Referat af ekstraordinært LSU-LAU møde den 29. august 2017

Transkript

1 Referat af ekstraordinært LSU-LAU møde den 29. august 2017 Mødedato 29. august 2017 Starttidspunkt 10:00 Sluttidspunkt 11:30 Afdeling/enhed Ledelsessekretariatet Dokumentnavn Referat af ekstraord LSU LAU Dokumentnummer Arbejdsområde Referent atlu Sted: NBA, H.118B Deltagere: Prorektor Steffen Svendsen (formand) IT-, HR- og Kommunikationschef Carsten Vikkelsøe Teknisk chef Christian Jansson Studiechef Ambrosia Fladager Hansen IT Supportmedarbejder Leila Damkjær Pedersen (TR HK) (næstformand) IT Supportmedarbejder Lone Petersen (AR for fællesadm. (-bygningsområdet) i Vejle og Odense) IT Supportmedarbejder Frank Staal Voigt (TR Prosa) Teknisk servicemedarbejder Jens Peder Wojcik (AR for bygningsområdet i UCL) Studieadministrativ medarbejder Susanne Nedergaard Hansen (TR HK) Teknisk servicemedarbejder Jørgen Markussen (TR 3F) Studieadministrativ medarbejder Sussi Skjoldan, suppleant for Kathrine Bøtker Krogh Afbud: Studieadministrativ medarbejder Kathrine Bøtker Krogh (AR Studieadministrationen) barsel Sekretariatsbetjening: Direktionskonsulent Anders Thomsen Lunde (ref.) Lene Synnøve Andersen, HR-juridisk bistand side 1/4

2 1. Godkendelse Dagsordenen for mødet skal godkendes, og punkter under eventuelt skal annonceres af de tilstedeværende. Indstilling: Det indstilles, at LSU-LAU godkender dagsordenen. Beslutning: Dagsordenen blev godkendt, og Lene Synnøve Andersen fra HR deltager grundet udsigten til personaleprocessen. 2. Budgetforhold 2018 og procesplan for tilpasning Den endelige rapport fra det eksterne konsulentfirma, som i foråret 2017 gennemførte en analyse af stabsområdet, blev afleveret til rektoratet før sommerferien, hvilket der blev orienteret om på LSU-LAU mødet den 22. juni Stabscheferne har haft mulighed for at afgive bemærkninger til rapporten frem til den 8. august 2017, hvorefter rektoratet har foretaget en gennemgang og vurdering af de samlede bidrag til afdækningen af effektiviserings- og besparelsespotentialer på stabsområdet. På mødet orienterer prorektor om rektoratets konklusioner og beslutninger på baggrund af afdækningen af potentialerne og præsenterer et forslag til procesplan for gennemførelse heraf. Indstilling: Det indstilles, at LSU-LAU drøfter redegørelsen for resultatet af den eksterne analyse og budgetforholdene for stabene i 2018, og godkender forslaget til procesplan for den administrative tilpasning. Beslutning: Prorektor rettede indledningsvist opmærksomheden på, at der i det udsendte notat er to fejl på side 2 og 3. Tilrettet notat sendes med referatet ud. side 2/4

3 Prorektor gjorde mundtligt rede for indholdet af det udsendte notat, herunder at rektoratet bevidst har fravalgt at gennemføre anbefalinger, der rækker længere end 2018, eller som indbefatter outsourcing. Dette valg er truffet på baggrund af en forventning om, at organisationen som følge af eventuel fusion med Erhvervsakademiet Lillebælt snart vil have andre behov og et ændret ledelsesmæssigt setup, end man på nuværende tidspunkt kan kalkulere med. Den af rektoratet besluttede rammereduktion for stabene fra 2017 til 2018 på 6,8 mio. kr. er delt ud på stabsområderne, og det er herefter den enkelte stabschefs ansvar at udmønte rammereduktionen i forbindelse med budgetlægningen for Reduktionen kan foretages på såvel drifts- som lønmidler. Der er i 2017 allerede ubesatte stillinger i flere afdelinger, som vil kunne indgå i opfyldelsen af reduktionskravet. Det er på nuværende tidspunkt ikke muligt præcist at sige, hvor meget der på den baggrund resterer af besparelseskravet; men den overordnede forhåbning før processen går i gang er, at behovet for at gennemføre uansøgte fratrædelser kan reduceres til 5-7 på hele stabsområdet. Der blev henstillet til, at der kommer til at gælde vilkår/praksis for uansøgt fratrædelse, som ligger inden for en hovedstandard på tværs af stabene dog under hensyntagen til overenskomster og særlige individuelle forhold. Konsekvensen af forskellen på de enkelte afdelingers budgetter til drift og løn blev drøftet. Der er søgt taget højde for, at nogle afdelinger har et stort driftsbudget, som i teorien vil kunne anvendes til at bidrage uforholdsmæssigt til indfrielsen af den givne afdelings reduktionskrav. Afdelinger med et relativt stort driftsbudget har dog som udgangspunkt tilsvarende større bindinger og fælles forpligtelser forbundet med driftsbudgettet. En væsentlig pointe i konsulentanalysen blev fremhævet: der bruges uforholdsmæssigt meget tid på at rykke for interne leverancer i forbindelse med overskredne deadlines, tilretning af leveret materiale, håndtere mindre konflikter i forbindelse hermed osv. Dette er et tema, som også skal dagsordenssættes i organisationen som et hele. Det blev drøftet, hvorvidt det er muligt at beregne omkostningerne forbundet med besparelserne beregnet som bl.a. tab af kompetencer, serviceforringelser, akkumulering af flekstid m.v. Da der er mange ubekendte i en sådan udregning, finder ledelsen den ikke praktisk mulig at gennemføre, men man er opmærksom på, at der i en overgangsperiode kan forudses visse transitionsomkostninger i forbindelse med besparelserne. Der var enighed om, at det er ledelsens og ikke den enkelte medarbejders ansvar at tage en dialog med modtagerne af stabenes ydelser, når der efterspørges ydelser, som ikke længere vil kunne leveres i samme omfang eller form som hidtil. Fra medarbejderside blev der særligt stillet spørgsmål til at gennemføre besparelser på Økonomi og Personale i en periode, hvor der forventes gennemført en fusion med en organisation, som har ganske få medarbejdere at stille med til varetagelse af disse funktioner. Prorektor redegjorde for, at man er opmærksomme på dette potentielle dilemma, men at man ikke kan sige, hvordan fremtidens behov bliver på nuværende tidspunkt. Derfor har man fundet det mest rimeligt, at alle stabe bidrager. side 3/4

4 Der blev stillet spørgsmål til, at der ikke reduceres på ledelsessiden herunder at der tidligere er sket omplacering af ledere med bibeholdelse af løn. Prorektor redegjorde for, at der hver gang foretages en individuel vurdering af den tidligere leders lønniveau i forhold til nye opgaver. Konsulentrapporten blev efterspurgt. Den vil ikke blive offentliggjort, da den er skrevet med henblik på læsning i en snæver ledelseskreds, og derfor på visse områder kan henføres direkte til konkrete opgaver/personer. Procesplanen blev godkendt. Ifølge denne er sidste frist for at fremkomme med forslag til besparelser m.v. den 5. september 2017, kl. 12: september 2017, kl. 15:00 (efter mødet ændret til kl. 14:00 for at medarbejderne kan nå at orientere sig om resultatet inden normal arbejdstids ophør) vil der være ekstraordinært LSU-LAU møde, såfremt der ikke er fundet tilstrækkelige alternativer til at gennemføre uansøgte fratrædelser. Der vil være psykologisk bistand til rådighed for medarbejdere, som ikke afskediges, så-vel som for medarbejdere, som afskediges med partshøring. 3. Eventuelt Intet til dette punkt. side 4/4

5 Notat Afdeling/enhed Rektoratet Oprettelsesdato 11-aug-2017 Udarbejdet af STSV Journalnummer Dokumentnavn Notat om a _(1) Dokumentnummer 1. Tilpasninger af de administrative stabes omkostninger UCL har i foråret 2017 gennemført en analyse af de administrative stabe med henblik på at få identificeret effektiviserings- og besparelsespotentialer, som kan iværksættes i 2018 og Baggrunden herfor er det statslige omprioriteringsbidrag og de reduktioner i UCLs bevillinger på 2 % årligt, som er varslet i de kommende års finanslove. Reduktionen andrager ca. 8 mio. kr. i mindre indtægt pr. år. Analysen er gennemført af konsulentfirmaet Brøndum & Fliess, som med reference til UCLs rektorat har analyseret og vurderet omkostningsforbruget i alle administrative stabe med undtagelse af Ledelsessekretariatet. Ledelsessekretariatet blev på forhånd besluttet udeladt af analysen på grund af det ekstraordinære behov for sekretariatsbistand i forbindelse med forberedelsen af den forventede fusion med EAL. Analysen er gennemført i to faser. I første fase gennemførtes en foranalyse, som gennem interviews og dokumentanalyser bredt afdækkede potentialer i alle de stabsområder, som analysen omfattede. I anden fase har konsulenterne efter rektoratets anvisninger - gennemført en nærmere analyse af opgaveløsning og ressourceforbrug i Studieadministrationen, inkl. den del, som fra 1. januar 2017 er overført fra KOM U, Teknik og Bygninger samt Økonomi og Personale. Begrundelsen for at analysere nærmere på disse tre områder var, at der i foranalysen vurderedes at være et betydeligt potentiale for effektiviseringer og besparelser, som i den egentlige analyse skulle underkastes en mere udførlig afdækning. Konsulentrapporten blev præsenteret for rektoratet ultimo juni i år. Samlet set identificerer konsulentrapporten et potentiale over en toårig periode på op til 9,6 mio. kr. Potentialet, der er tilvejebragt på baggrund af de gennemførte analyser, omfatter udelukkende lønomkostninger, og indebærer, at der efter konsulenternes vurdering kan reduceres i stabene med op til 22 årsværk. Efter konsulenternes vurdering kan der igennem omlægning af ledelsesstrukturer, arbejdsgange, reduktion af snitfladeproblemer, digitalisering, udlicitering og generel effektivisering gennemføres en reduktion i ovennævnte størrelsesorden over en toårig periode. side 1/4

6 Disse reduktioner er i konsulentanalysens konklusioner fordelt således: Studieadministration, inkl. KOM U administration Økonomi og Personale Teknik og Bygninger IT, HR og Kommunikation Total 4, 1 mio. kr., svarende til 9 årsværk 2, 1 mio. kr., svarende til 5 årsværk 1, 6 mio. kr., svarende til 3 årsværk 1, 8 mio. kr., svarende til 5 årsværk 9, 6 mio. kr., svarende til 22 årsværk Efter at rektoratet har modtaget rapporten, har de berørte stabschefer haft mulighed for at forholde sig til rapportens anbefalinger og afgive kommentarer til rektoratet. På baggrund heraf har der i første halvdel af august været dialog mellem rektorat og de berørte stabschefer om de økonomiske rammer for stabene i Efterfølgende har rektoratet truffet afgørelse om hvilke planer for tilpasninger, der skal gennemføres. Afgørelsen om hvilke planer for tilpasning af ressourcerammen på stabsområdet, der skal føres ud i livet, baserer sig på to principielle beslutninger: 2. Fusionsplaner På grund af den forventede fusion mellem EAL og UCL, der efter planen vil træde i kraft i løbet af 2018, og på grund af de ændringer af bevillings- og tilskudssystemet, der forventes i 2019, er der ikke mulighed for at træffe meget konkrete beslutninger om forholdene i Tidshorisonten for planen er derfor udelukkende De evt. supplerende tilpasninger, der måtte vise sig nødvendige i 2019 og efterfølgende år vil blive håndteret i den nye organisation og inden for de til den tid gældende økonomiske rammer og af den ledelse, som skal træffe beslutninger om budgettet for 2019 og efterfølgende år. 3. Plan for tilpasninger i 2018 Rektoratet har besluttet ikke at gennemføre initiativer, der medfører ændringer af ledelsesstrukturen på stabsområdet og heller ikke udliciteringer af administrative opgaver. Begrundelsen for ikke at ændre på ledelsesstrukturen er, at den forventede fusion med EAL vil medføre organisatoriske ændringer, der vil påvirke ledelsesforholdene inden for side 2/4

7 de administrative stabe. Der skal derfor ikke gennemføres ændringer med betydelige konsekvenser for ledere og medarbejdere, som vil få en meget kort levetid. Begrundelsen for ikke at tage skridt til outsourcing er, at EAL i deres nuværende opgaveløsning har outsourcede ydelser inden for økonomi, personale og it, som må forventes insourcet til den nye institutions fælles opgaveløsning på disse områder. Der vil derfor ikke blive taget initiativ til at placere administrative opgaver uden for UCL. Nærværende plan for tilpasninger, der har inddraget de involverede stabschefers vurderinger og er udformet ud fra en helhedsvurdering af UCLs samlede økonomiske situation, omfatter således alene 2018 og indeholder ikke omlægninger af ledelsesforhold eller outsourcing initiativer. I 2018 gennemføres således følgende plan for tilpasninger af omkostninger på de administrative stabe. I forhold til niveauet for 2017 reduceres de samlede omkostninger til de administrative stabe med 6,8 mio. kr. Reduktionen gennemføres som rammetilpasninger inden for de enkelte stabsområder. Rammetilpasningerne kan omfatte alle typer af omkostninger. Der fastlægges følgende rammereduktioner: Økonomi og personale. 1 mio. kr. Teknik og Bygninger: 1 mio. kr. Studieadministration, inkl. KOM U administration: 2, 9 mio. kr. HR, Kommunikation og IT: 1, 4 mio. kr. Ledelsessekretariatet: 0,5 mio. kr. denne tilpasning er ikke foranlediget af konsulentanalysen De enkelte chefer tilpasser løn- og driftsbudgetter for eget område til de besluttede rammer. Det tilstræbes som en selvfølge, at uansøgte opsigelser reduceres mest muligt. Det forudsættes, at alle driftsomkostninger vurderes nøje med henblik på besparelser. Det kan endvidere fastslås, at en betragtelig del af den nødvendige reduktion i personaleomkostninger kan gennemføres ved naturlig afgang i form af allerede kendte pensioneringsplaner og jobskifte. Hele udfordringen med tilpasning til et lavere omkostningsniveau lader sig imidlertid ikke håndtere ved naturlig afgang. Derfor er opsigelser i mindre omfang desværre en nødvendighed. Der vil derfor umiddelbart efter denne plans offentliggørelse blive taget skridt til varsling af opsigelser. Det er forventningen, at det vil være nødvendigt med opsigelser i størrelsesordenen 5 7 medarbejdere. side 3/4

8 Budget 2017 for stabene Lønbudget Driftsbudget Budget i alt Rammereduktion Økonomi og Personale 10,05 3,6 13,65 1 Teknik og bygninger 7,3 34,7 42,0 1 Studieadministration 31,13 4,35 35,48 2,9 HR, Kommunikation og IT 18,5 12,9* 31,4 1,4 Ledelsessekretariatet 4,9 0,8 5,75 0,5 ** excl. IT afskrivninger side 4/4