Samarbejdsaftale. mellem Halsnæs Kommune og Halsnæs Kulturelt Samråd

Transkript

1 Samarbejdsaftale mellem Halsnæs Kommune og Halsnæs Kulturelt Samråd 1. Indledning Denne samarbejdsaftale belyser opgavefordeling og samarbejdsrelationer mellem Halsnæs Kommune og Halsnæs Kulturelt Samråd. Halsnæs Kulturelt Samråd er paraplyorganisation for de foreninger og aktører i Halsnæs Kommune, hvis hovedformål er at udøve, arrangere og/eller formidle kulturelle aktiviteter. Halsnæs Kulturelt Samråd er også en vigtig samarbejdspartner for Udvalget for Kultur, Idræt og Demokrati og den kommunale administration i relation til forskellige overordnede spørgsmål og opgaver omkring kulturen i kommunen. 2. Opgaver Halsnæs Kulturelt Samråd skal virke som koordinerende og inspirerende bindeled mellem Udvalget for Kultur, Idræt og Demokrati og Halsnæs Kulturelt Samråds medlemmer for at fremme kulturelle formål i kommunen udmøntet på følgende måde: 2.1 Fordeling af tilskud Halsnæs Kulturelt Samråd fordeler midler til lokale kulturelle aktiviteter og arrangementer med afsæt i en række principper og retningslinjer, der er godkendt af Udvalget for Kultur, Idræt og Demokrati. Der træffes beslutning om tildeling af støttemidler på Halsnæs Kulturelt Samråds styrelsesmøder, som almindeligvis afholdes mindst én gang om måneden, med undtagelse af juli måned. En repræsentant for Området Kultur, Idræt, Demokrati og Erhverv i Halsnæs Kommune (kulturkonsulenten) deltager efter behov som tilforordnet i Halsnæs Kulturelt Samråds styrelsesmøder og har til opgave at sikre koordinering med de øvrige kommunale puljer på området. Den tilforordnede skal desuden sikre, at tildelingen af støttemidler sker i overensstemmelse med kommunens kultur- og fritidspolitik og i overensstemmelse med de politiske målsætninger og resultatkrav, der i øvrigt er på området, og Halsnæs Kommunes brændende platforme. Halsnæs Kulturelt Samråd administrerer rådgivning af foreninger og andre vedrørende udarbejdelse af ansøgninger og sørger for at vedligeholde ansøgningsskema på Halsnæs Kulturelt Samråds hjemmeside. Halsnæs Kulturelt Samråd fremsender umiddelbart efter styrelsens behandling af ansøgninger om økonomisk støtte en meddelelse til ansøgerne, der oplyses om eventuel støtte/underskudsgaranti eller afslag. Halsnæs Kommune administrerer udbetaling af tilskud og udfærdiger regnskab. 2.2 Administration og udlån af kommunale bygninger/lokaler på Krudtværksområdet Udlån af kommunale bygninger/lokaler på Krudtværksområdet til permanent foreningsbrug sker i form af brugsretsaftaler, som udarbejdes og varetages af Ejendomscenteret i Halsnæs Kommune efter indstilling fra Halsnæs Kulturelt Samråd til Området for Kultur, Idræt, Demokrati og Erhverv.

2 Halsnæs Kulturelt Samråd administrerer en venteliste til kommunale lokaler/bygninger på Krudtværksområdet og indstiller til Området for Kultur, Idræt, Demokrati og Erhverv, hvilke foreninger der anbefales adgang til hvilke bygninger/lokaler. Både i forbindelse med indlemmelse af nye foreninger på området og i forbindelse med omrokering af de eksisterende foreninger. Halsnæs Kulturelt Samråd administrerer den daglige booking af de kommunale bygninger Krudthuset, Ågalleriet og Målerhuset på Krudtværksområdet til foreningsmøder og lignende og sørger for administration af nøgler mv. i forbindelse hermed. Bygninger/lokaler på Krudtværksområdet, der er velegnede som mødefaciliteter eller lignende, kan efter nærmere aftale med Området for Kultur, Idræt, Demokrati og Erhverv indgå i det til enhver tid gældende kommunale lokalebookingsystem. Halsnæs Kulturelt Samråd vedligeholder en oversigt over lokaleudnyttelsen i de kommunale bygninger/lokaler på Krudtværksområdet på baggrund af foreningernes registrering af fremmøde i en på forhånd aftalt periode. Oversigten fremsendes til Området for Kultur, Idræt, Demokrati og Erhverv mindst én gang årligt. Der tages på styrelsesmøderne stilling til den aktuelle lokaleudnyttelse, idet målsætningen til stadighed er, at bygningerne/lokalerne udnyttes optimalt, herunder ved at flere foreninger benytter samme bygning/lokale. 2.3 Drift og vedligeholdelse af bygninger/lokaler samt udenomsarealer på Krudtværksområdet Den udvendige vedligeholdelse af de kommunale bygninger/lokaler på Krudtværksområdet varetages af Ejendomscentret i Halsnæs Kommune. Den indvendige vedligeholdelse af de kommunale bygninger/lokaler på Krudtværksområdet påhviler den/de forening/er, som har indgået brugsretsaftale om brug af bygningen/lokalet, men der skal i hvert enkelt tilfælde træffes aftale med Ejendomscentret herom, før arbejdet udføres. Dette er gældende for alle bygningsrelaterede opgaver, såvel vedligehold som fornyelse. Økonomiske aspekter skal ligeledes være afklaret før igangsættelse. Der henvises i øvrigt til brugsretsaftalerne. Udenomsarealerne på Krudtværksområdet vedligeholdes af Halsnæs Kommune gennem firmaet Natur og Vej, som har til opgave at varetage grøn pleje; herunder græsslåning, hækklipning og beskæring, samt vinterforanstaltninger; herunder glatførebekæmpelse og snerydning af fast belægning på veje og stier på Krudtværksområdet jf. bilag. Vedligehold og fornyelse af belægninger på matriklen, samt på de små stier mellem husene, varetages af Ejendomscentret. Offentlige stier gennem området varetages af Halsnæs Kommune gennem firmaet Natur og Vej. Ejendomscentret har ansvar for rensning af tagbrønde og tagrender jævnfør kommunens serviceniveau. Udgiften til renovationscontainere på Krudtværksområdet påhviler Området for Miljø og Teknik. Halsnæs Kulturelt Samråd har ansvaret for at holde øje med foreningernes overholdelse af brugsretsaftaler for brug af en kommunal bygning/et lokale på Krudtværksområdet og indberetningspligt, hvis en given forenings brugsretsaftale anses for misligholdt. Halsnæs Kommune har pligt til at oplyse Halsnæs Kulturelt Samråd, hvis der opdages uregelmæssigheder eller mislighold i forbindelse med foreningernes brugsretsaftaler. Derefter sker der en opfølgning, som i sidste ende kan betyde en opsigelse af brugsretsaftalen. Halsnæs Kulturelt Samråd har indberetnings- og rekvireringspligt i forhold til udvendig og indvendig vedligeholdelse/reparation af de kommunale bygninger/lokaler på Krudtværksområdet og skal tage kontakt til Ejendomscentret, samt Natur og Vej efter behov. Halsnæs Kulturelt Samråd har en opsynspligt for så vidt angår Krudthuset, Ågalleriet og Målerhuset, og tager sig af de funktioner, som den kommunale rengøring ikke tager sig af, således at husene fremstår præsentable. 2.4 Information Halsnæs Kulturelt Samråd vedligeholder en hjemmeside, som tilbyder relevant information om Halsnæs Kulturelt Samråds opgaver, kontortider, ansøgningsprocedurer, oversigt over bygninger/lokaler på Krudtværksområdet, medlemsoversigt, relevante mødereferater med mere.

3 Halsnæs Kulturelt Samråd har til opgave at oplyse foreninger i kommunen om, hvilke ressourcer, der aktuelt stilles til rådighed for foreninger, samt hvor annoncering af kulturelle arrangementer kan finde sted herunder på 3. Dialog mellem Halsnæs Kulturelt Samråd og Halsnæs Kommune Daglig kontakt mellem Halsnæs Kommune og Halsnæs Kulturelt Samråd varetages af Området for Kultur, Idræt, Demokrati og Erhverv og medlemmer af Halsnæs Kulturelt Samråds styrelse. Der afholdes desuden løbende samarbejdsmøder mellem Halsnæs Kulturelt Samråds styrelse, Kultur- og Idrætsafdelingen, Ejendomscenteret samt Natur og Vej i Halsnæs Kommune. Halsnæs Kulturelt Samråd sender årligt indkaldelser til samt referater af samrådets repræsentantskabsmøder til Udvalget for Kultur, Idræt og Demokrati Der afholdes mindst ét årligt dialogmøde med repræsentanter fra Halsnæs Kulturelt Samråds styrelse, Udvalget for Kultur, Idræt og Demokrati samt den kommunale administration. Formålet med mødet er at afstemme gensidige forventninger, at følge op på tiltag og aftaler samt at udveksle synspunkter og problemstillinger. Halsnæs Kulturelt Samråd samarbejder med kommunens kulturinstitutioner, frivilligcenter og andre aktører om relevante tiltag og projekter på kulturområdet, og indgår desuden i et interessentudvalg på folkeoplysningsområdet. 4. Økonomi kommunalt tilskud Der afsættes et beløb årligt til Halsnæs Kulturelt Samråd over Byrådets budget. Kommunen tager forbehold for budgettilpasninger, som kan være nødvendiggjort af Byrådets afbalancering af kommunens budget. Halsnæs Kommune administrerer udbetaling af tilskud i forbindelse med Halsnæs Kulturelt Samråds tildeling af støttemidler samt udarbejdelse af regnskab. Halsnæs Kulturelt Samråd får efter hvert styrelsesmøde tilsendt en oversigt over det aktuelle forbrug. Halsnæs Kulturelt Samråd får et årligt beløb udbetalt til kontorhold, gaver, priser, konferencer, nyanskaffelser m.m. 5. Årlig status Umiddelbart efter ordinær generalforsamling (repræsentantskabsmøde) og senest den 15. april fremsender Halsnæs Kulturelt Samråd en statusrapport indeholdende beretning om det forgangne års arbejde samt et revideret og godkendt regnskab til Området for Kultur, Idræt, Demokrati og Erhverv med henblik på forelæggelse for Udvalget for Kultur, Idræt og Demokrati. Giver statusrapporten Udvalget anledning til bemærkninger, er parterne enige om gennem dialog at arbejde for løsninger/tilpasninger, der sikrer et tilfredsstillende grundlag for det videre kulturelle arbejde. 6. Ikrafttræden og ophør Samarbejdsaftalen træder i kraft, når den er godkendt af byrådet i Halsnæs Kommune og Halsnæs Kulturelt Samråd. Nærværende aftale, der blev indgået med virkning fra den XXXX, er administrativt tilrettet og gælder efter godkendelse af byrådet i Halsnæs Kommune. Aftalen løber indtil udgangen af år 2020.

4 Halsnæs Kulturelt Samråd forpligter sig til i samarbejdsaftaleperioden at drive arbejdet ud fra forudsætningerne i nærværende samarbejdsaftale. Forhandlingerne om en ny samarbejdsaftale fra år 2021 skal påbegyndes i september For Halsnæs Kommune Den: Steffen Jensen Borgmester Anders Mørk Hansen Kommunaldirektør For Kulturelt Samråd Den: Hans-Jørgen Højvælde Formand

5 Bilag til Samarbejdsaftale mellem Halsnæs Kulturelt Samråd og Halsnæs Kommune Oversigt over glatførebekæmpelse og snerydning på Krudtværksområdet Halsnæs Kommune udfører, gennem firmaet Natur og Vej, glatførebekæmpelse og snerydning på veje, stier og pladser markeret med blå og rødt, som det fremgår at billedet herunder.