Projekt VALG under har i marts 2017 færdiggjort 2. runde teknisk dialog med interesserede leverandører.

Transkript

1 24. april 2017 OPSUMMERING AF TEKNISK DIALOG VALG Projekt VALG under har i marts 2017 færdiggjort 2. runde teknisk dialog med interesserede leverandører. 1. Indledning I uge afholdt KOMBIT teknisk dialog om det kommende udbud af en ny valgløsning. Denne opsummering har til formål at fremlægge en sammenfatning af de væsentligste besvarelser af spørgsmål fra 2. runde teknisk dialog samt kommentarer til kravspecifikationen. KOMBIT har ved begge lejligheder udsendt spørgsmål til leverandørernes besvarelse. Spørgsmålene findes her. Der blev holdt møder med følgende selvstændige leverandører og partnerskaber: CSC/Assembly Voting IBM IVU Traffic Technologies KMD/Scytl Netcompany/Smartmatic Dialogmøderne havde til formål at belyse leverandørernes kommentarer til KOMBITs udkast til udbuds- og kravmateriale, som var blevet offentliggjort forud for møderne. Materialet kan du finde her. 2. Dialog med leverandørerne 2.1 Overordnede kommentarer Både danske og udenlandske leverandører har overordnet set været meget interesseret i projektet om den nye valgløsning. Projektet omtales som et prestigeprojekt, men også samtidig som et højrisikoprojekt. Fejlmargin på denne slags projekter er meget lille, og det er alle leverandørerne opmærksomme på. Mange leverandører har deltaget i den tekniske dialog, og der har været en moderat udvikling i markedet mellem 1. og 2. runde teknisk dialog. Ved den seneste runde teknisk dialog, fik leverandørerne indtryk af, at projektet havde holdt sig på sporet i forhold til udgangspunktet i 1. runde dialog. Der var dog en del forretningsmæssige spørgsmål som stadig krævede afklaring inden leverandørerne kunne mitigere nogle kritiske risici. KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk CVR Side 1/5

2 Leverandørerne havde som udgangspunkt den holdning, at udbud, hvor en løsning allerede findes på markedet, ville give den eksisterende leverandør en konkurrencemæssig fordel. I dette tilfælde havde markedet dog reageret meget positivt fra begyndelsen, da KOMBIT tidligt meldte ud, at KOMBIT ønsker en ny teknologisk platform for den næste generation af valgløsningen. Det var et opmærksomhedspunkt, at uagtet valg af leverandør, national eller international, bør KOMBIT være opmærksom på, at der vil skulle specialudvikles funktionalitet til det danske valgområde på de standardplatforme som evt. ville blive tilbudt. Desto større behov der ville være for specialudvikling, desto mindre sandsynligt ville det blive at implementere en standardløsning. Leverandørerne blev informeret om, at projektets udbudsmodel følger udbud med forhandling. Dette blev taget godt imod, fordi det giver leverandørerne og KOMBIT en chance for at starte det tætte samarbejde så tidligt som muligt i bestræbelserne på at udvikle den nye valgløsning. Serviceaftaler vedrørende print var ikke noget de fleste leverandører kunne byde med selvstændigt. KOMBIT blev derfor anbefalet, at ekstrahere print-delen af udbuddet, så det var muligt for leverandørerne at fokusere på it-anskaffelsen. Dette er baggrunden for at KOMBIT har valgt at udskille print og distribution af valgkort fra it-løsningen. Hvis KOMBIT begav sig ud i et selvstændigt udbud om serviceaftaler om print, ville leverandørerne se positivt på denne disposition. Flere leverandører nævnte, at den nuværende økonomiske ramme var sat for lavt, hvis KOMBIT ønskede at medtage alle de ønskede parametre. Som måleperioderne i driftskontrakten var skruet sammen, ville det være en anbefaling af KOMBIT enten nedjusterer kravene en smule eller alternativt afser flere penge til at opretholde den ønskede driftsmodel. Leverandørerne hæftede sig især ved, at projektets risikoprofil gjorde, at leverandørerne måtte påtage sig nogle kritiske risici for at sørge for en 100% oppetid. Udbudsbekendtgørelsens estimerede kontraktsum skal udgøre KOMBITs bedste skøn over kontraktværdien på tidspunktet for udsendelse af udbudsbekendtgørelsen og vil være forbundet med en vis usikkerhed. Tallet i udbudsbekendtgørelsen vil sætte visse rammer for køb af ændringer i kontraktperioden, men må ikke opfattes som et absolut loft. Tilbudsgivere opfordredes generelt til at konsultere bilag 5 og bilag 7.2.B og stipuleringsarket i Dokument 3.1 for at få en større indsigt i de økonomiske forhold som KOMBIT skønner vedrørende en given kontrakt. KOMBIT modtog et par bemærkninger om, at krav om beredskab i forbindelse med valgafvikling kan vise sig at kræve mange ressourcer, fordi KMD i dag har en konkurrencefordel i, at beredskabet er klar in-house. Hvis og såfremt en anden leverandør vinder udbuddet, vil dette beredskab skulle erhverves på anden vis KOMBIT kvitterede for bemærkningerne og pointerede, at beredskabets størrelse afhang af it-løsningens kvalitet. Alt andet lige ville en løsning som kørte smidigt kræve færre ressourcer end ved en usmidig løsning. Derudover var det KOMBITs forventning, at leverandørens kendskab til domænet ville stige over tid, og således ville behovet for beredskab falde tilsvarende. KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk CVR Side 2/5

3 2.2 Forretningsmæssige observationer Kravspecifikationens detaljeringsniveau Flertallet af leverandørerne påpegede, at udkast til kravsspecifikationen var en anelse for detaljeret i forhold til KOMBITs oprindelige udmelding om at holde kravspecifikationen på forretningsniveau. KOMBIT kvitterede herfor, og pointerede, at dansk lovgivning sætter mange konkrete rammer for, hvad den kommende valgløsning skal kunne. Leverandørerne anbefalede, at KOMBITs kravspecifikation indeholder referencer til alle lovmæssige krav, men derudover forsøger at holde sig på et overordnet niveau, så det dels bliver muligt at byde ind med en standardløsning og dels gør udviklingsprojektet mindre komplekst og mere fleksibelt Udviklingstid Et par leverandører nævnte, at det nuværende udkast til kravspecifikationen gav anledning til overveje, om en standardløsning ville kunne håndtere kravstrukturen. Der blev lagt op til nogle funktioner som krævede specialudvikling, og disse kunne godt få en væsentlig indflydelse på udviklingstiden. Uagtet observationen kunne udviklingstiden godt holdes inden for de af KOMBIT estimerede 9-12 måneder. En enkelt leverandør ønskede sig mere udviklingstid Projektets udrulningsplan Der var enighed blandt leverandørerne om, at tidsplanen var ambitiøs. Det blev nævnt, at den vindende leverandør ville skulle skalere sit beredskab væsentligt inden for kort tid i forbindelse med udrulningen, og at det var en fordyrende parameter. Tidsplanen i sin nuværende form ville medføre nogle udfordringer, og her især ved kommunernes implementering og ibrugtagning. Flere store kommunale begivenheder vil komme til at gøre sig bemærkede i løbet af 2019, herunder et Europaparlamentsvalg den 2. juni, kommunale budgetforhandlinger i september og et potentielt dobbeltvalg for hhv. kommunerne og regioner i 2021 blot to år efter implementering af den nye valgløsning. Flere leverandører nævnte, at det var reglen snarere end undtagelsen i udrulning af centrale systemer, at udrulning foretages gradvist, f.eks. opdelt efter geografiske eller organisatoriske enheder Organisatorisk udrulning Den organisatoriske udrulning vil blive en kompleks størrelse i hver enkelt kommune. Hver kommune har mange valgsteder, og for hver kommune gælder, at de skal have mandskab (projektledelse) uddannelse af personale, uddannelse af superbrugere via leverandøren og spørgsmålet er, om hver enkelt kommune derudover skal have en supportfunktion, der uddannes op mod ibrugtagning af den nye valgløsning. Det ville samlet set stille forholdsvist høje krav til kommunens parathed, og det er ikke alle kommunerne der har personale nok til at håndtere den slags intense udrulningsforløb. Det ville derfor kræve stram styring for at få de mindste kommuner med. Flere leverandører påpegede, at krav om at kunne tilbyde uddannelse af 10 samtidige kommuner krævede en stor kapacitet hos leverandøren og dette var en cost driver. En nedjustering samt tilføjelse af varsel ville være gavnligt for kontrakten. KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk CVR Side 3/5

4 En leverandør påpegede, at det ville være en god ide at samle flere kommuner i uddannelsesforløbene, så ressourcetrækket ikke blev så stort. Det kunne med fordel tage udgangspunkt i en geografisk betragtning, så kommuner, der grænser op til hinanden, undervises sammen. KOMBIT kvitterede for dette, og tilkendegav en intention om at rulle kommunerne ud i bølger. En af ideerne var at rulle kommunerne ud regionsvist Test Leverandørerne havde alle den opfattelse, at den nye valgløsning skulle testes i et væsentligt omfang inden den idriftsættes. Derudover var der en fælles enighed mellem leverandørerne og KOMBIT om, at den nye valgløsnings brugere, når i drift, krævede løbende efteruddannelse og prøvevalg mellem afvikling af valg, så løsningen ikke støvede til i måleperiode 3 (istid). Der var bred enighed om, at KOMBITs kravspecificerede antal af prøver var hensigtsmæssig, men den afsatte tid i eksempelvis etape 2 med 5 prøver var meget ambitiøs. KOMBIT kvitterede for bemærkningerne om den ambitiøse tidsplan og påpegede, at delleverancerne godt kan udvikles parallelt. Flere leverandører henviste KOMBIT til at kigge mod internationale retningslinjer for valg og sikkerhed ift. hvem der løbende varetager standarder ift. sikkerhed af systemet bliver fulgt. Et par leverandører nævnte, at KOMBITs samarbejdsmodel gjorde det mere besværligt at anvende DevOps i udviklingsforløbene. Med en ambitiøs tidsplan og ønske om mange tests, anbefalede leverandørerne, at KOMBIT anerkendte behovet for en agil tilgang i højere grad end hvad udkast til kontraktmaterialet lagde op til. KOMBIT kvitterede for dette og henviste til, at delleverancerne kunne udvikles parallelt. KOMBIT havde forud for den tekniske dialog specificeret, at det ønskedes at få præsenteret en prototype. På møderne gjorde KOMBIT klart, at dette ønske var blevet taget ud igen, og erstattet af Proof og Concept på enkelte områder. 2.3 Tekniske observationer Der var en overvejende enighed om, at der ikke var væsentlige tekniske udfordringer med udvikling af den nye valgløsning, set i forhold til KOMBITs udbudsmateriale. Der var dog nogle enkelte nedslagspunkter som blev drøftet på de fleste møder Decentral valgløsning Et par leverandører nævnte, at KOMBITs beskrivelse af valgafvikling decentralt kunne medvirke til, at valgforløbene kunne introducere mange fejlkilder. Den beskrevne decentral model virkede bureaukratisk og usikker. Det blev anbefalet at KOMBIT åbnede op for en anden løsning, defineret af leverandørerne og ikke nødvendigvis baseret på PC ere. KOMBIT kvitterede for dette, og tilkendegav, at der ville blive åbnet op for andre muligheder i udbudsmaterialet. Alternativt kunne der indføres såkaldte udrykningshold, som kunne tage til valgsteder, der oplevede vanskeligheder med gennemførsel af valget. KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk CVR Side 4/5

5 2.3.2 Sikkerhed Hver enkelt leverandør tilkendegav, at sikkerhedsaspektet var en kritisk faktor. Det blev ofte drøftet, at sikkerhedsmodellen skulle kunne håndtere den forventede brug af løsningen samtidig med, at den kommende persondataforordning skulle gøre det muligt at foretage de nødvendige sikkerhedsforanstaltninger i og uden for den nye valgløsning. Eksempelvis ved retten til at blive glemt. KOMBIT anerkendte spørgsmålet, og lod forstå, at det på nuværende tidspunkt stadig var under afklaring ift. hvor omfattende persondataforordningen kommer til at være i den nye valgløsning Brugervenlighed Adskillige leverandører nævnte, at forholdet mellem sikkerhed og brugervenlighed var et særligt opmærksomhedspunkt. Særligt blev det påpeget, at der var forhold der kunne påvirke brugeroplevelsen negativt. Eksempelvis autentifikation og autorisation vil være mere komplekst og til gene for brugerne, hvis der var tale om systemer som skulle kunne fungere uden netforbindelse og hvis brugerskaren dels ikke er offentligt ansatte (valgtilforordnede), og derfor ikke en del af den centrale styring af brugere Drift Leverandørerne kom med en observation om, hvordan der kunne ske skalering af den nye valgløsning, alt efter hvilken type platform løsningen driftes på. Særligt for private cloud kunne det være en økonomisk udfordring at skalere løsningen i forhold til KOMBITs nuværende ønske om fleksibilitet. Hvis KOMBIT fortsat ønskede fleksibiliteten, anbefaledes det, at KOMBIT sidestiller public cloud og private cloud, så leverandøren kan byde ind med en driftsmodel, som passer til KOMBITs ønsker. KOMBIT kvitterede for dette og tilkendegav en intention om at tilpasse driftskontrakten Overdragelighed Når KOMBIT på et tidspunkt skal genudbyde den nye valgløsning, har KOMBIT i dag flere krav om, at it-løsningen skal kunne overdrages uden videre til en anden leverandør. KOMBIT krævede eksempelvis, at kildekoden på specialudviklet programmel skulle overdrages, og at licenser på standardprogrammel skulle kunne købes efter kontraktudløb. KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk CVR Side 5/5