Integrationsministeriet Brug for alle unge

Transkript

1 Integrationsministeriet Brug for alle unge Udbudsmateriale vedrørende evaluering af Brug for alle unge Beskrivelse af opgaven Juni /11 // Evaluering

2 1 Beskrivelse af opgaven 1.1 Arbejdet omfatter Inden for tilbudssummen skal tilbudsgiveren præsentere samtlige ydelser og leverancer som det fremgår af nærværende beskrivelse Opgaven Evalueringsopgaven omfatter evaluering af tre selvstændige indsatsområder under Brug for alle unge, som samlet set udgør en helhed. Under hvert indsatsområde gennemfører Brug for alle unge forskellige aktiviteter. For hvert indsatsområde skal der udarbejdes en evaluering, der entydigt vurderer indsatsen. Der skal udarbejdes en midtvejsrapport og en afsluttende rapport, der samlet skal beskrive den samlede indsats. De tre indsatser udgør: 1. Brug for alle unge i perioden (BFAU) 2. Fastholdelseskaravanen i perioden (Fakato) 3. Udvidet Task Force i perioden (UTF) Formålet er, dels at afdække Brug for alle unge aktiviteternes resultater og effekt set i forhold til indsatsområdernes formål og målgruppe (BFAU, Fakato og UTF), dels at sikre løbende læring og udvikling i Brug for alle unge Opgaven består i at foretage en løbende evaluering af Brug for alle unge og dennes tilhørende aktiviteter på baggrund af formuleringen af præcise mål for Brug for alle unge, indirekte dokumentation af aktiviteternes afvikling, udarbejdelse af en forandringsteori for hvordan den tilstræbte effekt opnås (se evt. for information om forandringsteori), udvikling af præcise indikatorer for succesfuld målindfrielse og løbende monitorering med dataindsamling og vurdering af præstationer. Evalueringen skal indeholde: 1. Løbende dataindsamling 2. Procesevaluering 2/11

3 3. Evaluering af resultater Evalueringen bør påvise hvilken effekt, som kan ses direkte og indirekte afledt af Brug for alle unges aktiviteter og dermed indsatsen som helhed. Tilbudsgiver skal i tilbudet angive hvilke konkrete målemetoder, der skal anvendes i forhold til de konkrete aktiviteter, der skal effektmåles på, idet Brug for alle unges aktiviteter bl.a. henvender sig til forskellige målgrupper. Tilbudsgiver skal angive hvorvidt Effektevaluering af Brug for alle unge kampagnen , bilag 1, kan anvendes som udgangspunkt for effektmålingen, eller hvorvidt det vil være nødvendigt at fastsætte en ny baseline med henblik på at måle den fremtidige effekt af Brug for alle unge indsatsen. Som led i evalueringen skal der ligeledes udvikles let anvendelige og målrettede evalueringsredskaber til udvalgte dele af Brug for alle unges aktiviteter med henblik på selvevaluering og intern dokumentation. Evalueringen skal ske løbende og afrapportering skal ske i fire faser: , , og Der udarbejdes en samlet midtvejsevaluering i 2010 og en endelig evalueringsrapport for hele perioden i Afrapporteringen vil være relevant for flere interessenter på området, deriblandt Den Europæiske Socialfond og de politiske ordførere for satspuljen. 1.3 Succeskriterier Der foretages en løbende evaluering af Brug for alle unges aktiviteter med henblik på at anvende et egnet evalueringsværktøj der er procesorienteret eller eventuelt udvikle eller tilpasse et procesværktøj, som gør det muligt for evaluator at vurdere de enkelte aktiviteters effekt og anbefale eventuelle justeringer med henblik på at opnå den størst mulige effekt af indsatsen samt være sparringspartner således at de enkelte indsatser får den ønskede og i projektbeskrivelserne beskrevne effekt. Den løbende evaluering skal udmøntes i fire årsrapporter. 3/11

4 1.4 Hvad skal tilbuddet indeholde Tilbudsgiveren skal afgive en fast og endelig pris på arbejdet. Tilbudsgiveren skal i denne forbindelse som minimum oplyse: Den samlede pris for løsning af evalueringsopgaven ekskl. moms. Metoder og værktøjer, der vil blive anvendt til løsning af evalueringsopgaven Samlet pris på evalueringsaktiviteter for hver af de fire evalueringsperioder Pris på udarbejdelse af skriftlige perioderapport og endelige afsluttende evalueringsrapporter Pris på trykning af skriftlige perioderapporter og endelig rapport ved 100 stk. pr. gang Angivelse af timepris på alle tilbudets ydelser Timepris på yderligere ydelser og ved eventuel tilkøb af ad hoc arbejde Evaluators bemanding på opgaven Strategi for evalueringen i form af målemetoder, tilgang til opgaven, aktiviteter, undersøgelser og metodisk tilgang Evaluators erfaring med evaluering af lignende projekter Derudover skal angives hvilke opgaver evaluator udfører og hvilke forventninger evaluator har til ministeriets indsats i forhold til evalueringen, herunder hvilke ydelser/data ministeriet er ansvarlig for. På det samlede udviklede materiale skal der være plads til logo for Brug for alle unge, Fastholdelseskaravanens logo, hvor EU-logo indgår og Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration samt Undervisningsministeriet. For materiale der særskilt omhandler indsatsen Fastholdelseskaravanen og Udvidet Task Force skal følgende logoer indgå efter anvisning fra Integrationsministeriet: Brug for alle unge, EU-logo, Undervisningsministeriet og Integrationsministeriet. Hele leverancen skal ske til fast tid og pris bortset fra variabler, som antal trykte materialer. Der er tale om en totalleverance. 4/11

5 1.5 Bod Ministeriet vil forbeholde sig retten til at opkræve bodsbetaling, såfremt afviklingen af evalueringen ikke stemmer overens med de indgåede aftaler. Disse betingelser vil blive endeligt udformet i kontrakten mellem tilbudsgiveren og Ministeriet. 2. Fællesbetingelser 2.1. Adresse Udbyder: Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration Brug for alle unge Holbergsgade København K Tlf.: Fax: Opgavens art og udbud Udbudet omfatter planlægning, udfærdigelse og afvikling af evaluering af Brug for alle unge, inklusiv Socialfondsprojektet Fastholdelseskaravanens aktiviteter. Tilbudsgiver skal være opmærksom på at evalueringen af Fastholdelseskaravanen skal opfylde Socialfondens krav til evaluering og afrapportering, jf. vejledning til dokumentationskrav til retningslinier for strukturfondsfinansierede projekter Planlægning af evalueringen skal ske fra den første gennemgang af aktivitetens indhold til iværksættelse af kampagnens første aktivitet og derefter løbende. Evalueringen skal ske løbende i perioden år Arbejdet udbydes i totalentreprise. Arbejdet udbydes til fast tid og pris. Tilbuddet skal indeholde alle udgifter også eventuelt uforudsete. 5/11

6 2.3. Varighed og tidsplan Tidsplanen er vejledende og den endelige tidsplan aftales ved udbudsunderskrivelsen. Tidsplanen er vejledende og den endelige tidsplan aftales ved udbudsunderskrivelsen. Tilbud leveres: 1. september 2008 kl Kontrakt: 1. oktober 2008 Møde med projektgennemgang: 6. oktober 2008 Udarbejdelse af strategi for evalueringen: Oktober 2008 Afvikling: Oktober december 2012 Aflevering af afsluttende evalueringsrapport og anbefalinger: December 2011 Afregning for de tre ydelser (senest): 15. marts marts marts Afgivelse af tilbud Tilbud skal afgives i lukket kuvert mærket Brug for alle unge Evaluering og sendes til Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration, Brug for alle unge, Holbergsgade 6, Tilbuddet skal være Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration i hænde senest fredag den 1. september kl Almindelige betingelser for arbejdet og leverancer af udbudet fremgår af nærværende beskrivelse. Såfremt der er afvigelser herfra, skal disse være anført i tilbuddet. Alle rettigheder til materiale udarbejdet til evalueringen herunder tekster, trykte materialer, design, layout, målinger, resultater mv. tilhører Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration og kan ikke være pålagt Copyright. 6/11

7 2.5. Planlægnings- og opfølgningsmøder Konsulentvirksomheden indkaldes til højst 15 arbejdsgruppemøder i forbindelse med udarbejdelse og afvikling af evalueringen samt mindst to møder i forbindelse med midtvejsrapport og mindst to møder i forbindelse med afsluttende evalueringsrapport. Integrationsministeriet forestår mødeplanlægningen. Mødernes deltagere skal være de opgaveansvarlige fra konsulentvirksomheden og Brug for alle unges styregruppe Udvælgelse af konsulentvirksomhed til løsning af opgaven Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration annoncerer opgaven på Brug for alle unge kampagnens hjemmeside ministeriets hjemmeside og Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration forbeholder sig ret til frit at vælge mellem de indkomne tilbud. Udvælgelsen sker ud fra en vægtet vurdering af følgende kriterier: Erfaring med håndtering af lignende opgaver (25 %) Løsningsmodellen (25 %) Pris (50 %) Ministeriet forbeholder sig ret til at annullere tilbudsrunden og foretage ny tilbudsindhentning Administration og afregning Skriftlig henvendelse stiles og sendes til Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration, Holbergsgade 6, 1057 København K mærket Brug for alle unge Evaluering. Intet arbejde igangsættes uden skriftlig aftale med Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration. Såfremt tillægsydelser aftales skal der foreligge selvstændig skriftlig aftale, som vedlægges ved fakturering. Der afregnes løbende ud fra afholdte og dokumenterede udgifter. Det skal af fakturaen og dokumentationen tydeligt fremgå hvilket indsatsområde udgiften vedrører. 7/11

8 Faktura stiles til Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration, Holbergsgade 6, 1057 København K og mærkes med CYO/PCT/PHO, Brug for alle unge Evaluering. Underliggende original dokumentation fremsendes, der vedrører evaluering af Socialfondsprojektet fremsendes i brev til Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration, Holbergsgade 6, 1057 København K, Att.: Catherine Yoonan. Ministeriets EAN nr. er For at der kan fremsendes fakturaer på ændringsydelser, skal der foreligge skriftlig accept på denne ydelse af Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration og ydelsen skal være afsluttet og godkendt Forskrifter, normer og regulativer Arbejdet udføres i overensstemmelse med: 1) De, efter dansk lovgivning gældende bestemmelser 2) Regler gældende for gennemførelse og evaluering af Socialfondsprojekter *) 3) Nærværende udbudsskrivelse 4) Anvisninger fra Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration givet af Brug for alle unge I tilfælde af uoverensstemmelser mellem fornævnte bestemmelser, gælder disse i den angivne nummerorden og i henhold til skriftlige og underskrevne tillægsaftaler. Tilbudsgiveren står inde for, at evalueringen bliver gennemført som aftalt ved planlægningsmøderne og står inde for Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integrations fulde tilfredshed med det leverede produkt. Tilbuddet må ikke indeholde pornografisk materiale eller på anden måde virke stødende, herunder politisk, religiøst mv. Alle omkostninger til gennemførelse af konsulentopgaven skal indgå i tilbuddet, herunder transportudgifter, ophold, fortæring, tillæg mm. Såfremt der anvendes materialer med copyright, er det konsulentvirksomhedens opgave at sikre sig, at der er indhentet de nødvendige tilladelser til offentlig anvendelse for Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration. Brug af materiale med copyright må kun ske efter aftale med ministeriet. 8/11

9 *) For yderligere information om EU krav og retningslinier for evaluering og projektbetingelser henvises til hvor vejledninger, bekendtgørelser mm. kan downloades. 9/11

10 Tilbudsliste for konsulentbistand ved planlægning og afvikling af image- og rekrutteringskampagne. Udbyder: Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration Brug for alle unge Konsulentydelse: Evaluering år Journal nr.: 4890 Alle priser er ex. moms. Undertegnede giver hermed tilbud om levering af ydelse i nøje overensstemmelse med det modtagne udbudsmateriale jævnfør opgavens annoncering om udbud af XX. januar 2008, og er dermed forpligtet til at levere den fulde beskreven konsulentydelse med tilhørende materialer til XXX. Samlede pris for hele konsulentydelsen (ex. moms) for i alt kr. Skriver kroner Tilbuddet er afgivet til fast tid og fast pris, og undertegnede er informeret om, at Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration forbeholder sig retten til frit at vælge mellem de indkomne tilbud ud fra en helhedsvurdering. Underskrift: Dato: Virksomhed underskrift Firmastempel 10/11

11 Følgende skal oplyses: Timepris for evaluering. Timepris for transport: Timepris for andet ikke direkte evalueringsarbejde Desuden erklærer tilbudsgiver sig villig til at underskrive EU s retningsliner for indhentning af oplysninger, som følge af persondataloven. Ligeledes vil tilbudsgiver registrere forbrugt tid i henhold til EU s retningslinier for tidsregistrering ved udførelse af projektarbejde. 11/11