Referat J.nr.: U Ref: EM

Transkript

1 Referat J.nr.: U Ref: EM Mødeforum: Bestyrelsen for VIA University College Dato: Den 26. marts 2012 Tid: Kl Sted: Mødeleder: Deltagere: Campus Holstebro, Gl. Struervej 1, 7500 Holstebro (mødelokale 367) Johannes Flensted-Jensen Johannes Flensted-Jensen, Jørgen Nørby, Anita Jacobsen, Thor Jensen, Jeppe Hvas Andersen, Allan Rakesh Meineche, Mette Thunø, Keld Bach Nielsen, Henning Pedersen (deltog i punkterne 1-3), Lis Randa, Bodil Vilmand-Olsen, Peter Stampe, Anders Kühnau (deltog i punkterne 1-3), Lennart Olausson og Astrid Johanne Bårdgard. Rektor Harald Mikkelsen, professionshøjskoledirektør Asbjørn Christensen, prorektor Peter Friese, sekretariatschef Anders Leth Jensen, chefkonsulent David Erichsen. Gæster under punkt 3: Fra revisionsfirmaet deltog Jakob Ditlevsen og Erling Hansen. Afbud: Referent: Tonni Nørgaard, Martha Møller AC-fuldmægtig Elvir Maleskic Dagsorden Beslutnings- og drøftelsessager 1. Godkendelse af dagsorden 2. Undertegnelse af referat af bestyrelsesmøde den 30. januar 2012 (Bilag 02) 3. Godkendelse og undertegnelse af årsrapport samt revisionsprotokollat 2011 (Bilag 03a og 03b) 4. VIAs Operation (Bilag 04) 5. LUKKET PUNKT Orienteringssager 6. Orientering om formidling af Vision for VIA (Bilag uddeles på mødet) 7. Orientering om tilpasninger i Center for Undervisningsmidler (CFU) og Højskolen for Videreuddannelse- og Kompetenceudvikling (VOK) på baggrund af ændrede økonomiske vilkår (Bilag 07) 8. Kendskabs- og omdømmemåling (Bilag 08)

2 9. Orientering om Kvote 2-ansøgningsstal, 15. marts 2012 (Bilag 09) 10. Andre sager 11. Eventuelt Afbud bedes meddelt til Elvir Maleskic hurtigst muligt, dog senest torsdag den 22. marts kl , og tlf.: Der vil blive serveret middag ved mødets afslutning. Med venlig hilsen Johannes Flensted-Jensen Udarbejdet af: ALJ/EM Side 2 af 8

3 Kommenteret dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden Under dette punkt er der mulighed for at kommentere dagsordenen og eventuelt stille forslag til behandling af punkter, som ikke er medtaget på nærværende dagsorden. Det indstilles, at bestyrelsen godkender dagsordenen. Dagsordenen blev godkendt. 2. Undertegnelse af referat af bestyrelsesmøde den 30. januar 2012 (Bilag 02) Som bilag 02 B er vedlagt referat af mødet i bestyrelsen den 30. januar Referatet har været i høring i perioden fredag den 10. februar til tirsdag den 21. februar. Der indkom ikke ændringsønsker i perioden, hvorfor referatet anses for godkendt. Det indstilles, at referatet undertegnes. Referatet blev undertegnet. 3. Godkendelse og undertegnelse af årsrapport samt revisionsprotokollat 2011 (Bilag 03a og 03b) Professionshøjskoledirektør Asbjørn Christensen vil fremlægge årsrapport 2011, jf. bilag 03a, og revisionen ved Jakob Ditlevsen og Erling Hansen vil fremlægge revisionsprotokollat for 2011, jf. bilag 03b. Materialet udsendes i elektronisk form, men der gøres samtidig opmærksom på, at de trykte udgaver af både årsrapport og revisionsprotokollat vil blive uddelt ved selve mødet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender og underskriver henholdsvis årsrapport samt revisionsprotokollat for De trykte udgaver af årsrapport og revisionsprotokollatet for 2011 var delt ud ved mødets begyndelse. Asbjørn Christensen indledte behandlingen med en grundig gennemgang af årsrapporten for 2011, og hovedbudskaberne var: at VIAs økonomi grundlæggende er sund, og at institutionen kommer ud af 2011 med et driftsoverskud på 1,3 mio. kr. at institutionen fra 2010 til 2011 har oplevet en omsætningstilbagegang, hvilket primært skyldes, at VIA har udspaltet erhvervsuddannelserne i Horsens (svarende til ca. 180 mio. kr.), dog er tilbagegangen ved at blive indhentet på grund af en generel stigning i antallet af studerende at det er lykkedes at imødegå de reducerede taxameterindtægter ved generelt at sænke omkostningerne at udviklingen i flere indekstal viser, at omkostninger til ledelse og administration, herunder lønudgifter og antallet af medarbejdere, er faldende og udviklingen går i Udarbejdet af: ALJ/EM Side 3 af 8

4 retning af, at flere og flere medarbejdere bruges til kerneydelsen og færre og færre på det administrative område Rektoratets vurdering var, at et resultat på 1,3 mio. er et tilfredsstillende resultat, idet man dermed har realiseret det oprindeligt budgetterede overskud. De studerendes repræsentanter spurgte til, hvorfor de samlede omkostninger til undervisningen faldt, når der samtidig havde været en fremgang i STÅ. Der blev svaret hertil, at dette er et resultat af de nødvendige tilpasninger, som er foretaget som en konsekvens af de reducerede taxamerindtægter til undervisningen. VIAs revisorer Erling Hansen og Jakob Ditlevsen fra Deloitte holdt efterfølgende et oplæg om revisionsprotokollat Revisionens konklusion er, at årsrapporten påtegnes uden forbehold eller krav om supplerende oplysninger, og at der ingen kritiske bemærkninger er til den måde, institutionen forvalter offentlige midler på. I gennemgangen af selve protokollen fremhævede revisionen to bemærkninger, gående på: Indkøbs- og fakturaflowsystem IndFak Udbetaling af engangsvederlag for særlig indsats i én af VIAs højskoler med manglende overholdelse af dokumentationskrav I revisorernes redegørelse blev der derudover fremhævet en række særlige forhold, som vil skulle have ledelsens bevågenhed fremadrettet, herunder: Internationale studerende og den ændrede tilskudsinstruks for professionshøjskoler (PH-instruks) Likviditet Interne kontroller og prognoser Bestyrelsen var bekymret for de potentielle vidtrækkende konsekvenser for VIA, som den ændrede instruks ville kunne medføre, hvis 1:1-reglen også skulle omfatte studerende fra EU/EØS, idet VIA modtager langt flere indgående end udgående studerende fra EU og EØS lande. Der pågår fortsat drøftelser med Uddannelsesministeriet om sagen, men ændringerne vil i værste fald betyde et mindre tilskud til VIA på ca. 37 mio.kr. I den sammenhæng drøftede bestyrelsen også det faldende antal danske studerende, der rejser til udlandet, og det blev aftalt, at der til temadrøftelsen om internationalisering den 10. september udarbejdes et notat med en redegørelse for de tiltag, der kan gøres for at styrke den udgående mobilitet blandt de studerende. Revisionen har noteret sig, at VIAs aktuelle likviditetsgrad ikke er i overensstemmelse med den af bestyrelsen vedtagne økonomiske strategi og anbefalede, at VIAs ledelse fortsat har fokus på institutionens likviditet og sikrer, at denne er på et tilfredsstillende niveau. Bestyrelsen enedes om at bede rektoratet om at udarbejde et oplæg med henblik på en drøftelse i bestyrelsen om den fremadrettede håndtering af sagen. På mødet udveksledes synspunkter om mulige måder at håndtere sagen på, herunder mulighederne for at justere strategien eller alternativt at øge likviditetsgraden ved låneoptagelse. Eftersom der har været væsentlige afvigelser mellem det realiserede årsresultat og Udarbejdet af: ALJ/EM Side 4 af 8

5 årsprognoser, vil der fremadrettet være fokus på at styrke de interne kontroller, herunder den tværgående controlling. Bestyrelsesformanden roste ledelsen og ansatte i VIA for at have leveret et tilfredsstillende regnskabsresultat og anbefalede bestyrelsen at godkende årsrapporten, dog med den bemærkning, at ledelsen, jf. dagens drøftelse, fremadrettet har opmærksomhed på likviditet, internationale studerende/udgående mobilitet og de interne kontroller. Der var i bestyrelsen ikke yderligere bemærkninger til årsrapporten og revisionsprotokollatet. Årsrapport og revisionsprotokollat for 2011 blev herefter godkendt og undertegnet. 4. VIAs Operation (Bilag 04) Som nævnt på tidligere bestyrelsesmøder har VIAs ledelse siden slutningen af 2010 gennemført en større analyseproces, VIAs operation, med henblik på at sikre de bedst mulige udviklingsmuligheder for VIA i de kommende år, trods faldende taxameterstørrelser og øvrige varslede besparelser. Analyserne er dels gennemført af medarbejdere og arbejdsgrupper internt i VIA, dels i samarbejde med Rambøll Management Consulting. I starten af februar afleverede Styregruppen for VIAs operation sin endelige opsamling og indstilling vedrørende VIAs operation til rektoratet. På baggrund af styregruppens indstilling og Rambølls analyserapport har rektoratet i løbet af februar måned drøftet sagen meget indgående og har efterfølgende truffet en foreløbig beslutning om, hvor stor en del af det økonomiske potentiale, der skal realiseres, og hvordan dette kan udmøntes. I løbet af marts måned har rektoratets foreløbige beslutning været fremlagt til drøftelse i professionshøjskoleledelsen, i hovedsamarbejdsudvalget samt på et seminar for alle ledere i VIA. Der har desuden været en intern høringsfase, hvor medarbejdere, ledelsesfora, samarbejdsudvalg og de studerendes råd har haft mulighed for at indsende kommentarer til den foreløbige beslutning. Der træffes endelig beslutning senest 30. marts Det indstilles, at bestyrelsen anmoder rektoratet om, at der i budgetterne for de kommende fire år indarbejdes budgetforbedringer inden for en ramme på cirka 142 mio. kr. på grundlag af det katalog, som er fremkommet under arbejdet med VIAs operation, jf. bilag 04. Asbjørn Christensen fremkom indledningsvist med en redegørelse for processen hidtil samt de økonomiske analyser, der har dannet baggrunden for VIAs Operation. Det blev fremhævet, at den endelige beslutning vil basere sig på det kendte analysegrundlag, de helt aktuelle prognoser for økonomien i 2012 samt de hidtidige drøftelser, der har været i samarbejdssystemet og ledelsen. Det vil ligeledes være altafgørende for rektoratet, at forfølge ambitionen om at frigøre flest mulige ressourcer til at understøtte VIAs strategiske mål i forhold til udvikling af uddannelses- og FoU-aktiviteterne. Udarbejdet af: ALJ/EM Side 5 af 8

6 Der blev spurgt til, om der i VIAs Operation er taget stilling til globaliseringsmidlerne. Rektor Harald Mikkelsen afklarede, at globaliseringsmidlerne ikke er regnet ind i talgrundlaget for VIAs Operation, og at der først vil komme en endelig afklaring om globaliseringsmidlerne i det sene efterår. Rektor sagde, at VIA dermed løber en risiko for et ikke ubetydeligt underskud i Bestyrelsen drøftede ganske kort, hvilke handlemuligheder, der vil være for VIA, hvis globaliseringsmidlerne helt eller delvist bortfalder. De studerendes repræsentanter spurgte til, om det er muligt at læse de indkomne høringssvar, hvortil der blev svaret bekræftende, idet disse er tilgængelige på VIAs intranet, som bestyrelsesmedlemmer også har adgangskode til. Der var i bestyrelsen flere spørgsmål til implementeringen af de beslutninger, der træffes. Implementeringsprocessen blev herefter skitseret, og rektoratet fremhævede, at implementeringen vil ske over en årrække og løbende vil blive tilpasset den aktuelle økonomiske situation i institutionen. De studerendes repræsentanter ønskede ført til referat, at de vil finde det hensigtsmæssigt, at budgetforbedringerne sker med mindst muligt påvirkning for de studerende. Harald Mikkelsen svarede hertil, at så store budgetforbedringer ikke kan opnås uden, at de studerende mærker det, men at man inden igangsættelsen af VIAs operation havde formuleret nogle principper, der skulle gælde for hele processen. Et af principperne havde været at sikre, at effektiviseringer og optimeringer har mindst mulig negativ effekt for VIAs primære interessenter som studerende, og dette princip er fastholdt. Asbjørn Christensen tilføjede, at det derudover vil være en præmis for tilpasningerne i uddannelserne, at der ikke må justeres ned på undervisningstimetallet. Bestyrelsen fulgte herefter indstillingen. 5. LUKKET PUNKT Orienteringssager 6. Orientering om formidling af Vision for VIA (Bilag uddeles på mødet) Bestyrelsen vedtog på mødet den 12.december en ny vision for VIA. Visionen foreligger nu i en redesignet grafisk udgave, som vil blive uddelt på bestyrelsesmødet. Visionen foreligger også i en elektronisk udgave, der indeholder en animationsfilm og en række interviews, som kan hentes på følgende link: Rektor Harald Mikkelsen vil knytte et par bemærkninger til det uddelte materiale. Der gøres opmærksom på, at det videre arbejde med visionen ikke vil blive uddybende beskrevet på det nærværende møde, idet dette - som tidligere annonceret - er planlagt til mødet den 24. maj, hvor bestyrelsen mødes med repræsentanter for uddannelsesudvalg. Udarbejdet af: ALJ/EM Side 6 af 8

7 Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Den trykte udgave af visionen blev uddelt og Harald Mikkelsen kommenterede, at visionen også er blevet animeret og opfordrede bestyrelsen til at se/læse den elektroniske udgave på VIAs hjemmeside. Der blev nævnt, at der nu i forlængelse af visionsprocessen vil blive igangsat en strategiproces med henblik på udarbejdelse af en ny toårig strategi. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 7. Orientering om tilpasninger i Center for Undervisningsmidler (CFU) og Højskolen for Videreuddannelse- og Kompetenceudvikling (VOK) på baggrund af ændrede økonomiske vilkår (Bilag 07) I de kommende år vil VIA som andre offentlige institutioner stå over for store krav om besparelser og øget effektivisering. CFU og VOK vil stå over for særligt markante udfordringer. I vedlagte notat orienteres bestyrelsen om de tilpasninger, der vil blive foretaget på de to områder med henblik på at imødegå de nævnte udfordringer. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. De studerendes repræsentanter påpegede, at det vil være vigtigt at sikre, at lærerstuderende i starten af deres uddannelse gives mulighed for at besøge CFUinformationsafdelingen i Herning, når denne placeres i en by, hvor der ikke er en læreruddannelse. Med denne bemærkning tog bestyrelsen orienteringen til efterretning. 8. Kendskabs- og omdømmemåling (Bilag 08) Til bestyrelsens orientering vedlægges resultatet af en kendskabs- og omdømmemåling for VIA gennemført i maj Generelt kan det konkluderes, at VIA i perioden 2009 til 2011 har forbedret kendskabet til navn og logo. Det kan ligeledes konkluderes, at VIA har forbedret sit omdømme markant i perioden 2009 til 2011, samt at respondenterne i stadig større grad forbinder VIA med de tre kerneværdier. Der gøres opmærksom på at bilaget er et tre siders resumé af rapporten VIA University College, Kendskabs- og omdømmemåling 2011, som er på over 100 sider, og som kan rekvireres ved henvendelse til sekretariatet. Sidst VIA målte på omdømme og kendskab for VIA var i efteråret 09. Målingen er i forhold til tidligere blevet justeret på flere områder, så den fremadrettet giver mest mening ifht. til VIAs dækningsområde, organisering og campusstrategi. VIAs Kommunikationsafdeling er ved at gå resultaterne igennem og vil efter sommerferien melde ud internt i VIA og til omverdenen. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Udarbejdet af: ALJ/EM Side 7 af 8

8 Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 9. Orientering om Kvote 2-ansøgningsstal, 15. marts 2012 (Bilag 09) VIA University College har i år modtaget over kvote 2-ansøgninger. Det er en stigning på ca. 13 procent i forhold til sidste år. Som bilag 09 vedlægges en oversigt over ansøgningstal for institutionen samlet samt opdelt på de enkelte uddannelser og uddannelsessteder. Der gøres opmærksom på, at der er tale om prognosetal og et øjebliksbillede pr. 16. marts, og at der i vedlagte oversigt ved ganske få uddannelser ikke fremgår ansøgningstal, idet man i skrivende stund fortsat arbejder på at kvalificere talmaterialet. Bilaget kan med fordel udskrives på A3. For mere information om Kvote 2-ansøgningsfristen, herunder om den udsendte pressemeddelelse, henvises til pressesite på VIAs hjemmeside: Rektor Harald Mikkelsen vil ved mødet give en kort supplerende orientering om sagen. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Der var i bestyrelsen tilfredshed med fremgangen i ansøgertallene. Der var en enkelt forespørgsel til sammenhængen mellem kvote 2 og kvote 1, hvortil der blev svaret, at der som udgangspunkt er en sammenhæng, men at der ved nogle uddannelsessteder dog er en vis tradition for, at man indhenter et ansøgningsfald ved Kvote 2 med bedre tal ved Kvote 1. Harald Mikkelsen orienterede om, at det er særligt glædeligt, at fremgangen sker med baggrund i en generel negativ presseomtale om beskæftigelsessituationen i professionerne, og at det vurderes, at læreruddannelsen har været særligt ramt af den negative omtale, hvilket har resulteret i, at uddannelsen i hele landet, med mindre regionale forskelle, har oplevet en tilbagegang i ansøgningstallene. Det blev også nævnt, at den presseomtale, VIA har fået i forbindelse med kvote 2 i perioden den 15. marts, er dobbelt så stor, som den omtale alle andre professionshøjskoler har fået tilsammen. Herefter tog bestyrelsen orienteringen til efterretning. 10. Andre sager i.a.b. 11. Eventuelt i.a.b. Udarbejdet af: ALJ/EM Side 8 af 8