Session E Rettidig diagnostik, behandling og rehabilitering hvordan kan vi optimere flowet og dermed forudsige og proaktivt planlægge?

Transkript

1 #patient19 Session E Rettidig diagnostik, behandling og rehabilitering hvordan kan vi optimere flowet og dermed forudsige og proaktivt planlægge? Moderator: Jonas Egebart, vicedirektør Nordsjællands hospital

2 Programmet for i dag Pist væk ventetid, v/ Susanne Gammelgaard Et forbedringsprojekt på tværs af Røntgen og Ortopædkirurgisk afdeling. Hospitalsenheden Vest. Reduktion af ventetid på genoptræning v/ Jesper Jørgen Dürke Tybring Københavns kommune, Hjerneskade- og Rehabiliteringscenteret Principper for at optimere flow, v/arjen Stoop Simulationsspil The Dice Game

3 PIST VÆK VENTETID Et forbedringsprojekt på tværs af Røntgen og Ortopædkirurgisk Afdeling Hospitalsenheden Vest Kvalitet og Udvikling

4 Masser af brok i 2016 APV: Arbejdspres LUP: Ventetid Samarbejde: Den varme linje Kvalitet og Udvikling

5 APV 2015 Arbejdspresset i knoglerummene er for stort. Man arbejder i kronisk forceret højt tempo. Hårdt både psykisk og fysisk. Man føler sig ofte nedslidt når man går hjem. Vi er alt for få til at kunne udføre det arbejde der forventes af os. Vi halser derudaf og giver køb på kvaliteten. Der er så travlt, at personalet indbyrdes mundhygges. Det er modbydeligt at være midt i. Det positive sociale er gået fløjten. Pga ventetid for patienten og arbejdspresset, får man ofte skæld ud og ubehøvlede kommentarer når patienterne kommer ind i rummet. Kvalitet og Udvikling

6 LUP 2015 Ortopædkirurgisk LUP 16% oplevede lang/meget lang ventetid Urimelig lang ventetid i røntgen. Var nervøs for, at lægen sad og ventede på mig. Røntgen konfrontationer Vi når ikke lægetiden. Ikke siddepladser nok i ventearealet. Jeg kom først, men jeg er ikke taget ind endnu. Kvalitet og Udvikling

7 Den VARME linje... Ring lige i røntgen og spørg om, hvornår Hr. Hansen kommer op til os.. Ring lige i røntgen og spørg om, de ér gået i gang med Fru Petersen.. Kvalitet og Udvikling

8 Baselinedata september % af O-amb patienterne venter > 10 minutter Gns. ventetid = 19 minutter Median: Ventetid i røntgen for O-amb patienter 60 Ventetid i minutter Antal patienter Kvalitet og Udvikling

9 Mål Inden den 1/ ønsker vi at forbedre de eksisterende patientforløb for patienter i Ortopædkirurgisk Afdeling og Røntgen Afdelingen, så - 90% af de bookede røntgen tider IKKE overskrides med mere end 10 minutters ventetid. Kvalitet og Udvikling

10 Lavt hængende frugter PDSA`er Indkaldelsesbreve Filtersortering i RIS Tildelte Ort rum i røntgen Tidligere program start i Ort Amb Frokostpause booking Fleksibel off set/undgå overbookinger Gipsfjernelse med forskudt mødetid RIS listen opdateres PÅ dagen Kvalitet og Udvikling

11 Status - marts % af O-amb patienterne venter >10 minutter Gns. ventetid = 1,6 minutter Median: 0 Ventetid i rtg. for O-amb patienter Ventetid i minutter 30 Kolonne B Antal patienter Kvalitet og Udvikling

12 Status marts % af O-amb patienterne venter > 10 minutter Gns. ventetid = 5,8 minutter Median: 1 Kvalitet og Udvikling

13 Status - marts % af O-amb patienterne venter > 10 minutter Gns. ventetid = 3,02 minutter Median = 0 Kvalitet og Udvikling

14 APV /2019: 2015: Fokus på manglende ressourcer, nedslidning og utilstrækkelighed. 2017: Ingen sager/kommentarer ift knoglerum 2019: Knoglerummet er klar til udflytning Kvalitet og Udvikling

15 LUP 2018 Ortopædkirurgisk LUP 8% oplevede lang/meget lang ventetid Vi var hurtige færdige i røntgen. Aftalerne passede ift hinanden. Røntgen konfrontationer Vi når ikke engang ind i venteværelset. Personalet er klar til at tage imod os. Der er en hyggelig syngende mand i røntgen. Kvalitet og Udvikling

16 Den KOLDE linje... Ortopæderne må sande, at hvis der er ventetid, er det nu i eget ambulatorium! Røntgenpersonale med overskud til at tage x-tra patienter ned samme dag uden varsling. Ortopædpersonale vil gerne holde linjen varm Kvalitet og Udvikling

17 Hvad virkede for os? Projekt på tværs af afdelinger Tværfaglighed Ledelse til stede korte beslutningsprocesser Mødestruktur og systematik - seriediagram Medinddragelse af kollegaer Øget patienttilfredshed og forbedret flow Personale trivsel fælles afsæt Ressourceforbrug = Status quo Kvalitet og Udvikling

18 TAK FOR IDAG Susanne Gammelgaard Kvalitet og Udvikling

19 Reduktion af ventetid på genoptræning Københavns kommune, Hjerneskade- og Rehabiliteringscenteret Afdelingsleder Jesper Jørgen Dürke Tybring

20 Hjerneskade- og Rehabiliteringscenteret Nøgletal om Hjerneskade- og Rehabiliteringscentret N3 Ambulant neurologisk genoptræning Vi er bydækkende Vi har ca. 650 forløb igennem om året på centret og i eget hjem Alle forløb indenfor forløbsprogrammet for erhvervet hjerneskade + lidt af det, der falder udenfor Gennemsnitsforløbslængde på ca. 2-3 måneder 11 fysioterapeuter og 6 ergoterapeuter (2019) 8 fysioterapeuter og 5 ergoterapeuter 2017/2018) Patientsikkerhed 20

21 2017, andel forløb med overholdelse af max ventetid på 10 hverdage 100% 90% 80% 77% 70% 60% Hvor kom vi fra? 50% 40% 30% 20% 10% 0% Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Andel overholdt % median Patientsikkerhed 21

22 Juli 2018 til nu, andel forløb med overholdelse af max ventetid på 7 kalenderdage 100% 98% 90% 80% 70% 60% Hvor er vi nu? 50% 40% 30% 20% 10% 0% Andel overholdt % median Patientsikkerhed 22

23 2017; Borger har en gennemsnitlig ventetid på 9 hverdage. Efter ; Borger har en gennemsnitlig ventetid på 4 kalenderdage. Patientsikkerhed 23

24 Hvordan kom vi fra 11 til 4 dage? Patientsikkerhed 24

25 Vi gjorde det ikke alene! Hjerneskad e- og Rehabiliteri ngcenteret Træningscenter Bispebjerg/ Indre Nørrebro Sundhedsh us Vesterbro Sundhedsh us Østerbro Projekt Ventetid Sundhedshus Vanløse Sundhedsh us Amager Genoptræni ng København (Visitationsenhed) Patientsikkerhed 25

26 Læringstræf og aktiviteter Jeg tiltræder som afd.lede r Lovforslag fremsættes Implementering af nyt IT-system Ikrafttrædelse af ny lovgivning og sommerferie blandt personale Kick-off for ledere Forbere delsesseminar for ledere 1. Læringstræf Forbedrin gsmetode n og arbejdsga ngsanalys er 2. Læringstræf Seriediagram, paretoanalyse og fiskebens -diagram 3. Læringstræf Læringstræf PDSA og driverdiagram Borgerinddragels e og opfølgning på arbejde med PDSA 5. Læringstræf Afprøvnin g, implement ering og spredning 6. Læringstræf Data og PDSA 7. Læringstræf Fastholdel se af forbedring er Og vi fortsætter! Arbejdsgangsanalyse Paretoanalyse Driverdiagram PDSA Intensivt arbejde med PDSA er for at blive klar til 1. juli Slagplan Fastholdelsesplan Patientsikkerhed

27 1. Nedbringelse af den administrative ventetid 1.1 Tæt sammenhæng mellem visitation og booking 1.2 Effektiv procedure for indkaldelse af borgere 2.1 Fleksible arbejdsgange ved sygdom Fokusområde 1: Tæt sammenhæng mellem visitation og booking At borgere pr har en tid til genoptræning efter sundhedsloven indenfor 7 kalenderdage 2. Faglig g organisatorisk fleksibilitet 3. Digitale løsninger 2.2 Effektiv udnyttelse af førstegangsundersøgelse 2.3 Tilstrækkelig kapacitet ved førstegangsundersøgelse 2.4 Opstart af borgere indenfor 7 kalenderdage 3.1 Flere nye borgergrupper ind i digitalt understøttet genoptræning Fokusområde 2: Etablering af tilstrækkeligt nye tider til opstart af borgere 4. Kultur 4.1 Tillidskultur 5. Forbedringsledelse 4.2 Fleksibilitet, samarbejde og fælles mål 5.1 Sammenhæng mellem ledelsesgrundlag og driverdiagram for forbedringsledelse 5.2 Samarbejde med TR og AMIR i forbedringsarbejdet Patientsikkerhed Synlighed af forbedringsarbejdet i organisationen 27

28 Fokusområde 1: Tæt sammenhæng mellem visitation og booking Afdelingsleder og administrativ medarbejder booker startundersøgelser Afprøvning på flere borgere/terapeuter HRC afprøver direkte booking i 2 uger Genoptræning København modtager GOP og afdelingsleder og faglig vejleder fordeler GOP til fys og ergo Patientsikkerhed 28

29 Fokusområde 2: Etablering af tilstrækkeligt nye tider til opstart af borgere Fokus på datadrevet ledelse Gennemsnit af antal GOP er på ugebasis Fordeling mellem fysioterapeuter og ergoterapeuter Gennemgang af igangværende forløb 2 fys-tider til opstart og 1½ ergo- tider til opstart Italesættelse af kulturændringer Patientsikkerhed 29

30 1.1 Tæt sammenhæng mellem visitation og booking 1. Nedbringelse af den administrative ventetid 1.2 Effektiv procedure for indkaldelse af borgere 2.1 Fleksible arbejdsgange ved sygdom 2. Faglig g organisatorisk fleksibilitet 2.2 Effektiv udnyttelse af førstegangsundersøgelse 2.3 Tilstrækkelig kapacitet ved førstegangsundersøgelse At borgere pr har en tid til genoptræning efter sundhedsloven indenfor 7 kalenderdage 3. Digitale løsninger 2.4 Opstart af borgere indenfor 7 kalenderdage 3.1 Flere nye borgergrupper ind i digitalt understøttet genoptræning 4. Kultur 4.1 Tillidskultur 5. Forbedringsledelse 4.2 Fleksibilitet, samarbejde og fælles mål Kultur er en primær driver 5.1 Sammenhæng mellem ledelsesgrundlag og driverdiagram for forbedringsledelse 5.2 Samarbejde med TR og AMIR i forbedringsarbejdet Patientsikkerhed Synlighed af forbedringsarbejdet i organisationen 30

31 31 Vi er ikke i mål endnu.. Patientsikkerhed

32 Først for sent og så for tidligt! Til afdelingsleder Jesper Jørgen Dürke Tybring, HRC Da jeg sidste år blev udskrevet fra RH med en GOP, der involverede HRCs udkørende fysioterapeutiske team, ventede jeg så længe - flere uger - på at blive kontaktet af jer, at min mand måtte rykke for en reaktion, der så kom samme eftermiddag. Nu er der sket det modsatte: I henvender jer allerede en arbejdsdag efter min udskrivelse. Jeres fysioterapeut har ringet til min mand i dag og tilbudt sin assistance. Men denne gang er jeg så smerteramt, at jeg har brug for intermediær tid forinden. Og da jeg pga nævnte smerter er nødsaget til at vente med større aktivitet, er det mit ønske, at jeg - dermed SAMTIDIG - venter på, at jeres fysioterapeut T. Andersen (som jeg i 2018 var så glad for, også mht personlig 'kemi') i sit arbejdsskema kan nå at blive min udkørende fysioterapeut. Med venlig hilsen Patientsikkerhed 32

33 Patientsikkerhed 33

34 Principper omkring variation i efterspørgsel og kapacitet: the dice game

35 Formål med spillet At vise hvad konsekvenserne er når der er variation i kapacitet og efterspørgsel At vise at mismatch mellem kapacitet og efterspørgsel giver både spild i ressourcer og spild for patienter At vise at der kun kan være et godt flow i hele systemet, hvis de enkelte stationer i forløbet har et godt flow

36 System med seks stationer 5: Rehabilitering 4: Stamafdeling 3: Intensiv Patienter på vej 1: Akut modtagelse 2: Kirurgi

37 Opgaven: At udskrive så mange patienter som muligt over 10 dage/runde 5 stationer der skal bemandes med én person: Akut modtagelse Kirurgi Intensiv Stamafdeling Rehabilitering

38 Udgangspunkt 4 ventede patienter Terningen bestemmer hvor mange patienter I kan behandle Der kommer nye patienter løbende ind i systemet Når patienter forlader rehabilitering, betragtes de som udskrevet

39 Station: Patienter der venter

40 Roller to data observatører Observator 1 (Antal patienter ind i systemet) At sætte et prik efter hver runde for antallet af patienter der kommer ind i systemet. Observator 2 (Antal patienter udskrevet) At sætte et prik efter hver runde for antallet af patienter der bliver udskrevet.

41 Antal patienter ind per runde

42 Antal patienter udskrevet per runde

43 Opgaver øvrige observatører Hvad lægger I mærke til? Hvad overrasker? Hvilke problemer opdager I? Hvilke mulige løsninger findes der?

44 Opsamling efter 5 runder Flaskehalse? Overkapacitet? Hvad viser data ang. patienter ind og ud af systemet? Trivsel? lad os prøve med ekstra kapacitet

45 Opsamling efter 10 runder Hjalp den ekstra kapacitet? Er nogle af de gamle patienter overhalet er nogle af de nye? Hvad viser data ang. patienter ind og ud af systemet? Hvor mange patienter er der i systemet efter 10 runder?

46 Centrale budskaber Variation i efterspørgsel giver problemer med at afstemme kapacitet og efterspørgsel: Overkapacitet (spild i personale ressourcer) Underkapacitet (ventetid, spild for patienten) Ekstra kapacitet hjælper ikke løsningen ligger i optimering af hele systemet Man kan ikke regne med gennemsnit hvis man skal afstemme kapacitet og efterspørgsel!

47

48 Tak for nu Følg med live på #patient19 PS! på Praktisk info og præsentationer: patientsikkerhed.dk/patient19