BILAG II ALMINDELIGE ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER LIFE

Transkript

1 BILAG II ALMINDELIGE ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER LIFE INDLEDNING Dette dokument opsummerer de administrative bestemmelser for samtlige Lifeprojekter, der medfinansieres af Europa-Kommissionen fra og med år Det består af 34 artikler og følgende 3 tillæg: Tillæg 1 - standardbankgaranti Tillæg 2 - Standardopgørelse over udgifter of indtægter Tillæg 3 - Life-logoet Dokumentet er inddelt i fire kapitler: 1. Kapitel A Almindelige betingelser (for alle Life-projekter) 2. Kapitel B Særlige betingelser for projekter under Life-Natur 3. Kapitel C Særlige betingelser for projekter under Life-Miljø 4. Kapitel D Særlige betingelser for projekter under Life-Tredjelande Side 1 af 21

2 Indhold KAPITEL A - ALMINDELIGE BETINGELSER... 3 AFSNIT A.I - JURIDISKE OG ADMINISTRATIVE BETINGELSER... 3 Artikel 1 - Referencer... 3 Artikel 2 - Al korrespondance stiles til... 3 Artikel 3 - Deltagerne... 3 Artikel 4 - Støttemodtagerens roller og forpligtelser... 3 Artikel 5 - Partnernes roller og forpligtelser... 4 Artikel 6 - Underentreprenørernes roller og forpligtelser... 5 Artikel 7 - Medfinansierende projektparter (som supplerer Fællesskabets støtte)... 5 Artikel 8 - Eksterne projektovervågningsgrupper... 6 Artikel 9 - Ansvar... 6 Artikel 10 - Interessekonflikter... 6 Artikel 11 - Tekniske aktivitetsrapporter... 6 Artikel 12 - Forsinkelse... 8 Artikel 13 - Projektændringer... 8 Artikel 14 - Afbrydelse af projektet... 9 Artikel 15 - Tavshedspligt... 9 Artikel 16 - Offentlig omtale Artikel 17 - Ejendomsret og anvendelse af resultaterne Artikel 18 - Produktion af audiovisuelt materiale Artikel 19 - Værneting AFSNIT A.II - FINANSIELLE BESTEMMELSER Artikel 20 - Fællesskabets finansielle bistand til projektet Artikel 21 - Støtteberettigede udgifter Artikel 22 - Udgifter, der ikke er støtteberettigede Artikel 23 - Betalingsmetoder Artikel 24 - Tilbagebetaling Artikel 25 - Opgørelser over indtægter og udgifter Artikel 26 - Moms Artikel 27 - Uafhængig finansiel revision Artikel 28 - Kommissionens finansielle revision Artikel 29 - Kontrol og besøg i forbindelse med projektet KAPITEL B - SÆRLIGE BETINGELSER FOR LIFE-NATUR Artikel 30 - Beskyttelse af naturtyper og dyre- og plantearter Artikel 31 - Opkøb af arealer/rettigheder KAPITEL C - SÆRLIGE BETINGELSER FOR LIFE-MILJØ Artikel 32 - Indtægtsskabende projekter Artikel 33 - Udgifter, der ikke er støtteberettigede KAPITEL D - SÆRLIGE BETINGELSER FOR PROJEKTER UNDER LIFE-TREDJELANDE.. 21 Artikel 34 - Midtvejsbetaling Side 2 af 21

3 KAPITEL A - ALMINDELIGE BETINGELSER AFSNIT A.I - Juridiske og administrative betingelser Artikel 1 - Referencer 1.1. Alle Life-projekter iværksættes i følgende rangorden på grundlag af: Rådets forordning (EF) nr. 1655/ Kommissionens beslutning/aftale/kontrakt (herefter "beslutningen/aftalen") om tildeling af støtte, som er meddelt støttemodtageren de administrative bestemmelser i dette dokument det projektforslag (herefter "projektet"), der er omhandlet i Kommissionens beslutning/aftale/kontakt. Artikel 2 - Korrespondance Al korrespondance stiles til: The European Commission Directorate-General Environment Unit ENV.D.1 BU-9 2/1 200 Rue de la Loi/Wetstraat B BRUXELLES/BRUSSEL Artikel 3 - Deltagerne 3.1. Der skelnes mellem tre former for deltagere i Life-projekter, som i det følgende benævnes "deltagerne", afhængigt af deres roller og forpligtelser: støttemodtager partner/-e underentreprenør/-er Artikel 4 - Støttemodtagerens roller og forpligtelser 4.1. Støttemodtageren er juridisk og finansielt eneansvarlig for projektets gennemførelse over for Kommissionen Støttemodtageren modtager Kommissionens finansielle bidrag og garanterer i tilfælde af partnerskab for fordelingen af dette finansielle bidrag som specificeret i de aftaler, der er indgået med partnerne Støttemodtageren forventes at bære en del af omkostningerne ved det projekt, han leder. 1 OJ Nº L 192, 28/07/2000, side 1 Side 3 af 21

4 4.4. Støttemodtageren er det eneste kontaktpunkt for Kommissionen. Han er den eneste deltager, der indberetter direkte til Kommissionen om de opnåede tekniske og finansielle fremskridt. Støttemodtageren skal i denne sammenhæng fremsende midtvejsrapporter og endelige opgørelser over indtægter og udgifter samt slutrapporter, hvori partnernes oplysninger er inkorporeret, verificeret og påvist som værende i overensstemmelse med alle tilsvarende opgørelser over indtægter og udgifter Støttemodtageren vil være direkte involveret i projektets tekniske gennemførelse og formidlingen af projektresultaterne Støttemodtageren skal føre løbende regnskab i overensstemmelse med de normale regnskabsbestemmelser, som loven og eksisterende bestemmelser pålægger ham. Han skal opbevare alle relevante udgiftsbilag og dokumentation for projektindtægter, som indberettes til Kommissionen (herunder kopier af samme fra partnere og underentreprenører), såsom fakturaer, arbejdssedler og de dokumenter, der bruges til beregning af de faste udgifter. Denne dokumentation skal være fuldstændig, præcis og effektiv Støttemodtageren indgår alle de nødvendige aftaler om arbejdets fuldførelse med de eventuelle partnere, forudsat de ikke er i modstrid med de forpligtelser, der er anført i Kommissionens beslutning/aftale/kontrakt. Sådanne aftaler skal klart beskrive deltagernes roller, rettigheder og ansvar. Aftalerne skal beskrive den enkelte deltagers opgaver og definere de finansielle ordninger i overensstemmelse med betingelserne i Artikel Sådanne aftaler skal stipulere, at Fællesskabet har lov til at udøve samme rettigheder og garantier vis-a-vis partnerne som over for støttemodtageren selv Støttemodtageren skal sikre, at underentreprenører udsteder fakturaer, hvori der klart henvises til projektet. Han skal opbevare fakturaerne samt al dokumentation, der understøtter valget af underentreprenøren, og alle oplysninger vedrørende de leverede ydelser Støttemodtageren er forpligtet til at sikre offentliggørelse af Fællesskabets støtte ifølge retningslinjerne i Artikel Støttemodtageren skal frit dele den knowhow, der kræves til projektets gennemførelse, med sine partnere. Artikel 5 - Partnernes roller og forpligtelser 5.1. Partnerne bidrager til en eller flere af opgaverne i forbindelse med projektets gennemførelse og dermed til de pådragne udgifter Partnerne kan få del i den finansielle støtte fra Kommissionen som stipuleret i aftalen mellem partnerne og støttemodtageren Partnerne skal føre løbende regnskab i overensstemmelse med de normale regnskabsbestemmelser, som loven og eksisterende bestemmelser pålægger dem. De skal opbevare alle relevante udgiftsbilag og dokumentation for projektindtægter, som indberettes til Kommissionen af støttemodtageren, såsom fakturaer, arbejdssedler og de dokumenter, der bruges til beregning af de faste udgifter. Denne dokumentation skal være fuldstændig, præcis og effektiv. Side 4 af 21

5 5.4. Partnerne er forpligtet til at give støttemodtageren, som står for den tekniske og finansielle indberetning til Kommissionen, alle de dokumenter, denne aktivitet kræver Partnerne indberetter ikke direkte til Kommissionen om de opnåede tekniske og finansielle fremskridt, medmindre de direkte anmodes herom af Kommissionen Partnerne skal sikre, at underentreprenører udsteder fakturaer med klar henvisning til projektet. De skal opbevare fakturaerne samt al dokumentation, der understøtter valget af underentreprenøren, og alle oplysninger vedrørende de leverede ydelser Partnerne skal frit dele den knowhow, der er nødvendig for projektets gennemførelse, med støttemodtageren og andre partnere Partnerne er forpligtet til at sikre offentliggørelse af Fællesskabets støtte ifølge retningslinjerne i Artikel Partnerne må i projektsammenhængen ikke optræde som underentreprenører for støttemodtageren eller andre partnere. Artikel 6 - Underentreprenørernes roller og forpligtelser 6.1. Der kan til opfyldelse af specifikke opgaver af en bestemt varighed også gøres brug af underentreprenører, som ikke anses for partnere, i et projekt Underentreprenørerne yder ekstern bistand til støttemodtageren og/eller partnerne, som finansierer deres aktiviteter fuldt ud Underentreprenørerne foretager ikke nogen finansiel investering i projektet og nyder derfor ikke godt af ophavsrettigheder, som opstår på grundlag af projektresultaterne Offentlige myndigheders tildeling af underentrepriser skal baseres på de gældende regler om offentlige licitationer og være i overensstemmelse med fællesskabsdirektiverne om offentlige licitationsprocedurer, såfremt disse finder anvendelse. Artikel 7 - Medfinansierende projektparter (som supplerer Fællesskabets støtte) 7.1. De medfinansierende parter yder finansielle ressourcer til projektet og får ikke del i Fællesskabets bidrag undtagen i de tilfælde, hvor de også indgår som projektpartnere De medfinansierende parter er ikke underlagt krav om direkte medvirken i projektets tekniske gennemførelse Støttemodtageren og/eller dennes partnere indgår alle de aftaler med de medfinansierende parter, som er nødvendige for at sikre medfinansieringen, forudsat de ikke er i modstrid med støttemodtagerens og/eller partnernes forpligtelser som anført i Kommissionens beslutning/aftale/kontrakt. Side 5 af 21

6 Artikel 8 - Eksterne projektovervågningsgrupper 8.1. Kommissionen bistås ved projektopfølgningen af eksterne projektovervågningsgrupper. Disse overvågningsgrupper yder bistand ved at følge og vurdere projektets fremskridt på det faglige plan og projektets overensstemmelse med de udgifter, der afholdes i forbindelse hermed. Grupperne varetager udelukkende en rådgivende funktion over for Kommissionen og støttemodtagerne og deltager ikke i forvaltningen af de finansielle ressourcer. Overvågningsgrupperne er uafhængige af projekterne. De vil som Kommissionens delegerede besøge projekterne og evaluere de rapporter, der indgives til Kommissionen De eksterne overvågningsgrupper er underlagt samme tavshedspligt som den, der gælder i forholdet mellem projektdeltagerne og Kommissionen (som anført i Artikel 15 - ) Artikel 9 - Ansvar 9.1. Kommissionen kan ikke under nogen omstændigheder og af nogen som helst grund holdes ansvarlig i tilfælde af klage på grundlag af beslutningen/aftalen/kontrakten vedrørende skade forvoldt på støttemodtagerens personale eller ejendom i forbindelse med projektets gennemførelse. Kommissionen accepterer således ingen krav om erstatning eller tilbagebetaling som følge af en sådan klage Støttemodtagerne kan ikke drage Kommissionen til ansvar i forbindelse med forholdet til deres partnere eller de aftaler, der er indgået med disse Støttemodtageren og partnerne er alene ansvarlige over for tredjemand, også for enhver form for skade, der forvoldes i forbindelse med projektets gennemførelse. Artikel 10 - Interessekonflikter 10.1 Støttemodtageren forpligter sig til at træffe alle de nødvendige forholdsregler for at undgå enhver risiko for interessekonflikter og underretter straks Kommissionen om enhver situation, der udgør en interessekonflikt eller kan føre til en interessekonflikt. Artikel 11 - Tekniske aktivitetsrapporter Støttemodtageren skal sende følgende rapporter til Kommissionen: en eller flere midtvejsrapporter ifølge den tidsplan, der er anført i projektet, en midtvejsrapport ifølge den tidsplan, der er anført i projektet, en slutrapport senest tre måneder efter projektets afslutning, de oplysninger, der til enhver tid måtte kræves vedrørende projektets forvaltning. Statusrapporterne skal indeholde en klar og koncis beskrivelse af de iværksatte aktiviteter i forhold til de målsætninger og foranstaltninger og den arbejdsplan, der er fastlagt i projektet. De bør også indeholde en finansiel oversigt over projektets budget. En statusrapport vil typisk fylde 10 til 20 sider. Side 6 af 21

7 En af statusrapporterne kan erstattes med en midtvejsrapport, hvis støttemodtageren når den udgiftstærskel, der er fastsat i artikel 23, stk. 3, før eller efter den i projektet forudsete frist for midtvejsrapporten. Herved vil støttemodtageren kunne indgive en anmodning om midtvejsbetaling på et passende tidspunkt. I dette tilfælde indgives der en statusrapport på den dato, der oprindeligt var fastsat for midtvejsrapporten. Midtvejsrapporten skal indeholde: en detaljeret redegørelse for de iværksatte aktiviteter set i forhold til de målsætninger og foranstaltninger og den arbejdsplan, der er fastlagt i projektet (højst 50 sider både på papir og i elektronisk form), eventuelt et bilag med dias/farvebilleder/elektroniske billeder, der illustrerer projektets vigtigste foranstaltninger og resultater, samt eventuelle andre dokumenter, kort eller publikationer, der er opført som konkrete produkter af projektet, eller som kan være nyttige for vurderingen af projektets værdi, en midtvejsopgørelse over indtægter og udgifter, til orientering eller som anmodning om midtvejsbetaling. Slutrapporten skal indeholde et resumé af projektets vigtigste frembringelser og resultater (højst fem sider både på papir og i elektronisk form), en detaljeret redegørelse for de iværksatte aktiviteter i forhold til de målsætninger og foranstaltninger og den arbejdsplan, der er fastlagt i projektet (højst 50 sider både på papir og i elektronisk form), eventuelt et bilag med dias/farvebilleder/elektroniske billeder, der illustrerer projektets vigtigste foranstaltninger og resultater, samt eventuelle andre dokumenter, kort eller publikationer, der er opført som konkrete produkter af projektet, eller som kan være nyttige for vurderingen af projektets værdi, lægmandsrapporten på papir og i elektronisk form; lægmandsrapporten henvender sig til en bredere målgruppe; den tjener til at informere beslutningstagere og ikke-tekniske parter om de opnåede mål og resultater; den skal være på fem til ti sider og skal forelægges på støttemodtagerens sprog såvel som på engelsk og/eller fransk; lægmandsrapporten er obligatorisk for alle projekter. Projekter under Life-Natur og Life-Tredjelande, hvortil der gives støtte i 2001, er undtagelsesvis fritaget fra denne forpligtelse, den endelige opgørelse over udgifterne Rapporterne sendes til både: Kommissionen (et samlet eksemplar med bilag og 2 eksemplarer af opgørelsen over udgiftene) den eksterne projektovervågningsgruppe, der er udpeget af Kommissionen (et samlet eksemplar med bilag og et eksemplar af opgørelsen over udgiftene) Medlemsstaternes myndigheder har ret til at anmode om eksemplarer af status- og midtvejsrapportene. Med hensyn til slutrapporten forpligtes støttemodtageren i Rådets forordning 1655/2000 (Life) til at fremsende et eksemplar til disse myndigheder senest tre måneder efter projektets afslutning (jf. listen først i ansøgningsmaterialet). Kommissionen kan om nødvendigt anmode om yderligere eksemplarer af rapporterne og/eller bilagene. Side 7 af 21

8 Støttemodtageren er forpligtet til at oprette et websted eller anvende et allerede eksisterende websted til videreformidling af projektresultaterne. Projekter under Life-Natur og Life- Tredjelande, hvortil der gives støtte i 2001, er undtagelsesvis fritaget fra denne forpligtelse. Støttemodtagerne vil få udførlige rapporteringsretningslinjer stillet til rådighed. Artikel 12 - Forsinkelse Støttemodtageren skal uden unødigt ophold informere Kommissionen i alle detaljer om enhver begivenhed, der risikerer at hindre eller forsinke projektets fuldførelse. Parterne aftaler indbyrdes, hvilke forholdsregler der bør træffes Forsinkelse kan resultere i, at projektet ændres ( Artikel 13 - ) eller bringes til ophør ( Artikel 14 - ) Artikel 13 - Projektændringer Støttemodtageren har pligt til at underrette Kommissionen om alle væsentlige ændringer i projektet og på forhånd indhente skriftlig tilladelse hertil Ændringer anses for væsentlige, når de vedrører: modifikationer af projektets anvendelsesområde og mål, ændringer i de vigtigste projektresultaters karakter eller indhold, ændringer i partnerskabet (f.eks. partnere, der trækker sig ud eller ændrer funktion), ændringer i støttemodtagerens og/eller dennes partneres juridiske eller økonomiske status, hvis det får indflydelse på projektets gennemførelse, ændring af kontaktpunkt (projektleder osv.) i forbindelse med projekter under Life- Miljø, forsinkelser i fuldførelsen af projektopgaverne, som medfører en udskydelse af projektets afslutningstidspunkt, ændringer i finansieringsplanen (f.eks. ændringer i partnernes økonomiske bidrag som anført i beslutningen/aftalen/kontrakten, hvis det får indflydelse på projektets gennemførelse). bevægelser mellem de forskellige udgiftskategorier i projektets foreløbige budget (medmindre de ikke overskrider eller 10% af en udgiftskategori) I de tilfælde, hvor der kræves forudgående skriftlig tilladelse fra Kommissionen, skal støttemodtageren sende en formel anmodning om ændring senest tre måneder inden projektets afslutning. Denne anmodning skal indeholde en udførlig beskrivelse og begrundelse for de ønskede ændringer og skal forelægges i overensstemmelse med Kommissionens indberetningsregler. Såfremt Kommissionen godkender ændringen, vil støttemodtageren få tilsendt en tillægsaftale Hvis der foretages en væsentlig ændring, uden at der er givet den fornødne tilladelse hertil, forbeholder Kommissionen sig retten til at nægte at medfinansiere sådanne ændrede foranstaltninger og til eventuelt at indstille eller udskyde betalingen af Fællesskabets støtte eller kræve, at den betales tilbage (delvis eller helt). Side 8 af 21

9 13.5. Når ændringen ikke påvirker det grundlæggende formål med projektet og derfor ikke betragtes som væsentlig, og de finansielle virkninger er begrænsede, kan støttemodtageren foretage ændringen, hvorefter han informerer Kommissionen herom i sin næste rapport. Artikel 14 - Afbrydelse af projektet Kommissionen kan beslutte at ophæve beslutningen/aftalen/kontrakten, hvis støttemodtageren undlader at opfylde en af de forpligtelser, der påhviler ham i henhold til beslutningen/aftalen/kontrakten, hvis der ikke er gyldige økonomiske eller tekniske grunde til den manglende opfyldelse, og hvis støttemodtageren efter ved anbefalet brev at være blevet opfordret til at overholde sine forpligtelser stadig ikke har gjort det en måned efter at have modtaget dette brev. I så fald kan Kommissionen trække bankgarantien tilbage og kræve fuld eller delvis tilbagebetaling af den støtte, der allerede er udbetalt Kommissionen kan ophæve beslutningen/aftalen/kontrakten uden varsel og uden at betale nogen form for erstatning, hvis støttemodtageren erklæres konkurs, sættes i tvangslikvidation eller lignende eller afgiver falske eller ufuldstændige erklæringer for at opnå den i aftalen fastsatte støtte fra Fællesskabet. I så fald kan Kommissionen kræve fuld eller delvis tilbagebetaling af den støtte, der allerede er udbetalt i henhold til beslutningen/aftalen/kontrakten Ophævelse af beslutningen/aftalen/kontrakten som følge af finansielle uregelmæssigheder udelukker ikke anvendelsen af andre administrative foranstaltninger eller sanktioner, som kan tildeles i overensstemmelse med Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 2988/95 af 18. december 1995 om beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser Støttemodtageren kan når som helst afbryde projektet med to måneders skriftlig varsel, hvis der er gyldige økonomiske eller tekniske grunde hertil. Støttemodtageren har pligt til at fremlægge en teknisk rapport, hvoraf det fremgår, hvilke fremskridt der er gjort, og hvorfor projektet afbrydes. Støttemodtageren skal fremlægge en finansiel rapport, som Kommissionen skal bruge til at afgøre, hvilke udgifter der er støtteberettigede Beslutningen udløber 24 måneder efter datoen for projektets afslutning. Kommissionen informerer støtte modtageren om eventuel forlængelse. Artikel 15 - Tavshedspligt Kommissionen og støttemodtageren/partnerne forpligter sig til at sikre, at alle dokumenter, oplysninger og andet materiale, som de modtager som fortrolige oplysninger, og som, hvis de videregives, kan skade den anden part, behandles fortroligt Kommissionen har ret til i enhver form og igennem alle medier, herunder Internettet, at offentliggøre alle oplysninger, den finder relevante. Side 9 af 21

10 Artikel 16 - Offentlig omtale Støttemodtageren og partnerne skal oplyse, at projektet støttes af Fællesskabet, i alle dokumenter og andet materiale, der udarbejdes i forbindelse med projektet, herunder bøger, brochurer, pressemeddelelser, videoer, software mv. Der er til det formål udarbejdet et særligt Life-logo (et eksemplar kan ses i bilag 3). I audiovisuelt materiale skal der i teksterne før og/eller efter produktionen refereres direkte og tydeligt til støtten fra Life (f.eks. ved anmærkningen "Produceret med støtte fra Det Europæiske Fællesskabs finansielle instrument Life") Life-logoet benyttes udelukkende i forbindelse med formidlingsaktiviteter og kan ikke betegnes som et autoriseret kvalitetsmærke eller et økomærke Støttemodtageren og partnerne har pligt til at opstille opslagstavler, der beskriver projektet, på strategiske offentligt tilgængelige lokaliteter i det område, hvor projektet gennemføres, og til at ajourføre disse. Life-logoet skal altid figurere på tavlerne Støttemodtageren og partnerne offentliggør projektet og resultaterne heraf, navnlig i medierne, og oplyser i den forbindelse altid om Fællesskabets støtte. Nærmere oplysninger herom anføres i de enkelte aktivitetsrapporter Støttemodtageren og partnerne har pligt til at underrette Kommissionen om og invitere den til alle seminarer og offentlige konferencer, der afholdes i forbindelse med projektet, mindst tre uger før arrangementet afholdes. Artikel 17 - Ejendomsret og anvendelse af resultaterne Ejendomsretten til dokumenter, eventuelle patenterede eller patenterbare opfindelser og viden, der hidrører fra projektet, tilfalder støttemodtageren og/eller partnerne Kommissionen lægger af hensyn til befordringen af miljøvenlige teknikker eller modeller særlig vægt på, at støttemodtageren stiller disse dokumenter og patenter og denne knowhow til rådighed i Fællesskabet på ikke-diskriminerende og rimelige kommercielle vilkår Kommissionen forventer, at støttemodtageren og/eller dennes partnere overholder betingelsen i stk. 17.2, i et tidsrum på 5 år efter projektets afslutning Såfremt støttemodtageren uden gyldig grund nægter at stille disse produkter til rådighed eller at udstede licenser i overensstemmelse med disse betingelser, forbeholder Kommissionen sig retten til at anvende reglerne i Artikel 14 - eller, såfremt projektet er afsluttet, til at kræve fuld eller delvis tilbagebetaling af Fællesskabets bidrag. Artikel 18 - Produktion af audiovisuelt materiale Støttemodtageren skal indsende audiovisuelt materiale, der udarbejdes i forbindelse med projektet, i form af dels et VHS-videobånd, dels et professionelt bånd (Betacam SP eller derover) til senere kopiering. Han skal også oplyse, hvor masterbåndet opbevares. Side 10 af 21

11 18.2. Støttemodtageren giver Kommissionen ikke-eksklusiv ret til i en ikke nærmere afgrænset periode at fremvise, om nødvendigt eftersynkronisere, distribuere eller anvende den audiovisuelle produktion i sin helhed eller i uddrag til ikke-kommercielle formål, herunder ved offentlige arrangementer. Kommissionen skal imidlertid ikke betragtes som "med-producent" Kommissionen forbeholder sig retten til at benytte de fotos, der fremsendes sammen med de tekniske rapporter, i eventuelt informationsmateriale om LIFE og/eller NATURA Den forpligter sig til at oplyse den kilde, der fremgår af rapporterne. Artikel 19 - Værneting Enhver tvist i forbindelse med projektet mellem Kommissionen og støttemodtageren indbringes for De Europæiske Fællesskabers Ret i Første Instans og i tilfælde af appel for De Europæiske Fællesskabers Domstol. Side 11 af 21

12 AFSNIT A.II - Finansielle bestemmelser Artikel 20 - Fællesskabets finansielle bistand til projektet Fællesskabets finansielle bistand beregnes ud fra de procentsatser, der er fastlagt i beslutningen/aftalen/kontrakten for afholdte støtteberettigede udgifter Det samlede beløb, Kommissionen betaler til støttemodtageren, vil under ingen omstændigheder kunne overstige den maksimumsgrænse, der er vedtaget i beslutningen/aftalen/kontrakten, selv om de samlede faktiske omkostninger overskrider det budgetoverslag, der er opstillet i beslutningen/aftalen/kontrakten Støttemodtageren og partnerne vil højst kunne opnå en støtte fra Fællesskabet, der svarer til deres respektive faktiske samlede omkostninger Med forbehold af de særlige betingelser i Artikel 32 - for projekter under Life-Miljø indvilliger støttemodtageren i, at enhver fortjeneste, der oppebæres under projektets gennemførelse, anføres som direkte projektindkomst. Kommissionen kan nedsætte den økonomiske støtte for at skabe balance mellem indtægter og udgifter Renter af beløb modtaget fra Kommissionen skal altid angives og vil tilsvarende blive fratrukket Fællesskabets finansielle bidrag Støttemodtageren og dennes eventuelle partnere erklærer sig enige i, at Fællesskabets finansielle bistand ikke udgør en fordring over for Kommissionen og derfor ikke kan overføres til en anden instans eller på anden vis overdrages tredjemand. Artikel 21 - Støtteberettigede udgifter Omkostningerne skal for at kunne betragtes som støtteberettigede: være opført i det foreløbige projektbudget, være direkte forbundet med og nødvendige for gennemførelsen af det projekt, der er genstand for beslutningen/aftalen/kontrakten, være rimelige og i overensstemmelse med principperne om forsvarlig økonomisk forvaltning, herunder navnlig princippet om tilbageholdenhed og omkostningseffektivitet, reelt være påløbet i projektets løbetid som anført i beslutningen/aftalen/kontrakten og være opført i støttemodtagerens og eventuelle partneres regnskaber eller skatteopgørelser og kunne identificeres og efterprøves Personaleudgifter skal opføres ud fra den tid, der reelt bruges på projektet. De skal beregnes på basis af den faktiske bruttoløn plus socialbidrag, men uden tillæg af andre omkostninger. Projektarbejdstiden for den enkelte ansatte (herunder nationale embedsmænd og offentlige agenturers ansatte, som arbejder med på projektet) skal registreres ved hjælp af arbejdssedler, der udformes og bekræftes af støttemodtageren og dennes eventuelle partnere. Side 12 af 21

13 21.3. Rejseudgifter skal beregnes i henhold til støttemodtagerens eller partnerens interne regler. I forbindelse med projekter under Life-Natur og Life-Miljø kræves der forudgående godkendelse fra Kommissionen af rejser uden for Den Europæiske Union og de ansøgerlande, der deltager i Life, medmindre rejsens bestemmelsessted og begrundelse var klart specificeret i projektet. For projekter under Life-Tredjelande kræves der forudgående skriftlig godkendelse af rejser uden for projektområdet, medmindre rejsens bestemmelsessted og begrundelse var klart specificeret i projektet Udgifter til ekstern bistand omfatter udgifter til underentreprise (arbejde, der udføres af eksterne virksomheder, leje eller brug af udstyr eller infrastruktur, personaleservicekontrakter osv.). Projektopgaver, der udbydes i underentreprise, må højst udgøre 35% af de samlede støtteberettigede udgifter, medmindre andet er oplyst i projektet. Udgifter i forbindelse med køb eller leasing ( i modsætning til leje) af driftsmidler, infrastruktur eller småanskaffelser leveret i underentreprise må ikke opføres på udgiftskontoen for ekstern bistand. Disse udgifter skal opføres særskilt under de behørige udgiftskonti Afskrivning af udgifter til driftsmidler i forbindelse med køb/fremstilling eller leasing af udstyr eller infrastruktur i projektperioden vil kun komme i betragtning, hvis de: opføres på støttemodtagerens eller partnernes fortegnelse over driftsmidler, eventuelt med undtagelse af leasede driftsmidler, behandles som kapitaludgifter i henhold til de skatte- og regnskabsbestemmelser, støttemodtageren eller projektpartnerne er underlagt, er indkøbt eller leaset til normale markedspriser Kommissionen anvender forskellige afskrivningssatser for de forskellige driftsmidler som følger: infrastrukturudgifter er berettigede til en støtte på 25% af de reelle udgifter, udstyrsudgifter er berettigede til en støtte på 50% af de reelle udgifter, udgifter til prototyper 2 anses for 100% støtteberettigede (i forbindelse med projekter under Life-Miljø og Life-Tredjelande) For projekter under Life-Natur er udgifter til driftsmidler, der afholdes af offentlige myndigheder eller ikke-offentlige organisationer/nonprofitorganisationer, som er direkte forbundet med projektets gennemførelse og udtrykkelig anført i projektet, fuldt støtteberettigede. Støtten betinges af, at støttemodtageren og partnerne forpligter sig til udelukkende at anvende disse driftsmidler til naturbevaringsaktiviteter efter afslutningen af det projekt, der medfinansieres under Life-Natur Afskrivningsudgifter for driftsmidler erhvervet før projektets begyndelsesdato anses ikke for støtteberettigede, medmindre de udtrykkeligt er forudset i projektet. I så fald nedskrives posternes værdi i henhold til de skatte- og regnskabsbestemmelser, der gælder for støttemodtageren eller partnerne. Postens forholdsmæssig nedskrivning i forhold til projektets varighed skal indregnes i budgetkontoen faste udgifter ( Artikel ) 2 Prototyper vedrørende infrastruktur eller udstyr, som kun eksisterer i projektperioden og spiller en afgørende rolle i projektets demonstrationsaktiviteter. Der kan kun angives komponenter købt inden for projektperioden. Hvis prototypen eller en eller flere af dens komponenter fortsat er opført i støttemodtagerens eller partnernes fortegnelse over driftsmidler ved projektets afslutning, skal udgifterne angives i den endelige finansielle rapport, og der skal foretages afskrivning. Side 13 af 21

14 21.9. For projekter under Life-Natur er udgifter til køb og leasing af arealer/rettigheder støtteberettigede, og de opføres ikke under driftsmidler. De særlige betingelser i artikel 31 finder anvendelse Udgifter til småanskaffelser skal vedrøre køb, fremstilling, reparation eller brug af råvarer, varer eller udstyr, som: ikke er opført på støttemodtagerens eller projektpartnernes fortegnelse over driftsmidler, ikke behandles som kapitaludgifter i henhold til de skatte- og regnskabsbestemmelser, støttemodtageren eller projektpartnerne er underlagt, er direkte forbundet med projektets gennemførelse (almindelige småanskaffelser/leverancer opføres under faste udgifter) Andre udgifter vedrører udgifter, som er nødvendige for projektet, og som ikke falder inden for en defineret kategori. De må generelt ikke overstige 5% af projektets samlede støtteberettigede udgifter. De opførte udgifter skal kunne verificeres og må ikke overstige de faktiske udgifter. Udgifterne til stillelse af den bankgaranti, Kommissionen kræver i visse tilfælde, kan opføres under denne post sammen med udgifterne til en uafhængig revisors revision Faste udgifter er støtteberettigede op til maksimalt 7% af projektets samlede støtteberettigede direkte udgifter. Faste udgifter er støtteberettigede som indirekte udgifter, forudsat de er reelle, begrundede og ikke omfatter udgifter, som hører hjemme på en anden udgiftskonto. Faste udgifter tilsigter at dække generelle indirekte udgifter, som afholdes for direkte eller indirekte at beskæftige, administrere, indpasse og støtte det personale, der udfører projektarbejdet. Faste udgifter kan omfatte infrastruktur og udstyr på stedet. Artikel 22 - Udgifter, der ikke er støtteberettigede Følgende omkostninger anses ikke for at være støtteberettigede og vil derfor ikke indgå i Kommissionens beregning af de samlede projektomkostninger: omkostninger, der afholdes i forbindelse med en foranstaltning, hvortil der ydes støtte gennem et af Fællesskabets andre finansielle instrumenter kurstab unødvendige eller uforholdsmæssigt store omkostninger distributionsudgifter og markedsførings- og reklameudgifter til fremme af produkter eller kommercielle aktiviteter, som ikke er anført direkte i projektet hensættelser til dækning af eventuelle fremtidige tab eller fremtidig gæld debetrenter og renter på lån uerholdelige fordringer repræsentationsudgifter, som ikke anses for fuldstændig og tvingende nødvendige for at gennemføre projektarbejdet omkostninger i forbindelse med andre projekter, der finansieres af tredjemand aktiver og ydelser, der opnås vederlagsfrit, herunder frivilligt arbejde rejse- og opholdsudgifter og andre vederlag til tjenestemænd ved Fællesskabets institutioner og til de eksterne projektovervågningsgrupper undersøgelser, der ikke specifikt tager sigte på virkeliggørelse af målet med det finansierede projekt Side 14 af 21

15 investeringer i omfattende infrastrukturer videnskabelig grundforskning og teknologiudviklingsaktiviteter i tilknytning hertil ikke-støtteberettigede udgifter, der er nævnt i de særlige betingelser for Life-Miljø i Artikel Artikel 23 - Betalingsmetoder Fællesskabets finansielle bistand udbetales i tre rater efter følgende retningslinjer Forskuddet, der svarer til 40% af Fællesskabets maksimale finansielle bidrag, udbetales inden for 60 dage efter modtagelse af: Støttemodtagerens accept af beslutningen/aftalen/kontrakten om tildeling af den finansielle bistand. En underskrevet anmodning om betaling med oplysning om støttemodtagerens navn og adresse, bankens navn og adresse, kontonummeret, projektets referencenummer og støttemodtagerens eventuelle reference til identificering af betalingen. For en privat støttemodtager en garanti udstedt af en bank eller et forsikringsselskab svarende til forskudsbeløbet og gældende for hele projektperioden og seks måneder herefter. Garantien skal forlænges, såfremt projektet forlænges. Bilag 1 indeholder en standardgaranti. Nonprofitorganisationer skal ikke stille en bankgaranti, medmindre Kommissionen anmoder dem om det Med forbehold af de særlige betingelser for Life-Tredjelande (artikel 34) foretages den anden udbetaling (midtvejsbetaling), der svarer til 30% af Fællesskabets maksimale finansielle bidrag, når mindst 30% af de samlede forventede projektudgifter er afholdt. Betalingen vil finde sted inden for 60 dage efter modtagelse af: en underskrevet anmodning om betaling med oplysning om støttemodtagerens navn og adresse, bankens navn og adresse, kontonummeret, projektets referencenummer og støttemodtagerens eventuelle reference til identificering af betalingen, revisorens officielle registreringsnummer, firma, navn og adresse skal oplyses i forbindelse med indsendelse af betalingsanmodningen, den relevante opgørelse over indtægter og udgifter samt midtvejsrapporten (artikel 11) Restbeløbet betales inden for 60 dage efter modtagelse af: en underskrevet anmodning om udbetaling med oplysning om støttemodtagerens navn og adresse, bankens navn og adresse, kontonummeret, projektets referencenummer og støttemodtagerens eventuelle reference til identificering af betalingen, den relevante opgørelse over indtægter og udgifter, slutrapporten (artikel 11) og revisionsberetningen ( Artikel 27 - ) Hvis de endelige støtteberettigede udgifter ved projektets afslutning er lavere end anslået, begrænses Kommissionens bidrag til det beløb, der beregnes som en fast procentdel af disse udgifter. Side 15 af 21

16 23.6. Kommissionen kan inden for en frist på 60 dage regnet fra den dag, betalingsanmodningen modtages, sætte betalingsfristen midlertidigt ud af kraft. Kommissionen underretter støttemodtageren skriftligt om begrundelsen for denne udsættelse og om de yderligere oplysninger, der er brug for Betalingsfristen starter igen fra det tidspunkt, hvor de krævede yderligere oplysninger er modtaget Kommissionens bidrag udbetales i euro ( ) Alle betalinger foretages til støttemodtageren på den bankkonto, der er anført i betalingsanmodningen. Enhver ændring skal straks meddeles Kommissionen Betalingen anses for foretaget den dag, den debiteres Kommissionens bankkonto Såfremt betalingsfristen ikke er suspenderet, kan en privat støttemodtager senest to måneder efter modtagelsen af den forsinkede betaling anmode om udbetaling af morarenter til den sats, Den Europæiske Centralbank anvender på sine vigtigste refinansieringstransaktioner, forhøjet med 1,5 procentpoint. Artikel 24 - Tilbagebetaling I de i Artikel 14 - anførte tilfælde forpligter støttemodtageren sig til at tilbagebetale de beløb til Kommissionen, der er udbetalt for meget i forhold til de faktiske støtteberettigede udgifter, på de betingelser og inden for de frister, der er fastsat af Kommissionen Hvis beslutningen/aftalen/kontrakten ophæves af de grunde, der er anført i Artikel 14 - kan Kommissionen kræve fuld eller delvis tilbagebetaling af de beløb, der er udbetalt til støttemodtageren. Kommissionen fastsætter betingelserne og tidsfristen for den fulde eller delvise tilbagebetaling Hvis støttemodtageren ikke inden for den af Kommissionen fastsatte frist tilbagebetaler disse beløb, kan Kommissionen forhøje de skyldige beløb med morarenter til den sats, Den Europæiske Centralbank anvender på sine vigtigste refinansieringstransaktioner, forhøjet med 1,5 procentpoint Samtlige bankomkostninger i forbindelse med tilbagebetaling af de skyldige beløb til Kommissionen afholdes af støttemodtageren Den beslutning om tilbagebetaling, der træffes af Kommissionen, og som forelægges for støttemodtageren, kan tvangsfuldbyrdes i henhold til EF-traktatens artikel 256, EKSFtraktatens artikel 92 og Euratom-traktatens artikel De beløb, der skal tilbagebetales til Kommissionen, kan modregnes i alle former for beløb, der skal udbetales til støttemodtageren. Side 16 af 21

17 Artikel 25 - Opgørelser over indtægter og udgifter Der indsendes opgørelser over indtægter og udgifter sammen med midtvejs- og slutrapporterne Opgørelserne over indtægter og udgifter skal udfærdiges på eller i overensstemmelse med standardformularer (bilag 2). Der sendes to eksemplarer til Kommissionen og et til den eksterne projektovervågningsgruppe, der er udpeget af Kommissionen Det er ikke nødvendigt at fremsende udgiftsbilagene (f.eks. fakturaerne) sammen med udgiftsopgørelsen. Hvis Kommissionen anmoder herom, skal støttemodtageren imidlertid fremlægge alle oplysninger, herunder fakturaer, som Kommissionen måtte have brug for i forbindelse med evalueringen af udgifterne og den tilsvarende aktivitetsrapport Alle udgifter oplyses i euro ( ) i opgørelserne over indtægter og udgifter. Støttemodtageren skal omregne alle betalinger, han har foretaget i forskellige valutaer, ud fra den vekselkurs, der fastlægges af Den Europæiske Centralbank den første dag i den måned, hvor opgørelsen over indtægter og udgifter fremlægges for Kommissionen. Kommissionen kan i særlige tilfælde, hvor støttemodtageren anmoder herom, tillade, at støttemodtageren anvender den kurs, der var gældende den første dag i den måned, hvor udgiften blev afholdt. Artikel 26 - Moms Hvis støttemodtageren eller partnerne ikke kan få refunderet den moms, der betales i projektperioden, kan der ydes støtte hertil For at der kan ydes støtte til momsen, skal støttemodtageren rekvirere en erklæring fra de relevante myndigheder, hvoraf det fremgår, at støttemodtageren og/eller dennes partnere er momspligtige og ikke kan få refunderet momsen for de aktiver og ydelser, der er nødvendige i forbindelse med projektet. Artikel 27 - Uafhængig finansiel revision Kommissionen kræver, at en revisor udpeget af støttemodtageren kontrollerer de finansielle opgørelser, der stilles til rådighed for Kommissionen i slutrapporterne Revisoren skal ikke blot efterprøve, hvorvidt de nationale retsforskrifter og regnskabsregler er overholdt, men også sikre sig, at alle afholdte udgifter stemmer overens med de almindelige administrative bestemmelser for Life. Artikel 28 - Kommissionens finansielle revision Kommissionen eller dennes bemyndigede repræsentant kan foranledige revision hos en støttemodtager og dennes partnere i hele kontraktperioden samt i en periode på fem år efter projektets afslutning eller efter den sidste udbetaling af Fællesskabets bidrag som beskrevet i Artikel Revisionen udføres på fortrolig basis. Side 17 af 21

18 28.3. Kommissionen eller dennes bemyndigede repræsentant skal have adgang til de dokumenter, der er nødvendige for at vurdere, hvorvidt projektdeltagernes udgifter er støtteberettigede, herunder fakturaer, lønsedler mv Kommissionen træffer de fornødne forholdsregler for at sikre, at dens bemyndigede repræsentanter hemmeligholder de oplysninger, som de gives adgang til, eller som de har fået kendskab til Kommissionen kan kontrollere, hvordan støttemodtageren og partnerne har anvendt Fællesskabets finansielle bistand Der sendes en beretning om resultatet af revisionen til den pågældende støttemodtager og dennes partnere. De har mulighed for at fremsætte eventuelle bemærkninger over for Kommissionen inden for en måned efter modtagelsen. Kommissionen har ikke pligt til at tage hensyn til bemærkninger, der er fremsat efter fristens udløb Kommissionen kan ud fra konklusionerne af revisionen træffe de forholdsregler, den finder nødvendige, herunder træffe beslutning om tilbagebetaling af alle eller en del af de udbetalte beløb Revisionsretten kan efterprøve brugen af Fællesskabets finansielle bidrag i forbindelse med denne beslutning/aftale/kontrakt ud fra sine egne procedurer. Artikel 29 - Kontrol og besøg i forbindelse med projektet Støttemodtageren forpligter sig til at give Kommissionens personale og de personer, der er bemyndiget af Kommissionen, adgang til de områder eller lokaler, hvor projektet gennemføres, samt til samtlige dokumenter, der vedrører den tekniske og finansielle forvaltning af foranstaltningen. Adgang for personer, der er bemyndiget af Kommissionen, kan gøres betinget af en aftale mellem Kommissionen og støttemodtageren om fortrolighedshensyn En sådan kontrol kan foranstaltes i en periode på fem år efter projektets afslutning eller efter betaling af det resterende støttebeløb som anført i Artikel Kontrollen foretages på fortrolig basis Støttemodtageren og partnerne skal yde Kommissionen eller dens bemyndigede repræsentanter den fornødne assistance. Side 18 af 21

19 KAPITEL B - SÆRLIGE BETINGELSER FOR LIFE-NATUR Artikel 30 - Beskyttelse af naturtyper og dyre- og plantearter Støttemodtageren skal underrette Kommissionen om aktiviteter, som iværksættes af tredjemand, og som kan få en negativ indvirkning på de lokaliteter/arter, der er genstand for projektet, og så vidt muligt forsøge at overbevise de pågældende om at afholde sig fra sådanne aktiviteter. Artikel 31 - Opkøb af arealer/rettigheder Udgifter til opkøb af arealer/rettigheder, som er direkte forbundet med projektets gennemførelse, og som udtrykkeligt oplyses i projektet, betragtes som fuldt støtteberettigede. Støtten betinges af, at støttemodtageren og partnerne forpligter sig til også at anvende disse arealer eller rettigheder i forbindelse med naturbevaring efter afslutningen af det projekt, der medfinansieres under Life-Natur Støttemodtageren skal for arealer, der i henhold til projektet opkøbes med finansiel bistand fra Kommissionen, sikre sig, at salgskontrakten og/eller af indførelsen i tingbogen indeholder en garanti om, at arealerne udelukkende må benyttes til naturbevaringsformål Arealer, der opkøbes i forbindelse med projektet med henblik på afhændelse senere i forløbet, er ikke omfattet af garantien. Afhændelsen skal ske inden projektets afslutning, medmindre Kommissionen udtrykkeligt har godkendt andet. Side 19 af 21

20 KAPITEL C - SÆRLIGE BETINGELSER FOR LIFE-MILJØ Artikel 32 - Indtægtsskabende projekter Det bestemmes i forordningen Error! Bookmark not defined., at satsen for Fællesskabets finansielle støtte højst må udgøre 30% af de støtteberettigede omkostninger ved projekter, der "kan skabe betydelige indtægter". Indtægter kan være faktisk indkomst, men omfatter også reduktioner af driftsudgifterne. Kriteriet skal desuden opfattes som gældende over længere tid og ikke kun i den begrænsede projektperiode. Projekter, som kan medføre fremtidige indtægter eller reducere udgifterne, er som følge heraf berettiget til støtte fra LIFE efter satsen på 30%. Desuden refererer muligheden for at skabe indtægter til projektet og ikke kun til støttemodtageren. Hvis andre interesserede parter, i form af partnere eller andre, kan forvente indtægter eller udgiftsreduktioner som følge af projektet, gælder satsen på 30% Når der ydes den ovenfor anførte maksimale støtte på 30%, skal støttemodtagerens bidrag til finansieringen være mindst lige så stort som Fællesskabets støtte. Artikel 33 - Udgifter, der ikke er støtteberettigede Udgifter til opkøb af arealer eller andre udgifter i tilknytning til køb eller ikke-innovative investeringer, herunder aktiviteter, der allerede er gennemprøvet i industriel målestok, anses ikke for at være støtteberettigede, Side 20 af 21

21 KAPITEL D - SÆRLIGE BETINGELSER FOR PROJEKTER UNDER LIFE-TREDJELANDE Artikel 34 - Midtvejsbetaling Midtvejsbetalingens størrelse beregnes som procentsatsen for Fællesskabets finansielle bistand (som anført i aftalen) set i forhold til de faktisk afholdte støtteberettigede udgifter. Den samlede midtvejsbetaling må højst udgøre 50% af det samlede støttebeløb ud over forskuddet. Dette indebærer, at forskuddet plus midtvejsbetalingen ikke må overstige 90% af Fællesskabets finansielle bidrag. Side 21 af 21