Et forbedringsprojekt

Transkript

1 Et forbedringsprojekt Foto: Bo Nymann Resultater fra projekt Sikkert Patientflow på Slagelse akutsygehus

2 Projekt Sikkert Patientflow er et samarbejde mellem TrygFonden, Danske Regioner og Dansk Selskab for Patientsikkerhed og er finansieret af en donation fra TrygFonden samt betaling fra sygehuse og regioner. Projektets faglige fundament har været understøttet af rådgivning fra Jody Crane, MD, MBA, Institute for Healthcare Improvement (IHI) og Inge Pia Christensen, sygeplejefaglig direktør, Hospitalsenheden Horsens samt projektledelse fra Dansk Selskab for Patientsikkerhed (DSFP). De tolv sygehuse i Danmark, der har deltaget i projekt Sikkert Patientflow: Næstved-Slagelse-Ringsted, Nordsjællands Hospital, Amager-Hvidovre Hospital, Roskilde-Køge Sygehus, Holbæk Sygehus, Sygehus Lillebælt, Hospitalsenheden Horsens, Regionshospitalet Randers, Hospitalsenhed Midt, Hospitalsenhed Vest, Sygehus Thy-Mors og Sygehus Vendsyssel. Projektperiode Næstved-Slagelse-Ringested Sygehuse (NSR): marts december Styregruppeformand i NSR projektet: Vicedirektør Vagn Bach (1/ / ) og Sygehusdirektør Vinni Breuning (1/ / ) Styregruppemedlemmer i NSR projektet, har bestået af: Ledende overlæge Thor Brygge, Ledende oversygeplejerske Annette Lindholm, Ledende overlæge Henrik Ømark, Ledende oversygeplejerske Jette Jensen, Ledende oversygeplejerske Iben Kyhn Riis, Ledende overlæge Helmer Buchardt Pedersen, Ledende oversygeplejerske Helle Auerbach, Ledende overlæge Henning Sander Gravesen, Ledende overlæge Carsten Sloth, Ledende oversygeplejerske Dorte Denta, Ledende oversygeplejerske Bente Kowal, Ledende oversygeplejerske Jonna Bryld og Kvalitetskonsulent Marianne Frandsen. Projektleder: Kvalitetskonsulent Pia Bakkegaard (1/ /6 2015) og Projektleder Pernille Kirkvåg (fra 1/5 31/ ) Denne rapport er udgivet af: Næstved, Slagelse og Ringsted sygehuse Administration Herlufvænge 14A Næstved Udarbejdet af: Projektleder Pernille Kirkvåg pbki(a)regionsjaelland.dk Tryk: RH Kopi og Print Forside fotos: Bo Nymann Udgave 2 Side 2 af 29

3 FORORD Vi valgte at deltage i projekt Sikkert Patientflow, fordi vi havde problemer med de medicinske og kirurgiske patienter på gangene og var konstant i pressen med de dårlige historier om overbelægning og patienter på gangene. Da Region Sjælland valgte at monitorere overnattende patienter på gangen på månedsbasis, var det tid til at gøre noget anderledes. Vi havde gode resultater med Patientsikkert Sygehus på Næstved Sygehus og et rigtig godt samarbejde med Dansk Selskab for Patientselskab (DSFP). Derfor var det helt naturligt for os, at deltage i det næste projekt. Sikkert Patientflow er et forbedringsprojekt, der har som mål at den rigtige patient er i den rigtige seng på det rigtige tidspunkt, og at der på sygehusene er sikre og sammenhængende indlæggelsesforløb uden unødig ventetid. Unødig ventetid forlænger patienternes ophold på akutsygehuset, hvilket igen kan medføre kapacitetsproblemer i form af overbelægning, patienter der må overnatte på gangene samt patienter i lånesenge. Unødig ventetid gør behandlingen dyrere end nødvendigt. Endelig giver ventende patienter personalet et større arbejdspres. Sikkert Patientflow har vist, at problemer med overbelægning, patienter på gangene og patienter i lånesenge kan løses bedre, ved at styrke samarbejdet på tværs af alle afdelinger. Slagelse Sygehus har dermed øget mulighederne for, at koordinere patientforløb på tværs af akutsygehuset ved hjælp af bl.a. daglige tavlemøder på afsnitsniveau og kapacitetskonferencer på sygehusniveau. Projekt Sikkert Patientflow er en succes og har givet nogle nye metoder/værktøjer til at sikre bedre patientflow. Projektets målsætning har skabt flow på akutsygehuset og vi er gået fra at være et sygehus med en akutafdeling til et akutsygehus. Jeg ønsker hermed, at takke alle der har bidraget til projektets succes og været en del af denne fantastiske rejse vi har været på. Sygehusdirektør Vinni Breuning Næstved, Slagelse og Ringsted sygehuse Side 3 af 29

4 RESUME Sikkert Patientflow er et forbedringsprojekt hvor målet har været, at den rigtige patient var i den rigtige seng på det rigtige tidspunkt, samt opnå sikre og sammenhængende patientforløb uden unødig ventetid. Udgangspunktet for projektet var de ofte lange ventetider i de nyetablerede akutmodtagelser på akutsygehusene. Unødig ventetid på at blive indlagt, overflyttet eller uskrevet fra akutsygehuset er utilfredsstillende for patienterne og udgør en risiko for patientsikkerheden. Unødig ventetid forlænger ofte patienternes ophold på akutsygehuset, hvilket igen kan medføre til kapacitetsproblemer i form af overbelægning, patienter der overnatter på gangene samt patienter i lånesenge. Hvilket gør behandlingen dyrere end nødvendigt samt medvirker til et større arbejdspres blandt personalet. I forbindelse med projektet, har Slagelse Sygehus ansat seks flowkoordinatorer (3 FTE) i akutafdelingen. De holder styr på belægningssituationen time for time og afvikler dagligt kapacitetskonference samt finder løbende løsninger på manglende flow i patientforløbet i samarbejde med afdelingerne. Akutsygehuset har fået nye metoder/værktøjer til at håndtere overbelægning og sikre bedre patientflow. Det er lykkedes projektets målsætning, at skabe flow på hele sygehuset, som er gået fra at være et sygehus med en akutafdeling til et akutsygehus. Alle afdelinger har fået fokus på spild og unødige stop i patientflowet ved at arbejde med flaskehalse og Waste Tool. Sikkert Patientflow har vist at kapacitetsproblemer, som overbelægning, mange patienter på gangene om natten og manglende patientflow på akutsygehuset, kan løses ved at styrke personalets muligheder for at koordinere patientforløb på tværs af akutsygehuset. Ved implementering af flowpakken på Slagelse Sygehus, har projektet optimeret tavlemøder på afsnitsniveau og etableret kapacitetskonferencer på sygehusniveau, hvilket har givet et tættere samarbejde blandt alle afdelinger på tværs af akutsygehuset. Slagelse Akutsygehus er næsten kommet af med overbelægningen og de mange patienter på gangen om natten trods en reduktion på 30 sengepladser på Slagelse sygehus i løbet af 2015 svt. 10 %. Reduktionen skyldes en fremrykning af sygehusplanen i Region Sjælland. Projekt Sikkert Patientflow har været en succes på Slagelse Akutsygehus, som i den forbindelse har fået en del presseomtale hen over sommeren og efteråret Blandt andet TV, radio og aviser samt besøg udefra, fra forskellige eksterne interessenter, som Sundheds- og ældreminister Sophie Løhde (forside), der kom på besøg på kapacitetskonferencen den 7.september Side 4 af 29

5 INDHOLDSFORTEGNELSE Forord... 3 Resume... 4 Indholdsfortegnelse... 5 Projektbeskrivelse... 6 Projektet... 6 Organisering NSR... 6 Målsætning... 7 Metoder og værktøjer... 8 Flowpakken... 8 Flowkoordinatorfunktionen... 8 Næstved Sygehus... 8 Tavlemøder... 9 Kapacitetskonference... 9 Lånesenge Læringsnetværk D4 Retningslinje Flaskehalse Ortopædkirurgisk afdeling Akut afdelingen Neurologisk afdeling Kirurgisk afdeling Medicinske afdelinger Udskrivningslounge, B Projektresultater Generelt Målsætning Resultatindikator Procesindikatorer Tavlemøder Kapacitetskonferencer Akutafdelingen Evaluering af projektet Overgang til drift Bilagsliste Side 5 af 29

6 PROJEKTBESKRIVELSE Dansk Selskab for Patientsikkerhed, Danske Regioner, regionerne og TrygFonden står bag projektet Sikkert Patientflow, som ønsker at opnå mere sikre og sammenhængende behandlingsforløb for patienter på akutsygehusene. Projektet har fået international ekspertbistand blandt andet fra det amerikanske Institute for Healthcare Improvement (IHI). En stor andel af patienter indlagt på akutsygehusene oplever ofte unødig ventetid på diagnostik og behandling. Projektet ønsker at sikre, den rigtige patient i den rigtige seng, på det rigtige tidspunkt. Målet søges opnået ved at anvende metoder til systematisk at forbedre patientflow for derved at nedbringe ventetiden for patienterne samt øge forudsigeligheden i driften til gavn for bl.a. patientsikkerheden og arbejdsmiljøet. 12 akutsygehuse fra alle fem danske regioner har deltaget i projektet. De har i projektperioden ( ), arbejdet med at blive bedre til at forudsige udskrivelser og indlæggelser samt tilpasse ressourcer, så der ikke opstår barrierer for patienternes videre færd gennem akutsygehuset. Det sker blandt andet ved hjælp af korte, daglige tavlemøder på afsnitsniveau og kapacitetskonferencer på sygehusniveau. Fokus på de korte møder er at skabe overblik over den enkelte patients forløb og fjerne flaskehalse for patientens flow. PROJEKTET Organisering NSR Projektet blev etableret i starten af Fik etableret en styregruppe i marts måned og med et forbedringsteam (senere projektgruppe) tilknyttet. Projektet var udfordret i starten, med kun få afdelinger repræsenteret i projektet og udfordret på datasiden, både registrering og opsamling. Det blev efterhånden bedre, som flere afdelinger kom til. Figur 1 NSR projektforløb over tid ( ) Side 6 af 29

7 Målsætning Hvad ønskede vi at opnå? Styregruppen på Slagelse Sygehus udarbejdede en målsætning for projektet i december 2014, som efterfølgende blev justeret lidt i september 2015, se bilag 1 for den komplette målsætning. De overordnede mål var: 1. At nedbringe ventetiden på diagnostik og behandling 2. At den rigtige patient er i den rigtige seng på det rigtige tidspunkt med korrekt behandlerteam 3. At skabe overblik over forløb for den enkelte patient 4. Sengekapacitet på afsnitsniveau svarer til behovet. 5. Ingen overnattende patienter på gangene om natten Styregruppen ønskede hermed, at løse problemerne med akutsygehusets ressourcer ikke anvendes effektivt nok og at der var utilstrækkelig koordination af patientforløb og ressourcer på tværs af akutsygehuset samt mindske spild i patientforløb og arbejdsgange. Den lokale overbelægning med patienter på gangene skulle væk og der skulle opnås et fælles indblik i patientflow på tværs af akutsygehuset og dermed mindske uhensigtsmæssig drift. Der blev besluttet hvilke data der skulle opsamles i projektet og hvordan de skulle registreres. Projektet har været udfordret på datasiden, men data kom primært fra det eksisterende LedelsesInformation Sygehus Syd (LISS) og fra lokale optællinger i de enkelte afsnit, i det omfang data ikke fandtes i eksisterende datakilder eksempelvis patienter på gangen om natten. Resultatindikatorer Styregruppen opsatte nedenstående resultatindikatorer, som målpunkter for projektets succes. Antal dage med belægningsprocent> 100 % skal reduceres med mindst 25 % inden 31. december 2015 Antal dage mellem overnattende patienter på gangen skal være mindst 50 dage inden 31. december 2015 Alternativ skal antallet af patienter på gangen om natten reduceres til max. 4 patienter på gangen pr. uge inden 31. december 2015 Gennemsnitlig indlæggelsestid fastholdes eller reduceres målt fra 1. januar 2014 (2,8 dage) Genindlæggelser reduceres med mindst 5% inden 31. december 2015 målt fra 1. januar 2014 (16,9% -> 16,1%) Procesindikatorer Styregruppen opsatte endvidere nedenstående procesindikatorer, for at sikre projektets fremdrift. Alle sengeafsnit afholder (kapacitets)tavlemøder og deltager på kapacitetskonferencen på hverdage målt fra 1. december 2014 Sengeafdelinger har en forudsigelighed af gårsdagens plan for udskrivelser på 75 % inden 31. december % af alle indlagte patienter, skal indenfor 1 time være tilset af en erfaren læge på akutafdelingen inden 31. december % af indlagte patienter på akutafdelingen har en behandlingsplan indenfor 4 timer inden 31. december 2015 Ventetid/boardingtime (fra patienten er meldt klar til overflytning/udskrivelsen faktisk sker) fra akutafdelingen skal være <1 time i tidsrummet kl inden 31. december 2015 Øge udskrivningsgrad fra akutafdelingen (dvs. indenfor 24 timer) fra nuværende 50 % til 55 % inden 31. december 2015 Alle afdelinger skal inden 31. december 2015 have arbejdet med og løst mindst et flaskehalsproblem. Side 7 af 29

8 Metoder og værktøjer I Slagelse har Sikkert Patientflow primært bestået af implementering af flowpakken og etablering af flowkoordinatorfunktionen. Flowpakken Flowpakken er en række metoder og værktøjer til at forudse den daglige kapacitet og efterspørgsel på akutsygehuset samt til at udarbejde en plan for dagen på kapacitetskonferencen i tæt samarbejde med alle afdelinger. Flowpakken baserer sig på metoden Real Time Demand Capacity Management (RTDC). Den er udviklet af Institute for Healthcare Improvement i samarbejde med amerikanske hospitaler og har forbedret patientforløbene på sygehuse over hele verden. RTDC gør personalet i stand til at bruge den eksisterende viden om indlæggelser og udskrivelser mere systematisk. For eksempel indlægges patienter typisk mandag og onsdag - men ikke tirsdag - og de ankommer efter frokost. Ved at udnytte den viden forudsiger de sundhedsprofessionelle antallet af indlæggelser og udskrivelser mere præcist med det resultat, at akutsygehuset udnytter sin kapacitet optimalt. Overordnet beskriver flowpakken koordination af et sikkert patientflow på tre niveauer på akutsygehuset, som beskrives nedenfor: Tavlemøder på afsnitsniveau Kapacitetskonference på sygehusniveau Flowstyregruppe på ledelsesniveau Flowkoordinatorfunktionen Styregruppen for Sikkert Patientflow, besluttede i løbet af projektperioden at ansætte flowkoordinatorer. Flowkoordinatorerne blev ansat til at have det samlede overblik over belægningssituationen time for time på Slagelse Akutsygehus. Der startede to akutsygeplejersker som flowkoordinatorer den 1. oktober De har prøvet sig frem, for at finde ud af hvad der virkede på Slagelse akutsygehus og de testede forskellige metoder, værktøjer og mødetider mv. Ved projektets afslutning, arbejder de på skift i 12 timers-vagt alle ugens dage i tidsrummet kl og antallet er øget til seks akutsygeplejersker (3 FTE) pr. 1. maj De arbejder halvdelen af tiden som flowkoordinator og den anden halvdel som akutsygeplejerske i akutafdelingen. Som flowkoordinator arbejder de med indlæggelser og udskrivelser samt er mødeleder på kapacitetskonferencen dagligt. De har løbende overblikket over den samlede sengekapacitet på hele akutsygehuset. Se deres nuværende arbejdsgange for henholdsvis hverdage og weekender i bilag 2 og 3. Det kliniske personale på afdelingerne ringer til flowkoordinatorerne, når de skal flytte en patient fra en afdeling til en anden afdeling eller modtager en patient fra et andet sygehus eller eget ambulatorie. Flowkoordinatoren kan indkalde til rødt og sort TASK force (se D4 vejledning senere) ved alvorlig og kritisk overbelægning på akutsygehuset, mhp. at finde en fælles løsning til håndtering af overbelægningen. I det sidste halvår af 2015 blev kendskabet til flowkoordinatorfunktionen udbredt uden for projektet. I den forbindelse blev der udarbejdet en pjece (bilag 4) om flowkoordinatorfunktionen samt afholdt informationsmøder på forskellige afdelinger. Næstved Sygehus De gode resultater på Slagelse sygehus, betød at Sygehusledelsen for Næstved, Slagelse og Ringsted sygehuse, ønskede at udbrede nogle af de metoder og værktøjer der var udviklet på Slagelse Sygehus til Næstved Sygehus. I maj 2015 startede Næstved Sygehus med afholdelse af daglige kapacitetskonferencer, registrering af overnattende patienter på gangen samt en sammentælling i august 2015 af ventetid på liggende transporter (flaskehals) på tre sengeafdelinger på Næstved sygehus. Målingen viser at 24 ud af 63 patienter svt. 38%, venter mere end de tilladte tre timer, dog svingende mellem 25-41% pr. afsnit. Pga. en fremrykning af sygehusplanen i Region Sjælland og med flytning/lukning af sengeafsnit til følge, bliver der ikke gjort yderlige tiltag på Næstved sygehus i forhold til projektet. Side 8 af 29

9 Tavlemøder Patienttavle morgenmødet er et kort, dagligt, tværfagligt, struktureret teammøde på sengeafsnitsniveau, hvor det kliniske personale drøfter den aktuelle kapacitet og lægger en plan for dagens udskrivelser og indlæggelser. Der vil ofte også blive prioriteret stuegangrækkefølge og drøftet særlige tiltag for den enkelte patient med fokus på hvad der skal til før udskrivelse, for at sikre at der ikke opstår unødig ventetid under indlæggelsen. Test af tavlemøder på de enkelte afsnit. Hvert afsnit har fundet en metode til at få gennemgået patienterne i forhold til deres praksis Hvert afsnit har forbedret deres overblik over patienterne og sengekapaciteten i afdelingen Fokus på forventet udskrivningsdato (FUD) på alle patienterne i forbindelse med 1. stuegang. I forbindelse med projektafslutning har der været fokus på en vurdering af tavlemøderne i sengeafdelingerne i slutningen af Læs mere under procesindikator på side 23. Kapacitetskonference På alle hverdage afholdes kapacitetskonference på sygehusniveau, den varer ca. 15 minutter og er et fokuseret møde, hvor repræsentanter fra alle afdelinger indtaster relevante data om sengekapaciteten i eget afsnit, som gennemgås sammen med flowkoordinatoreren og der skabes et overblik over akutsygehusets forventede samlede belægningssituation og den ledige sengekapacitet for den aktuelle dag. På Kapacitetskonferencen deltager afdelingssygeplejersker, souschefer og/eller kliniske koordinatorer samt røntgenafdeling og ad hoc deltager repræsentanter fra sygehus- og afdelingsledelsen. Ud over alle kender akutsygehusets samlede kapacitet i dag, aftales også konkrete løsninger på tværs af afdelinger til håndtering af overbelægning. Alle afdelinger udfylder et skema (bilag 5) med antal indlagte patienter, indlæggelser samt antal estimerede og faktiske udskrivelser i indeværende døgn. Disse data indtastes forud for kapacitetskonferencen i et fælles skema (bilag 6). Kapacitetskonferenceskemaet er ændret løbende i projektperioden, herunder i forhold til farvestatus, sammentælling af indlæggelser, tilsyn, røntgentider, udskrivelser mv. Senest tilføjet antal IMA kandidater på hvert afsnit mhp. senere vurdering. Der blev eksperimenteret en del i starten indtil det rigtige skema blev fundet. Forskellige test af kapacitetskonferencen: Hvert afsnit har fundet en metode så de møder velforberedte til kapacitetskonferencen Test af indtastning af data på fælles R-drev forud for konferencen - med stor succes Optimeret Excel ark til konferencen, så det er tydeligt, når belægningsprocenten er > 85 % Flowkoordinatorene har arbejdet udfra en struktureret guide (bilag 7) til kapacitetskonferencen det sidste halvår i Denne guide blev udarbejdet i forbindelse med optimering af kapacitetskonferencen og afdelingerne var begyndt at indtaste data forud for konferencen. På næste side, viser figur udviklingen i kapacitetskonferenceskemaet på Slagelse Sygehus, fra den , til ca. midt i projektperioden den og det seneste fra den , umiddelbart før drift af Sikkert Patientflow. Side 9 af 29

10 Figur 2 Kapacitetskonferenceskemaet marts Figur 3 Kapacitetskonferenceskemaet december Figur 4 Kapacitetskonferenceskemaet december Side 10 af 29

11 Lånesenge Lånesenge er, senge i et afsnit, der er udlånt midlertidigt eller længevarende til patienter, der specialemæssigt ikke hører til i det pågældende afsnit og som har en registreret anden behandlingsansvarlig. På Slagelse akutsygehus er der ikke mange bufferpladser a og det har derfor været nødvendigt at etablere lånesenge på andre afsnit, for at undgå overbelægning og patienter på gangene. Det blev besluttet at patienter i låneseng altid skal være visiteret af en bagvagt, være mindre kompleks/mindst syg og have en behandlingsplan i journalen. Begge specialers bagvagter og flowkoordinatoren involvereres i flytningen. Behandlingsansvaret for patienten påhviler stamafdelingen, uanset patientens fysiske ophold og lægerne kan med fordel prikke patienter til evt. låneseng, allerede ved stuegang, så ved afdelingerne hvem der kan flytte ved pladsproblemer i vagten. Læringsnetværk Der er afholdt fire læringsseminarer (á to dage) i projektperioden, hvor projektdeltagerne fra Slagelse Sygehus deltog med repræsentanter for projekt og styregruppe. På læringsseminaret mødtes projektdeltagerne med projektets ekspertgruppe, bestående af bestående af M.D., MBA Jody Crane (IHI) og sygeplejefaglig chef Inge Pia Christensen (Hospitalsenheden Horsens) samt forskellige projektdeltagerne fra DSFP. Deltagerne fik ny viden, viden om forbedringsmetoden samt erfaringsudveksling af gode ideer og spændende tiltag til forbedringer lokalt. Hvert læringsseminar havde et tema, der passede til hvor projektet var i forhold til projektperioden. Hvert projektsygehus udarbejdede et storyboard til hvert læringsseminar, med de tiltag og forbedringer/løsninger der var igangsat siden sidst. Af anden sparring, har der været stor støtte fra projektleder Louise Rabøl (DSFP) med bl.a. teambesøg, telefonsparring til projektledere samt forskellige webinar med relevant fagligt indhold. IHI har derudover stillet en dataplatform til rådighed (Extranettet), hvor projektlederne har kunne registrere data hver måned samt sendt en beskrivelse af projektets fremdrift i månedlige statusrapporter. DSFP har herefter givet feedback på disse hver måned og kommet med forslag til fastholdelse eller nye tiltag til forbedringer. Læringsseminar 1 Det første læringsseminar blev afholdt den marts 2014 og omhandlede en introduktion til projektet, teorier om forbedringsmodellen og arbejdsganganalyser mv. Slagelse Sygehus deltog med 11 personer fra akutafdelingen og lungemedicinsk afdeling samt projektleder. Storyboardet havde fokus på overbelægning, tidspunkt for patienternes ankomst til akutafdelingen (akutafdelingens hval ) og opholdstid i akutafdelingen. Slagelse Sygehus har bl.a. anvendt Key Performance Indicator (KPI) for patientoplevet kvalitet, Den Landsdækkende Undersøgelse af Patientoplevelser (LUP) samt indrapporterede UTH er fra patient og pårørende til at afdække patientperspektivet. Forskellige klinikere har gået i patientens fodspor og der har været anvendt Waste tool til identificering af spild på akut- og sengeafdelingen. Slagelse sygehus mål i projektet: Nedbringe unødig ventetid for patienter på diagnostik og behandling, forudsigelig drift og øge patientsikkerheden. Læringsseminar 2 Andet læringsseminar blev afholdt den september 2014 med fokus på flow, flowforbedringer, patienter og patientsikkerhed som temaer. Slagelse Sygehus deltog med 15 personer fra akutafdelingen, lungemedicinsk afdeling, flowkoordinator, styregruppemedlemmer samt projektleder. Storyboardet havde fokus på flaskehalse og afprøvninger af tavlemøder i afsnittene, kapacitetskonference med 8 afsnit samt skemaer til dette. a Bufferpladser, er fysiske pladser der er ud over de normerede sengepladser. Side 11 af 29

12 Slagelse sygehus mål i projektet: Første målsætning udarbejdes i projektet, med fokus på reducering af indlæggelsestid på sygehusniveau, udskrivningsgraden fra Akut 1, tid fra ankomst til patienten har en behandlingsplan/er set af en læge, nedsættelse af ventetid for færdigbehandlede patienter i akutafdelingen og antallet af patienter som overflyttes fra akutafdelingen om natten. Læringsseminar 3 Tredje læringsseminar blev afholdt den marts 2015 med fokus på gennembrud på akutsygehusene, Real Time Demand Capacity Management (RTDC), Huddles and Bed Meeting (møder) og ledelse samt det flowarbejde og forskellige afprøvninger på projektsygehusene. Slagelse Sygehus deltog med 18 personer fra akutafdelingen, lungemedicinsk afdeling, kirurgisk afdeling, Neurologisk afdeling, Røntgenafdelingen, flowkoordinator, Ledelse samt projektleder. Storyboardet havde fokus på ansættelse af seks flowkoordinatorer og deres arbejdsopgaver samt afdelingernes arbejde med løsning af flaskehalse og key performance indicator (KPI) lokalt. Læringsseminar 4 Fjerde læringsseminar blev afholdt den september 2015 med fokus på erfaringer, resultater og spredning af Sikkert Patientflow. Slagelse Sygehus deltog med 22 personer fra akutafdelingen, lungemedicinsk afdeling, kirurgisk afdeling, Neurologisk afdeling, Røntgenafdelingen, flowkoordinator, afdelingsledelse, sygehusdirektør samt projektleder. Slagelse sygehus mål: Justering af målsætning i september. Det var nødvendigt med en præcisering af målsætningen på akutafdelingens mål samt overnattende patienter på gangen. Storyboardet havde fokus på Slagelse sygehus flotte resultater og spredning af kendskabet til flowkoordinatorfunktionen samt optimering af arbejdsgange. D4 Retningslinje Håndtering af overbelægning på Slagelse sygehus, retningslinje Styregruppen udarbejde i første halvår 2015, en retningslinje for håndtering af overbelægning (udsnit figur 5) gældende for alle afdelinger på Slagelse sygehus. Fokus var at være på forkant med belægningssituationen og kunne indkalde til taskforce ved alvorlig (rødt) og kritisk (sort) overbelægning. Se hele retningslinjen i bilag 8. Figur 5 D4 retningslinje for håndtering af ovebelægning på Slagelse Sygehus Side 12 af 29

13 FLASKEHALSE Projektets målsætning var, at alle afdelinger inden 31. december 2015 skal have arbejdet med og løst mindst et flaskehalsproblem. De fleste afdelinger har arbejdet med lokale delprojekter og/eller løsninger på flaskehalse, men det er ikke alle projekter der er beskrevet nedenfor. Det gør ikke dem mindre vigtige, nedenstående er udvalgt ud fra de data der var tilgængelige på rapportskrivningstidspunktet og det har desværre ikke været muligt at få alle delprojekter med i rapporten. Alle afdelinger har i projektperioden, anvendt Waste Tool b til at identificere spild på sengeafsnittet. Spild tænkes som unødvendige indlæggelser på sengeafsnit i forhold til rette patient i rette seng. Ortopædkirurgisk afdeling Afdelingen kom med i projektet efter sommerferien 2014 og har bl.a. anvendt Waste Tool til at identificere spild på sengeafsnit. Nogle af de fund, der blev gjort var stuer der afventede rengøring efter isolation, patienter afventer plads på andre afdelinger, afventer tilsyn, afventer aflastningsplads, udsættelse af operation og tilbagemelding fra andre sygehuse. Ortopædkirurgisk afdeling har arbejdet med flaskehalsene/små projekter som forventet udskrivningsdato (FUD), rette patient i rette seng og estimerede og faktiske udskrivelser på individniveau. Akut afdelingen Akutafdelingen har arbejdet med flaskehalse omkring Dyb venetrombose (DVT) patientforløb i akut2 og blodprøvetagningstider i Akut 1. Dyb venetrombose (DVT) patientforløb Der var registreret en flaskehals i forhold til at få diagnosticeret DVT-patienter med ultralyd undersøgelse (UL) i weekenden. Diagnosticering af DVT er vigtigt for at kunne starte den blodfortyndende behandling. En forsøgsordning startede i februar 2015 i samarbejde med røntgenafdelingen, hvor en Røntgen læge ringende ind om søndagen for at høre om der er booket DVT-patienter til UL. I så fald, kom røntgenlægen ind kl om søndagen og foretog undersøgelsen. Behovet viste sige dog ikke så stort, så det blev kun testet i en kortere periode. Blodprøvetagningstider Akutafdelingen (Akut 1) har kigget på svartider på Biokemiske blodprøver og oprettet en KPI på dette. Her var fokus på overholdelse af svartiderne for livsvigtige, fremskyndet og rutineprøver. Data fra uge 35 (figur 6), viser at svartiderne generelt overholdes når der kigges på alle typer, men de livsvigtige blodprøver har en forsinkelse onsdag og torsdag i uge 35. Det er uklart hvad årsagen er, men efterfølgende er Akutafdelingen i dialog med Klinisk Biokemisk afdeling om muligheden for fast tilknytning af bioanalytiker til Akut 1. b Waste Identification Tool er en hurtig og effektiv metode til at screene sengeafsnit for spild og indkredse fokusområder for andre indsatser. Side 13 af 29

14 Figur 6 Blodprøvesvartider i uge KPI i Akutafdelingen (Akut 1) på Slagelse Sygehus. Neurologisk afdeling Afdelingen kom med i projektet efter sommerferien 2014 og har bl.a. anvendt Waste Tool til at identificere spild på sengeafsnit. Neurologisk afdeling har arbejdet med flaskehalse omkring ventetider på MR scanninger for indlagte og ambulante patienter (figur 7). Data er trukket af PFI fra systemet Carestream. Data viser, at ventetiden fra henvisning er modtaget på røntgen og til undersøgelsen udføres på indlagte patienter, ligger i gennemsnit på 3,0-3,8 ugedage/2,0-2,7 hverdage. Median ventetiden ligger på 1,0-2,0 ugedage/1,0 hverdag. Medianen viser middeltendensen i data og dermed kan der påvises, at der ikke er en høj ventetid på MR scanninger bestilt af Neurologisk afdeling. Ventetiden for svar på undersøgelsen (beskrivelse) på indlagte patienter, ligger i gennemsnit på 1,0-1,2 ugedage/0,8-0,9 hverdage. Median ventetiden ligger på 0-1,0 ugedage/0-1,0 hverdag og dermed kan der påvises, at der heller ikke er en høj ventetid på at få svar på MR scanninger bestilt af Neurologisk afdeling. Figur 7 Ventetid på MR scanninger, bestilt af Neurologisk afdeling På den daglige kapacitetskonference har alle afdelinger registreret patienter der venter på MR og/eller CT scanninger. Røntgen indberetter hvor mange ledige tider der er den specifikke dag og om der er udfordringer med eks. udstyret. Her viser det sig ofte at den største flaskehals er, at henvisningerne ikke er sendt. Ventetiden på MR scanninger og beskrivelser for ambulante neurologiske patienter er noget højere end for de indlagte, det kan skyldes at de bestilles i god tid, patienten først skal have svar senere og svar prioriteres til indlagte patienter først. Ifølge røntgenafdelingen, bør Neurologisk afdeling altid prioritere vigtigheden af undersøgelsen i forbindelse med henvisningen sendes. Side 14 af 29

15 Kirurgisk afdeling Afdelingen kom med i projektet efter sommerferien 2014 og har bl.a. anvendt Waste Tool til at identificere spild på sengeafsnit. Nogle af de fund, der blev gjort var afventer tilsyn, afventer skopi (undersøgelse), OP aflysninger, medicinske komplikationer, Kirurgiske komplikationer, udtømning, TværSektorielle Meddelelser (TSM), mangler stillingtagen/plan og primær sektor. Kirurgisk afdeling har endvidere arbejdet med udskrivningsdato på alle patienter, som en KPI på deres LEAN tavle Medicinske afdelinger De medicinske afdelinger har før projektet haft meget overbelægning og særligt Lungemedicinsk afdeling (B1) var hårdt ramt. Afdelingen var derfor den første afdeling der deltog i projektet sammen med Akutafdelingen. Det første halve år af projektperioden blev tiden primært brugt på at afprøve forskellige metoder samt tilpasse værktøjer til indsamling af data. Lungemedicinsk afdeling B1 har, registreret overnattende patienter på gangen siden juni 2014 (se figur 8). Afdelingen har haft store problemer med overnattende patienter på gangen, men projektet har ændret dette markant og afdelingen er kommet overbelægningen til livs. Læs også projektresultater på side 20, hvor data for overnattende patienter på gangen(2015) fra alle afdelinger, præsenteres. Figur 8 Medicinsk afdeling B1. Antal overnattende patienter på gangen juni december 2015 Lungemedicinsk afdeling B1 har ændret flere arbejdsgange på baggrund af nogle mindre gode patienttilfredshedsundersøgelser, hvilket resulterede i en mere systematisk udskrivningsplanlægning med morgen tavlemøder som omdrejningspunkt, udarbejdelse patientens bog og etableret en udskrivningslounge. Side 15 af 29

16 Udskrivningslounge, B1 Lungemedicinsk afdeling B1, ønskede at få udlignet hvalen (tidspunkter hvor patienterne kommer) midt på dagen. Der lå ofte patienter på gangen, for afdelingen skulle modtage nye patienter fra akutmodtagelsen, samtidig med at de udskrev patienter som skulle hjem. Formålet med etablering af udskrivningsloungen, var at etablere vilkår for patienterne, så de oplever tilfredshed og tryghed i udskrivningsforløbet, reducere antallet af genindlæggelser samt udvikling af kvaliteten, hensigtsmæssigt flow, større patientsikkerhed og øget tryghed hos patienterne. Projektperioden løb fra 1. maj november 2015 og overgik herefter til drift. Udskrivningsloungen er åben på alle hverdage, i tidsrummet kl Der er allokeret en sygeplejefaglig guide og patienten flytter fysisk ned i loungen og ud af sengestuen, når de skal udskrives. Her opholder patienten sig, indtil hjemtransport. Loungen er indrettet med hvilestole, aflåst opbevaringsskab til patientens ting. Der er endvidere mulighed for at høre radio via hovedtelefoner/se TV, telefonering, brug af internet, læse nyhedsaviser og orienteringspjecer. Figur 9 Billede fra Udskrivningslounge på B1 Udskrivningsloungen har været en stor succes, med meget stor tilfredshed hos patienterne. Målinger fra Happy or Not stander, viser efter 4 uger at 89% af 54 patienter var positive over deres ophold i udskrivningsloungen og efter 20 uger, var alle 134 patienter positive (100%). Der er endvidere udført opfølgende telefoninterview i projektperioden ca. én uge efter udskrivelsen og efter 4 uger var 96 % ud af 29 patienter positive, og efter 20 uger synes 97% af 63 patienter virkelig godt/godt om opholdet. Ønskes yderligere information om udskrivningsloungen og de opnåede resultater, kontaktes Klinisk udviklingssygeplejerske Jette Lisbet Næsvang via jnae(a)regionsjaelland.dk. Side 16 af 29

17 PROJEKTRESULTATER Generelt Projekt Sikkert Patientflow har været en succes og har givet det kliniske personale nogle nye metoder og værktøjer til at sikre bedre patientflow på hele akutsygehuset. Projektets målsætning har skabt flow på sygehuset og Slagelse Sygehus er gået fra at være et sygehus med en akutafdeling til et akutsygehus. Den konstante overbelægning og patienter på gangene om natten på akutsygehuset, er reduceret markant. Det kliniske personales samarbejde på tværs af akutsygehuset er blevet meget bedre og flowkoordinatorerne er hele tiden på forkant af belægningssituationen, så der kan sættes hurtige ind end tidligere. Slagelse sygehus har opnået systematiske kliniske forbedringer i projektet, som forventes at fortsætte i drift. Forandringerne er vedvarende, men der er fortsat forbedringspotentiale at opnå i driften. Projektets resultater begyndte første, at vise sig omkring maj-juni 2015, hvor de nye arbejdsgange, flowkoordinatorer, kapacitetskonferencen og de forskellige værktøjer fungerede bedre og bedre. Projektet kom først for alvor i gang med systematisk dataindsamling i efteråret 2014, hvilket betyder at resultaterne bygger kun på lidt over et års data. Og det kan derfor ikke udelukkes, at dele af resultaterne kan være et udtryk for sæsonvariation (færre og mindre syge patienter henover sommeren) end en reel forbedring, men på Slagelse Sygehus kan alle mærke en klar forbedring i forhold til mindre ovebelægning og færre patienter på gangene om natten samt et øget konstruktivt samarbejde på tværs af alle afdelinger. Der er derudover, sket mange forandringer på Slagelse Sygehus, herunder sammenlægninger og flytning af afdelinger, reducering i den samlede sengekapacitet. Konvertering af patientforløb til ambulante forløb, er også én af de årsager der kan påvirke data. Derfor kan data ikke stå alene, men skal sammenholdes med feedback fra personalet om, hvordan de oplever arbejdstilrettelæggelsen og patientforløbene. Alle afsnit har haft en målbar forbedring i færre patienter på gangene Målsætning Opnåede vi det, vi ønskede i projektet? Målene er én for én beskrevet nedenfor med visualisering af data med grafer, der understøtter resultaterne. At nedbringe ventetiden på diagnostik og behandling. I figur 10 vises antal akutte og elektive indlæggelser på Slagelse Sygehus opgjort pr. måned, hvor der vises en stigende tendens. Opgjort pr. år har Slagelse Sygehus haft 1794 indlæggelser i 2015 (39.211) end i 2014 (37.417). Figur 10 Antal månedlige akutte og elektive indlæggelser på Slagelse sygehus i 2015 Side 17 af 29

18 Samtidig med, at Slagelse Sygehus har hafte flere indlæggelser, er der reduceret i den samlende sengekapacitet med 30 sengepladser (figur 11) svt. 10%. Hvilket har øget presset på de sikre patientflow yderligere. Figur 11 Den samlede sengekapacitet på Slagelse Sygehus i 2015 Og trods reducering på 30 sengepladser i 2015, er det alligevel lykkedes, at opfylde målsætningen om den gennemsnitlig indlæggelsestid (figur 12) skulle fastholdes eller reduceres målt fra 1. januar 2014 (2,8 sengedage). Den er reduceret med 7,4% til 2,6 sengedage (2015 total). Figur 12 Gennemsnitlige indlæggelsestid i sengedage på Slagelse Sygehus i 2015 At den rigtige patient er i den rigtige seng, på det rigtige tidspunkt med korrekt behandlerteam: Flowkoordinatorfunktionen arbejder dagligt for, at patienter der kræver specialist viden lægges på specialeafdelinger og patienter der ikke kræver specialist viden kan ligge på andre afdelinger, når der er høj belægning i speciale afsnittet. Side 18 af 29

19 At skabe overblik over forløb for den enkelte patient: Flere afsnit har arbejdet med flaskehalse i patientforløb og værdistrømsanalyse af specifikke diagnose forløb samt målrettet arbejdet med forbedring af den patientoplevede kvalitet. Under afsnittet med flaskehalse (side 13) beskrives hvilke områder de forskellige afdelinger har arbejdet med i projektperioden. Sengekapacitet på afsnitsniveau svarer til behovet: Der har været et forventeligt forbrug af timer i lånesengec i Dog steg forbruget af lånsenge betragteligt i november måned efter en samlet reducering af sengekapaciteten med 10 % pga. sammenlægninger og flytning af sengeafsnit (figur 13). Det forventes at forbruget af lånsenge vil blive mere udjævnet i efter første halvår 2016, når flytning af akutmedicin fra Næstved til Slagelse er afsluttet. Figur 13 Antal timer i låneseng på Slagelse Sygehus i 2015 Ingen overnattende patienter på gangene om natten: Der har været en væsentlig reduktion af overnattende patienter på gangen i 2015, men Slagelse Sygehus er ikke helt i mål endnu. Den var det 36 dage siden der havde overnattet en patient på gangen. Dermed er målsætningen om mindst 50 dage mellem overnattende patienter på gangen inden 31. december 2015 ikke opfyldt. Ved denne rapports tilblivelse var der den 11/ fortsat ingen overnattende patienter på gangen svt. 47 dage siden sidst (figur 14), så målet er realistisk inden for rækkevidde. Figur 14 Antal dage mellem overnattende patienter på gangen på Slagelse sygehus c Låneseng: En midlertidigt placering af en patient, på et andet afsnit end det behandlingsansvarlige afsnit. Side 19 af 29

20 Den reviderede målsætning (september 2015) gav en alternativ målsætning, hvor antallet af patienter på gangen om natten skal reduceres til max. 4 patienter på gangen pr. uge inden 31. december Dette mål er stort set opfyldt. Siden den 20.april, har der kun været 4 tilfælde, hvor flere end 4 patienter overnattede på gangen pr. uge (figur 15). Figur 15 Ugedata: Antal overnattende patienter på gangen på Slagelse Sygehus i 2015 Det er i høj grad lykkedes at reducere antallet af patienter på gangen om natten markant i projektperioden, hvilket fremgår mere tydeligt, når det vises på afsnitsniveau (figur 16). Figur 16 Antal overnattende patienter på gangen på afsnitsniveau i 2015 Side 20 af 29

21 Resultatindikator Antal dage med belægningsprocent> 100 % skal reduceres med mindst 25 % inden 31. december Beregningsmetode er belægningstal time for time. Hvis en afdeling der har haft overbelægning mere end 8 timer pr. døgn registreres overbelægning det døgn og antal døgn med overbelægning tælles herefter pr. måned pr. afdeling (bilag 9). I 2014 var der samlet 1138 døgn med overbelægning, hvor der i 2015 (dog uden data fra december) var 439 døgn med overbelægning (figur 17), hvilket svarer til en reduktion på 61% af døgn med overbelægning Figur 17 Antal døgn med overbelægning pr. afdeling på Slagelse sygehus i 2014 og 2015 Årsagen til at målet ikke er opfyldt på afsnit 2 Neurologi er fordi, det først blev et selvstændig afsnit i september 2014, så tallene for 2014 og 2015 kan ikke sammenlignes. Hvis tallene for månederne september, oktober og november i 2014 og 2015 for sammenlignes (figur 17B), er resultatet et andet og målet opfyldt for de tre måneder. Et reelt billede for afsnit 2 Neurologi, kan først sammenlignes fra september For uddybende data om overbelægning på Slagelse sygehus pr. afdeling, pr. måned i 2014 og 2015 i bilag 9. Afsnit 2 Neurologi (fra september 2014) % *mål opfyldt *sammenlignet sept., okt., nov. i 2014 og 2015 Figur 17B Neurologisk afsnit N2 dage med overbelægning i september, oktober, november 2014 og 2015 Side 21 af 29

22 RESULTATINDIKATOR (fortsat) Gennemsnitlig indlæggelsestid fastholdes eller reduceres målt fra 1. januar 2014 (2,8 dage) Den gennemsnitlige indlæggelsestid målt i sengedage er faldet fra 2,8 dage (januar 2014) med 0,2 sengedag til 2,6 dage (total 2015) svt. en reduktion på 7,4 %, og målet er dermed opfyldt. Figur 18 Den gennemsnitlige indlæggelsestid målt i sengedage på Slagelse Sygehus i 2015 Når den gennemsnitlige indlæggelsestid sammenstilles månedsvis for henholdsvis 2014 og 2015, er det tydeligt at se reduceringen, kun januar og november 2015 er højre end i Den lineære linie har en konstant hældning, hvilket antyder at forandringen er holdbar. Figur 19 Den gennemsnitlige indlæggelsestid målt i sengedage på Slagelse Sygehus 2014 og 2015 sammenstillet månedsvis Side 22 af 29

23 RESULTATINDIKATOR (fortsat) Genindlæggelser reduceres med mindst 5% inden 31. december 2015 målt fra 1. januar 2014 (16,9% -> 16,1%). Dette mål er justeret i september 2015, fra en ønsket reduktion på 10% til 5%. Trods dette, er målet ikke opfyldt. De procentvise antal genindlæggelser er uændret (figur 20). December 2015 er ikke opgjort ved rapportens tilblivelse, da data justeres i op til 30 dage bagud. Slagelse Sygehus Udskrevne Genindlæggelser Procentvise genindlæggelser 16,9% 16,9% Figur 20 Procentvis genindlæggelser på Slagelse Sygehus i De månedsvise antal genindlæggelser i procent, viser en variation med en lille stigende tendens. Figur 21 Procentvis genindlæggelser pr. måned på Slagelse Sygehus i Procesindikatorer Styregruppen opsatte endvidere nedenstående procesindikatorer, for at sikre projektets fremdrift. Alle sengeafsnit afholder (kapacitets)tavlemøder og deltager på kapacitetskonferencen på hverdage målt fra 1. december Tavlemøder Alle sengeafdelinger har afholdt strukturerede patienttavle morgenmøder, hvor alle indlagte patienter gennemgås mhp. kort status, plan og udskrivningsdato. Afdelinger har løst dette lidt forskelligt og i forbindelse med projektafslutning har der været fokus på en revurdering af tavlemøderne i sengeafdelingerne i slutningen af Resultatet er noget blandet (bilag 10), men generelt er der en god struktur på tavlemøderne. Udskrivningsdato er sat på mellem % af patienterne og her er et forbedringspotentiale at hente. Både på udskrivningsplanlægning på alle patienter og på en beslutning om, hvilke områder der skal berøres dagligt. Udrulning af en ny opsætning til overblikstavler (IMATIS) fik indflydelse på resultaterne, da nogle afdelinger ikke var godt bekendt med opsætningen og anvendte papir eller Whiteboardtavler i stedet for. Intensiv (ITA) og Intermediær (IMA) afsnit afholder ikke tavlemøde i traditionel forstand, men alle patienter gennemgås på morgenkonferencen. Side 23 af 29

24 Figur 22 Patienttavle morgenmøde på Ortopædkirurgisk afdeling 2015 Akutafdelingen har i projektperioden afholdt tavlemøder på forskellige tidspunkter og med forskellig fokus. I Akut 1 gennemgås alle indlagte patienter hver morgen kl. 8 og igen kl (timeout) samt på den medicinske og kirurgiske konference om eftermiddagen. Fokus er at få lagt en behandlingsplan og finde ud af om patienten skal hjem eller indlægges på sygehuset. Akut 2 har gentagende gange forsøgt at afholde patienttavle morgenmøder på forskellige tidspunkter, men det har været svært at finde det rigtige tidspunkt, uden at forsinke stuegangen. Kapacitetskonferencer I maj 2014 startede Slagelse Sygehus op med afholdelse af kapacitetskonferencer med Akutafdelingen og Lungemedicinskafdeling (B1) og over den næste halve år øges antallet af deltagende afdelinger indtil november 2014, hvor alle afdelinger herefter deltog. Fra januar 2015 og til projektets afslutning december 2015, afholdes samtlige kapacitetskonferencer på alle hverdage (figur 23) med deltagelse fra alle afdelinger på Slagelse Sygehus. Kapacitetskonferencer fortsætter uændret i drift. Figur 23 Afholdte kapacitetskonferencer på Slagelse Sygehus, målt i procent af mulige Side 24 af 29

25 Sengeafdelinger har en forudsigelighed af gårsdagens plan for udskrivelser på 75 % inden 31. december 2015 Gennemgang af kapacitetskonferenceskemaet, af de estimerede og faktiske udskrivelser i september og december 2015, viser at afdelingerne generelt er gode til at estimere hvor mange patienter de udskriver hver dag. Geriatrisk afdeling G2 er dog den eneste afdeling på 75 % forudsigelighed af gårsdagens plan i december måned (figur 24). Generelt er afdelingerne blevet bedre i projektperioden, men tendensen er at afdelingerne underestimerer antallet udskrivelser, da de ofte udskriver flere end antaget. Data er desværre ikke komplette, og særligt mangler data fra weekender. I bilag 11 og 12 ses grafer for estimerede og faktiske udskrivelser på afdelingsniveau, for henholdsvis de medicinske og kirurgiske afdelinger i september og december Afdeling Forudsigelighed af gårsdagens plan i december 2015 Antal dage med forudsigelighed > 75% (ud af 31 dage) Med. G2 76% 20 Med. B1 61% 16 Med. G1 49% 9 Med. B5 48% 9 Ort. Kir 47% 12 Neurologisk 44% 11 Kar.kir 37% 10 Kir 34% 9 HA 23% 5 Figur 24 Forudsigelighed af gårsdagens plan for udskrivelser i december 2015 Akutafdelingen Akutafdelingens procesindikatorer beskrives nedenfor. 85 % af alle indlagte patienter, skal indenfor 1 time være tilset af en erfaren læge på akutafdelingen inden 31. december % af indlagte patienter på akutafdelingen har en behandlingsplan indenfor 4 timer inden 31. december 2015 Ventetid/boardingtime (fra patienten er meldt klar til overflytning/udskrivelsen faktisk sker) fra akutafdelingen skal være <1 time i tidsrummet kl inden 31. december 2015 Projektet har forsøgt at få dataudtræk fra IMATIS overblikstavler, men datagrundlaget har ikke været tilstrækkelig til at projektet kunne få brugbare målinger. Der er udarbejdet en visualisering af patientforløbet i Akutafdelingen (figur 25, næste side), til understøttelse af dataudtrækket, men inddata er desværre ikke gode nok til, at projektet kan konkludere på målsætningen. Der arbejdes videre med dette i 2016 i regi af LEAN/KPI tavler. Side 25 af 29

26 Figur 25 Visualisering af patientforløb i Akutafdelingen på IMATIS overblikstavler Udskrivningsgrad Øgning af udskrivningsgraden fra Akutafdelingen (dvs. indenfor 24 timer) fra nuværende 50 % til 55 % inden 31. december 2015, er ikke opfyldt. Trods en stigende tendens, ligger udskrivningsgraden fra Akutafdelingen på gennemsnitlig 47% (figur 26). Figur 26 Andel patienter der udskrives fra Akutafdelingen i 2015 i procent Side 26 af 29

27 EVALUERING AF PROJEKTET Hvad har vi lært? På Slagelse sygehus er vi i dag på forkant med belægningssituationen og alle afdelinger er opmærksomme på at hjælpe hinanden. Kapacitetskonferencen har betydet et markant øget samarbejde og en meget større forståelse for hinandens arbejdsopgaver og belægning. Ansættelse af flowkoordinatorer har haft en stor betydning for gennemførelse af projektet. De er på forkant med belægningssituation for hele sygehusets og de ved hvornår de skal skaffe pladser, patienter skal i lånesenge og at tilsyn, undersøgelser eller flytninger sker på et fornuftigt tidspunkt. Derudover har projektet vist, hvor vigtigt der er at ledelserne på alle niveauer, har fokus på Sikkert patientflow. At Sygehusledelsen har siddet for bordenden i styregruppen, har haft en stor betydning for projektets succes. Spredning til Næstved Sygehus, var en større opgave end først antaget. Fastholdelse af kapacitetskonferencer og etablering af tiltag til bekæmpelse af overbelægning og patienter på gangen om natten, krævede én allokeret person til opgaven og har ikke været håndteres tilstrækkeligt inden for projektets organisering. Hvad ville vi gerne have vidst fra starten? Projektet var trægt at skubbe i gang og kapacitetskonferencerne gav først mening, når alle afsnit deltog hver dag. Tid til at arbejde med flaskehalse har været en udfordring for mange afdelinger, da det er tidskrævende at fordybe sig og der er mange konkurrerende opgaver i en travl hverdag. Store projekter kræver en god projektorganisering, hvilket der ikke var fokus på fra starten. Dataindsamling og bearbejdning tager tid og projektet ville haft glæde af en allokeret person til dataanalyse. Fra DSFP opfordres til at tilkoble en datamanager, men det har ikke været muligt i særligt stort omfang. Et større fokus på lægeforankring fra starten, ville have gavnet projektet, som er meget sygeplejebåren. Det betyder, at visitation af patienter, tilsyn og udskrivelsesplanlægning fortsat kan optimeres på flere afdelinger. Hvad bringer fremtiden? Slagelse sygehus er stolte af den succes projektet har haft og er bevidste om at bevare forandringerne i fremtiden. De nye metoder er kommet for at blive, men der er fortsat et forbedringspotentiale at hente. Der kan bl.a. med fordel arbejdes med, at blive endnu bedre til at estimere udskrivelser, hvilket forudsætter et øget fokus på udskrivningsplanlægning og forhindring af unødige stop i patientflowet. Tidstro visitation og stram styring/koordination af patientforløb er fremtiden, hvor fokus på den rette patient, får den rette behandling, på det rette tidspunkt og i koordinering på tværs af alle sengeafsnit, hvor specialepatienter indlægges på de specialeafdelinger og hvor mindre komplekse patienter indlægges i forhold til en optimal anvendelse af den tilgængelige sengekapacitet på akutsygehuset. Et tættere match mellem indlæggelser og udskrivelser på sygehusniveau er nødvendigt, så sygehuset løbende identificerer barrierer for gode og optimale patientflow, hvilket giver en roligere og mere forudsigelig afvikling af driften. Side 27 af 29

28 OVERGANG TIL DRIFT De nye arbejdsgange fra Sikkert Patientflow fastholdes fremadrettet bl.a. ved hjælp af driftaftalerne for Slagelse sygehus og de enkelte afdelinger, hvor bl.a. den gennemsnitlige liggetid, ønsket belægningsprocent på afsnitsniveau, antal genindlæggelser, overnattende patienter på gangen, følges. Flere afdelinger arbejder målrettet med værdistrømsanalyse (VSM) af specifikke patientforløb, som skal frigive sengedage i 2016, dette kan få den gennemsnitlige liggetid til at stige i fremtiden, fordi de tager de korte/lette patientforløb ud af sengeafdelingerne og lægger dem eksempelvis over i ambulant eller dagkirurgi regi. Beslutningskompetencen i Sikkert Patientflow overdrages til det eksisterende lederforum på akutsygehuset, der udvides til at indeholde en ny LEAN tavle struktur på Slagelse sygehus, hvor der er fokus på drifts og kvalitetsmål. Sygehusledelsen er tovholder på den nye tavlestruktur. Figur 27 Fremtidig organisering på Slagelse Sygehus af Sikkert Patientflow i drift Lederforum er et samtale/tavlestyring, prioriterings- og beslutningsforum for hele akutsygehuset, der understøtter de daglige patient tavlemøder på afsnitsniveau, kapacitetskonference på sygehusniveau, de nedsatte tværgående flowforbedringsteams samt Lean/KPI tavler på alle ledelsesniveauer. Lederforum er operationel på et højt fagligt ledelsesniveau og kan nedsætte ad hoc flowforbedrende teams med de relevante deltagere der skal finde en tværgående løsning af den aktuelle problemstilling. Lederforum skal sikre opnåelse af de aftalte mål i, den til hver tid gældende, driftaftale på Slagelse Sygehus. Side 28 af 29

29 BILAGSLISTE 1. Bilag 1 Målsætningssession Slagelse version 3 sept Bilag 2 Hverdag arbejdsplan for flowkoordinator (Version 5) 3. Bilag 3 Weekend arbejdsplan for flowkoordinator (version 2) 4. Bilag 4 Pjece flowkoordinatorfunktionen 5. Bilag 5 Afdelingernes skema til tavlemøde sengeafdeling (version 11) februar Bilag 6 kapacitetskonferenceskema 7. Bilag 7 Vejledning Kapacitetskonference (dec2015) 8. Bilag 8 D4 retningslinje for håndtering af overbelægning 9. Bilag 9 Antal døgn med overbelægning på afsnitsniveau i Bilag 10 Gennemgang af patienttavle morgenmøder på Slagelse Akutsygehus i efteråret Bilag 11 Estimerede og faktiske udskrivelser på medicinske afdelinger 12. Bilag 12 Estimerede og faktiske udskrivelser på kirurgiske afdelinger Side 29 af 29

30 BILAG 1 Mål - Specifikt, målbart, ambitiøst, realistisk og tidsafgrænset! Sygehus: Slagelse Dato: september 2015 Hvad ønsker I at opnå? At nedbringe ventetiden på diagnostik og behandling At den rigtige patient er i den rigtige seng - på det rigtige tidspunkt med korrekt behandlerteam At skabe overblik over forløb for den enkelte patient Sengekapacitet på afsnitsniveau svarer til behovet. Ingen overnattende patienter på gangene om natten Hvilket problem skal det løse? At sygehusets ressourcer anvendes ineffektivt Utilstrækkelig koordination af patientforløb og ressourcer på tværs Spild, fx i patientforløb og arbejdsgange Lokal overbelægning og patienter på gangene i udvalgte afsnit. Utilstrækkeligt indblik i patientflowet og dermed uhensigtsmæssig drift Manglende dynamik ift. svingende patientflow Hvordan ved I, at forandringen er en forbedring? Resultatindikatorer o Antal dage med belægningsprocent> 100 % skal reduceres med mindst 25 % inden 31. december 2015 o Antal dage mellem overnattende patienter på gangen skal være mindst 50 dage inden 31. december 2015 o Alternativ skal antallet af patienter på gangen om natten reduceres til max. 4 patienter på gangen pr. uge inden 31. december 2015 o Gennemsnitlig indlæggelsestid fastholdes eller reduceres målt fra 1. januar 2014 (2,7 dage) o Genindlæggelser reduceres med mindst 5% inden 31. december 2015 målt fra 1. januar 2014 (16,9% -> 16,1%) Procesindikatorer o Alle sengeafsnit afholder (kapacitets)tavlemøder og deltager på kapacitetskonferencen på hverdage målt fra 1. december 2014 o Sengeafdelinger har en forudsigelighed af gårsdagens plan for udskrivelser på 75 % inden 31. december 2015 o 85 % af alle indlagte patienter, skal indenfor 1 time være tilset af en erfaren læge på akutafdelingen inden 31. december 2015 o 80 % af indlagte patienter på akutafdelingen har en behandlingsplan indenfor 4 timer inden 31. december 2015

31 o Ventetid/boardingtime (fra patienten er meldt klar til overflytning/udskrivelsen faktisk sker) fra akutafdelingen skal være <1 time i tidsrummet kl inden 31. december 2015 o Øge udskrivningsgrad fra akutafdelingen (dvs. indenfor 24 timer) fra nuværende 50 % til 55 % inden 31. december 2015 o Alle afdelinger skal inden 31. december 2015 have arbejdet med og løst mindst et flaskehalsproblem. Hvor skal data komme fra? o Primært fra eksisterende datakilder og fra lokale optællinger i det omfang data ikke findes i eksisterende datakilder Andre måder hvorpå vi vil afgøre effekten af vores indsats? o Patientens oplevelser af ventetid er forbedret i LUP 2015 fra LUP 2014 o Medarbejdertilfredshed (måling af psykisk arbejdsmiljø) forbedres eller fastholdes fra 2014 til 2015 o Reduktion af antal patienter, der venter på udskrivelse/eller overflytning (numerisk mål fastsættes efter udarbejdelse af baseline) o Kun 1 flyt pr. patient. HVIS der kan etableres en nem datafangst skal formuleringen suppleres med: uden lægelig indikation/ faglig begrundelse. o Reduktion af aflysninger fra OP numerisk mål fastsættes ud fra baseline o Flow og patientsikkerhed forbindes via Patientsikkerhedsbriefings - afventer at disse to indsatsområder integreres i praksis før stillingtagen til målformulering. Hvem skal bruge data og hvor ofte? o Kapacitetsdata skal være tilgængelige hver dag ved kapacitetskonference, og opdateres i løbet af døgnet af flowkoordinator o Egne data præsenteres på afdeling/afsnit ved tavlemøder o Arbejdsgruppen vurderer resultat- og procesindikatorer ugentligt o Styregruppe og projektet får rapport hver måned o Data skal vises ved fejring/ i nyhedsbreve og bringes i pressen, når der er vigtige gennembrud/gode historier Hvilke forandringer vil I afprøve for at opnå jeres forbedring? Test: Tavlemøder og kapacitetskonferencen, flowkoordinatorernes arbejdsgang, Imatis (hvad skal på tavlerne). Task: Arbejde med flaskehalse, arbejde med værktøjerne i projektet, data til klinikere, hvilepladser etableres og akutpakker indføres. Hvor vil I starte? Vi har været i gang siden april 2014 og har en udrulningsplan, der er fulgt. Side 2 af 2

32 HVERDAG ARBEJDSPLAN FOR FLOWKOORDINATOR PR. 10/ Mødetid dag: 8-20 alle ugens dage 08:00-08:15 Få overblik over belægningssituationen, læse log, hente blå arbejdsseddel hos koordinerende sygeplejerske, evt. deltage i tavlemøde kl. 8 i akut 1, læse mail mv. 08:15-08:30 Evt. deltage i Morgenkonference (efter vurdering) 08:30-09:30 Få overblik over Akut 1 og Akut 2, vurder om der er akut pladsbehov evt. flytte patienter ud i huset. Meldetavlen gennemses. Hente papirer fra printer i kopirummet, registrer udskrevne/ overflyttede patienter dagen i går. 09:30-09:40 Forberede kapacitetskonference i forhold til data fra LISS. Tænd lys og opstart af PC i konferencelokalet. Husk IMA kandidater skema til patientlabel. 09:40-09:45 Åbne kapacitetskonferenceskema (ok skrivebeskyttet) og danne et overblik over dagens udfordringer. Planlæg dagen, forudse evt. problemer. 09:45-10:00 Kapacitetskonference. Se særskilt vejledning. 10:15-10:30 Registrer overnattende patienter på gangene og patienter i lånesenge. 10:30-10:45 Ringe til den visiterende sygeplejerske i Næstved på tlf Se særskilt vejledning. 10:45-11:00 Time out i akutafdelingen arbejdsstation B. 11:00-12:30 Status i afdelingerne. Koordinere og planlægge. Besøge afdelinger efter behov. 11:30-11:45 Faxe liste med mulige kandidater til geriatrisk afsnit. Fax. nr :30-13:00 Frokostpause. 13:00-13:45 Status i afdelingerne. Besøge afdelinger efter behov. 13:45-14:15 Ringe rundt, status i afdelingerne. Afklare evt. problemer. 15:00-15:30 Deltage i kirurgisk konference i konferencerummet Akut 1. 15:30 Mødes med aftenholdet i arbejdsstation B. 15:45-16:30 Opfølgning, danne overblik over AKUT :30-17:00 Deltage i medicinsk konference i konferencerummet Akut 1. 17:00-17:15 Deltage i patientsikkerhedskonference på ITA. 17:15-17:45 Følge op på planer aftalt på konferencerne. 17:30-17:45 Evt. ringe til Næstved visitator (AMA) på tlf , ved behov for koordinering. 17:45-18:15 Spisepause BILAG 2 18:15-18:45 Ringe rundt, status i afdelingerne. Besøge efter behov. Ajourføre blå arbejdsseddel. 18:45-20:00 Informere medicinsk bagvagt og koordinerende i AKUT 1 om pladssituationen. Afleverer blå arbejdsseddel til Koordinerende i AKUT 1 og medicinsk bagvagt, med aftaler for natten. Skrive logbog/mails. Telefon i oplader. Opdateret den 4. januar 2016/PBKI

33 WEEKEND ARBEJDSPLAN FOR FLOWKOORDINATOR PR.01/ Mødetid dag: 8-20 alle ugens dage Få overblik over belægningssituationen, læse log, hente blå arbejdsseddel hos koordinerende sygeplejerske, læse mail mv Ringe rundt, udfylde kapacitetskonference weekendskema og registrer overnattende patienter på gangene og tjek patienter i lånesenge Få overblik over Akut 1 og 2, er der akut pladsbehov. Meldetavlen gennemses. Hente papirer fra printer i kopirummet, registrer udskrevne/overflyttede patienter dagen i går. 09:15-10:00 Få overblik over belægningssituationen, planlæg dagen, forudse problemer, evt. besøge afdelinger hvis behov. 10:00-10:15 Ringe til den visiterende sygeplejerske i Næstved på tlf Se særskilt vejledning Status i AKUT 1+2, hvor mange forventes at skulle ud i huset? Besøge de afdelinger som har behov, afklare evt. problemer Frokostpause Ringe rundt, status i afdelingerne. Afklare evt. problemer Skriv i dagbog, skriv mails, lav statistik/dataopsamling Deltage i kirurgisk konference akut 1. 15:45-16:30 Opfølgning, danne overblik over AKUT :30-17:00 Deltage i medicinsk konference i konferencerummet Akut 1. 17:00-17:15 Patientsikkerhedskonference på ITA. 17:15-17:45 Følge op på planer aftalt på konferencerne. 17:30-17:45 Evt. ringe til Næstved visitator på tlf , ved behov for koordinering. 17:45-18:15 Spisepause BILAG 3 18:15-18:45 Ringe rundt, status i afdelingerne. Besøge efter behov. Ajourføre blå arbejdsseddel. 18:45-19:45 Statistik/dataopsamling, opdatering af vejledninger mv. (tovholder). 19:45-20:00 Informere medicinsk bagvagt og koordinerende i AKUT 1 om pladssituationen. Afleverer blå arbejdsseddel til Koordinerende i AKUT 1 og medicinsk bagvagt, med aftaler for natten. Skrive logbog/mails. Telefon i oplader. Opdateret den 29. oktober 2015/PBKI

34 FLOWKOORDINATOR KONTAKT Telefon Anette Christie»Når vi er i flow, er det en fornemmelse af et energifyldt fokus med fuld involvering af alle parter og følelse af succes af den igangværende aktivitet.«mihaly Csikszentmihalyi "Ingen får langsigtet succes med et kortsigtet fokus Anthony Robbins Maj Britt Louise Kristina Silja FLOW KOORDINATOR FUNKTIONEN 2015 Slagelse sygehus Pjece opdateret Januar 2016 B I L A G 4

35 FLOWKOORDINATOR FUNKTIONEN Flowkoordinatoren er tilgængelig på sygehuset i tidsrummet: HVORNÅR SKAL I RINGE TIL FLOWKOORDINATOR? Når du skal flytte en patient fra din egen afdeling til en anden afdeling på Slagelse sygehus eller andet sygehus. Når I får meldt en patient til Jeres afdeling fra et andet sygehus eller eget ambulatorie eller lignende. HVORNÅR RINGER FLOWKOORDINATOR? På hverdage: Mellem kl Mellem kl HVEM ER VI? Vi er seks sygeplejersker, ansat i Akutafdelingen i Slagelse. Arbejder halvdelen af tiden som flowkoordinator og den anden halvdel som akutsygeplejerske. Vi har alle en bred erfaring indenfor akutte patienter og har bred visitations og patientforløbs erfaring. ANSVARS- OG KOMPETENCEOMRÅDE Flowkoordinator er ansvarlig for den optimale kapacitetsudnyttelse på sygehuset. Vi skal sikre: kl alle ugens syv dage KAPACITETSKONFERENCE Alle hverdage kl Afholdes i Akutafdelingens konferencelokale. Alle afdelinger har mødepligt. Flowkoordinator er mødeleder. Telefonvisitation af patienter bedes så vidt muligt undgås i dette tidsrum. I weekender/helligdage: Mellem kl Mellem kl Mellem kl HVILKE INFORMATIONER SKAL I HAVE KLAR NÅR FLOWKOORDINATOR RINGER? 1) Hvor mange patienter er der fysisk i afdelingen lige nu (minus orlovspatienter). 2) Har I fået meldt nogle patienter til jeres afdeling udefra, hvis ja, hvor mange og hvorfra 3) Hvor mange udskrivelser har I senere på dagen. Overblik over den samlede sengekapacitet på sygehuset. Overblik over belægningssituationen på hele sygehuset. Aktivt indgå i forebyggelse af overbelægning på sygehuset. Mødeleder på kapacitetskonferencen (hverdage). Overordnet koordination af gode patientforløb, således at patienterne får det bedst mulige forløb med udgangspunkt i rette patient i rette senge med rette behandlerteam. Sikre den optimale ressourceudnyttelse i samarbejde med afdelingerne. BELÆGNINGSSITUATIONEN Trin 0 (Grøn) - I ORDEN Trin 1 (Gul) - OPMÆRKSOMHED Trin 2 (Rød) - ALVORLIG Trin 3 (sort) - KRITISK Vi kan Indkalde til Task Force i forbindelse med overbelægning på sygehuset jf. D4 retningslinje (449044) Vi er kontaktperson til afdelingsledelserne og andre sygehuse i regionen ved overbelægning, i tæt samarbejde med de forskellige specialers bagvagter.

36 Udskrivelser kl Udskrivelser kl Udskrivelser kl Udskrivelser kl Udskrivelser kl Udskrivelser kl Udskrivelser kl Udskrivelser kl Udskrivelser kl Udskrivelser kl Sikkert patientflow, dagligt morgenmøde på sengeafdeling. Uge: år: Afsnit: Normerede antal sengepladser: Estimeret udskrivelser Faktiske udskrivelser Indlagte patienter på afsnittet kl. 9 Mandag Indlæggelser/ overflytninger: Forventet i dette døgn Patienter med et udskrivningstidspunkt, en udskrivningsdato eller pt. der ikke kan sættes en dato på /ud af alle indlagte pt. opgjort kl. 14 Bemærkninger: Fx isolerede pt., mors Pt. på orlov Pt. indlagt fra andre afsnit (låneseng) Faktiske indlæggelser Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag Lørdag Søndag Mandag: Tirsdag: Onsdag: Torsdag: Fredag: Weekend: Flaskehalse/antal patienter i lånesenge: Flaskehalse/antal patienter i lånesenge: Flaskehalse/antal patienter i lånesenge: Flaskehalse/antal patienter i lånesenge: Flaskehalse/antal patienter i lånesenge: Flaskehalse/antal patienter i lånesenge: Antal patienter på gangen i nat: Antal patienter på gangen i nat: Antal patienter på gangen i nat: Antal patienter på gangen i nat: Antal patienter på gangen i nat: Antal patienter på gangen i weekenden om natten: Morgenmøde (navn ændret fra tavlemøde) sengeafdeling version 11, februar 2015.

37 Afsnit UDSKRIVELSER Antal forventede Afventer OVERFLYTNINGER Indlagte Patienter Patienter Antal indlagte Lukkede Forventede ledige tilsyn/ IMA Antal patienter på på på patienter der Årsag til pt gang senge; mors, Indlæggelser til Slagelse Sygehus ledige pladser svar på kandidater Akut 2 HA B1 B5 G1 G2 Intensiv IMA Neuro Kir Ort Kar pladser afsnittet kl. gangene gangene isolation afventer CT/MR 9 kl. 23 kl. 6 Kl Kl Kl Kl Kl pladser inklusiv undersøgelser scanning overflytninger planlagte udskr. FAKTISKE UDSKRIVELSER OG OVERFLYTNINGER Kl Kl Kl Kl Kl Faktiske Overflytninger i udskrivelser i alt alt CT MR Antal Uskr overflyt Uskr overflyt Uskr overflyt Uskr overflyt Uskr overflyt Uskr Overflyt Akut Akut Intensiv IMA HA B B G G NEURO kramper Ort-Kir Kir Kar-Kir I alt Røntgen Ledige 3 1 DAGENS STATUS Forventede udskrivelser total (Estimerede udskrivelser) Ledige pladser kl. 9 (Antal pladser - indlagte patienter kl. 9) Ledig kapacitet (Forventede udskrivelser + ledige pladser kl. 9) Medicinske pladser Neurologiske pladser 30 5 Kommentar 17 Antal forudsagte udskrivelser Antal faktiske udskrivelser Antal faktiske indlæggelser akut 1 Forventede indlæggelser på akut 1 + overflytninger til Slagelse Ledige pladser på sygehuset i dag (ledig kapacitet - forventede indlæggelser) 49 Kirurigiske pladser KOMMENTAR FLASKEHALSE; DATO: Antal Antal faktiske forudsagte oveflytninger overflyninger AKUT 1 AKTUT 2 INTENSIV IMA HA B1 1 orlovs pt møder ind kl 11:00 B5 G1 G2 NEURO O-KIR KIR 35 kir pt og 3 med i låneseng. En ryg pt, og 2 pneumonie. KAR-KIR

38 BILAG 7 VEJLEDNING KAPACITETSKONFERENCE (fra 23. december 2015) Forberedelse til kapacitets konferencen Flowkoordinator (hverdage) 1. Før kapacitetskonferencen a. Tjek at gårsdagens og dagens ark ligger klar i fælles mappen inden kl. 8.30* b. Indtast jeres egne udskrivelsestal (gårsdagens faktiske udskrivelser i akutafdelingen fra kl. 09:00-08:59 kommer på printer PR SLS 022VO76 i det store depot). c. Se Dagens status (Grøn / Gul / Rød / Sort) på dagens kapacitetsskema kl Skema må kun åbnes som skrivebeskyttet mellem kl. 9:00-9:40 af flowkoordinator. *Fælles mappe Kapacitetskonferencer Slagelse ligger på fællesdrevet R: SYGEHUS_DATA (\\regsj.intern\files). Vær opmærksom på at kun én person kan taste tal ind i arket ad gangen. Mødested: Akutafdelingens Konferencerum Flowkoordinator er mødeleder Konferencen starter præcis 09:45 1. Rejs dig op og kig på folk præcis kl. 09:45 2. Sig: Godmorgen og velkommen til kapacitetskonferencen. 3. Indtast tal fra de afdelinger der mangler/ikke kunne nå det. 4. Sig højt hvilke afdelinger der kl. 9 har (røde tal) eller har risiko for (gul) eller får (rød) overbelægning senere på dagen. a. Hvis én eller flere afdelinger går i gul" i nævn antal forventede ledige pladser inklusiv overflytninger b. Hvis én eller flere afdelinger går i rød" i nævn antal forventede minus pladser inklusiv overflytninger c. Spørg hvordan de selv kan løse dette samt hvilke afdelinger der kan hjælpe dem og med hvad de kan hjælpe. d. Spørg indtil IMA-kandidater. Bemærk alle afd. skal skrive i kolonnen (undtagen ITA/IMA), hvis ingen, skrives et 0. e. Spørg om der er afdelinger der har haft patienter på gangen i nat (hvis ikke allerede nævnt) f. Spørg om der er afdelinger der har haft patienter i lånesenge g. Spørg om der er afdelinger der har lukkede stuer h. Spørg hvor mange ledige tider Røntgen har, og nævn hvilke afdelinger der har patienter der afventer CT/MR. Giv røntgen patientnavn og cpr. nr. efter konferencen, ved ledig kapacitet. i. Spørg desuden om Røntgen har særlige udfordringer eks. Service, noter i kommentarfeltet. j. Spørg om der kan rykkes/fremrykkes: i. Tilsyn, obs. geriatriske ptt. ii. Prøve-/undersøgelsessvar iii. Flytte ptt. Hjemboende/tilhørende andre sygehuse 5. Nævn Dagens status (Grøn / Gul / Rød / Sort) HUSK at notere aftaler: Hvem, hvad, hvor og hvornår. 6. Sig tak for i dag, god dag Opdateret sidst den 23. december 2015/PBKI

39 Efter kapacitetskonferencen Flowkoordinator (hverdage) 1. Læg dagens og morgendagens ark ind i fælles mappen* 2. Gårsdagens ark flyttes (klip, sæt ind, flyt og erstat) over i jeres egen mappe (Flowkoordinator/Kapacitetskonferencer) i relevant måned/år mhp. arkivering og statistik. 3. Registrere patienter på gangen om natten i særligt skema 4. Følg op på anvendelse af lånesenge (mindst muligt) 5. Følg op på dagens aftaler, herunder med røntgen Flowkoordinator (weekend) Ringer rundt og får en status, indtaster dette i arket. Omdøb ark til dags dato samt skrive kapacitet weekend, så det tydeliggøres der ikke afholdes konference. Læg i fællesmappen *: Fredage: morgendagens ark er mandag Mandage: gårsdagens ark er fredag Opdateret sidst den 23. december 2015/PBKI

40 7/1/2016 NAE SLA RIN sygehuse Håndtering af overbelægning på Slagelse Sygehus, ver. 3 Sygehusvæsen Somatik Næstved, Slagelse og Ringsted sygehuse Organisatoriske temaer Ledelse Niveau: Næstved, Slagelse og Ringsted sygehuse Virksomhed Udskrevet er dokumentet ikke dokumentstyret. Type: Retningslinjer Redaktør: lici BILAG 8 Fagligt ansvar: alnd Håndtering af overbelægning på Slagelse Sygehus Ledelsesansvar: Sygehusledelsen NAE SLA RIN Dokumentnummer: / Version: 3 Godkendt af: vvb Dokumentbrugere: Slagelse, Bioanalytiker, Jordemoder, Leder, Læge, Portør, Radiograf, Rengøringsassistent, Sekretær, Serviceassistent, SOSU ass./hj. og sygehj., Sygeplejerske, Tekniker, Internet 1) Formål 2) Anvendelsesområde 3) Fremgangsmåde 4) Ansvarsforhold 5) Dokumentation 6) Definitioner/Søgeord 7) Referencer 1) Formål At håndtere almindelig og kritisk overbelægning. Sikre gode patientforløb, herunder tilstræbe, at patienterne indlægges på de afsnit, der skal fortsætte behandlingen. Sikre en koordineret indsats, hvor ressourcer anvendes bedst muligt. Rette patient i rette seng på det rigtige tidspunkt med korrekt behandlerteam så vidt det er muligt. 2) Anvendelsesområde Alle afdelinger på Slagelse sygehus. 3) Fremgangsmåde Rammer for håndtering af belægning og flow håndteres efter følgende algoritme: Trin 0 i orden Trin 1 opmærksomhed Trin 2 alvorlig Trin 3 kritisk TRIN 0 (grøn): Vi er i trin 0 indtil alle afsnit er fyldt op til antallet af normerede senge (ikke disponible senge). Forløbene koordineres mellem afdelinger, flowkoordinator og kliniske koordinatorer ved kapacitetskonferencen samt løbende hen over dagen. Patienter køres ud i det visiterede speciale, efter princippet rette patient i rette seng. Flowkoordinators opgaver: Overblik over den daglige belægnings og ressourcesituation Sikre overflytninger mellem afdelingerne ud fra aftaler/samarbejdsaftaler og Sikkert Patientflow principper Afdelingernes klinisk koordinators/afdelingssygeplejerskens opgaver: Har overblik over afsnittets belægnings og ressourcesituation og er i dialog med flowkoordinator omkring dette ved kapacitetskonference og løbende hen over dagen. Har dagligt overblik over hvilke patienter der kan prikkes, dvs. kan ligge i lånesenge/ buffer senge ved overbelægning 1/6

41 7/1/2016 NAE SLA RIN sygehuse Håndtering af overbelægning på Slagelse Sygehus, ver. 3 TRIN 1 (gul) Vi rykker til trin 1, når få afsnit har brugt alle normerede senge og tager buffersenge i brug belægningen er > 100 %. Belægningssituationen søges løst i eget regi i forhold til evt. lokale retningslinjer. Forløbene koordineres mellem afdelinger og flowkoordinator og kliniske koordinatorer ved kapacitetskonference. Patienter køres ud i det visiterede speciale, efter princippet rette patient i rette seng. Flowkoordinators opgaver: Har overblik over den daglige belægnings og ressourcesituation. Sikre overflytninger mellem afdelingerne ud fra evt. gældende samarbejdsaftaler og Sikkert Patientflow principper. Afklare hvorvidt belægningssituationen er midlertidig og indenfor afsnittets egne retningslinjer Trin 2 forberedes og formidles på kapacitetskonferencen. Undersøger muligheder for lånesenge, hvis situationen ikke ser ud til at kunne stabiliseres inden for timer. Belægningssituationen formidles videre på overdragelsesmøder og ved patiensikkerhedsbriefing. Afsnittenes kliniske koordinators/afdelingssygeplejerskens opgaver i samarbejde med bagvagterne: Har overblik over afsnittets belægnings og ressourcesituation Har overblik over hvilke patienter der kan overflyttes til låne senge i trin 2 Dialog med flowkoordinator omkring belægningssituationen og lånesenge, ved kapacitetskonference og telefonisk henvendelse. Iværksætte lokale retningslinjer for håndtering af belægningssituationen. Flowmasters opgaver: Håndterer flowet på akutafdelingen for indkomne patienter. Støtter flowkoordinatoren i håndtering af belægningssituationen i resten af sygehuset. TRIN 2 (rød): Når et eller flere afsnit har opbrugt alle normerede senge samt taget buffersenge i brug de ekstra aftalte sengepladser med brandmyndighederne (se under dokumentation) i relevant speciale/eget regi, er sygehuset i trin 2: Patienter med en behandlingsplan kan flyttes i låneseng efter aftale med begge specialers bagvagter (noteres i journalen) Afsnit, der ikke har belægningsproblemer, tager egne patienter fra Akutafdelingen (med en behandlingsplan) De diagnostiske specialer inddrages i en prioritering af undersøgelser af hensyn til optimalt patientflow Flowkoordinators opgaver: Har det samlede overblik over den aktuelle belægnings og ressource situation på sygehuset Aftaler på kapacitetskonference, om der er behov for at mødes senere på dagen. Håndtering af den overordnede overbelægningssituation i samarbejde med afdelingsledelsen i Akutafdelingen og de berørte afdelinger. Orienterer Akutafdelingens koordinerende sygeplejerske samt Flowmaster om belægningssituationen. Forbereder trin 3. Alle specialers Bagvagter orienteres om belægningssituationen Undersøger kapacitet på ikke belastede sengeafsnit. Lånesenge kan anvendes, med perspektivet hellere en patient på stue end på gang. Belægningssituationen formidles videre på overdragelsesmøder kl. 15 og og ved 2/6

42 7/1/2016 NAE SLA RIN sygehuse Håndtering af overbelægning på Slagelse Sygehus, ver. 3 patientsikkerhedsbriefing kl. 17. Ved trin 2 belægning indkalder flowkoordinator til "rød task force møde" via SMS (alle afdelingsledelser), mindst 1 fra hver afdeling skal møde op. Rødt Task force Bagvagter, vagthavende sygeplejefagligt personale, flowkoordinator og flowmaster mødes for at aftale håndtering af overbelægning mhp. overflytning og koordinering af forløb. Task force møder afholdes i Akutafdelingens konferencerum. Afdelingernes klinisk koordinators/afdelingssygeplejerskens opgaver: Har overblik over afsnittets belægnings og ressourcesituation Har overblik over hvilke patienter der kan overflyttes til låne senge Har overblik over hvilket personale der kan hjælpe andre afdelinger Dialog med flowkoordinator omkring belægningssituationen og lånesenge, ved kapacitetskonference og telefonisk I overbelagte afdelinger: Har overblik over afsnittets belægnings og ressourcesituation og er i dialog med flowkoordinator omkring dette. Sikre fortsat iværksættelse af lokale retningslinjer for håndtering af belægningssituationen (se under dokumentation). Sikre personalesituationen/brandvagter etc. Holder afdelingsledelsen orienteret om belægningssituation og plan. Fremrykke udskrivelser for patienter, hvis muligt. Sikre dialog med kommuner omkring eventuelle hjemsendelse. Flowmasters opgaver: Håndterer flowet på akutafdelingen for indkomne patienter. Støtter flowkoordinatoren i håndtering af belægningssituationen i resten af sygehuset. TRIN 3 (sort): Når flowkoordinatoren vurderer, at alle fysiske pladser inkl. buffer og gangpladser på hele sygehuset er optaget, orienteres alle afdelingsledelser om, at der nu er en kritisk overbelægning på sygehuset. Akutafdelingens afdelingsledelse beslutter om alle afdelingsledelser skal indkaldes til task force møde og orienterer Sygehusledelsen. Lånesenge i regionen/på andre sygehuse undersøges og iværksættes og det vurderes om der skal aflyses elektive operationer og undersøgelser. De diagnostiske specialer inddrages i en prioritering af undersøgelser af hensyn til optimalt patientflow Flowkoordinators opgaver: Kontakt Akutafdelingens afdelingsledelse mhp. orientering af belægningssituationen til sygehusledelsen. Ved trin belægning indkalder flowkoordinator til "task force møder" via SMS (alle afdelingsledelser), mindst 1 fra hver afdeling skal møde op. Kontakter alle specialers bagvagter mhp. hurtigst muligt at vurdere om fremskyndelse af udskrivelser i eget regi. Orienterer Akutafdelingens koordinerende sygeplejerske samt Flowmaster om belægningssituationen. Tæt dialog med afsnittenes kliniske koordinator med fokus på frigjorte pladser. Sort Task force Sygehusledelse og afdelingsledelser involveres i og indkaldes til møde sammen med Bagvagter, vagthavende sygeplejefagligt personale, flowkoordinator og flowmaster omkring håndtering af kritisk overbelægning. Task force møderne fortsætter hver morgen kl til belægningssituationen er normaliseret. Fremlægger status på belægningssituationen og planer for håndtering af situationen på task 3/6

43 7/1/2016 NAE SLA RIN sygehuse Håndtering af overbelægning på Slagelse Sygehus, ver. 3 force møde. Task force møder afholdes i Akutafdelingens konferencerum. Afdelingsledelsens opgaver er: Undersøge mulighederne for ekstra hjælp fra andre sygehuse via visitationen. Fremrykke udskrivelser for patienter evt. med akut ambulatorietid. Vurder om opholdsrum kan tages i brug til patienter. Aflysning af alle elektive undersøgelser og operationer. Stillingtagen til indkaldelse af personale (obs. brandvagter). Sikre at læger syner mors så snart der er sikre dødstegn med henblik på hurtigere overflyning til kapellet. Klinisk koordinator i afdelingen: I overbelagte afdelinger Har overblik over afsnittets belægnings og ressourcesituation og er i dialog med flowkoordinator omkring dette løbende. Sikre fortsat iværksættelse af lokale retningslinjer for håndtering af belægningssituationen. Sikre personalesituationen / brandvagter etc. Involverer afdelingsledelsen i overlægningssituation og plan. Sikre dialog med kommuner omkring eventuelle hjemsendelse. Flowmasters opgaver: Håndterer flowet på akutafdelingen for indkomne patienter. Støtter flowkoordinatoren i håndtering af belægningssituationen i resten af sygehuset. Sygehusledelsen: Hvis det skønnes relevant, iværksætter sygehusledelsen at patienter køres videre i samarbejde med AMK omvisitering af akutte patienter, til andre sygehuse. 4) Ansvarsforhold Samarbejde: Afdelinger uden overbelægning har pligt til at hjælpe afdelinger med overbelægning. Møder Kl Kl Kl Kl Kapacitetskonference: Alle sengeafsnit og radiologisk afdeling. Overdragelsesmøde: Kirurgiske læger, akutoverlægen/flowmaster og flowkoordinator. Overdragelsesmøde: Medicinske læger, akutoverlægen/flowmaster og flowkoordinator. Patientsikkerhedsbriefing: Alle vagthavende bagvagter, ansvarshavende anæstesiolog, MAT sygeplejerske, akutoverlægen/flowmaster og flowkoordinator. 5) Dokumentation Bufferkapacitet i afdelinger, se bilag 1 Lokale samarbejdsaftalter: Kirurgisk Afdeling 6) Definitioner/Søgeord Kapacitetskonferencer Der afholdes dagligt kapacitetskonferencer kl 9.45 i akutafdelingen, her deltager repræsentanter fra afsnitsledelsen fra alle sengeafsnit, IMA/intensiv, Akutafdelinger og røntgen. På mødet koordineres fordeling af indlagte patienter, overflytninger, udskrivelser og patienter i lånesenge. Belægningssituationen analyseres af flowkoordinator og håndteres i samarbejde med alle afsnit, så patientsikkerhed sikres og ressourcer anvendes bedst muligt. Patientsikkerhedsbriefing Dagligt afholdes patientsikkerhedsbriefing kl. 17 på Intensiv afdeling, der deltager alle vagthavende bagvagter, ansvarshavende anæstesiolog, MAT sygeplejerske, 4/6

44 7/1/2016 NAE SLA RIN sygehuse Håndtering af overbelægning på Slagelse Sygehus, ver. 3 akutoverlægen/flowmaster og flowkoordinator. Kritisk syge patienter gennemgås og planlægning af håndtering af forløbene aftales. Overdragelsesmøder. På møderne gennemgås patienter i Akutafdelingen og håndtering af forløbene i vagten. Der kan laves aftaler, der tilgodeser håndtering af overbelægning f.eks. lånesenge og buffer kapacitet i Akutafdelingen. Belægningssituationen analyseres af flowkoordinator og håndteres i samarbejde med de tilstedeværende, så patientsikkerhed sikres og ressourcer anvendes bedst muligt i forhold til kapaciteten på både Næstved og Slagelse Sygehus. Lånesenge/patienter: Lånesenge er, senge i et afsnit, der er udlånt midlertidigt eller længevarende til patienter, der specialemæssigt ikke hører til i det pågældende afsnit og som har en registreret anden behandlingsansvarlig. Patienter i låneseng skal altid være visiteret af en bagvagt, have en plan i journalen og er mindre komplekse/mindst syge. Overflytning til låneseng skal aftales med begge specialers bagvagt. Stamafdeling Den afdeling, hvor patienten specialemæssigt hører til. Behandlingsansvaret for patienten, påhviler stamafdelingen, uanset fysisk ophold (låneseng). Udlån af personale mellem afdelinger se retningslinje (er under udarbejdelse) Flowkoordinator Flowkoordinatoren i Akutafdelingen har det overordnede overblik over belægningssituationen, kapacietetsudnyttelse og patientflow time for time (indlæggelser og udskrivelser) på hele sygehuset via LISS. Har overblik over tidspunkterne for de forventede udskrivninger og indlæggelser i alle afsnit i løbet af dagen. Flowkoordinatoren medvirker til at hospitalets samlede sengekapacitet udnyttes bedst muligt og at patientforløb er patientsikre. Flowkoordinator har bemyndigelse til at iværksætte retningslinjens 4 trin (trin oversigt) Når Flowkoordinator forlader vagten, overtager den koordinerende sygeplejerske i Akutafdelingen flowkoordinatorens opgaver. Klinisk koordinator: Den person, der i afdelingen har det daglige overblik over belægningssituationen i afsnittet. Klinisk koordinator prioriterer, i samarbejde med læger i afsnittet, patienter der ved overbelægning kan flyttes ud i lånesenge. Har overblik over afsnittets belægnings og ressourcesituation og er i dialog med flowkoordinator omkring dette løbende. Flowmaster Er en akutlæge, der håndterer indkomne kritiske patienter på akutafdelingen i forhold til triageringen. Behandlingsansvaret for indlagte patienter i akutafdelingen. Støtter flowkoordinatoren i håndtering af belægningssituationen i resten af sygehuset. Bufferseng En fysisk ikke normeret ekstra sengemulighed, herunder ekstra patient på en sengestue, hvor dette er muligt. Rød task force møde Bagvagter/vagthavende personale, akutoverlægen/flowmaster og flowkoordinator mødes for aftaler omkring belægning, overflytning og koordinering af forløb. Sort task force Møde hvor Sygehusledelse, afdelingsledelse, akutoverlægen/flowmaster og 5/6

45 7/1/2016 NAE SLA RIN sygehuse Håndtering af overbelægning på Slagelse Sygehus, ver. 3 flowkoordinator involveres i og indkaldes til møde omkring håndtering af kritisk overbelægning. 7) Referencer Normerede og disponible senge, se i LISS under produktion Bilag: Senge pr. afsnit på Slagelse Sygehus 6/6

46 0 døgn overbelægning pr. måned Bilag 9 Antal døgn med overbelægning på afsnitsniveau i døgns overbelægning pr. måned døgns overbelægning pr. måned >30 døgns overbelægning pr. måned

47 Gennemgang af patienttavle morgenmøder på Slagelse Akutsygehus i efteråret Spørgsmål ITA IMA B1 B5 G1 G2 HA N1 N2 Kir O.kir 1. Afholdes daglig tavlemøde (ja/nej) Nej, der holdes Morgenkonference JA JA JA JA JA JA JA JA JA Besøg, dato 21/12 17/12 14/12 10/12 11/12 18/12 30/11 27/11 2/12 8/9 2. Hvem er tilstede/er der tværfaglig deltagelse (læge, sygeplejersker, terapeuter mv.) 3. Gennemgås alle patienter (ja/nej) enten i hele afdelingen/eller gruppevis Morgenkonference Læger, koor. sygepl. Ja Læger, sygepl. Fys, Sekretær Ja Gruppevis Læger, sygepl. Sekretær Ja Gruppevis Læger, sygepl. Fys. Ja Gruppevis Læger, sygepl. Sosu, Fys. Ja Gruppevis Læge, sygepl. Sekretær Ja Gruppevis Læge, sygepl. Sosu, Ergo, Fys. Ja Gruppevis Læge, sygepl. Ergo, Fys. Ja Gruppevis Læge, sygepl. Ergo, Fys. Ja Gruppevis Læge, sygepl. Sosu, Ergo, Fys. Ja Gruppevis 4. Hvor mange patienter har en udskrivningsdato (antal/total) Kun dem der skulle flytte samme dag 14/24=58% 7/21=33% 4/6=66% 2/4=50% 8/9= 89% 6/8= 75% 9/10=90% 6/16=37,5% 5/9 = 56 % 50% Gr % Gr 3 50 % 100 % 5. Hvor mange patienter har en behandlingsplan (antal/total) Kortsigtet, intensiv behandlingsplan De fleste (>24 t) De fleste (>24 t) Ca. ½ delen Alle De fleste (>24 t) Uklart Alle (>24 t) Alle (>24 t) Alle (>24 t) 6. Er der en klar vurdering af hvad der skal til, for at patienten kan udskrives Samme dag? De fleste (>24 t) De fleste (>24 t) Flere skulle drøftes til stuegang Uklart, mange ubekendte Ja De fleste (>24 t) Flere skulle drøftes til stuegang Uklart Ja Ja Ja 7. Er der unødig ventetid (spild) (ja/nej), hvilke tiltag er gjort? Ikke pt. Men venter ofte på transport Nej Nej Vente på tilsyn Nej Roskilde (KAG, Pacemaker) Uklart Nej Nej Nej 8. Andre tiltag/emner der berøres Metavision (specialejournal) vises samtidig i forhold til detaljeret sygdomsbillede. Fordeling af opgaver IMATIS opdateres under mødet IMATIS var ikke opdateret med FUD, opdateres efter IMATIS opdateres under mødet IMATIS opdateres under mødet IMATIS opdateres efter, var ny installeret Bruger ikke IMATIS, hænger i rummet IMATIS opdateres efter Registrerer TSM IMATIS ny installeret IMATIS opdateres under mødet

48 Bilag 11 Estimerede og faktiske udskrivelser fra de medicinske sengeafdelinger på Slagelse sygehus Graf over de medicinske sengeafdelingernes estimerede og faktiske udskrivelser i september og december 2015 med samme intervalskala (0-35). Huller er pga. mangelende data, særligt i weekender. Datakilde: Kapacitetskonferenceskemaer i september og december Side 1 af 2