PERSONALEHÅNDBOG Boligforeningen Ringgården, december 2018

Transkript

1 PERSONALEHÅNDBOG Boligforeningen Ringgården, december 2018

2 Indhold # 1 OVERORDNEDE FORHOLD 1.1. Ringgårdens vision side Ringgårdens historie og facts side Beboerdemokratiet side Vedtægter side 5 # 2 PRAKTISKE FORHOLD PÅ ARBEJDSPLADSEN 2.1 Ansættelsespolitik side Medarbejderudviklingssamtale (MUS) side Funktionsbeskrivelser side Tab af arbejdsevne side Opsigelse side Løn side Kontonummer side Timesedler side Tavshedspligt side Straffeattest side Kørekort side Habilitetserklæring side 8 # 3 MEDARBEJDERFORHOLD 3.1 Arbejdstid Administrationen side Arbejdstid Ejendomsfunktionærer side Telefon- og ekspeditionstider side Sygdom side Bekymrings- og sygesamtale samt mulighedserklæring side Sygemelding til Danica side Arbejdsskader side Beredskabsplan side Overarbejde og afspadsering side Telefon side Frihed med løn side Ferie og fri side Omsorgsdage side Børn og unge på arbejdspladsen side ID-kort side Opslag af ledige stillinger side Faglig klub side Personalekassen side 11

3 # 4 POLITIK FOR BRUG AF IT 4.1 Brug af IT-systemer og elektronisk korrespondance side Særligt om internettet og sociale netværk side Særligt om s side Særligt om privat korrespondance mv. side Logning og kontrol side Tilsidesættelse af denne politik side Revision af politikken side 14 # 5 BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER 5.1 Oplysningspligt side Formålet med behandlingen side Dataansvarlig side Billeder side 15 # 6 TRIVSEL OG KOMMUNIKATION 6.1 Fokus på trivsel side Samarbejds- og mobbepolitik side Kommunikation side 18 # 7 SUNDHEDSPOLITIK 7.1 Livsstil (tilbud og politkker) side Arbejdsmiljø (psykisk arbedjsmiljø og sikkerhed) side Socialt ansvar (sundhedsforsikring og seniorpolitik) side 20 # 8 PERSONALEGODER 8.1 Arbejdstøj Ejendomsfunktionærer side Arbejdstøj Administrativt personale side Gaveregulativ side Pensionsordning side Sundhedssikring side Influenzavaccination side Personalekøb side Lønudbetaling side Diæter side Kaffe/te side 23 # 9 UDVIKLING/UDDANNELSE 9.1 Ejendomsfunktionærer side Administrativt personale side 23

4 # 1 OVERORDNEDE FORHOLD 1.1 RINGGÅRDEN EN ALMEN BOLIG- FORENING Ringgården er en almen boligforening, hvilket kort fortalt betyder, at vi er en non-profit organisation og vores boliger er for alle. Omkostningsbestemt husleje det vil sige, at vi ikke skal tjene på huslejen. Regnskabet for den enkelte boligafdeling, som er en selvstændig økonomisk enhed, skal så vidt muligt balancere år for år. Vores boliger er til alle. Vi påtager os særlige sociale forpligtelser over for befolkningsgrupper med særlige boligbehov. Det gælder f.eks. unge under uddannelse, enlige med børn, flygtninge m.v. Almene boliger opføres med støtte fra kommunen, til gengæld kan kommunen disponere over hver fjerde ledige lejlighed til kommunens boligsociale forpligtelser. Vi arbejder efter love for almene boliger, som er vedtaget af Folketinget. Lovgivningen har også fastlagt, hvordan beboerdemokratiet skal virke. Det afspejler sig i vores organisation, der er demokratisk opbygget med beboerflertal i alle styrende organer. Se mere på os/sådan fungerer vi. 1.2 RINGGÅRDENS VISION Det er Ringgårdens ambition at være kendt for: at bygge boliger til alle med plads til individet at tænke, bygge og skabe rammer for at leve grønt at være en attraktiv organisation med fælles værdier Ringgården er en boligforening, der henvender sig bredt til alle forskellige samfundsgrupper. Ringgården er kendt som en visionær boligforening, der eksperimenterer med bæredygtighed i forhold til arkitektur og boformer. Samtidig fremstår Ringgården som en åben og solidarisk forening, der arbejder aktivt for fællesskab og godt naboskab. Ringgården er desuden en attraktiv arbejdsplads for alle medarbejdere. Via en fleksibel organisationsstruktur og en åben og anerkendende kommunikationsform formår Ringgården at arbejde på tværs og skabe holdbare og visionære løsninger. Dette fremgår af Ringgårdens Vision, Strategi og Handleplan, som blev godkendt af repræsentantskabet i For at virkeliggøre visionen For at virkeliggøre visionen er det nødvendigt, at der sker udvikling og forbedringer på en række områder. Af denne grund sættes løbende gang i nye projekter inden for de forskellige indsatsområder. Flere af disse projekter er nu en integreret del af en. Vi arbejder med følgende målsætninger: Som en del af Ringgårdens Miljøpolitik har vi en målsætning om at styrke vores grønne profil både på drift og renovering af eksisterende boligmasse. Ligesom vi ønsker at udvikle vores boliger både arkitektonisk og bæredygtigt ved at deltage i forsøgsprojekter og konkurrencer. For at sikre en god og effektiv service har vi målsætninger om at effektivisere driften og opnå besparelser på konto 114 og 115 gennem sammenlægning af drift på tværs af afdelinger, digitalisering mm. Desuden arbejder vi hen imod den papirløse administration og digitale selvbetjeningsmuligheder uden at svigte de beboere som har svært ved det. For at styrke organisationen arbejder vi dels med udvikling af beboerdemokratiet, dels med at understøtte Ringgården som udviklingsorganisation. 4

5 1.3 RINGGÅRDENS HISTORIE OG FACTS Boligforeningen Ringgården blev stiftet i 1938 og er den næstældste boligforening i Aarhus. Ringgården er en almen boligorganisation organiseret i BL Danmarks Almene Boliger. De første boliger blev opført på Ringgaden, så navnet Ringgården lå lige for. Siden da er det gået slag i slag, og i dag omfatter Ringgården 46 afdelinger med (2018) boliger, der består af familie-, ældre- og ungdomsboliger samt erhvervs- og institutionslejemål. Boligerne spænder fra etagebyggeri over tætlavt byggeri og punkthuse til fritliggende huse. Geografisk dækker Ringgården et område, der går fra Holme i syd over Hasle i vest til Trige og Hjortshøj i nord og de nye havnearealer mod øst. Ca. 65 medarbejdere er ansat til at administrere og drifte boligerne. 1.4 BEBOERDEMOKRATIET Beboerdemokratiet er en af grundpillerne i Ringgården. Centralt placeret i dette er afdelingsbestyrelsen, der vælges af og blandt beboerne i en boligafdeling. Det er afdelingsbestyrelsens opgave at føre tilsyn med afdelingens økonomi og vedligeholdelse samt bidrage til et godt bomiljø i afdelingen. Repræsentantskabet Afdelingernes beboere vælger repræsentanter til Ringgårdens øverste myndighed, Repræsentantskabet. Hovedbestyrelsen Ud af sin midte vælger Repræsentantskabet boligforeningens hovedbestyrelse, der er boligforeningens ledelse. Hovedbestyrelsen tæller syv medlemmer: en formand, et medlem valgt af medarbejderne og fem øvrige medlemmer. I Ringgården er der en række forskellige udvalg: Forretningsudvalget behandler hastesager af politisk karakter, som ikke kan vente på en bestyrelsesbehandling. Byggeudvalget fører overordnet politisk tilsyn med foreningens ejendomme samt større renoveringssager i samarbejde med driftschef og projektchef. Arbejdsmiljøudvalget er et lovgivningsmæssigt bestemt udvalg, som arbejder med den arbejds- og sikkerhedsmæssige del af Ringgårdens virksomhed. Virksomhedsnævnet er et lovgivningsbestemt organ, som arbejder med de overordnede samarbejds- og personalemæssige forhold i Ringgården. Hovedbestyrelsens arrangementsudvalg har ansvaret for afholdelse af alle store fællesarrangementer i Ringgården. Uddannelsesudvalget står for afholdelse af kurser for afdelingsbestyrelserne ca. 2 gange årligt, herunder weekendkonferencen for afdelingsbestyrelser og medarbejdere hvert andet år. Redaktionsudvalget står for udgivelsen af beboerbladet Ringgården Update. Saludvalget er ansvarlig for udlejning og modernisering af Salen. IT-udvalget skal sikre sammenhængende digital udvikling på tværs af organisationen Ringgården. Her er repræsentanter for ejendomsfunktionærerne, administrationen og hovedbestyrelsen. Du kan se, hvem der sidder i de forskellige udvalg i Filarkivet på Min Side. Herudover nedsættes ad hoc udvalg. 1.5 RINGGÅRDENS VEDTÆGTER Kan du finde på bf-ringgaarden.dk under Om os under punktet Regler og Vedtægter. Direktøren er Ringgårdens daglige leder. Herudover er der afdelingsledere i Drift, Økonomi, Udlejning, Projekt og Kommunikation. 5

6 # 2 PRAKTISKE FORHOLD PÅ ARBEJDSPLADSEN 2.1 ANSÆTTELSESPOLITIK For hurtigt at finde sig til rette på arbejdspladsen og komme godt i gang med sit job, må man kende regler og rettigheder, når man ansættes. Ansættelseskontrakten hjælper til denne afklaring. Men også overenskomsten, lokalaftalen og personalehåndbogen, som bliver udleveret ved ansættelsen, er vigtige redskaber. For medarbejderne i administrationen er der udarbejdet en procedure, som blandt andet omfatter mentorordning og en tre-måneders-samtale med nærmeste leder og den personaleansvarlige. For ejendomsfunktionærernes vedkommende er der udarbejdet en tilsvarende procedure, som betyder, at den nyansatte inden for de første tre måneder får besøg af tillidsmand og den ansvarlige inspektør. Tre-måneders-samtalen sker med inspektør og driftschef. Ejendomsserviceteknikerelever får tilknyttet en mentor i hele læretiden. Ved ansættelse af udefrakommende ejendomsfunktionærer får ejendomsfunktionærernes tillidsmand tilbud om at deltage i ansættelsessamtale og ved kontraktunderskrivning. For at skabe respekt og forståelse for samarbejdets betydning på tværs i organisationen skal det tilstræbes, at ledende medarbejdere (inspektører, projektchef og driftschef) har indblik i medarbejdernes dagligdag, at der er ressourcer til, at de kan komme rundt på arbejdsstederne og lytte, igangsætte, vedligeholde osv. Senest ved tre-måneders-samtalerne bliver man orienteret om muligheder for videreuddannelse og om den årlige medarbejderudviklingssamtale (MUS), som alle medarbejdere har med deres nærmeste leder. 2.2 MEDARBEJDERUDVIKLINGS- SAMTALE (MUS) formål og gode råd MUS er dit bedste redskab til at påvirke dit arbejde. Du har medarbejderudviklingssamtale med nærmeste afdelingsleder/inspektør én gang årligt. Der er udarbejdet en MUS-vejledning, som danner udgangspunkt for samtalen: Det er Ringgårdens intention, at samtalen skal være til nytte for den enkelte medarbejders trivsel og udvikling i jobbet og dermed skabe bedre forudsætning for at udføre ens job, så det bliver til alle parters tilfredsstillelse Målet er, at samtalen bidrager til en gensidig forståelse og udvikling. Derfor er det vigtigt at både ledelse og medarbejdere er godt forberedte Dialogen om den enkelte medarbejders indsats, fremtidige opgaver, uddannelsesbehov m.v. danner baggrund for de konklusioner og aftaler, der træffes ved samtalen Lad samtalen tage den nødvendige tid Ved samtalens afslutning nedskriver I sammen konklusioner og aftaler, samt konkretiserer hvem der har ansvar og aftaler opfølgningsterminer. Respektér hinandens synspunkter, lyt aktivt og modtag meninger begge veje, så de kan anvendes til gensidig udvikling Vær ærlig og åben over for kritik 2.3 FUNKTIONSBESKRIVELSER Ringgårdens medarbejdere kan opdeles i tre grupper: Ejendomsfunktionærer, boligsocialemedarbejdere (arbejder på kontoret i Trigeparken) og admini- 6

7 strationspersonalet, som primært arbejder i administrationen. Ejendomsfunktionærerne er tilknyttet elleve områdekontorer: Område 1 Midtbyen: Afd. 1, 2, og 4 (& 39) Område 2 Møllevangen: Afd. 3, 5, 6, 7 & 10 Område 3 Charlottehøj: Afd. 7A, 8 &12 Område 4 Bodøvej: Afd. 9, 9B & 9D Område 5 Lystrup/Lisbjerg: Afd. 14B, 24, 25, 28, 31 & 38 Område 6 Holme: afd. 15, 15A & 17 Område 7 Bogfinkevej: afd 18 Område 8 Trige: Afd. 19 & 20 Område 9 Trøjborg/Havnen: Afd. 7B, 11, 22, 36 & 37 Område 10 Herredsvang/Skejby: Afd. 21, 27, 29 & 32 Område 11 Lystrup Øst: Afd. 23, 26, 33, 34 & 35 For alle tre personalegrupper er den overordnede målsætning at yde en god og effektiv service over for beboere og beboervalgte. Ejendomsfunktionærernes jobfunktioner Tilsyn med forsyningsinstallationer og tekniske anlæg, herunder evt. også kendskab til elektronisk anlæg Medvirke til den langsigtede vedligeholdelsesplanlægning Bygningsmæssige vedligeholdelsesopgaver Beboerservice Ren- og vedligeholdelse af ejendommens ind- og udvendige arealer Rekvirering og kontrol af håndværkere og andre leverandører, herunder overvåge kvaliteten af udført arbejde, indkøbte maskiner m.m. Indflytningssyn og udfærdigelse af indflytningsrapporter Medvirke til glatførebekæmpelse Plus en række rutinemæssige arbejdsopgaver i den daglige drift Varmemesteren er daglig leder af områdekontoret. De boligsociale medarbejderes jobfunktioner Overordnet beskrevet er det aktivitetsmedarbejdernes opgave at igangsætte, vedligeholde, videreudvikle samt være overordnede tovholdere på alle aktiviteter/projekter samt det boligsociale arbejde. Følgende funktioner/arbejdsopgaver varetages af aktivitetsmedarbejderne opstillet i vilkårlig rækkefølge: Sikre koordinering og samarbejde med interne og eksterne samarbejdspartnere Have det overordnede ansvar for helhedsplanen Udføre opsøgende arbejde i forhold til udsatte grupper Sekretariatsopgaver Indsamle og videreformidle viden til gavn for alle projekter og til nytte for alle samarbejdspartnere Fundraise midler til aktiviteter og projekter Være med at løse konflikter i lokalområdet Foretage budgetstyring af alle aktiviteter/ projekter Indgå i interne og eksterne netværk Formidle og skabe positiv opmærksomhed omkring aktiviteter/projekter Deltage i udvalgs- og beboermøder Administrationens jobfunktioner Overordnet betragtet er det administrationens opgave at administrere Boligforeningen Ringgården efter den gældende lovgivning og ud fra de overordnede retningslinjer som Ringgårdens hovedbestyrelse opstiller. Følgende funktioner varetages i administrationen opstillet i vilkårlig rækkefølge: Personaleadministration Administration af det beboerdemokratiske system Samarbejde med eksterne samarbejdspartnere Kontrol med og styring af nybyggerier og renoveringer Tilsyn med den bygningsmæssige tilstand af foreningens boliger Rekvirering af og kontrol med vedligeholdelsesarbejder i afdelingerne Syn af boliger ved fraflytning Udlejning af boliger og erhvervslejemål Udarbejdelse af budgetter og regnskaber 7

8 Betalinger af kreditorer Kontrol med og vedligeholdelse af debitorer Økonomistyring og pleje af foreningens økonomi Intern og ekstern kommunikation Udvikling og vedligeholdelse af organisationen Alle former for beboerservice 2.4 TAB AF ARBEJDSEVNE Ved fysisk eller psykisk tab af arbejdsevne tager ledelsen positiv stilling til, hvilke muligheder der er for at placere medarbejderen i andre arbejdsopgaver under hensyntagen til medarbejderens alder, ansættelsesperiode m.m. Samtidig er man som medarbejder også forpligtet til at melde ud om sygdom og nedsat arbejdsevne. I tilfælde hvor en kollega har lidt tab af arbejdsevne, forventes der fra medarbejderside en vis fleksibilitet i forhold til at varetage nye/andre arbejdsopgaver i en kortere periode. 2.5 OPSIGELSE Alle afskedigelser, bortset fra øjeblikkelige bortvisninger, bliver først effektueret efter samtaler mellem ledelsen og den berørte medarbejder (evt. med tillidsrepræsentanten tilstede). Her søges det klarlagt, hvilke forhold der har haft indflydelse på den forestående afskedigelse. Alle afskedigelser underskrives af direktøren og formanden for Ringgårdens organisationsbestyrelse relse. Organisationsbestyrelsen orienteres efterfølgende om den pågældende afskedigelse. Der henvises i øvrigt til den gældende overenskomst for den enkelte faggruppe. Når en medarbejder er sagt op, orienteres det øvrige personale ved samling, på intranettet eller pr. brev. Forhold og regler for selv at sige op følger overenskomsten for den enkelte faggruppe. 2.6 LØN Lønnen følger overenskomsten for den enkelte faggruppe. Nogle faggrupper er ansat med kontrakt om individuelle lønforhandlinger. 2.7 KONTONUMMER Registreringsnummer og kontonummer afleveres til økonomiafdelingen. Husk at meddele, hvis du får nyt kontonummer. 2.8 TIMESEDLER Faste afløsere og ferieafløsere, der udfylder timesedler, skal sørge for at få disse godkendt af inspektøren. Herefter skal de afleveres i økonomiafdelingen senest den 15. i måneden, hvis timerne skal med i den næste lønudbetaling. 2.9 TAVSHEDSPLIGT Ved ansættelsen forpligter du dig til på tro og love at iagttage tavshed med hensyn til Boligforeningen Ringgårdens og lejernes forhold, som der gennem stillingen opnås kendskab til, og hvis hemmeligholdelse ifølge sagens natur er påkrævet. Tavshedspligten ophører ikke ved ansættelsesforholdets ophør STRAFFE- og børneattest Ren straffeattest forevises ved ansættelse. Folketinget har foretaget en stramning af loven om børneattester, der skal følge personer, som arbejder på legepladser, klublokaler mm. Det betyder, at der ved nyansættelser af ejendomsfunktionærer og boligsociale medarbejdere, skal indhentes en børneattest KØREKORT Ejendomsfunktionærer: Der kræves minimum traktorkørekort HABILITETSERKLÆRING For at leve op til reglerne vedrørende habilitet i den almene sektor, skal alle ansatte og beboerdemokrater i Ringgården svare på spørgsmål vedrørende habilitet. 8

9 # 3 MEDARBEJDERFORHOLD 3.1 ARBEJDSTID ADMINISTRATIONEN Normal arbejdstid, inkl. en daglig, betalt frokostpause på ½ time, er 37 timer. De er fordelt som følger: Mandag kl Tirsdag kl Onsdag kl Torsdag kl Fredag kl I Ringgårdens administration har vi flex- og fixtid: Flextid Der kan frit flexes inden for følgende tidsrum: Man-ons kl og kl Torsdag kl og kl Fredag kl og kl Fixtid Obligatorisk arbejdstid, fastsættes til perioderne: Man-ons kl Torsdag kl Fredag kl Se regler for flex- ogfix tid på Filarkivet på Min Side. 3.2 ARBEJDSTID EJENDOMSFUNKTIONÆRER Normal arbejdstid* på 37 timer, ex frokostpause, er fordelt som følger: Mandag Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag *Der er afvigelse i forhold til den officielle arbejdstid i enkelte afdelinger, bl.a. p.g.a. affaldshåndtering. 3.3 TELEFON- OG EKSPEDITIONSTIDER Administrationens kontortid: Man-ons: kl og kl Torsdag: kl og kl Fredag: kl Administrationens telefontid: Man-ons: kl Torsdag: kl Fredag: kl Områdekontorernes kontortid: Man-fre: kl SYGDOM Du skal sygemelde dig pr. telefon inden kl til Driftsafdelingen, der har ansvaret for sygemeldinger, eller nærmeste leder. Vær opmærksom på, at sygemeldingen ikke må ske til telefonsvarer, pr. sms eller mail. Hvis du er gået syg hjem fra arbejde, og fortsat er syg næste dag, skal du huske at sygemelde dig. For ejendomsfunktionærerne gælder det, at de, ud over at sygemelde sig i driftsafdelingen, også skal orientere deres arbejdssted om fraværet. 3.5 BEKYMRINGS- SYGESAMTALE SAMT MULIGHEDSERKLÆRING Den overordnede intention i den nye lovgivning omkring sygefravær er at reducere sygefraværet specielt længerevarende fravær. Udgangspunktet er en tidlig indsats med henblik på at få medarbejderen hurtigst muligt tilbage på arbejde til gavn for den ansatte og arbejdspladsen. Den velkendte lægeerklæring Lægeerklæring om uarbejdsdygtighed er afskaffet (delvist) og erstattet med en mulighedserklæring. 9

10 Bekymringssamtale Efter en uges sygdom har nærmeste leder ansvar for at der bliver taget kontakt til den syge medarbejder en form for bekymringssamtale. Sygesamtale Afdelingsleder/inspektør indkalder til sygeopfølgningssamtale, når medarbejderen har været syg i 3 uger. Samtalen skal afholdes inden 4 uger fra første sygedag. Under samtalen udfyldes del 1 af mulighedserklæringen. Medarbejderen skal derefter kontakte egen læge, som udfylder anden del af mulighedserklæringen, som skal returneres til Ringgården. Mulighedserklæring I stedet for Lægeerklæring om uarbejdsdygtighed kan man som arbejdsgiver bede lægen udarbejde en attest om varighed af sygdommen m.m. Hvis Boligforeningen skønner, der er brug for en sådan, dækker vi udgiften til denne. 3.6 SYGEMELDING TIL DANICA Gælder for medarbejdere i administrationen: Ved sydom, som kan være længerevarende (mere end 3 mdr.), er det vigtig med anmeldelse så hurtigt som muligt. Kontakt lønmedarbejder i økonomiafdelingen, som vil vejlede dig. Anmeldelse sker via dk 3.7 ARBEJDSSKADER Arbejdsskader meldes til Arbejdstilsynet i samarbejde med sikkerhedsrepræsentanten, driftschef og driftssekretær. 3.8 BEREDSKABSPLAN Vi har udarbejdet en beredskabsplan for, hvordan vi håndterer en situation, hvor kolleger udsættes for vold, trusler og traumatiske hændelser. Beredskabs- planen findes som opslag på alle varmemesterkontorer og i administrationen. 3.9 OVERARBEJDE OG AFSPADSERING Ejendomsfunktionærerne mailer skema med antal overarbejdstimer til driftsafdelingen drift@bf-ringgaarden.dk. Medarbejdere i administrationen aftaler afspadsering med nærmeste leder. Ekstra lønudbetaling aftales med direktøren. Afspadsering kan ske, når arbejdet tillader det. Administrative medarbejdere aftaler afspadsering med nærmeste leder. Ejendomsfunktionærerne aftaler med kollegaer på områdekontoret og mailer afspadseringsskema til drift@bf-ringgaarden.dk inden afspadsering påbegyndes TELEFON Mobiltelefonen er et arbejdsredskab, der skal anvendes i arbejdstiden. Det vil sige, at alle, der er udstyret med en mobiltelefon, skal have den på sig og have den tændt, således at inspektør og/eller varmemester kan komme i kontakt med medarbejderen. Ejendomsfunktionær: I de afdelinger, hvor der ydes telefontilskud, udbetales der 338 kr. pr. kvartal i Beløbet reguleres årligt efter prisindekset. Alle arbejdsmobiler har fri tale og fri data FRIHED MED LØN Man har frihed med løn til følgende: pasning af sygt, hjemmeboende barn under 15 år imødekommes i indtil to dage læge-/tandlægebesøg Ved lægebesøg, behandling hos speciallæge eller tandlæge, har du pligt til at forsøge at placere fraværet enten først eller sidst på dagen, hvor det er til mindst gene for arbejdsgiver Fysioterapeut/kiropraktor Du har ret til at være fraværende med løn, hvis behandlingen er et nødvendigt led i din helbredelse. 10

11 Forebyggende behandlinger og rutineprægede kontrolbesøg bør du forsøge at lægge uden for din arbejdstid, men hvis det ikke kan lade sig gøre inden for rimelig tidshorisont, må du altså lægge aftalen på et tidspunkt, der generer arbejdspladsen mindst muligt børns lægebesøg (under 15. år) egne runde fødselsdage (startende ved 50 år) eget bryllup og eget sølvbryllup ved begravelse i nærmeste familie (til nærmeste familie regnes hustru/fast samlever, børn, søskende, børnebørn, forældre og svigerforældre samt personer, som er eller har været i forældres sted, bedsteforældre, oldeforældre) ved begravelse blandt kolleger i Ringgården når man er bloddonor ved deltagelse i kollegers jubilæumsreception ydes 1 times frihed 3.12 FERIE & FRI Følger ferieloven. Feriefridage og seniordage kan afvikles som timer OMSORGSDAGE I forbindelse med omsorgsdage følger man gældende overenskomst. Omsorgsdagen skal godkendes af nærmeste foresatte. Medarbejderne skal varsle omsorgsdage tidligst muligt og så vidt muligt tage hensyn til forholdene på arbejdspladsen. Omsorgsdagene kan aftales afviklet som halve dage. Alle medarbejdere har ret til fravær fra arbejdet med sædvanlig løn i 2 dage pr. kalenderår pr. barn under 15 år med henblik på omsorg for barnet. Omsorgsdage, der ikke er afholdt, bortfalder ved årsskiftet BØRN OG UNGE PÅ ARBEJDSPLADSEN Alle i boligforeningen der er varigt, midlertidigt eller forbigående ansat er omfattet af den lovpligtige arbejdsskadeforsikring i tilfælde af uheld eller ulykke. Der gøres opmærksom på, at børn eller unge mennesker ikke er omfattet af denne forsikring, når de er i boligforeningen (afdelingerne + kontor). Af samme grund henstilles til, at børn kun i begrænset omfang er på besøg på arbejdspladsen, og at det altid sker efter aftale med nærmeste leder. For skolepraktikanter gælder det, at skolen skal tegne en forsikring for praktikanten ID-KORT Alle medarbejdere skal have et ID-kort, som de kan fremvise til beboerne som dokumentation for, at de arbejder i Ringgården. ID-kort laves i sekretariatet OPSLAG AF LEDIGE STILLINGER Når der er en ledig eller nyoprettet stilling som ejendomsfunktionær i en afdeling, orienteres alle ejendomsfunktionærer ved at sende mail rundt til alle varmemesterkontorer og via nyhedssiden på Ringgårdens intranet. Ved afslag om søgt stilling meddeles dette skriftligt FAGLIG KLUB Ejendomsfunktionærernes faglige klub er kun for medlemmer af ejendomsfunktionærernes fagforening. Klubben har to faste arrangementer om året: den ordinære generalforsamling i marts og et orienteringsmøde i oktober. Klubben har en bestyrelse, der består af tre personer: en formand, som også er tillidsrepræsentant, en kasserer og en sekretær. Denne bestyrelse tager sig af forhandlinger med Ringgården, når det drejer sig om lokalaftaler og andet fagligt arbejde. Se klubbens regulativer på Min Side /Filarkivet/Personale PERSONALEKASSEN Administrative medarbejdere indbetaler 30 kr pr. måned til personalekassen. Se gavereguativ for personalekassen på Min Side /Filarkivet/Personale. 11

12 # 4 RINGGÅRDENS POLITIK FOR BRUG AF IT Nøgleordet i Boligforeningen Ringgårdens IT-politik er frihed under ansvar. Denne politik indeholder Ringgårdens retningslinjer for medarbejdernes brug af Ringgårdens it-systemer samt medarbejdernes elektroniske korrespondance relateret til ansættelsesforholdet, uanset om dette sker på arbejdspladsen, i hjemmet eller andetsteds. Politikken har til formål at regulere de overordnede principper for brug af Ringgårdens it-systemer og elektronisk korrespondance i ansættelsesforholdet, herunder adgangen til at logge og kontrollere medarbejdernes brug mv. Ved it-systemer eller it-systemet forstås i denne politik Ringgårdens eller det af Ringgårdens benyttede software, netværk (interne såvel som eksterne) og hardware, herunder bærbare og stationære computere, tablets, smartphones og andre mobile samt stationære enheder mv., der benyttes i forbindelse med elektronisk databehandling. Ved elektronisk korrespondance forstås i denne politik al korrespondance eller kommunikation ved brug af Ringgårdens it-systemer, herunder i form af s, sms er, mms er, chat, likes, kommentarer mv. Politikken er udarbejdet og vil blive anvendt under iagttagelse af de lovgivningsmæssige rammer herfor samt bestemmelserne i DA-LO aftalen om kontrolforanstaltninger. 4.1 Brug af it-systemer og elektronisk korrespondance a. Medarbejderne er alene berettiget til at anvende it-systemer og foretage elektronisk korrespondance under iagttagelse af denne politik og de til enhver tid gældende retningslinjer for Ringgårdens it-sikkerhed, jf. punkt 4.8. b. Tid brugt på private formål er egen tid og ikke arbejdstid. Tid på arbejdspladsen må derfor alene bruges til private formål i det omfang, en sådan anvendelse er forenelig med medarbejderens varetagelse af det daglige arbejde for Ringgården og under iagttagelse af nærværende politik. c. Medarbejderne må ikke benytte it-systemet til at tilgå hjemmesider eller andre steder, der har et indhold af pornografisk, politisk ekstremistisk eller diskriminerende karakter for så vidt angår køn, alder, race, religion, seksuel orientering, etnisk oprindelse eller social baggrund, da det er i strid med almindelige etiske standarder og kan skade Ringgårdens omdømme. d. Medarbejderne må ikke forestå elektronisk korrespondance med et indhold, der er pornografisk, politisk ekstremistisk eller diskriminerende for så vidt angår køn, alder, race, religion, seksuel orientering, etnisk oprindelse eller social baggrund, da det er i strid med almindelige etiske standarder og kan skade Ringgårdens omdømme. e. Medarbejderne er uberettigede til at benytte it-systemet til at behandle eller i øvrigt på nogen måde downloade, kopiere, installere eller placere filer eller andet materiale, der er omfattet af tredjemands ophavsrettigheder. f. Medarbejderne er endvidere uberettigede til at benytte elektronisk korrespondance til at sende filer eller materiale omfattet af punkt e. ovenfor. g. Enhver uautoriseret brug af it-systemet eller behandling, herunder gennemgang, brug, offentliggørelse eller videregivelse, af indholdet i elektronisk korrespondance er forbudt. 12

13 4.2 Særligt om internettet og sociale netværk a. Ringgårdens internetadgang på arbejdspladsen er til rådighed til arbejdsmæssig brug men må dog bruges til private formål i begrænset omfang. b. Benyttelse af sociale netværk som Facebook, MySpace, LinkedIn mv. må alene foregå i det omfang, en sådan anvendelse er forenelig med medarbejderens varetagelse af det daglige arbejde for Ringgården og under iagttagelse af nærværende politik. 4.3 Særligt om s a. kontoen hos Ringgårdens er til arbejdsmæssig brug, og medarbejderne må derfor kun i begrænset omfang bruge den til private formål. b. Hvis en medarbejder bliver syg eller i øvrigt er fraværende (planlagt eller ikke-planlagt), kan der gives andre adgang til medarbejderens konto, hvis det er nødvendigt af driftsmæssige årsager. c. Såfremt medarbejderen ikke er rette modtager af en fremsendt til den pågældende, har medarbejderen medmindre fejlen kan afhjælpes ved videresendelse til en anden medarbejder hos Boligorganisationens pligt til straks at kontakte afsenderen og gøre opmærksom på fejlforsendelsen, ligesom medarbejderen har pligt til at slette den fejlmodtagne mv. d. Senest når medarbejderen fratræder lukkes adgangen til den personlige konto. kontoen holdes derefter kun aktiv i en periode, der er så kort som mulig, hvilket maksimalt er 12 måneder efter fratrædelsesdatoen. e. Snarest muligt efter at medarbejderen ikke længere har adgang til sin personlige konto, sættes et autosvar på kontoen med besked om fratræden og eventuel anden relevant information. Den aktive konto benyttes herefter kun til modtagelse af . Hvis der modtages privat , kan kontoen dog benyttes til videresendelse af disse til den fratrådte medarbejders private konto. f. Oplysninger om medarbejderens personlige adresse vil hurtigst muligt blive fjernet fra virksomhedens hjemmeside, og kun en enkelt eller ganske få betroede medarbejdere vil have adgang til den personlige konto, indtil denne lukkes. 4.4 Særligt om privat korrespondance mv. a. Elektronisk korrespondance betragtes som skreven korrespondance, der tilhører Ringgården, og som Ringgården derfor kan gøre sig bekendt med og disponere over på tilsvarende vis som al anden korrespondance til og fra virksomheden. b. I det omfang medarbejderen måtte ønske at anvende Ringgårdens it-systemer til privat kommunikation, bør medarbejderen udtrykkeligt markere kommunikationen som privat i emnefeltet eller lignende. c. Såfremt medarbejderen vælger at anvende Ringgårdens it-systemer til privat kommunikation, skal medarbejderen være opmærksom på, at det ikke kan udelukkes, at Ringgården har mulighed for at få adgang til indholdet i kommunikationen, herunder fx som led i den almindelige driftsovervågning samt i kontroløjemed, jf. punkt 6 nedenfor, under iagttagelse af de arbejdsretlige og lovgivningsmæssige rammer herfor. d. Det er medarbejderens ansvar at sørge for, at privat elektronisk korrespondance eller andet privat materiale, herunder dokumenter, billeder og materiale i apps, slettes fra Ringgårdens it-systemer i forbindelse med ansættelsesforholdets ophør. Hvis medarbejderen ønsker at få afklaret mulighederne for bistand til at få overført privat elektronisk korrespondance eller andet materiale til medarbejderen selv, skal medarbejderen 13

14 fratræden, fritstilling eller på det tidspunkt, hvor medarbejderen i øvrigt ikke længere har adgang til Ringgårdens it-systemer. Privat elektronisk korrespondance eller andet privat materiale, der ikke er slettet ved ansættelsesforholdets ophør, slettes af Ringgården hurtigst muligt og senest 3 måneder efter fratrædelsesdatoen. 4.5 Logning og kontrol a. Al brug af Ringgårdens it-systemer logges. Det betyder bl.a., at Ringgården har mulighed for at få indsigt i medarbejdernes elektroniske færden, herunder på internettet. Alle s (herunder sendte og modtagne) logges og arkiveres på en central server hos vores hostingfirma. b. Ovennævnte logning sker af sikkerhedsmæssige grunde, til brug for dokumentation, af hensyn til eventuelle senere tvister og i kontroløjemed, herunder for at kontrollere, om nærværende politik overholdes. c. De medarbejdere, der har adgang til loggen, er underlagt strenge pålæg om ikke at følge enkeltpersoners aktiviteter, selvom de kan. Ringgården gennemgår kun den enkelte medarbejders brug af it-systemet samt s i ekstraordinære situationer, fx af it-sikkerhedsmæssige årsager eller ved mistanke om strafbare eller illoyale handlinger over for virksomheden og under iagttagelse af de arbejdsretlige og lovgivningsmæssige rammer herfor. d. Medarbejderen vil blive kontaktet, hvis Ringgården opdager uregelmæssigheder, der kan knyttes til denne. Det sker bl.a. for at afklare, om der er tale om tekniske fejl, uhensigtsmæssig eller uretmæssig brug af it-systemet samt øvrige forhold, relateret til medarbejderen. 4.6 Tilsidesættelse af denne politik a. Manglende overholdelse af denne politik kan medføre ansættelsesretlige konsekvenser, herunder advarsler, opsigelse samt i yderste fald bortvisning. 4.7 Revision af politikken a. Denne politik tages op til revision hvert tredje år med henblik på at sikre den bedst mulige udnyttelse af Ringgårdens it-systemer. b. Ændringer i politikken i relation til den enkelte medarbejder vil med mindre andet følger af vores arbejdsretlige forpligtelser mv. træde i kraft, når medarbejderen er blevet gjort bekendt hermed via de sædvanlige kanaler. 14

15 # 5 BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER 5.1 OPLYSNINGSPLIGT Hos Ringgården vil vi løbende komme til elektronisk og på anden systematisk måde at behandle forskellige persondata om dig. Vi er derfor forpligtede til at orientere dig om, hvilke oplysninger om dig, vi indhenter, registrerer, videregiver eller i øvrigt behandler. Det gør vi i dokumentet Behandling af personoplysninger, som du finder på bf-ringgaarden.dk/min Side/Filarkivet/Persondata. 5.2 FORMÅLET MED BEHANDLINGEN Formålet med behandlingen af dine oplysninger er overordnet set administration af dine personaleforhold i forbindelse med ansættelsesprocessen, ansættelsesforholdets forløb og ansættelsesforholdets ophør, herunder i relation til ydelser mv., du har ret til, samt de forpligtelser, du er underlagt. 5.4 BILLEDER I forbindelse med din ansættelse har du givet Ringgården samtykke til at anvende portrætfotos, andre fotos og videooptagelser af dig taget/optaget i forbindelse med din ansættelse og dit virke i stillingen. Billedmaterialet anvendes bl.a. på Ringgårdens hjemmeside, ved udstedelse af ID-kort, i Ringgården Update (beboerbladet) eller i andet eksternt informationsmateriale. Du er informeret om, at du kan tilbagekalde dit samtykke, hvis du ikke længere ønsker, at Ringgården fremadrettet anvender billeder eller videooptagelser af dig. Tilbagekaldelsen sker alene med virkning for fremtiden, og får ikke virkning for allerede trykt eller publiceret materiale. 5.3 DATAANSVARLIG Ringgården er dataansvarlig for de oplysninger, der behandles af os i forbindelse med din ansættelse, og Ringgården har således i henhold til persondataloven ansvaret for, at dine personoplysninger behandles lovligt. Dette indebærer bl.a., at du til enhver til kan rette henvendelse til kommunikationschefen, hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger, eller hvis du ønsker at gøre dine rettigheder gældende i henhold til persondataloven. 15

16 # 6 TRIVSEL OG KOMMUNIKATION I Ringgården har vi alle det samme mål. Vi vil skabe en god arbejdsplads Byens Bedste Boligforening. Ringgården har vi alle det samme mål. Vi vil skabe en god arbejdsplads - Byens Bedste Boligforening. Derfor arbejder vi med hinanden i stedet for at arbejde mod hinanden. Det er svært at tale om samarbejde uden også at tale om kommunikation på arbejdspladsen. For at opnå en følelse af at alle medarbejdere arbejder hen mod det samme mål, må vi have kendskab til, hvad der foregår i de øvrige afdelinger og områder af boligforeningen. En smidig organisation skabes via forståelse, udnyttelse og opprioritering af kommunikationskanalerne på arbejdspladsen. Det er derfor afgørende, at vi har stor fokus på medarbejderne og interne relationer i virksomheden. 6.1 FOKUS PÅ TRIVSEL Et af indsatsområderne i Ringgårdens Vision, strategi og handleplan er fokus på trivslen blandt medarbejderne i Ringgården blandt andet ved at gennemføre trivselsundersøgelser hvert tredje år. 6.2 SAMARBEJDS- OG MOBBEPOLITIK Vi bruger skibet som billede på vores samarbejde i Ringgården. Fra kaptajn og styrmand, til matros og dæksdreng påtager vi os alle et ansvar for at skibet kommer sikkert i havn og for at skabe et godt arbejdsmiljø om bord både af hensyn til besætningen og passagerne. Vi viser hinanden gensidig respekt ved at være åbne og engagerede i hinandens opgaver, uanset hvilken funktion vi har. Vi skaber gode arbejdsrammer ved at kursen kommunikeres klart og tydeligt og definition af arbejdsområder afstemmes i dialog. Vi opbygger et godt arbejdsfællesskab, hvor hjælpsomhed og fleksibilitet er nøgleord, ved at udvikle og bakke op om tværfaglige projekter og fælles arbejdsarrangementer. Vi fokuserer på det positive i dagligdagen om bord gennem en åben og anerkendende omgangstone og ved at fortælle de gode historier. Vi er alle ansvarlige for den gode kommunikation ved at dele viden på tværs og ved at sikre, at alle får relevante informationer både internt mellem besætningen og i forhold til passagererne. A. Handleplan i tilfælde af dårligt samarbejde og mobning Tro altid på, at dårligt samarbejde kan gøres bedre. Men husk at acceptere, at ikke alt er præcist, som du gerne vil have det. Vi skal have respekt for hinandens grænser, og der skal være plads til at rumme hinandens forskellighed. Hvis du oplever dårligt samarbejde Hvis du oplever dårligt samarbejde, eller der er noget, du undrer dig over, foreslås følgende for at få problemet frem, så det ikke vokser i det skjulte: Du kan finde ud af, hvad det handler om ved at tale med den/dem, det vedrører Du kan bede din nærmeste leder om et møde for at afklare/løse problemet Du kan tale med en arbejdsmiljørepræsentant. Aftal en plan for, hvad der videre skal ske. Vis, at du vil det gode samarbejde det skaber i sig selv en mere samarbejdsvillig stemning. Hold fast i planen og sig til, hvis den ikke fungerer, men hav tålmodighed for nogle gange kan det tage tid at finde en god løsning. 16

17 B. Mobning Definition: Når en eller flere personer regelmæssigt og over længere tid udsætter en anden person for handlinger, som denne opfatter som sårende, krænkende eller nedværdigende. Godsindede drillerier mellem venner eller enkeltstående konflikter mellem ligeværdige parter er ikke mobning. Mobning tolereres ikke i Ringgården. Drilleri mellem voksne er almindeligt. Ofte er det ment for sjov og bliver opfattet som sådan, men der er en glidende overgang, så det, der starter som drillerier, kan ende med mobning. Ofte er der flere om at mobbe, og mobningen foregår jævnligt over en længere periode. Mobningen er en form for vold, hvor de stærke bruger deres magt overfor én som er svagere, og som står alene. Mobning kan foregå mellem medarbejdere, ligesom medarbejdere kan mobbe en leder og omvendt. Mobbere kan også være det uden at være bevidste om, at de er mobbere. C. Sexchikane Sexchikane er et arbejdsretligt begreb, der ikke har en entydig definition. Sexchikane kan beskrives som seksuelle tilnærmelser uden samtykke, uønsket adfærd af seksuel karakter, mundtlige ytringer eller anden kønsbestemt adfærd, der krænker kvinder og mænds værdighed på arbejdspladsen. I Ringgården tolererer vi ikke sexchikane. Det er alene den krænkende, der er ansvarlig for chikanen. Det er vigtigt, at medarbejderen, der føler sig krænket, siger fra og/eller søger hjælp hos en kollega, ledelsen eller en arbejdsmiljørepræsentant. Hvis ledelsen har mistanke om, at der foregår sexchikane, har den pligt til straks at gribe ind. Håndtering af mobning og sexchikane Alle har ansvar for at gribe ind, hvis der udspiller sig noget som ligner mobning/chikane. Hvis du oplever at blive udsat for mobning/sexchikane. Prøv at sige fra. Gerne direkte til personen, ellers gå til nærmeste leder, arbejdsmiljørepræsentanten eller en, du har tillid til. Hvis en kollega udsættes for mobning/sexchikane. Grib ind i situationen. Gerne direkte til personen/ personerne, nærmeste leder eller en arbejdsmiljørepræsentant. Hvad sker der, når du henvender dig om mobning/ sexchikane. Til arbejdsmiljørepræsentanter og ledere: tag altid en henvendelse alvorligt, men undersøg situationen nærmere, inden der drages hastige konklusioner. Behandl det fortroligt. De forskellige trin til at håndtere mobning (der tages kun de nødvendige trin) 1. Hold 1-2 møder med den forurettede 2. Hold et møde med modparten (evt. med en arbejdsmiljørepræsentant) 3. Arranger et mæglingsmøde mellem parterne, hvis det vurderes at kunne have en funktion. Evt. vurdere om der er behov for deltagelse af yderligere en arbejdsmiljørepræsentant 4. Alternativt et mæglingsmøde med ekstern bistand 5. Lav en tidsbegrænset handlingsplan for hvad der skal ske i samarbejde med de involverede med det formål at skabe forlig mellem de to parter. Midtvejs i forløbet vil der blive afholdt samtaler for at følge op på, om aftalerne overholdes og problemerne løses. Hvis ikke vurderes, om planen skal justeres, eller om den skal opgives og overgives til ledelsen 6. Sagen behandles i ledelsen, som har ansvaret for det videre handlingsforløb 7. Forekomst af mobning på mere principielt plan tages op af Arbejdsmiljøudvalget for at vurdere, om der skal sættes særligt fokus på arbejdsmiljøet 17

18 De fire trin til at håndtere sexchikane 1. Hold 1-2 møder med forurettede (arbejdsmiljørepræsentant, tillidsrepræsentanten og/eller nærmeste leder) 2. Herefter overdrages sagen til øverste ledelse 3. Der afholdes endnu et møde med den forurettede, evt. med ekstern bistand 4. Den krænkende indkaldes til samtale med øverste ledelse, og såfremt adfærden ikke ophører straks, vil den forurettende medarbejder modtage en alvorlig påtale i ansættelsesforholdet, hvilket vil medføre afskedigelse, såfremt chikanen ikke ophører Hvornår er der brug for ekstern hjælp? Når ledelsen ikke mener, de har kompetencen til at håndtere situationen Når ledelsen selv har været involveret Når ofret for mobning har det meget dårligt, f. eks. er sygemeldt, lukker sig inde i sig selv osv. Evaluering Den udarbejdede handleplan evalueres i samråd med de involverede parter. I tilfælde af sager med mobning/chikane foretager Arbejdsmiljøudvalget en evaluering af TRIN-forløbet er der noget der skal ændres på. D. Forebyggelse af dårligt arbejdsmiljø, mobning og sexchikane Ved enhver APV (hvert 3. år) er der fokus på det psykiske arbejdsmiljø I medarbejdertrivselsundersøgelser (hvert 3. år) er der fokus på trivsel, psykisk arbejdsmiljø, mobning, sexchikane Vi er til stadighed rustet til at varetage konflikt og mobningssager i form af adgang til ekstern rådgivning 6.3 KOMMUNIKATION Personalemøder Hver torsdag kl holder administrationen et informationsmøde, hvor direktøren og afdelingslederne orienterer om nyt fra deres afdeling/ansvarsområder. Alle medarbejdere opfordres til at fortælle nyt fra deres arbejdsområde på informationsmøderne. Viden om Ringgården Update For at skabe et bredt kendskab til, hvad Ringgården står for, udgiver foreningen beboerbladet Update, som udkommer fire gange årligt. Desuden rundsendes artikler og anden information om Ringgården pr mail, eller publiceres som nyheder på bf-ringgaarden.dk. Min Side filarkivet Vi arbejder til stadighed på at gøre Min Side til det væsentligste kommunikationsforum mellem afdelingsbestyrelser og hovedbestyrelsen samt alle medarbejdere i afdelingerne og i administrationen. Der sendes i dag ikke meget post ud i papirform, langt det meste er alene tilgængeligt på Filarkivet Filarkivet er et vigtigt element i en løbende effektivisering af interne og eksterne forretningsgange og kommunikation. Derfor er det vigtigt, at medarbejdere i administrationen foregår med et godt eksempel og sikrer, at relevant information og viden bliver tilgængeligt i Filarkivet. Outlook I administrationen har vi adgang til hinandens kalendre i Outlook. Der er oprettet følgende distributiongrupper i Outlook DL administrationen DL Varmemesterkontorer (benyttes til arbejdsmæssige mails) DL Ejendomsfunktionærer (benyttes til alle personlige mails) 18

19 # 7 SUNDHEDSPOLITIK Vi tilbringer hver dag mange timer på arbejdet, og arbejdsvilkårene har derfor stor indflydelse på vores mulighed for at vælge et sundt liv. Ikke kun medarbejderne selv, men også virksomheden, har interesse i, at medarbejderne er sunde og raske, og at de trives. Så bliver sygefraværet lavere, og medarbejderne yder en større indsats. Sundhed handler ikke blot om at spise sundt, lade være med at ryge, bevæge sig og ikke drikke for meget en række andre ting spiller også en stor rolle. Eksempelvis arbejdsmiljøets betydning for sundhed og trivsel, måden vi tackler sygefravær, måden vi agerer over for personer, som ikke kan klare fuldtidsjob osv. Sundhedsfremme fordeler sig på tre hovedområder: A. Livsstil: fx rygning, kost og motion B. Arbejdsmiljø: fx indretning, støj og psykisk arbejdsmiljø C. Socialt ansvar: Fraværspolitik, integrationspolitik og seniorpolitik I Ringgården har vi allerede flere politikker og indsatser der handler om sundhed: ryge- og alkoholpolitik; seniorpolitik, sundhedsforsikring, mad- og frugtordning m.m Livsstil Ryge- og alkoholpolitik er allerede en del af vores personalepolitik. Sund kost, frokost & frugt I administrationen er der mulighed for at tilmelde sig en frokostordning, som får tilskud af virksomheden. Herudover har alle ret til en frugtordning/eller selv stå for køb af frugt. Herudover opfordres til, at vi hjælper hinanden til sunde spisevaner. Motion med socialt sigte I Ringgården sætter vi fokus på motion ved at støtte motion, der har et socialt sigte. Hver år afsættes en pulje for at motivere til sundhedsfremmende aktiviteter, der også har et socialt sigte. (f.eks stafetløb, cykelløb m.v). Ansøgning sendes til FU (forretningsudvalget), som holder møde den første tirsdag i hver måned. Fitnessordning For at fremme sundheden tilbydes medarbejderne i Ringgården tilskud på 125 kr. pr. mdr. til fitnessordning ved medlemsskab i fitnesscenter i minimum et halvt år. Formålet er at motivere til fysisk aktivitet for at forebygge gener som følge af stillesiddende arbejde og/ eller gentagne/dårlige arbejdsstillinger. Massør Ringgården har en massageordning. To formiddage om måneden har medarbejderne mulighed for at booke massagetider. Formålet er dels at forebygge gener som følge af gentagne og/eller dårlige arbejdsstillinger, dels velvære. Husk, det er vigtigt at skelne mellem den forebyggende massage og egentlig behandling af skader. Hvis du først har pådraget dig skader, kan du fra egen læge få henvisning til behandling hos fysioterapeut/kiropraktor og lign. via din sundhedssikring jf. punkt 6C. Ringgården betaler ca. halvdelen af prisen og frihed til en halv times massage pr. medarbejder i arbejdstiden pr. måned. Medarbejdernes egenbetaling trækkes via lønnen. Alkohol- og misbrugspolitik I Ringgården er der forbud mod indtagelse af alkohol/eller være påvirket af alkohol inden for normal 19

20 arbejdstid og på arbejdspladsen. Ved mistanke har arbejdsgiver ret til at bede om at udføre en test. Efter godkendelse fra direktøren er der undtagelse ved receptioner, runde fødselsdage og lignende begivenheder. Ledelsen i Ringgården har ret og pligt til at gribe ind over for en medarbejder, når der er begrundet mistanke om alkoholmisbrug. Tilbud om behandling Hvis medarbejderen er positivt indstillet over for behandling, gives der efter aftale frihed til at gennemføre behandlingen, som Ringgården er villig til at betale. Hvis medarbejderen afviser behandling, eller hvis resultatet er negativt, er det Ringgårdens politik at afskedige medarbejderen. Andre former for misbrug, som er lovstridige, accepteres ikke på arbejdspladsen og vil medføre afskedigelse. Rygepolitik omfatter også e-cigaretter Ringgården har siden 15. august 2007 været en røgfri boligforening for at fremme det sunde arbejdsmiljø og beskytte ansatte mod passiv rygning. Rygeforbuddet gælder både Ringgårdens afdelinger og administration. Der må IKKE ryges i lokaler, hvor medarbejdere i Boligforeningen har deres færden. Hvis beboere skal have service eller besøg af medarbejdere fra Boligforeningen, er det ikke tilladt at ryge i lejligheden under besøget. Der vil ligeledes være rygeforbud til afdelingsmøder og afdelingsbestyrelsesmøder, hvor medarbejdere fra Ringgården deltager. Der må heller ikke ryges i trappeopgange, i kældergange og fællesvaskerier. Ringgårdens selskabslokale på Paludan-Müllers Vej, er også et røgfrit lokale, da medarbejdere fra Boligforeningen har deres daglige gang i salen. De forskellige afdelinger kan vedtage, at der fortsat må ryges i selskabslokaler og lignende, når disse alene anvendes til private arrangementer. I Ringgårdens administration og varmemesterkontorer er der ligeledes indført total rygeforbud. Se fortolkning af Rygeloven på Min Side under kategorien Regler og vedtægter. Overtrædelse af rygepolitikken vil kunne få konsekvenser for medarbejderens ansættelsesforhold. Tilbud om hjælp til rygestop Aarhus Kommune har gratis kurser i rygestop, som følger et koncept udviklet af Kræftens Bekæmpelse. De arrangeres i samarbejde mellem Sundhed og Omsorg i Aarhus Kommune og Apotekerforeningen. Vi støtter medarbejdere, der ønsker at stoppe med at ryge, eventuelt med frihed til at deltage i kurser Arbejdsmiljø Det er foreningens målsætning at skabe et sikkert og sundt arbejdsmiljø. Ledelsen forpligtiger sig til at stille de nødvendige ressourcer til rådighed. Medarbejderen forpligtiger sig til gennem arbejdsmiljøudvalget (APV) at arbejde aktivt for et godt arbejdsmiljø. Et godt arbejdsmiljø er i alles interesse. Medarbejderne får en bedre arbejdsdag, og foreningen får et bedre image og færre sygedage. Det psykiske arbejdsmiljø APV sikrer, at der er fokus på både fysisk og psykisk arbejdsmiljø. Men vi øger fokus på det psykiske arbejdsmiljø ved at gennemføre en trivselsundersøgelse hver tredje år (se endvidere afsnit 5). Krav til sikkerhedsudstyr Sikkerhedsudstyr skal altid bruges, og medarbejderne skal instrueres i brugen af dette. Ved en eventuel ulykke har du selv et medansvar, idet du som medarbejder selv har pligt til at undersøge og følge gældende sikkerhedsregler Socialt ansvar I Ringgårdens personalepolitik indgår seniorpolitik og sundhedssikring. 20