør det tilsvarende; på deres midlertidige omkostningssted opretter de en kalkulatorisk udgift, som svarer til beløbet på de leverede BLOD/KIMM ydelser fra hospital A. Dette gælder også for andre ydelser der går på tværs af hospitalerne, hvor der heller ikke findes aktivitetsdata, fx centralvaskeri. Læger der arbejder på tværs af hospitaler Internt i regionerne, arbejder nogle læger på tværs af sygehusene. Indtægter/udgifter forbundet hertil, skal henføres til de relevante afdelinger. Eksempel: En læge er ansat på hospital A, men arbejder 2 dage om ugen på hospital B. Hospital A modtager en indtægt fra hospital B for de 2 dage om ugen lægen arbejder på hospital B. Hospital A skal henføre indtægten for lægens arbejde til det omkostningssted, som lægen organisatorisk hører til. Hospital B skal henføre udgiften til lægen til det omkostningssted, som hører til den afdeling hvor lægen er de 2 dage om ugen. Kogebog / 83

39 Praksissektor Der skal fortsat udskilles omkostninger til ydelser foretaget for praksissektoren på skema 6. Det er dog meget vigtigt, at de udskilte omkostninger er beregnet ud fra den procentsats som Sundhedsdatastyrelsen beregner og udsender til hospitalerne i februar måned. Procentsatserne har Sundhedsdatastyrelsen beregnet ved at opgøre de samlede tværgående ydelser et hospital har produceret for hospitalssektoren og praksissektoren. I det nedenstående ses et udsnit af den opgørelse Sundhedsdatastyrelsen udsender til hospitalerne i februar måned. Udsnittet viser hvor mange klinisk biokemiske ydelser hospital 4001 producerer for henholdsvis hospitalssektoren og for praksissektoren. Der er både angivet det samlede antal ydelser og det samlede antal point disse ydelser har fået tildelt. Det er ud fra pointene, at andelen beregnes, og det er denne andel, som hospitalerne skal anvende for at udskille omkostningerne til praksissektoren. Tabel 8 Udsnit af Oversigt over praksisandele C_SGH C_AFD Rekvirent Antal_Point Antal Andel Praksissektor ,6% Hospitalssektoren ,4% 5.10 Pointsystemer og ydelsesdata Pointsystemer til dannelse af omkostningsdatabasen Nedenfor ses en oversigt over de pointsystemer Sundhedsdatastyrelsen anvender til dannelsen af omkostningsdatabasen. Her ses, hvordan valget af omkostningstype i mapningstabellen har betydning for fordelingen af udgifterne. I oversigten beskrives det kort på hvilken databaggrund pointsystemet er dannet, hvem der sætter point på (om data fødes med point eller om det er Sundhedsdatastyrelsen der sætter point på) og hvor pointsystemet stammer fra. Tabel 9 Pointsystemer Pointsystemer Ambulant vægtningssystem Blodbank/klinisk immunologi Hvorfra stammer data? Hvem sætter point på? Hvorfra stammer pointsystemet? LPR Sundhedsdatastyrelsen Ambulante tidsstudier 2014 og 2016 Rigshospitalet Er i data Afdelingerne Fysio- og Ergoterapi LPR Sundhedsdatastyrelsen ABC 2003/2004 og opdatering 2016 Intensiv LPR og MidtEPJ Sundhedsdatastyrelsen Beregnes som gennemsnitlig timepris Klinisk Biokemi Labka, BCC Sundhedsdatastyrelsen og i data ABC 2003/2004 og opdatering i 2016 Kogebog / 83

40 Pointsystemer Hvorfra stammer data? Hvem sætter point på? Hvorfra stammer pointsystemet? Operation og Anæstesi * ORBIT Sundhedsdatastyrelsen Orbit tidsstudie 2015 og opdatering foråret 2017 Radiologi LPR, (RIS) Sundhedsdatastyrelsen Region Midt projekt 2008 ABC og opdatering 2016 Patologi Patobank Er i data Tidsstudier 2011 Klinisk Fysiologi og Nuklearmedicin LPR/PAS Sundhedsdatastyrelsen Ambulante tidsstudier 2014 Klinisk Mikrobiologi Mads, Adbakt Er i data Afdelingerne *) Pointsystem for thoraxkirurgi er under udarbejdelse med forventet første anvendelse til FD2018. Modtages data med pointangivelser, anvendes disse uden validering af data, idet det antages, at data valideres ved indberetning. Hvis der i det modtagne ydelsesdata ikke er tilknyttet vægte, sætter Sundhedsdatastyrelsen point på data. Point, der kobles på ydelsesdata, er enten dannet på baggrund af ABC-analyser eller tidsstudier udført inden for et givent speciale eller på baggrund af registerdata Metoder og kilder til opgørelse af aktivitetsdata For at der kan dannes en omkostningsdatabase skal der både anvendes et fordelingsregnskab (økonomi) og aktivitetsdata. Aktivitetsdata kommer fra forskellige kilder og opgøres efter forskellige metoder. I det følgende beskrives hvilke kilder og metoder Sundhedsdatastyrelsen anvender for opgørelsen af aktivitetsdata for aktivitetsåret Stamdata For hvert hospital danner Sundhedsdatastyrelsen et stamdatasæt, som indeholder al den stationære og ambulante aktivitet hospitalet har haft i det pågældende aktivitets år. Sundhedsdatastyrelsen anvender forskellige Patientadministrative kilder til at danne stamdatasæt for de enkelte hospitaler i regionerne: For Region Hovedstaden, Region Sjælland og Region Syddanmark anvender LPR data For Region Midt anvendes MidtEPJ data For Region Nord anvendes PAS Nord Hvis der benyttes LPR som PAS-kilde, er det kun muligt for hospitalerne at mappe på 7 cifre, og derved kan økonomien kun fordeles ned på afdelingsniveau og ikke ned på afsnitsniveau. Kogebog / 83

41 Ydelsesdata og vægtning For de tværgående funktioner, danner Sundhedsdatastyrelsen såkaldte ydelsesdatasæt for hvert enkelt hospital, hvor data er til rådighed. For mange af de tværgående ydelser dannes ydelsesdatasættene ud fra landsregistrene, som er interne registre, hvor Sundhedsdatastyrelsen samler ydelsesdata for de forskellige tværgående funktioner i hver deres register: Blod/immunologi Sundhedsdatastyrelsen modtager kun blod og klinisk immunologisk data fra Region Hovedstaden og data bliver dannet på baggrund af data fra Blödflodet. Point er angivet i det data, som Sundhedsdatastyrelsen modtager. Fysio- og ergoterapi Dannes ud fra landsregisteret for Fys- og ergoterapi. Landsregisteret er dannet på baggrund af data fra LPR. Pointsystemet for fysio- og ergoterapi stammer fra en ABC analyse fra 2003/2004. De pointgivende koder er fysio- og ergoterapeutiske behandlingskoder. Intensiv Intensiv ydelsesdata dannes ud fra landsregisteret for intensiv. Landregisteret dannes både på baggrund af LPR og MidtEPJ. Intensivdata, der dannes ud fra LPR, dannes på baggrund af de patienter, der har fået en NABE eller NABB procedurekode og point angives ud fra de registrerede tillægskoder for tid, ZPV* eller ATT*. Intensivdata, der dannes ud fra MidtEPJ, dannes på baggrund af de patienter, der har opholdsadresse på et intensivafsnit og point angives ud fra den tid, patienterne har opholdt sig på afsnittet. KFNM Dannes ud fra landsregisteret for Klinisk fysiologi og nuklearmedicin. Landsregisteret er dannet på baggrund af data fra LPR. Klinisk Biokemi Dannes ud fra landsregisteret for Klinisk Biokemi. Landsregisteret er dannet på baggrund af data fra LIS, LABKA og BCC. Pointsystemet for klinisk biokemi stammer fra en ABC analyse fra 2003/2004. De pointgivende koder er en blanding af Labka, Logica og UIPAC koder. Klinisk Mikrobiologi Dannes ud fra landsregisteret for Klinisk Mikrobiologi. Landsregisteret er dannet på baggrund af data, som Sundhedsdatastyrelsen indhenter fra de kliniske systemer MADS og AD- BAK. Point er angivet i det data, som Sundhedsdatastyrelsen modtager. Kogebog / 83

42 Patologi Dannes ud fra landsregisteret for patologi. Landsregisteret er dannet på baggrund af data fra Patobanken. Point er angivet i det data, som Sundhedsdatastyrelsen modtager. Radiologi Dannes ud fra landsregisteret for radiologi. Landsregisteret er dannet på baggrund af data fra LPR. Pointsystemet for radiologi stammer fra en ABC analyse i Region Midtjylland i De pointgivende koder er radiologiske procedurekoder (UX-koder). Andre ydelsesdatasæt, som ikke dannes på baggrund af landsregistrene: AMB AMB dannes på baggrund af stamdata ud fra den eller de afdelinger som er mappet i mapningstabellen. Ved omkostningstypen AMB tildeles hver patient 1 point. AMB(XXX) AMB(XXX) dannes på baggrund af stamdata ud fra den eller de afdelinger som er mappet i mapningstabellen. Ved omkostningstypen AMB(XXX) tildeles patienterne point på baggrund af det ambulante specialespecifikke vægtningssystem. Dialyse Dialyse dannes på baggrund af stamdata ud fra den eller de afdelinger som er mappet i mapningstabellen og hvis der er angivet en dialysebehandlings procedurekoder. Hver patient får tildelt 1 point, dvs. pengene bliver fordelt ligeligt ud på alle patienterne. Der kan også anvendes omkostningstypen AMBNEF til denne type aktivitet. Operation og anæstesi Operation og anæstesi dannes på baggrund af stamdata ud fra den eller de afdelinger som er mappet i mapningstabellen. Afhængig af, hvilken operationsomkostningstype der vælges, søges der ud på enten stamafdeling eller producerende afdeling. Ved valg af omkostningstyperne OPER/OPERVGT/OPAN/OPANVGT/ANAE/ANAEVGT anvendes det generelle operationsvægtningssystem. Her vil hver patient tildeles point ud fra de vægtbærende K-koder. For omkostningssteder vedrørende operationer inden for specialet for thoraxkirurgi anvendes omkostningstyperne OPETRX/OPATRX/ANATRX. Herved vil hver patient få tildelt point efter det specialespecifikke operationsvægtningssystem for thoraxkirurgi. Opvågning Opvågning dannes på baggrund af stamdata ud fra den eller de afdelinger som er mappet i mapningstabellen. Hver patient får tildelt 1 point, dvs. pengene bliver fordelt ligeligt ud på alle patienterne, medmindre hospitalet angiver andet. Kogebog / 83

43 Patienthotel Patienthotel dannes på baggrund af stamdata ud fra den eller de afdelinger som er mappet i mapningstabellen. Hver patient får tildelt 1 point, dvs. pengene bliver fordelt ligeligt ud på alle patienterne, medmindre hospitalet angiver andet. SENG SENG dannes på baggrund af stamdata ud fra den eller de afdelinger som er mappet i mapningstabellen. Ved omkostningstypen SENG anvendes antal sengedage pr. patientkontakt som point. Strålebehandling Strålebehandling dannes på baggrund af stamdata ud fra den eller de afdelinger som er mappet i mapningstabellen, samt en eller flere strålebehandlings-procedurekoder. Hver patient med en strålekode på de angivne afdelinger får tildelt 1 point, dvs. pengene bliver fordelt ligeligt ud på alle patienterne, medmindre hospitalet angiver andet Validering Startfanen og Valideringsarket kan anvendes løbende til at tjekke, om der er fejl i de forskellige faner i fordelingsregnskabet. I Startfanen findes et overblik over alle valideringsfejl i matricen, mens Valideringsarket er en uddybning af dette ark. Se bilag 2 for mere information omkring valideringsfunktionerne i matricen. Det er vigtigt, at alle faner er opdateret og valideringsfejl er rettet inden upload til Sharepoint Diverse Nederst i fordelingsregnskabet indtastes fællesudgifter fra regionen, som i første omgang fordeles med 100 pct. til omkostningsstedet Fællesudgifter fra regionen. Ved opdatering af økonomiudtrækket ved den endelige regnskabsafslutning og ved genbrug af matricen næste år, anvendes Excel-funktionen L-opslag til at fastholde fordelingsprocenterne på de rigtige steder. Det er vigtigt at følge retningslinjerne, som denne kogebog beskriver. Hvis de ikke bliver fulgt, vil hospitalerne ved de forskellige deadlines blive bedt om at rette fordelingsregnskabet. Kogebog / 83

44 6. Output-tabeller Den følgende beskrivelse af outputtabeller vedrører den 1. runde i valideringen. I 2019 vil nærværende vejledning blive udbygget som følge af den 2. valideringsrunde. Når fordelingsregnskaberne afleveres d. 1. april 2019, danner Sundhedsdatastyrelsen i første omgang en omkostningsdatabase for hvert enkelt hospital og i den forbindelse udarbejdes der output-tabeller, der bl.a. viser resultatet af koblingen af aktivitet og udgifter fra fordelingsregnskabet i form af forskellige gennemsnitlige priser på de enkelte afdelinger og på ydelser. Outputtabellerne bruges til at validere data og fordelingsregnskabet, og er et direkte resultat af fordelingsregnskabet. Gennemgangen af disse tabeller er en meget vigtig proces i forhold til takstberegningen, da det er med til at gøre taksterne mere valide. Det er kun hospitalerne, der kan validere output-tabellerne og det er vigtigt, at dette bliver prioriteret af hospitalerne. I de to følgende uger efter afleveringen af fordelingsregnskaberne, vil output-tabellerne blive sendt ud. Når output-tabellerne sendes ud, er det vigtigt, at Sundhedsdatastyrelsen får en hurtig tilbagemelding, så fordelingsregnskabet kan køres igennem igen, efter eventuelle rettelser. Sundhedsdatastyrelsen har udarbejdet en excel-skabelon, der skal anvendes til at skrive kommentarer og dokumentere rettelser i output-tabellerne. Skabelonen uploades på SharePoint hjemmesiden, sammen med output-tabellerne. Udover nedenstående beskrivelse, findes der desuden en teknisk forklaring til alle tabellerne i den første fane i output-tabel excel-arket. Output-tabel arket består af følgende otte tabeller: 6.1 Tabel 1: Fordeling af omkostninger til de kliniske afdelinger Tabellen viser fordelingen af omkostninger til de kliniske afdelinger, ekskl. ambulatorier hvor ambulante vægtningssystemer anvendes (dvs. ekskl. de afdelinger, der er mappet som AMB(xxx) i mapningstabellen de ses i tabel 7a og tabel 7b). Her skal der især ses på de omkostningssteder, hvor sengedags- eller besøgsomkostninger enten ligger over eller under de fastlagte bånd, og det er både omkostninger og antal, der skal ses på. Stationære afdelinger, som har gennemsnitlige sengedagsomkostninger mindre end kr. eller større end kr. er markeret med blåt. Ambulatorier, som har besøgsomkostninger mindre end 750 kr. eller større end kr. er markeret med grønt. Hvis udgifterne til et omkostningssted ligger uden for båndene, kan det enten være fordi at der er noget galt med aktiviteten eller med fordelingen af penge til omkostningsstedet. Det kan være, at der er fordelt for få eller for mange penge til omkostningsstedet, eller at de afdelinger Kogebog / 83

45 der er mappet i mapningstabellen, ikke har den forventede aktivitet. Det er dog vigtigt at bemærke, at det ikke bare handler om at omfordele omkostninger så et omkostningssted kommer til at ligge inden for båndene. Nogle omkostningssteder vil naturligt ligge uden for båndene og her handler det om at begrunde, hvorfor de gør det. Et eksempel herpå er geriatriske afdelinger, som ofte ligger uden for båndene, men det accepteres, da sygehusene kan forklare udsvinget med relativt høje plejeomkostninger. Tabel 10 Eksempel på outputtabeller, tabel 1 Gns_sengedags_besogsomkostning Samlet_gns_sengedags_besogsomk Samlet_sengedags_besogsomk Nedre_grænse Øvre_grænse Tabel 1 viser først fordelingen af omkostninger på den enkelte afdeling på omkostningsstederne, dvs. en række pr. mappet afdeling. Nedenunder vises den samlede fordeling af omkostninger til omkostningsstedet, dvs. en række pr. omkostningssted. Hvis der fx er mappet fem afdelinger ved et omkostningssted, kan det være en fordel både at se på den samlede fordeling af omkostninger til omkostningsstedet og på fordelingen af omkostninger til den enkelte afdeling på omkostningsstedet, så en eventuel fejl i aktiviteten eller fordelingen af omkostningerne kan snævres ind til den/de relevante afdelinger. 6.2 Tabel 2+3: Fordeling af omkostninger til serviceafdelinger og Andel af ydelsesomkostninger der er knyttet til patienter Tabel 2 og 3 viser henholdsvis fordeling af omkostninger til serviceafdelinger på hospitalet og andel af ydelsesomkostninger, der er knyttet til patienter på hospitalet. Der er ikke, som ved tabel 1, markeret konkrete områder som skal undersøges. I stedet skal man se tabellerne igennem og undres. Tabel 2 viser fordelingen af omkostninger til serviceafdelingerne for hvert omkostningssted på afdelingsniveau. Nedenfor ses et udsnit af tabel 2. Den første kolonne, Omksted_navn, indeholder omkostningsstedsnavnet i fordelingsregnskabet og den næste kolonne, Omkostningsafdeling, indeholder afdelingen (evt. med hospital og afsnitskoder afhængigt af fordelingsregnskabet). For hver række i tabellen ses, hvor mange omkostninger, der bliver fordelt til de forskellige serviceafdelinger. Tabel 11 Eksempel på outputtabeller, tabel 2 Omksted_navn Omkostningsafdeling FOE1 FYE1 IMP1 IMP2 INT1 JOR1 KBI1 Omksted023-Svangreambulatoriet Omksted024-Kvindeafdelingenindlagte Kogebog / 83

46 Med andre ord, så fortæller tabellen hvor meget de forskellige omkostningssteder trækker på de forskellige serviceafdelinger, herunder implanter og medicin. Det er her vigtigt, at forholde sig til om de forskellige omkostningssteders træk på serviceafdelingerne ser fornuftige ud. Hvis der er fordelinger, der ser skæve ud eller er forkerte, kan hospitalet ikke selv ændre på dem, men må gøre Sundhedsdatastyrelsen opmærksom på det. Sundhedsdatastyrelsen vil, i dialog med hospitalet, undersøge sagen - dog er medicin og implantater undtaget, da det er hospitalet selv der har defineret fordelingen af disse. Eksempel: Anæstesi er en serviceafdeling og tabel 2 viser hvordan operations-omkostningsstederne trækker på denne serviceafdeling. Tabel 2 kan derved bruges til at tjekke om omkostningerne til anæstesi bliver fordelt ud på operationsomkostningsstederne som forventet. Hvis omkostningerne til anæstesi ikke bliver fordelt ud som forventet kan der være flere årsager: Afhængigt af om der er valgt omkostningstypen ANA eller ANAVGT i mapningstabellen, så bliver omkostningerne til anæstesi fordelt til patientaktiviteten, der er opgjort på baggrund af henholdsvis producerende afdelinger eller stam afdelinger fra stamdata. Her kan det undersøges om der er blevet valgt den rigtige omkostningstype, dvs. om aktiviteten på anæstesiologisk afdeling registreres på producerende afdeling eller stam afdeling i stamdata. Omkostningerne til anæstesi bliver fordelt ud på operationsomkostningsstederne via et pointsystem og derfor afhænger fordelingen af omkostninger af tyngden af operationerne på de forskellige operationsomkostningssteder. Tabel 3 er en oversigt over, hvor stor en del af ydelserne fra serviceafdelingerne, der er blevet matchet med LPR/PAS data. Nedenfor ses et udsnit af tabel 3. I tabellen kan ses, hvilken koblingsvariabel der bliver brugt (SSTNR eller CPR), hvor mange ydelser, der bliver matchet, samt hvor mange omkostninger, der bliver matchet (vist både i kroner og procent). Tabel 12 Eksempel på outputtabeller, tabel 3 Omksted_i_fordelingsregnskab Antal Omkostninger OMKSTED_I_ FORDELINGSREGNSKAB KOBLINGSVARIABEL Ikke match Match I alt Ikke match Match I alt Omksted015-Intensivafdeling INT1 V_CPR Omksted025-Jordemoderkonsultat JOR1 V_SSTNR Ydelserne bliver ikke altid matchet 100 % og det kan der være tre grunde til: Ydelserne er udført på patienter fra andre hospitaler. I det tilfælde vil ydelserne først kobles med de andre hospitaler i regionen i en senere kørsel og matchningen vil først opstå på det tidspunkt, når de regionsvise omkostningsdatabaser dannes. Ydelserne er udført på patienter, der ikke er registreret i stamdata, som fx patienter fra praksissektoren. Ydelserne er ikke blevet registreret på den dag de er blevet foretaget, men bliver først registreret på et senere tidspunkt, hvilket resulterer i, at data ikke matcher. Kogebog / 83

47 Man skal forholde sig til om det hele matcher som forventet. Husk at tage de tre førnævnte grunde i betragtning. Hvis der stadig, med de tre grunde taget i betragtning, er matchs, der ser forkerte ud, gøres Sundhedsdatastyrelsen opmærksom på det og så vil Sundhedsdatastyrelsen, i dialog med hospitalet, undersøge hvorfor data ikke matcher som det burde. 6.3 Tabel 4: Fordeling af patienter på patienttype Tabellen viser fordeling af patienter på patienttype på hospitalet. Tabel 13 Eksempel på outputtabeller, tabel 4 c_pattype Antal I alt Tabel 5: Aktivitet uden omkostninger og Omkostninger uden aktivitet Tabellen viser både den aktivitet, som ikke er tilknyttet et omkostningssted i mapningstabellen, og omkostningssteder i mapningstabellen, som har afdelinger tilknyttet, hvor der ikke er aktivitet på. Den første tabel (aktivitet uden omkostninger) viser de afdelinger, der mangler at blive mappet i mapningstabellen. Dog kan afdelinger optræde i tabellen, selvom de er mappet. Det er en teknikalitet, som der skal ses bort fra. Matricen læser omkostningsstedet som et tværgående omkostningssted, hvis ikke det er enten SENG eller AMB. Derfor kan det i praksis godt være en stamafdeling og det betyder ikke noget for fordelingen af omkostninger. Tabel 14 Eksempel på outputtabeller, tabel 5 Aktivitet uden omkostninger: 6006 Omkostninger uden aktivitet C_SGH C_AFD C_AFS C_PATTYPE Antal Omkostningssted i fordelingsregnskab Afdeling Omkostningstype Takstbasis F E F 2 5 Kogebog / 83

48 6.5 Tabel 6: Gennemsnitspriser på ydelser Tabellen viser gennemsnitlige pointpriser på ydelser og her skal man være opmærksom på de ydelser, som er markeret med et blåt bånd. Når en ydelse er markeret med et blåt bånd betyder det, at pointprisen ligger uden for båndene. Tabel 15 Eksempel på outputtabeller, tabel 6 Ydelsestype Klinisk biokemi Anæstesi (Operationer) Intensiv COREF OMK- STED ANTAL_ YDELSER ANTAL_ KONTAKTER TOTAL_ POINT GNS_ POINT TOTAL_ OMKOSTNING POINT- PRIS Nedre_ granse Ovre_ granse CO_6006_Endeligt_ Omksted013 KBI , CO_6006_Endeligt_ Omksted014 ANA , CO_6006_Endeligt_ Omksted015 INT , For at undersøge hvorfor en pointpris ligger uden for båndene, skal der ses på omkostninger og aktivitet. I fordelingsregnskabet kan det tjekkes, om der er blevet fordelt for få eller for mange omkostninger til omkostningsstedet, og det er også vigtigt at forholde sig til om det antal af ydelser, som ses i tabel 2, svarer til det forventede. En høj pointpris kan, hver for sig eller i kombination, skyldes: En meget lav eller høj aktivitet på omkostningsstedet Der er fordelt for mange eller for få omkostninger til omkostningsstedet Mange af ydelserne ikke er pointgivende / Mange af ydelser er pointgivende og er der mange tunge procedurer, vil det give mange point 6.6 Tabel 7a+7b: Gennemsnitspriser på ambulatorier med vægtsystemer Tabel 7a viser gennemsnits pointpriser på ambulatorier med vægtsystemer og tabel 7b er en udvidet tabel over det samme. I tabellerne vises ambulatorier, hvor ambulante vægtsystemer anvendes, dvs. de afdelinger der er mappet som AMBxxx i mapningstabellen. Man skal være opmærksom på den kolonne, der viser pointpris (100 point). Her er der ikke prædefinerede bånd, men en god målestok er, at pointpriserne skal ligge inden for en nedre grænse på 750 kr. og en øvre grænse på 2000 kr. For de ambulatorier, hvor pointprisen ligger uden for båndene, skal der igen ses på de fordelte omkostninger og aktiviteten. Ud over disse to faktorer kan en lav pointpris desuden skyldes, at de registrerede procedurer på ambulatoriet ikke giver nogen vægt i det anvendte vægtningssystem. Variablen Ambulante besøg Gns. pris viser den gennemsnitlige pris på de patienter, der har haft afdelingen som stamafdeling. De får derfor både omkostninger fra deres besøg på afdelingen og for de udførte procedurer. Variablen Ambulante ikke-besøg Gns. pris viser den gennemsnitlige pris på de procedurer, der er udført på patienter, der har været på afdelingen, men har haft stamafdeling andetsteds. Denne variabel viser derfor den rene procedure -pris på et gennemsnitligt besøg på afdelingen. Kogebog / 83

49 Forskellen mellem de to variable er hvorvidt omkostningerne til et almindeligt ambulant besøg er inkluderet i prisen eller ej. Tabel 16 Eksempel på outputtabeller, tabel 7a Ambulante besøg Ambulante ikke-besøg Skadestuepatienter Stationære patienter OMKSTEDNAVN OMKTYPE Pointpris (100 point) Gns. pris Gns. pris Gns. pris Gns. pris Omksted021-GynækologiskDagkirurgi AMBGYN Omksted020-Gynækologiskambulatorium AMBGYN Tabel 8: Fordeling af takstbasis på direkte og indirekte omkostninger, samt midlertidige omkostningssteder Tabel 8 viser fordelingen af takstbasis på direkte og indirekte omkostninger, samt midlertidige omkostningssteder. Her skal man være opmærksom på kolonnen Andel_inddirekte_omkostninger, der viser de indirekte omkostningers andel af takstbasis. Denne indirekte andel skal helst ligge under 30 %. Er andelen højere end 30 %, bør det tjekkes om omkostningerne er fordelt korrekt, hvilket gøres i arket Midlertidige omkostninger i fordelingsregnskabet. Vær opmærksom på, at der ikke må være indirekte omkostninger på implantat- og medicinomkostningssteder. Hvis hospitalet generelt har en høj andel indirekte omkostninger, kan det skyldes, at hospitalet har centraliseret en række udgiftskonti, hvor afdelingerne har ingen eller begrænset mulighed for at påvirke udgiftsniveau. Tabel 17 Eksempel på outputtabeller, tabel 8 Direkte fordelte Inddirekte fordelte Andel_inddirekte_ Omkstednavn Omktype TAKSTBASIS omkostninger omkostninger omkostninger Omksted013-Centrallaboratoriet KBI ,6 Omksted015-Intensivafdeling INT ,3 Kogebog / 83

50 7. Årsager til, at Sundhedsdatastyrelsen stopper arbejdet med et fordelingsregnskab Sundhedsdatastyrelsen indhenter fordelingsregnskaberne for at kunne beregne taksterne. For at beregne så valide takster som muligt, er det vigtigt, at arbejdet med fordelingsregnskabet prioriteres på hospitalerne. Der kan opstå situationer, hvor Sundhedsdatastyrelsen stopper arbejdet med et fordelingsregnskab. Dette sker altid ud fra overvejelser omkring kvaliteten og hvor meget arbejde, der mangler med et givent fordelingsregnskab. Arbejdet bliver stoppet for, at Sundhedsdatastyrelsen kan sikre en så høj datakvalitet i omkostningsdatabasen som muligt. I det understående skitseres, hvad der kan føre til udelukkelse af et fordelingsregnskab. Det vigtigste er, at alle store rettelser skal laves inden d. 1. april. Der er ikke tid til at rette store fejl i tiden efter d. 1. april. Derfor afholder Sundhedsdatastyrelsen hvert efterårsmøder med regionerne og hospitalerne, hvor der tales om nye ting i fordelingsregnskabet og indsatsområder, samt tilbyder dialog med hospitalerne og regionerne hele året. Deadlines: Alle deadlines skal overholdes. Sygehusene arbejder desuden videre med de tilbagemeldinger, de modtager fra Sundhedsdatastyrelsen efter afleveringsdeadlines 3. december og 1. februar. Især efter d. 3. december, og ikke mindst d. 1. april, vil der være en del, der skal tilrettes og kontrolleres. Derfor er det vigtigt, at der sættes tid af hertil. For uden tilbagemelding har Sundhedsdatastyrelsen ingen chance for at validere niveauet. Valideringsark: I skabelonen til fordelingsregnskabet er der to valideringsark, med en række valideringspunkter. Ved at køre disse evalueringer kan der tjekkes for en række fejl. Disse ark skal være kørt og eventuelle fejl rettet inden afleveringen d. 1. april. Fejl i valideringsarkene kan føre til, at der ikke arbejdes videre med fordelingsregnskabet. Outputtabeller: Efter afleveringen d. 1. april udsendes der outputtabeller, som er fordelingsregnskabet koblet med aktivitetsdata. Disse tabeller skal gennemgås af hospitalet, da Sundhedsdatastyrelsen ikke har mulighed for kvalificeret at vurdere, om en beregnet takst på en given afdeling er rigtig. Der er kort tidsfrist på de to valideringer af outputtabellerne, så vær opmærksom på at få sat tid af hertil i april Kogebog / 83

51 Bilag 1. Kontaktpersoner 2. Vejledning til fordelingsregnskabsmatricen 3. Vejledning til SharePoint hjemmeside 4. Kaskademodellen 5. Udtømmende liste over udgifter der ikke skal indgå i DTD 6. Eksempel på håndtering af intern afregning Kogebog / 83

52 Bilag 1. Kontaktpersoner Kontaktpersoner i Sundhedsdatastyrelsen Jacob Bihani, JABI@sundhedsdata.dk, tlf Helene Bækkelund, HEBK@sundhedsdata.dk, tlf Camilla Østerballe Nielsen, CAOP@sundhedsdata.dk, tlf Christoffer Larsen, CLAR@sundhedsdata.dk, tlf Erika Fjallsbak, ERFJ@sundhedsdata.dk, tlf Kontaktperson i Danske Regioner Frederik Wøhlk, frw@regioner.dk Kontaktpersoner i Regionerne Region Hovedstaden Liselotte Oldelund Kreilgaard, liselotte.oldelund.kreilgaard@regionh.dk Region Sjælland Marianne Weinreich, maw@regionsjaelland.dk Bjørn Mikael Rønnow, bjro@regionsjaelland.dk Region Syddanmark Hanne D. Larsen, hanne.d.larsen@rsyd.dk Jørn Frydendall, joern.frydendall@rsyd.dk Region Midtjylland Henriette Sørensen, henriette.soerensen@stab.rm.dk Region Nordjylland Lill Østerheden Kappel, liok@rn.dk Kogebog / 83

53 Bilag 2. Vejledning til fordelingsregnskabsmatricen Fordelingsregnskabsskabelonen, også kaldt fordelingsregnskabsmatricen, er hovedværktøjet til udarbejdelsen af fordelingsregnskabet. I skabelonen er der indarbejdet valideringer, som kan hjælpe med at identificere eventuelle fejl i udfyldningen. Excelskabelonen indeholder makroer, som er vigtige at aktivere, hvis ikke dette sker automatisk. Det gøres ved at aktivere indhold. Til udfyldelsen af skabelonen benyttes en række indbyggede knapper, som findes øverst i hver fane. Nogle celler i skabelonen kan kun udfyldes via disse knapper, mens det i andre celler er muligt at skrive/kopiere direkte i cellen. I hver fane er det indikeret med grå baggrundsfarve, hvis en kolonne kun kan udfyldes via knapperne eller udfyldes automatisk. I fanerne OmkostningsstedsMapning, FordelingsNoegler, FordelingMidlertidige, Implantater, Medicin samt Fordelingsregnskab er der tilføjet en Opdater fanen besked i toppen af fanen. Når denne besked vises, bør der trykkes på knappen Opdater arket, inden man lukker fordelingsregnskabet eller går videre til at arbejde i et andet ark. Kogebog / 83

54 I det følgende beskrives de enkelte faner i skabelonen og hvordan de udfyldes. Fanen Start Denne fane skal være med til at give et bedre overblik over, om fordelingsregnskabet er udfyldt korrekt. Det er desuden muligt fra startfanen, at navigere rundt til de andre faner i arket. Det er ligeledes i startfanen, at det er muligt, at opdatere og validere alle fanerne på en gang. Dette anbefales, når man mener, at hele fordelingsregnskabsmatricen er færdigudfyldt. Bemærk, at dette kan tage et stykke tid, afhængig af datamængden og brugerens computer. I startfanen skal man angive hospitalsnavn og navn på den/de personer, der udfylder fordelingsregnskabet. I hospitalsfeltet skal man vælge det aktuelle hospital. Det er vigtigt at udfylde hospitalet, da eksempelvis Omkostningsstedsmapningsfanen, er afhængig af hospitalsvalget. Tabellen Data validering knytter sig til valideringsfanen og er en opsummering af de valideringer, der sker i fanen Validering. Hvis der er datavalideringsfejl, skal disse rettes i de enkelte faner, som fejlene knytter sig til. Første kolonne viser, hvilken fane fejlen relaterer sig til, anden kolonne er en beskrivelse af fejlen, mens tredje kolonne viser antallet af fejl. Hvis man stiller sig i en celle, der angiver et antal fejl, får man en kort beskrivelse af fejlen og hvordan den kan udbedres. Når fejlen er rettet, skal der i startfanen trykkes på Opdater og dernæst Validér alle ark. Kogebog / 83

55 Fejlene, der relaterer sig til Data validerings tabellen, beskrives i det følgende: OmkostningsstedsMapning Afdelinger/Afsnit som optræder flere gange under samme omkostningstype: I omkostningsstedsmapningsfanen må SKS-koder på de ambulante (AMB) og indlagte (SENG) omkostningssteder kun anvendes én gang. Hvis man derfor eksempelvis mapper afdeling på omkostningstypen AMB to gange, vil man få en fejl. Fordelingsregnskab Rækker hvor der ikke fordeles 100%: Hvis der er nøglesummer i kolonnen Noeglesum i Fordelingsregnskabsfanen der ikke summer til 100%, vil cellerne med fejl blive markeret med rødt. Det er samtidig muligt at se de specifikke fejlrækker i Valideringsfanen. Rækker i KontoNR_Loentype, der ikke er unikke: Kolonnen KontoNr_Loentype i Fordelingsregnskabsfanen er en kombination af kontonr og loentype kolonnerne og denne kombination skal være unik. Er denne kombination ikke unik, vil de relevante celler, der ikke indeholder unikke kombinationer, blive markeret med rødt. Omkostningssteder som ikke får fordelt omkostninger: Hvis ikke der er fordelt omkostninger til alle midlertidige og endelige omkostningssteder i Fordelingsregnskabsfanen, vil tabellen angive dette som fejl. For at korrigere fejlene, skal man identificere de relevante omkostningssteder og ændre fordelingen af omkostninger, så der også allokeres omkostninger til disse. FordelingMidlertidige Rækker hvor der ikke fordeles 100%: Hvis der er nøglesummer i kolonnen Noeglesum i FordelingMidlertidigefanen, der ikke summer til 100%, vil cellerne med fejl blive markeret med rødt. Manglende eller forkerte indtastninger er en valideringstabel, som ikke knytter sig til valideringsfanen. Fejl i denne tabel skal findes og rettes i den fane, som er angivet i første kolonne. Fejlene Kogebog / 83

56 findes let i den relevante fane, da cellerne er markeret med rød. Der er til Fordelingsregnskab 2018 tilføjet en række ekstra valideringer i denne tabel. Fejlene, der relaterer sig til tabellen Manglende eller forkerte indtastninger, beskrives i det følgende: OmkostningsstedsMapning Antal af Omkostningstyper der mangler at blive udfyldt: Kolonnen OmkType i fanen Omkostningsstedsmapning er et obligatorisk felt at udfylde for endelige omkostningssteder. Omkostningstypen for alle endelige omkostningssteder vælges i den tilhørende drop-down menu. FordelingsNoegler Nøglesummer der ikke summer til 100%: Hvis der er nøglesummer i kolonnen Noeglesum i fanen FordelingsNoegler, der ikke summer til 100%, vil cellerne med fejl blive markeret med rødt. FordelingMidlertidige Nøglesummer der ikke summer til 100%: Hvis der er nøglesummer i kolonnen Noeglesum i fanen FordelingMidertidige, der ikke summer til 100%, vil cellerne med fejl blive markeret med rødt. Kogebog / 83

57 Antal af Nøgleår der mangler at blive udfyldt: I fanene FordelingMidertidige er det obligatorisk at udfylde, hvornår fordelingsnøglen er oprettet/revideret. Hvis ikke nøgleår er udfyldt, vil cellerne blive markeret med rødt. Implantater/Medicin Generelt: Når implantat- og medicinfanerne udfyldes, skal man udfylde SKS-koden/koderne, som implantat/medicinomkostningsstedet relaterer sig til. Dette gøres i de tilhørende faner ved at trykke indsæt kode. Hvis en SKS-kode mangler at blive udfyldt i hhv. implantat- eller medicinfanen, vil der under Antal fejl være angivet KODE MANGLER I FANEN. Cellerne med de manglende koder markeres med rødt. Antal af Regel der mangler at blive udfyldt: Når fanerne Implantater og Medicin udfyldes, skal man udfylde den regel, som implantat/medicinomkostningsstedet relaterer sig til. Dette gøres i fanerne ved at trykke indsæt kode eller ved at vælge reglen direkte i dropdown menuen i cellen. Cellerne med de manglende regler markeres med rødt. Antal fejl i OmkStedType: I fanerne Implantater og Medicin må der kun være tilføjet omkostningssteder af hhv. typen IMP og MED. Hvis der er omkostningsstedstyper i kolonnen, der ikke hører til, markeres de med rødt. Dette kan forekomme, såfremt omkostningstypen for omkostningsstedet ændres efter at omkostningsstedet er tilføjet på implantat-/medicinfanen. Antal fejl i kode: Kode skal udfyldes med gyldige SKS-koder (evt. med angivelse af * for at indikere, at alle underkoder skal medtages). Celler med koder, der ikke eksisterer, markeres med rødt. Antal fejl i tillægskode: Tillægskode skal udfyldes med gyldige SKS-koder (evt. med angivelse af * for at indikere, at alle underkoder skal medtages). Celler med tillægskoder, der ikke eksisterer, markeres med rødt. Fordelingsregnskab Antal af Art der mangler at blive udfyldt eller ikke er udfyldt korrekt: Artskolonnen i fanen Fordelingsregnskab skal være udfyldt. Den angivne art skal starte med et tal (hovedart), medmindre der er tale om en kalkulatorisk række, hvor der kan angives xxx. Hvis der er celler i kolonnen, der mangler at blive udfyldt eller ikke er udfyldt korrekt, markeres de med rødt. Antal fordelingsnøgle der mangler at blive udfyldt: Alle lønarter (starter med 1) skal have tilknyttet en fordelingsnøgle, som vælges i den tilhørende drop-down menu i fanen Fordelingsregnskab. Hvis ikke fordelingsnøglen udfyldes, markeres cellen med rødt. Kogebog / 83

58 Antal af Gruppering der mangler at blive udfyldt eller ikke er udfyldt korrekt: Grupperingskolonnen i fanen Fordelingsregnskab skal være udfyldt med minimum 3 cifre. Gruppering må ikke indeholde tegn eller bogstaver, medmindre der er tale om en kalkulatorisk række, hvor der kan angives xxx. Hvis der er celler i kolonnen, der mangler at blive udfyldt eller ikke er udfyldt korrekt, markeres de med rødt. Antal af KontoNr_Loentype med forkert format: KontoNr må indeholde tal, bindestreg (-) samt punktum (.). Hvis der er celler i kolonnen KontoNr, der ikke opfylder dette formatkrav, markeres de med rødt i kolonnen KontoNr_Loentype. Antal af Loentype der mangler at blive udfyldt: Alle lønarter (starter med 1) skal have tilknyttet en løntype, som vælges i den tilhørende drop-down menu i Fordelingsregnskabsfanen. Hvis ikke løntypen udfyldes, markeres cellen med rødt. Fanen OmkostningsstedsMapning Der er ikke sket væsentlige ændringer til denne fane til Fordelingsregnskab Det er ikke muligt for hospitalerne selv, at kopiere sidste års mapningstabel ind i den nye mapningstabelfane. Sundhedsdatastyrelsen vil i stedet præudfylde omkostningsstedsmapningfanen med sidste års data, inden matricen sendes ud til hospitalerne d. 15. november. Hvis nogle af afdelingerne er markeret med rød, skyldes det, at der ikke er aktivitet på afdelingen i indeværende år. Man skal således tage stilling til, om afdelingen skal mappes eller om den skal fjernes fra mapningen. Hvis afdelingen fortsat skal mappes, er der behov for at kontakte Sundhedsdatastyrelsen og orientere om det. Når Sundhedsdatastyrelsen sender den nye matrice ud d. 15. november, er det sammen med oversigter over aktivitetsdata og landsregisterdata (excel-ark). Dataoversigterne er inkorporeret i FD matricen. Det betyder, at man automatisk kan indsætte afdelinger/afsnit i omkostningsstedsmapningen og selv kan udføre en validering af, om alle afdelinger/afsnit er mappet. For at indsætte afdelinger i mapningstabellen, skal man stå i det aktuelle omkostningssted og trykke på knappen Indsæt afdelinger (se illustration nedenfor). Her bliver man mødt med en popup boks, hvor der kan til- eller fravælges afdelinger/afsnit. Når man har mappet afdelinger/afsnit på et omkostningssted, skal man trykke opdater, for at afdelingerne mappes til omkostningsstedet. Efterfølgende kan man skifte omkostningssted i drop-down menuen og mappe et nyt omkostningssted. Det er således ikke nødvendigt, at afslutte pop-up boksen for at mappe et nyt omkostningssted. Ligeledes kan man skifte hospital i drop-down menuen og mappe afdelinger fra andre hospitaler (udefunktioner). Kogebog / 83

59 Hvis man kun vil mappe på afdelingsniveau, skal man fjerne hakket i boksen vis afsnit (nederste venstre hjørne), og der vil nu kun vises 7-cifrede SKS-koder. Endeligt er det muligt, at filtrere i afdelingerne (øverste højre hjørne), ved enten at skrive en del af afdelingsnummeret eller en del af afdelingsnavnet. Når man har indsat afdelinger/afsnit i mapningstabellen, kan man nu selv validere om alle afdelinger/afsnit med aktivitet er mappet. Dette gøres ved at trykke på knappen Ikke mappede afdelinger. I pop up boksen kan man se en liste over de afdelinger/afsnit, der mangler at blive mappet. Man kan ligeledes mappe dem, ved at vælge det/de relevante omkostningssteder de skal mappes til. Hvis man kun mapper på afdelingsniveau, skal man fjerne hakket i boksen vis afsnit, og der vil nu kun vises 7-cifrede SKS-koder. Det er også muligt at filtrere på baggrund af afdelingsnummer eller afdelingsnavn. Kogebog / 83

60 Der er selvfølgelig enkelte afdelinger, der er aktivitet på, men som ikke skal mappes, fx lægeambulance og Montebello. Disse afdelinger kan man blot lade stå tilbage i listen. Derudover kan der ikke mappes afdelinger/afsnit ved midlertidige eller eksterne omkostningssteder. Når alle afdelinger/afsnit er blevet mappet, opdateres arket på knappen Opdater arket. Øverst i venstre hjørne, celle B2, vil man få en status på, om arket er korrekt udfyldt. Eventuelle fejl vil blive markeret med rødt, såvel som de vil fremgå i fanen Start. Fanen FordelingsNoegler Der er ikke sket væsentlige ændringer til denne fane til Fordelingsregnskab 2018 Fanen skal udfyldes på samme måde som tidligere, dvs. man opretter fordelingsnøgler og angiver, hvordan omkostningerne skal fordeles på omkostningssteder. Når fanen er udfyldt, skal man trykke på Opdater arket. Hvis der i fanen er nøglesummer, der ikke summer til 100%, vil disse celler blive markeret med rødt for at indikere, at nøglesummerne skal korrigeres. Bemærk, at dette også vil fremgå som en fejl i Startfanen. Når nøglesummerne, der ikke summer til 100% er korrigeret, trykkes på Opdater ark igen. Hvis arket er udfyldt korrekt, vil der ikke være flere røde celler og statusmeddelelsen i celle D3 vil markere, at arket er udfyldt korrekt. Man kan med fordel oprette en fordelingsnøgle, hvis man forventer at bruge den flere gange i Fordelingsregnskabsfanen, da nøglen automatisk kan overføres mellem fanerne. Fanen FordelingMidlertidige Der er ikke sket væsentlige ændringer til denne fane til Fordelingsregnskab 2018 Fanen skal udfyldes på samme måde som tidligere. Når fanen er udfyldt, skal man trykke på knappen Opdater arket. Der bliver i fanen valideret på om Nøgleår er udfyldt, og om der er nøglesummer, som ikke summer til 100%. Hvis ikke dette er opfyldt, vil fejlene blive markeret med rødt for at indikere, at nøgleår skal indtastes, eller nøglesummerne skal korrigeres. Bemærk, at dette også vil fremgå som en fejl i fanen Start. Når fejlene er korrigeret, trykkes på Kogebog / 83

61 Opdater ark igen. Hvis arket er korrekt udfyldt, vil der ikke være flere røde celler og statusmeddelelsen i celle D3 vil indikerer, at arket er udfyldt korrekt. Bemærk i øvrigt, at fordelingsnøglen automatisk bliver udfyldt, hvis man vælger en af de tidligere oprettede fordelingsnøgler i fordelingsnøglekolonnen. Fanerne Implantat og Medicin Ændringer i fanerne: Til Fordelingsregnskab 2018 er der i Implantat og Medicin fanerne tilføjet validering af OmkstedType, Kode samt Tillægskode. Der valideres på, at OmkstedType er hhv. af typen IMP og MED og at indsatte Koder og Tillægskoder er eksisterende SKS-koder. Eventuelle fejl vil blive markeret med rødt, såvel som de vil fremgå i fanen Start. Når arket skal udfyldes, skal man først indsætte omkostningsstederne. Dette gøres ved at trykke på Indsæt omkostningssted (se illustration nedenfor). I pop-up boksen kan man vælge mellem de forskellige implantat- og medicinomkostningssteder og trykke indsæt omkostningssted. Hvis man har behov for flere identiske omkostningssteder, vælger man antallet af rækker, der skal indsættes. Der er ikke behov for at lukke boksen for at indsætte et nyt omkostningssted. I stedet vælges et nyt omkostningssted i indsæt omkostningssted boksen. Når man skal udfylde koden, skal man stille sig i det relevante omkostningssted og trykke på knappen indsæt kode. Kogebog / 83

62 Pop-up boksen udfyldes med den relevante kode ved, at der enten skrives koden i feltet Fritekst navigering eller ved at klikke sig igennem kodehierarkiet. Endvidere kan man i boksen udfylde Regel, forventet enhedspris og forventet antal enheder. Når man har udfyldt alle oplysningerne for et omkostningssted, kan man vælge et nyt i vælg række/omkostningssted og gentage processen, inden boksen endeligt lukkes. Bemærk, det er stadigt muligt at korrigere de indtastede oplysninger om regel, forventet enhedspris og forventet enhedspris ved, at taste oplysningerne direkte ind i felterne. Det skal bemærkes, at der er nogle SKS-koder som har teksten Venligst gå videre til næste niveau.. Disse koder må ikke vælges, da de udelukkende optræder af tekniske årsager. Der sørges automatisk for der bliver sat * efter en kode, hvis der vælges en kodelængde, hvor der er underliggende koder. Hvis der fx vælges koden KBC og efterfølgende trykkes på knappen indsæt, så sættes der en * bag efter koden, så de to underliggende koder medtages. Funktionen har til hensigt at gøre det lettere for brugerne at indsætte koder og samtidig sikre, at der kun indsættes koder, som Sundhedsdatastyrelsen kan finde i aktivitetsdata. CPR-lister: Hvis hospitalet fremsender en cpr-liste til et medicin- eller implantatomkostningssted, skal der sættes hak i boksen CPR liste. Kogebog / 83

63 Til sidst skal arket opdateres på knappen Opdater ark. Hvis der er fejl, vil disse blive markeret med rødt. Der vil ligeledes fremgå en status øverst i fanen, såvel som på fanen Start. Fanen Fordelingsregnskab Der er valideringer på kolonnerne Fordelingsnogle, Noeglesum, KontoNr_Loentype, Gruppering, Art og Loentype kolonnerne. Gruppering skal være udfyldt med minimum 3 cifre. Gruppering må ikke indeholde tegn eller bogstaver, medmindre der er tale om en kalkulatorisk række, hvor der kan angives xxx. Celler der ikke er udfyldt korrekt markeres med rødt og de vil fremgå som fejl i valideringstabellen i fanen Start. Art skal være udfyldt. Den angivne art skal starte med et tal (hovedart), medmindre der er tale om en kalkulatorisk række, hvor der kan angives xxx. Celler der ikke er udfyldt korrekt markeres med rødt og de vil fremgå som fejl i valideringstabellen i fanen Start. Hvis Art starter med 1 (løn), skal Loentype være udfyldt. Celler der ikke er udfyldt markeres med rødt og de vil fremgå som fejl i valideringstabellen i fanen Start. Hvis Art starter med 1 (løn), skal Fordelingsnoegle være udfyldt. Celler der ikke er udfyldt markeres med rødt og de vil fremgå som fejl i valideringstabellen i fanen Start. KontoNr skal være udfyldt og må kun indeholde tal, bindestreg (-) samt punktum (.). Celler der ikke er udfyldt med korrekt format markeres med rødt og de vil fremgå som fejl i valideringstabellen i fanen Start. KontoNr valideres i kolonnen KontoNr_Loentype. KontoNr_Loentype er en kombination af kontonr og loentype kolonnerne og denne kombination skal være unik. Er denne kombination ikke unik, vil cellerne der ikke indeholder unikke kombinationer blive markeret med rødt og de vil fremgå som fejl i valideringstabellen i fanen Start. Det er samtidig muligt at se de specifikke fejlrækker i fanen Validering. Hvis Noeglesum ikke summer til 100%, vil cellerne med fejl blive markeret med rødt og de vil fremgå som fejl i valideringstabellen i fanen Start. Det er samtidig muligt at se de specifikke fejlrækker i fanen Validering. Kogebog / 83

64 Fanen Validering Der er ikke sket væsentlige ændringer til denne fane til Fordelingsregnskab 2018 Når de foregående faner er udfyldt, skal denne fane blot opdateres. Hvis opdateringen viser, at der er fejl i andre faner, skal disse korrigeres og fanen opdateres igen. Fanen Ford2SAS Der er ikke sket væsentlige ændringer til denne fane til Fordelingsregnskab 2018 Når de foregående faner er udfyldt, skal denne fane blot opdateres. Fanen: DTDskema DTD fanen i fordelingsregnskabsmatricen indeholder de skemaer fra DTD, som skal udfyldes for hvert hospital. Det drejer sig om skema 1, 5, 6 og 7. Skema 2 og 3 udfyldes af regionerne og tal til disse skemaer, kan ikke findes i fordelingsregnskaberne. DTD fanen udfyldes automatisk på baggrund af de andre faner, når der trykkes på knappen Opdater Skema 1 og 4-7. Tallene til skema 1 hentes fra fordelingsregnskabsfanen og de resterende tal til skema 5, 6 og delvist skema 7 hentes fra Ford2SAS fanen. Dette skulle gerne gøre det lettere for både hospitalerne og regionerne at udfylde DTD skemaerne og samtidig sikre en overensstemmelse mellem tallene i FD et og DTD skemaet. Bemærk: Det er ikke muligt at oprette nye eksterne omkostningssteder under skema 6 Kogebog / 83

65 Bilag 3. Vejledning til SharePoint hjemmeside For at blive oprettet på SharePoint hjemmesiden, venligst kontakt den relevante fordelingsregnskabskontaktperson. Link: Alle dokumenter og kommunikation, som relaterer sig til fordelingsregnskabet og De Tilrettede Driftsudgifter (DTD), tilgås via Sundhedsdatastyrelsens SharePointside. Denne vejledning er en kort introduktion til de vigtigste funktioner i SharePoint. Startsiden Hospitalssiderne Rediger dokument Versionskommentar Download Abonnér på nyheder og ændringer På hovedsiden På hospitalsspecifikke sider Vejledning til Startsiden (Hjem): Når man logger ind på SharePointsiden, vil man se følgende startside På siden er der flere ting at være opmærksom på. Kogebog / 83

66 Regionssider: I menuen til venstre, kan man finde de enkelte regioners sider. Man skal vælge en region for at finde de tilhørende hospitaler i regionen. Det er under de enkelte hospitaler, at man finder fordelingsregnskabsmatricen og eventuelle dokumenter, som relaterer sig til hospitalet. Alle hospitalerne i den valgte region, har adgang til hinandens fordelingsregnskabsmatricer således, at man lettere kan sparre med hinanden internt i regionen. Kalender: Kalenderen udfyldes løbende af Sundhedsdatastyrelsen med relevante deadlines. Bemærk dog, hvis der foretages ændringer i tidsplanen, vil Sundhedsdatastyrelsen ud Sundhedsdatastyrelsen over at opdatere kalenderen også lave en separat udmelding. Vejledninger: Under punktet Vejledninger i bunden af siden uploader Sundhedsdatastyrelsen dokumenter, der er relevante for alle brugere af SharePointsiden. Nyhedsstrøm: Her er det muligt at videregive generelle oplysninger, stille generelle spørgsmål eller lignende, som er til gavn for alle brugere af siden. Vejledning til hospitalsspecifikke sider: Når man har valgt sin region og hospital, får man mulighed for at redigere dokumenter (fx fordelingsregnskabsmatricen) og tilføje versionskommentarer. Vejledning til hvordan man redigerer et dokument: Når arbejdet med fordelingsregnskabet indledes, har Sundhedsdatastyrelsen uploaded en fordelingsregnskabsskabelon, som skal udfyldes. Dette gøres ved at trykke på filen og vælge ja til at åbne dokumentet i Excel (hvis man får en forespørgsel på det). Herefter accepteres, at dokumentet tjekkes ud. Kogebog / 83

67 Det er vigtigt at acceptere udtjekningen, da dette muliggøre, at der kan foretages ændringer i fordelingsregnskabsskabelonen. Når arbejdet med skabelonen er færdiggjort, gemmes filen som normalt og lukkes. Når man gør dette, får man en forespørgsel på at tjekke dokumentet ind igen. Der er behov for at dokumentet tjekkes ind igen, da det sikrer, at andre kan arbejde videre i dokumentet. En manglende indtjekning betyder, at andre ikke kan se de ændringer, der er foretaget. Derudover skal man være opmærksom på, at skrive en kort versionskommentar, såvel som man ikke skal sætte hak i checkboksen Lad dokumentet være tjekket ud, efter du har tjekket denne version ind. Hvis man ved et uheld ikke får tjekke dokumentet ind, kan man se en lille grøn pil optræde på Excel-ikonet. Kogebog / 83