Dagsorden til møde i IKAs Dialoggruppe. Navn Virksomhed Titel Ib Thyge Christensen Københavns Professionshøjskole. Hvidovre

Transkript

1 Dagsorden til møde i IKAs Dialoggruppe 5. september 2018 kl OBS Nyt mødested: Industriens Hus, H. C. Andersens Blvd. 18, 1787 København K Navn Virksomhed Titel Ib Thyge Christensen Københavns Professionshøjskole Indkøbs- og Regnskabschef Daniel Bang Christensen Hvidovre Indkøbs-og udbudskon- Kommune sulent Jeanet Vandling IKA Formand for IKA Indkøbs- og Udbudschef Fællesindkøb Fyn Ivar Næsheim Essity Denmark A/S Commercial Director Health and Medical solutions Casper Helbo Nielsen Processio Aps Adm. Direktør Heidi Wael Uniqa A/S Tender & Contract Manager Thomas Pliniussen Sunrise Medical Sales manager Ordstyrer: Referent: Bemærkninger: Side 1 af 10

2 INI Navn Virksomhed Titel Anja Piening Nørgaard Piening Advokater Partner, advokat Bo Kristensen Abena A/S Markedschef Christian Gislinge Skandinavisk Motor Co. A/S B2G Rådgiver Christine Priess Bent Brandt Salgskoordinator/ Sales coordinator Felix Dalker DI Service Chefkonsulent Jan Sjøgaard Lyreco Major Account Manager Public DK Jesper Langkjær Fællesindkøb Midt Indkøbschef Kim Jelling Ørnbo JDE Professional Danmark Key Account Manager Public Sector Majbritt Laurine Frødstrup Haderslev Kommune Formand for IKA Dialoggruppe Kontrakt- og Udbudsspecialist. Mette Rich Aarhus Kommune Contract manager Michael Lund Nørgaard Gæst og oplægsholder fra Nørgaard Piening advokater Partner og advokat Mickey Abben Johansen SKI Markedschef Pia Ziegler IKA Medlem af IKA s Bestyrelse Udbuds- og Indkøbschef hos Forsvarsministeriets Materiel og Indkøbsstyrelse. Side 2 af 10

3 Dagsorden: 1. Transaktionsomkostninger kl Costdrivers kl Persondataforordning kl Lukket linkedingruppe kl Ønsker til kurser eller initiativer i IKA kl Siden sidste møde / nyt fra IKAs Bestyrelse kl Den gode historie kl Dialoggruppens bidrag til IKAs Årskonference 2019 kl EVT Dato og sted for næste møde Side 3 af 10

4 Dagsorden og program for dagen 1. Velkommen v/ Majbritt Laurine Frødstrup Christine Priess fra Bent Brandt Mette Rich vil tage kontakt til potentielt medlem fra Region Midt. Hvis ikke dette lykkes kan Dialoggruppen kontakte FRI mhp en repræsentant. Majbritt Laurine Frødstrup tager kontakt til Samaqua mhp at får en repræsentant fra forsyningsområdet. 2. Transaktionsomkostninger kl Jan Sjøgaard + Majbritt Laurine Frødstrup At emnet drøftes Side 4 af 10

5 Dialoggruppen har besluttet følgende anbefaling: Gruppen beslutter, at emnet og dialogen om dette vurderes så relevant i IKAs dialoggruppe at det tages op igen på et senere møde. På dette møde skal der dykkes mere ned i: Francogrænser gå væk fra fragtfri levering Kontrakter vs. Rammeaftaler Færre leverandører til hver organisation. Fælles central i kommunerne og derefter at udbyde (eller hjemtage) opgaven med at levere ud i elbiler og inde i byen evt. el-cykler.. 3. Costdrivers kl Initiativtager Initiativtager Jeanet Vandling Costdrivers - hvilke krav i udbudsmaterialet er generelt med til at hæve tilbudsprisen? Leverandørsiden opfordres til at tænke kloge tanker om dette inden mødet. Det ville være fantastisk, hvis det kunne komme nogle helt konkrete forslag i referatet. Hvis vi finder de vise sten, kan vi formentlig få lov til at sende dem ud via IKA nyhedsbrev med hilsen fra Dialoggruppen. Hvis dette viser sig for ambitiøst, kan der måske laves et oplæg til en viderebehandling på mødet i november. Gruppen beslutter, at følgende punkter nævnes som costdrivers: Prisregulering på forskellige tidspunkter. Fragtfri levering Små ordrer Forskellige e-kataloger til hver kommune f. eks i indkøbsfællesskab. Forskellige sortimenter i et givent indkøbsfællesskab. De fleste fra leverandørsiden i IKAs Dialoggruppe mener det vil nedbringe prisen hvis der kan leveres ét centralt sted i en kommune. 4. Persondataforordning kl Majbritt Laurine Frødstrup Persondataforordning hvad betyder dette i praksis for ordregivere og leverandører? Side 5 af 10

6 Gruppen beslutter, at Vi hørte et spændende og yderst vedkommende oplæg ved Michael Lund Nørgaard, advokat og partner i Nørgaard Piening Advokater. 5. Lukket linkedingruppe kl Majbritt Laurine Frødstrup Intern Kommunikation på lukket linkedingruppe IKAs sekretariat har tilbudt at oprette en lukket LinkedIngruppe hvor intern kommunikation kan foregå imellem Dialoggruppens medlemmer. Sagen drøftes Gruppen beslutter, at takke nej til tilbuddet om en lukket LinkedIngruppe. Kommunikationen fortsætter som hidtil på mail. Der efterspørges i stedet mulighed for at der laves en IKA Dialoggruppe Profil på LinkedIn. Majbritt undersøger med sekretariatet om dette er en m ulighed. 6. Ønsker til kurser eller initiativer i IKA kl Initiativtager Jeanet Vandling Hvilke kurser savner leverandørsiden Der har været dialog og fremsendt forslag (mest fra ordregiversiden) på mail men hvis nogen stadig brænder inde med gode forskal modtages disse med kyshånd. Gruppen beslutter, at Der efterlyses jura for leverandører Forbeholdt betalende medlemmer af IKA. Evt. kan det holds som IKA-SKI arrangement) Der er stor interesse for at Leverandørsiden inviteres med til IKA Jura. Noget af programmet kan med fordel holdes fælles. Derefter kan der laves spor for hhv. leverandører og ordregivere. Det er vigtigt at niveauet er fagligt højt. Meget gerne ét spor med grundkursus for nye eller kommende leverandører og et andet spor for de leverandører, der har været på det offentlige marked i mange år. Kurset skal ikke være gratis (Det er vigtigt at IKA ikke konkurrerer på ulige vilkår med private aktører der tilbyder lignende) IKAs sekretariat opfordres evt. til at lave en spørgeskemaundersøgelse om behovet blandt de Side 6 af 10

7 IKA medlemmer der er kommet til inden for de sendes to år. 7. Siden sidste møde / nyt fra IKAs Bestyrelse kl Alle Er der sket noget spændende i IKA's Bestyrelse? Der vil derudover være plads til en enkelt eller to særligt gode beretninger siden sidst. Først til Mølle Pia måtte desværre løbe videre og nåede ikke at informere om nyt fra IKAs Bestyrelse. Mette fortalte om nyt fra Århus: Århus Kommune er gået i samarbejde med FSC Danmark mhp at følge op på om stillerede krav til certificeret træ reelt overholdes i kontraktperioden. Initiativer bifaldes af IKAS Dialoggruppe. Særligt leverandørsiden savner at der i kontraktperioden følges op på de stillede tekniske og sociale krav i kontrakterne. 8. Den gode historie kl Daniel Bang Christesen Den gode historie Daniel vil give os et lille oplæg om punch out og mulighed for e-handel af fødevarer. Gruppen beslutter, at Punktet udgår da Daniel er på Barsel punktet udsættes til næste møde. 9. Dialoggruppens bidrag til IKAs Årskonference 2019 kl Majbritt Laurine Frødstrup Kick off mødets forslag til overordnede tema blev Netværk, Dialog og Samarbejde med undertitlen Der skal to til tango Som noget nyt har IKAs Bestyrelse / arbejdsgruppen foreslået at IKAs Dialoggruppe får sin egen stand, som skal være beregnet netop til dialog. Der var f.eks. forslag fremme om en IKA Tinder app eller en mulighed for at arrangere speed dating eller lign som derefter kan foregå på Dialoggruppens stand. Dialoggruppen skal derfor nu i arbejdstøjet og have strikket noget sammen omkring Dialogstanden: Indretning, bemanding, videreudvikling af idéer til skabelse og facilitering af dialog. Alt sammen skal jo kunne foregå parallelt med, at Dialoggruppens medlemmer (naturligvis) prioriterer den virksomhed og evt. den stand, som hver enkelt er kommet på konferencen Side 7 af 10

8 med. Under mødet har vi telefonisk kontakt med Charlotte Sander, der oplyser at IKAs Bestyrelse ikke har lagt sig fast på et overordnet tema At Generalforsamlingen lægges i starten af konferencen, mn at programmet rettes til så konferencen (standene) alt i alt bliver en time mere åbent onsdag formiddag. At det er tæt på at blive åbnet for salg af stande At der er ti færre stande til salg ift. sidste år At ti stande reserveres til nye områder f. eks tjenesteydelser. at der lægges en plan for Dialoggruppens medvirken på Årskonferencen. Der drøftes forskellige scenarier for hvordan standen kan udfyldes. Det kunne være eksperter på et givent område men dette bliver nemt ekstra Spor i konferencen. Gruppen beslutter, at overfor IKAs bestyrelse og sekretariat at anbefale: at Dialogtorvet bibeholdes som sidste år evt. gøres lidt mindre (tre stande i stedet for fire) At torvet møbleres med borde og bænke som sidste år. Dialoggruppens medlemmer fra Ordregiversiden bemander standen meget gerne sammen med folk fra KFST mhp at konferencedeltagerere fra leverandørsiden besøge standen, hvis der er ønske om at debattere generelle emner. Bemærkninger i øvrigt: Leverandørsiden kan ikke afse tid til at bemande en egentlig stand de er optaget af deres egen stand Torvet må ikke være et gratis sted for promovering af leverandører der ikke vil købe stand. Leverandørsiden finder det ikke OK hvis en leverandør der ikke betaler for at være på en stand får gratis opmærksomhed og kan uddele vareprøver på dialogtorvet. Traditionen med at der udleveres gratis flødeboller anfægtes som urimelig når den pågældende leverandør ikke har betalt for en stand. 10. Dialogprisen - Ekstra punkt til dagsorden (fremgår ikke af den udsendte dagsorden) Majbritt Laurine Frødstrup Charlotte Sander fra IKAs Sekretariat har foreslået Dialoggruppen at evaluere på proceduren Side 8 af 10

9 Gruppen beslutter, at Prisen hedder IKAs Dialogpris 2018 (Selv om den uddeles i marts 2019) dette skal rettes på IKAs hjemmeside [Efter mødet taler Majbritt Laurine Frødstrup med Charlotte Sander: Der er i prisen allerede indgraveret en vinder af prisen Det vil være noget rod, hvis der er to der får samme pris. Det betyder at vi er nødt til at fortætte den skæve nummerering dog suppleres teksten på IKAS hjemmeside, således at det klart fremgår at Dialogprisen 2019 uddeles for den dialog, der har foregået i 2018] Det besluttes/godkendes at proceduren for Danmarks Bedste udbud følges. IKAs sekretariat bedes om at optage en lille film med Århus Kommunes Udbud & Indkøb, som tidligere har været nomineret til Dialogprisen, som kan være en teaser til nomineringer i år. Opfordringen til at nominerer lægges på IKAs Nyhedssite IKAs site på LinkedIn Evt. LinkedInprofil for Dialoggrupppen Nyhedsbrev på DI Derudover beder IKAs Dialoggruppe IKAs sekretariat om at lave en pdf version af opfordring til at nominere. PDF-versionen udsendes til alle Dialoggruppens medlemmer så alle nemt kan dele denne på de sociale medier. Det er vigtigt at der ikke er formkrav til nomineringen det skal være let en simpel mail med kontaktoplysninger, hvor enten sekretariat eller Dialoggruppens formand kan kontakte den nominerende efterfølgende. Opslag med opfordring til nominering skal ud snarest muligt. På mødet i november skal udvælges de tre nominerede, der skal filmes og vises på storskærm på Årskonference og samtidig på samme møde i november udvælges vinderen ud fra i hvilken grad de opfylder kriterierne for prisen. DVS ingen afstemning. På den måde har sekretariatet fra november til medio februar 2019 til at kontakte og lave filmsekvenser med de tre nominerede. Ca. en måned inden Årskonferencen bliver de tre finalister offentliggjort på ika.dk med begrundelse for nomineringen Se detaljer i vedlagt køreplan Det er aftalt at Majbritt Laurine Frødstrup overrækker prisen på scenen. 11. EVT Majbritt Laurine Frødstrup foreslår følgende punkter udsat til næste møde: Side 9 af 10

10 Forslag fra Jeanet Vandling Hvor er Leverandørsiden de største udfordringer, når man modtager udbudsmateriale dette må meget gerne munde ud i 3-5 indsatser Opfølgning fra referat 25. april 2018 Input til Dialoggruppens sub-site på IKAs hjemmeside. Punktet foreslås udsat til mødet Gruppen beslutter, at punktet udskydes 12. Dato og sted for næste møde Alle Dato den november 2018 Sted DI s konferencecenter i Nyborg Mødeansvarlig Felix Dalker IKAs sekretariat spørges om de vil stå for tilmelding og administration af betaling for næste møde. Christian Gislinge vil på næste møde holde oplæg om udvikling ift. brug af el-biler. Udviklingskurven overrasker selv en af de største importører i Danmark. Mickey Johannsen tilbyder på næste møde at holde et lille oplæg vedr. de nye kommunedata. Mette Rich vil gerne holde oplæg om e-handel Daniel Bang Christesen - Daniels vil give os et lille oplæg om punch out og mulighed for e- handel af fødevarer. Side 10 af 10