Referat LSU-LAU (fællesadministrationen)

Transkript

1 Referat LSU-LAU (fællesadministrationen) Mødedato: 30. marts 2016 Starttidspunkt: Kl. 9:30 Sluttidspunkt: Kl. 11:30 Dokumentnavn: Dagsorden LSU-LAU Sted: Vestre Engvej 51 C (mødelokale 3.251) Deltagere: Prorektor Steffen Svendsen Studiechef Ambrosia Fladager Hansen IT Supportmedarbejder Leila Damkjær Pedersen (TR HK) (næstformand) IT Supportmedarbejder Lone Petersen (AR for fællesadm. (- bygningsområdet) i Vejle og Odense) Teknisk servicemedarbejder Jens Peder Wojcik (AR for bygningsområdet i UCL) Studieadministrativ medarbejder Kathrine Bøtker Krogh (AR Studieadministrationen) Teknisk servicemedarbejder Jørgen Markussen (TR 3F) Studieadministrativ medarbejder Dorte Brygger (TR HK) IT Supportmedarbejder Frank Staal Voigt (TR Prosa) Teknisk chef Christian Jansson Afbud: HR- og Kommunikationschef Carsten Vikkelsøe Øvrige til stede: Sekretariatsbetjening: Pkt. 2: Teamleder Jesper Mogensen, pkt. 8: IT-chef Christian Wang HR -Juridisk konsulent Lene Synnøve Andersen (ref.) DAGSORDENSPUNKTER Indhold 1. Godkendelse af dagsorden Regnskab 2015 for de centrale stabe v. Jesper Mogensen Fraværsstatistik Opsamling på stabenes kvalitetsdrøftelser Lønforhandlinger 2016 herunder ny lønpolitik Effektiviseringsprogram Status TAP-aftale MOVE Nyt fra HAU (skriftlig orientering) Korte Punkter Eventuelt... 6

2 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. 2. Regnskab 2015 for de centrale stabe v. Jesper Mogensen Det endelige regnskab for året 2015 udviser et overskud 10,2 mio. kr. Det er 1,7 mio. kr. mindre end det budgetterede resultat for året Da IT-afdelingen ikke var kommet med i bilag 2.1 samt kurser med moms, er der indsat et nyt bilag 2.1 i dagsordenen. Gennemgang af de enkelte stabe: Direktionen: Afvigelse i Øvrige indtægter og Driftsomkostninger skyldes bl.a. tilskud til studieaktivitetsmodellen og heraf øgede driftsomkostninger. Ledelsessekretariatet: Der ses en positiv afvigelse i Driftsomkostningerne. Kursusmidlerne er forbrugt. Økonomi og Personale: Der ses en afvigelse ved timesalg, som skyldes salg af medarbejdertimer til Musikkonservatoriet. Det har der ikke været budgetteret med. Driftsomkostningerne er højere end budgetteret, hvilket skyldes højere interne kursusudgifter samt licenser. Der ses store afvigelser på renteindtægter og udgifter. Det skyldes hhv. tab på værdipapirer samt forrentning af kapital til, Niels Bohrs Alle. Fælles studieadministration: Der ses en positiv afvigelse ved Personaleomkostninger samt lønrefusioner, hvilket er udtryk for langtidssygefravær i afdelingen. Fælles administrationen: Dette ansvarsområde er alene et område, hvor indtægter/udgifter under stabsområdet posteres ikke en egentlig enhed. Den positive afvigelse for taxameterindtægterne, skyldes at der er budgetteret med sidste års aktivitet, men indeværende års aktivitet, er højere end budgetteret. Elever: Den negative afvigelse skyldes primært større personaleomkostninger/lavere lønrefusioner. Bygninger: Der ses en positiv afvigelse på Øvrige indtægter, hvilket primært skyldes lejeindtægt fra Friskolen. Den positive afvigelse på Driftsomkostningerne, skyldes stram budgetstyring. Den negative afvigelse på Afskrivninger skyldes primært Cortex Park. Kantinen Jelling: Her ses et negativ budgetafvigelse på kr , hvilket skyldes fald i omsætningen. HR og Kommunikation:

3 Periodens resultat viser en positiv afvigelse på kr , hvilket primært skyldes indtægter i forbindelse med APV. Dog ses en negativ budgetafvigelse på Personaleomkostninger, og en positiv budgetafvigelse på Driftsomkostninger. It-afdelingen: Periodens resultat viser en negativ afvigelse. Det blev efterspurgt et samlet bilag for stabene i hovedtal (udsendes snarest). Det blev efterspurgt et samlet bilag for stabene i hovedtal (udsendes snarest). : Udvalget tog gennemgang og periodens resultat til efterretning. 3. Fraværsstatistik Udvalget behandlede fraværsstatistik Der var bekymring omkring stigningen i omfanget af kortidssygefraværet. På foranledning af HAU, skal der efterfølgende ske opfølgning på afdelingsniveau (information er udsendt). Målet for UCL har været 8,5 sygedage pr. år. Omfanget har for 2015 været 9,9 sygedage, hvilket der ved behandlingen på afdelingsniveau, skal være fokus på årsagen til. Sammenholdt med personaleomsætningen(13 %) - må omfanget af sygefraværet ses som en vigtigt personalepolitisk pejling for trivsel i en organisation. Udvalget drøftede fraværsstatistikken og tog denne til efterretning. 4. Opsamling på stabenes kvalitetsdrøftelser UCL har de seneste år haft voksende fokus på kvalitetsmåling, såvel i de uddannelsesmæssige ydelser som i UCLs støtte- og administrative systemer. UCLs opmærksomhed på kvalitet afspejler et voksende uddannelsespolitisk fokus på kvalitet, som bl.a. kommer til udtryk i en række uddannelsesreformer, revision af professionshøjskoleloven, ny akkrediteringslovgivning og regeringens kvalitetsudvalg. Derfor har også Hovedsamarbejdsudvalget i UCL drøftet kvalitet ved flere lejligheder. HSU ønsker med iværksættelse af lokale kvalitetsdrøftelser i alle afdelinger at rette fokus mod de kvalitetsvurderinger, der ikke indfanges af de nuværende kvalitetssystemer, nemlig kvalitetskulturen i form af medarbejdernes og afdelingernes opfattelse af kvaliteten i deres kerneopgaver. Da punktet er dokumenttungt, blev det aftalt, at sekretariatet udfylder skema A, som herefter rundsendes til godkendelse ved udvalgets medlemmer.

4 Da punktet er dokumenttungt, blev det aftalt, at sekretariatet udfylder skema A, som herefter rundsendes til godkendelse ved udvalgets medlemmer. Udvalget drøftede UCLs kvalitetsfokus og godkender efterfølgende skema A (summering af stabenes kvalitetsdrøftelser), når dette rundsendes. 5. Lønforhandlinger 2016 herunder ny lønpolitik Lønpolitikken er vedtaget ultimo Denne er rammen for lønforhandlingerne, som for 2016 pt. er i proces. Udvalget tog orienteringen til efterretning 6. Effektiviseringsprogram Carsten Vikkelsøe er kontaktperson på effektiviseringsprogrammet, men da han var forhindret i at deltage i mødet, orienterede Steffen Svendsen herom. Effektiviseringsprogrammet er iværksat som følge af folketinges beslutning om besparelser på 2 pct. pr. år. De samlede besparelser for er 32 mio. kr. for hele UCL (heraf for stabene 7,5 mio. kr.). Forventede besparelser på lønsiden er 25 mio. kr. (= ca.30 årsværk). Der forventes ikke afskedigelser i nævneværdigt omfang. Der er årligt en personaleomsætning på ca. 13 pct., hvilket svarer til medarbejdere pr. år. Det kan dog ikke garanteres, at det er medarbejdere med de rette kompetencer, der bliver i UCL, men set i lyset af MOVE-projektet Kvalitet i de administrative systemer, arbejdes der mod at fremtidssikre medarbejdernes kompetencer. Arbejdet mod effektiviseringen har primært fokus på besparelser herunder øget produktivitet samt reducerede omkostninger. Der er indtil videre sat følgende initiativer op: Workflow: håndtering af udlæg Workflow: håndtering af time-gæstelærere Workflowanalyse: registrering af medarbejderstamdata Wiseflow Praktikportal Omkostningsanalyse Effektive indkøb Der følges op efterår 2016.

5 7. Status TAP-aftale Der har pågået et forhandlingsforløb mellem ledelse og tillidsrepræsentanter. Det vurderes, at processen omkring arbejdet med den reviderede TAP-aftale snarligt er tilendebragt. Det blev bemærket, at den nugældende TAP-aftale udløber med udgangen af marts måned Dog vil den fortsat være gældende, hvis den reviderede TAP-aftale ikke bliver færdig til den 1. april MOVE Christian Wang, der er programchef for stabenes MOVE-projekt orienterede om status. Der arbejdes på at sikre, at dataene flyder mellem systemerne i Kvalitet i administrative processer. Programrådet omfatter stabscheferne. Der arbejdes pt. med programbeskrivelse. Rammen er 1 mio. kr. og tidshorisonten 3 år. Projektet har 3 ben : Digitalisering f.eks. arbejdsprocesser i forbindelse med ansættelse af medarbejder i UCL. Hvad kan automatiseres og digitaliseres. Selvbetjening brugeren skal kunne tilgå systemerne når som helst. Kompetenceudvikling for at fremtidssikre medarbejderne, vil der afhængig af afdeling være et givent behov for at kompetenceudvikle medarbejderne. Mål med MOVE-projektet er øget produktivitet, højne kvaliteten i opgavevaretagelsen (=færre fejl) samt bedre udnyttelse af ressourcer. Der udsendes info til stabenes medarbejdere omkring muligheden for at stille forslag til, hvordan rammen omkring Kvalitet i administrative processer udfyldes. Forslag sammenholdes med stabschefernes vurdering af, behovet for optimal håndtering af kvalitet i de administrative processer (i forhold til de tre ovenstående punkter). Christian Wang inviteres til status primo Nyhedsbrev udsendes med referatet. Udvalget tog orientering om MOVE-projektet Kvalitet i administrative processer til efterretning. 9. Nyt fra HAU (skriftlig orientering)

6 10. Korte Punkter 1. Kønsopdelt lønstatistik 2. Indberetninger i Easy 11. Eventuelt Næste møde er den 9. juni, kl , Vestre Engvej, Vejle Foreløbige punkter til næste møde: Budgetopfølgning Arbejdsmiljødrøftelse og plan Status Niels Bohrs Allé Status på kompetenceudviklingsforløb (Økonomi og Personale samt Teknik og Bygninger) Status på akademiuddannelses-forløb Nyt fra HAU Korte punkter Indberetninger i Easy (medarbejders arbejdsskader) Julegaver

7 MOVE KIAP : Nyhedsbrev #1 KIAP1618-Nyhedsbrev01-ver02-cw docx Kvalitet i administrative processer MOVE-programmet Kvalitet i administrative processer (forkortet KIAP) gennemføres i perioden Programmet er under opstart, og de første projekter i programmet vil blive påbegyndt hér i foråret Programmets budget er 1 mio kr i hvert år i de 3 år programmet kører, og KIAPprogramrådet består af stabscheferne i UCL. It-chef Christian Wang er programchef. Hvad handler KIAP-programmet om? Hér i årets første måneder har programrådet (= stabscheferne) arbejdet med programbeskrivelsen, og på nuværende tidspunkt tegner der sig tre tydelige pejlemærker for programmet: Digitalisering Selvbetjening Kompetenceudvikling Digitalisering løfter kvaliteten i vores administrative processer, bl.a. fordi vores arbejdsprocesser underlægges nye standarder og potentielt kan automatiseres hvilket giver færre fejl, mindre dobbeltarbejde, og bedre datakvalitet. Selvbetjening gør vores studerende og medarbejdere mere produktive, bl.a. fordi de altid har adgang til nødvendig og korrekt information, dokumentation og data, og derfor kan løse deres opgaver når det passer dem bedst. Kompetenceudvikling for TAP-medarbejderne bidrager til den nødvendige viden- og kapacitetsopbygning i UCL s stabe, bl.a. inden for områder som standarder, workflow og nye serviceopgaver, hvilket er en forudsætning for at skabe de forandringer som øget digitalisering og øget selvbetjening medfører. Hvad vil vi opnå med KIAP-programmet? Programmets overordnede ambition er at stabene, dvs. UCL s administrative enheder og funktioner, kan realisere gevinster inden for disse hovedområder: Højere kvalitet Bedre udnyttelse af ressourcer Øget produktivitet Det betyder, at projekter og leverancer i programmet, samlet set, skal skabe resultater der øger kvaliteten, udnytter vores ressourcer bedre og øger produktiviteten i de administrative arbejdsprocesser og serviceydelser og hos brugerne. Side 1 af 2

8 MOVE KIAP : Nyhedsbrev #1 KIAP1618-Nyhedsbrev01-ver02-cw docx Kommende KIAP-projekter Vi arbejder med flere konkrete idéer til projekter i programmet, fx vil vi gerne erstatte en række af UCL s webformularer med digitaliserede workflows, der flytter kvalitetssikrede data rundt mellem de rette medarbejdere og it-systemerne. Dette projekt vil nå et godt stykke ud i alle hjørner i KIAP-sekskanten. Dine/jeres forslag til KIAP-projekter! Har du og dine kolleger en god idé til et KIAP-projekt, så kontakt en af stabscheferne så drøfter vi idéen i programrådet. Husk at fortælle - eller meget gerne tegne - hvordan idéen/projektet dækker KIAPsekskanten. /cwang Side 2 af 2