LØNBUDGET - OPSÆTNING AF LØNOPLYSNINGER

Transkript

1 LØNBUDGET - OPSÆTNING AF LØNOPLYSNINGER LØNBUDGET Tillægsmodulet lønbudget giver adgang til online visning af de samlede lønudgifter pr. dag, uge, måned eller en valgfri periode, udregnet efter budgetterede, godkendte og faktiske arbejdstimer for afdelingen. Løn vises som omkostninger og som lønprocent i forhold til budgetteret og faktisk omsætning. Kræver at der er sat lønoplysninger på medarbejdernes stamkort. Lønperiode kræver at der på de enkelte lønperioder oprettet fra Administration > Lønkørsler > Periodeangivelser er valgt at lønperiode vises i plan. Herudover viser modulet omkostninger for planlægningsfejl. Der er mulighed for opsætning af individuelle beregninger, f.eks. effektivitetsprocent og visning af brugeredefinerede nøgletal. OPSÆTNING AF LØNOPLYSNINGER Under medarbejderens stamkort opsættes medarbejderens lønoplysninger. Vælg Medarbejderliste > Medarbejder. Lønomkostninger udregnes pr. medarbejder ud fra den indtastede timeløn/månedsløn samt efter de tillæg og overtidssatser, der gælder for den overenskomst, medarbejderen er tilknyttet. Ved beregning af løn tillægges en procentsats, der evt. individuelt er vist i feltet Omk. tillæg (og som er opsat under Administration > Lønparametre, ved løn % anvendes som standard den %, TimePlan Software A/S Side 1 af 45

2 MANUAL VERSION 7 der evt. er angivet i overenskomsten). Ekstra lønprocent (%) er eksempelvis pensionsordninger og feriepenge, hvis man ikke har tillægsmodulet Feriesaldostyring. Det er også muligt at vælge ekstra månedligt tillæg eller timetillæg til medarbejderens grundløn fra Sammensætning af løn, afhængig af overenskomsten. Beregnet timetillæg eller Beregn. Md. tillæg vises i tilsvarende felt. Der kan kun indtastes tillæg, hvis der er indtastet timeløn/månedsløn. AUTOMATISK UDREGNING AF MÅNEDSLØN FOR DELTIDSANSATTE TimePlan kan opsættes til at beregne månedsløn for deltidsansatte. Først opsættes: 1. Vælg Administration > Globale indstillinger > Generelle indstillinger 2. Marker Opdater minimalløn automatisk Herefter opsættes overenskomsten: 1. Vælg Administration > Overenskomst >Ret > Generelt > 2. Indtast Mindste månedsløn og antal timer denne er baseret på. Udregning af månedslønnen foretages på følgende måde: Mindste månedsløn fra overenskomsten / (divider) Antal timer, som mindste månedslønnen er baseret på (fra overenskomsten 160,33 på 37 timer om ugen) Side 2 af 45 TimePlan Software A/S

3 LØNBUDGET - OPSÆTNING AF LØNOPLYSNINGER * (gange) Medarbejderens normtimer pr. uge. * (gange) Gennemsnitlig antal uger pr måned (4,333333) En medarbejder ansættes til 20 timer om ugen. Månedslønnen bliver ud fra ovenstående beregning / 160,33 * 20 * 4, = 9211,00 Opdateringen af månedslønnen vil blive foretaget, når der indtastes normtimer og månedsløn på medarbejderens stamkort (vælg Medarbejderliste > Medarbejder): Efter indtastning af normtimer vil månedslønnen ændre sig, når feltet forlades, hvis månedslønnen er under det tilladte i forhold til overenskomstformlen. Feltet Ekstra md. tillæg / Ekstra timetillæg indgår ikke i denne beregning. Tillæg betragtes som personligt tillæg og er uafhængig af mindstelønnen. OPSÆTNING AF FRAVÆRSBEREGNING For hver fraværstype kan der indtastes en lønprocent, der angiver, om medarbejderen skal have løn for fraværet. Ved angivelse af 100 % får medarbejderen fuld betaling for fraværet. Hvis ikke der er angivet en procentsats medregnes lønudgiften med 100 %. Vælg Administration > Fraværstyper > marker fraværstype > Ret > indtast % i Medregn løn. TimePlan Software A/S Side 3 af 45

4 MANUAL VERSION 7 OPSÆTNING AF NØGLETAL For hvert nøgletal kan der opsættes farver for visning af grafer, og der kan angives intervaller. Vælg Administration > Valideringstabeller > Nøgletal Navn Navn: Navnet på nøgletallet. Der er systemdefinerede nøgletal, vist med et blåt ikon og brugeredefinere nøgletal vist med et orange ikon. Interval: Intervallet på det enkelte nøgletal angives i minutter min = 24 timer = 1 dag. Intervallet angiver hvor ofte der skal være nøgletal på den enkelte dag for at tegne grafer. Budget: Farven på grafen for nøgletallet budgettal. Faktisk: Farven på grafen for nøgletallet Faktiske tal. Enhed: Hvad beregnes nøgletallet i. Der kan oprettes budgettal der kun skal kunne vælges i bestemte afdelinger. Nøgletallet oprettes/rettes. Ret/Intast navn, interval, enhed og vælg farver. Klik OK. Side 4 af 45 TimePlan Software A/S

5 LØNBUDGET - OPSÆTNING AF BUDGET Nøgletallet tilknyttes bestemte afdelinger. Klik Tilknyt og vælg de afdelinger nøgletallet skal kunne vælges i. OPSÆTNING AF BUDGET Det er muligt at opsætte faktiske(oprindeligt) og revidere budgetter i TimePlan. Disse tal kan ses, hvis der er valgt nøgletalsvisning i planlægningsvinduet fra Funktioner > Lønbudget > Vis Nøgletal For at kunne oprette reviderede budgetter skal dette være opsat under Administration > Globale indstillinger > Kalender. Er der valgt at Valuta skal vises som DKK, vil der alle steder hvor der ville have stået kr blive vist valutabetegnelsen, her DKK. Er der valgt at der benyttes løn beløb i stedet for løn % på alle eller nogle afdeling, vil man i de valgte afdeling skulle benytte lønbeløb i stedet for lønprocent ved indtastning af dagsbudget i kalenderen. Der skal endvidere være valgt at der er rettigheder til at kunne arbejde med budgetter. TimePlan Software A/S Side 5 af 45

6 MANUAL VERSION 7 PR. DAG Under Kalender indtastes budgetteret omsætning, timetal, lønprocent/ lønkroner eller andre nøgletal. Herudover indtastes den faktiske omsætning pr. dag. TimePlan kan med autokørsler i tillægsmodulet Import, opsættes til automatisk at overføre faktisk omsætning, Faktisk nøgletal. Dobbeltklik med venstre musetast på en dag og følgende skærmbillede vises: Side 6 af 45 TimePlan Software A/S

7 LØNBUDGET - OPSÆTNING AF BUDGET For at indtaste nøgletal klikkes på knappen.. ud for de relevante nøgletal. Tallene blive udfor nøgletallet summeret for måneden for både budget og faktisk. Difference på Måneden vil blive vist fra første indtastning. Omsætning: Her indtastes budgettet for dagen. Ligeledes indtastes den realiserede omsætning for dagen heri. Løn % og Lønomk. værdier kan kun tastes i et af felterne, alt efter opsætning under Administration > Kalender. Det andet felt beregnes. Det er ud fra den budgetterede og faktiske omsætning, der er registreret, at TimePlan beregner den planlagte og faktiske lønprocent. REVIDERET BUDGET For at oprette et revideret budget på dagen, klikkes der på knappen Opret revideret budget, og de reviderede budgettal lægges ind, kræver dog at brugeren har ret til revideret budget i rettighedsprofilen. TimePlan Software A/S Side 7 af 45

8 MANUAL VERSION 7 Når der er indlagt reviderede budgettal vil det være disse tal der vises i planlægningsbilledet. Der vil være farve på budgettallene. Rødt hvis tallene er under det oprindelige budget, grønt hvis det er bedre end det oprindelige budget. Ønskes det oprindelige budget også vist, markeres den nederste boks i højre side. Det oprindelige budget vil nu blive vist over det reviderede budget. Side 8 af 45 TimePlan Software A/S

9 LØNBUDGET - OPSÆTNING AF BUDGET FOR EN PERIODE Hvis der skal indsættes budgettal for en periode, kan disse evt. opsættes i Kalenderstyring. Vælg Administration > Kalenderstyring Klik på Indsæt budgettal Vælg den afdeling, hvor der skal indsættes budgettal Vælg periode Indtast Budgetteret omsætning og antal Timer Indtast Budget løn % (af omsætning) eller Løn beløb, hvis du har valgt at bruge lønomkostninger i stedet for lønprocent for afdelingen. Indtastes -1 i Faktisk omsætning, vil budgettallene så blive overført til faktisk tal i planlægningen. TimePlan Software A/S Side 9 af 45

10 MANUAL VERSION 7 Marker de felter, der skal indsættes med flueben Klik på Indsæt budget Er det revidere budgettal der skal indtastet, markeres i boksen Opdater revidere budgettal, dagen/perioden vælges og tallene indsættes. Herfra er det også muligt at revidere de oprindelige budgettal med et indekstal. Marker Indekstal i forhold til oprindeligt budget og skriv indekstallet Side 10 af 45 TimePlan Software A/S

11 LØNBUDGET - OPSÆTNING AF BUDGET IMPORT AF BUDGETTAL Både oprindelige budgettal og revidere budgettal kan importeres, kræver dog tillægsmodulet Importer. Under importen fra Administration > Importer > Ny, opsættes en import til kalender data, og der vælges i importen om det er reviderede tal der importeres eller ej. IMPORT AF NØGLETAL Nøgletal kan importeres, kræver dog tillægsmodulet Importer. Under importen fra Administration > Importer > Ny, opsættes en import til Nøgletal. TimePlan Software A/S Side 11 af 45

12 MANUAL VERSION 7 LØNOMKOSTNINGER ELLER LØNPROCENT Der er mulighed for at indtaste lønomkostninger i stedet for løn procent. Som standard er opsat lønprocent. I TimePlan kan der to steder vælges, om der kan indtastes omkostninger for løn (Løn Kr.) eller løn %. Vælg Administration > Globale Indstillinger > Kalender Vælg afdelinger, som skal have mulighed for indtastning af lønomkostninger (Løn Kr.) eller Vælg Administration > Afdelinger Vælg afdeling Dobbeltklik på afdeling i højre side Sæt flueben i Benyt lønkr i stedet for lønprocent Side 12 af 45 TimePlan Software A/S

13 LØNBUDGET - OPSÆTNING AF NØGLETAL Herefter er det muligt at indsætte lønomkostninger på hver enkelt dag i kalenderen. OPSÆTNING AF NØGLETAL For at der kan vises nøgletal, skal der under Planlægning > Funktioner > Lønbudget > Nøgletalsvalg, vælges hvilke nøgletal der skal vises i planlægningsbilledet TimePlan Software A/S Side 13 af 45

14 MANUAL VERSION 7 VISNING AF NØGLETAL For at få vist nøgletallene skal der vælges hvilke nøgletal der ønskes vist for henholdsvis den grafiske visning G og for nøgletalsvisningen N. Vælg Planlægning > Funktioner > Lønbudget > Nøgletalsvalg. Beskrivelse af skærmbilledet: Kolonnerne budgetberegninger, planlægningsberegninger og faktiske beregninger indeholder beregninger for nøgletal. De markerede nøgletal i kolonnerne bliver vist i nøgletalsvisning eller planlægningsvinduet alt efter om der er markering under N nøgletalsvisning eller G Grafisk visning eller under begge. Hvilke nøgletal der vises i de forskellige kolonner er symboliseret med et ikon. o o o : System nøgletal : Brugerdefineret nøgletal : Formel til generel beregning. o : Formel til beregning af enten Budget, plan eller faktisk beregning. Hent standard: Klik på denne knap at komme tilbage til standardopsætningen. Side 14 af 45 TimePlan Software A/S

15 LØNBUDGET - OPSÆTNING AF NØGLETAL Gem som standard: Denne knap er tilgængelig for Administratorer. Når der er foretaget opsætning af nøgletal og evt. nye formler, kan disse gemmes som nye standard. Formler: Herfra sætter man beregninger op via formler der gælder de forskellige nøgletal.. o o o o Generelle: Opretter formler der gælder for alle kolonnerne. Budget: Her fra opretter man formler der kun skal vises for budget beregningerne. Plan: Her fra opretter man formler der kun skal vises for Planlægnings beregningerne. Faktiske: Her fra opretter man formler der kun skal vises for de faktiske beregninger. Det er herfra muligt at opsætte egne nøgletal, dvs. beregninger. GENERELLE FORMLER Der kan herfra laves beregninger der vises både for budget, plan og faktisk. Klik på knappen Opret for at oprette en formel. TimePlan Software A/S Side 15 af 45

16 MANUAL VERSION 7 Omsætning: Tager tallet fra omsætningen i Kalender Lønomkostninger: Lønkr (Afhænger af valutavalget under Administration > Globale indstillinger > Kalender) Løn%: Lønprocent Bemanding: Arbejdstimer Beregninger laves ved at trække nøgletallet over i feltet til højre klikke på beregningsymbolet og trække et nyt nøgetal over. Der skal vælges om det beregnede nøgletal skal vises med to decimaler. Da formlerne her kan vælges under både Budget, Plan og Faktisk, vil tallene for Oms, DKK, Prc og Timer bliver taget for henholdsvis Budget, Plan og Faktisk. FORMLER BUDGET, PLAN OG FAKTISK Der kan opsættes individuelle beregninger af nøgletal, der kan vises i planlægningsbilledet. F.eks. effektivitetsprocent. I nedenstående er der lavet formler til Budget Vælg Planlægning > Funktioner > Lønbudget > Nøgletalsvalg > Formler. vælg om det er Budget, Faktisk eller Planlægning beregninger der skal redigeres. Side 16 af 45 TimePlan Software A/S

17 LØNBUDGET - OPSÆTNING AF NØGLETAL Klik på Rediger i en af kolonnerne. Klik på Opret eller Ret for redigering af nøgletal. NB standardberegninger kan ikke ændres. Angiv et navn til nøgletallet og en beskrivelse af beregningens formål Opret en formel ved at trække nøgletallene, klik på + for at få fat i de enkelte nøgletal, over i feltet ovenover lommeregnere. Beregningen laves ved at klikke på tal og beregningssymbol. TimePlan Software A/S Side 17 af 45

18 MANUAL VERSION 7 OK gemmer formel og returnerer til hovedskærmen. OPSÆTNING AF VIS SAMLEDE OMKOSTNINGER Vælg Administration > Globale Indstillinger > Planlægning > Samlet lønomkostninger Side 18 af 45 TimePlan Software A/S

19 LØNBUDGET - OPSÆTNING AF VIS SAMLEDE OMKOSTNINGER Medtag lønkørselsperioder (Beregninger som under klargør løn): Vinduet Vis samlede omkostninger viser omkostninger på to måder. Den ene måde beregner lønomkostninger, som de vises i planen. Den anden måde beregner lønomkostninger, som de beregnes via lønkørsel. Marker dette punkt, så der kan vælges lønkørselsperioder som tidsinterval under Beregninger i vinduet Vis samlede lønomkostninger. Nu vises lønomkostningerne, som de beregnes ved en lønkørsel. Aktiver ved tilgang af planafdeling: Marker dette punkt, hvis vinduet Vis samlede lønomkostninger skal vises, når et nyt planlægningsvindue åbnes, og når der skiftes afdeling. Det er muligt herfra at vælge hvilken rettighedsprofil der skal kunne se lønbudget ved tilgang af planafdeling. Der kan vælges valgfri datointerval i vis lønomkostninger: Marker dette punkt, hvis der ønskes mulighed for at vælge et valgfrit datointerval under valg af lønperiode (Vis samlede lønomkostninger > Beregninger > Valgfri lønperiode). Omsætning og timer beregnes for hele måneden på baggrund af kørslens til-dato: Vælges denne funktion, forudsætter det, at valget Valgfri datointerval er aktiveret. Marker dette punkt for at beregne omsætning og timer for hele måneden på baggrund af kørslens tildato. Vælges flere lønperioder, beregnes omsætning og timer kun for den måned som tildatoen står i. Sygdomsfunktion: Her kan vælges en fraværstype, der efterfølgende specifikt beregnes på oversigten. Import af budget detaljer: Gør at man til kalender import kan importere budgettal, til lønsammensætning, som Feriepenge, MDR løn mm. Disse tal vises så i specifikation af lønbeløb. Vis subtotaler: Viser under Vis samlede omkostninger, subtotaler for de områder der er blevet markeret. Ved overskridelse vises negativt fortegne i tælleværk: TimePlan Software A/S Side 19 af 45

20 MANUAL VERSION 7 Hvis der vælges lønkørselsperioder i visningen af Vis samlede lønomkostninger, skal der opsættes følgende under Klargør løn. I Klargør løn markeres de lønperioder, der skal kunne vælges fra Vis samlede lønomkostninger. Det gøres ved at markere en lønperiode, højre-klikke med musen og vælge om lønperioden må vises i planen. Aktiverede lønperioder kan fravælges for visning på samme måde. DAGLIG BRUG AF LØNBUDGET Den daglige brug af modulet lønbudget foregår ved valg af nøgletal eller grafisk visning. Vælg visningerne under Planlægning > Funktioner > Lønbudget > Vis grafer eller Vis nøgletal. Fra Mine indstillinger > Indstillinger sættes hvorledes nøgletallene skal vises når brugeren starter sin TimePlan. Kompakt visning for nøgletal i planlægning: Betyder at nøgletalsvisningen vises med tallene for budget, plan og faktisk ved siden af hinanden. Vis nøgletal i planlægning: Betyder om der skal vises nøgletal ved start af TimePlan Side 20 af 45 TimePlan Software A/S

21 LØNBUDGET - DAGLIG BRUG AF LØNBUDGET Visningerne er også tilgængelige som knap fra standardopsætningen i værktøjslinjen nederst i skærmbilledet. Knappen skifter navn alt efter den aktuelle visning, hedder henholdsvis Skift nøgletalsvisning, Vis nøgletal og Vis grafisk. VIS GRAFER Viser grafer som omsætning, bemandning, behov, nøgletal, m.m. for de viste dage TimePlan Software A/S Side 21 af 45

22 MANUAL VERSION 7 Side 22 af 45 TimePlan Software A/S

23 LØNBUDGET - DAGLIG BRUG AF LØNBUDGET VIS NØGLETAL Ved Vis Nøgletal visning fremkommer afkrydsningsbokse nederst til højre side i planlægningsvinduet alt efter om det er en planafdeling eller en afdeling med underafdelinger. Hvis musen holdes henover en af boksene, vises en tekstbeskrivelse. Knapperne giver forskellige alternativer for at se hvor mange timer og penge, der bruges pr. dag/uge. Kort beskrivelse af knapperne (afkrydsningsbokse): Vis samlede omkostninger: Klik for at se overblik over lønudgifter for en valgt periode. Tæl personlige tillæg med: Inkluderer også medarbejdernes personlige tillæg i tallene og beregningerne. Tæl arbejdstid i alle afdelinger med: Betyder at disse tal, også inkluderer omkostninger for medarbejdere som er udlånt til en afdeling udenfor valgte afdelingshierarki. Står man i en statistik afdeling eller en planafdeling indeholdende underafdelinger, får man vist tallene for hele hierarkiet. Betyder at en medarbejders omkostninger kan komme til at indgå to gange såfremt denne mulighed ikke vælges fra øverste niveau i hierarkiet. Medregn arbejdstid i underafdelinger: Betyder at står man i en statistik afdeling eller en planafdeling indeholdende underafdelinger, får man vist tallene for hele hierarkiet, disse tal inkluderer ikke omkostninger for medarbejdere som er udlånt til en afdeling udenfor valgte afdelingshierarki. Vis samlede omsætning for underafdelinger (kan kun vælges når tæl arbejstid i alle afdelinger med er afkrydset) Vis beskeder fra kalender: Viser beskeder der er oprettet i kalenderen. Vis oprindeligt budget: Vises kun hvis man har valgt revideret budget. Forskellen mellem planlagt og faktisk tid som er sat fra nøgletalsvisningen er, at det er muligt at se forskellen mellem de planlagte tider og den tid, som medarbejderen faktisk arbejder, efter planen er godkendt. I bunden af planlægningsvinduet er nøgletallene lagt ind på dagene i tre eller fire sektioner (Fjerde sektion kan vises, hvis der er lagt revideret budget ind, og man vælger at både det Oprindelige budget og det reviderede budget, skal vises): Opr. Budget: Viser det oprindelig budget, hvis det er lagt reviderede budgettal ind. Budget: Viser de tal der er lagt ind som budgettal. Er der ikke lagt budgettal vil der vises 0. Er der lagt revideret budget ind, er det disse tal der vises her. Gdk. plan (godkendt plan): Viser de beløb som var i planlen i det øjeblik planlægningen blev godkendt (Planstatus grøn plan). Faktisk. Viser de tal der er i planen nu. Er der ikke ændret i planen efter godkendt, vil faktisk og godkendt tallene være ens. Straks der laves ændringer efter godkendt, vises det i tallene for faktisk. Brugeren har mulighed for at bestemme hvilke nøgletal, der skal vises på skærmen, ligesom brugeren har mulighed for at vise egne beregninger - se også under opsætning. I nedenstående skærmbillede vises nøgletallene Øverst. Hvis ikke de er vist, så vælg Administration > Globale Indstillinger > Planlægning > Budgetknapper > Vis nøgletal. TimePlan Software A/S Side 23 af 45

24 MANUAL VERSION 7 Nøgletallene kan vises i to visninger Kompaktvisning og Detaljeret visning, der kan skiftes mellem visningerne ved at klikke på Skift nøgletalsvisning. Nedenstående er kompaktvisning af nøgletal og visning af grafer. Nedenstående er Detaljeret visning af nøgletal og ingen visning af grafer (Der er klikket på Skjul grafer). Side 24 af 45 TimePlan Software A/S

25 LØNBUDGET - DAGLIG BRUG AF LØNBUDGET FARVER I NØGLETALSVISNING De røde og grønne farver på tallene markerer, at der er afvigelser mellem de budgetterede, planlagte eller faktiske tal. Kræver at der under Mine Indstillinger > Indstillinger > Farve er valgt Farve på afvigende nøgletal i planlægning. Røde tal betyder, at der er brugt for mange lønkroner eller at lønprocenten er højere end det budgetterede, dvs. negativt i forhold til budgettet. Grønne tal betyder, at der er planlagt/brugt mindre end det budgetterede, dvs. positivt i forhold til budgettet. Blå tal betyder, at den faktiske omsætning ikke er lagt ind. TimePlan Software A/S Side 25 af 45

26 MANUAL VERSION 7 SEKTIONER Sektionen Budget viser de budgetterede omsætningstal, lønbeløb, lønprocenter og timer. Sektionen Gdk. Plan (Godkend plan) viser hvordan tallene ser ud i den godkendte plan samt det samlede timeantal Hvis planen ikke er godkendt, vil lønkronerne og lønprocenten ændre sig, hver gang der foretages en ændring i planen, og afvigelser til Faktisk vil ikke være synlig. Sektionen Faktisk viser tallene efter, at de faktiske tider og tal er lagt ind. Hvis der er en stjernemarkering efter lønkronerne, lønprocenten og det samlede timeantal skyldes det, at der ikke er godkendt faktiske tider for alle medarbejdere i afdelingen den pågældende dag. Blå tal betyder, at den faktiske omsætning ikke er lagt ind. Er der U eller P efter et tal i en sektion, betyder det at der er Ugeovertid eller Periodeovertid på og hvad det koster. Omkostningen udløses den sidste dag i perioden, Indikationen på at der enten er udløst Uge- eller Periodeovertid vil vises på søndagen i den uge overtiden bliver udløst. VIS SAMLEDE OMKOSTNINGER Vinduet Vis samlede omkostninger giver et overblik over omsætning, timeforbrug, lønbeløb., løn i % for en given periode. Nøgletal vises som budget, planlagt og faktisk. Overblikket kan gives for den Aktuelle afdeling (Grå) eller for alle afdelinger, hvis der er valgt enten en statistik afdeling (Rød) eller en overafdeling (Grøn) og der er markeret i boksen nederste til højre Tæl arbejdstid i underafdelingerne med Budgetteret omsætning, timeantal og lønudgifter udregnes forholdsmæssigt i henhold til det valgte antal dage i forhold til månedsbudgettet. Side 26 af 45 TimePlan Software A/S

27 LØNBUDGET - ÅBN VIS SAMLEDE OMKOSTNINGER ÅBN VIS SAMLEDE OMKOSTNINGER Vinduet Vis samlede omkostninger starter automatisk op sammen med planlægningsvinduet i TimePlan, hvis dette er opsat under Administration > Globale Indstillinger > Planlægning > Samlet lønomkostninger. Vælg vinduet manuelt som følger: Vælg visningen under Planlægning > Funktioner > Vis grafisk / Vis nøgletal. Hold musen over en af de hvide bokse nederst til højre for at få hint, og klik på boksen Vis samlede omkostninger eller klik på knappen Vis samlede omkostninger. TimePlan Software A/S Side 27 af 45

28 MANUAL VERSION 7 GENERELT Beregninger: Vælg den periode, som der ønskes vist nøgletal for. Øverst vises budgetteret, planlagt og faktisk omsætning, lønbeløb, løn % og timeforbrug. Specifikationer: Specifikation af afspadseringssaldoen og fravær i perioden Planlægningsfejl i OK-perioden: Viser omkostninger for planlægningsfejl i overenskomstperioden. Udskriv: Nederst i skærmbilledet er der mulighed for at udskrive den samlede oversigt samt at medtage specifikationerne med på udskriften. PERIODE FOR VISNING Under Beregninger er der mulighed for at vælge forskellige perioder for visning af lønomkostninger, omsætning, nøgletal, afspadsering og sygefravær. Planlægningsfejl vises dog altid for hele overenskomstplanperioden (Planlægningsfejl i OK-Planperiode). Planlægningsbilledet: Nøgletal for den periode, som planlægningsbilledet i baggrunden viser. Valgfri dato: Vælg datointerval for visning. Klik herefter på beregn. Fra sidste lønlåste dato: Viser nøgletal fra sidste lønlåste dato. Side 28 af 45 TimePlan Software A/S

29 LØNBUDGET - ÅBN VIS SAMLEDE OMKOSTNINGER Indev. uge til gårs dato: Fra mandag (ugestart) i indeværende uge til dagen i går. Indev. måned til gårs dato: Fra den 1. i måneden til dagen i går. Indev. år til gårs dato: Fra den 01.01xx til dagen i går. Indeværende lønperiode: Viser nøgletal for indeværende lønperiode. Er der ingen aktuel lønperiode, vises, at der ingen lønperiode er. Lønperioder vælges under klargør løn, hvor der vælges om de skal kunne vises i planen. Valgfri lønperiode: Viser de lønperioder, som er valgt under klargør løn. Hvis der er oprettet lønperiode datointerval, vil denne kunne følge planen på samme måde som valgfri datointerval. Akkumuleret (Valgfri periode): Viser de Akkumulerede data for en ønsket periode, hvor der sammenlignes et antal perioder bagud. o o o o Akk. periode fra: Her vælges den dato, hvorfra omsætning og lønudgifter skal akkumuleres fra. Der vil blive akkumuleret til den dato, som bliver valgt i feltet dato til. Dato fra: Herfra sættes den dato hvor den valgfrie periode skal starte. Dato til: Herfra vælges den dato, hvor den valgfrie periode skal gå til. Dette er også den dato som den akkumulerede periode går til. Antal: Her sættes det antal perioder der skal sammenlignes bagud. Der kan maks. vælges 3. Sammenlign bagud i: Her vælges om der skal sammenlignes på: År Kvartaler Måneder Uger Dage TimePlan Software A/S Side 29 af 45

30 MANUAL VERSION 7 o o o o Beregn: Knappen Beregn, udfører beregninger for det er blevet valgt i de foregående felter. Beregningsvinduet: Viser Budget og faktiske tal for både omsætning, timeforbrug, løn og løn % for de perioder der er blevet valgt. Under beregningsvinduet vises til venstre hvilke dato interval der beregnet for valgfri periode og til højre vises datointerval for akkumuleret periode. Begge vist, for det valgte antal perioder bagud. Antal måneder beregning i fremtiden: Her vælges det antal måneder frem i tiden der skal med på udskriften. Der kan vælges op til 6 måneder. Akkumuler 1 år frem: Vil der ved klik på beregn blive lavet en akkumuleret periode for et år frem i tiden fra den dato hvor perioden skal akkumuleres fra, dette kan eksempel være næste regnskabsår. o o Medtag fiktive medarbejdere: Betyder at det er muligt at medtage fiktive medarbejdere på udskriften. Som default medtages de fiktive medarbejdere. Udskriften vil også vise om fiktive medarbejdere er inkluderet i udskriften. Udskriv: Klikkes der på knappen udskriv, fås en rapport over de akkumulerede udgifter og omsætning. Under løn og timeforbrug for den valgfrie periode er det muligt at se hvordan fraværstimerne fordeler sig på betalte og ikke betalte timer for godkendt plan på den valgte akkumulerede periode. Disse tal gælder for Plan og faktisk timer og differencen mellem disse. Side 30 af 45 TimePlan Software A/S

31 LØNBUDGET - ÅBN VIS SAMLEDE OMKOSTNINGER Fra udskriften er det også muligt af se faktisk, budget og difference for hele den akkumulerede periode (Her kalenderåret ved valg af Akkumuleret ét år frem da akkumuleret periode fra er sat til den 1. januar) TimePlan Software A/S Side 31 af 45

32 MANUAL VERSION 7 For hver beregning er det muligt at indskrive egne kommentarer ved at klikke på Egen Notat. Side 32 af 45 TimePlan Software A/S

33 LØNBUDGET - ÅBN VIS SAMLEDE OMKOSTNINGER Det er endvidere muligt at angive forslag til næste års løn for samme måned ved at klikke på Indtast beløb, hvorefter en rude til indskrivning af lønbeløb og evt. løn procent åbnes. TimePlan Software A/S Side 33 af 45

34 MANUAL VERSION 7 Tast den foreslåede løn og angiv derefter en evt. lønprocent. Og der vil på udskriften vises en beregning af det forslåede. Side 34 af 45 TimePlan Software A/S

35 LØNBUDGET - ÅBN VIS SAMLEDE OMKOSTNINGER Rapporten kan herefter gemmes direkte på afdelingen eller sendes til en kontrollant som en udskrift ved at vælge Gem eller udskrift øverst i udskrift billedet. For at kunne sende rapporten som en , kræves det at der på ejer-afdelingen (den overordnede statistik afdeling eller planafdeling med underafdelinger) er opsat en adresse som modtager. Rapport vil altid blive sendt til ejer-afdelingen, men kan sendes som en kopi til en anden kontrollant, ved at klikke i Send kopi til og skrive en anden mail-adresse. TimePlan Software A/S Side 35 af 45

36 MANUAL VERSION 7 Gemmes udskriften kan den findes fra Administration > Afdelinger marker den ønskede afdeling > Ret/dobbeltklik > Journal. Vælg rapporten og klik Vis Udskrift Side 36 af 45 TimePlan Software A/S

37 LØNBUDGET - ÅBN VIS SAMLEDE OMKOSTNINGER Egne notater kan redigeres fra denne visning, ved at klikke på Egen notat, og de kan kopieres og indsættes vha. genvejstasterne Ctrl + C og Ctrl + V. Øverst på visningen af rapporter på afdelinger er der en knap til indskrivning af bemærkninger. TimePlan Software A/S Side 37 af 45

38 MANUAL VERSION 7 Disse bemærkninger vil derefter blive vist nederst på rapporten og blive vist med oprettelsesdato bruger og bemærkning. Akkumuleret lønperioder: Det er fra Vis samlede omkostning muligt at vælge Valgfri lønperiode på Akkumuleret, således at det bliver beregnet som løn. Vælger man Akkumuleret (Valgfri lønperiode), vises der en drop Down for lønperioderne der er valgt til at kunne vises i planen. Under denne drop Down kan man se datointervallet for den valgte lønperiode. Side 38 af 45 TimePlan Software A/S

39 LØNBUDGET - ÅBN VIS SAMLEDE OMKOSTNINGER Når der klikkes på Beregn, vises de akkumulerede data for den valgte lønperiode, sammen med de andre opsætninger. PLANLÆGNINGSFEJL OVERBLIK Planlægningsfejl i OK-periode, er ikke knyttet til den periode, der laves beregninger for. Tallene illustrerer, hvor optimalt afdelingerne har udnyttet de viste medarbejdere i overenskomstperioden. TimePlan Software A/S Side 39 af 45

40 MANUAL VERSION 7 Tallene er altid udregnet for én overenskomstperiode (den periode, som startdatoen indgår i). Derfor vil det i mange tilfælde være de samme tal, der vises her, uanset hvilken periode, der laves beregning på, så længe startdatoen ligger indenfor en given overenskomstperiode. Tallene kan dog ændre sig, men det er kun i de tilfælde, hvor medarbejdernes overenskomster ikke har samme start-/slutdatoer. Vælges en beregning, hvor Dato fra og Dato til svarer til start/slut på en given overenskomstperiode (f.eks. 16 uger), kan tallene i Planlægningsfejl holdes op imod tallene i Beregninger og Specifikationer. Under fanebladet Generelt i sektionen Planlægningsfejl i OK-Planperiode vises oversigt for planlægningsfejl i overenskomstperioden: Periodens undertimer (Gult tælleværk): Tælleværket viser, at der er for få timer i perioden, i forhold til medarbejderens NormTimer. Det kan f.eks. være en medarbejder, der er månedslønnet, og ansat til 592 timer på 16 uger (16 uger x 37 timer). Denne medarbejder har måske kun haft 588 timer, og har således 4 timer for lidt. Dette er periodens undertimer. % af timer: Forholdet mellem [det totale faktiske timetal i perioden for alle medarbejdere] og [antallet af undertimer] Beløb: Prisen på undertimerne. Udregnet på baggrund af den enkelte medarbejders fastsatte eller beregnede timeløn. Periodeovertimer (Rødt tælleværk): Er timer, der planlagt ud over det maksimale, der tillades på de enkelte overenskomster (f.eks. 592 timer). Der betales 50 % eller 100 % i tillæg for disse timer. Det kan sidestilles med overarbejde, men det er overarbejde, som udløses automatisk via ændringer i ikke Side 40 af 45 TimePlan Software A/S

41 LØNBUDGET - SPECIFIKATION AF LØNBELØB godkendt plan eller tilføring af aftalte ændringer. Timer: Det samlede antal overtimer i perioden for alle medarbejdere. % af timer: Forholdet mellem [det totale faktiske timetal i perioden for alle medarbejdere] og [antallet af overtimer] Beløb: Prisen på overtimerne. Udregnet på baggrund af den enkelte medarbejders fastsatte eller beregnede timeløn. Dertil er lagt prisen på det tillæg, som udløser (typisk 50 % eller 100 % af timelønnen) Ugeovertimer (Rødt tælleværk): Ugeovertimer er timer, der er udløst fordi medarbejderen har flere timer på én uge end det tillades i flg. overenskomsten. Timer: Det samlede antal overtimer i alle uger i perioden for alle medarbejdere. % af timer: Forholdet mellem [det totale faktiske timetal i perioden for alle medarbejdere] og [antallet af ugeovertimer] Beløb: Prisen på ugeovertimerne. Udregnet på baggrund af den enkelte medarbejders fastsatte eller beregnede timeløn. Dertil er lagt prisen på det tillæg, som udløses (typisk 50 % eller 100 % af timelønnen) Tillæg: Under ovenstående periodeunder- og -overtimer vises omkostninger for tillæg, f.eks. 50 % tillæg og 100 % tillæg. Man kan således se, hvordan overtimerne (både periode- / uge -over og undertimer) er fordelt på de tillæg, der udløses. Timerne her er de samme timer, der er vist ved periode- og ugeovertimer. SPECIFIKATION AF LØNBELØB Herfra udspecificeres hvordan lønudgiften specificeres på månedsløn, timeløn og diverse tillæg. TimePlan Software A/S Side 41 af 45

42 MANUAL VERSION 7 FRAVÆR Under fravær er det muligt at se hvor meget og hvilken typer fravær der har været i den valgte periode. Om der vises en eller flere faner under fravær afhænger af om tillægsmodulet Feriesaldostyring er med i installationen. ØVRIGE FRAVÆR Under fravær er det muligt at se hvor mange timers fravær der fratrækkes de aktive arbejdstimer for den valgte periode, Fanerne Ferie og Feriefri vises kun, når tillægsmodulet Feriesaldostyring er i brug Side 42 af 45 TimePlan Software A/S

43 LØNBUDGET - PLANLÆGNINGSFEJL SPECIFICERET FERIE Viser hvilke medarbejdere der har afholdt ferie, hvilke datoer og hvor meget ferie de har brugt i timer og minutter. FERIEFRI Viser hvilke medarbejdere der har afholdt feriefri i den valgte periode. Feriefri vises i timer. PLANLÆGNINGSFEJL SPECIFICERET Planlægningsfejl på de enkelte medarbejdere i en OK (overenskomst) planperiode kan vises detaljeret. Under fanebladet Specifikation af OK planlægningsfejl kan man se hvilke medarbejdere der ligger planlægningsfejl på. Fejlene er angivet i timer og minutter og hvilken dato over/under timerne er udløst. Specifikationen er delt op Periodens undertimer(gult tælleværk), Ugeovertimer (Rødt tælleværk) og Periodeovertimer (Rødt tælleværk). Specifikationen kan medtages i udskriften af den samlede oversigt over omsætning og lønudgifter. TimePlan Software A/S Side 43 af 45

44 MANUAL VERSION 7 TIMEOPGØRELSEN KAN VISES FRA SPECIFIKATION AF OK PLANLÆGNINGSFEJL Timeopgørelsen kan vises direkte fra Specifikationen ved at højre klikke på medarbejderen. Herfra kan man også tilgå medarbejderes stamkort. Timeopgørelsen kan også tilgås ved at dobbeltklikke på medarbejdernavnet. Side 44 af 45 TimePlan Software A/S

45 LØNBUDGET - PLANLÆGNINGSFEJL SPECIFICERET Timeopgørelsen viser den periode der er beregnet for. Man kan nu se nærmere på årsagen til eventuelle gule og røde tælleværker. TimePlan Software A/S Side 45 af 45