Referat. Aalborg Byråd. Mødet den kl Botilbud Nord, Studievej 15, Nørresundby

Transkript

1 Referat AALBORG BYRÅD Aalborg Byråd Mødet den kl Botilbud Nord, Studievej 15, Nørresundby

2 Indholdsfortegnelse Åben 1 Godkendelse af dagsorden 1 2 Intro og rundvisning ved Botilbud Nord 2 3 Godkendelse af Forslag til Moderniserings- og Effektiviseringsprogram - Budget Godkendelse af Ældre- og Handicapforvaltningens Økonomirapport ultimo april Godkendelse af Forslag til ændring af pladstypesammensætningen på Riishøjcentret 9 6 Godkendelse af overordnet program for erstatningsbyggeri for Lollandshus (Markusgården) og fremtidig anvendelse af Lollandshus. 7 Godkendelse af vejledende frister for sagsbehandling 18 8 Orientering om Årsregnskab 2017 for Center for Hjælpemidler og Velfærdsteknologi 23 9 Eventuelt Orientering fra rådmand og direktør Godkendelse af referat 29 13

3 Tid Onsdag 23. maj 2018, kl Sted Botilbud Nord, Studievej 15, Nørresundby Afbud Til stede Øvrige deltagere Carsten Kristensen, Jørgen Hein, Lasse Frimand Jensen, Kristoffer Hjort Storm, Lene Krabbe Dahl, Per Clausen, Maja Torp Direktør Jan Nielsen, Vicedirektør Bo Pedersen (ref.), Myndighedschef Ove. G. Jensen, Handicapchef Alice Aa. Hagemann og, Ældre- og Sundhedschef Annette Secher, Leder Karin Enevoldsen fra botilbud Nord og assisterende leder Pernille Sørensen, Studievej 15 deltager i behandling af pkt. 2., Sidse Kristensen deltager i behandling af pkt. 3 og 4. Øvrige oplysninger

4 Punkt 1. Godkendelse af dagsorden Beslutning: Godkendt. Møde den kl Side 1 af 129

5 Punkt 2. Intro og rundvisning ved Botilbud Nord Leder Karin Enevoldsen fra botilbud Nord og assisterende leder Pernille Sørensen, Studievej 15 deltager i behandling af punktet. Herudover deltager der en borger, som ud fra et borgerperspektiv, vil fortælle om at bo på Studievej 15. Beslutning: Til orientering. Møde den kl Side 12 af 129

6 Punkt 3. Godkendelse af Forslag til Moderniserings- og Effektiviseringsprogram - Budget Ældre- og Handicapforvaltningen indstiller til at Forslag til Moderniserings- og Effektiviseringsprogram godkendes. Sidse Kristensen deltager i behandling af punktet. Bilagene udsendes særskilt. Beslutning: Godkendt. Udvalget bemærker med udgangspunkt i punkt 8, at medarbejderne skal involveres inden en eventuel implementering af forslagene. Per Clausen kan ikke godkende indstillingen. Møde den kl Side 13 af 329

7 Sagsbeskrivelse Magistraten har i forbindelse med Plan- og budgetprocedure for Aalborg Kommune besluttet, at den interne ramme for forslag til moderniseringer og effektiviseringer skal svare til 1,5 % af kommunens serviceudgifter. Dermed indfries kravet fra Økonomiaftalen mellem KL og regeringen samtidig med at der frigøres ressourcer til omstillinger prioriteret af Byrådet. Besparelsen fordeles mellem udvalgene efter serviceudgifter, hvilket indebærer, at Ældre- og Handicapforvaltningen skal finde forslag til moderniseringer og effektiviseringer, svarende til besparelser for i alt 40,5 mio. kr. Det er, der gennem de fremsendte forslag fastlægger fordelingen af reduktionen på forvaltningens serviceområder. Ved en ligelig fordelingen mellem forvaltningens sektorer er beløbene som følger: Serviceydelser for ældre 26,1 mio. kr. Tilbud for mennesker med handicap 12,9 mio. kr. Myndighedsopgaver og administration 1,5 mio. kr. Ældre- og Handicapforvaltningens afdelinger har hen over foråret arbejdet med prioriteringsmaterialet til budget Det har været en proces med vægt på at sikre en strategisk forankring af de fremsendte forslag i afdelingernes chefgruppe og afdelings-med. Det har endvidere været et opmærksomhedspunkt at sikre koordinering af forslagene mellem Myndighedsafdelingen og udførerafdelingerne. De fremsendte forslag til moderniserings- og effektiviseringsprogram fremlægges hermed til behandling. Forslagene til moderniseringer og effektiviseringer er nærmere beskrevet i bilag 1. I forslagene skelnes mellem tre måder at opnå mere omkostningseffektive løsninger: effektiviseringer, servicereduktioner og investeringer, der reducerer behovet for hjælp. Samlet set fremlægges besparelsesforslag for netto 40,5 mio. kr. Forslagene til Moderniserings- og Effektiviseringskataloget har været til høring i FMU den 16. maj. Høringssvar fra medarbejdersiden er vedlagt som bilag 2 Forslag til moderniseringer og effektiviseringer skal afleveres til Borgmesterens Forvaltning den 1. juni Tidsplan Forvaltningsledelsen FMU Ældre- og Handicapudvalg Møde den kl Side 24 af 329

8 Bilag: Medarbejdersidens (FMU-ÆH) kommentarer til forslag til moderniserings- og effektiviseringsprogram 2018 Bilag 1 Forslag til Moderniserings og effektiviseringsprogram - budget 2019 Møde den kl Side 35 af 329

9 Punkt 4. Godkendelse af Ældre- og Handicapforvaltningens Økonomirapport ultimo april Ældre- og Handicapforvaltningen indstiller til at Ældre- og Handicapforvaltningens økonomirapport ultimo april 2018 godkendes Sidse Kristensen deltager i behandling af punktet Bilag eftersendes efter udvalgets møde den Beslutning: Godkendt, idet forvaltningens indstilling vedrørende nødvendige initiativer drøftes i budgetforligskredsen. Møde den kl Side 16 af 329

10 Sagsbeskrivelse Hermed fremsendes Ældre- og Handicapforvaltningens økonomirapportering pr. ultimo april Samlet set forventer Ældre- og Handicapforvaltningen et regnskabsresultat på 9 til 30 mio. kr. i merforbrug. Overførslen fra regnskab 2017 er indarbejdet i afdelingernes budgetter. I forbindelse med behandlingen af overførselssagen er det pålagt Ældre- og Handicapforvaltningen at sikre, at 50% af de overførte serviceudgiftsbevillinger vil kunne videreføres til budget For Ældre- og Handicapforvaliningen udgør dette 20,7 mio. kr. Med de nuværende forventninger til regnskabsresultatet på handicapområdet vil Ældreog Handicapforvaltningen få vanskeligheder med at kunne imødekomme dette. På Sektor serviceydelser for ældre forventes der samlet set et mindreforbrug på 5 mio. kr. På træningsområdet er der budgetmæssige udfordringer på træning efter sygehusindlæggelse (SUL 140) da borgerne i stigende grad benytter sig af deres genoptræningsplaner. Den øgede brug af træning fører dog til et mindre plejebehov på sigt og merudgiften finansieres derfor via en budgetoverførsel fra serviceområdet hjemmepleje. På Sektor tilbud til mennesker med handicap forventes der per ultimo marts et samlet et merforbrug på mellem 14 og 34 mio. kr. Merforbruget skyldes udgiftspres i Myndighedsafdelingen og vedrører hovedsageligt området for køb og salg af Handicapafdelingens pladser. De to budgetområder hører tæt sammen og det forventede mindreforbrug på køb af pladser afspejler sig i en tilsvarende mindreindtægt på salg af pladser. Samtidig anvender Ældre- og Handicapforvaltningen flere af pladserne selv, og får dermed dækket en lavere andel af de faste udgifter forbundet med tilbudsdriften gennem takstindtægter. Der er således fortsat pres på myndighedsudgifterne på handicapområdet, hvor der særligt på botilbudsområdet er flere borgere, der modtager tilbud end forudsat i budgettet. Det er forvaltningens vurdering, at der skal tages initiativer for at holde udgifterne inden for de nuværende budgetmæssige rammer. På Sektor myndighedsopgaver og administration forventes balance ved årets udgang. Anlægsprojekterne forløber generelt planmæssigt. Dog vil der forekomme forskydninger mellem årene særligt på Annebergvej, hvor boligdelen er lånefinansieret og hele anlægssummen dermed er placeret i indeværende år. Tidsplan: FL Møde den kl Side 27 af 329

11 Bilag: Økonomirapport u. april FL og Udvalg.pdf Møde den kl Side 38 af 329

12 Punkt 5. Godkendelse af Forslag til ændring af pladstypesammensætningen på Riishøjcentret Forvaltningsledelsen indstiller til s godkendelse at Antallet af selvindskrivningspladser på Riishøjcentret reduceres fra de nuværende 13 pladser til 3 pladser, dog med mulighed for fleksibilitet ift. De midlertidige pladser at Antallet af midlertidige pladser på Riishøjcentret tilsvarende øges fra de nuværende 27 pladser til 37 pladser Beslutning: Godkendt. Møde den kl Side 19 af 429

13 Sagsbeskrivelse Selvindskrivningspladserne har været en del af Aalborg Kommunes tilbud i over 10 år. Selvindskrivningspladserne er et tilbud til pensionister og efterlønsmodtagere i Aalborg Kommune. Tilbuddet er tiltænkt borgere med pludselig behov for øget hjælp, eksempelvis i forbindelse med indlæggelse af ægtefælle. Selvindskrivningspladserne har tidligere været en del af tilbuddet på Akuttilbud Aalborg, men blev i forbindelse med godkendelse af Omorganisering af akutfunktionen i Aalborg Kommune d. 24. maj 2017 flyttet til Riishøjcentret. Efter omorganiseringen er pladserne på Akuttilbud Aalborg og Riishøjcentret fordelt således: Akuttilbud Aalborg Riishøjcentret Omorganiseringen blev igangsat 1. juni 2017, blev der åbnet for, at borgere kunne have mulighed for ophold på Akuttilbud Aalborg i op til 4 uger, mod tidligere 5 dage. Dette for at undgå at skulle flytte borgere rundt på flere matrikler. Aktuel status De nuværende erfaringer fra selvindskrivningspladserne på Riishøjcentret viser, at den aktuelle målgruppe for selvindskrivningspladserne har ændret sig væsentligt i forhold til den oprindelig tiltænkte målgruppe. I udgangspunktet var selvindskrivningspladserne tiltænkt eksempelvis borgere med behov for aflastning i en kortere periode, fx grundet indlæggelse af ægtefælle. De borgere der i dag kommer på selvindskrivningspladserne er karakteriseret ved at være svækkede, hvilket blandt andet viser sig ved lavt funktionsniveau. Den typiske borger på selvindskrivningspladsen befinder sig i en overgangs- og afklaringsfase, hvor der er behov for en særlig indsats i forhold til afklaring, koordinering og evt. valg af anden bolig. Borgerne er ligeledes kendetegnet ved, at have flere forløb og opfølgninger til praksislæge, sygehusregi og tværsektorielle samarbejdspartnere. Selvindskrivningstilbuddet er oprindeligt udformet som et tilbud, hvor borgeren på eget initiativ, eller i samarbejde med nære pårørende, tager kontakt til selvindskrivningen mhp. ophold. I en intern gennemgang af borgerforløbene for 247 borgere i perioden juli 2017-februar 2018 fordeler henvendelserne om ophold på selvindskrivningsplads sig således: Henvendelse fra Andel Intern samarbejdspartner 48,5 % Pårørende 40,0 % Borger selv 4,5 % Egen læge eller vagtæge 3,5 % Ikke kendt henviser 1,5 % Gadeteam 1,0 % Skadestue 1,0 % Samtidig er der opgjort hvad borgerne på selvindskrivningspladserne udskrives til: Udskrives til Pladstype Antal pladser Pladser i alt Akutplads borgere med behov for tidlig indsats med henblik på 10 afklaring og vurdering 23 Akutplads for borgere med behov for opfølgende indsats efter 13 udskrivelse fra sygehus Midlertidig plads 27 Selvindskrivning 13 Andel Eget hjem 68,5 % Aflastning 14,0 % Indlæggelse 9,5 % 40 Møde den kl Side 210 af af 429

14 Plejebolig 4,0 % Død 3,0 % Akuttilbud Aalborg 0,5 % Andet 0,5 % Som en del af den løbende kvalitetsudvikling af Akuttilbud Aalborg er der primo 2018 lavet en gennemgang af 31 patientforløb, herunder hhv. 16 patientforløb for patienter fra eget hjem med behov for tidlig indsats og afklaring, og 15 patientforløb for patienter med behov for en opfølgende indsats efter udskrivelse fra sygehus. Gennemgangen af disse forløb viser bl.a., at op mod 39 % af patientforløbene reelt ikke er inden for målgruppen for Akuttilbud Aalborg. En del af disse placeres udelukkende på Akuttilbud Aalborg grundet manglende aflastningsplads andet sted, eksempelvis på Riishøjcentret. Normeringen på Akuttilbud Aalborg er fastsat ud fra at kunne efterleve kvalitetsstandarderne for kommunale akutfunktioner hvorfor der, modsat Riishøjcentret, bl.a. er sygeplejedækning døgnet rundt alle ugens dage. Det er der for vigtigt, at der skabes mulighed for, at borgerne placeres på rette plads for derved at udnytte de faglige og økonomiske ressourcer bedst muligt. Forslag til ændring af pladstypesammensætning på Riishøjcentret På baggrund af ovenstående forslås det, at antallet af selvindskrivningspladser reduceres fra de nuværende 13 pladser til 3 pladser. Samtidig øges antallet af midlertidige pladser med tilsvarende 10 pladser, så fordelingen af pladser på hhv. Akuttilbud Aalborg og Riishøjcentret fremadrettet vil være således: Akuttilbud Aalborg Pladstype Antal pladser Pladser i alt Akutplads borgere med behov for tidlig indsats med henblik på afklaring og vurdering Akutplads for borgere med behov for opfølgende indsats efter 13 udskrivelse fra sygehus Riishøjcentret Riishøjcentret Midlertidig plads 37 Selvindskrivning 3 40 Det er forventningen, at ved at øge antallet af midlertidige pladser, at borgere der ikke har et behov for akuttilbuddets kompetencer, ikke i samme omfang placeres på Akuttilbud Aalborg, men netop på en midlertidig plads, eksempelvis på Riishøjcentret. Henvisning og visiteringspraksis til pladserne ændres ikke, og vil forsat være i overensstemmelse med nedenstående: Akuttilbud Aalborg Pladstype Akutplads borgere med behov for tidlig indsats med henblik på afklaring og vurdering Akutplads for borgere med behov for opfølgende indsats efter udskrivelse fra sygehus Midlertidig plads Selvindskrivning Henvisning/visitering Borger henvises af praksislæge/vagtlæge, men visitationsret er hos leder af Akuttilbud Aalborg Myndighedsafdelingen. Visitering sker i praksis via Udskrivningsenheden. Myndighedsafdelingen. Visitering sker i praksis via Udskrivningsenheden Borgere/pårørende henvender sig mhp. midlertidig ophold (max 14 dage) Økonomi Reduktionen af antallet af selvindskrivningspladser og en tilsvarende forøgelse af antallet af midlertidig pladser er økonomisk neutral, da budgetforudsætningen for de to typer pladser er den samme. Møde den kl Side 311 af af 429

15 Tidsplan Forvaltningsledelsen Møde den kl Side 412 af af 429

16 Punkt 6. Godkendelse af overordnet program for erstatningsbyggeri for Lollandshus (Markusgården) og fremtidig anvendelse af Lollandshus Forvaltningsledelsen indstiller til, at Udvalget godkender, at arbejdet med udvikling af erstatningsbyggeri for Lollandshus, tager udgangspunkt i nedenstående overordnede program, proces og tidsplan for etablering af 75 plejehjemsboliger hvoraf 25 er demensboliger at plejehjemmet på sigt - hvis behovet opstår kan omlægges til plejehjem for 75 beboere med demens at byggeriet navngives Markusgården at Vivabolig opfører boligdelen og Kuben Management udpeges som ekstern bygherrerådgiver at det nuværende Lollandshus overdrages til Vivabolig og indrettes til ungdomsboliger i henhold til proces der er beskrevet i sagsbeskrivelsen Beslutning: Godkendt. Valg af bygherrerådgiver genovervejes. Møde den kl Side 13 af af 529

17 Sagsbeskrivelse Konsolideringsplanen for plejehjemsområdet indgik i det godkendte budget for Planen indeholder et nybyggeri som erstatning for det eksisterende plejehjem Lollandshus i Øgadekvarteret. Grundet et stigende behov for antal plejehjemspladser skal det nye byggeri omfatte ca. 75 almene plejeboliger med tilhørende serviceareal. Kommunens Ældre- & Handicapforvaltning opfører servicedelen, mens Vivabolig er udpeget som boligorganisation til at opføre boligdelen. I budgettet for 2018 er der i 2020 afsat 10 mio. kr. til grundkapitalindskud og i 2020 og 2021 er der afsat i alt 12 mio. kr. til servicearealer. Økonomien til grundkapitalindskud justeres til de 75 boliger som en del af overdragelsen af Lollandshus til Vivabolig. Plejehjemmet Lollandshus overdrages til Vivabolig og indrettes til ungdomsboliger. Dette giver et mindre nettoprovenu (efter finansiering af grundkapitalindskud for ungdomsboligerne) som anvendes til hel eller delvis finansiering af det manglende grundkapitalindskud for projektet på Markusgården. Den nedsatte programgruppe er bestående af faglig leder, plejehjemsleder, arbejdsmiljø- og Tillidsrepræsentant, konsulent fra Ældre- og Sundhedssekretariatet, repræsentant fra ældrerådet, Tilgængelighedsrådgiver, bygherrerådgiver fra AAK ekstern bygherrerådgiver, boligselskab, teknisk Servicemedarbejder, repræsentant for støttet byggeri og diverse fagspecialister, som involveres ad hoc efter behov. Gruppen benævnes herefter Projektgruppen. Aak Bygninger har i samarbejdet specificeret rammen for projektet. Nedenstående afsnit beskriver dermed det overordnede program for projektet og er således rammesætningen for den videre proces. Placering Det nye plejehjem ønskes opført i Øgadekvarteret i Aalborg. I Lokalplan er der udlagt et areal langs den tidligere kasernegrund og Markusgården til opførelse af institution i form af fx plejehjem og boliger (Bilag 1). Der er dog igangsat udarbejdelse af projektspecifik Lokalplan, som forventet godkendt i oktober/november Der pågår dialog mellem Vivabolig og AAK Bygninger vedr. aftale om grundkøb. Målgruppe Målgruppen for det nye plejehjem er såvel plejekrævende borgere, som ikke kræver etablering af specialpladser samt borgere med demens, som skal have demensegnede boliger. For en uddybende beskrivelse af målgruppen og tilgængelighedsniveauet for projektet henvises til vedlagte Tilgængelighedsnotat (Bilag 2). Vision Den overordnede målsætning omkring nybyggeriet er, at skabe et plejehjem, der fremmer borgernes mulighed for at leve en selvstændig tilværelse og samtidig at være en attraktiv arbejdsplads. Pleje og omsorg, samt støtte i øvrigt til borgernes selvstændige liv, skal understøttes af indbyggede muligheder for rehabiliterende aktiviteter inde såvel som ude. Plejehjemmet skal give plads til pårørende og frivillige, ligesom der skal sikres en stærk forankring i lokalsamfundet. Rammerne skal ligeledes fremme samarbejdsrelationer præget af nærhed, ansvarlighed og respekt, hvilket er grobund for involverende og kompetente medarbejdere, som er drevet af at gøre en forskel for borgeren. Byggeriets omfang og organisering Rammen for byggeriet er estimeret med udgangspunkt i ca. 75 boliger samt et anslået bruttoareal pr. bolig på ca. 75 m 2 samt et bruttoareal for servicedelen svarende til ca. 10 m 2 pr. bolig. Det endelige arealomfang og antal af boliger afhænger dog af hvorledes bolig-, fællesområder og servicefunktioner organiseres mest hensigtsmæssigt og fastlægges dermed først gennem viderebearbejdning i program- og forslagsfasen. Grundens beskaffenhed, udformningen af byggeriets udearealer og samspillet med omgivelserne er ligeledes indvirkende faktorer i denne sammenhæng. Byggeriet skal udformes med boligerne organiseret i bo-enheder omkring et fælles opholdsareal, hvorfra der tilstræbes etableret adgang til udendørsophold i form af terrasser/altaner samt terræn. Der skal være fokus på at skabe trygge udendørs opholdsarealer, eksempelvis ved at lade bygningskroppen naturligt omslutte udearealer eller på anden vis udforme bygningen således der defineres nicher, terrasser og kroge til ophold. Møde den kl Side 214 af af 529

18 Der skal være elementer af forskellig karakter, som både fordrer aktivitet, skaber oplevelser og bidrager til en meditativ og rolig atmosfære. Bo-enhederne opføres i udgangspunktet med mellem 9 og 12 boliger i hver bo-enhed. Fastlæggelsen af boenhedernes størrelse vil ske under hensyntagen til den samlede indretning af byggeriet, samt under hensyntagen til, at en almindelig bo-enhed på sigt vil kunne omdannes til en demensenhed, såfremt der skulle opstå behov herfor. Der ønskes at understøtte gruppeaktiviteter med rehabiliterende sigte og fremme socialt samvær på tværs af Bo-enhederne. Derfor skal der etableres rum til at afholde større arrangementer Herudover skal der bl.a. skabes rammer for træning. Generelt skal der tænkes i Multifunktionelle rum, for at udnytte bygningens arealer bedst muligt. Alle boliger opføres som 1-rumsboliger med mulighed for fleksibel væg (flytbar skillevæg, reolsystem som på Birkebo eller lignende) Velfærdsteknologiske løsninger skal afdækkes og der skal bl.a. integreres løsninger, som understøtter forflytning. Servicearealet skal rumme plads til I alt ca. 80 medarbejdere, som er fordelt på 3 skift og herudover skal der ind tænkes faciliteter til understøttelse af involvering af frivillige. Organiseringen af servicefunktionerne skal ske under hensynstagen til personaleressourcer med fokus på bl.a. at optimere arbejdsgange. Programgruppens øvrige drøftelser omkring rammesætningen for byggeriet, ønsker og konkrete funktionsbeskrivelser er alle krav og anbefalinger indeholdt i Ældre- og Handicapvejledningens vejledning til boliger, som er gældende for projektet. I det videre forløb skal programkravene konkretiseres og kvalificeres gennem drøftelse, studieture, referencer og anden inspiration i samarbejde med rådgivere. Proces- og tidsplan Aak Bygninger har i samråd med Vivabolig udpeget Kuben Management som ekstern Bygherrerådgiver for både kommunen og boligselskabet. Kuben Management har en bred portefølje af referencer inden for bygherrerådgivning og stor erfaring i at styre processen omkring alment støttede byggesager. Derudover er der via underhåndsbud valgt en Totalrådgiver, Friis & Moltke med underrådgiver ingeniørfirmaet Harde Larsen A/S, som skal bistå projektgruppen i programfasen samt udarbejde dispositionsforslag samt teknisk byggeprogram til udbud i Totalentreprise. Friis & Moltke har en bred portefølje af referencer inden for pleje- og sundhedsbyggeri og har stor erfaring for at udarbejde materiale og gennemføre udbud af den pågældende karakter. Aak Bygninger igangsætter det videre nødvendige arbejde for overdragelse af Lollandshus til Vivabolig. Nedenstående skitserer projektets forløb med foreløbige tidsrammer for de forskellige faser i processen: Overordnet tidsplan Godkendelse af Overordnet program / Proces- og tidsplan (ÆHU) Maj 2018 Lokalplan udarbejdelse Feb 2018 til nov Udarbejdelse af Byggeprogram og dispositionsforslag Februar 2018 til juni 2018 Godkendelse af dispositionsforslag og afvigelsesnotat (ÆHU) August 2018 Godkendelse af lokalplan (2. forelæggelse BYR) og Skema A November 2018 Godkendelse af Skema A, Ungdomsboliger Lollandshus November 2018 Udbudsfase og Licitation for Totalentreprenør Februar 2019 Juni 2019 Indstilling af Licitationsresultat / Godkendelse af Skema B September 2019 Projektering og udførelse (byggeperiode 18 mdr.) Oktober 2019 oktober 2021 Indflytning November 2021 Bilag Bilag 1: Kortbilag Bilag 2: Tilgængelighedsnotat Møde den kl Side 315 af af 529

19 Tidsplan FL Forligspartierne Udvalg Møde den kl Side 416 af af 529

20 Bilag: Bilag 1_Kortbilag Bilag 2_tilgængelighedsnotat_23jan2018tilrettet Møde den kl Side 517 af af 529

21 Punkt 7. Godkendelse af vejledende frister for sagsbehandling Ældre- og Handicapforvaltningen indstiller til At status for overholdelse af de vejledende frister for sagsbehandlingstiden i 2017 tages til orientering. At det godkendes, at de nuværende vejledende frister for sagsbehandlingstiden fastholdes uændret. Beslutning: Godkendt - med bemærkning om yderligere fokus på sårbarheden i bemanding af bilsager. Møde den kl Side 18 af af 529

22 Sagsbeskrivelse Det fremgår af lov om retssikkerhed og administration på det sociale område ( 3, stk. 2) at: Kommunalbestyrelsen skal på de enkelte sagsområder fastsætte frister for, hvor lang tid der må gå fra modtagelsen af en ansøgning, til afgørelsen skal være truffet. Fristerne skal offentliggøres. Hvis fristen ikke kan overholdes i en konkret sag, skal ansøgeren skriftligt have besked om, hvornår ansøgeren kan forvente en afgørelse. Kommunalbestyrelsen skal fastsætte generelle frister for forskellige sagstyper. Frister kan være længere for typer af sager, som erfaringsmæssigt kræver længere sagsbehandlingstid, og der kan fastsættes kortere frister for sager med kort sagsbehandlingstid. Fristerne bør være realistiske, f.eks. at de svarer til den tid, der i praksis går med at behandle 80 til 90 procent af sagerne under den pågældende sagstype. Gældende svarfrister i Ældre- og Handicapforvaltningen Der er i Ældre- og Handicapforvaltningen fastsat vejledende svarfrister for afgørelser inden for mere end 30 forskellige sagsområder. Fristerne gælder for ikke-akutte sager, og spænder fra 3 dage til 6 måneder. Som eksempel kan nævnes, at svarfristen er 3 dage for ansøgninger om kommunal genoptræning, mens den er 8 uger for ansøgninger om bostøtte og ansøgninger om plejeboliger, 3 måneder for ansøgninger om botilbud, og som det eneste område 6 måneder for ansøgninger om støtte til køb af handicapbil. Svarfristerne blev senest behandlet samlet den 24. maj Den samlede oversigt over de nuværende frister er vedlagt som bilag 1. Fristerne er offentliggjort på Aalborg Kommunes hjemmeside. Overholdelse af gældende svarfrister i 2017 Forvaltningen har gennemgået status for overholdelsen af de vejledende svarfrister. Gennemgangen viser: at der på ældreområdet stort set ikke er sket overskridelser af svarfristerne i Dog er den fastsatte svarfrist på 6 måneder for ansøgninger om tilskud til bil blevet overskredet i 28 pct. af sagerne at der på handicapområdet er sket overskridelse af svarfristen inden for alle sagstyper. I gennemsnit er det i 31 pct. af alle afgørelserne på handicapområdet, at tidsfristerne i 2017 ikke er blevet overholdt. Sammenligning med overholdelsen af svarfristerne i 2016 Sammenlignes resultatet for 2017 med 2016, ses der inden for Ældreområdet ingen væsentlige ændringer. Både i 2016 og i 2017 har det været meget få sager, der overskred svarfristerne i forhold til det samlede antal af sager, der behandles inden for ældreområdet. Dog er der specifikt for bilsagerne sket en væsentlig stigning i andelen af sager, der overskrider den vejledende svarfrist fra 18 pct. i 2016 til 28 pct. i Det skyldes, at bilsagerne varetages af et lille team med en specialfunktion, og at en vakance i en periode har påvirket teamets mulighed for at behandle sagerne inden for svarfristerne. På handicapområdet var der i 2016 overskridelser af sagsbehandlingsfristerne i 39 pct. af sagerne, hvilket betyder, at der i 2017 er sket et fald på 8 procentpoint. I 2015 var tidsfristerne ikke overholdt i 60 pct. af sagerne, hvilket betyder, at der på to år er sket en halvering i andelen af sager, hvor svarfristen ikke er overholdt. Den positive udvikling skyldes blandt andet: Et skærpet ledelsesmæssigt fokus på tidsfristernes overholdelse Øget opmærksomhed på registreringspraksis og opgørelsesmetoder Opmærksomhed på ressourcerne i Visitationen Voksen-Handicap, og behovet for hjælp til håndtering af, at rådgiverne har meget store sagsstammer I hele 2017 er der anvendt fælles løsninger i forhold til opfølgninger. Eksempelvis modtager hver sagsbehandler en sagsliste hver måned, så leder og medarbejder løbende kan holde sig ajour med sagsforløbene. På Handicapområdet vil der i 2018 fortsat være fokus på at nedbringe overskridelserne af svarfristerne. Trods den kontinuerlige opfølgning og det skærpede fokus på registreringspraksis, er der dog stadig en Møde den kl Side 219 af af 529

23 væsentlig andel (31 pct.) af sager, hvor svarfristerne er overskredet. Der ses primært to årsager til, at der fortsat ses en væsentlig andel af overskridelser: I ca. en tredjedel af de sager, hvor der er sket en overskridelse af svarfristen, er der tale om såkaldte revisiteringer uden ændringer i den nuværende bevillinger. Alle bevillinger skal inden for nærmere fastsatte tidsintervaller igennem en opfølgning. Hvis hjælpen blot skal fortsætte som hidtil, laves en revisitering uden ændringer. Der er imidlertid en tendens til, at revisiterede sager står i længere tid som ubehandlede, når først sagsbehandleren har konstateret, at en bevilling blot skal køre videre uden ændringer. Det betyder, at svarfristen overskrides, dog uden at det har praktiske konsekvenser for borgeren. I 2018 vil der være et øget fokus på at få registreret revisiteringer uden ændringer inden for svarfristerne. Der er på handicapområdet ofte tale om meget komplekse sager, hvor der blandt andet bruges meget tid på at indsamle supplerende oplysninger til brug for at belyse sagen. Det kan for eksempel være sager, hvor Visitationen venter på speciallægeerklæringer eller andre sundhedsoplysninger, som er afgørende for at sagen kan afsluttes. Det kan også dreje sig om sager, hvor sagsbehandlingen eksempelvis er startet, når borger er blevet indlagt på sygehus, men hvor den endelige afgørelse må afvente, at borger er klar til udskrivelse, hvilket ofte kan tage flere måneder. Det skal understreges, at Visitationen i sådanne sager løbende er i kontakt med borgeren eller borgerens pårørende om sagsbehandlingen, og at man stort set aldrig modtager klager vedrørende overholdelsen af svarfristerne. (Der er i bilag 3 opregnet flere eksempler på forhold, der typisk forlænger sagsbehandlingstiden på handicapområdet). Økonomiske konsekvenser Ingen Høringssvar fra AMU-MYN AMU-MYN tager status for overholdelse af de vejledende svarfrister til efterretning. Det anbefales at de nuværende vejledende frister for sagsbehandlingstiden fastholdes uændret. Høringssvar fra Ældrerådet Det glæder Ældrerådet at der er mulighed for hurtigere sagsbehandling ved hastesager. Ældrerådet udtrykker tilfredshed med gældende svarfrister. Høringssvar fra Handicaprådet Vi takker for muligheden for at afgive høringssvar. Til forskel fra, at der på ældreområdet, stort set ikke er overskridelser af svarfristerne, er der på handicapområdet sket overskridelser af svarfristen inden for alle sagstyper. I 31% af alle afgørelser er tidsfristen ikke overholdt. Vi anerkender, at der på handicapområdet er mere komplekse sager, der kan forlænge sagsbehandlingstiden og at man i forhold til sidste år, har arbejdet med forbedringer, som til en vis grad er lykkedes, hvilket glæder os. Vi henstiller dog til, at man fortsat vil have fokus på at nedbringe overskridelserne af svarfristerne til gavn for den enkelte borger. Tidsplan Forvaltningsledelsen godkendelse af høringsgrundlag AMU-MYN høring Ældrerådet høring Handicaprådet høring Forvaltningsledelsen godkendelse Bilag Bilag 1: Gældende svarfrister. Bilag 2: Overholdelse af fristerne på ældreområdet. Møde den kl Side 320 af af 529

24 Bilag 3: Overholdelse af fristerne på handicapområdet. Møde den kl Side 421 af af 529

25 Bilag: Bilag 1- Gældende svarfrister Bilag 2- Oversigt over sagstyper på ældreområdet (Visitation Støtte og Omsorg og Visitationen Afklaring og Forebyggelse) Bilag 3- Oversigt over sagstyper på handicapområdet (Visitation Voksen-Handicap) Møde den kl Side 522 af af 529

26 Punkt 8. Orientering om Årsregnskab 2017 for Center for Hjælpemidler og Velfærdsteknologi Ældre- og Handicapforvaltningen indstiller til, At regnskab 2017 for Center for Hjælpemidler og Velfærdsteknologi I/S tages til orientering. Beslutning: Til orientering. Lene Krabbe Dahl og Lasse Frimand Jensen var fraværende. Møde den kl Side 123 af af 329

27 Sagsbeskrivelse Byrådet godkendte oprettelsen af et fælles hjælpemiddeldepot mellem Aalborg, Brønderslev og Jammerbugt Kommuner. Depotet er etableret pr som et interessentskab efter 60 i lov om kommunernes styrelse og er navngivet Center for Hjælpemidler og Velfærdsteknologi I/S med fysisk placering på adressen Fåborgvej 15A, 9220 Aalborg Øst. Regnskabet følger det kommunale regnskabsår og udarbejdes i overensstemmelse med reglerne for det kommunale budget- og regnskabssystem. Regnskabet skal forelægges selskabets bestyrelse snarest muligt efter regnskabsårets afslutning, dog senest d. 15. marts. Selskabets bestyrelse består af 10 medlemmer, hvoraf Aalborg Kommune udpeger de 5. Der er født formandskab til Aalborg Kommune. Regnskabsresultater Regnskab 2017 udviste et overskud på kr I budgettet for 2017 var der budgetteret med et underskud på kr , på grund af, at selskabet skulle investere i en ny bil. Det budgetterede underskud var planlagt finansieret af egenkapitalen. Selskabet har dog i 2017 haft en besparelse på driftsudgifter på grund af færre personaleomkostninger og mere aktivitet på reparationer. Selskabet går derfor ud af 2017 med et samlet overskud. Balancen viser en egenkapital på godt kr. 4 mio., som består af det tilbageværende overskud fra tidligere år (inkl. 2017) på kr. 2,1 mio., værdien af anlægsaktiver (efter afskrivninger) på knap kr. 1,6 mio. samt det oprindelige kapitalindskud fra de tre interessenter på kr Interessenterne er jf. Interessentskabskontrakten afsnit 18 alene berettigede til at hæve en eventuel overdækning på kapitalkontiene i forbindelse med regnskabsårets afslutning. Der er ikke foretaget en sådan hævning i indeværende år. Bestyrelsens beslutninger Regnskab 2017 for Center for Hjælpemidler og Velfærdsteknologi I/S er godkendt af selskabets bestyrelse. Revisionen har påtegnet regnskabet uden bemærkninger. Bilag Bilag 1: Regnskab 2017 for Center for Hjælpemidler og Velfærdsteknologi I/S Tidsplan FL Møde den kl Side 24 af af 329

28 Bilag: Bilag Årsregnskab 2017 for Center for Hjælpemidler og Velfærdsteknologi Møde den kl Side 325 af af 329

29 Punkt 9. Eventuelt 9.1 Mødeplan 2018 for vedlagt. 9.2 Tidsplan for revidering af kørelister i hjemmeplejen sendes til udvalget. 9.3 Udvalgets afleveringstidspunkt for MEP kataloget til Borgmesterens Forvaltning blev drøftet. Beslutning: Til orientering. Lene Krabbe Dahl og Lasse Frimand Jensen var fraværende. Møde den kl Side 126 af af 229

30 Bilag: Mødeplan Møde den kl Side 27 af af 229

31 Punkt 10. Orientering fra rådmand og direktør 10.1 Besøg fra Styrelsen for patientsikkerhed Anneshave Tidsplan for ibrugtagning Tornhøjhaven Ibrugtagning KOL KOR arrangement Der er egenbetaling. Beslutning: Til orientering. Lene Krabbe Dahl og Lasse Frimand Jensen var fraværende. Møde den kl Side 128 af af 129

32 Punkt 11. Godkendelse af referat Beslutning: Godkendt. Lene Krabbe Dahl og Lasse Frimand Jensen var fraværende. Møde den kl Side 129 af af 129