Udvikling af kommunikationsstrategi og website for kønsmainstreamingsindsatsen i staten. Beskrivelse af opgaven

Transkript

1 Stormgade København K Tlf lige@lige.dk Udvikling af kommunikationsstrategi og website for kønsmainstreamingsindsatsen i staten Ligestillingsafdelingen Dato: 28. december 2011 J nr /malcm Beskrivelse af opgaven Januar 2012

2 Side 2 1. Beskrivelse af opgaven 1.1 Arbejdet omfatter Inden for tilbudssummen skal tilbudsgiveren præsentere samtlige ydelser og leverancer, som det fremgår af nærværende beskrivelse. 1.2 Baggrund Alle offentlige myndigheder er ifølge ligestillingslovens 4 forpligtet til at arbejde for ligestilling på deres område og have et køns- og ligestillingsperspektiv på såvel deres interne organisation og personalepolitik, som deres politikker og eksterne borgerrettede ydelser. Dette arbejde omtales i daglig tale som kønsmainstreaming. Kønsmainstreaming er en strategi og en metode, som offentlige myndigheder kan anvende, når der laves kampagner, tilrettelægges budgetter, laves personalepolitik, udarbejdes lovforslag og laves forskellige former for borgerrettet service. Hvad enten man vil forebygge, holdningsbearbejde, informere eller andet, vil man med et kønsmainstreamingsperspektiv se på kvinder og mænd og ikke kun på borgere, ligesom man vil se på piger og drenge og ikke kun på unge. Derved sikrer man en grundig målgruppeanalyse. Det betyder i sidste ende, at den givne indsats i højere grad rammer plet i forhold til de behov og betingelser, som målgruppen måtte have. Der er dog en række klare udfordringer med at få implementeret og forankret mainstreamingsarbejdet i ministeriernes fagkontorer, således at kønsmainstreaming bliver en naturlig del af opgaveløsningen. En camp afholdt af Ligestillings- og Kirkeministeriet i maj 2011 har således peget på, at der blandt andre tiltag må arbejdes målrettet på en kommunikationsstrategi, herunder en revidering af det nuværende website. Der blev på campen peget på blandt andet følgende udfordringer: Svært at se relevans og formål Budskabet skal skærpes omkring, hvorfor man skal mainstreame, og hvordan det gør opgaveløsningen bedre ude i ministerierne. Historiefortællingen er ikke stærk nok Mainstreamingsarbejdet forbindes med en rødstrømpehistorie, der for længst er passé.

3 Side Opgaven Opgaven er derfor at få udarbejdet en overordnet kommunikationsstrategi og få revideret websitet. Kommunikationsstrategien skal tage udgangspunkt i en ny og tidssvarende fortælling om, hvorfor og hvordan mainstreaming gør opgaveløsningen bedre i det enkelte ministerium. Således skal kommunikationsstrategien bidrage til at skabe en øget forståelse blandt sagsbehandlere og chefer i ministeriernes fagkontorer af kønsmainstreaming som en vigtig og effektiv strategi og metode, når man vil nå sine politiske målsætninger. Opgaven består af følgende: Udarbejdelse af en ny fortælling om, hvorfor der skal mainstreames Udarbejdelse af en overordnet kommunikationsstrategi. Denne skal indeholde formålsbeskrivelse, målsætningsbeskrivelse, beskrivelse af aktiviteter og succeskriterier samt evalueringsmuligheder. Strategien retter sig mod det eksterne samarbejde med de øvrige ministerier, der foregår på både chefniveau og medarbejderniveau. Den skal kunne anvendes både i forbindelse med den skriftlig kommunikation (fx via værktøjer og guidelines) og den mundtlige kommunikation (møder, konferencer, workshops). Udvikling af website herunder en revidering af eksisterende webbaserede værktøjer og eksempler Test fx via fokusgruppe af strategi og website Tæt opfølgende samarbejde med Ligestillings- og Kirkeministeriet En presse- og lanceringsindsats Anbefalinger til kommunikation og formidling i Ligestillings- og Kirkeministeriets fremadrettede samarbejde med ministerierne. For yderligere information om nuværende værktøjer og retningslinjer se: Se også den nuværende handlingsplan: Succeskriterier Succeskriterier for opgaveløsningen vil være: At der skabes en ny fortælling om kønsmainstreaming

4 At chefer og sagsbehandlere i ministerierne får en øget motivation til at arbejde med kønsmainstreaming Side 4 At der udarbejdes reviderede og bedre mainstreamingsværktøjer til opgaveløsningen At Ligestillings- og Kirkeministeriets får en overordnet kommunikationsstrategi, der kan bidrage til det fremadrettede arbejde med kønsmainstreamingsindsatsen 1.5 Hvad skal tilbuddet indeholde Tilbudsgiveren skal afgive en fast og endelig pris på arbejdet. Tilbudsgiveren skal i denne forbindelse som minimum oplyse: Den samlede pris for løsning af opgaven inkl. moms Tilbudsgivers erfaring med lignende opgaver Tilbudsgivers viden om og kendskab til målgruppen Angivelse af tilbudsgivers erfaring med ligestillingsområdet Tilbudsgivers bemanding og forventet tidsmæssige forbrug på opgaven Strategi og metode for afvikling af opgaven Angivelse af hvordan man vil nå de opstillede succeskriterier Derudover skal angives, hvilke forventninger tilbudsgiver har til ministeriets indsats i forhold til opgavens gennemførelse. Hele leverancen af opgaven skal ske til fast tid og pris. Der er tale om en total leverance. 1.6 Bod Ministeriet vil forbeholde sig retten til at opkræve bodsbetaling, såfremt afviklingen af opgaven ikke stemmer overens med de indgåede aftaler. Disse betingelser vil blive endeligt udformet i kontrakten med tilbudsgiveren. 2. Fælles betingelser

5 Side Adresse Udbyder: Ligestillings- og Kirkeministeriet Ligestillingsafdelingen - Kommunikationsindsats Frederiksholms Kanal 21 Postbox København K Tlf.: E-post: lige@lige.dk 2.2. Opgavens art og udbud Udbuddet omfatter udvikling af en ny fortælling om kønsmainstreaming, en kommunikationsstrategi og et website. Planlægning og afvikling sker fra februar maj Arbejdet udbydes i totalentreprise. Arbejdet udbydes til fast tid og pris. Tilbuddet skal indeholde alle udgifter også eventuelt uforudsete Varighed og tidsplan Tidsplanen er fra 1. februar maj Tilbud leveres: 23. januar 2012 kl. 12 Kontrakt: 1. februar 2012 Møde om projektforløb: 6. februar 2012 Afvikling: 13. februar maj Afgivelse af tilbud Tilbud skal afgives i lukket kuvert mærket Ligestillingsafdelingen - Kommunikationsindsats og sendes til Ligestillings- og Kirkeministeriet, Frederiksholms Kanal 21, Postbox 2123, 1015 København K. Tilbuddet skal være ministeriet i hænde senest mandag den 23. januar 2012 kl

6 Almindelige betingelser for arbejdet og leverancer af udbuddet fremgår af nærværende skrivelse. Såfremt der er afvigelser herfra, skal disse være anført i tilbuddet. Side 6 Alle rettigheder til materiale udarbejdet i forbindelse med opgaven f.eks. tekster, trykte materialer, design, layout, målinger, resultater mv. tilhører Ligestillings- og Kirkeministeriet og kan ikke være pålagt copyright Planlægnings- og opfølgningsmøder Konsulentvirksomheden indkaldes til højst et arbejdsgruppemøde hver 14. dag i forbindelse med løsning af opgaven. Ligestillings- og Kirkeministeriet forestår mødeplanlægningen. Mødernes deltagere skal være de opgaveansvarlige fra konsulentvirksomheden og kønsmainstreamingsindsatsens styregruppe i ministeriet Udvælgelse af konsulentvirksomhed til løsning af opgaven Ligestillings- og Kirkeministeriet annoncerer opgaven på ministeriets hjemmeside Ministeriet forbeholder sig ret til frit at vælge mellem de indkomne tilbud. Udvælgelsen sker ud fra en vægtet vurdering af følgende kriterier: Erfaring med håndtering af lignende opgaver (30 %) Viden og kendskab til målgruppen samt til opgavens emner (20 %) Indgående kendskab til ligestillingsområdet (30 %) Pris (20 %) Ministeriet forbeholder sig ret til at annullere tilbudsrunden og foretage ny tilbudsindhentning Administration og afregning Skriftlig henvendelse stiles og sendes til Ligestillings- og Kirkeministeriet, Frederiksholms Kanal 21, Postbox 2123, 1015 København K, att. Ligestillingsafdelingen - Kommunikationsindsats. Intet arbejde igangsættes uden skriftlig aftale med Ligestillings- og Kirkeministeriet. Såfremt tillægsydelser aftales, skal der foreligge selvstændig skriftlig aftale, som vedlægges ved fakturering.

7 Side 7 Faktura stiles til Ligestillings- og Kirkeministeriet, Frederiksholms Kanal 21, Postbox 2123, 1015 København K, att. Ligestillingsafdelingen - Kommunikationsindsats. Underliggende original dokumentation fremsendelse. For at der kan fremsendes fakturaer på ændringsydelser, skal der foreligge skriftlig accept på denne ydelse af Ligestillings- og kirkeministeriet og ydelsen skal være afsluttet og godkendt Forskrifter, normer og regulativer Arbejdet udføres i overensstemmelse med: 1) De, efter dansk lovgivning, gældende bestemmelser 2) Nærværende udbudsskrivelse 3) Anvisninger fra Ligestillings- og kirkeministeriet I tilfælde af uoverensstemmelser mellem nævnte bestemmelser, gælder disse i den angivne nummerorden og i henhold til eventuelle skriftlige og underskrevne tillægsaftaler. Tilbudsgiveren står inde for, at opgaven bliver gennemført som aftalt ved planlægningsmøderne og står inde for Ligestillings- og Kirkeministeriets fulde tilfredshed med det leverede produkt. Tilbuddet må ikke indeholde pornografisk materiale eller på anden måde virke stødende, herunder politisk, religiøst mv. Alle omkostninger til gennemførelser af konsulentopgaven skal indgå i tilbuddet. Såfremt der anvendes materiale med copyright, er det konsulentens opgave at sikre sig, at der er indhentet de nødvendige tilladelser til offentlige anvendelser for Ligestillings- og kirkeministeriet. Brug af materiale med copyright må kun ske efter aftale med ministeriet.

8 Tilbudsliste for konsulentbistand ved udvikling af kommunikationsstrategi og website. Side 8 Udbyder: Ligestillings- og Kirkeministeriet Konsulentydelse: Udvikling af kommunikationsstrategi og website Journal nr.: Alle priser er inkl. moms. Undertegnede giver hermed tilbud om levering af ydelse i nøje overensstemmelse med det modtagne udbudsmateriale jævnfør opgavens annoncering om udbud af 3. januar 2012, og er dermed forpligtet til at levere den fulde beskreven konsulentydelse med tilhørende materiale til Ligestillings- og kirkeministeriet. Samlede pris for hele konsulentydelsen (inkl. moms) for i alt kr. Skriver kroner Tilbuddet er afgivet til fast tid og fast pris, og undertegnede er informeret om, at Ligestillings- og kirkeministeriet forbeholder sig retten til frit at vælge mellem de indkomne tilbud ud fra en helhedsvurdering. Tilbudsgiver oplyser samtidig på tro og loveerklæring, at tilbudsgiver har kr. i ubetalt, forfalden gæld til det offentlige. Underskrift: Dato: Virksomhedens underskrift Firmastempel