Indkaldelse til møde i Administrationens Samarbejds- og Arbejdsmiljøudvalg

Transkript

1 Administrationens Samarbejds- og Arbejdsmiljøudvalg (ASA) Ledelsessekretariatet Fredrik Bajers Vej 5 Postboks Aalborg Sagsbehandler: Bettina Thomsen Telefon: bt@adm.aau.dk Dato: Sagsnr.: Indkaldelse til møde i Administrationens Samarbejds- og Arbejdsmiljøudvalg Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden Torsdag den kl i lokale 207, Fredrik Bajers Vej 5 2. Godkendelse af referater af seneste møde Bilag: A. Foreløbigt referat af mødet den 4. december Meddelelser Nyt fra HSU, forretningsudvalg og øvrige relevante fora Bilag: A. Link til HSU s mødemateriale: B. Aalborg Universitets arbejdsmiljøpolitik Nyt vedr. forandring, organisation og effektivisering Øvrige meddelelser 4. Drøftelse af principper for 2. kvartals lønforhandlinger 5. Drøftelse af politik om fleksibel arbejdstid for TAP er Bilag: A. Politik om fleksibel arbejdstid for teknisk administrativt personale (inkl. bilag) 6. Emner til kommende møder Bilag: A. Oversigt over punkter til kommende møder 7. Eventuelt 1

2 Foreløbigt referat af møde i Administrationens Samarbejds- og Arbejdsmiljøudvalg (ASA) 4. december 2014 Ledelsessekretariatet Fredrik Bajers Vej 5 Postboks Aalborg Sagsbehandler: Bettina Thomsen Telefon: bt@adm.aau.dk Dato: 12. januar 2015 Sagsnr.: Ref.: BT Administrationens Fællesudvalg Til stede Fravær Afbud Antonino Castrone (AC) (formand) Peter Plenge (PP) Afdelingsledere: HR: Kjeld Lanng (KL) X LS: Lene Krogh-Jørgensen (LKJ) X SF: Preben Sørensen (PS) X ØA/TF: Morten Winterberg (MW) X CPH: Martin Vive Ivø (MVI) X Arbejdsmiljørepræsentanter: HR: Morten Sand Henriksen (MSH) X LS: Niels Dahl Thellufsen (NDT) X SF: Kirsten Birk Wogensen (KBW) X TF: Lisa Nissen (LINI) X ØA: Bo Hovgaard Thomasen (BHT) X CPH: Simon H. R. Clemmensen (SRC) X Tillidsrepræsentanter: DM: Ole Garsdal Hansen (OGH) X 3F: Jens Gregersen (JCG) X HK: Jonna Thomassen (JT) * X Metal: Palle Mørch (PM) X 3F: Marianne Vibeke Strellner (MVS) X Sekretariat mv. Arne Nielsen (sikkerhedschef) (ARN) X Bettina Thomsen (referent) (BT) X * Substitut for Heidi Sørensen (orlov) X X 1. Velkommen til ny direktør og konstituering af udvalget under ny formand 1

3 Udvalgets medlemmer præsenterede sig selv for ny universitetsdirektør Antonino Castrone, hvorefter PP bød velkommen til nye medlemmer af udvalget Jens Gregersen (TF) og Jonna Thomassen (LS). 2. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. 3. Godkendelse af referat af seneste møde Referatet blev godkendt. 4. Meddelelser Nyt fra HSU, Forretningsudvalg og øvrige relevante fora KL orienterede kort om drøftelserne på seneste HSU-møde, herunder om forslaget til ny lønpolitik for TAP. HSU har drøftet arbejdsmiljøet på AAU Cph., hvor problemstillingerne primært ses på institutterne. Det drøftes tillige i Hovedarbejdsmiljøudvalget. Formanden og PP orienterede om problematikken vedr. parkeringspladser i midtbyen. Ledergruppen arbejder på en ny politik på området, som skal godkendes af rektor. Nyt vedr. forandring, organisation og effektivisering Peter Bjørn Bjerre (LS) gav en kort præsentation af ADM-budget Budgettet havde forinden været i skriftlig høring i udvalget og er sendt videre til bestyrelsens godkendelse af det samlede budget. Dimensionering Formanden orienterede om status på dimensioneringssagen. Der arbejdes på at undgå at skære ned på de uddannelser, hvor det bliver så kritisk, at uddannelsen må lukke. På dagen for mødet var der frist for indmelding til ministeriet om udmøntningen af dimensioneringen på kandidatuddannelserne. PP orienterede desuden om sagen vedr. akkrediteringen af bacheloruddannelserne i Humanistisk Informatik i Aalborg og København. Strategi NDT orienterede om status på strategiprocessen, som blev skudt i gang ved den årlige lederdag den 24. november. Der kommer til at køre fem delprojekter gennem de næste måneder, hvor de enkelte direktionsmedlemmer er ansvarlige for hvert sit delprojekt. Medarbejdere, studerende, eksterne interessenter mv. vil blive involveret i processen. Rektor holder medarbejdermøde den 8. december, hvor rektor vil orientere yderligere om processen. Se yderligere information om strategiprocessen på strategi.aau.dk. Øvrige meddelelser BT orienterede om, at Kompetencefondens midler endnu ikke er fordelt. Fordelingen udsendes til udvalgets orientering, når forretningsudvalget har godkendt. 5. Drøftelse af trivselsundersøgelser i Administrationen i 2015 Bilag: A. Eksempler på medarbejdertilfredshedsundersøgelser Udvalget drøftede med udgangspunkt i eksempler på medarbejdertilfredshedsundersøgelser, hvorvidt der skal igangsættes løbende trivselsundersøgelser i ADM s afdelinger. 2

4 Der var enighed om fordelene ved en løbende temperaturmåling på trivslen blandt medarbejderne. De løbende målinger indbyder til, at der hele tiden arbejdes med og fokuseres på trivslen i afdelingerne og giver et billede af, hvor de enkelte afdelinger har behov for at igangsætte tiltag. Formanden oplyste, at den fremlagte undersøgelse er meget enkel, således der ikke bruges unødigt meget tid på målingerne. Der skal dog ses på spørgsmålene med henblik på en eventuel tilretning. KL supplerede med, at Center for Arbejdsmiljø har et færdigt værktøj med 12 simple spørgsmål. Der var enighed om, at såfremt det besluttes, at ADM-afdelingerne skal gå videre med tiltaget, skal det være ens for alle afdelinger i ADM. Der arbejdes videre med det i den administrative ledergruppe. 6. Orientering om og drøftelse af Adfærdskodeks for ansatte samt Code of conduct for ledere på AAU Bilag: A. Adfærdskodeks for ansatte B. Code of conduct for ledere på AAU PP orienterede om de to kodeks, som udvalget har ønsket at få fremlagt. Udvalget tog orienteringen til efterretning. 7. Emner til kommende møder Bilag: A. Oversigt over punkter til kommende møder BT orienterede kort om oversigten over punkter. Den årlige arbejdsmiljødrøftelse flyttes til marts eller juni, således drøftelsen kombineres med udvalgets drøftelse af sygefravær. Forretningsudvalget overvejer kontinuerligt, om der skal andre punkter på dagsordenen. 8. Eventuelt MVI orienterede om, at Campusadministrationen har sendt en ansøgning til Kompetencesekretariatet på lidt under kr. Derudover påtænker MVI at anvende ca kr. på udviklingsprojektet med henblik på at skabe en mere serviceorienteret tilgang. KL oplyste, at Kompetencesekretariatet ifølge den projektansøgning, som udvalget blev orienteret om på junimødet, har bevilliget knap kr. til et udviklingsprojekt i TF. AN oplyste, at der i 2013 alene var 26 arbejdsskader, hvoraf alene 6 medførte fravær udover skadedagen og derfor blev anmeldt til Arbejdstilsynet. Tallene for 2014 ser ligeledes positive ud. PP takkede for det gode samarbejde i udvalget. 3

5 Arbejdsmiljøsektionen AAU's arbejdsmiljøpolitik februar 2015 AAU HR/TF Aalborg Universitets arbejdsmiljøpolitik Arbejdsmiljøarbejdet på Aalborg Universitet (AAU) prioriteres højt, fordi arbejdet for et godt arbejdsmiljø er en gennemgående værdi i alt, hvad vi foretager os, og fordi AAU ønsker at skabe betingelser i arbejdsmiljøet, på hvilke ledelsen og medarbejderne i gensidigt forpligtende samarbejde kan trives, kan yde bedst muligt og dermed kan sikre universitetet en sund økonomi, udvikling og et godt omdømme. Arbejdsmiljøarbejdet omfatter alle aspekter af arbejdsmiljøet: arbejdsmiljøorganisationen, det psyko-sociale miljø, det fysiske miljø og det kemisk-biologiske miljø. Ved at arbejde sammenhængende på alle arbejdsmiljøaspekter får vi en høj arbejdsmiljøkvalitet, i hvilken medarbejderne kan trives, så alle ydelser udføres på et højt fagligt og professionelt niveau. Det skal være meningsfuldt at være på arbejdspladsen, og der skal være en god følelse forbundet med at gå på arbejde. Arbejdsmiljøkvaliteten har også betydning for samfundets oplevelse af universitetet som arbejdsplads. Vi vil derfor vise udadtil, at vi er en arbejdsplads, hvor arbejdsmiljøarbejdet prioriteres højt. Arbejdsmiljøkvaliteten skal desuden være så god, at de studerende, vi sender ud herfra, indirekte lærer at mestre godt arbejdsmiljøarbejde. Arbejdsmiljøarbejdet på AAU skal bl.a. sikre, at gældende lovgivning på området overholdes, og at der ikke hersker tvivl om, at dette sker. Men udover lovens rammer vil AAU forholde sig til alle arbejdsmiljøproblemer, og der vil derfor blive iværksat nødvendige tiltag, som rækker videre end, hvad der er fastsat i lovgivning og følgebestemmelser. AAU ønsker et troværdigt arbejdsmiljøarbejde og klarhed om rammerne for arbejdet, og derfor ønsker vi gennemsigtighed i processerne herunder åben dialog og konstruktiv kritik i hele organisationen. Arbejdsmiljøarbejdet kan ses som et vedvarende kulturarbejde, primært baseret på et ledelsesansvar der forudsætter aktiv medarbejderdeltagelse, således at det bliver en fælles opgave. På den ene side skal arbejdsmiljøarbejdet ikke være noget, man tænker over, fordi arbejdsmiljøarbejdet indgår i den almindelige hverdag. På den anden side skal synligheden i forhold til problemer være høj. Således skal nærmeste leder være tilgængelig, når der opstår arbejdsmiljøproblemer, og lederen og arbejdsmiljøgruppen bliver så de synlige kanaler for arbejdsmiljøarbejdet. Det gode arbejdsmiljøarbejde kommer desuden til udtryk gennem den daglige adfærd, det er i dagligdagen, det gælder og tæller, bl.a. ved systematisk afholdelse af medarbejderudviklingssamtaler, ved at man hjælper en kollega, der er i knibe, ved at gennemføre laboratorierunderinger og kontorrunderinger og ved at lederens opmærksomhed på arbejdsmiljøet i dagligdagen foregår synligt, og endelig ved at der til stadighed er opmærksomhed på at reducere mængden af sygefravær og arbejdsulykker. Medarbejderne skal i dagligdagen opleve, at arbejdsmiljøarbejdet skaber muligheder for positive forandringer. Det daglige, løbende arbejdsmiljøarbejde skal også bidrage til fællesskabsfølelsen på arbejdspladsen, en følelse af, at "vi er et AAU". I forlængelse af det daglige arbejde skal arbejdsmiljøarbejdet opprioriteres i perioder med større forandringer, således i forbindelse med flytninger, større ændringer i medarbejderstaben og studenteroptag og betydelige økonomiske tilpasninger.

6 Arbejdsmiljøsektionen AAU's arbejdsmiljøpolitik februar 2015 AAU HR/TF AAU's arbejdsmiljøorganisation (AMO) skal være en professionel organisation. AMO skal arbejde struktureret og agere nytænkende med råderum for de lokale enheder. AMO skal både arbejde forebyggende og tage sig af konkrete arbejdsmiljøproblemer. På AAU-niveau ønskes hovedarbejdsmiljøudvalget (HAMiU) og hovedsamarbejdsudvalget (HSU) holdt adskilt. På fakultetsniveau ønskes der arbejdet for sammenlagte samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg, så man også på hvert fakultet får behandlet de fakultetsspecifikke arbejdsmiljøproblemer på det rette ansvarsniveau. På institutniveau vælger de berørte parter selv, om arbejdsmiljøudvalg (AMiU) og samarbejdsudvalg (SU) skal fungere separat eller sammenlagt. Uanset om der er tale om sammenlagte udvalg eller ej, arbejdes der på alle niveauer for koordinerende indsatser mellem samarbejdsorganisationen og arbejdsmiljøorganisationen for opnåelse af et bedre arbejdsmiljø. For at støtte AMO-gennemsigtigheden og -systematikken afholdes fælles og samtidige valg af arbejdsmiljørepræsentanter for hele AAU, og i tilknytning hertil fastlægges medarbejderrepræsentationen i HAMiU og fakultetsarbejdsmiljøudvalg (FAMiU). AMO skal være en synlig organisation, så medarbejderne altid ved, hvor de kan henvende sig med arbejdsmiljøproblemer, både med henblik på at få løst konkrete problemer og med henblik på at få iværksat forebyggelse. AAU opretter og vedligeholder en professionel og central arbejdsmiljøsektion (AMS), som kan støtte alle dele af AMO bl.a. med uddannelse i arbejdsmiljøarbejde, med rådgivning og vejledning i "best practce", med rådgivning og vejledning i bestemmelser på arbejdsmiljøområdet, med vedligeholdelse og servicering af AMO, med evt. relationer til Arbejdstilsynet og med at skabe vidensdeling i netværksmøder. AMO s kompetencer skal opbygges og vedligeholdes gennem AAU's egne, supplerende uddannelsesprogrammer. Der skal være uddannelse af arbejdsmiljørepræsentanter og arbejdsledere og af andre ledere, som i kraft af deres stilling har væsentlig betydning for arbejdsmiljøet, og uddannelsesinitiativer skal dække alle aspekter af arbejdsmiljøarbejdet. Uddannelsesforløbene suppleres med vidensdeling i praksis implementeret gennem årlige, obligatoriske arbejdsmiljø-workshops mellem institutter parvis og med inddragelse af arbejdsmiljøansvarlige ledere. Der udarbejdes tillæg til arbejdsmiljøpolitikken omfattende specifikke områder herunder arbejdsmiljøet i AAU's værksteder og laboratorier, AAU's uddannelsesprogrammer for AMO, principper for resurser til AMO samt andre relevante forhold. Arbejdsmiljøpolitikken blev vedtaget på HAMiU's møde d. 25. februar 2015.

7 få AALBORG UNIVERSITET Aftale 1.37 af 25. september 2013 Politik om fleksibel arbejdstid for administrativt og teknisk personale på Aalborg Universitet 1. Indledning Denne politik omhandler principper, der bør indgå i lokale aftaler om fleksibel arbejdstid for administrativt og teknisk personale på Aalborg Universitet. Fleksibel arbejdstid er en bred betegnelse for medarbejderes mulighed for at tilrettelægge arbejdstiden på andre måder end en fast arbejdstid. Muligheden for fleksibel arbejdstid er afhængig af arbejdsfunktionen. Nogle funktioner på universitetet tillader ikke fleksibel arbejdstid, mens andre tillader det i begrænset eller større omfang. Det er op til det enkelte tjenestested at afgøre, om medarbejdere kan have fleksibel arbejdstid og hvordan. Aftaler om fleksibel arbejdstid kan indgås i form af lokalaftaler på et tjenestested eller en del af et tjenestested, og kan også indgås individuelt med lederen af tjenestestedet. Fleksibel arbejdstid vil ofte være i medarbejderens og lederens gensidige interesse og håndteres almindeligvis uden problemer. Medarbejderens frihed i arbejdstilrettelæggelsen kan dog give visse udfordringer for både medarbejderen og lederen. Der kan for eksempel opstå uenighed, hvis lederen ikke stoler på, at medarbejderen yder timer nok, eller hvis medarbejderen oplever, at arbejdstimerne ikke bliver anerkendt. Problemerne kan forebygges, hvis der på forhånd er indgået en aftale om fleksibel arbejdstid. For at understøtte mulighederne ved fleksibel arbejdstid og undgå de problemer, der kan opstå, indeholder politikken en række principper, som bør indgå i overvejelserne forud for aftaler om fleksibel arbejdstid, og som efter behov kan skrives ind i aftalerne. Principperne skal blandt andet sikre en god ressourcestyring, et godt arbejdsmiljø, og at tjenestestedets/arbejdsfunktionens krav generelt bliver opfyldt. Det kunne være krav om fysisk tilstedeværelse i dele af arbejdstiden, at time-tallet hverken stiger eller falder uhensigtsmæssigt for én af parterne, og at de almindelige arbejdstidsregler overholdes. 2. Principper vedrørende fleksibel arbejdstid I det følgende nævnes principper, som bør drøftes og eventuelt indgå i lokale aftaler om fleksibel arbejdstid. Et eksempel på en lokal aftale om fleksibel arbejdstid er vedlagt som bilag. Hvis man ønsker hjælp til at indgå aftale om fleksibel arbejdstid, kan man henvende sig til HR-afdelingen. 2.1 Fikstid Ved udarbejdelse af en aftale om fleksibel arbejdstid bør det overvejes hvordan man vil forholde sig til fikstid. Fikstid er betegnelsen for det tidsrum, hvor medarbejderne skal være på arbejde 1, medmindre andet er aftalt. 1 At være på arbejde inkluderer tillige arbejde som udføres på et andet sted end vedkommendes tjenestested, som fx deltagelse i møder. Sidel af 4

8 Afhængigt af det enkelte tjenestested, vil det være forskelligt, om der er brug for at formulere en fikstid eller ej. Det samme gælder aftaler på individuelt niveau. Nogle områder kan eksempelvis have åbningstider eller kontortid, hvor der skal være fuld bemanding, mens det for andre områder ikke vil være relevant at fastlægge en fikstid. Et eksempel på en fikstid kan være et kontor med åbningstid eller kontortid mellem mandag til torsdag og mellem 9.00 og fredag. Såfremt der er aftalt en fikstid, skal medarbejderne være på arbejde i dette tidsrum, medmindre andet er aftalt. For deltidsansatte kan der udarbejdes en særlig aftale vedrørende fikstiden. 2.2 Flekstid Flekstid er betegnelsen for det tidsrum, hvor medarbejderen, hvis arbejdet tillader det, frit kan placere sin arbejdstid, eventuelt før og efter fikstiden, hvis der er aftalt fikstid. Med en fikstid som i ovennævnte eksempel, kan flekstiden f.eks. ligge mellem og mellem Det kan også aftales, at det pågældende tjenestested opererer med en åben flekstid, så medarbejderen selv bestemmer hvornår arbejdstiden placeres. Medarbejdernes frihed i henhold til flekstiden har, udoverden almindelige ledelsesret, den begrænsning, at den pågældende enhed skal være funktionsdygtig indenfor den normale arbejdstid. Det er vigtigt at medarbejderne i samarbejde med ledelsen sørger for at sikre en tilstrækkelig personaledækning i dette tidsrum. For deltidsansatte kan der udarbejdes en særlig aftale vedrørende flekstiden. 2.3 Timeopgørelse Når man indgår en aftale om fleksibel arbejdstid er det en fordel, at både medarbejder og leder har mulighed for at kende medarbejderens flekstidssaldo. En form for registrering af arbejdstimerne vil derfor normalt være et krav, såfremt man vælger at indgå en lokalaftale om fleksibel arbejdstid. Ved at registrere arbejdstiden sikres på den ende side lederen mod ubehagelige overraskelser, hvis medarbejderen har arbejdet for mange timer, mens medarbejderen på den anden side sikres, at de timer, der er lagt, også anerkendes. I tilfælde af uenighed om flekstidssaldoens størrelse, f.eks. i forbindelse med afskedigelse eller fratrædelse, står medarbejderen svagt i forhold til lederen, hvis timerne ikke har været løbende registreret og oplyst til lederen. Medarbejdere kan eksempelvis registrere deres arbejdstid i et Excel-ark (se vedlagte eksempel). Heri kan medarbejdere hver dag registrere arbejdstid, notere sygdom mv. samt holde styr på oparbejdede over- og underskudstimer. 2.4 Tilladte under- og overskudstimer For at sikre, at den fleksible arbejdstid hverken medfører for få eller for mange arbejdstimer, vil en lokal aftale ofte indeholde bestemmelser om tilladte under- og overskudstimer. Underskudstimer er de timer, som ligger under medarbejderens gennemsnitlige ugentlige timetal. Overskudstimer er de timer, som ligger ud over medarbejderens gennemsnitlige ugentlige timetal. Et eksempel på en norm for tilladte under- og overskudstimer kan være 10 underskudstimer og 37 overskudstimer. Fastlæggelse af tilladte under- og overskudstimer har den fordel, at medarbejderen løbende skal sørge for at afvikle overskudstimer, hvorved flekstiden bliver anvendt som tiltænkt, dvs. giver mulighed for en fleksibel arbejdstid uden overskridelse af arbejdstidsnormen. Side 2 af 4

9 2.5 Opgørelsesperiode Såfremt der i en aftale om fleksibel arbejdstid er fastsat bestemmelser om tilladte under- og overskudstimer, bør der i aftalen også tages stilling til opgørelsesperioden. En opgørelsesperiode er den periode hvor optælling af under- og overskudstimer kan beregnes over. Konkret betyder det, at man ved udgangen af opgørelsesperioden har en saldo for det samlede antal under- eller overskudstimer. Dette kan være særligt relevant, hvor der er aftalt tilladte under- og overskudstimer, da både medarbejder og leder i så fald har mulighed for at reagere og samarbejde om afvikling af timer. En opgørelsesperiode vil typisk være en måned. Opgørelsesperioden behøver nødvendigvis ikke at være af samme længde som en opgørelse efter arbejdstidsnormen. 2.6 Kontrol Ved indgåelse af en aftale om fleksibel arbejdstid bør der tages stilling til, om, og i så fald hvordan, den nærmeste leder kan følge/kontrollere medarbejderens fleksible arbejdstid. Eksempelvis kan medarbejderens nærmeste leder ved udgangen af hver opgørelsesperiode modtage en kopi af timeopgørelse. Alternativt kan medarbejderen alene informere sin nærmeste leder, når grænsen for eventuelt aftalte underskudstimer eller overskudstimer er nået. 2.7 Anvendelse af overskudstimer Overskudstimer i henhold til en aftale om fleksibel arbejdstid skal afvikles én til én og udløser ikke overarbejdsbetaling. Det kan aftales, at opsparet flekstid afvikles som hele dage. Er der i aftalen om fleksibel arbejdstid formuleret en fikstid, bør der tages højde for dette i forbindelse med afvikling. Det kan eksempelvis aftales, at afvikling af flekstid indenfor fikstiden skal være aftalt med den nærmeste leder. En medarbejder, som ved en opgørelsesperiodes udgang, når grænsen for underskudstimer eller overskudstimer, skal informere sin nærmeste leder herom. Kan det af særlige årsager ikke lade sig gøre at afspadsere de overskudstimer, som ligger ud over maksimum, vil disse timer ikke udløse kontant betaling eller anden honorering, men vil derimod bortfalde efter et år, medmindre andet undtagelsesvist er aftalt. 2.8 Ved fratrædelse Såfremt en medarbejder opsiges eller selv siger sin stilling op, er udgangspunktet, at eventuelle overskudstimer forsøges afviklet én til én i opsigelsesperioden. Fritstilles en medarbejder i opsigelsesperioden er udgangspunktet, at opsparede overskudstimer anses for afviklet i fritstillingsperioden. Dette udgangspunkt kan dog fraviges efter nærmere aftale mellem lederen af tjenestestedet og medarbejderen. 2.9 Aftaleophør Ved indgåelse af en aftale om flekstid, skal der tages stilling til, hvordan aftalen kan bringes til ophør eller ændres, og med hvilket varsel Over- og merarbejde samt rådighedsforpligtelse Ved indgåelse af en aftale om fleksibel arbejdstid er det vigtigt, at der skelnes mellem flekstid og beordret over /merarbejde. Over-/merarbejde skal til enhver tid holdes udenfor flekstidsregnskabet. Side 3 af 4

10 Der kan som udgangspunkt først være tale om over-/merarbejde, når følgende kumulerede betingelser er opfyldt: Arbejdet skal være pålagt af lederen 2 Arbejdet skal være kontrollabelt Arbejdstiden skal ligge udenfor arbejdstidsnormen i den relevante overenskomst. Akademiske fuldmægtige med rådighedsforpligtelse kan udnytte en aftale om fleksibel arbejdstid som andre uden rådighedsforpligtelse. 3. Gyldighed og opsigelse Retningslinjerne er vedtaget i HSU d. 25. september Aftalen kan opsiges med 3 måneders varsel. Inden opsigelsen skal HSU forsøge at ændre den hidtidige aftale på en måde, som er tilfredsstillende for samarbejdsudvalgets parter. Aalborg, den Henriette Frahm HSU, Næstformand 2 Dette betyder, at den nærmeste leder skal finde det nødvendigt, at arbejdet udføres som over- og/eller merarbejde. Side 4 af 4

11 Bilag A - Eksempel på lokal aftale om fleksibel arbejdstid Flekstidsaftale for Teknisk administrativt personale (TAP) er omfattet af flekstid, som betyder at medarbejderne efter eget skøn, og hvis arbejdet tillader dette, kan variere mødetiden. Arbejdstid, fikstid og flekstid Den normale arbejdstid i afdelingen afspejler kontortiden. Kontortiden er mandag til torsdag og fredag. Fikstiden er mandag til torsdag fra og fredag Flekstiden er mandag til fredag fra og mellem (fredage) og Der kan ikke optjenes flekstid uden for de nævnte tidsrum medmindre andet er særligt aftalt med nærmeste leder. Afdelingen skal indenfor kontortiden, være bemandet med mindst én person, som kan modtage henvendelser, medmindre andet er aftalt, (fx i forbindelse med afdelingsmøder). Registrering og opgørelse Alle medarbejdere omfattet af flekstidsaftalen skal registrere deres arbejdstid (møde- og gåtider). Ved udgangen af hver måned, skal medarbejderen aflevere en kopi af timeopgørelsen til sin nærmeste leder. Tilladt over- og underskudstimer Overskudsstimer må ved månedens udgang ikke overstige 37 timer og underskudstimer må ikke overstige 10 timer. Er dette tilfældet meddeles dette den nærmeste leder og der vil blive aftalt hvorledes timerne afvikles. Afvikling af oparbejdede overskudstimer Al opsparet flekstid afspadseres én til én, uanset hvornår flekstiden er optjent. Alle medarbejdere kan til enhver tid afspadsere den aftalte flekstid. Det er dog et krav at afdelingen til hver en tid skal være funktionsdygtig i den normale kontortid. Det er aftalt, at medarbejderen sørger for at sikre, at der er en tilstrækkelig personaledækning i dette tidsrum, inden afspadsering påbegyndes. Afspadsering kan ske som hele dage, hvilket betyder, at fikstidsforpligtelsen suspenderes under afvikling. Enhver afvikling af flekstid som medfører en suspension af fikstiden skal være aftalt med nærmeste leder.

12 Fratrædelse Opsiges en medarbejder i afdelingen eller opsiger medarbejderen selv sin stilling, vil eventuelle overskudstimer anses for afholdt i opsigelsesperioden, medmindre andet udtrykkeligt aftales mellem medarbejderen og lederen af tjenestestedet. Denne om fleksibel arbejdstid gælder al teknisk administrativt personale (TAP) for xxxxxxxxx (tjenestested) Aftalen er gældende fra og med den Aftalen kan ændres eller opsiges med et varsel på 3 måneder. Lederen af tjenestestedet, Dato Godkendt af SU, Dato

13 Timeregnskab 2013 for Januar Skriv dit navn Overført saldo fra sidste måned Normalt timetal mandag 7:30 Normalt timetal tirsdag 7:30 Normalt timetal onsdag 7:30 Normalt timetal torsdag 7:30 Normalt timetal fredag 7:00 Normalt timetal pr. uge 37,00 Dato Ugedag Kom Gik Timer Normaltime +/- tid Akkumuleret +/- tid Bemærkninger 0,00 Overføres automatisk 31-dec-12 mandag 0:00 0:00 0:00 0:00 0,00 0,00 Nytårsaftensdag 1-jan-13 tirsdag 0:00 0:00 0:00 0:00 0,00 0,00 1. nytårsdag 2-jan-13 onsdag 0:00 0:00 0:00 7:30-7,50-7,50 3-jan-13 torsdag 0:00 0:00 0:00 7:30-7,50-15,00 4-jan-13 fredag 0:00 0:00 0:00 7:00-7,00-22,00 5-jan-13 lørdag 0:00 0:00 0:00 0:00 0,00-22,00 6-jan-13 søndag 0:00 0:00 0:00 0:00 0,00-22,00 7-jan-13 mandag 0:00 0:00 0:00 7:30-7,50-29,50 8-jan-13 tirsdag 0:00 0:00 0:00 7:30-7,50-37,00 9-jan-13 onsdag 0:00 0:00 0:00 7:30-7,50-44,50 10-jan-13 torsdag 0:00 0:00 0:00 7:30-7,50-52,00 11-jan-13 fredag 0:00 0:00 0:00 7:00-7,00-59,00 12-jan-13 lørdag 0:00 0:00 0:00 0:00 0,00-59,00 13-jan-13 søndag 0:00 0:00 0:00 0:00 0,00-59,00 14-jan-13 mandag 0:00 0:00 0:00 7:30-7,50-66,50 15-jan-13 tirsdag 0:00 0:00 0:00 7:30-7,50-74,00 16-jan-13 onsdag 0:00 0:00 0:00 7:30-7,50-81,50 17-jan-13 torsdag 0:00 0:00 0:00 7:30-7,50-89,00 18-jan-13 fredag 0:00 0:00 0:00 7:00-7,00-96,00 19-jan-13 lørdag 0:00 0:00 0:00 0:00 0,00-96,00 20-jan-13 søndag 0:00 0:00 0:00 0:00 0,00-96,00 21-jan-13 mandag 0:00 0:00 0:00 7:30-7,50-103,50 22-jan-13 tirsdag 0:00 0:00 0:00 7:30-7,50-111,00 23-jan-13 onsdag 0:00 0:00 0:00 7:30-7,50-118,50 24-jan-13 torsdag 0:00 0:00 0:00 7:30-7,50-126,00 25-jan-13 fredag 0:00 0:00 0:00 7:00-7,00-133,00 26-jan-13 lørdag 0:00 0:00 0:00 0:00 0,00-133,00 27-jan-13 søndag 0:00 0:00 0:00 0:00 0,00-133,00 28-jan-13 mandag 0:00 0:00 0:00 7:30-7,50-140,50 29-jan-13 tirsdag 0:00 0:00 0:00 7:30-7,50-148,00 30-jan-13 onsdag 0:00 0:00 0:00 7:30-7,50-155,50 O:\Personlige mapper\ingrid\ppu\aftaler\hr-portalen\fleksibel arbejdstid_ Bilag til håndbog_eksempel på excel-ark til timeregistrering :19 Side 1 af 2

14 31-jan-13 torsdag 0:00 0:00 0:00 7:30-7,50-163,00 O:\Personlige mapper\ingrid\ppu\aftaler\hr-portalen\fleksibel arbejdstid_ Bilag til håndbog_eksempel på excel-ark til timeregistrering :19 Side 2 af 2

15 Ledelsessekretariatet Fredrik Bajers Vej 5 Postboks Aalborg Sagsbehandler: Bettina Thomsen Telefon: bt@adm.aau.dk Dato: Oversigt over punkter til kommende møder i ASA Møde , 18. juni 2015 Årlig arbejdsmiljødrøftelse, herunder sygefraværsstatistik, arbejdsskader i ADM og fokuspunkter for det kommende år Præsentation af årsrapport 2014 Status på strategiproces for de administrative områder Møde , 24. september 2015 Drøftelse af ligestilling Drøftelse af central lønpolitik Drøftelse af budget (evt. ekstraordinært møde) Fastlæggelse af mødeplan Status på strategiproces for de administrative områder Møde , 17. december 2015 Evaluering af ASA s arbejde Status på strategiproces for de administrative områder Ikke datosatte punkter Drøftelse af eventuelle trivselsmålinger 1