Kontrakt. udførelse af teknisk revision af energimærkninger af bygninger. mellem Energistyrelsen Amaliegade København K

Transkript

1 1 Kontrakt Om udførelse af teknisk revision af energimærkninger af bygninger mellem Energistyrelsen Amaliegade København K (herefter benævnt Styrelsen) og [ ] [ ] [ ] CVR. nr. [ ] (herefter benævnt Leverandøren)

2 2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1. DEFINITIONER BAGGRUND OG FORMÅL LEVERANDØRENS YDELSER Generelt Teknisk Revision og Tilknyttede Ydelser Dokumenter Rapportering og statistik Ad hoc-ydelser Ændringer i Leverandørens ydelser MEDARBEJDERE Leverandørens Medarbejdere Anvendelse af underleverandører Myndighedskrav vedrørende løn - og ansættelsesvilkår m.v CSR SAMARBEJDE MED TREDJEMAND SAMARBEJDE MELLEM LEVERANDØREN OG STYRELSEN STYRELSENS MEDVIRKEN FORVALTNINGSMÆSSIGE KRAV M.V Leverandørens forvaltningsretlige status Saglighed og lighed i forvaltningen Sagsoplysning Behandling af personhenførbare oplysninger Tavshedspligt Videresendelse af klager over Leverandøren Inhabilitet Kontrol- og Klagesagers behandlingstid VEDERLAG Generelt Månedligt variabelt vederlag Ad hoc-ydelser BETALINGSBETINGELSER Generelt... 14

3 Fakturering Ad hoc-ydelse GARANTI KVALITETSSIKRING OG KONTROL Kvalitetssikring af Leverandøren Tilsyn og kontrol af Leverandøren MISLIGHOLDELSE Generelt Mangler ved Leverandørens ydelser Ophævelse LEVERANDØRENS ERSTATNINGSPLIGT FORSIKRING STYRELSENS FORHOLD FORCE MAJEURE RETTIGHEDER Data og andet materiale VARIGHED OG OPSIGELSE Generelt Opsigelse Uden virkning FORPLIGTELSER VED OPHØR TVISTER ÆNDRINGER OG FORTOLKNING OPBEVARING AF KONTRAKTEN SELVSTÆNDIG AFTALE UNDERSKRIFTER BILAGSFORTEGNELSE Bilag 1: Tidsplan Bilag 2: Kravspecifikation Bilag 3: Leverandørens løsningsbeskrivelse Bilag 4: Samarbejde, herunder Styrelsens medvirken Bilag 5: Vederlag Bilag 5a: Specifikation af vederlag Bilag 6: Skabelon for bestilling af ad hoc-opgaver Bilag 7: Ændringshåndtering Bilag 8: Kvalitetssikring og egenkontrol Bilag 9: Øvrige dokumenter.

4 4 Underbilag A-F til bilag 9: A) Formular til tro og love-erklæring om gæld til det offentlige, oplysning om hensyntagen til arbejdspladsbeskyttelse samt arbejdsforhold i øvrigt og om opfyldelse af habilitetsforpligtelser. B) CSR. C) Forklaring Kontrolskema Eksisterende bygning D) Forklaring Kontrolskema Ny bygning E) Eksempel på journalplan udarbejdet af Energistyrelsens daværende sekretariat for Energimærkningsordningen. F) Vejledende skrivelse vedrørende Energistyrelsens fortolkning af»hvilken dokumentation bør der findes på elektroniske sager«. 1. DEFINITIONER Ved Kontrakten forstås nærværende kontrakt og bilag med alle senere ændringer og tillæg. Ved Parterne forstås Styrelsen og Leverandøren, og ved Part en af disse. Ved Arbejdsdag forstås mandag til fredag bortset fra helligdage, juleaftensdag, nytårsaftensdag og grundlovsdag. Ved Data forstås al information, oplysninger og øvrigt data, som Leverandøren modtager, tilvejebringer eller udarbejder i forbindelse med opfyldelse af Kontrakten. Ved Energimærkningsordningen forstås reglerne om energimærkning af bygninger i henhold til lovbekendtgørelse nr. 636 af 19. juni 2012 om fremme af energibesparelser i bygninger med senere ændringer og tilhørende bekendtgørelser samt regler udstedt i medfør heraf. Ved Energimærkning forstås den ydelse, som erlægges af en Konsulent ansat i et certificeret energimærkningsfirma efter reglerne i Energimærkningsordningen, herunder 3 i lovbekendtgørelse nr. 646 af 16. juni 2011 af lov om fremme af energibesparelse i bygninger. Ved Teknisk Revision og Tilknyttede Ydelser forstås alle opgaver Leverandøren skal varetage under Kontrakten. Ved Teknisk Revisor forstås en Konsulent, der foretager Teknisk Revision. Ved Konsulent forstås en person, der opfylder Energimærkningsordningens krav til arbejdet som energikonsulent i et certificeret energimærkningsfirma eller uvildig ekspert.

5 5 Ved Teknisk Revision forstås en fysisk gennemgang af en Energimærkning på ejendommen, hvor den Tekniske Revisor efter retningslinjerne om Teknisk Revision skal vurdere den udførte Energimærkning i forhold til retningslinjerne for energimærkning af den pågældende bygningstype i den dertil hørende Håndbog, der var gældende på tidspunktet for indberetning af energimærkningen, herunder Konsulentens udøvede bedømmelser og faglige skøn. Ved Kontrolsag forstås Teknisk Revision af en Energimærkning udtaget ved stikprøve til kontrol. Ved Klagesag forstås Teknisk Revision af en Energimærkning påklaget til Styrelsen. Ved Medarbejder forstås enhver, der udfører opgaver for Leverandøren. Definitionerne er gældende for hele Kontrakten, dvs. benyttes tillige i bilagene. 2. BAGGRUND OG FORMÅL Denne Kontrakt er indgået mellem Parterne efter afholdelse af forudgående EU-udbud offentliggjort i EU-Tidende. Kontrakten omfatter Leverandørens varetagelse af Teknisk Revision med Tilknyttede Ydelser i forbindelse med administrationen af Energimærkningsordningen. 3. LEVERANDØRENS YDELSER 3.1. Generelt Leverandøren kan ikke uden Styrelsens skriftlige samtykke overdrage rettigheder og forpligtelser i henhold til denne Kontrakt til tredjemand Teknisk Revision og Tilknyttede Ydelser Det påhviler Leverandøren inden for den fastlagte tidsplan, jf. bilag 1, at udføre Teknisk Revision og Tilknyttede Ydelser, som beskrevet i Kravspecifikation, jf. bilag 2. Leverandøren skal inden kontraktindgåelse opnå certificering af sine arbejdsprocesser efter ISO 9001 eller tilsvarende samt opfylde Energistyrelsens supplerende krav til virksomheder der udfører energimærkning indeholdt i notat af 6. maj Leverandøren varetager opgaver på vegne af Styrelsen, og skal følge Styrelsens instruktioner i spørgsmål, der vedrører Energimærkningsordningen. Leverandørens beskrivelse af, hvorledes Teknisk Revision og Tilknyttede Ydelser vil blive leveret skal fremgå af Leverandørens løsningsbeskrivelse, jf. bilag 3.

6 6 Leverandøren er forpligtet til at sikre, at Teknisk Revision og Tilknyttede Ydelser løbende tilpasses de for Energimærkningsordningen gældende regler og retningslinjer. Leverandøren skal over for de certificerede energimærkningsfirmaer og andre brugere af Energimærkningsordningen fremtræde som selvstændig og uafhængig af Leverandørens eventuelle anden virksomhed Dokumenter Dokumenter skal opbevares på betryggende måde (herunder sikring af fortrolighed samt sikring mod bortkomst, brand og tyveri m.v.) og holdes adskilt fra Leverandørens øvrige dokumenter og materiale. Leverandøren skal omgående efterkomme en anmodning fra Styrelsen om hel eller delvis udlevering af dokumenter i samtlige kopier og versioner. Leverandøren skal alene være berettiget til at tage kopi af dokumenter til eget brug forinden udlevering, såfremt Leverandøren kan dokumentere en retlig interesse heri, herunder varetagelse af sine interesser over for Styrelsen eller andre Rapportering og statistik Leverandøren skal udarbejde månedlige oversigter, kvartalvise rapporter og input til en årsrapport over det forløbne år i overensstemmelse med det i Kravspecifikation anførte, jf. bilag Ad hoc-ydelser Styrelsen kan bestille Leverandøren til udførelse af ad hoc-ydelser, som er i tilknytning til de opgaver, Leverandøren i øvrigt skal udføre under denne Kontrakt, jf. punkt 3.1 til 3.3. Karakteren af ad hoc-ydelserne er beskrevet i Kravspecifikation, jf. bilag 2. Bestilling af ad hocydelser sker ved Styrelsens fremsendelse af anmodning på vedlagte Skabelon for bestilling af ad hoc-ydelser, jf. bilag 6. Efter modtagelse af anmodningen fra Styrelsen fremsender Leverandøren et estimat over det vederlag, der påregnes at være forbundet med ad hoc-ydelsen. Estimeringen skal ske på grundlag af Leverandørens forventede tidsforbrug og de anførte timepriser, jf. bilag 5, Vederlag, og 5a, Specifikation af vederlag. Udover estimatet skal Leverandøren tillige angive, hvornår opgaven forventes afsluttet, samt angive de medarbejdere, der er allokeret til opgaven. Bestillingssedlen fremsendes herefter til Styrelsen til godkendelse. Såfremt der er risiko for væsentlig overskridelse af estimatet og/eller tidspunktet for færdiggørelse af opgaven, skal Leverandøren straks skriftligt underrette Styrelsen herom med angivelse af et revideret estimat og/eller tidspunkt for færdiggørelse, samt begrundelse for ændringen, med henblik på, at Styrelsen kan tage stilling til den herved opståede situation og træffe de nødvendige og hensigtsmæssige foranstaltninger.

7 7 En bestilt ad hoc-ydelse anses for afsluttet, når Styrelsen skriftligt meddeler dette til Leverandøren, jf. Kravspecifikation i bilag 2. Styrelsen har ikke pligt til at lade en ad hoc-ydelse fuldføre og kan til enhver tid indstille Leverandørens arbejde Ændringer i Leverandørens ydelser Styrelsen er til enhver tid berettiget til at kræve, at der inden for rammerne af gældende udbudsregler foretages mindre ændringer i Leverandørens samlede ydelser under Kontrakten ved tillæg til Kravspecifikationen, jf. bilag 2. Endvidere kan Styrelsen til enhver tid kræve, at der foretages de fornødne ændringer i Leverandørens ydelser, ved eventuelle ændringer i de for Energimærkningsordningen gældende regler og retningslinjer. Aftalte eller af Styrelsen krævede ændringer af Leverandørens ydelser under Kontrakten, der enkeltvis eller samlet medfører forøgelse eller formindskelse af Leverandørens indsats under Energimærkningsordningen, ud over hvad der med rimelighed kan påregnes ved varetagelse af Teknisk Revision og Tilknyttede Ydelser, kan betinges af, at der sker en tilsvarende rimelig ændring i et eller flere af Leverandørens vederlag, jf. punkt 9. Såfremt Leverandøren betinger en ændring med, at et eller flere af Leverandørens vederlag forhøjes, skal Leverandøren dokumentere, at ændringen medfører en forøgelse af omkostningerne ved udførelse af Teknisk Revision og Tilknyttede Ydelser, som modsvarer den betingede forhøjelse, og som er på mere end 10 % af det i forvejen fastsatte vederlag for den pågældende opgave, jf. Specifikation af vederlag i bilag 5a. Tilsvarende, såfremt Leverandøren ikke kan godkende en af Styrelsen anmodet nedsættelse af Leverandørens vederlag som følge af formindskelse af kravene til Teknisk Revision og Tilknyttede Ydelser, skal Leverandøren dokumentere, at omkostningerne ved udførelsen af Teknisk Revision og Tilknyttede Ydelser ikke reduceres i et omfang, som svarer til den af Styrelsen anmodede nedsættelse. Leverandørens vederlag kan alene nedsættes, hvis omkostningerne til Teknisk Revision og Tilknyttede Ydelser reduceres med mere end 10 % af det i forvejen fastsatte vederlag for den pågældende opgave, jf. Specifikation af vederlag i bilag 5a. Krav om regulering af vederlag skal fremsættes af den pågældende part senest 2 måneder efter, at kravet om ændring af Leverandørens ydelse er fremsat. Ændringer besluttes i overensstemmelse med proceduren i bilag 7, Ændringshåndtering, og punkt MEDARBEJDERE 4.1. Leverandørens Medarbejdere Leverandøren er forpligtet til at have kvalificerede Medarbejdere eller underleverandører til rådighed til udførelse af Teknisk Revision og Tilknyttede Ydelser på det i denne Kontrakt angivne kvalitetsniveau.

8 8 Leverandøren skal sikre, at de pågældende Medarbejdere, der er allokerede til opgaven, udfører deres arbejde under tilsyn af en driftsansvarlig, leder, afdelingschef, overordnet eller lignende som under kontraktens løbetid skal fungere som Styrelsens kontaktperson. Leverandøren skal endvidere sikre, at der til enhver tid vil blive stillet de nødvendige ressourcer til rådighed for udførelsen Teknisk Revision og Tilknyttede Ydelser. De allokerede Medarbejderes opgaver og deltagelse i udførelsen af Teknisk Revision og Tilknyttede Ydelser skal svare til Leverandørens løsningsbeskrivelse, jf. bilag 3. Leverandøren er ansvarlig for, at der til enhver tid er udpeget en kontaktperson til Styrelsen, der er ansvarlig for driften af Teknisk Revision og Tilknyttede Ydelser og som har beslutningskompetence på vegne af Leverandøren. Leverandøren er ansvarlig for, at de Tekniske Revisorer til enhver tid har de faglige forudsætninger, som er nødvendige for en kompetent varetagelse af Teknisk Revision og Tilknyttede Ydelser. Leverandøren er ansvarlig for, at der er Medarbejdere med administrative kompetencer med henblik på effektiv og smidig varetagelse af Teknisk Revision og Tilknyttede Ydelser, herunder koordinering, sagsstyring, udarbejdelse af månedlige og kvartalsrapporter, journalisering m.v. Leverandøren er forpligtet til at sørge for, at de Tekniske Revisorer skal besidde kvalifikationer svarende til de kvalifikationskrav, som stilles for at fungere som Konsulent. Herudover skal de Tekniske Revisorer have betydelig, ajourført faglig ekspertise, samt betydelig erfaring inden for byggeri og energimæssige forhold vedrørende bygninger, jf. Kravspecifikation i bilag 2. Leverandøren skal sikre, at Styrelsen én gang årligt modtager en ajourført oversigt over, hvilke af Leverandørens Medarbejdere, der fungerer som Teknisk Revisor for henholdsvis enfamiliehuse og flerfamiliehuse m.v., jf. Kravspecifikationen i bilag 2. Medarbejdere der varetager en stilling som Teknisk Revisor hos Leverandøren må kun udskiftes efter godkendelse af Styrelsen. Leverandøren skal sikre, at nye Medarbejdere lever op til kvalifikationskravene, jf. punkt samt bilag 2 og bilag 3, og at de mindst har samme eller tilsvarende kompetencer og kvalifikationer som udskiftede medarbejdere. Udskiftningen må ikke have indvirkning på Leverandørens evne til at varetage udførelse af Teknisk Revision og Tilknyttede Ydelser. Leverandøren skal efter Styrelsens anmodning udskifte en Teknisk Revisor, såfremt Styrelsen har saglige indvendinger mod den pågældende på grund af manglende faglig kompetence, manglende erfaring inden for arbejdet som Konsulent eller manglende opfyldelse af de krav, der i øvrigt fremgår af Kontrakten. Energistyrelsen kan forlange, at Leverandøren ikke anvender Tekniske Revisorer, der inden for det seneste år ikke har fulgt de obligatoriske kurser, som bliver tilbudt Konsulenter eller som inden for det seneste år kun i begrænset omfang har udført Teknisk Revision.

9 Anvendelse af underleverandører Såfremt Leverandøren anvender underleverandører, skal dette fremgå af Leverandørens løsningsbeskrivelse, jf. bilag 3. Leverandøren kan ikke uden Styrelsens skriftlige samtykke anvende underleverandører, der ikke fremgår af Leverandørens løsningsbeskrivelse, jf. bilag 3. Leverandøren er ansvarlig for underleverandørers udførte Tekniske Revisioner og Tilknyttede Ydelser på samme måde, som var de pågældende opgaver leveret af Leverandøren selv. Leverandørens anvendelse af underleverandører indebærer ingen begrænsning i Leverandørens ansvar for opfyldelse af kravene i Kontrakten. Udskiftning af underleverandører kan ske på samme vilkår og efter samme fremgangsmåde som anført i punkt Myndighedskrav vedrørende løn - og ansættelsesvilkår m.v. Den danske Stat er i medfør af ILO-konvention nr. 94 om arbejdsklausuler i offentlige kontrakter forpligtet til at sikre, at Leverandøren og eventuelle underleverandører tilsikrer arbejdere i Danmark løn (herunder særlige ydelser), arbejdstid og andre arbejdsvilkår, som ikke er mindre gunstige end dem, der i henhold til gældende kollektiv overenskomst, voldgiftskendelse, nationale love eller administrative forskrifter gælder for arbejde af samme art inden for vedkommende fag eller industri på den egn, hvor arbejdet udføres. Der skal som sammenligningsgrundlag anvendes kollektiv overenskomst, der er repræsentativ for, hvad der i øvrigt gælder i Danmark i den pågældende sektor. Leverandøren forpligter sig til at sikre medarbejderne beskæftiget i Danmark med ophavens udførelse løn - og ansættelsesvilkår som nævnt ovenfor, og er forpligtet til at orientere de ansatte om de gældende arbejdsvilkår. Overholder Leverandøren ikke ovennævnte krav, og medfører dette et berettiget krav på yderligere løn fra en ansat, er Leverandøren forpligtet til straks efter Styrelsens fremsættelse af påkrav herom at foretage afhjælpning, således at den ansatte fuldt kompenseres for den mindre gunstige løn (herunder særlige ydelser), arbejdstid og/eller andre arbejdsvilkår, som Leverandøren eller dennes eventuelle underleverandører har budt den ansatte i forbindelse med udførelsen af Teknisk Revision og Tilknyttede Ydelser CSR Leverandøren skal leve op til CSR-krav, som angivet i Bilag 9, Underbilag B. 5. SAMARBEJDE MED TREDJEMAND Leverandøren skal samarbejde med tredjemand som angivet i Kravspecifikation, jf. bilag 2.

10 10 6. SAMARBEJDE MELLEM LEVERANDØREN OG STYRELSEN Med henblik på at varetage det nødvendige samarbejde etablerer Leverandøren og Styrelsen en styregruppe med deltagelse af repræsentanter for Leverandøren og Styrelsen, som beskrevet i bilag 4, Samarbejde, herunder Energistyrelsens medvirken. Mødefrekvens og kompetence m.v. fremgår af bilag 4, Samarbejde, herunder Energistyrelsens medvirken. Møderne finder sted i København ved Styrelsen med mindre andet aftales særskilt. 7. STYRELSENS MEDVIRKEN I Kravspecifikation, jf. bilag 2, og bilag 4, Samarbejde, herunder Energistyrelsens medvirken, er angivet, i hvilken udstrækning Styrelsen bistår Leverandøren ud over deltagelse i samarbejdsorganisation som nævnt i punkt FORVALTNINGSMÆSSIGE KRAV M.V Leverandørens forvaltningsretlige status Leverandøren må forvaltningsretligt anses for at være en privat virksomhed, som udfører opgaver med sagsbehandling og faktisk forvaltningsvirksomhed på Styrelsens vegne. Leverandøren kan således ikke anses for at være en del af Styrelsen. Med henblik på at sikre, at Styrelsens sagsbehandling, afgørelsesvirksomhed og faktiske forvaltningsvirksomhed overholder alle relevante regler, er det derfor yderst vigtigt, at Leverandøren i udførelsen af Teknisk Revision og Tilknyttede Ydelser overholder al relevant lovgivning, jf. punkt 8.2. og Kravspecifikationen i bilag Saglighed og lighed i forvaltningen Leverandøren har pligt til ved udførelsen af Teknisk Revision og Tilknyttede Ydelser, at overholde de almindelige forvaltningsretlige retsgrundsætninger, der gælder for offentlige myndigheder, herunder retsgrundsætningerne om saglighed og lighed i forvaltningen og god forvaltningsskik. For de af Leverandørens opgaver, der indeholder sagsforberedende arbejde, gælder principperne i lov om retssikkerhed ved forvaltningens anvendelse af tvangsindgreb og oplysningspligt, forvaltningsloven og offentlighedsloven, herunder reglerne om aktindsigt og notatpligt i offentligheds- og forvaltningsloven, miljøoplysningsloven, persondataloven og arkivloven Sagsoplysning Leverandøren varetager efter denne Kontrakt sagsoplysning og anden sagsforberedelse til brug for Styrelsens myndighedsudøvelse i forbindelse med Kontrolsager og Klagesager. Leverandøren skal videregive enhver oplysning, som Leverandøren i den forbindelse har indhentet eller modtaget, og som er af betydning for Styrelsens myndighedsudøvelse.

11 11 Såfremt Leverandøren mundtligt modtager oplysninger vedrørende en Kontrol- eller Klagesags faktiske omstændigheder, der er af betydning for sagens afgørelse, eller på anden måde bliver bekendt med sådanne oplysninger, skal Leverandøren gøre notat om indholdet af oplysningerne. Dette gælder dog ikke, såfremt oplysningerne i øvrigt fremgår af sagens dokumenter. Derudover skal Leverandøren på anmodning fra Styrelsen videregive enhver oplysning til Styrelsen, som Styrelsen måtte efterspørge, og som Leverandøren har fået kendskab til i forbindelse med udførelsen af Teknisk Revision og Tilknyttede Ydelser. Leverandøren skal videregive de ønskede oplysninger straks efter modtagelse af anmodning herom Behandling af personhenførbare oplysninger I henhold til persondataloven er Styrelsen dataansvarlig over for Datatilsynet, mens Leverandøren er databehandler. Leverandøren skal sikre, at udførelsen af Teknisk Revision og Tilknyttede Ydelser er i overensstemmelse med persondatalovgivningens bestemmelser. Leverandøren skal efterkomme instruktioner fra Styrelsen, der har til formål at sikre overholdelse af persondatalovgivningens bestemmelser. Leverandøren skal på anmodning fra Styrelsen give Styrelsen tilstrækkelige oplysninger til, at Styrelsen kan påse, at udførelsen af Teknisk Revision og Tilknyttede Ydelser er i overensstemmelse med persondatalovgivningen Tavshedspligt Leverandøren, dennes Medarbejdere og eventuelle underleverandører skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til oplysninger, som de får kendskab til i forbindelse med udførelsen af Teknisk Revision og Tilknyttede Ydelser. Styrelsen kan forlange, at hver enkelt Medarbejder skal underskrive sædvanlige tavshedserklæringer. Leverandøren må ikke i nogen anden del af sin virksomhed gøre brug af de Data og øvrige oplysninger, som Leverandøren kommer i besiddelse af i forbindelse med udførelsen af Teknisk Revision og Tilknyttede Ydelser, ligesom leverandøren ikke på nogen måde må stille Data eller øvrige oplysninger til rådighed for tredjemand uden forudgående indhentelse af Styrelsens skriftlige samtykke. Leverandøren må ikke uden Styrelsens forudgående skriftlige tilladelse udsende offentlig meddelelse om Kontrakten eller offentliggøre noget af Kontraktens indhold. Dog har Leverandøren ret til at give meddelelse som foreskrevet i henhold til børsetiske regler. For Styrelsens personale gælder reglerne for ansatte i den offentlige forvaltning. Rådgivere og andre, der bistår Styrelsen, pålægges tilsvarende tavshedspligt. De oplysninger, som Styrelsen, Styrelsens rådgivere eller andre, der bistår Styrelsen, får om Leverandørens forhold, vil således være underlagt disse regler. Tavshedspligten er tillige gældende efter Kontraktens ophør, uanset årsagen til Kontraktens ophør.

12 Videresendelse af klager over Leverandøren Leverandøren skal uden ugrundet ophold videresende eventuelle klager Leverandøren måtte modtage over udførelsen af Teknisk Revision og Tilknyttede Ydelser, til Styrelsen, når Leverandøren har modtaget eller på anden måde fået kendskab til klagen Inhabilitet Leverandøren har pligt til at sikre, at udførelsen af Teknisk Revision og Tilknyttede Ydelser tilrettelægges således, at Leverandørens varetagelse af andre opgaver, herunder anden rådgivning, konsulentvirksomhed, uddannelse, udvikling m.v. ikke påvirker Leverandørens fortrolighed, objektivitet og upartiskhed. Leverandøren er ansvarlig for, at Medarbejderne til enhver tid er habile i henhold til forvaltningsloven i henhold til den konkrete Klage- eller Kontrolsag, herunder at der ikke foreligger omstændigheder, som er egnede til at vække tvivl om Medarbejdernes fuldstændige upartiskhed ved udførelsen af Teknisk Revision og Tilknyttede Ydelser. En Teknisk Revisor anses altid for at være inhabil i Kontrol- og Klagesager, som omhandler den pågældende Tekniske Revisor. Leverandøren anses altid for at være inhabil i sager, som omhandler Leverandøren selv eller tredjemand, som er nært tilknyttet Leverandøren ved enten ejerskab eller lignende (nærstående). Inhabilitet hos en Medarbejder bevirker ikke i sig selv, at Leverandøren som sådan må anses for inhabil. Om Leverandøren er inhabil i sådanne tilfælde, skal afgøres efter forvaltningslovens regler. Leverandøren skal i Leverandørens løsningsbeskrivelse, jf. bilag 3, beskrive en organisering hos Leverandøren, der imødekommer eventuelle habilitetsproblemer. Det er yderst væsentligt, at der ikke kan sås tvivl om en Teknisk Revisors fuldstændige upartiskhed ved udførelsen af Teknisk Revision i en Kontrol- eller Klagesag, som en anden Teknisk Revisor er inhabil i forhold til. Leverandøren er forpligtet til løbende at underrette Styrelsen om de Kontrol- og Klagesager, hvor der foreligger forhold, som kan give anledning til tvivl om habiliteten hos enten en Teknisk Revisor eller Leverandøren. I underretninger vedrørende en Teknisk Revisors inhabilitet, skal Leverandøren anføre, hvordan Leverandøren vil sikre den af Teknisk Revisors krævede upartiskhed i udførelsen af den konkrete Kontrol- eller Klagesag i overensstemmelse med Leverandørens løsningsbeskrivelse, jf. bilag 3, samt hvorledes kvalitetssikringen internt hos Leverandøren imødekommer sikringen af den krævede upartiskhed, jf. Kvalitetssikring og egenkontrol i bilag 8. Styrelsen afgør i de konkrete tilfælde vedrørende inhabilitet hos en Teknisk Revisor, om der til trods for Leverandørens forslåede organisering af Tekniske Revisorer, foreligger en sådan inhabilitet hos de Tekniske Revisorer, at Leverandøren ikke vurderes at kunne varetage den Tekniske Revision i den konkrete Kontrol- eller Klagesag. Såfremt Leverandøren i den konkrete Klage- eller Kontrolsag anses for inhabil må ingen af Leverandørens Tekniske Revisorer udføre den Tekniske Revision, og Leverandøren er forpligtet til at tilbagesende Kontrol- eller Klagesagen til Styrelsen.

13 Kontrol- og Klagesagers behandlingstid Leverandørens sagsbehandlingstid opgøres kvartalsvis. Den samlede gennemsnitlige sagsbehandlingstid må ikke overstige 44 arbejdsdage. Sagsbehandlingstiden beregnes som beskrevet i Kravspecifikation, jf. bilag 2. Leverandøren skal løbende ajourføre en oversigt over den faktiske sagsbehandlingstid for de Kontrol- og Klagesager som Leverandøren behandler, jf. Kravspecifikation i bilag 2. Leverandøren skal fremsende oversigten som en del af den kvartalsvise og årlige rapportering, jf. Kravspecifikation i bilag 2, eller på Styrelsens forlangende. 9. VEDERLAG Det konkrete vederlag fastsættes i overensstemmelse med Vederlagsmodellen, jf. bilag 5. Vederlaget er eksklusiv moms. Vederlaget inkluderer alle former for udlæg, omkostninger, transportudgifter og lignende, jf. pkt Udover det ovenfor nævnte vederlag er Leverandøren fortsat berettiget til vederlag for ad hocydelser, jf. pkt Generelt For varetagelse af Teknisk Revision og Tilknyttede Ydelser er Leverandøren berettiget til månedligt variabelt vederlag, jf. punkt 9.2. Det månedlige variable vederlag fastlægges af antallet af indrapporterede Tekniske Revisioner til Styrelsen og den aftalte pris pr. Teknisk Revision, jf. bilag 5, Vederlag, og bilag 5 a, Specifikation af vederlag. Herudover er Leverandøren berettiget til vederlag for ad hoc-ydelser, som er aftalt mellem Styrelsen og Leverandøren efter fremgangsmåden i punkt 3.5., jf. punkt 9.3. Vederlagene er i danske kroner eksklusiv moms. Leverandørens vederlag reguleres ikke i kontraktperioden. Leverandørens månedlige variable vederlag dækker alle Leverandørens omkostninger i forbindelse med udførslen af Teknisk Revision og Tilknyttede Ydelser. Leverandøren er således ikke berettiget til yderligere vederlag eller refundering af udlæg. Vederlaget inkluderer således alle Leverandørens omkostninger, herunder lønudbetalinger, udgifter til strøm og øvrigt forbrug, kontorhold, transportudgifter samt rejser og ophold m.v Månedligt variabelt vederlag

14 14 Leverandøren er berettiget til et månedligt vederlag, som opgøres månedsvis bagudrettet på baggrund af de til Styrelsen indrapporterede Tekniske Revisioner, som Leverandøren leverer i henhold til Kontrakten, herunder retningslinjerne i Kravspecifikation i bilag 2, jf. bilag 5, Vederlag og bilag 5a, Specifikation af vederlag Ad hoc-ydelser Leverandøren er berettiget til honorar for ad hoc-ydelser beregnet efter medgået tidsforbrug for de allokerede medarbejdere efter timepriser fastlagt i bilag 5a, Specifikation af vederlag, forudsat at et af Leverandøren udarbejdet estimat ikke overskrides. Overskrides et af Leverandøren givet estimat eller dele heraf, er Leverandøren alene berettiget til vederlag ud over estimatet, såfremt proceduren indeholdt i punkt 3.5. er overholdt. Honorar beregnes i henhold til vedlagte bilag 5 om Vederlag, og bilag 5a om Specifikation af vederlag. Til brug for beregningen af vederlag for en ad hoc-ydelse skal hver enkelt medarbejder omhyggeligt og løbende føre timeregnskab med detaljeret angivelse af, hvilke arbejdsopgaver den pågældende Medarbejder har udført. Leverandøren er ikke berettiget til yderligere vederlag efter ad hoc-ydelsen anses for afsluttet, jf. punkt BETALINGSBETINGELSER Generelt Leverandørens vederlag ifølge Kontrakten forfalder til betaling 30 dage efter Styrelsens modtagelse af fyldestgørende faktura, under forudsætning af at Leverandøren på faktureringstidspunktet har indberettet det påståede antal af Tekniske Revisioner, der fremgår af faktureringen, jf. Kravspecifikationen i bilag 2 og Specifikationen af vederlag i bilag 5a. Proceduren for fremsendelse af faktura fremgår af bilag 5, Vederlag. Fremsendelse af faktura skal i øvrigt ske i henhold til de enhver tid gældende regler om elektronisk afregning med offentlige myndigheder Fakturering Fakturering af det variable månedlige driftsvederlag kan ske i overensstemmelse med det anførte i bilag 5, Vederlag. Styrelsens krav til dokumentation, som skal vedlægges Leverandørens faktura, er angivet i bilag 5. Fakturering skal ske i overensstemmelse med retningslinjerne fastlagt i bilag 5.

15 Ad hoc-ydelse Vederlag for en ad hoc-ydelse kan faktureres når Styrelsen skriftligt har meddelt, at opgaven er afsluttet eller at Leverandørens arbejde kan indstilles, jf. punkt GARANTI Leverandøren indestår for, at Teknisk Revision og Tilknyttede Ydelser i hele Kontraktens løbetid opfylder alle krav efter Kontrakten, herunder at kvaliteten af Teknisk Revision og Tilknyttede Ydelser er på et højt fagligt niveau. 12. KVALITETSSIKRING OG KONTROL Kvalitetssikring af Leverandøren Leverandøren skal til enhver tid følge de kvalitetssikringsprocedurer og den egenkontrol, der er specificeret i Leverandørens løsningsbeskrivelse, jf. bilag 3. Leverandøren skal sikre, at udførelsen af Teknisk Revision og Tilknyttede Ydelser følger en procedure, der mindst svarer til den beskrevet i Kravspecifikationen, jf. bilag Tilsyn og kontrol af Leverandøren Styrelsen har til enhver tid ret til at kontrollere Leverandørens opfyldelse af Kontrakten, herunder at gennemføre af genbesigtigelse af ejendomme og anlæg, som Leverandøren har udført Teknisk Revision af, samt deltage ved Leverandørens besigtigelse af ejendomme og anlæg, jf. også Kravspecifikationen i bilag 2 og bilag 4, Samarbejde, herunder Energistyrelsens medvirken. Kontrollen gennemføres af Styrelsen. Såfremt Styrelsen finder, at Leverandøren har udført en eller flere mangelfulde Tekniske Revisioner, herunder har foretaget en mangelfuld besigtigelse, kan Styrelsen forlange, at Leverandøren retter dokumenterede fejl eller helt eller delvist foretager en ny besigtigelse af bygningen, og udarbejder en ny revideret Teknisk Revision. Leverandøren er forpligtet til uden særskilt vederlag at yde Styrelsen den bistand, der er nødvendig til gennemførelse af kontrol, samt foretage de nødvendige tiltag for at rette op på en mangelfuld Teknisk Revision. 13. MISLIGHOLDELSE Generelt

16 16 Hvor ikke andet følger af bestemmelserne i nærværende Kontrakt, gælder dansk rets almindelige regler om beføjelser i anledning af en Parts misligholdelse, herunder reglerne om forholdsmæssigt afslag Mangler ved Leverandørens ydelser Der foreligger en mangel, såfremt Leverandørens udførelse af Teknisk Revision og Tilknyttede Ydelser ikke opfylder de krav, der fremgår af Kontrakten eller i øvrigt ikke svarer til hvad Styrelsen eller brugere af Energimærkningsordningen med føje kunne forvente. I tilfælde af mangler skal Leverandøren træffe alle nødvendige foranstaltninger til at afhjælpe manglerne hurtigst muligt. Styrelsen kan kræve, at der skal ske et forholdsmæssigt afslag i det vederlag, som Leverandøren er berettiget til i henhold til Kontrakten, såfremt Leverandøren ikke har draget omsorg for at afhjælpe manglerne hurtigst muligt Ophævelse Styrelsen kan straks ophæve Kontrakten helt eller delvist, såfremt der foreligger væsentlig misligholdelse. Følgende forhold, men ikke begrænset dertil, anses altid for væsentlig misligholdelse, der berettiger Styrelsen til at ophæve Kontrakten: Såfremt der konstateres væsentlige mangler ved Leverandørens udførelse af Teknisk Revision og Tilknyttede Ydelser, og såfremt sådanne mangler ikke inden for kort tid er afhjulpet. Såfremt Leverandøren overtræder en eller flere af sine habilitetsforpligtelser som beskrevet i denne Kontrakt, og såfremt Leverandøren ikke straks retter op herpå efter modtagelse af skriftligt påbud herom fra Styrelsen. Såfremt Leverandøren tilsidesætter sin forpligtelse til at opfylde krav til socialt og miljømæssigt ansvar, jf. punk 4.4., i et omfang, der ikke kan betegnes som bagatelagtigt. 14. LEVERANDØRENS ERSTATNINGSPLIGT Leverandøren er erstatningspligtig over for Styrelsen efter dansk rets almindelige regler. Leverandørens erstatningspligt er maksimeret til Leverandørens estimerede samlede vederlag for et år, jf. Specifikation af vederlag i bilag 5a. 15. FORSIKRING

17 17 Leverandøren skal opretholde en ansvarsforsikring i Kontraktens løbetid, der dækker Leverandørens erstatningsansvar efter punkt 14. Leverandøren skal på anmodning fra Styrelsen dokumentere, at dette krav er opfyldt. Betjener Leverandøren sig af underleverandører er Leverandøren forpligtet til at påse, at underleverandøren opfylder samme forsikringskrav som Leverandøren. Styrelsen kan ligeledes forlange dokumentation herfor. 16. STYRELSENS FORHOLD Om Styrelsens misligholdelse gælder dansk rets almindelige regler. Styrelsens erstatningspligt er maksimeret til Leverandørens estimerede samlede vederlag for ét år, der ikke er det estimerede vederlag for 2014, jf. bilag 5a, Kravspecifikation. Såfremt Styrelsen misligholder sine betalingsforpligtelser i henhold til denne Kontrakt, er Leverandøren berettiget til rente i overensstemmelse med rentelovens regler. Leverandøren er endvidere berettiget til at ophæve Kontrakten delvist over for Styrelsen med virkning for fremtidige ydelser, såfremt Leverandøren over for Styrelsen skriftligt har afgivet påkrav om, dels at Styrelsen på nærmere specificeret måde har misligholdt sine betalingsforpligtelser, dels at manglende betaling inden 30 dage vil medføre, at Kontrakten ophæves over for denne, såfremt Styrelsen ikke har opfyldt sine betalingsforpligtelser inden fristens udløb. Om Styrelsens fordringshavermora gælder dansk rets almindelige regler. Styrelsen er ikke ansvarlig for, at antallet af Energimærkninger, der skal kontrolleres eller bliver påklaget, dvs. antallet af indkøbte Tekniske Revisioner, er af den skønnede størrelse, jf. Kravspecifikationen i bilag 2 og bilag 5 og 5a. Leverandøren har derfor ikke krav på regulering af sit vederlag pr. udført Teknisk Revision under Kontrakten eller erstatning, hvis Leverandørens samlede tilbud, som indeholdt i Specifikation for Vederlag i bilag 5a, ikke kan realiseres. Styrelsen har ret til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser efter Kontrakten til en anden offentlig institution, herunder i forbindelse med ressortomlægning, hvor de opgaver, som Styrelsen hidtil har varetaget, overgår til en anden offentlig institution. 17. FORCE MAJEURE Hverken Leverandøren eller Styrelsen skal i henhold til denne Kontrakt anses for ansvarlige over for hinanden, for så vidt ansvaret skyldes forhold, der ligger uden for Partens kontrol, og som Parten ikke ved Kontraktens underskrift burde have taget i betragtning og ej heller burde have undgået eller overvundet.

18 18 Force majeure ved forsinkelse kan højst gøres gældende med det antal arbejdsdage, som force majeure situationen varer. Force majeure kan kun påberåbes, såfremt den pågældende Part har givet skriftlig meddelelse herom til den anden Part uden ugrundet ophold efter, at force majeure er indtrådt. 18. RETTIGHEDER Data og andet materiale Energistyrelsen erhverver ejendomsret, ophavsret og enhver anden rettighed til Data m.v., som Leverandøren modtager, indsamler og/eller udarbejder som led i opfyldelsen af Kontrakten. Samtlige Data, herunder data i elektronisk version, der modtages, indsamles eller udarbejdes som led i Leverandørens udførelse af Teknisk Revision og Tilknyttede Ydelser, er Styrelsens ejendom, og besiddes af Leverandøren på Styrelsens vegne. Ligeledes bevares alle rettigheder til det materiale m.v., som Styrelsen stiller til rådighed for Leverandøren i forbindelse med udførelsen af Teknisk Revision og Tilknyttede Ydelser. Ved Kontraktens ophør skal Leverandøren tilbagelevere Data samt det af Styrelsen udleverede materiale, jf. punkt 20. Leverandøren skal under ingen omstændigheder være berettiget til at udøve tilbageholdsret i Data eller det af Styrelsen udleverede materialer m.v. eller på andet grundlag nægte udlevering heraf. 19. VARIGHED OG OPSIGELSE Generelt Leverandøren skal påbegynde udførelsen af Teknisk Revision og Tilknyttede Ydelser den 15. februar Kontrakten løber frem til den 14. februar 2018, hvor den udløber uden yderligere varsel. Kontrakten kan af Styrelsen forlænges i op til et år. Styrelsen meddeler senest seks måneder før Kontraktens ordinære ophør, om Kontrakten ønskes forlænget Opsigelse Kontrakten er uopsigelig fra Leverandørens side. Styrelsen er berettiget til skriftligt at opsige Kontrakten helt eller delvist med 3 måneders varsel til udløb den 1. i en måned.

19 Uden virkning I henhold til lov om håndhævelse af udbudsreglerne m.v. kan Klagenævnet for Udbud i særlige tilfælde af overtrædelse af udbudsreglerne erklære en indgået kontrakt for uden virkning, og påbyde den kontraherende myndighed at bringe kontrakten til ophør inden for en af klagenævnet fastsat frist. På den baggrund fastsættes nedenstående bestemmelser om Styrelsen adgang til i sådanne tilfælde at opsige Kontrakten. Styrelsen er berettiget til at opsige Kontrakten helt eller delvist med et varsel i overensstemmelse med Klagenævnet for Udbuds eller domstolenes påbud. Kontrakten ophører ved opsigelse således helt eller delvist som fastsat i påbuddet, med virkning fra påbuddets virkningstidspunkt. Såfremt der i det påbud, som udstedes, er indeholdt yderligere betingelser eller krav, er Styrelsen berettiget til at videreføre disse betingelser eller krav i opsigelsen over for Leverandøren under forudsætning af, at dette er sagligt begrundet, og Leverandøren skal i så fald efterleve disse. Leverandørens eventuelle krav om erstatning eller anden form for godtgørelse som følge af, at Kontrakten erklæres uden virkning, eller for påbud om ophør, herunder f.eks. for omkostninger ved at efterkomme yderligere betingelser eller krav, som Styrelsen har videreført i opsigelsen, skal som udgangspunkt afgøres efter dansk rets almindelige regler. Dog har Parterne aftalt, at erstatningen er maksimeret i overensstemmelse med punkt 14. Endvidere skal Kontraktens punkt 19.2., tages i betragtning ved udmålingen af Leverandørens eventuelle tab. Såfremt Leverandøren på tidspunktet for kontraktindgåelse havde eller burde have haft kendskab til de faktiske og/eller retlige omstændigheder, som bevirker, at Kontrakten erklæres for uden virkning, kan Leverandøren ikke rejse krav om erstatning eller krav om anden form for godtgørelse som følge af, at Kontrakten erklæres for uden virkning, eller for påbud om ophør, herunder f.eks. for omkostninger ved at efterkomme yderligere betingelser eller krav, som Styrelsen har videreført i opsigelsen. 20. FORPLIGTELSER VED OPHØR Ved ophør af Kontrakten, uanset årsagen hertil, er Leverandøren forpligtet til at udlevere al Data inklusive alle personhenførbare oplysninger til Styrelsen. Leverandøren må således ikke efter Kontraktens ophør opbevare nogen form for Data eller kopier heraf, der vedrører eller stammer fra udførelsen af Teknisk Revision og Tilknyttede Ydelser. Endvidere er Leverandøren forpligtet til at medvirke ved flytning af Data samt i øvrigt bistå Styrelsen, i det omfang dette er nødvendigt for at kunne flytte udførelsen Teknisk Revision og Tilknyttede Ydelser til Styrelsen eller en ny leverandør. Det udleverede materiale skal være i en form, så det umiddelbart er anvendeligt for Styrelsen og/eller en ny leverandør.

20 20 Leverandøren modtager ikke særskilt vederlag for disse opgaver. 21. TVISTER Retsforholdet ifølge Kontrakten og dennes fortolkning afgøres efter dansk ret. Såfremt der opstår en uoverensstemmelse mellem Parterne i forbindelse med Kontrakten, skal Parterne søge en løsning ved forhandling. Såfremt der ikke ved forhandling kan opnås en løsning, afgøres tvisten ved de almindelige domstole. 22. ÆNDRINGER OG FORTOLKNING Denne Kontrakt kan kun ændres ved skriftlig aftale mellem Styrelsen og Leverandøren, der vedhæftes Kontrakten som et tillæg. Ændringer besluttes i overensstemmelse med proceduren i bilag 7, Ændringshåndtering. Bestemmelser i udbudsmaterialet, i Leverandørens tilbud, i korrespondance forud for indgåelse af Kontrakten eller lignende, der ikke er gentaget i denne Kontrakt, kan ikke efterfølgende påberåbes som fortolkningsgrundlag. Henvisning til Kontrakten eller til en bestemmelse heri omfatter også de til Kontrakten hørende bilag, henholdsvis de af Kontraktens bilag, der er relevante for den pågældende bestemmelse. Ved uoverensstemmelse mellem Kontrakten og bilagene hertil har bestemmelserne i Kontrakten forrang i forhold til Kontraktens bilag. 23. OPBEVARING AF KONTRAKTEN Kontrakten oprettes i et originalt eksemplar, der opbevares hos Styrelsen. Leverandøren modtager bekræftet kopi af den originale Kontrakt. 24. SELVSTÆNDIG AFTALE Parterne er enige om, at denne Kontrakts punkt udgør en selvstændig aftale mellem Parterne, som er gældende, uanset om Kontrakten i øvrigt måtte blive erklæret for uden virkning. 25. UNDERSKRIFTER

21 21 Sted: Dato: For Styrelsen: Sted: Dato: For Leverandøren: