Referat af LSU-LAU for de centrale stabe

Transkript

1 Referat af LSU-LAU for de centrale stabe Mødedato 7. december 2017 Starttidspunkt 09:30 Sluttidspunkt 11:30 Afdeling/enhed Ledelsessekretariatet Dokumentnavn Referat af LSU-LAU Dokumentnummer Arbejdsområde Referent atlu Sted: videomøde mellem VES og NBA, G.120C Deltagere: Prorektor Steffen Svendsen (formand) IT-, HR- og Kommunikationschef Carsten Vikkelsøe Teknisk chef Christian Jansson IT Supportmedarbejder Leila Damkjær Pedersen (TR HK) (næstformand) IT Supportmedarbejder Lone Petersen (AR for fællesadm. (-bygningsområdet) i Vejle og Odense) Teknisk servicemedarbejder Jens Peder Wojcik (AR for bygningsområdet i UCL) IT Supportmedarbejder Belinda Torndahl Hansen (TR Prosa) Studieadministrativ medarbejder Susanne Nedergaard Hansen (TR HK) Teknisk servicemedarbejder Jørgen Markussen (TR 3F) Studieadministrativ medarbejder Sussi Skjoldan, suppleant for Kathrine Bøtker Krogh Afbud: Studiechef Ambrosia Fladager Hansen Studieadministrativ medarbejder Kathrine Bøtker Krogh (AR Studieadministrationen) barsel Sekretariatsbetjening: Direktionskonsulent Anders Thomsen Lunde (ref.) side 1/8

2 Indhold 1. Godkendelse af dagsordenen Fusionen og den kommende organisering af fællesfunktioner og estimat 2017 for de centrale stabe Nyt fra HSU Jobs på særlige vilkår Nyt fra HAU Statistik på arbejdsskader Mødedatoer for foråret Eventuelt... 8 side 2/8

3 1. Godkendelse af dagsordenen Dagsordenen skal godkendes og punkter under eventuelt skal annonceres af de tilstedeværende. Indstilling: Det indstilles, at LSU-LAU godkender dagsordenen. Beslutning: Indstillingen tiltrådt. 2. Fusionen og den kommende organisering af fællesfunktioner Formanden orienterer mundtlig om status på fusionsarbejdet mellem efter bestyrelsernes principbeslutninger primo oktober 2017 om at godkende en fusion mellem Erhvervsakademiet Lillebælt og University College Lillebælt. Indstilling: Til orientering. Beslutning: Prorektor redegjorde for hovedelementerne på stabsområdet: at Carsten Vikkelsøe er udpeget som vicedirektør for HR og Kommunikation. at Ambrosia Fladager Hansen er udpeget som vicedirektør for Studieservice. at Ole Hjort Willatzen er udpeget som vicedirektør for ressourceområdet. at Ledelsessekretariatet videreføres med Ole Stig Jensen som afdelingschef. at Biblioteket fortsætter med Tove Schmidt som afdelingschef. at Ulla Refstrup Mulbjerg er udpeget som vicedirektør for Udvikling og Kvalitet (ikke en egentlig administrativ stabsfunktion). At Christian Jansson og Lars Valentin Lund fortsætter på deres respektive områder, men i nye rammer. side 3/8

4 Vicedirektørerne skal give bud på den nærmere organisering af deres respektive områder, og forslagene behandles den 8. december 2017 af dem, der udgør den kommende direktionsgruppe. Herefter kommer der en udmelding om den nærmere opbygning af organisationen fremadrettet. Studieadministrationen på Efter- og Videreuddannelsen, som 1. januar 2017 blev samlet med studieadministrationen for grunduddannelsesområdet, planlægges udskilt til området for Efter- og Videreuddannelse og Center for Undervisningsmidler. I det nye år er der i januar tilrettelagt et større seminar for ledere på niveau I og II. Næstformanden formidlede en bekymring for, at insourcing på jura, IT og økonomi vil medføre, at der skal overdrages medarbejdere fra andre institutioner til UCL, og at det vil medføre, at der bliver for mange. Ledelsessiden fastslog, at der som udgangspunkt ikke vil blive overdraget medarbejdere i forbindelse med insourcing. Eventuelle stillinger bliver slået op i relevant omfang. Drøftelserne kom endvidere omkring opbygningen af samarbejdsstrukturen i den kommende organisation. Der er en procesplan for, hvordan den nye samarbejdsstruktur bliver tilvejebragt, som påbegyndes i primo Der var enighed om, at der er en kvalitet i at have lokale samarbejdsudvalg, da det giver gode muligheder for at drøfte nærliggende udfordringer. Dette vil formentlig også være et element i den kommende model, men den præcise struktur skal overvejes ved denne lejlighed til at gøre netop det. Slutteligt blev det tilkendegivet, at medarbejderne naturligvis finder det vigtigt at have og få information om, hvornår man kan forvente konkret nyt/tidshorisont for realiseringen af diverse tiltag og omorganiseringer i forbindelse med fusionen. F.eks. hvornår omorganiseringen af de studieadministrative funktioner vil ske og estimat 2017 for de centrale stabe Økonomi- og personalechefen orienterer dels om estimat for resultatet af 2017, dels om det forslag for 2018, som behandles af bestyrelsen den 7. december Indstilling: Det indstilles, at LSU-LAU tager orienteringen om estimat for 2017 og forslaget 2018 for de centrale stabe til efterretning. Beslutning: side 4/8

5 Økonomichefen gennemgik hovedbestanddelene i estimatet for UCLs årsresultat, hvilket viser et forventet resultat, som er dårligere end budgetteret. For stabene er estimatet dog 1,2 mio. kr. bedre end budgetteret. Inden for stabsområdet er det i 2017 primært på Teknik og Bygninger, der ses et minus. Dette skyldes primært forbrugsafgifter og vedligeholdelsesudgifter i forbindelse med færdiggørelsen af byggeriet på Niels Bohrs Allé, som er større end forventet. Til opvejning af dette er der bl.a. holdt igen på udviklingsprojekter, da det efter 1. trimester viste sig at blive vanskeligt at nå årsresultatet. Samlet set har stabene bidraget til, at UCL har udsigt til at komme tæt på det budgetterede resultat for blev derefter gennemgået; og der blev særligt redegjort for, at den gennemførte besparelse på stabene ligger skjult i pris- og lønreguleringerne (P/L), og i at Tolderlundsvej forventes solgt. Derfor er rammen for stabene den samme i 2018 som i 2017, men kan siges at blive udhulet af lønningernes automatiske stigning. Til fusion er der afsat lønomkostninger på 2,5 mio. kr. og i alt er der beregnet 4 mio. kr. i til fusion i UCL-budgettet. Der er for ca. 16 mio. kr. investeringsønsker, heraf 11 til bygninger primært forbedringsarbejder på Niels Bohrs Allé. Med hensyn til ny løn forventes niveauet at ligge på et nogenlunde konstant niveau. Bilag 3.1 Overblik budget 2018 Bilag 3.2 Estimat efter 2. trimester Nyt fra HSU Formanden redegør for væsentlige, relevante drøftelser på HSU-mødet den 5. december 2017 herunder særligt behandlingen af forslaget Indstilling: Til orientering. Beslutning: UCLs budget 2018 blev behandlet af HSU, hvor tillidsrepræsentanterne for de uddannelsesfaglige medarbejdere stillede spørgsmål til realismen i omfanget af budgetterede fusionsomkostninger. Det nye bevillingssystem for 2019 og frem blev også kort drøftet i side 5/8

6 form af de foreløbige konsekvenser, som beregninger viser, formentlig vil være neutrale i forhold til UCL. Ledelsens oplæg til fremtidig praksis for arbejdsplanlægning og tidsregistrering for undervisere var genstand for en længere drøftelse i HSU. Der blev udtrykt nogen skepsis og usikkerhed i forhold til, hvad den enkelte medarbejder vil kunne danne sig af forventninger/planlægning om egne opgaver ud fra de skitserede rammer for planlægning. HSU gennemførte endvidere en indledende drøftelse af mulighederne for at mobilisere de lokale samarbejdsudvalg og medarbejderne om at finde gode idéer til realisering af potentialer i den fusionerede institution. 5. Jobs på særlige vilkår I bilaget ses oversigt over medarbejdere, der er ansat på særlige vilkår. Der er i 3. kvartal 2017 ansat 35 medarbejdere på særlige vilkår i UCL, hvilket er et fald på en medarbejder i forhold til Faldet skyldes en reduktion for ikkeakademikere på tre medarbejdere (-2 HK, 1 håndværker) samt en stigning for akademikere på to medarbejdere (+1 DM, +1 underviser). Medarbejdere ansat under HK og 3F er fortsat overrepræsenteret (knap 63 pct.), hvilket er et lille fald (4 pct.) i forhold til Nedenfor ses omfanget mellem medarbejdere på særlige vilkår på TAP-området i forhold til omfanget af de akademiske medarbejdere: Ikke-akademiske medarbejdere: Akademiske medarbejdere: ,0 % 20,0 % ,1 % 13,9 % ,4 % 13,6 % ,0 % 15,0 % ,5 % 17,5 % Indstilling: Det indstilles, at LSU-LAU tager orienteringen om antallet af ansatte på særlige vilkår til efterretning. Beslutning: LSU-LAU noterede sig, at Teknik og Bygninger fortsat tager sin (anseelige) del af organisationens bidrag til at skaffe beskæftigelsesmuligheder på særlige vilkår. Antallet i afdelingen er dog for nedadgående som følge af aldersfordelingen i denne medarbejdergruppe. Der efterspørges fremadrettet en ekstra kolonne, som angiver, hvor stor den del de ansatte på særlige vilkår udgør af den totale arbejdsstyrke i en afdeling. side 6/8

7 Bilag: 5.1 Ansatte på særlige vilkår pr Nyt fra HAU Hovedarbejdsmiljøudvalget (HAU) har møde den 29. november 2017, og formanden for HAU redegør kort for særligt relevante drøftelser fra HAU-mødet. Indstilling: Til orientering. Beslutning: Arbejdspladsvurderingen 2017 (APV) var et af hovedpunkterne. Der er efter ledelsens opfattelse tale om et overvejende positivt resultat med en acceptabel svarprocent generelt sent, der dog dækker over en vis variation. Det er positivt, at ingen oplever vold eller uønsket positiv opmærksomhed. Desværre oplever 14 at blive mobbet, og ikke alle tilfælde angives at være håndteret. Der var enighed om, at det ofte er vanskeligt at identificere tilfældene, hvilket er nødvendigt for at kunne tage hånd om det; men det er vigtigt at gå så langt som muligt, da det naturligvis ikke kan accepteres af organisationen, at mobning finder sted. Derfor har UCL også et beredskab herfor. Der blev desuden orienteret om, at der er vedtaget en arbejdsmiljøplan og et årshjul. Kommentarer om fysisk arbejdsmiljø sendes til de relevante campuschefer til opfølgning. I LSU vil handleplanerne blive behandlet senere. 7. Statistik på arbejdsskader Arbejdsskader indberettet i Easy i 2017 vedrører for de centrale stabe en medarbejder, som ved fald i en garage over en græsslåmaskines træksnor slår den ene hånd og begge knæ. Indstilling: Til orientering. Beslutning: side 7/8

8 Indstillingen tiltrådt. Et forslag om etablering af hjælp til fysisk skade på lige fod med psykisk krisehjælp blev drøftet. Hjælp ved fysisk skade kræver, at en hændelse karakteriseres som en arbejdsskade. Den enkelte leder kan ikke bevilge hjælp. Andet vil kræve en politikændring for hele UCL. Det blev aftalt, at HR udreder retstilstanden på området. 8. Mødedatoer for foråret 2018 Grundet fusionen med Erhvervsakademiet Lillebælt planlægges møder i det eksisterende LSU-LAU for de centrale stabe kun for første halvår Følgende mødedatoer for foråret 2018 foreslås (og er afpasset med HSU s mødedatoer): 21. marts juni 2018 Indstilling: Det indstilles, at LSU-LAU godkender de foreslåede mødedatoer for foråret Beslutning: Indstillingen tiltrådt. 9. Eventuelt Formanden takkede Jørgen Markussen, som pensioneres, og Jens Peder Wojcik, som fratræder som AMR, for deres indsats i LSU-LAU. side 8/8

9 Overblik budget 2018 Ansvar: Direktion(1105) Øvrige indtægter Omsætning i alt Intern salg timer Intern køb timer Personaleomkostninger Driftsomkostninger Resultat før afskrivninger Resultat før renter Renteudgifter -44 Periodens resultat Ansvar: Sekretariat(1110) Øvrige indtægter Omsætning i alt Intern salg timer Intern køb timer Personaleomkostninger Driftsomkostninger Resultat før afskrivninger Resultat før renter Renteudgifter -30 Periodens resultat Overblik budget 2018 Side 1 af 6

10 Ansvar: Økonomi og Personale(1120) Øvrige indtægter Omsætning i alt Intern salg timer Intern køb timer Personaleomkostninger Driftsomkostninger Resultat før afskrivninger Resultat før renter Renteudgifter Periodens resultat Ansvar: Sum Studieadministration(1139) Øvrige indtægter Omsætning i alt Intern salg timer Intern køb timer Personaleomkostninger Driftsomkostninger Resultat før afskrivninger Resultat før renter Renteudgifter -30 Periodens resultat Overblik budget 2018 Side 2 af 6

11 Ansvar: Fælles administration(1150) Øvrige indtægter Omsætning i alt Intern salg timer Intern køb timer Personaleomkostninger -366 Driftsomkostninger Resultat før afskrivninger Resultat før renter Renteudgifter -13 Periodens resultat Ansvar: Elever(1155) Øvrige indtægter Omsætning i alt Intern salg timer Intern køb timer Personaleomkostninger Driftsomkostninger Resultat før afskrivninger Resultat før renter Renteudgifter Periodens resultat Overblik budget 2018 Side 3 af 6

12 Ansvar: Sum bygninger(1299) Øvrige indtægter Omsætning i alt Intern salg timer Intern køb timer Personaleomkostninger Driftsomkostninger Resultat før afskrivninger Resultat før renter Renteudgifter Periodens resultat Ansvar: Kantine Jelling(1310) Øvrige indtægter Omsætning i alt Intern salg timer Intern køb timer Personaleomkostninger Driftsomkostninger Resultat før afskrivninger Resultat før renter Renteudgifter Periodens resultat Overblik budget 2018 Side 4 af 6

13 Ansvar: Læringsteknologi(1340) Øvrige indtægter Omsætning i alt Intern salg timer Intern køb timer Personaleomkostninger Driftsomkostninger Resultat før afskrivninger Resultat før renter Renteudgifter Periodens resultat Ansvar: Fælles puljer(1350) Øvrige indtægter Omsætning i alt Intern salg timer Intern køb timer Personaleomkostninger Driftsomkostninger Resultat før afskrivninger Resultat før renter Renteudgifter Periodens resultat Overblik budget 2018 Side 5 af 6

14 Ansvar: IT(1511) Øvrige indtægter Omsætning i alt Intern salg timer Intern køb timer Personaleomkostninger Driftsomkostninger Resultat før afskrivninger Resultat før renter Renteudgifter -130 Periodens resultat Ansvar: Sum HR og Kommunikation(1555) Øvrige indtægter Omsætning i alt Intern salg timer Intern køb timer Personaleomkostninger Driftsomkostninger Resultat før afskrivninger Resultat før renter Renteudgifter -177 Periodens resultat Overblik budget 2018 Side 6 af 6

15 Estimeret årsresultat for 2017 Ansvar: Direktion(1105) Årsresultat 2017 Øvrige indtægter Omsætning i alt Intern salg timer Intern køb timer Personaleomkostninger Driftsomkostninger Resultat før afskrivninger Resultat før renter Renteudgifter -44 Periodens resultat Ansvar: Sekretariat(1110) Årsresultat 2017 Øvrige indtægter Omsætning i alt Intern salg timer Intern køb timer Personaleomkostninger Driftsomkostninger Resultat før afskrivninger Resultat før renter Renteudgifter -30 Periodens resultat Side 1 af 6

16 Ansvar: Økonomi og Personale(1120) Årsresultat 2017 Øvrige indtægter Omsætning i alt Intern salg timer Intern køb timer Personaleomkostninger Driftsomkostninger Resultat før afskrivninger Resultat før renter Renteudgifter Periodens resultat Ansvar: Sum Studieadministration(1139) Årsresultat Øvrige indtægter Omsætning i alt Intern salg timer Intern køb timer Personaleomkostninger Driftsomkostninger Resultat før afskrivninger Resultat før renter Renteudgifter -30 Periodens resultat Side 2 af 6

17 Ansvar: Fælles administration(1150) Årsresultat Øvrige indtægter Omsætning i alt Intern salg timer Intern køb timer Personaleomkostninger Driftsomkostninger Resultat før afskrivninger Resultat før renter Renteudgifter -13 Periodens resultat Ansvar: Elever(1155) Årsresultat 2017 Øvrige indtægter Omsætning i alt Intern salg timer Intern køb timer Personaleomkostninger Driftsomkostninger Resultat før afskrivninger Resultat før renter Renteudgifter Periodens resultat Side 3 af 6

18 Ansvar: Sum bygninger(1299) Årsresultat Øvrige indtægter Omsætning i alt Intern salg timer Intern køb timer Personaleomkostninger Driftsomkostninger Resultat før afskrivninger Resultat før renter Renteudgifter Periodens resultat Ansvar: Kantine Jelling(1310) Årsresultat 2017 Øvrige indtægter Omsætning i alt Intern salg timer Intern køb timer Personaleomkostninger Driftsomkostninger Resultat før afskrivninger Resultat før renter Renteudgifter Periodens resultat Side 4 af 6

19 Ansvar: Læringsteknologi(1340) Årsresultat 2017 Øvrige indtægter Omsætning i alt Intern salg timer Intern køb timer Personaleomkostninger Driftsomkostninger Resultat før afskrivninger Resultat før renter Renteudgifter Periodens resultat Ansvar: Fælles puljer(1350) Årsresultat Øvrige indtægter Omsætning i alt Intern salg timer Intern køb timer Personaleomkostninger Driftsomkostninger Resultat før afskrivninger Resultat før renter Renteudgifter Periodens resultat Side 5 af 6

20 Ansvar: IT(1511) Årsresultat Øvrige indtægter Omsætning i alt Intern salg timer Intern køb timer Personaleomkostninger Driftsomkostninger Resultat før afskrivninger Resultat før renter Renteudgifter Periodens resultat Ansvar: Sum HR og Kommunikation(1555) Årsresultat Øvrige indtægter Omsætning i alt Intern salg timer Intern køb timer Personaleomkostninger Driftsomkostninger Resultat før afskrivninger Resultat før renter Renteudgifter Periodens resultat Side 6 af 6

21 Ansatte på særlige vilkår, 3. kvartal HK 3F FOA Håndværkere Prosa DM DJ ØF Socialrådgivere Underviser (tj.m and) I alt Økonomi & Personale 1 1 Bygninger IT, HR og Kommunikation Bibliotek 3 3 Studieadministrationen Læreruddannelsen på Fyn Pædagoguddannelsen i Odense 1 1 Pædagoguddannelsen i Jelling 1 1 Socialrådgiveruddannelsen 1 1 CFU Sygeplejerskeuddannelsen i Odense 1 1 I alt Ansatte på særlige vilkår, 3. kvartal HK 3F FOA Håndværkere Prosa DM Socialrådgivere DJØF I alt Økonomi & Personale 2 2 HR og Kommunikation 1 1 Bygninger IT-afdelingen 1 1 Bibliotek 3 3 Studieadministrationen Læreruddannelsen på Fyn Pædagoguddannelsen i Odense 1 1 Pædagoguddannelsen i Jelling 1 1 Samfundsfaglige uddannelser 1 1 CFU Videreuddannelsen 1 1 I alt side 1/1

22 side 2/2