Udtræk af lærertimer og årselever

Transkript

1 Udtræk af lærertimer og årselever til EASY-A LDV

2 Udtræk af lærertimer og årselever til EASY-A LDV UNI C, 21. september 2011 UNI C,

3 Indhold Indledning Udtræk af lærertimer og årselever til brug for EASY-A LDV Ændringer Centrale begreber Generelt Arbejdsgange Udtræk af stamoplysninger til ledelsesinformation Kør/bestil udtræk af stamoplysninger til ledelsesinformation Grundlag for udtræk af lærertimer Kør/bestil udtræk af lærertimer Grundlag for udtræk af årselever Udtræk af årselever Kør/bestil udtræk af årselever Sådan finder og fordeler C098 lærertimerne Sådan finder og fordeler C099 årselever EASY-A Datavarehus placering af udtræksfiler UNI C,

4 Indledning Formålet med denne vejledning er at beskrive udtræks proceduren og forudsætningerne i relation til udtræk af lærertimer og årselever fra EASY-A til EASY-A Datavarehus (EASY-A Ledelsesinformation). Vejledningen henvender sig til den systemansvarlige og skolens controllere. UNI C,

5 1 Udtræk af lærertimer og årselever til brug for EASY-A LDV Vejledningen består af 3 dele, som kan læses hver for sig. Du kan derfor uden problemer hoppe direkte til det afsnit, som er væsentligt for dig. Centrale begreber kan bruges som en ordliste og en lyn indføring i de begreber, der omhandler Udtræk af lærertimer og årselever til brug for EASY-A LDV. Generelt er en generel introduktion til emnet, og er især vigtig at læse første gang, du beskæftiger sig med Udtræk af lærertimer og årselever til brug for EASY-A LDV. Arbejdsgange beskriver, hvordan du konkret skal betjene systemet, og kan bruges som et opslagsværk. 1.1 Ændringer Dette er version 1.2 af vejledningen. 1.2 Centrale begreber Centralt begreb Forklaring eller beskrivelse ØS LDV Kontering Udtræk af lærertimer UNI C frigiver i 2011 en opdatering til EASY-A ledelsesinformationsløsning, som er baseret på Økonomistyrelsens Lokale Datavarehus også kaldet ØS LDV. UNI Cs ledelsesinformationsløsning giver mulighed for at kombinere Navision Stat data (kroner) med EASY-A data (lærertimer og årselever). Vejledningen beskriver de EASY-A data, som indgår i UNI Cs ledelsesinformationskube. Når der her bruges ordet kontering menes der kontering på Navision Stat-konto-dimensioner, som er kendt i EASY-A: Formål, ansvar og projekt Lærertimetrækket henter oplysninger om forbrugte lærertimer fordelt på Navision Stat konteringer. Konteringen findes efter samme principper som i lønfordelingen, dvs. ud fra de konteringsdimensioner, der er registreret på holdene/skoleforløbene. Hvis der er konteret på hjælpeformål på hold/skoleforløb finder udtrækket konteringen via eleverne. Hvis formålskonteringen mangler på holdene/skoleforløbene anvendes den kontering som eleven vil give. Trækket henter lektioner og arbejdstimer UNI C,

6 Udtræk af årselever Årselevtrækket henter og fordeler bidrag for fuldtidselever, STÅ-elever, ÅU-elever, AMU-elever, skolepraktik, skolehjemsårselever og IV-kursister på Navision Stat konteringer. Konteringen findes efter samme principper som bruges i lønfordelingen, dvs. ud fra de konteringsdimensioner, der er registreret på holdene/skoleforløbene. Hvis der er konteret på hjælpeformål på hold/skoleforløb finder udtrækket konteringen via eleverne. Hvis formålskonteringen mangler på holdene/skoleforløbene anvendes den kontering som eleven vil give. Trækket henter 3 typer bidrag: 1. prognosebidrag, som er bidrag, der ligger ude i fremtiden 2. realiserede bidrag, som er bidrag hvor tælledatoen er passeret i forhold til dags dato 3. faktiske bidrag, som er bidrag, hvor indberetningsdatoen er passeret Bemærk trækket tager ikke varighedsuafhængige bidrag med. UNI C,

7 1.3 Generelt Vejledningen beskriver de tre træk stamoplysninger-lærertimer og årselever som UNI Cs ledelsesinformationsløsning gør brug af. Vejledningen beskriver ikke den videre bearbejdning af lærertimer og bidrag i ledelsesinformationskuben/øs LDV. Med UNI Cs ledelsesinformationsløsning, som leveres i en opdateret udgave i september 2011, får du mulighed for at analysere EASY-A data (lærertimer og årselevbidrag) op i mod økonomidata (kroner) fra Navision Stat. Når man skal kombinere data fra forskellige systemer, skal man finde nogle fællesnævnere, som data kan bindes op på. Fællesnævnerne skal være kendt i begge systemer. I UNI Cs ledelsesinformationsløsning har man ud over tid valgt at bruge Navision Stat kontodimensionerne formål, ansvar og projekt som fællesnævnere. De to nye EASY- A-træk fordeler altså hhv. lærertimer og årslevbidrag på tid, formål, ansvar og projekt. Lærertime- og årselevtrækkene finder kun oplysninger, som er til stede i EASY-A. Trækkene kan derfor kun fordele lærertimer og årselevbidrag på Navision Statkontodimensionerne ansvar og projekt, hvis skolen registrerer dette på skoleforløb og hold i EASY-A. Trækkene fordeler også lærertimer og bidrag på rene EASY-A dimensioner som fx aktivitetsafdeling, ansvarsområde og projektområde. Dem kan du bruge i ledelsesinformationsløsningen, hvis du analyserer alene på EASY-Adata - hvis du fx vil se på lærertimer alene, årselevbidrag alene eller kombinationen af lærertimer/bidrag uden at inddrage kroneoplysninger fra Navision Stat. UNI C,

8 1.4 Arbejdsgange Som nævnt under Generelt kan de nye EASY-A træk kun hente oplysninger, som er registreret i EASY-A. Der er derfor nogle data og registreringer, som skal være på plads for at skolen kan få det fulde udbytte af UNI Cs ledelsesinformationsløsning. I det følgende finder du en køreplan for, hvordan du kommer i gang: 1. Foretag udtræk af stamoplysninger til ledelsesinformation 2. Kør/bestil udtræk af stamoplysninger til ledelsesinformation 3. Tjek grundlag for udtræk af lærertimer 4. Kør/bestil udtræk af lærertimer 5. Tjek grundlag for udtræk af årselever Udtræk af årselever 6. Udtræk af årselever 7. Kør/bestil udtræk af årselever 8. Sådan finder og fordeler C098 lærertimerne 9. Sådan finder og fordeler C099 årselever 10. EASY-A Datavarehus (LDV) placering af udtræksfiler Udtræk af stamoplysninger til ledelsesinformation C097 Udtræk af stamoplysninger til ledelsesinformation er et udtræk, der danner en XML-fil indeholdende oplysninger om skolens aktivitetsafdelinger, ansvarsområder, projektområder, lokale aktivitetstyper, CØSA-formål, skolehjemsafdelinger og TMK. Oplysningerne skal anvendes i ØS LDV til at sætte betegnelser for de enkelte koder, der udtrækkes i C098 Udtræk af lærertimer og C099 Udtræk af årselever. Den dannede fil indeholder følgende felter: Xml-tag Xml-tag Beskrivelse Afdeling AktivitetsAfdelingIdKode Intern systemnøgle for aktivitetsafdelingen AktivitetsAfdeling Her angives kode for aktivitetsafdelingen UNI C,

9 AktivitetsAfdelingBetegnelse Her angives kort betegnelse for aktivitetsafdelingen Medarbejder- Afdelinger MedarbejderAfdelingIdKode Intern systemnøgle for Medarbejderafdeling MedarbejderAfdeling Medarbejderafdeling MedarbejderAfdelingBetegnelse Betegnelse for medarbejderafdeling Ansvars-Omraade AnsvarsOmraadeIdKode Intern systemnøgle for ansvarsområdet AnsvarsOmraade Her angives kode for ansvarsområdet AnsvarsOmraadeBetegnelse Her angives kort betegnelse for ansvarsområdet ProjektOmraade ProjektOmraadeIdKode Intern systemnøgle for projektområdet ProjektOmraade Her angives kode for projektområdet ProjektOmraadeBetegnelse Her angives kort betegnelse for projektområdet Aktiviteter AktivitetsIdKode Intern systemnøgle for aktivitet Aktivitet Aktivitet AktivitetBetegnelse Betegnelse for aktivitet IndberetningsPrincipKode Kode for indberetningsprincip AktivitetArt Aktivitetens art AktivitetStartdato Aktivitetens startdato AktivitetSlutdato Aktivitetens slut dato LokalAktivitetsType Her angives kode for den lokale UNI C,

10 aktivitetstype LokalAktivitetsTypeBetegnelse Her angives kort betegnelse for den lokale aktivitetstype CentralAktivitetsType Her angives kode for den centrale aktivitetstype (ESA-aktivitetstype) CentralAktivitetsTypeBetegnelse Her angives kort betegnelse for den centrale aktivitetstype AnsvarsOmraadeIdKode Intern systemnøgle for Ansvarsområde ProjektOmraadeIdKode Intern systemnøgle for Projektområde AktivitetsAfdelingIdKode Intern systemnøgle for Aktivitetsafdeling B_lektioner Budgetlektioner for aktiviteten B_timer Budgettimer for aktiviteten Skoleforloeb SkoleforloebsIdKode Intern systemnøgle for skoleforløb Skoleforloeb Skoleforløb SkoleforloebUVMAfdeling UVM-afdeling AnsvarsOmraadeIdKode Intern systemnøgle for Ansvarsområde ProjektOmraadeIdKode Intern systemnøgle for Projektområde COSAFormaal COSAFormaal Her angives CØSA-formålet COSABetegnelse Her angives kort betegnelse for den CØSA-formålet UVMFag UVMFagIdKode Intern systemnøgle for UVM-fag UVMFag UVM-fag UNI C,

11 UVMFagNiveauKode UVM-fag niveau kode UVMFagKortBetegnelse UVM-fag kort betegnelse SkolehjemsAfdeling SkolehjemsAfdelingIdKode Intern systemnøgle for Skolehejmsafdeling SkolehjemsAfdeling Her angives skolehjemsafdelingen SkolehjemsAfdelingBetegnelse Her angives kort betegnelse for skolehjemsafdelingen. TMK TMKIdKode TMK Her angives tilskudsmærkekombination TMKType Type for tilskudsmærkekombination TMKBetegnelse Kort betegnelse for tilskudsmærkekombination AnsaettelsesForhold AnsaettelsesForholdIdKode Intern systemnøgle for ansættelsesforholdet AnsaettelsesForholdLoebenummer Løbenummer for ansættelsesforholdet LaererCprNummer CprNummer for ansættelsesforholdet LaererInitialer Initialer for ansættelsesforholdet LaererFornavn Fornavn for ansættelsesforholdet LaererEfternavn Efternavn for ansættelsesforholdet LaererArbejdstidsAftaleKode Arbejdstidsaftalekode for ansættelsesforholdet Laerer_OE_Formaal Ø-formål for ansættelsesforholdet Laerer_OE_Ansvar Ø-ansvar for ansættelsesforholdet UNI C,

12 Laerer_OE_Projekt Ø-projekt for ansættelsesforholdet Elev PersonIdKode Personidkode for eleven ElevIdKode Elevidkode for eleven ElevCprNummer Cprnummer for eleven ElevFornavn Fornavn for eleven ElevEfternavn Efternavn for eleven PostnummerKode Postnummerkode for eleven KommuneKode Kommunekode for eleven COSAFormaal Cøsaformål for eleven Skolefag SkolefagIdKode Intern systemnøgle for Skolefag SkolefagNummer Skolefagnummer SkolefagNiveau Skolefagniveau SkolefagBetegnelse Skolefagsbetegnelse UVMFagIdKode UVMFag Skoler DSNR Skolens/uddannelsesstedets 6- cifrede institutionskode SkoleNummer Skolenummer SkoleNavn Skolenavn UNI C,

13 1.4.2 Kør/bestil udtræk af stamoplysninger til ledelsesinformation På A104 Jobbestilling vælges job nr. C097. Det er vigtigt at bestille C097 før at C098 / C099 afvikles. Hvis den ikke er bestilt inden for 30 minutter før vil C098 og C099 automatisk blive stoppet. Jobbet skal opsættes til at foretage udtræk afhængigt af hvornår ØS / EASY-A Datavarehus serveren er konfigureret til at opdatere. Eksempel på bestillingsparametre for C097: UNI C,

14 Eksempel på stinavn hvor udtrækket p.t. bliver placeret: Afgrænsninger Årstal: Her skal angive det årstal, der skal udtrækkes for. Generer LDV filnavn : Her skal du med J/N angive, om der skal genereres et LDV filnavn af formatet C097_<årstal>.lst, f.eks. C097_2010.lst. Default er J. For at undgå risiko for redundans af udtræk er det vigtigt at bevare dette parameter. UNI C,

15 1.4.3 Grundlag for udtræk af lærertimer Jobbet C098 Udtræk af lærertimer - trækker oplysninger om budgettimer og forbrugte lærertimer fordelt på de konteringsdimensioner, der findes på holdene/skoleforløbene. Hvis du bruger hjælpeformål finder trækket formålsoplysningerne ud fra eleverne, deres uddannelser og de tilknyttede TMK ere. Dette er den eneste afvigelse fra reglerne omkring kontering som anvendes af lønfordelingen. Lærertimer på øvrige aktiviteter og IV-aktiviteter bliver opgjort med den kontering, der ligger på aktiviteten. Lærertimetrækket kan kun finde oplysninger, som er registreret i EASY-A. Derfor skal du inden du går i gang, tjekke at der er de nødvendige registreringer til stede i EASY-A: 1. tjek at der er registreret de nødvendige konteringsoplysninger i EASY-A 2. beslut hvilke lærertimer, der skal indgå i trækket 3. tjek at der er registreret budgettimer 4. tjek at der er registreret/dannet faktiske timer Tjek at der er registreret den nødvendige kontering Lærertimetrækket bruger de samme principper som lønfordelingen, når det fordeler lærertimerne på Navision kontodimensionerne. Du kan derfor bruge de samme kontroludskrifter, som du bruger ved lønfordelingen, til at tjekke, om der er registreret den nødvendige kontering. Du kan bl.a. bruge udskriften B981 Manglende kontering før lønfordeling udskriften A354 Lønkonti på aktiviteter udskriften A247 Lønkonti på holdplaceringer udskriften B090 Aktiviteter uden tilknyttede lønkonti udskriften A408 Skoleforløbskonti udskriften B384 Skoleforløb uden dimensioner Læs mere om kontroludskrifterne i vejledningen, Fordelinger, Navision Stat. Her kan du også se, hvordan du fx retter op på manglende kontering i EASY-A Beslut, hvilke lærertimer der skal indgå Skolen skal tage stilling til, hvilke lærertimer, der skal indgå i lærertimetrækket: 1. Timer uden for lønpulje 2. Timer på arbejdsaftaleniveau 3. Lønfordelt rettearbejde UNI C,

16 Ad. 1 Timer uden for lønpulje Du kan selv vælge, om lærertimetrækket skal tage timer uden for lønpulje med. Det styres vha. J/N udfor C098 medtag udenfor lønpulje på vinduet A910 Trimmeoplysninger (System >Stamdata> Trimmeoplysninger). Som udgangspunkt er lærertimetrækket sat til, at medtage timer uden for lønpulje, dvs. trimmeoplysningen er sat til J. Hvis du ikke ønsker at medtage timer uden for lønpulje, skal du rette til N. På vinduet A910 Trimmeoplysninger søges C098 medtag udenfor lønpulje frem. Den er udfyldt med J. Du ændrer Ja til Nej og trykker Gem, hvis du ikke vil have timer uden for lønpulje med i lærertimetrækket. Ad. 2 Timer på arbejdsaftaleniveau Du kan på arbejdstidsaftaleniveau beslutte, hvilke timer der skal med i lærertimetrækket. Det gør du vha. feltet Timer i led.info på vinduet B007 Arbejdstidsaftaler (Personale > Arbejdstidsaftale > Arbejdstidsaftaler). Alle arbejdstidsaftaler er som udgangspunkt udfyldt med J til at timerne skal medtages i trækket. Hvis du ikke ønsker at medtage timer for en specifik arbejdstidsaftale, så ret feltet til N på de(n) arbejdstidsaftale(r), hvor timerne ikke skal indgå feltet Timer i led.info : UNI C,

17 Ad. 3 Lønfordelt rettearbejde Hvis du vil have timer fra lønfordelt rettearbejde med i timetrækket skal du afvikle batchjobbet B074 Dan rettearbejde, inden lærertimetrækket bestilles. Dvs du skal huske at afvikle dette job hver gang inden C098 bestilles. Brug den administrative vejledning om Fordelinger, Navision Stat så du kan se hvilke oplysninger, der skal være registreret for at det foreløbige rettearbejdet kan dannes. Lønfordelt rettearbejde bør kun medtages når du bestiller C098, hvis du også har det med i dine lønfordelinger. På A104 Jobbestilling bestiller du C098 Udtræk af lærertimer med Ja til afgrænsningen Periodiser rettearbejde. Rettearbejdstimer bliver behandlet konteringsmæssigt som i lønfordelingen Tjek at der er registreret budgettimer Hvis du vil kunne følge op på budgettimer, skal de været registreret i EASY-A. Du kan registrere budgettimer på den enkelte aktivitet, dvs. holdet, den øvrige aktivitet eller IV-aktiviteten. Klik på højre musetast og vælg Budgettimer for at registrere budgettimer på aktiviteten. Du kan også bruge masseregistreringsvinduet A243 Masseredigering Budgettimer til at registrere budgettimer for mange hold/aktiviteter ad gangen. Du finder masseredigeringsvinduet under Aktiviteter > Generelt Tjek at der er registreret faktiske timer Registreringen af faktiske timer kan ske ved direkte indrapportering af forbrugte timer på timepostvinduerne og ved at køre batchjobbet B069 Generering af timeposter, som overfører fravær og skemabegivenheder til timeposter. Derudover dannes timeposter ved afviklingen af batchjobbet B072 Periodekørsel og disse timer fremgår kun af B030 Ø-timer. Uanset hvordan man registrerer timerne vil de altid være knyttet til et ansættelsesforhold og en aktivitet og derved kan systemet finde konteringen på timerne. UNI C,

18 1.4.4 Kør/bestil udtræk af lærertimer På A104 Jobbestilling vælges job C098. Jobbet kan opsættes til afvikle hverdag - f.x. sen aften Typisk er det kun nødvendigt at afvikle tidligere år (f. eks og 2010) en gang hvorefter udtrækket vil blive placeret på datavarehus-serveren. Eksempel på bestillingsparametre for C098: UNI C,

19 Eksempel: Afgrænsninger Årstal: Her skal angive det årstal, der skal udtrækkes for. Beregningsaktivitet: Hvis du vil anvende beregningsaktivitet som den aktivitet hvor konteringen skal bruges skal du her skrive J ellers vil det være konteringsaktivitens kontering der bruges (lønfordelingen anvender altid konteringsaktivitetens kontering). Lønfordelt rettearbejde: Hvis du vil have timer fra lønfordelt rettearbejde med i timetrækket skal afgrænsningen Periodiser rettearbejde sættes til J. Generer LDV filnavn : Her skal du med J/N angive, om der skal genereres et LDV filnavn af formatet C098_<årstal>.lst, f.eks. C098_2010.lst. Default er J. For at undgå risiko for redundans af udtræk er det vigtigt at bevare dette parameter. Beskrivelse af udtrækket Xml-tag Beskrivelse UNI C,

20 LektionerAntal Antallet af lektioner ArbejdstimerAntal AarMaaned O_formaal Antallet af arbejdstimer Måned og år der beregnes for Formål for ansættelsesforholdet O_ansvar Ansvar for ansættelsesforholdet O_projekt Projekt for ansættelsesforholdet Timetype AktivitetIdKode Intern systemnøgle for aktivitet AnsaettelsesForholdId- Kode Intern systemnøgle for ansættelsesforholdet ArbejdstidsaftaleKode SkolefagIdKode Intern systemnøgle for Skolefag Intern systemnøgle for Ansvarsområde AnsaettelseforholdAnsvarsOmraadeIdKode MedarbejderAfdelingId- Kode Intern systemnøgle for Medarbejderafdeling UNI C,

21 1.4.5 Grundlag for udtræk af årselever Ud over konteringsoplysningerne findes oplysning om de enkelte årselevbidrags UVMafdeling, aktivitetsafdeling, ansvarsområde og projektområde. Der beregnes for hver måned for sig i de år, der er afgrænset til. Der findes årselever og STÅ-bidrag for fuldtidselever, ÅU-elever, AMU-elev, skolepraktik, skolehjemsårselever og IV-kursister. Der medtages ikke varighedsuafhængige bidrag. Når batchjobbet C099 Udtræk af årselever bestilles findes bidragene pr. måned sådan: Bidragene fordeles ud på måneder afhængig af, hvor mange skoledage den enkelte elev har i den periode, bidragene dækker (ud fra skoledagskalenderen på skoleforløbets forløbsgruppe for fuldtidselever og skolehjemsårselever og på holdet for ÅU- og AMUelever samt på IV-aktiviteten for IV-kursister)). Undtaget for dette er ÅE-bidrag for fuldtidselever, der overlapper et årsskifte. Her vil der både være angivet ÅE-bidrag, der dækker perioden før nytår, og restbidrag, der dækker perioden efter nytår. Disse skal fordeles på tilsvarende måde. Der findes kontering på bidragene; det sker ud fra de timer, eleven har deltaget i på forskellige hold i den givne måned og kontering på disse. For at undgå, at der konteres på hjælpeformål, fortsættes i søgning i kontohierarkiet, hvis det fundne Ø-formål er et hjælpeformål (i tabellen tilhørende vinduet B929 Formålsegenskaber, type H). Der leveres tre forskellige typer bidrag: Prognose: Bidrag, der ligger ude i fremtiden Realiseret: Faktisk: Bidrag, hvor tidspunktet er passeret, og hvor bidrag formodes at stemme Bidrag, der er indberettet. For ÅE-rekvirenter, der ikke er UVM, er der dog tale om faktisk bidrag, når indberetningsdatoen er passeret. Bidrag leveres med 7 decimaler. Generelt gælder, at hvis der ikke findes kontering, bliver felterne tomme. Disse bidrag findes i LDV et med en bindestreg som formålskontering Udtræk af årselever Jobbet C099 Udtræk af årselever - trækker alle oplysninger om forventede og faktiske årselever fordelt på de konteringsdimensioner, der findes på holdene/skoleforløbene. Hvis du bruger hjælpeformål finder trækket formålsoplysningerne ud fra eleverne, deres uddannelser og de tilknyttede TMK ere Hjælpeformålskonteringen anvendes ikke i dette træk til forskel fra lønfordelingen, som altid anvender kontering på hjælpeformål. Årselevbidragenes kontering findes ud fra den kontering, der er på de hold, som eleven har modtaget undervisning på/er tilknyttet. Uanset om der er bidrag på de enkelte hold. Elevens holdplaceringer er dermed afgørende for, hvordan konteringen findes. Årselevtrækket fordeler bidragene på 3 typer: Prognose: Realiseret: Bidrag, der ligger ude i fremtiden Bidrag, hvor fx tælledato eller periode for bidraget er passeret dags dato, UNI C,

22 og hvor bidrag derfor formodes at stemme Faktisk: Bidrag, der er indberettet. For ÅE-rekvirenter, der ikke er UVM, er der dog tale om faktisk bidrag, når indberetningsdatoen er passeret. Det skal ved bestillingen af jobbet angives om konteringen på årselevbidragene skal findes ud fra konteringsaktiviteten (derfra hvor bidragets kontering skal bruges) eller ud fra beregningsaktiviteten (der hvor bidraget er opstået). Default er beregningsaktiviteten. UNI C,

23 1.4.7 Kør/bestil udtræk af årselever På A104 Jobbestilling vælges job C099. Jobbet kan opsættes til afvikling hver dag - f.x. sen aften Typisk er det kun nødvendigt at afvikle tidligere år (f. eks og 2010) en gang hvorefter udtrækket vil blive placeret på datavarehus-serveren. Eksempel på bestillingsparametre for C099: UNI C,

24 Afgrænsninger Årstal: Her skal angive det årstal, der skal udtrækkes for. Beregningsaktivitet: Hvis du vil anvende beregningsaktivitet som den aktivitet hvor konteringen skal bruges skal du her skrive J ellers vil det være konteringsaktivitens kontering der bruges (lønfordelingen anvender altid konteringsaktivitetens kontering). Generer LDV filnavn: Her skal du med J/N angive, om der skal genereres et LDV filnavn af formatet C099_<årstal>.lst, f.eks. C099_2010.lst. Default er J. For at undgå risiko for redundans af udtræk er det vigtigt at bevare dette parameter. UNI C,

25 Beskrivelse af udtrækket: Xml-tag Beskrivelse AarMaaned Måned og år der beregnes for O_formaal O_ansvar O_projekt Formål for eleven Ansvar for eleven Projekt for eleven IndberettetCOSAFormaal Inberettet CØSA-formål ElevIdKode PersonIdKode ElevIdKode PersonIdKode UVM_afd UVM-afdeling Intern systemnøgle for Skolehejmsafdeling Intern systemnøgle for Aktivitetsafdeling AnsvarsOmraadeIdKode Intern systemnøgle for Ansvarsområde TMKIdKode Intern systemnøgle for TMK Intern systemnøgle for aktivitets kode for UVMfag på hold Intern systemnøgle for UVM fag på hold AMU_Afholdende_Skole Afholdende skole nr. AMU_Godkendt_Skole Godkendt skole nr. SkolehjemsAfdelingIdKode AktivitetsAfdelingIdKode UvmfagPaHoldAktivitetsIdKode UvmfagPaHoldUVMFagIdKode Varighedsuafhangige- BidragKronerP_bidrag Prognose for varighedsuafhængigbidrag i kroner Varighedsuafhangige- BidragKronerR_bidrag Realiseret varighedsuafhængigbidrag i kroner Varighedsuafhangige- Faktisk varighedsuafhængigbidrag i kroner UNI C,

26 BidragKronerF_bidrag Varighedsuafhangige- BidragAntalP_bidrag Prognose for varighedsuafhængigbidrag i antal Varighedsuafhangige- BidragAntalR_bidrag Realiseret varighedsuafhængigbidrag i antal Varighedsuafhangige- BidragAntalF_bidrag Faktisk varighedsuafhængigbidrag i antal SkolePraktik- BidragP_bidrag Prognose for skolepraktikbidrag i antal SkolePraktik- BidragR_bidrag Realiseret skolepraktikbidrag i antal SkolePraktik- BidragF_bidrag Faktisk skolepraktikbidrag i antal SkoleforloebsIdKode Intern systemnøgle for Skoleforløb Skolehjems- BidragP_bidrag Prognose for skolehjemsbidrag i antal Skolehjems- BidragR_bidrag Realiseret skolehjemsbidrag i antal Skolehjems- BidragF_bidrag Faktisk skolehjemsbidrag i antal StaaBidragP_bidrag Prognose for STÅ-bidrag i antal StaaBidragR_bidrag Realiseret STÅ-bidrag i antal StaaBidragF_bidrag Faktisk STÅ-bidrag i antal AarselevBidragP_bidrag Prognose for årselevbidrag i antal AarselevBidragR_bidrag Realiseret årselevbidrag i antal AarselevBidragF_bidrag Faktisk årselevbidrag i antal UNI C,

27 1.4.8 Sådan finder og fordeler C098 lærertimerne Hvis du vil vide mere, om hvordan jobbet C098 Udtræk af arbejdstimer finder og fordeler lærertimerne, så kan du læse mere om detaljerne i dette afsnit. Det gælder generelt det, at trækket fordeler lærertimerne på månedsniveau: Budgettimer Budgettimer findes for alle hold, der har en periode, der overlapper den givne måned. Der kan registreres følgende oplysninger om budgettimer: Lektioner Timer total Timer undervisning Timer rettearbejde Timer eksamensarbejde Timer andet. Der kan her kun angives timer totalt eller fordelt per timetype. Budgetlektionerne fordeles ud på de kalenderdage, perioden på budgettimerne angiver. Der medtages en forholdsmæssig del i forhold til antal kalenderdage i måneden. Lektioner lægges i feltet budgetlektioner i en post med timetype U (undervisning). Hvis der er angivet budgettimer per timetype, vil de blevet medtaget under disse (U, R, E og A). Hvis der er angivet et samlet antal uden timetype, medtages under timetype U for hold og IV-aktiviteter og timetype A for øvrige aktiviteter Rettearbejde Hvis der er ja til afgrænsningen Periodiser rettearbejde skal det foreløbige rettearbejde være beregnet inden C098 bestilles, ved hjælp af batchjobbet B074 Dan rettearbejde. Der dannes modposteringer til dette i lønfordelt rettearbejde når det faktiske rettearbejde registreres som timeposter. Batchjobbet starter derfor med at slette tidligere modposteringer dannet heri fra dette batchjob i afgrænsningsperioden. For hver aktivitet, skolefag og ansættelsesforhold, der her er beregnet foreløbigt rettearbejde for, undersøges nu, om der er registreret timeposter med samme relationer (konteringsaktivitet, skolefag, ansættelsesforhold) og med timetype R (for rettearbejde). Hvis dette er tilfældet, registreres i LønfordeltRettearbejde samme dato et antal (minus) timer, så summen til og med denne måned af timerne i lønfordelt rettearbejde er nul Timer Der medtages timeposter, Ø-timer og lønfordelt rettearbejde (hvis afgrænset, at det skal med), hvor følgende er opfyldt: aktivitet indgår i lønpulje (på aktivitetskonto) eller den nye trimmeoplysning, C098 medtag udenfor lønpulje, har J ansættelsesforholdet har en arbejdstidsaftale med Ja til timer-i-ledelsesinfo i på beregningsdatoen, dato (beregnings- eller konteringsdato er valgt i A910 Trimmeoplysninger i feltet EASY-Ø dato) ligger i afgrænsningsårene. En aktivitet indgår i lønpulje, der er J i feltet Lønpulje på aktivitetens konteringsvindue. UNI C,

28 Hvis der er ja til afgrænsningen Periodiser rettearbejde, er rettearbejdet periodiseret i tabellen lonfordelt_rettearbejde i forbindelse med lønfordelingen. Der modregnes altså ikke i tabellen, men der hentes timer herfra, og de behandles på lige fod med timeposterne. Hvis man finder timer for periode efter dags dato, angives lektioner og timer som prognoselektioner og - timer. Ellers angives lektioner og timer som faktiske lektioner og - timer. Timer leveres med fem decimaler Kontering af timer Timer er summeret per måned, og kontering findes per måned. Kontering findes ud fra måneden med timernes beregningsdato (uanset afgrænsning). Kontering (Ø-formål, Ø-ansvar og Ø-projekt) findes ved hjælp af den relaterede aktivitet (konteringsaktivitet eller beregningsaktivitet afhængigt af afgrænsningen, dog altid beregningsaktivitet for Ø-timer og LønfordeltRettearbejde) på følgende måde: Generelt gælder, at hvis der ikke findes kontering, bliver felterne tomme; der fordeles ikke på andre i stedet. Timerne vil så optræde i LDV et med en bindestreg i konteringskolonnerne. For IV-aktiviteter og øvrige aktiviteter: Ø-formål, Ø-ansvar og Ø-projekt findes på aktivitetens konto; mangler de her, er felterne tomme og fremgår i LDV et med en bindestreg i konteringskolonnerne. For hold: For hold fordeles timerne ud forholdsmæssigt på de elever, der er tilknyttet et hold i det givne skolefag i løbet af måneden. Der findes en kontering for hver enkelt elev for sig. Kontering på en elev på følgende måde: Hvis eleven har en fuldtidsuddannelse: 1. Afvigende konteringer på holdplaceringer. 2. Konteringer på skolefag-på-hold. 3. Holdets lønkonto. 4. Skoleforløbskonti. 5. Via CØSA-formål på gyldige tilskudsmærkekombinationer. 6. Via elevers uddannelse. Hvis eleven har en åben uddannelse: 1. Afvigende konteringer på holdplaceringer. 2. Konteringer på skolefag-på-hold. 3. Holdets lønkonto. 4. ÅE-rekvirentens type ikke er ANDET, så findes Ø-formål ud fra CØSA-formål på UVM-fag-kontering. Hvis denne ikke findes, søges ikke videre. Ellers anvendes elevens uddannelse. Hvis eleven har en AMU-uddannelse, findes Ø-dimensionerne i følgende hierarki: 1. Afvigende konteringer på holdplaceringer. 2. Konteringer på skolefag-på-hold. UNI C,

29 3. Holdets lønkonto. 4. Hvis ÅE-rekvirentens type ikke er ANDET, så findes Ø-formål ud fra CØSAformål på UVM-fag-kontering. Hvis denne ikke findes, søges ikke videre. 5. ÅE-rekvirentens kontering. 6. ÅE-rekvirentens ÅE-rekvirenttypes kontering. Hvis der ingen steder er registreret Ø-ansvar og Ø-projekt vil LDV ets kolonner med disse oplysninger være udfyldt med bindestreg. Bemærk, at der ses på ÅE-rekvirent på skolefag-på-holdplacering, hvis der er skolefag på timerne. Ellers ses på ÅE-rekvirenten tilknyttet holdplaceringen. Timerne deles ud på de fundne konti i forhold til elevernes kalenderdage på holdet (skolefaget på holdet) i måneden. Undtaget herfor er dog timer på rettearbejde og eksamensarbejde på hold, hvor der også er angivet fag (dog ikke lønfordelt rettearbejde), se nedenfor. Hvis måneden ligger udenfor holdets periode, anvendes første/sidste måned i holdets periode til at finde relevante elever. Hvis der ikke er elever, der følger faget i den pågældende måned indenfor holdets periode, ses på elever, der følger faget i andre måneder af holdets periode. Timerne fordeles ud på alle elever, der følger faget på holdet i én eller anden periode i forhold til, hvor mange dage de følger faget. Hvis der ikke er skolefag på holdet, ses på alle holdplaceringerne i måneden. Timer på rettearbejde på hold og skolefag fordeles anderledes: Timerne med timetype R summeres per hold, skolefag og måned. For hvert af disse hold og fag findes de elever, der har en (eller flere) tilsvarende skolefag-på-holdplaceringer, der starter før månedens slutdato. For disse elever summeres arbejdstimer fra de timeposter, hvor der gælder: skolefaget og holdet (som konteringsaktivitet uanset afgrænsning) skal svare til fag og hold på rettearbejdet timetype skal være U eller K beregningsdato skal ligge før eller lig med månedens slutdato beregningsdato skal ligge indenfor elevens skolefag-på-holdplaceringer. Timerne på rettearbejdet i måneden fordeles derefter ud på disse elever i forhold til antal timer beregnet for de enkelte elever. Hvis der ikke er registreret timer på hold og skolefag med type U eller K, skal kontering i stedet findes på følgende måde: Hvis datoen for timerne ligger udenfor holdets periode, ses på den første (hvis før) / sidste (hvis efter) måned i holdets periode. Ellers anvendes måneden for de fundne timer til at finde kontering. UNI C,

30 Derefter fordeles timerne ud på elevernes kontering i forhold til deres dage på skolefaget-på-holdet i den fundne måned. Dvs. at man finder ud af, hvor mange dage hver elev følger faget i måneden. Hvis ingen elever følger faget i den måned, fordeles på alle elever, der følger faget over hele holdets periode i forhold til de dage, de følger faget i holdets periode. Hvis ingen elever følger faget, konteres på alle elever på holdet i forhold til antal dage, de er holdplaceret. Hvis der ingen elever er på holdet, konteres på skolefag-på-hold-konti hhv. holdets aktivitetskontering (bemærk, at disse konti også kan være anvendt for en elev i ovenstående beregninger). Timer på eksamensarbejde på hold og skolefag fordeles som følgende: Der ses først på, om datoen for timerne ligger udenfor holdets periode. Er dette tilfældet, ses på den første (hvis før) / sidste (hvis efter) måned i holdets periode. Ellers anvendes måneden for de fundne timer til at finde kontering. Derefter fordeles timerne ud på elevernes kontering i forhold til deres dage på skolefaget-på-holdet i den fundne måned. Dvs. at man finder ud af, hvor mange dage hver elev følger faget i måneden. Hvis ingen elever følger faget i den måned, fordeles på alle elever, der følger faget over hele holdets periode i forhold til de dage, de følger faget i holdets periode. Hvis ingen elever følger faget, konteres på alle elever på holdet i forhold til antal dage, de er holdplaceret. Hvis der ingen elever er på holdet, konteres på skolefag-på-hold-konti hhv. holdets aktivitetskontering. Kontering for disse timer findes (uafhængig af timetype) som udgangspunkt for den pågældende måned, hvis eleven har en skolefag-på-holdplacering, der overlapper måneden. Ellers findes slutdato for den seneste skolefag-på-holdplacering for eleven før måneden, og så findes der kontering for denne måned. Kontering i en måned findes på samme måde, som der findes kontering på de andre timeposter. UNI C,

31 1.4.9 Sådan finder og fordeler C099 årselever Hvis du vil vide mere, om hvordan jobbet C099 Udtræk af årselever finder og fordeler årselevbidragene, så kan du læse mere om detaljerne i dette afsnit. Det gælder generelt det, at trækket fordeler bidrag på månedsniveau: ÅE-bidrag for fuldtidselever Jobbet finder alle ÅE-bidrag, som har tilknyttet en bidragsperiode, der overlapper måneden. For hvert bidrag findes antal skoledage i bidragsperioden (ud fra skoleforløbets skoledagskalender) og antal dage i måneden. Der medtages et forholdsmæssigt bidrag: ÅE-bidrag * skoledage i måneden / skoledage i bidragsperioden. Undtaget fra dette er, hvis skoleforløbet overlapper et årsskifte. Her fordeles bidraget på månederne før nytår og restbidraget på månederne efter nytår. Ø-konteringen findes på følgende måde: Elevens skoleforløb, hvortil ÅE-bidraget er knyttet, vil være tilknyttet holdplaceringer for eleven. For hver af disse holdplaceringer summeres alle timer per kombination af hold og skolefag i timeposter med beregningsdato i måneden (dog kun dage, hvor holdplaceringen overlapper) og beregningsaktivitet / konteringsaktivitet (afhængig af afgrænsning) svarende til elevens hold. Der skal dog kun trækkes for de fag på holdene, som eleven følger via skolefag-på-holdplaceringer. Hvis måneden overlapper holdets slutdato, skal der også medtages alle timer efter holdets periode. Hvis måneden overlapper holdets startdato, skal der også medtages alle timer før holdets periode. Kontering på en elev på et fag på et hold findes i følgende hierarki, indtil der er fundet oplysning (der søges efter Ø-formål for sig og Ø-ansvar/-projekt samlet, indtil der findes en værdi): 1. Afvigende konteringer på holdplaceringer. 2. Konteringer på skolefag-på-hold. 3. Holdets lønkonto. 4. Skoleforløbskonti. 5. Via CØSA-formål på gyldige tilskudsmærkekombinationer 6. Via elevers uddannelse. I de to sidste punkter findes Ø-formålet ud fra CØSA-formål på følgende måde: Først undersøges, om der er registrering på CØSA-formålet i tabellen Konteringsformål. Hvis her ikke findes et Ø-formål for CØSA-formålet, skal Ø-formålet findes i Navision Stat. Her må kun findes ét formål med det angivne CØSA-formål. Findes ingen kontering på eleven ud fra ovenstående (fx hvis der ikke er registreret tilhørende holdplaceringer eller der ikke er timer på holdet), anvendes kontering på forløbsgruppen. UNI C,

32 STÅ-bidrag på fuldtidselever Der findes alle STÅ-bidrag (tabellen STA_bidrag), som har tilknyttet en bidragsperiode, der overlapper måneden. For hvert bidrag findes antal skoledage i bidragsperioden (ud fra skoleforløbets forløbsgruppes skoledagskalender) og antal dage i måneden. Der medtages et forholdsmæssigt bidrag: STÅ-bidrag * skoledage i måneden / skoledage i bidragsperioden. Oplysninger om bidraget findes på tilsvarende måde som ÅE-bidrag. Dog er der en undtagelse, hvor der tjekkes i indberetninger, idet STÅ-bidrag kun indberettes hvert halve år. For at undersøge, om et STÅ-bidrag indgår i en endelig indberetning, ses først på STÅbidragets bidragsperiode. Her findes tælledato. Ud fra denne findes den ÅE-indberetningsperiode, som tælledatoen ligger i; i modsætning til ÅE-bidrag, skal der her findes periode ud fra STÅ-perioden på ÅE-indberetningsperioden (felterne sta_startdato og sta_slutdato). Med den fundne ÅE-indberetningsperiode kan man finde den rigtige indberetning, og så foregår tjekket på samme måde som med ÅE-bidrag. Simulerede STÅ-bidrag STÅ-bidrag registreres først, når en tælleperiode på et skoleforløb er afsluttet. Der er derfor behov for at beregne prognose tal for måneder, der ligger ud i fremtiden. Det foregår på følgende måde: Først findes alle skoleforløb, hvor slutdato ligger efter dags dato, startdato ligger før slutdato for måneden, der beregnes for, og hvor skoleforløbets uddannelse på CØSAformålet er markeret med J til STÅ-bidrag. På disse skoleforløb ses på tilknyttede bidragsperioder, der har en slutdato efter dags dato. For elever, der følger skoleforløbet på disse bidragsperioders slutdato, skal der beregnes et simuleret STÅ-bidrag. Bidragsperioden for skoleforløbet udpeger den tælleperiode, der beregnes for. På denne tælleperiode er der registreret en varighed. Det simulerede STÅ-bidrag for den enkelte elev beregnes nu som: Varighed / 200. Dette bidrag skal fordeles ud på de måneder, der overlapper elevens fælles periode på skoleforløbet og bidragsperioden i forhold til, hvor mange skoledage eleven følger i perioden og i den givne måned. Oplysninger om bidraget findes på tilsvarende måde som ÅE-bidrag. Dog vil der altid her være tale om prognosebidrag, aldrig realiseret eller faktisk. Skolepraktikårselevbidrag Der findes alle de ÅE-bidrag-skolepraktik, som har tælledato i måneden. Der findes følgende oplysninger om bidraget: UNI C,

33 Kontering findes på følgende måde: Hvis der til elevens skolepraktikforløb er tilknyttet holdplaceringer, kan der findes timer for disse hold og fordeles bidrag forholdsmæssigt på konteringerne på disse hold i forhold til, hvor mange arbejdstimer på holdet, der vedrører eleven. Herefter kan der findes kontering på disse hold på følgende måde: 1. Afvigende konteringer på holdplaceringer. 2. Konteringer på skolefag-på-hold. 3. Holdets lønkonto. 4. Skolepraktikforløbskonti. 5. Via CØSA-formål på gyldige tilskudsmærkekombinationer 6. Via elevers uddannelse. Hvis der findes flere holdplaceringer, fordeles bidragene ud på disses konteringer. Hvis der ikke er kontering på ét af dem, skal der blot oprettes med tom kontering. IV-kursister IV-kursisternes kursistlektionsbidrag på de enkelte IV-aktiviteter omregnes til årselever ved følgende beregning: 1 årselev på IV er lig med en elev i 37 timer i 40 uger. Skolehjemsårselever Der findes alle de skolehjemsårselevbidrag, som har tælledato i måneden. Oplysning om Ø-konti, ansvarsområde og projektområde findes ud fra der oplysninger der er registreret på den skolehjemsafdeling bookingen er knyttet til (på vinduet A250a Skolehjemskonteringer). CØSA-formål og uddannelse findes ud fra den elev bookingen vedrører. TMK findes fra skolehjemsårselevbidraget. ÅU-årselevbidrag Der findes alle de ÅU-bidrag, der har tilknyttet en ÅU-tælledato (tabellen au_telledatoer), hvis periode overlapper afgrænsningsperioden. Der anvendes faktisk-bidrag for eleven, hvis ÅU-tælledatoen ligger før dags dato. Ellers anvendes det forventede bidrag. Der beregnes et forholdsmæssig bidrag ud fra antal dage i måneden og i ÅU-bidragets periode. ÅU-bidrag * skoledage i måneden / skoledage i ÅU-tælleperioden Hvis der ikke findes skoledagskalender, eller hvis der ingen skoledage er i tælleperioden, anvendes kalenderdage. ÅU-elevens kontering findes via følgende hierarki: 1. Hvis der findes skolefag-på-hold-konti, anvendes evt. Ø-formål, Ø-ansvar og Ø-projekt herfra. 2. Hvis der findes lønkonto for holdet, anvendes evt. Ø-formål, Ø-ansvar og Ø- projekt herfra. 3. Hvis ÅE-rekvirenttypen på skolefag-på-holdplaceringen tilhørende bidraget ikke er ANDET, så findes Ø-formål i tabellen Konteringsformål / Navision ud fra CØSA-formål på UVM-fag-kontering. Hvis denne ikke findes, bliver Ø- formålet tomt. UNI C,

34 4. ÅE-rekvirentens kontering (ÅE-rekvirenttype ANDET) 5. ÅE-rekvirentens ÅE-rekvirenttypes kontering (ÅE-rekvirenttype ANDET) AMU-årselevbidrag Der findes alle de AMU-bidrag, hvis perioder overlapper afgrænsningsperioden. Der beregnes et forholdsmæssig bidrag ud fra antal skoledage (holdets skoledagskalender) i måneden og i AMU-bidragets periode. AMU-bidrag * skoledage i måneden / skoledage i bidragsperioden. Hvis der ikke findes skoledagskalender, eller hvis der ingen skoledag er i bidragsperioden, anvendes kalenderdage. Der medtages bidrag uanset betalingsstatus, godkendelser mv. AMU-elevens kontering findes via følgende hierarki: 1. Afvigende konteringer på holdplaceringer 2. Hvis der findes skolefag-på-hold-konti, anvendes evt. Ø-formål, Ø-ansvar og Ø- projekt herfra. 3. Hvis der findes lønkonto for holdet, anvendes evt. Ø-formål, Ø-ansvar og Ø- projekt herfra. 4. Hvis ÅE-rekvirenttypen på AMU-bidraget ikke er ANDET, så findes Ø-formål i tabellen Konteringsformål / Navision ud fra CØSA-formål på UVM-fag-kontering. Hvis denne ikke findes, bliver Ø-formålet tomt. 5. ÅE-rekvirentens kontering (ÅE-rekvirenttype ANDET). 6. ÅE-rekvirentens ÅE-rekvirenttypes kontering (ÅE-rekvirenttype ANDET). UNI C,

35 1.5 EASY-A Datavarehus placering af udtræksfiler Ved manuel bestilling af jobbene C097, C098 og C099 kan der angives individuelle stinavne for udtræksfilerne. Stinavne skal opgives som UNC-stier. Jobbene kan også opsættes til automatisk afvikling via batchjobbet B743 Automatisk bestilling af batchjob / vinduet B754 Vedligeholdelse af data til autobestilling af batchjob Eksempel på opsætning af jobbene C097, C098 og C099 i vinduet B754: I eksemplet navngives udtræksfilen C097_2011.LST og sendes til et share EA- SYA_LDV_filer på serveren LDVSRV UNI C,

36 I eksemplet navngives udtræksfilen C098_2011.LST og sendes til et share EA- SYA_LDV_filer på serveren LDVSRV I eksemplet navngives udtræksfilen C099_2011.LST og sendes til et share EA- SYA_LDV_filer på serveren LDVSRV UNI C,

37 Omkring navngivning af folderstruktur på datavarehus-serveren henvises til installationsvejledninger til EASY-A LDV, som beskriver procedure til installation og opsætning af EASY-A Datavarehus. Eksempel på hvor udtræksjobbene fra EASY-A kan placeres på Datavarehus-server: UNI C,