Referat LSU-LAU (fællesadministrationen)

Transkript

1 Referat LSU-LAU (fællesadministrationen) Mødedato 16. marts 2017 Starttidspunkt 09:30 Sluttidspunkt 11:30 Afdeling/enhed Ledelsessekretariatet Dokumentnavn Dagsorden LSU-LAU Dokumentnummer Arbejdsområde Referent atlu Sted: Niels Bohrs Allé 1, H.118.B Deltagere: Prorektor Steffen Svendsen (formand) IT-, HR- og Kommunikationschef Carsten Vikkelsøe deltog ej under punkt 1, 2 og 3 Teknisk chef Christian Jansson IT Supportmedarbejder Leila Damkjær Pedersen (TR HK) (næstformand) IT Supportmedarbejder Lone Petersen (AR for fællesadm. (-bygningsområdet) i Vejle og Odense) Teknisk servicemedarbejder Jens Peder Wojcik (AR for bygningsområdet i UCL) Studieadministrativ medarbejder Dorte Brygger (TR HK) Teknisk servicemedarbejder Jørgen Markussen (TR 3F) Studieadministrativ medarbejder Sussi Skjoldan, suppleant for Kathrine Bøtker Krogh Afbud: Studiechef Ambrosia Fladager Hansen Studieadministrativ medarbejder Kathrine Bøtker Krogh (AR Studieadministrationen) barsel IT Supportmedarbejder Frank Staal Voigt (TR Prosa) Sekretariatsbetjening: Direktionskonsulent Anders Thomsen Lunde (ref.) side 1/13

2 Indhold 1. Godkendelse af dagsordenen Aflysningen af ekstraordinært møde 3. januar Regnskab 2016 for de centrale stabe Kønsopdelt lønstatistik for Sygefravær for Medlemssammensætning på medarbejdersiden Orientering om proces for valg af ESDH-system Orientering fra MOVE-området Nyt fra HSU Nyt fra HAU Indberetninger i Easy Eventuelt...13 side 2/13

3 1. Godkendelse af dagsordenen Dagsordenen for mødet skal godkendes, og punkter under eventuelt skal annonceres af de tilstedeværende. Indstilling: Det indstilles, at LSU-LAU godkender dagsordenen. Beslutning: Indstillingen tiltrådt. Derudover blev der budt velkommen til Sussi Skjoldan, som er suppleant for Kathrine Bøtker Krogh under dennes barsel. 2. Aflysningen af ekstraordinært møde 3. januar 2017 Formanden informerer kort om baggrunden for, at det varslede ekstraordinære LSU-LAU møde for de centrale stabe den 3. januar 2017 blev aflyst. Orienteringen ligger i forlængelse af den af studiechef Ambrosia Fladager Hansen udsendte orienteringsmail af 22. december Indstilling: Det indstilles, at LSU-LAU tager formandens information til orientering. Beslutning: Da der af forskellige grunde primært frivillige fratrædelser ikke blev behov for at varsle afskedigelser, blev der heller ikke behov for et ekstraordinært møde, og man kunne således nøjes med en informationsmail. side 3/13

4 3. Regnskab 2016 for de centrale stabe Økonomi og Personale præsenterer på mødet hovedtræk i de enkelte stabsområders regnskab for Indstilling: Det indstilles, at LSU-LAU drøfter regnskabet for 2016 på stabsområderne. Beslutning: Jesper Mogensen, Økonomi og Personale, præsenterede relevante forhold fra regnskabet for Årsregnskabet for UCL er endnu ikke endeligt godkendt, men resultaterne forventes ikke at rykke sig fra de nuværende tal. Samlet set har stabsområdet et underskud på 4,3 mio. kr., hvilket er 4,1 mio. kr. bedre end budgetteret. Følgende forhold blev særligt fremhævet: - Direktionen har en positiv budgetafvigelse på 1,1 mio. kr., som primært skyldes besparelser på drift (mindre køb af konsulentydelser m.v.). - Ledelsessekretariatet har en positiv budgetafvigelse på ca. 0,5 mio. kr., som primært skyldes vakante stillinger gennem året. - Økonomi og Personale er tæt på balance. Resultatet beror på en række bevægelser af forskellig karakter, som fremgår nærmere af bilaget. - Studieadministration er ligeledes tæt på balance. Heri er indeholdt en negativ afvigelse på personaleomkostninger på ca. 0,6 mio. kr. grundet særlig behov i en periode, som opvejes af besparelser på driftsomkostninger. - Elever udviser en negativ afvigelse på ca. 0,6 mio. kr., som bl.a. skyldes et stigende antal sygemeldinger, barsler m.v., som er vanskelige at håndtere budgetforskydningsmæssigt. - Bygningsområdet har en positiv budgetafvigelse på ca. 1,4 mio. kr. Området har været belastet af manglende afhændelse af Blangstedgårdsvej m.fl., men har til gengæld været positivt påvirket af en forsinket ibrugtagning af Niels Bohrs Allé. - Kantinen Jelling er tæt på balance. - IT har en positiv afvigelse på ca. 0,4 mio. kr., som primært skyldes mindre driftsomkostninger. - HR og Kommunikation har en positiv afvigelse på ca kr., som dog skal ses i sammenhæng med, at en planlagt personaledag til ca. 0,5 mio. kr. ikke er afholdt i budgetåret. side 4/13

5 - Fælles puljer har en positiv afvigelse på ca. 1,9 mio. kr., som bl.a. skyldes forsinkelse i iværksættelse af MOVE-projekter og aktiviteter under direktionspuljen. De foreløbige resultater af regnskab 2016 blev taget til orientering, og LSU-LAU noterede sig med tilfredshed, at stabsområderne bidrager til, at UCL s underskud er mindre end forventet i Bilag 3.1 ØK overblik 2016 stabene Bilag 3.2 Ekstra oversigt over stabene 4. Kønsopdelt lønstatistik for 2016 Med henblik på senere HSU-behandling af den samlede, kønsopdelte lønstatistik for UCL i 2016 drøfter LSU-LAU den del af lønstatistikken, der angår de centrale stabe. Indstilling: Det indstilles, at LSU-LAU drøfter den kønsopdelte lønstatistik for Beslutning: Udvalget drøftede de bilagte statistikker. Der er en stor gruppe medarbejdere, der er over 50 år, og aldersfordelingen synes at være stabil de seneste år. Det kan på sigt give en udfordring, når der pludseligt vil ske stor udskiftning. Organisationen er generelt domineret af kvinder, som udgør ca. to tredjedele. Heller ikke på dette parameter spores der synderlig forandring. Der synes ikke at være nævneværdige lønforskelle på de kategorier, der er relevante i stabssammenhæng. Det er under alle omstændigheder væsentligt at få disse forhold frem i lyset med mellemrum. Bilag 4.1 Kønsopdelt lønstatistik 2016 side 5/13

6 5. Sygefravær for 2016 Opgørelsen af sygefravær på UCL i 2016 foreligger, og fremlægges for LSU-LAU med henblik på, at udvalget kan drøfte udvikling, niveau og eventuelle forebyggende tiltag, hvad angår de centrale stabe. Statistikken viser for hele UCL en generel stigning i det samlede fravær fra 9,9 fraværsdage pr. medarbejder i 2015 til 10,8 fraværsdage pr. medarbejder i Som noget nyt er opgørelsesperioderne 1-3 dage, 4-14 dage og mere end 14 dage. De opgørelsesperioder gør det bl.a. nemmere, at identificere det fravær, der kan skyldes det psykiske arbejdsmiljø. I statistikken er der tilføjet en opgørelse over arbejdsrelateret fravær. P.t. er tallet for det arbejdsrelaterede fravær det samme som al fravær. Indstilling: Det indstilles, at LSU-LAU drøfter sygefraværet i Beslutning: Det blev drøftet, hvilken effekt registreringspraksis, HR s bearbejdning i forhold til kategorisering af, om der er langtidssygdom m.v. har på tolkningen af udviklingen. Det blev præciseret, at deltidssygemeldinger tæller for halve dage osv. Det er overordnet set beklageligt, at fraværet er steget. Stigningen kan have mange årsager men alt andet lige er det en grundlæggende antagelse, at dårlig trivsel afspejler sig i et større sygefravær. Uroen og forandringerne omkring flytteprocessen kan have gjort sit i Det er vigtigt at være opmærksom på, at arbejdet ikke bidrager til det sygefravær, som helt naturligt ikke kan være nul (sygdom er naturligvis et generelt vilkår, som også rammer UCL). LSU-LAU konstaterede, at det nye materiale til sammenligning mellem år på flere kategorier bliver interessant at følge fremover. Ved næste gennemgang af statistikken vil LSU særligt fokusere på Økonomi og Personale, Elever og Studieadministrationen og eventuelt inddrage forslag til indsatser fra arbejdsmiljørepræsentanterne. Bilag 5.1 Sygefravær 2016 side 6/13

7 6. Medlemssammensætning på medarbejdersiden Som følge af den omstrukturering, der medførte, at KomU s studieadministrative funktion blev lagt sammen med Studieadministrationen (den fælles), er der behov for, at medarbejdersiden tager stilling til, om sammensætningen af udvalgets medarbejderrepræsentanter skal ændres. Jf. den gældende forretningsorden for LSU-LAU for de centrale stabe deltager der fra medarbejderside: 4 repræsentanter, som udpeges af de forhandlingsberettigede personaleorganisationer blandt de anmeldte tillidsrepræsentanter. 3 arbejdsmiljørepræsentanter, som udpeges blandt de arbejdsmiljørepræsentanter, der dækker de centrale stabe. I indeværende udpegningsperiode (perioden varer to år) er medarbejderrepræsentationen sammensat som følger: Tillidsrepræsentanter: 1 HK-TR (IT), 1 HK-TR (Stud.adm.), 1 3F-TR og 1 Prosa-TR Arbejdsmiljørepræsentanter: 1 AR fællesadm., 1 AR bygningsområdet og 1 AR Stud.adm. Indstilling: Det indstilles, at LSU-LAU drøfter sammensætningen af medarbejderrepræsentationen i udvalget. Beslutning: Der skal foretages en administrativ opdatering af forretningsordenen, så den svarer til den nuværende organisatoriske virkelighed (afdelingsbetegnelserne) og f.eks. omfatter Læringsteknologisk Enhed. Udpegning til de 7 medarbejderpladser afventer de forestående valg af TR og AR. Det tydeliggøres i forretningsordenen, at der foretages udpegning i ulige år. Medlemsantallet fastholdes. Bilag 6.1 Forretningsorden for LSU-LAU centrale stabe side 7/13

8 7. Orientering om proces for valg af ESDH-system I februar 2016 godkendte stabschefgruppen at man igangsatte en analyse med henblik på at afklare valg af fremtidig ESDH system. Dette notat beskriver kort resultaterne af denne analyse og den kommende proces for valg af ESDH system. Analyse og behovsafklaring Analysen havde til formål at afdække organisationens krav og behov i forhold til at kvalificere grundlaget for beslutning om valg af ESDH-løsning. Analysen har bestået af en workshop hvor UCLs brugeres krav og behov blev kortlagt En afdækning med IT-afdelingen i forhold til helt overordnede IT-drifts krav. Møde med andre uddannelsesinstitutioner. En markedsundersøgelse blandt en lang række ESDH leverandører Inspiration fra Devoteams rapport ESDH i en ny virkelighed i forhold til generelle udviklingstendenser i brugen af ESDH-løsninger i den offentlige sektor. Anbefalinger til et kommende ESDH system På baggrund af resultaterne af denne analyse er man nået frem til en række anbefalinger i forhold til et kommende ESDH system, både konkret i forhold til, hvilken type ESDH system UCL ønsker, men også hvilke rammer der skal være på plads, for at systemet kan implementeres med succes. Overordnet er der tre anbefalinger som stabschefgruppen og rektoratet har godkendt: 1. Der skal udarbejdes generelle retningslinjer for placering af dokumenter i UCL Retningslinjerne skal imødekomme brugernes behov for entydighed i forhold til UCLs nuværende systemportefølje hvor dokumenter kan gemmes. 2. ESDH- løsningen anvendes fremadrettet kun på i det administrative område Et ESDH system er primært et sagsbehandlingssystem, og skal derfor anvendes til sagsbehandling, Pt. bruges det eksempelvis også af nogle uddannelser til at gemme undervisningsmateriale i, hvorefter det linkes til Fronter. Men der er ingen grund til på denne måde at have data liggende dobbelt, her vil det ikke mindst for underviserne være enklere kun at skulle arbejde i det nye LMS system og ikke også det nye ESDH system. Der er stor opmærksomhed på, at denne ændring tilrettelægges så hensigtsmæssigt som det overhovedet er muligt for de uddannelsesfaglige medarbejdere. Der er således en tæt koordinering mellem dette projekt og implementeringen af det nye LMS system. side 8/13

9 3. UCLs kommende ESDH-løsning er stadig et klassisk sags- og dokumenthåndteringssystem, men i den kommende løsning vil man lægge vægt på at systemet skal være procesunderstøttende i forhold til at kunne etablere digitale workflows. Begrundelsen for denne anbefaling hænger tæt sammen med anbefalingen om, at systemet afgrænses til det administrative område ovenfor. Der er behov for at UCL starter med at få styr på den grundlæggende sags- og dokumenthåndtering inden det udvides og udbygges med yderligere funktioner og evt. brugere. At systemet skal være procesunderstøttende skyldes, at mange af de administrative processer er omfattet af en dokumentationsforpligtelse som alligevel skal i ESDH systemet. Derfor giver det god mening, at det sker som en integreret del af ESDH systemet. Derudover vil systemet blive brugt til at få digitaliseret og automatiseret arbejdsgange på det administrative område. Proces for valg Der er endnu ikke ved deadline for udsendelse af dagsorden til nærværende møde truffet aftale med en leverandør. Det er forventningen, at det vil ske i løbet af marts måned, hvorfor IT, HR og Kommunikationschef Carsten Vikkelsøe vil orientere mundtlig herom på mødet. Tidsplan for valg, implementering og drift Nedenfor er skitseret en overordnet tidsplan for projektet, og det er således forventningen, at UCL kan have ESDH systemet klar til drift i 4. kvartal Når der er indgået kontrakt med en leverandør, vil der som det første blive lagt en detaljeret tidsplan for processen, og derfor kan der ske mindre justeringer i planen nedenfor. Marts Etablering af projektorganisation og opstartsmøde i de tre arbejdsgrupper (IT, håndtering af studenter sager og håndtering af personalesager) Udarbejde oplæg til tidsforbrug på opgaven til godkendelse i styregruppen Gennemføre udbud og indgå kontrakt med leverandør April-juni Retningslinjer for håndtering af dokumenter i UCL på plads Igangsætte teknisk implementering, test og opsætning af system Forberede nyt brugersetup uden de undervisningsfaglige medarbejdere Forberede implementering af ESDH system generelt og særligt i studieadministrationen med særligt fokus på arbejdsgangsanalyser og workflows samt integration til SIS August side 9/13

10 Test af ny løsning Undervisning af brugerne i ESDH system September: Undervisning af brugerne i ESDH system Oktober ESDH system udrulles til alle brugere 2018 Planlægge og implementere et modul til håndtering af medarbejderdata som afløser for SIS Indstilling: Det indstilles, at LSU-LAU tager oplysningerne om processen for valg af ESDH-system til orientering. Beslutning: Carsten Vikkelsøe orienterede om processen. ESDH-systemet er valgt ud fra en begrænsning, der gør det til et rent administrativt system dvs. det skal ikke kunne anvendes af undervisere også. Der er særligt fokus på grundig brugerinddragende implementering. Systemet har ikke sammenhæng til Teknisk og Bygningers digitaliseringsarbejde i 2017, udover at afdelingen også bruger ESDH til at gemme arkivpligtige dokumenter. 8. Orientering fra MOVE-området Formanden giver en kort mundtlig beretning om status på MOVE-området. Indstilling: Det indstilles, at LSU-LAU tager status på MOVE-området til orientering. Beslutning: side 10/13

11 Formanden orienterede om baggrunden for at nedlægge det administrative program: Der er behov for besparelser Der er en række væsentlige administrative udviklingstiltag uden for MOVE, der skal prioriteres, f.eks. nyt ESDH Det er aldrig helt lykkedes at få det administrative MOVE program til at fungere efter hensigten Endelig er programchef Chr. Wang omplaceret til en anden funktion 9. Nyt fra HSU Formanden giver en kort, mundtlig beretning om drøftelserne på HSU temadagen den 14. marts 2017, hvor temaerne Fremragende uddannelse og Effektiviseringer og besparelser blev behandlet. Rygepolitikken er blevet revideret, så den pr. 1. marts 2017 omfatter alle matrikler med et generelt forbud mod at ryge andre steder end på de anviste udendørs rygepladser. IT-politikken bliver ændret, så man ikke længere må anvende arbejdsmailen til diverse nethandler m.v. Dette for at imødegå den enorme mængde spam-mails, UCL efterhånden modtager. Gældende politikker kan ses på HSU s side på mit.ucl Indstilling: Det indstilles, at HSU tager nyhederne fra HSU til orientering. Beslutning: På HSUs temadag var der diverse oplæg med vellykkede drøftelser om fremragende uddannelse, som angår hele organisationen. Det blev understreget, at stabene også har en rolle i at bidrage til, at UCL præsterer i forhold til begrebet Fremragende uddannelse. Desuden var der oplæg og drøftelser om arbejdet med trivsel fra både HAU, Pæd/Samf og Sund. Opfølgning på dagen kan ses på HSU s side på nettet. I forbindelse med revisionen af rygepolitikken vil der blive opsat rygeskure senest den 1. april side 11/13

12 10. Nyt fra HAU Der gives en mundtlig beretning om mødet i HAU den 8. marts Indstilling: Det indstilles, at LSU-LAU tager beretningen om nyt fra HAU til orientering. Beslutning: På HAU-mødet var der en temadrøftelse om den trivselspolitik, som udvalget skal til at udarbejde. Tidsplanen for APV i efteråret blev præsenteret. Fravær var på mødet, og det blev bl.a. konkluderet, at det er vanskeligt at lave ét initiativ, som hjælper på alle årsager/udfordringer. Der er lavet plan for kommende runderinger i forhold til det fysiske og psykiske arbejdsmiljø, udendørs og indendørs fællesarealer. Sikkerhed blev overvejet som et tema til HAUs junimøde. Generelt er der dog heldigvis ikke mange sager i Easy. 11. Indberetninger i Easy Status på indberetninger af arbejdsskader i Easy er, at der den 6. december 2016 er indberettet et fald ved hovedindgangen på Niels Bohrs Alle. Indstilling: Det indstilles, at LSU-LAU tager status på indberetninger i Easy til orientering. Beslutning: Kanten ved parkeringspladsen, hvor faldet skete, blev udlignet dagen efter. Der er nu lavet en aftale med de studerende om, at studerende skal gå til egen læge, hvis de kommer til skade. Hos lægen vurderes det, om UCL skal inddrages som eventuelt part med andel i ulykken. Denne procedure er udarbejdet af Studieadministrationen og behandles i den kommende uge i rektoratet. side 12/13

13 12. Eventuelt Mødet den 28. april kan ekstraordinært holdes som videomøde. Teknisk chef redegjorde for, at der har været en del alarmer på NBA, som skyldes sensorer, der er for følsomme over for damp og dannelse af kondens. Leverandøren er på sagen. side 13/13

14 Årsregnskab 2016 ( ) Ansvar: Direktion(1105) Kr. 3. Trimester 2016 År til dato ( ) Taxameterindtægter Øvrige indtægter Omsætning i alt Intern salg timer Intern køb timer Personaleomkostninger Driftsomkostninger Andel Fællesomk. VD område Resultat før afskrivninger Afskrivninger Resultat før renter Renteindtægter Renteudgifter Periodens resultat LSU specifikation kr. Direkte Lønomkostninger Sum lønrefusioner Kursus personale Danmark Kursus personale UDLAND Årsregnskab 2016 ( ) Ansvar: Sekretariat(1110) Kr. Taxameterindtægter Øvrige indtægter Omsætning i alt 3. Trimester 2016 År til dato ( ) Intern salg timer Intern køb timer Personaleomkostninger Driftsomkostninger Andel Fællesomk. VD område Resultat før afskrivninger Afskrivninger Resultat før renter Renteindtægter Renteudgifter Periodens resultat LSU specifikation kr. Direkte Lønomkostninger Sum lønrefusioner Kursus personale Danmark Kursus personale UDLAND Side 1 af 6

15 Årsregnskab 2016 ( ) Ansvar: Økonomi og Personale(1120) Kr. 3. Trimester 2016 År til dato ( ) Taxameterindtægter Øvrige indtægter Omsætning i alt Intern salg timer Intern køb timer Personaleomkostninger Driftsomkostninger Andel Fællesomk. VD område Resultat før afskrivninger Afskrivninger Resultat før renter Renteindtægter Renteudgifter Periodens resultat LSU specifikation kr. Direkte Lønomkostninger Sum lønrefusioner Kursus personale Danmark Kursus personale UDLAND Årsregnskab 2016 ( ) Ansvar: Fælles Studieadministration(1130) Kr. 3. Trimester 2016 År til dato ( ) Taxameterindtægter Øvrige indtægter Omsætning i alt Intern salg timer Intern køb timer Personaleomkostninger Driftsomkostninger Andel Fællesomk. VD område Resultat før afskrivninger Afskrivninger Resultat før renter Renteindtægter Renteudgifter Periodens resultat LSU specifikation kr. Direkte Lønomkostninger Sum lønrefusioner Kursus personale Danmark Kursus personale UDLAND Side 2 af 6

16 Årsregnskab 2016 ( ) Ansvar: Elever(1155) Kr. Taxameterindtægter Øvrige indtægter Omsætning i alt 3. Trimester 2016 År til dato ( ) Intern salg timer Intern køb timer Personaleomkostninger Driftsomkostninger Andel Fællesomk. VD område Resultat før afskrivninger Afskrivninger Resultat før renter Renteindtægter Renteudgifter Periodens resultat LSU specifikation kr. Direkte Lønomkostninger Sum lønrefusioner Kursus personale Danmark Kursus personale UDLAND Årsregnskab 2016 ( ) Ansvar: Sum bygninger(1299) Kr. 3. Trimester 2016 År til dato ( ) Taxameterindtægter Øvrige indtægter Omsætning i alt Intern salg timer Intern køb timer Personaleomkostninger Driftsomkostninger Andel Fællesomk. VD område Resultat før afskrivninger Afskrivninger Resultat før renter Renteindtægter Renteudgifter Periodens resultat LSU specifikation kr. Direkte Lønomkostninger Sum lønrefusioner Kursus personale Danmark Kursus personale UDLAND Side 3 af 6

17 Årsregnskab 2016 ( ) Ansvar: Integrerede Kantiner i alt(1320) Kr. 3. Trimester 2016 År til dato ( ) Taxameterindtægter Øvrige indtægter Omsætning i alt Intern salg timer Intern køb timer Personaleomkostninger Driftsomkostninger Andel Fællesomk. VD område Resultat før afskrivninger Afskrivninger Resultat før renter Renteindtægter Renteudgifter Periodens resultat LSU specifikation kr. Direkte Lønomkostninger Sum lønrefusioner Kursus personale Danmark Kursus personale UDLAND Årsregnskab 2016 ( ) Ansvar: IT(1511) Kr. 3. Trimester 2016 År til dato ( ) Taxameterindtægter Øvrige indtægter Omsætning i alt Intern salg timer Intern køb timer Personaleomkostninger Driftsomkostninger Andel Fællesomk. VD område Resultat før afskrivninger Afskrivninger Resultat før renter Renteindtægter Renteudgifter Periodens resultat LSU specifikation kr. Direkte Lønomkostninger Sum lønrefusioner Kursus personale Danmark Kursus personale UDLAND Side 4 af 6

18 Årsregnskab 2016 ( ) Ansvar: HR og Kommunikation(1551) Kr. 3. Trimester 2016 År til dato ( ) Taxameterindtægter Øvrige indtægter Omsætning i alt Intern salg timer Intern køb timer Personaleomkostninger Driftsomkostninger Andel Fællesomk. VD område Resultat før afskrivninger Afskrivninger Resultat før renter Renteindtægter Renteudgifter Periodens resultat LSU specifikation kr. Direkte Lønomkostninger Sum lønrefusioner Kursus personale Danmark Kursus personale UDLAND Årsregnskab 2016 ( ) Ansvar: Fælles puljer(1350) Kr. 3. Trimester 2016 År til dato ( ) Taxameterindtægter Øvrige indtægter Omsætning i alt Intern salg timer Intern køb timer Personaleomkostninger Driftsomkostninger Andel Fællesomk. VD område Resultat før afskrivninger Afskrivninger Resultat før renter Renteindtægter Renteudgifter Periodens resultat LSU specifikation kr. Direkte Lønomkostninger Sum lønrefusioner Kursus personale Danmark Kursus personale UDLAND Side 5 af 6

19 Årsregnskab 2016 ( ) Ansvar: Fælles administration(1150) Kr. 3. Trimester 2016 År til dato ( ) Taxameterindtægter Øvrige indtægter Omsætning i alt Intern salg timer Intern køb timer Personaleomkostninger Driftsomkostninger Andel Fællesomk. VD område Resultat før afskrivninger Afskrivninger Resultat før renter Renteindtægter Renteudgifter Periodens resultat LSU specifikation kr. Direkte Lønomkostninger Sum lønrefusioner Kursus personale Danmark Kursus personale UDLAND Side 6 af 6

20 Afdelingsopdelt resultat 2016 pr. 31. december 2016 Art: Periodens resultat 3. trimester /1 til 31/ v v03 (1105) Direktion (1110) Sekretariat (1120) Økonomi og Personale (1130) Fælles Studieadministration (1150) Fælles administration (1155) Elever (1299) Sum bygninger (1310) Kantine Jelling (1350) Fælles puljer (1511) IT (1551) HR og Kommunikation -Carsten I alt Ledelse, adm og bygningsdrift

21 Notat Afdeling/enhed IT, HR og Kommunikation Vejle Oprettelsesdato 07-mar-2017 Udarbejdet af lesa Dokumentnavn Kønsopdelt lønstatistik 2016 Dokumentnummer Kønsopdelt lønstatistik i University College Lillebælt (4. kvartal kvartal 2016) 1. Alders- og kønsfordeling 1.1 Aldersfordeling (procentvis) Af figurerne ses marginale ændringer i den indbyrdes fordeling af grupperne over tid ( ). Andelen af gruppen år er steget marginalt, mens de øvrige gruppers andele er uændret eller faldet. 4. kvartal kvartal kvartal 2014 side 1/5

22 1.2 Alders- og kønsfordeling (nominelt) For de fleste grupper er der ikke sket væsentlige ændringer i kønsfordelingen i de enkelte aldersintervaller, dog ses et stigende antal kvindelige medarbejder i aldersintervallet år, men faldende eller uændrede antal medarbejdere i de øvrige intervaller. 4. kvartal kvartal kvartal 2014 side 2/5

23 1.3 Kønsfordeling (procentvis og nominelt) Ved den procentvise fordeling mellem kvinder og mænd, ses en svag faldende andel af mandelige medarbejdere i perioden Nominelt set er der 16 færre medarbejdere i 2016 end i Dette fald skyldes et fald på 18 mandlige medarbejdere og en stigning på 2 kvindelige medarbejdere. 4. kvartal kvartal kvartal 4. kvartal kvartal kvartal 2014 Køn Antal ansatte Årsværk Antal ansatte Årsværk Antal ansatte Årsværk Mænd , , ,6 Kvinder , , ,2 Begge , , ,9 2. Gennemsnitsløn fordelt på alder og køn For såvel mandlige som kvindelige medarbejdere tegner der sig en tendens til uændret lønniveau i aldersgruppen år, og en svag stigende tendens for aldersgruppen år. For aldersgruppen over 59 år, ses en faldende gennemsnitsløn for de mandlige medarbejdere, men en stigende gennemsnitsløn for de kvindelige medarbejdere. 4. kvartal 2016 side 3/5

24 4. kvartal kvartal Kønsopdelt gennemsnitsløn fordelt på personalekategorier Et indeks på 100 betyder samme lønniveau mellem kønnene, et indeks over 100 betyder, at kvinder i denne gruppe har højere gennemsnitsløn end mænd, og så fremdeles. Bemærk - at der kun vises beregning for de grupper, hvor der er ansatte af begge køn. Det samlede vægtede indeks har i et ligelønsperspektiv udviklet sig positivt fra 2014 til 2015, men negativt i årerne 2015 til dog med indbyrdes forskelle i de enkelte medarbejdergrupper. Det ideelle indekstal vil være 100. Hvor der ses, at kvindelige bibliotekarer i 2014 havde en højere gennemsnitløn end mandlige bibliotekarer, er dette i 2016 vendt til, at kvindelige bibliotekarers gennemsnitsløn er lavere end mændenes. Samme tendens ses for tjenestemænd (0127). Modsat tendens ses for IT-medarbejdere (0239), ledere og lærere (0287) og tjenestemandslignende (0211). For de øvrige grupper, går tendensen mod udjævning af lønforskelle kønnene imellem. side 4/5

25 Indeksreference: mænd= kvt kvt kvt Bibliotekarer (0038) IT-medarbejdere /0239) Jurister/økonomer (0046) Konsulenter (0117) Kontorfunktionærer (0240) Ledere og lærere (0286) Ledere og lærere (0287) Lærere overensk.(0173) Lærere tjmd. (0153) Magistre (0049) Tjenestemandslignende (0211) Tjenestemænd (0127) Tjenestemænd (0201) Læreruddannede (0065) 142 Lærlinge og elever (0172) 118 Særligt aflønnede (0093) Vægtet indeks side 5/5

26 Fravær ved University College Lillebælt Tabel 1: Oversigt over alt fravær, korttids-, mellemlangt fravær, langtidsfravær og delvist fravær for UCL 2016 fordelt på enheder og opgjort efter organisationsstrukturen Enhed Al fravær 2016 Al fravær 2015 Al arb.dsrelateret fravær 1 Al kortidsfravær 2 Al mellemlangt fravær 3 Al langtidsfravær 4 Al delvist fravær 5 Administrationsbacheloruddannelsen 7,2 6 9,5 7,2 2,6 2,5 1,5 0,6 Bibliotek 8,8 10,0 8,8 5,1 2,0 1,2 0,2 Bioanalytikeruddannelsen 27,6 6,4 27,6 3,3 4,0 17,1 2,4 CFU 9,6 10,0 9,6 3,0 1,6 4,1 0,2 Direktionen 0,0 2,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Elever 29,0 11,2 29,0 8,2 4,2 14,3 0,7 Ergoterapeutuddannelsen 16,5 4,4 16,5 2,2 0,7 12,9 0,2 Forskning og Udvikling 12,2 7,7 12,2 3,4 5,1 2,6 0,5 Fysioterapeutuddannelsen 3,5 3,7 3,5 2,5 0,4 0,0 0,1 Fælles - KomU 1,2 21,7 1,2 1,2 0,0 0,0 0,0 Fælles - Læreruddannelsen 20,8 0,2 20,8 0,0 0,0 20,8 0,0 Fælles - Sundhedsuddannelserne 0,6 7,2 0,6 0,2 0,4 0,0 0,0 HR og Kommunikation 7,9 7,1 7,9 4,8 0,0 2,6 0,1 IT 9,7 10,7 9,7 3,1 2,5 3,9 0,0 Kantine 2,0 6,9 2,0 0,5 1,3 0,0 0,0 Ledelsesakademiet 4,4 3,0 4,4 0,8 1,1 2,5 0,0 Ledelsessekretariatet 3,7 5,9 3,7 2,4 0,4 0,0 0,1 Læreruddannelsen - Fyn 8,1 9,2 8,1 1,9 2,3 3,8 0,0 Læreruddannelsen - Jelling 10,0 19,1 10,0 1,2 2,1 6,7 0,0 Pædagoguddannelsen - Fyn 9,8 15,1 9,8 2,4 4,5 2,2 0,2 Pædagoguddannelsen - Jelling 18,5 6,4 18,5 2,1 1,4 14,8 0,1 Radiografuddannelsen 5,4 4,1 5,4 3,7 0,3 0,0 0,0 Socialrådgiveruddannelsen 16,5 20,9 16,5 2,8 1,9 11,3 0,2 Studieadministrationen 8,6 9,2 8,6 3,7 2,2 2,1 0,1 Studieadministrationen KomU 34,3 19,1 34,3 4,6 4,0 23,0 1,6 Sygeplejerskeuddannelsen Odense 17,0 9,2 17,0 3,6 2,0 11,3 0,1 Sygeplejerskeuddannelsen Svendborg 19,9 10,1 19,9 2,3 1,1 16,0 0,2 Sygeplejerskeuddannelsen Vejle 4,3 5,6 4,3 2,0 2,2 0,0 0,0 Teknik og Bygninger 6,3 6,9 6,3 2,2 2,0 2,0 0,0 Tværgående Uddannelsesudvikling 2,0 2,7 2,0 1,7 0,3 0,0 0,1 Videreuddannelsen 8,1 6,8 8,1 0,9 0,9 6,0 0,0 Økonomi og Personale 13,1 14,2 13,1 3,8 2,5 6,2 0,2 Gennemsnit for UCL 10,8 9,9 10,8 2,6 1,7 5,9 0,2

27 1 Arbejdsrelateret fravær er al fravær, fratrukket fravær, som lederen kan dokumentere skyldes 1) Fysiske skader der er pådraget i fritiden, 2) Planlagte operationer, 3) 56 Kronisk sygdom og 4) Kritisk sygdom defineret som kræft, tilfælde af blodpropper, hjerneblødning og hjertestop. 2 Korttidsfravær er 1-3 dage 3 Mellemlangt fravær er 4-14 dage 4 Langt fravær er 15 dage og derover 5 Delvist fravær er al aftalt fravær, der er mindre end en dag. 6 Alle tal er opgjort som antal fraværsdage pr. medarbejder

28 Godkendt den 13. december 2011(medlemssammensætning justeret december 2013) (administrativ ajourføring marts 2014) (ajourføring i forbindelse med udvalgets ændrede benævnelse, juni 2014) Forretningsorden for det lokale samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg for de centrale stabe i University College Lillebælt Det lokale samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg for de centrale stabe er oprettet og fungerer i alle henseender i henhold til cirkulære af 27. august 2013 om aftale om samarbejde og samarbejdsudvalg i statens institutioner. Formålet med forretningsordenen er at skabe de bedst mulige rammer for arbejdet i det lokale samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg for de centrale stabe, og er udtryk for et ønske fra både ledelse og medarbejdere om at opbygge og udvikle et godt samarbejde på alle niveauer i organisationen. Forretningsordenen er desuden et udtryk for, at både ledelse og medarbejdere ønsker at arbejde målrettet på at skabe rammer for et godt arbejdsmiljø for alle ansatte i de centrale stabe i University College Lillebælt. Forretningsordenen skal samtidig sikre, at de formelle rammer er på plads i forhold til arbejdet i Det lokale samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg for de centrale stabe. Formålet med det lokale samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg er: At fastlægge rammer for samarbejdet mellem ledelse og medarbejdere med henblik på at involvere medarbejderne i arbejdet med de centrale stabes mål og strategier. At fastlægge personalepolitiske rammer som fremmer kompetenceudvikling og som skaber lyst og motivation til at opfylde de administratives stabes målsætning. At medvirke til at skabe de bedst mulige arbejdsvilkår og et godt arbejdsmiljø. For at styrke arbejdsmiljøarbejdet i University College Lillebælt, er det besluttet at sammenlægge samarbejds- og arbejdsmiljøudvalget for de centrale stabe. ( 8 i samarbejdsaftalen 2013) Arbejdsområder: Det lokale samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg for de centrale stabe beskæftiger sig med emner, der har overordnet og principiel betydning for administrationen og for samarbejdet mellem medarbejdere og ledelse. I alle forhold medtænkes de arbejdsmiljømæssige konsekvenser af anbefalinger og beslutninger som træffes af det lokale samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg for de centrale stabe. Følgende emner behandles i det lokale samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg for de central stabe: Mål og strategier og resultatlønskontrakter. og forbrugsopfølgning. Rationaliserings- og omstillingsprojekter. Personalepolitik herunder principper for arbejdets tilrettelæggelse.. Kompetenceudvikling. Job på særlige vilkår. Det psykiske arbejdsmiljø herunder arbejdsrelateret stress. Opfølgning på APV Chikane og vold Opfølgning på sygefravær m.m. Medarbejdernes tilfredshed, trivsel og sundhed Side 1/3

29 Det lokale samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg for de centrale stabe dækker følgende medarbejdergrupper: Medarbejdere ansat i IT afdelingen, Økonomi og Personale, HR og Kommunikation, Studieadministrationen, Teknik og Bygninger og Ledelsessekretariatet. Fra Ledelsen deltager: Prorektor 2 repræsentanter fra ledelsen 1 arbejdsmiljøleder for fællesområdet Fra medarbejderne deltager: 4 repræsentanter fra medarbejderne* 3 arbejdsmiljørepræsentanter fra de centrale stabe** * medarbejderrepræsentanter udpeges af de forhandlingsberettigede personaleorganisationer blandt de anmeldte tillidsrepræsentanter. Hvis der ikke findes 4 repræsentanter, der er tillidsrepræsentanter, foretages udpegningen blandt institutionens øvrige medarbejderne(udpegningen sker af og blandt medarbejderne, der er dækket af udvalget), og anmeldes over for institutionens ledelse. ** Arbejdsmiljørepræsentanter udpeges blandt de arbejdsmiljørepræsentanter, der dækker de centrale stabe. Medlemmerne udpeges for 2 år ad gangen. Der er tilknyttet en sekretær til udvalget vedkommende deltager i møderne dog uden stemmeret. Der udpeges ikke suppleanter for medlemmerne i det lokale samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg for dec entrale stabe. Prorektor er formand for udvalget. Næstformanden vælges af og blandt medarbejderrepræsentanterne i det lokale samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg for de centrale stabe. Arbejdsform: Det lokale samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg for de centrale stabe holder mindst 4 ordinære møder om året. Mødet har en varighed af højst 2 timer Der kan indkaldes til ekstraordinære møder såfremt formand/næstformand eller 2 ordinære medlemmer i fællesskab ønsker dette. Formanden leder møderne og i dennes forfald næstformanden. Formand og næstformand udarbejder i fællesskab en dagsorden. Dagsordenen med bilag udsendes 8 dage før et møde afholdelse. Ekstraordinære møder indkaldes med så langt et varsel, som det efter omstændighederne er muligt. Formanden foretager indkaldelsen. Der tages referat af ethvert møde, og prorektor sørger for den fornødne sekretærbistand i den forbindelse. Udkast til referat udsendes til medlemmerne i elektronisk form snarest muligt og normalt senest 8 dage - efter et møde, og der sættes en frist på 8 Side 2/3

30 dage til at gøre indsigelse mod referatet. Formanden vurderer eventuelle indsigelser mere principielle i samarbejde med næstformanden og gør rede herfor i forbindelse med udsendelse af det endelige referat. Såfremt der ikke er indsigelser anses referatet for godkendt. Mødeformen kan være både fysisk tilstedeværelse og via videokonference. Dagsorden og referat offentliggøres på University College Lillebælts intranet. Forretningsordenen kan ændres, når forslag herom sættes på dagsorden til et ordinært møde i det lokale samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg for de centrale stabe, og under forudsætning af enighed mellem parterne. Side 3/3