Version 7.16 NYHEDER. Nyheder fra version 7.15 til version TimePlan Software A/S Vandmanden 10C DK-9200 Aalborg SV CVR

Transkript

1 Version 7.16 Nyheder fra version 7.15 til version 7.16 Side 1 af 33

2 TimePlan version Frigivet den INDHOLDSFORTEGNELSE Indholdsfortegnelse Globale indstillinger... 3 TimePlan SingleSignOn... 3 Web API indstillinger Fraværstyper... 4 Fraværsgrupper kan nu beregne ud fra normtimer Overenskomster... 6 Automatisk pause... 6 Nye opsætninger på ulempetid Varslings regler Ny opsætning på hviletidsregler Medarbejderliste Nye felter på stamkortet Historik fanen Nyt punkt under visning Nye søgemuligheder ved CTRL + F Journaler Nye opsætninger ved Udskriv liste Tidsregistrering Oprette arbejdstid fra tidsregistrering Elektroniske formularer Dokumenter kan deaktiveres Web App Tælleværker på WebApp Timeopgørelse på webapp Aftalt ændrings vindue ved godkendelse af ledige tider Web API Flere aktive ansættelser per person Frigive arbejdstider som ledige tider Fileksport til lønsystem Nye opsætnings muligheder på Tillæg Eksporter Nye felter i eksporten variable tillæg Differencekørsel i fraværseksport Afdelinger Afdelingsbestemte stillinger på stamkortet Side 2 af 33

3 04-01 GLOBALE INDSTILLINGER TIMEPLAN SINGLESIGNON For kunder som har en hosting aftale med TimePlan, understøtter TimePlan nu SingleSignOn med SAML 2.0, når TimePlan afvikles i en browserbaseret version. For at kunne køre browserbaseret kræves det at der Anvendes Windows brugerstyring. Fra Administration > Globale indstillinger > Opstarts parametre > Anvend Windows bruger styring vælges der SAML2.0 / ADKS / ThinFinity WEB API INDSTILLINGER Fra Administration > Globale indstillinger > Internet > Web API indstillinger opsættes default for de medarbejdere der importeres til TimePlan via Web API. Opsætningen har betydning for om Vis nye medarbejdere er aktivt under Medarbejderliste > Visning. Der kan vælges Overenskomst (skal vælges), funktion og afdeling. NB. TimePlan skal genstartes efter denne ændring. Side 3 af 33

4 04-07 FRAVÆRSTYPER FRAVÆRSGRUPPER KAN NU BEREGNE UD FRA NORMTIMER I forbindelse med at reglerne for svensk karensdag den blev ændret til at skulle være timer svarende til en normal arbejdsdag i stedet for den første kalenderdag, da er beregningen for fraværsregler nu udvidet til også at kunne beregne ud fra normtimer. I praksis kan det medføre, at fraværets første dag f.eks. kan strække sig til 2. kalenderdag, hvis arbejdstiden på første dag er kortere end medarbejderens normtid. Og at fraværstypen for 2. dag omvendt også vil kunne starte allerede på 1. kalenderdag, hvis arbejdstiden der er længere end normtiden. Fra Administration > Fraværstyper > Fraværsgrupper > Fraværsregel, opsættes om fraværstypen skal beregne ud fra kalenderdage eller fra Arbejdstid i forhold til norm. Fraværsperiode: Her kan der nu defineres om der beregnes ud fra o Kalenderdage: Fraværsregel beregner per dag (den oprindelige metode) o Arbejdstid i forhold til norm: fraværsreglen beregner normtid ud fra: Normtid på stamkortet: Kan f.eks. anvendes til fuldtidsansatte. Arbejdstid i ugen hvor fraværet starter: Anvendes for deltidsansatte, hvor ugenormen skal beregnes ud fra timerne i den uge, hvor fraværsgruppen starter. Arbejdstid i foregående X uger: Kan anvendes til medarbejdere, hvor normtimere skal beregnes ud fra et gennemsnit X antal uger bagud. Mertid medregnes ved summering af normtid: Er inaktiv ved valget Normtid på stamkortet, betyder at stemplet mertid indgår i beregningen af medarbejderens normtid. Side 4 af 33

5 Andel af ugenorm, der definerer en arbejdsdag: Her sættes procentsatsen for en ugedag. Oftest 20% I følgende to eksempler er der anvendt en fuldtids ansat. Eks. 1: Fraværet starter på en dag, hvor arbejdstiden er mindre end medarbejderens normtimer, fraværstypen for første dag, som er sat til Arbejdstid i forhold til norm fortsætter ind på næste dag. Eks. 2: Fraværet starter på en dag, hvor arbejdstiden er større end medarbejderens normtimer, fraværstypen for 2 dag, som er sat til Arbejdstid i forhold til norm indlægges også på første dag Side 5 af 33

6 04-10 OVERENSKOMSTER AUTOMATISK PAUSE PAUSER Der kan opsættes at arbejdstidspause automatisk skal placeres på en arbejdstid. Indstillingen findes under Administration > Overenskomster > Pauser, hvor der kan opsættes forskellige regelsæt, der tilknyttes overenskomsterne. NB: Tages Automatiske pauser i brug, MÅ der ikke lægge arbejdstider med ikke definerede pauser i planlægningen, efter den dato man starter med at anvende autopauser. Medarbejdere der har et regelsæt for automatisk pause, vil som standard få tilknyttet de opsatte pauser ud fra regelsættet ved oprettelse eller kopiering af en arbejdstid både i basisplanen og i planlægningen. Dette betyder at kopieres en arbejdstid fra en medarbejder uden automatisk pauser til en medarbejder med automatisk pause, vil den automatiske pause blive indsat på medarbejderen der kopieres til. Fra Administration > Overenskomster > Pauser kan man oprette, redigere eller slette regler til automatiske arbejdstids pauser. Side 6 af 33

7 Uanset opsætning vil der ikke blive anvendt automatisk pause ved Import af arbejdstider Autogenerede arbejdstider Arbejdstider indlagt som normtid ved oprettelse af fravær. Klik på knappen Opret for at oprette et nyt regelsæt. Side 7 af 33

8 Ved oprettelse af et nyt regelsæt, skal man vælge: Navn: Hvad skal navnet for regelsættet være. Projekttilknytning bibeholdes på pauserne: Hvis valgt vil projekttilknytningen på funktionen umiddelbart inden pausefunktionen også knyttes til pausen. Aktiver altid fra tidsregistrering: Definerer hvordan automatiske pauser håndteres fra tidsregistrering. o Hvis markeret vil de automatiske pauser blive indsat ved godkendelse af arbejdstiden i tidsregistrering. Dette gælde også systemgodkendelse af arbejdstiderne. Ovenstående gælder dog ikke i følgende tilfælde. Arbejdstiderne er belagt med en fraværsgruppe Arbejdstiderne er belagt med fravær der beligger med normtimer Arbejdstiderne er belagt med Ferie eller Feriefri. Arbejdstiderne er belagt med fravær der benyttes under kontoadministration. Når medarbejderne har stemplet ind/ud til pause på arbejdstiden. o Er muligheden ikke markeret vil pauser følge arbejdstiden/stemplinger. Gælder for følgende overenskomster og regelsæt: Her vælges de overenskomster pågældende regelsæt skal gælde for. Marker her, hvis reglerne kun gælder visse overenskomstsgrupper: Her vælges de overenskomstgrupper som medarbejderne kan tilhøre. Der kan kun oprettes regler af samme type på et regelsæt. Et regelsæt kan ikke gemmes uden at der er oprettet en regel. Side 8 af 33

9 OPRET PAUSETYPE For at oprette pause typer klikkes der på knappen Opret.., herfra kan der vælges Pause med fast klokkeslæt: Her ligger pauserne fast på bestemte klokkeslæt, her kan der oprettes flere pauser, der ligger på forskellige klokkeslæt. Pause med relativ start: Her ligger pausen ud fra antal af arbejdede timer, her kan der kan oprettes en pause som ligger en vis procentdel inde på arbejdstiden.. PAUSE MED FAST KLOKKESLÆT Vælges der Pauser med fast klokkeslæt, oprettes de regler der skal tildele de faste pauser. Opret reglen: Navn: Navn på reglen. Pause start: Tidspunkt pausen starter, angives som klokkeslæt. Længde: Længde af pausen, angives i minutter. Mødetid fra: Hvilket klokkeslæt kan arbejdstiden starte, før reglen træder i kraft. Mødetid til: Hvilket klokkeslæt kan arbejdstiden slutte, før reglen træder i kraft. Min arbejdstids længde: Arbejdstiden skal være længere end det angivne antal minutter, før reglen træder i kraft. Max arbejdstids længde: Arbejdstiden skal være kortere end det angivne antal minutter, før reglen træder i kraft. Krævet arbejdstid før: Der skal være angivet en arbejdstid med det angivne antal minutter, før reglen træder i kraft. I dette eksempel, mødetid efter kl. 08:15 (09:15 01:00 = 08:15) betyder at reglen ikke træder i kraft. Krævet arbejdstid efter: Der skal være planlagt en arbejdstid med det angivne antal minutter efter pausen, før reglen træder i kraft. Her stopper arbejdstiden inden kl. 10:25 (09: : :00 = 10:25), hvilket betyder at reglen ikke udløses. Efterhånden som reglerne oprettes på regelsættet, vil de blive vist i feltet under Navn. Side 9 af 33

10 I planlægningen/basisplan ved redigering/oprettelse af arbejdstid vil det se således ud, når Automatisk pause er aktiveret ved rettelse af arbejdstid. Pauserne vil nu altid oprettes på de fastlagte klokkeslæt og vil se således ud. Arbejdstid oprettet før reglerne blev oprettet. Automatisk pause er ikke aktiveret, Side 10 af 33

11 Automatisk pause slået til. Pauserne vil nu altid oprettes på de fastlagte klokkeslæt, og kan ikke redigeres. Fjernes markering for Automatisk pause vil pauserne ligge på de fastlagte klokkeslæt, men kan nu redigeres. Side 11 af 33

12 PAUSE MED RELATIV START Vælges der Pauser med Relativ start, oprettes den regel der skal tildeles den relative pause. Her kan der kun tildeles en automatisk pause Opret reglen: Navn: Navn på reglen. Pause start efter x %: Tidspunkt pausen starter, angives som en procentdel af arbejdstiden. Længde: Længde af pausen, angives i minutter. Min arbejdstids længde: Arbejdstiden skal være længere end det angivne antal minutter, før reglen træder i kraft. Max arbejdstids længde: Arbejdstiden skal være kortere end det angivne antal minutter, før reglen træder i kraft. Mødetid fra: Hvilket klokkeslæt kan arbejdstiden starte, før reglen træder i kraft. Mødetid til: Hvilket klokkeslæt kan arbejdstiden slutte, før reglen træder i kraft. I planlægningen/basisplan ved redigering/oprettelse af arbejdstid vil det se således ud, når Automatisk pause er aktiveret ved rettelse af arbejdstid. Pauserne vil nu altid oprettes på de fastlagte klokkeslæt og vil se således ud. Side 12 af 33

13 Relative autopauser fungerer på samme måde som faste pauser i planlægning/basisplan. NYE OPSÆTNINGER PÅ ULEMPETID Det er nu muligt på ulempe tider at opsætte om ulemperegler skal udløses hvis Arbejdstiden Slutter i ulempeperioden. Majoriteten af arbejdstiden ligger i ulempeperioden. Dette betyder at for arbejdstider der går over midnat, kan man bestemme hvordan ulempereglen skal udløses. Side 13 af 33

14 04-11 VARSLINGS REGLER NY OPSÆTNING PÅ HVILETIDSREGLER I forbindelse med at opnå mere fleksibel planlægning oprettes der en ny varslingsregel der kan håndtere hviletidsreglen (11 timers regel) individuelt på hver medarbejder. Der er oprettet en nu Undersøgelsesperiode Faste dage tilpasset periodebrud, hvorfra det kun er muligt at vælge at bruddet kun sker per dag eller uge. Vælger man at bruddet sker per dag, vil der blive tjekket om der indenfor 24 timer ud fra det definere døgnskifte, er den opsatte mængde af sammenhængende hvile. Tiden for døgnskiftet kan dog blive overstyret af opsætningen på hver enkelt medarbejder. Side 14 af 33

15 Vælger man uge, vil der blive tjekket på om der er den opsatte sammenhængende hvile indenfor 7 dage, startende ud fra den valgte ugedag. Denne valgte ugedag kan overstyres fra opsætningen på medarbejderne stamkort, hvilket betyder at der kan være forskellig ugedag på medarbejderne MEDARBEJDERLISTE NYE FELTER PÅ STAMKORTET Der er kommet ny opsætningsmuligheder på stamkortet som betyder at varslingsreglen hviletid, hvis den er sat til Faste dage - periode brud, skal tjekke på individuelle tidspunkter for medarbejderne. Felterne skal aktiveres fra Administration > Globalbe indstillinger > Stamdata > Oplysninger. Døgnskifte: Anvendes i øjeblikket kun til varslingsreglen Hviletidsregler, hvorpå det er muligt at vælge, hvornår der skal være døgnskifte på reglen. Markeres der ikke her, vil Side 15 af 33

16 medarbejderen følge varslingsreglens opsætning. Sættes der her et tidspunkt, mellem 00:00 og 23:59 vil varslingsreglen blive tjekket ud fra medarbejderens opsætning. Ugeskifte: Anvendes i øjeblikket kun til varslingsreglen Hviletidsregler, hvorpå det er muligt at vælge på hvilken dag der skal være ugeskifte på reglen. Markeres der ikke her, vil medarbejderen følge varslingsreglens opsætning. Sættes der her en ugedag, Mandag til Søndag vil varslingsreglen blive tjekket ud fra medarbejderens opsætning HISTORIK FANEN Man kan nu på historikfanen også se felterne Foto, Flextid, SH-tid, Holdskift og Nat arbejder. NYT PUNKT UNDER VISNING Importeres medarbejdere ind i TimePlan på en default overenskomst via Web API, er det i medarbejderliste nu muligt at få vist disse medarbejdere via menupunktet Vis nye medarbejdere (mangler setup). For at menupunktet er aktiveret skal det være opsat under Administration > Globale indstillinger > Internet > Web API indstillinger. Side 16 af 33

17 Medarbejdere der tilhører den valgte overenskomst vises med farven Cyan (lyseblå). NYE SØGEMULIGHEDER VED CTRL + F Ved anvendelse af CTRL + F er der kommet to nye felter. Externt Person ID: Anvendes kun ved søgning på medarbejdere der er importeret via Web- API. Id et tildeles via Web-API. Søger på medarbejdernes adresse der er indtastet på stamkortet. Vises kun ved Partiel søgning. JOURNALER Indholdet af fanen journal har fået nyt udseende og fået tilføjet dato på Arkiver PDF. Det er nu også muligt at sortere på kolonnerne. Side 17 af 33

18 Kolonnerne viser o Dato: Dokumentets arkiverings dato. o Formular: Navnet journalen/dokumentet er gemt med. o Kolonne der viser om dokumentet er sendt til digital signatur. o Kolonne der viser om dokumentet er gemt eller udskrevet uden at det er gemt. O: Dokumentet er udskrevet men ikke gemt. X: Dokumentet er gemt på medarbejderen. o Oprettet: Dato og tids stempel for oprettelse af dokumentet. o Oprettet af: Hvilken bruger har oprettet dokumentet. o Redigeret: Bliver kun udfyldt, når: Der ændres på et arkiveret Pdf s egenskaber Oprettede dokumenter bliver redigeret og ændringen gemt. o Redigeret af: Navnet på brugeren der har redigeret dokumentet. Arkiver PDF: Ved import af PDF-filer er det nu muligt at vælge en dato for det importerede Dokument. Side 18 af 33

19 Bliver aktiveret når et dokument er markeret ovenfor. Vil åbne en dialogboks, hvori det valgte dokument er vedhæftet. NYE OPSÆTNINGER VED UDSKRIV LISTE I forbindelse med medarbejderudskrifter fra Medarbejderliste > Udskriv liste er indholdet fra fanen Faste felter blevet splittet op i tre områder. Side 19 af 33

20 Tilgængelige felter: Her vises alle de tilgængelige felter fra stamkortet. Lønparametre: Her vises de tilgængelige lønparametre. Tjekskema felter: Her vises de oprettede tjekskema felter ud fra hvilket tjekskema som de er blevet tilføjet. Der kan skiftes mellem de forskellige tjekskemaer ved at åbne drop down menuen. Side 20 af 33

21 42-00 TIDSREGISTRERING OPRETTE ARBEJDSTID FRA TIDSREGISTRERING Det er nu blevet muligt at oprette nye arbejdstider direkte fra Tidsregistrering. På værktøjslinjen er der kommet er ny knap Ny tid. Ved klik på denne knap får man mulighed for at vælge hvilke medarbejdere der skal have oprettet nye arbejdstider. Side 21 af 33

22 Her kan vælges flere medarbejdere og billedet for oprettelse af arbejdstider vil åbne for den første medarbejder. Når arbejdstiden er oprettet, vil billedet opret arbejdstid, åbne for den næste medarbejder. Skulle man have valgt medarbejdere der allerede har en arbejdstid, vil man efter at have klikket på det sidste OK få følgende fejlmeddelelse: Side 22 af 33

23 Og man må så vælge Annuller på den medarbejder, hvorefter man kan oprette en ny arbejdstid for næste valgte medarbejder ELEKTRONISKE FORMULARER DOKUMENTER KAN DEAKTIVERES Det er nu muligt at deaktivere dokumenter fra Administration > Elektroniske formulerer. Højreklik på et dokument, eller marker dokumentet og vælg Funktioner > Deaktiver I det øjeblik et dokument er blevet deaktiveret, vil det blive vist under Vis inaktive, fra værktøjslinjen. Side 23 af 33

24 Herfra kan man skifte tilbage til Vis aktive, eller man kan aktivere et dokument. Som så vil blive vist under aktive dokumenter WEB APP TÆLLEVÆRKER PÅ WEBAPP Man kan nu vælge hvilke tælleværker medarbejderne skal kunne se på WebApp en. Disse tælleværker findes i punktet Oversigter under Mine Data. Opsætningen finder sted fra Administration > Internet > Employee tools > Medarbejder vis arbejdstider. NB: Som default er der IKKE valgt nogle tælleværker på webappen. Eksisterende tælleværker vil nulstilles. Side 24 af 33

25 Når der er valgt de ønskede tælleværker, vil de kunne ses på WebApp en under Mine Data > Oversigter. Side 25 af 33

26 TIMEOPGØRELSE PÅ WEBAPP Det er nu muligt for medarbejderne at kunne se deres timeopgørelse på WebApp en hvis dette er opsat fra Administration > Internet > Medarbejder tools > Timeopgørelse > Aktiver visning af timeopgørelse. For hvilken periode timeopgørelsen kan vises på webapp en defineres fra Administration > Internet > Medarbejder tools > Medarbejder vis arbejdstider > Synlig periode i forhold til dags dato. På selve Web App en findes Timeopgørelsen under Vagtplan > Timeopgørelse. Side 26 af 33

27 Herfra vælges hvilken periode man ønsker at se timeopgørelse for og trykker derefter på knappen Vis. Timeopgørelse læses ind. Tryk på linket Timeopgørelse er generet. Klik for Download. Timeopgørelsen vises nu på skærmen. Side 27 af 33

28 AFTALT ÆNDRINGS VINDUE VED GODKENDELSE AF LEDIGE TIDER I forbindelse med godkendelse af ledige tider vil der blive vist aftale vinduet som kendes fra ændring af arbejdstid I planlægningsbilledet. Dette betyder at man ved godkendelse af Ledige tider kan vælge om det er aftalt ændring, beordret overarbejde, varslet overarbejde eller mertid. Godkendelse af den ledige tid, kan ske direkte i planlægning billedet, eller ved godkendelse af ledige tider fra Program > Oversigt over ledige og byttetider. Ved valg af godkend kommer billedet frem til godkendelse af arbejdstiden, og her kan man vælge Godkend individuelt: Vælges godkend individuelt, fremkommer billedet til Aftale ved ændring af arbejdstid i godkendt periode. Side 28 af 33

29 Herfra kan man så tage stilling til om godkendelse skal være Aftalt, Varslet overarbejde, Uvarslet overarbejde eller mertid. Godkend som aftalt ændring: Vælges godkend som aftalt ændring, vil den ledige arbejdstid godkendes som en aftalt ændring for medarbejderen, hvilket betyder at timerne vil gå på medarbejderens normtimer WEB API FLERE AKTIVE ANSÆTTELSER PER PERSON Via Web API er det nu muligt at oprette flere aktive ansættelser på samme person, hvis ansættelserne ligger i forskellige afdelinger. FRIGIVE ARBEJDSTIDER SOM LEDIGE TIDER Det er nu muligt fra Web API at ændre arbejdstider til ledige tider med én handling FILEKSPORT TIL LØNSYSTEM NYE OPSÆTNINGS MULIGHEDER PÅ TILLÆG Ved oprettelse af tillæg fra Administration > Lønkørsler > Kode opsætninger > Tillæg er det blevet muligt at angive hvad der skal se med disse variable tillæg, hvis tillæggene anvendes som personlige tillæg og medarbejderen skifter primær afdeling. Side 29 af 33

30 Der kan vælges mellem. Ingen handling: Tillægget vil forblive uændret. Flyt til ny primærafdeling: Tillægget flyttes til den nye primærafdeling, med en ny udbetalingsdato svarende til den førstkommende udbetalingsdato efter afdelingsskiftet. Det oprindelige tillæg vil blive stoppet dagen før afdelingsskiftet. I praksis oprettes der en kopi af det oprindelige personlige tillæg og det gamle stoppes. Ikke-faste tillæg overføres kun, hvis udbetalingsdatoen ligger på, eller efter datoen for skiftet af primærafdeling. Stop udbetaling: Hvis denne indstilling er valgt, stoppes tillægget dagen før skiftet af primærafdelingen, så længe der er tale om et fast tillæg. NB: Allerede eksisterende tillæg som default stå til Ingen handling. Dette betyder at opsætningen skal manuelt skal ændres på de enkelte tillæg, før handlingen kan udføres fremadrettet. Bemærk: Det er kun tillæg der ligger i den primære afdeling der skiftes fra, der bliver overført til den nye primære afdeling. Personlige tillæg der ligger i sekundære afdelinger bliver ikke overført! EKSPORTER NYE FELTER I EKSPORTEN VARIABLE TILLÆG Der er blevet tilføjet nye felter til eksport af variable tillæg. Side 30 af 33

31 De nye felter er Initialer: Medarbejderens initialer. Ansat dato: Medarbejderens ansættelsesdato. Ophørt dato: Medarbejderens ophørs dato. Startdato for tillægget: Start dato for en fortsat tillæg. DIFFERENCEKØRSEL I FRAVÆRSEKSPORT Det er nu muligt at køre en difference eksport ved kørsel af fraværs eksporten. I den forbindelse er der kommet tre nye felter der kan vælges i eksporten. External ID: GUID der repræsenterer et specifikt fravær. o Fravær vil få et nyt GUID, hvis det ændres og differenceeksporten bliver kørt. Slettet post: Tom som default, 1 hvis linjen er en slettet linje. Slettet nummer: Antal for slettede linjer på bestemt dag. Side 31 af 33

32 For at kunne opsætte dette skal der vælges Kør difference, og der kan vælges felterne Kør difference: Laver en sammenligning med den tidligere kørte fil på samme periode og viser forskellen. Hvis der er en forskel, og der er valgt at medtage feltet Slettet Post, vil det gamle fravær, hvis der var et, komme ud med slettet post sat til 1 og det nye fravær, hvis der er et, komme ud som normalt. Er der intet blevet ændret vil filen være tom. Ved ændring slettes dagens poster: Ændres/slettes et fravær på flere arbejdstider på samme dag, vil alle arbejdstider på dagen blive eksporteret som ændret selvom det kun gælder den ene AFDELINGER AFDELINGSBESTEMTE STILLINGER PÅ STAMKORTET Det er nu muligt at bestemme hvilke stillinger der vises på medarbejdernes stamkort i bestemte afdelinger. Dette kan gøres ved oprettelse af stillinger fra Administration > Valideringstabeller >Stillinger, hvor der er kommet en ny kolonne afdelinger. Side 32 af 33

33 Eller det kan gøres fra Administration > Afdelinger > Ret > Valg, hvor man kan vælge hvilke stillinger der skal vises på medarbejdernes stamkort i den valgte afdeling. Side 33 af 33