Referat af Stenlillespejderne Laurentius Grupperådsmøde 16. februar 2015 i Kulturhus Stenlille

Transkript

1 Referat af Stenlillespejderne Grupperådsmøde 16. februar 2015 i Kulturhus Stenlille Til stede var: ikke en eneste forældre ud over dem i bestyrelsen og ledere. Ledere og bestyrelsesmedlemmer: Klaus (best.medl.), Tove (kasserer), Annette og Alice (mikro), Charlotte, Ulla og Sandie (mini), Heidi (junior), Torben og Trine (gruppeleder og tropsleder) samt Line (trop og klan), André, Kristian, Philip og Martin (klan). Vi havde besøg af Rune fra Divisionsledelsen i Antvorskov Division. Bestyrelsesmedlem Klaus bød velkommen på vegne af bestyrelsesformand Linda, som ikke kunne deltage. Det var beklageligt at ingen forældre mødte til mødet. Måske fordi det var første dag efter vinterferien og der i øvrigt ikke normalt var spejdermøder man skulle køre til på mandage? Ad 1. Klaus modtog valg som dirigent og Trine som referent. Dirigenten konstaterede at indkaldelsen var udsendt rettidigt 3 uger før mødet pr.mail (24/1) og desuden annonceret på gruppens hjemmeside og Facebook (25/1). Ad 2. Beretning fra bestyrelsen og ledergruppen Alle beretninger er lagt på hjemmesiden i forbindelse med indkaldelsen (24/1) og der henvises hertil. Klaus aflagde beretning på vegne af bestyrelsen og fremhævede arbejdet med at bygge ny hytte og den store hjælp vi får til forarbejdet af Jørgen fra Sct. Georgsgilderne. Grenene har haft et højt aktivitetsniveau som tidligere år. Trine og Torben henviste også til Gruppeledernes beretning hjemmeside, men fremhævede den fine medlemstilgang, der har været til de yngste grene. Medlemstallet er i stigning. Beretningerne blev godkendt. Ad 3. Fremlæggelse af årsregnskab og status for det foregående år 2014 til godkendelse Kasserer Tove fremlagde regnskab for 2014 (lagt på hjemmesiden 6/2). Gruppen har et for gruppen usædvanligt overskud på kr , primært pga manglende udgifter til renovering af hytten (50.000,-). Julekalendersalget gik godt i år med 400 solgte kalendere på en weekend. Der er hensat kr ,- på ny konto til hyttebyggeri, men er dog ikke 100% øremærket til dette, da almindelig drift af gruppen skal hænge sammen. Revisor har godkendt regnskabet, og har fundet alt i bedste orden, regnskabet er udført omhyggeligt og er retvisende. Der er foretaget kontrol af bilag og konteringer. Bestyrelsen har underskrevet regnskabet. Regnskabet blev godkendt uden kommentarer. Ad 4. Behandling af indkomne forslag Der var ingen indkomne forslag.

2 Ad 5. Væsentlige beslutninger om gruppens fremtid a. + b. forelæggelse af forslag til udviklingsplaner for 2015 samt beslutninger i øvrigt om gruppens udvikling, spejderarbejde mv. Gruppen har i nogle år arbejdet med gruppens udviklingsplaner på udviklingsseminarer for ledere, bestyrelse og andre voksne med interesse for gruppen. Forslag til udviklingsplan for 2015 blev fremlagt: Fastholde børnetal, fastholde friluftsliv og patruljeliv Flere ledere Ny hytte Engagere forældre til konkrete arbejdsopgaver, så lederne frigøres til arbejdet med spejderne Begejstringsarrangementer for ledere og lederkurser Hvordan vi bruger udviklingsplanen (handlingsplaner) fastlægges på Udviklingsseminaret 3. marts for ledere, bestyrelsesmedlemmer og andre interesserede i gruppens liv. Planen var at høre forældres umiddelbare kommentarer og forslag til udviklingsplanen. Gruppen forventer det samme aktivitetsniveau som året før. Voksenklanen (lederklan) forsøger ligeledes med sine aktiviteter. Pt. har vi samarbejde med supercenteret på skolen om at vi stiller grunden til rådighed for udeundervisning i skoletiden. Planer for det kommende år blev taget til efterretning uden kommentarer. Klaus fremlagde status på hyttebyggeriet og fortalte om det aktive udvalg (forældre, bestyrelse, Sct. Georgsgilde og ledere), som arbejder med processen. Man er klar med endelig projektbeskrivelse i februar til brug for fondsansøgninger. Forventet pris med ALT ordnet af firma ligger omkring 2,8 mio. Dette kan nedbringes betydeligt ved at frivillige arbejder med hytten, hvilket forventes til en hvis grad. Pt. har gruppen godt ,- i egen formue inkl. penge fra forsikring. Til sommer er hytten revet ned ved hjælp fra forældrene. Slutningen af 2015/start 2016 forventes der støbt og råhuset opsættes Sommer 2016 forventes indvielse Man kan følge med på hjemmesiden Der findes link hertil på forsiden af spejdernes egen hjemmeside. c. vedtagelse af budget for 2015, herunder fastsættelse af medlemskontingent Budgettet blev fremlagt på mødet med et forventet overskud på kr ,- Der er ingen markante ændringer i forhold til budget for 2014, bortset fra forventet fondstilskud til hyttebyggeri. Budgettet vedhæftes dette referat. Kontingent for 2015 forventes uændret på kr. 450,- i kvartalet.

3 Spejderne får MEGET for pengene, men er måske ikke så bevidste om det. ugentlige møder et helt år 4-5 weekendture med fuld forplejning og overnatning i grenene Fælles weekendtur med forplejning/overnatning for hele gruppen Tænkedag og Sct. Georgsdag med stjerner Vandretur Sommerfest med oprykning Juleafslutning materialer til aktiviteter på ture og weekender uniformsmærker 4 spejderblade med inspiration til spejder og fritid Bestyrelsen foreslog efter aftale med Klanen en ændret kontingentsammensætning gældende pr. 1/ for Klanens seniorer (17-23 år), således at de kun betaler kr. 125,- i kvartalet mod at de ikke får dækket alle udgifter. Kontingentet dækker gruppens udgifter til kontingent til Division og Korps, juleafslutning, gruppeweekend, samt øvrige fælles arrangementer (tænkedag, Sct. Georgsdag, sommerfest). Alle øvrige udgifter til ture/weekender/mad/mødematerialer og andet dækker seniorerne selv gennem kommende egenbetaling til klankassen, som de selv bestyrer. Budget og kontingentforslag blev godkendt uden kommentarer. Ad 6. Fastsættelse af antallet af bestyrelsesmedlemmer Det nuværende antal på 8 medlemmer anbefales bibeholdt (best.formand, kasserer forældre + gruppeleder + ungt medlem + 2 spejderledere). Ad 7. Valg til bestyrelsen Alle medlemmer vælges for en 2-årig periode. Best.medl. Antra er ikke på valg, men ønsker at udtræde af bestyrelsen, da hun ikke længere har børn i gruppen. Spejderleder Annette er på valg og ønsker ikke genvalg, da hun har siddet i mange år og synes der skal nye kræfter til. Desuden mangler der 1 forældre mere. Kristian Poulsen (senior og tropsassistent) blev valgt som ung leder i gruppen for 2 år til 2017 Der var ikke nogen forældre, der på forhånd havde tilkendegivet at de opstillede til bestyrelsen, men da gruppen gerne skal bruge 1-2 forældre mere i bestyrelsen har Divisionschef Pia Jeppesen efterfølgende givet bestyrelsen lov til at finde 1-2 mere de næste måneder. Så sidder nogen med lyst til bestyrelsesarbejde for spejderne, så må de gerne kontakte best.formand Linda eller en leder. Så kan de komme med til et par møder og prøve det af.

4 Bestyrelsen består efter valget af følgende: Linda Rasmussen (Cornelius i mini, Annabella i junior og Juliane i trop) er valgt som bestyrelsesformand for 2 år til Klaus Petersen (William i mikro) er valgt som bestyrelsesmedlem for 2 år til Tove Hansen (André og Philip i klan) er genvalgt som kasserer for 2 år til Charlotte Frost (minileder) og Torben Poulsen (trops- og gruppeleder) er genvalgt som uniformerede best.medl. for 2 år til år Philip Hansen (senior) er valgt som ung leder for 2 år til Kristian Poulsen (senior og tropsassistent) blev valgt som ung leder i gruppen for 2 år til 2017 Der er ikke valgt nogen suppleanter. Bestyrelsesformand blev opfordret til at møde forældrene til spejdermøderne for at tage en snak om at blive en del af bestyrelsen. Grundet tidligere afgang fra bestyrelsen er alle (undtaget Kristian) på valg næste år. Det er uheldigt for kontinuiteten, men kan løses ved at genvælge enkelte af medlemmerne for et enkelt år i Ad 8. Valg af gruppens to medlemmer af Korpsrådet Kristian og Philip genopstillede, da de syntes det var fedt at deltage i lovarbejdet og udviklingen af spejderkorpset. De blev valgt for 1 år. Korpsrådsmødet afholdes november. Ad 9. Valg af gruppens fem medlemmer af Divisionsrådet Torben, Tove, Trine, Charlotte og Kristian blev valgt for 1 år. Divisionsrådsmødet foregår i Stenlille Kulturhus onsdag 15. april kl Ad 10. Valg af revisor og en revisorsuppleant Anette Fager (Mathias i klan) blev genvalgt som revisor (bilagskontrollant) for 1 år (år 2015). Der blev ikke valgt nogen revisor-suppleant, da korpsets regler ikke længere kræver det. Ved revisor-frafald må man vælge en anden. Ad 11. Valg til udvalg Gruppen har forskellige udvalg for alle interesserede hytteudvalg, grej-udvalg, sponsorudvalg og PR-udvalg. Interesserede forældre er meget velkomne til at melde sig til at hjælpe med! Pt. er det hytteudvalget, som er aktivt med ledere Torben, Martin og Kasper, forældre Kasper, Klaus, Mads og Tove samt Jørgen Bech fra Sct. Georgsgilderne. Torben er tovholder på grej. Ad 12. Eventuelt Gruppen har tegnet en sponsor-aftale med OK-benzin. Tegn et kontokort og støt gruppen! Kontakt Annette Lemann eller en anden spejderleder. Benyt hjemmesiden: her findes nyheder, sedler og invitationer. Man kan tilmelde sig RSS-feeds (få mail om nyt på siden).

5 Meld jer ind i Facebook-gruppen: DDS Stenlillespejderne Regnskab + Referat af Grupperådsmødet + Gruppeindberetning skal fremsendes til Divisionscheferne Pia Jeppesen og Lars Hesselberg inden 14 dage. Trine sørger for at dette bliver ordnet. Gruppeleder Trine takkede nuværende og fratrædende forældre for deres store arbejde for Stenlillespejderne i bestyrelse og hytteudvalg. Der rettes desuden en stor tak til lederne for deres gode arbejde med spejderne. 13. juni er der bonderøvsdag i Munkebjergby 18. april er der arbejdsdag, hvor alle forældre opfordres til at hjælpe med at skille hytten ad. Mødet sluttede i god ro og orden. Således opfattet af Gruppeleder Trine Høj Dahl Dirigent bestyrelsesmedlem Klaus Dejligbjerg Petersen

6 Underskrift af referat:

7 Bilag til referat af Grupperådsmøde 16. Februar 2015 Ad 2. Bestyrelsens beretning for har været et særligt år for bestyrelsen. Vi har fået en ny formand, nye medlemmer af bestyrelsen, og vi har været nød til, tage stilling til om vi skulle renoverer vores nuværende hytte, eller rive den ned og starte arbejdet på at bygge en ny. Valget faldt på at bygge en ny, og med god støtte fra Sct. George Gilderne i Sorø, har hytteudvalget i bestyrelsen fået udarbejdet tegninger på en ny hytte. Tegningerne blev præsenteret for spejdere, forældre og andre, ved et arrangement, hvor borgmesteren også overdrog brugsretten til spejdergrunden til gruppen. Nu forsætter arbejder med at få lavet en projektplan, og søgt fondsmidler til opførslen. Udover overdragelses arrangement, havde bestyrelsen også vores faste arrangementer; Sct. Georgedag, Sankt Hansbål, oprykningsfest (sommerfest) og juleafslutning. Ved alle var der stort fremmøde fra spejderene og deres forældre, hvilket er dejligt, da bestyrelse, ledere og andre medhjælpere lægger stort arbejde i forberedelserne. Lederne har også været udfordret af den manglende hytte, især i den mørke periode. Men ved hjælp af projektør, kulturhus og andre af ledernes kreative ideer, er det lykkes at holde alle møder, og endda i de yngste grupper tiltrække endnu flere til vores spejdergruppe. Vi har desværre måtte sige farvel til et par ledere i 2014, hvilket også har fyldt til bestyrelsesmøderne, men et par nye er på vej. Lederne laver et stort stykke arbejde i at planlægge og afholde møder, ture m.v. hvilket de skal have en stor tak for vil ligesom 2014 blive præget meget at vores hytte situation, men vi kan også se frem til en fælles gruppe sommerlejer og andre spændende ture. Tak til alle for at bidrage til gruppens arbejde. /Bestyrelsen Gruppeledernes beretning for 2014 Medlemstallet i gruppen ser rigtig fint ud. Mikro og mini har oplevet en stor tilstrømning af nye spejdere. Vi tror på at det er Åbent Hus arrangementer efter sommerferien og god omtale, som gør det. Ved årsskiftet var vi 80 medlemmer (66spejdere + 13 ledere) mod 63 i 2013 (58 medl. i 2009, 74 medl. i 2010, 71 medl. i 2011, 72 medl. I 2012). 20 mikroer (Annette, Benjamin, Alice, Henrik, Mette) 17 minier (Charlotte, Ulla, Sandie, Sanne) 10 juniorer (Verner, Michael, Heidi) 12 tropspejdere (Torben, Line, Trine)

8 7 seniorer (Kristian og André) Der er stadig en stabil ledergruppe i grenene. Mange af lederne har været længe i gruppen, så der skal flere hænder til ad hoc opgaver for ikke at slide de nuværende ledere ned. Der kommer få nye ledere til, så derfor beder lederne også i perioder forældrene om en hjælpende hånd. Vi håber på stor forældretilslutning til arbejdet omkring spejderhytten - nedrivning især, men også når den nye står klar til maling, tapetsering og facadeopsømning. Det var en stor og vigtig milepæl at få kommunens underskrift på 45års brugsret på spejdergrunden. Tak for det store opmøde med så kort frist! Mens vi venter på den nye hytte har vi fået isoleret og istandsat aktivitetshuset, så vi har et tørt, lyst og opvarmet sted at være. Tak til den forældregruppe, som har gjort det muligt. Gruppen har haft et flot aktivitetsniveau i grenene. Fællesarrangementer har ud over Sct. Georgsdag, Skt. Hans og sommerfest budt på Tænkedag sammen med de øvrige spejdergrupper i Sorø kommune. Vi havde en super gruppetur i september med Robin Hood træningslejr. Der var 120 deltagere til vores julefest, som heldigvis var flyttet til større lokale i Stenmagle Forsamlingshus. Rigtig dejligt med kæmpe familieopbakning. Vi har afholdt to arbejdsdage i år, hvor der blev startet på isolering af aktivitetshuset, flytning af materiel til container, adskilt spejderhytte, kørt massevis af gips, isolering og brædder væk, ryddet op og ryddet ud, klippet græs og luget ukrudt. Generelt har vi stor opbakning til vores forældrearrangementer og det er vi og jeres børn meget glade for! Gruppeledere Torben Poulsen og Trine Høj Dahl

9 Ad 5.c. Budget for 2015 INDTÆGT 2015 Kontonr. Kontonavn. Budget 1000 Medlemskontingent Korpskontigent retur 1010 Lokaletilskud Aktivitets-/medlemstilskud Kursustilskud Andre tilskud Gæstebetaling Sommerlejr Hytteleje retur 2000 Arrangementer og aktiviteter 1035 Klan 1036 Gruppen 1038 Sankt Hans Juleafslutning Gaver/støtteforening Y mens Diverse indtægter Startpakke Korpskontingent retur 1056 Julekalendere Renter UDGIFTER 2000 Korpskontingent Divisionskontingent 4000 Ture og lejre 2021 Mikro Mini Junior Klan Sommerlejr Gruppe weekend Trop 8600 Arrangementer og aktiviteter 2031 Mikro Mini Junior Klan

10 2036 Gruppen Trop Sankt Hans Juleafslutning Kurser Arbejdsdag Administration Startpakker Diverse Tømning af samletank Gaver Julekalendere PR Materiel Hytteleje Skatter, afgifter, forsikringer Vedligeholdelse og rengøring Opvarmning og belysning Hytte etablering Vand Renter Overskud 3850