Den optimale drift- og vedligeholdelsesproces. 04. september fm3.dk september

Transkript

1 Den optimale drift- og vedligeholdelsesproces 04. september 2012 fm3.dk september

2 Proces for vedligeholdelse? fm3.dk september

3 Workshop 1: Udformning af den optimale drift- og vedligeholdelsesproces Etablering af processer for den gode vedligeholdelsesplan Videndeling mellem bygherrefunktionen og driften Drift og vedligehold som informationsgrundlag for porteføljestyring fm3.dk september

4 De 5 workshops 1: Udformning af den optimale drift- og vedligeholdelsesproces 04. sept. 2: Forberedelse, bygningstjek og datagrundlag 25. sept. 3: Prioritering, budgettering og udførelse 10. okt. 4: Nøgletal, opfølgning og læring 20. nov. 5: IT-værktøjer til drift og vedligehold 04. dec. fm3.dk september

5 Præsentation 1) Hvilken rolle/arbejdsopgaver har du? 2) Hvilket udbytte forventer du af kurset og hvilke temaer synes du der skal være fokus på? 3) Hvad er dine arbejdsmæssige udfordringer i relation til D/V? fm3.dk september

6 Program Introduktion og præsentation D/V baggrund og behov Kaffe/The Cirklen Frokost D/V erne i drømmeland Udformning af den optimale drift- og vedligeholdelsesproces Kaffe/The, frugt og kage Proces fortsat (Start på handlingsplan) fm3.dk september

7 Udbytte - Udbygning af dit faglige netværk med ligesindede - Indblik i og anvendelse af nye værktøjer - Kendskab til cases og andres erfaringer - Helhedsorientering i forhold til især bygherrefunktionen - Personlige handlingsplaner fm3.dk september

8 1:5:200 the whole life cost of operating and owning commercial office buildings is illustrated by the following ratios: Construction Cost 1 Maintenance and Building Operating Costs 5 Business Operating Costs there is a good deal of evidence that the building itself, if properly designed and managed, can lead to significant improvements in productivity. fm3.dk september

9 Kommunerne 2009: ~ 31 mio. m 2 ~ 2.76 mia til D/V ~ 90 kr/m2 fm3.dk september

10 fm3.dk september

11 fm3.dk september

12 fm3.dk september

13 Kvalitetsniveau 1 Ny 2 Slidt 3 4 Defekt 5 Efterslæb fm3.dk september

14 Kvalitetsniveau Forebyggende vedligehold Ny Slidt Acceptabelt kvalitetsmæssige spænd Defekt Efterslæb fm3.dk september

15 Kvalitetsniveau Afhjælpende vedligehold Forebyggende vedligehold Oprettende vedligehold Ny Slidt Opstået skade Defekt Efterslæb fm3.dk september

16 Kvalitetsniveau 1 Forbedrende Ny 2 Slidt 3 4 Defekt 5 fm3.dk september

17 Strategi for vedligeholdelse Tilstandsbaseret Vedligeholdelsesaktiviteterne prioriteres og fastlægges på grundlag af systematisk og løbende tilstandsvurdering Intervalbaseret Vedligeholdelsesaktiviteterne sker med fastlagte mellemrum for de enkelte bygningsdele Risikobaseret Vedligeholdelsesaktiviteterne prioriteres og fastlægges med udgangspunkt i en risikovurdering fm3.dk september

18 Hvilke udfordringer har vi altid? (tid/penge/kompetencer ) fm3.dk september

19 Videndeling mellem bygherrefunktionen og driften fm3.dk september

20 Ejendoms cirkel Portefølje-ejer Driftsherre Planlægning - Prognoser - Scenarier - Analyser Porteføljestrategi Vedligeholdelsesplaner Drift og service - Vedligehold - Servicering - Forsyning - Administration Beslutning - Køb/salg - Leje - Bygge Investor Strategisk Portefølje + Investor Taktisk Projekter Byggeri - Nybygning - Til- og ombygning - Renovering Bygherre Operationelt Vedligehold Projektstyring fm3.dk september

21 Byggeproces m. Facilities Management Bidrag Idé Planlægning Projektering Udførelse Aflevering Drift start Portefølje strategi Areal-anvendelses strategi Strategi for drift/vedligehold Service strategi Totaløkonomiske beregninger på forskellige skitseforslag Arealoptimeringer (~65/25/10) Foreløbig PPM (planned preventive maintenance) og krav til K/S samt D/V matr. Organisering af services Dataopsamling for drift og totaløkonomi Indflytning og Arealdisponering Endelig PPM baseret på K/S og D/V matr. Implementering af service organisation fm3.dk september

22 Drift og vedligehold som informationsgrundlag for porteføljestyring fm3.dk september

23 Porteføljestrategi? Hvad kan D/V bidrage med? fm3.dk september

24 Portefølje: Parametre Beliggenhed Energi og forbrug m2 / medarbejder Parkeringsmuligheder Indeklima Udvidelsesmuligheder Drift omkostninger Husleje Fleksibilitet Dokumentation Vedligeholdelses tilstand fm3.dk september

25 pt. 51 børn (14 VG + 37 BH) Nuværende kvalitetsniveau: A- Kvalitetsniveau jf. BR og SBI anvisning 230: Kvalitetsniveau C Vuggestue: min. 3 m² pr. barn Børnehave: min. 2 m² pr. barn Kvalitetsniveau B Vuggestue: min. 4,5 m² pr. barn Børnehave: min. 3,5 m² pr. barn Kvalitetsniveau A Som B suppleret med aktivitetsrum + + = 195 m² Niveau C: 79 m² i overskud ~ 34 ekstra børn (11 VG + 23 BH) Niveau B: Niveau A: 3 m² i overskud ~ 1 ekstra barn (0 VG + 1 BH) 0 m² i overskud ~ 0 ekstra børn fm3.dk august

26 Anvendelse af m² Indmeldte pr. februar som er en peak måned kort før skift til SFO 92,4% 17,4% 11,9% Der er pt. ikke vurderet på nødvendige ekstra faciliteter (personalerum, garderobe, toilet mv.) eller personale ved udvidelse af antal børn pr. institution fm3.dk august

27 Portefølje, Kvalitetsniveau B, Delområde 1, +220 pladser Mejsely Spættebo Lærkebo Påfuglen Strandbo Blæksprutten Nattergalen Resenlund Silergård Klydebo Svanen Uglebo fm3.dk august

28 Vedligeholdelsesstand Kommunalt ejede børnehuse, Efteråret 2011 Kvalitetsniveau A B Nr. Institution Byggeår / Gennemgribende renovering Genopretningsbudget mio. kr. Slidt/defekt / ,78 Træværk ,75 T ræværk ,25 T ræværk ,44 T ræværk /1999 0,88 T ræværk ,74 Træværk og tag ,36 Træværk, tag og facader ,42 Træværk og facader ,98 Træværk og facader /1991 0,69 T ræværk /1992 1,38 T ræværk ,04 Facade 13? 1,56 Træværk og vent ,18 Vinduer /1958 1,40 Vinduer og tag /2001 2,96 Vinduer ,69 Tag /1995 1,35 Vinduer SUM 25, C D fm3.dk august

29 Portefølje, Kvalitetsniveau B, tilpasset fm3.dk august

30 Vedligeholdelsesstand kommunale folkeskoler, Forår 2012 Kvalitetsniveau 1 Fremstår som ny, løbende vedligehold udføres 1 2 Behov for forbyggende vedligehold, fungerer dog efter hensigten Begyndende skader og mangler kræver afhjælpende og forebyggende vedligehold Bygningen afventer genopretning, men udgør ingen fare for sikkerhed, sundhed eller miljø Bygningen afventer genopretning. Udgør fare for sikkerhed, sundhed eller miljø fm3.dk

31 Vedligeholdelsesstand kommunale folkeskoler, Forår 2012 Kvalitetsniveau 1 1 Nr. Genopretning År 1-2 mio. kr. Forebyggende År 3-5 mio. kr. Forebyggende År 6-10 mio. kr. Skole Byggeår / renovering Slidt/defekt bygningsdel ,20 0,14 - Facade 2 1,20 0,41 0,39 Tag, Facade 3 0,84 0,39 0,01 Facade 4 5,68 0,60 0,69 Tag, Facade, Vent. 5 0,84 1,48 4,69 Tag, Facade 6 0, ,11 1,00 4,00 Tag, Facade, Vent. 8 0,58 0,72 8,19 Facade, Vent. 9 2,97 0,33 - Tag, Inst., Vent. 10 1,45 0,27 0,63 Tag, Inst., Vent. 11 2,26 0,96 11,41 Tag, Facade, Vent. 12 2,59 0,09 1,99 Tag, Facade, Vent. Sum 27,2 6,4 32, ,2 mio. 6,4 mio. 32,0 mio fm3.dk År 1 År 5 År 10

32 Proces: En række aktiviteter, der passer sammen i et forløb Omdanner input til output Alle led fra start til slut Tværgående processer ikke tværfunktionelle opgaver fm3.dk september

33 Fodbold landsholdet som funktionsopdelte hierarkier Landstræner Forsvar Midtbane Angreb Målmand Centerforward Back Center Center Back Scoringschancer? fm3.dk september

34 Fodbold som proces Proces: Scor mål Procesejer Landstræner Erobre bolden Bolden til målfeltet Scoring af mål Kompetence gruppe: Kompetence gruppe: Kompetence gruppe: Forsvar Midtbane Angreb fm3.dk september

35 Alle organisationer har processer. Processerne går på tværs af afdelingsgrænser og er: fragmenteret uden forbindelse uden sammenhæng ukendte usynlige ikke målbare ikke-styret Derfor virker de dårligt. fm3.dk september

36 Gruppe arbejde: Hvad skal "Den gode vedligeholdelsesproces" opnå? D/V erne i drømmeland F.eks. Tilfredse brugere Prioriteringer Klare grænseflader Fælles mål fm3.dk september

37 ? Gruppe arbejde: Hvilke 3-4 hovedaktiviteter skal "Den gode vedligeholdelsesproces indeholde? fm3.dk september

38 ? Gruppe arbejde: Hvilke del-aktiviteter skal der være i hver af hovedaktiviteterne i "Den gode vedligeholdelsesproces? fm3.dk september

39 Vedligeholdelsesproces? OPDAGE / FINDE VEDLIGEHOLD / RETTE / UDBEDRE LÆRE/ÆNDRE Forebygge (pro-aktiv): - Bygningssyn - Service tjek - Periodisk udskiftninger Fejlmelde (re-aktiv): - Brugerne - Tekniske medarb. - Lovpligtige eftersyn - Håndværkere Prioritering : akut - planlagt - genopretning Budget / Bevilling - Afhjælpe selv - Eksterne udf. Tilbagemelding - Brugerne - Opdatering bygningssyn Læring/Evaluering - Ændre bygningssyn - Ændre/opdater periodiske udskiftninger - Ændre/opdater servicetjek - Ændre design fm3.dk september

40 OPDAGE / FINDE RETTE / UDBEDRE LÆRE / ÆNDRE Daglig registrering og fejlmelding Bagatel grænse? Egen udbedring Eksterne påvirkninger : AT Brandkrav Lovkrav Politik Regelmæssige bygningssyn Modtage meldinger Planlægning Prioritering Budgettering Opdatering Ansvar / Struktur Uddanne Opdrage Bevilling Regnskabs - afslutning Opdater data, tegninger, BBR Observationer BS / EC Udbud Tilbud Ekstern udførelse Modtage / aflevering Betaling Evaluering Opdatering, driften D / V matr. ifm. projekter Opdatering Masters / Skabeloner GRUNDLAG Tjek skemaer Masters Skabeloner Rammeaftaler Serviceaftaler Bygnings data v marts 10 fm3.dk september

41 Workshop 2 Forberedelse, bygningstjek og datagrundlag Tjeklister og bygningsgennemgange Inddragelse af lokale medarbejdere på ejendommene Håndtering af efterslæb og akutte opgaver fm3.dk september

42 Workshop 3 Prioritering, budgettering og udførelse Udbud, aftaler og gennemførelse Budgettering og det kvalificerede skøn Sammenhæng til budget-årshjulet fm3.dk september

43 Workshop 4 Nøgletal, opfølgning og læring Opbygning af bibliotek med standard dokumenter Personlig planlægning Opbygning og anvendelse af nøgletal fm3.dk september

44 Workshop 5 IT-værktøjer til drift og vedligehold IT værktøjer til D/V, behov og muligheder Valg og implementering af IT værktøjer Organisatoriske påvirkninger og krav til kompetencer fm3.dk september

45 Værdiskabelse med processer Forstå/undersøg årsager til præstationsforskel Plan for ændringer Sæt ambitiøse præstationsmål Måle procespræstation Forstå behov og benchmark med konkurrenter Forbedre udførelse (træning, teknologi, problemløsning, attitude, udskiftning) Ændre proces Forbedre design Udskift proces Sikre processammenhæng Design, dokumenter og implementer proces fm3.dk september

46 CV Preben Gramstrup Bygningsingeniør HD(U) Process Master Harvard Business School M: Driftsherrerådgivning Portefølje Management og Space Management (færre arealer og bedre anvendt) Outsourcing, Insourcing og Rightsourcing af FM-ydelser Anskaffelse og implementering af IT og CAFM værktøjer Projekt- og procesledelse Videnformidling Kurser, konferencer og artikler for at øge kendskabet til Facilities Management FM Professionalisering Strategisk og faglig sparring til den FM-ansvarlige Uddannelse og on-the-job træning Organisering og faglig udvikling af FM-afdelinger fm3.dk september