Referat af bestyrelsesmøde for Vollsmose 2020 Tid: Mandag den 13. maj 2013 kl

Transkript

1 Referat af bestyrelsesmøde for Vollsmose 2020 Tid: Mandag den 13. maj 2013 kl Deltagere: Direktør i FAB Bent Bøllingtoft, Direktør i Højstrup Jens Pilholm, Konst. direktør i OAB Thomas Hansen, Beboerrepræsentant Abdel Salam, Stabschef Anne Velling, Direktør i By og Kultur Stefan Birkebjerg, Direktør Michael Willaume fra Dan Mark Ejendomme og Sekretariatschef Michael Gravesen. Afbud fra Direktør i Børn og Unge Jimmy Streit, Rektor Erik Knudsen fra UCL Punkt 1 Konstituering Velkomst til nyt bestyrelsesmedlem Stabschef Anne Velling fra Odense Kommune. Tidligere næstformand Leif Hansen ved Odense Kommune er gået på pension. Jf. bestyrelsens beslutning den 14. juni 2012 samt den 28. januar 2013 varetages formandsskabet af boligsiden ved en af boligdirektørerne og næstformandsskabet af Odense Kommunes repræsentation. I forlængelse heraf vælges ny næstformand. Samtidig orienteres om, at beboerrepræsentanterne på Samarbejdsrådsmøde den 23. maj 2013 udpeger nye bestyrelsesmedlemmer for Ingelise Pedersen og Annegrete Fogstrup som begge er udtrådt af deres respektive afdelingsbestyrelser og dermed også fra Samarbejdsrådet. Bestyrelsen konstituerer ny næstformand ved Anne Velling fra Odense Kommune. Samtidig besluttes at der på næste bestyrelsesmøde drøftes eventuelle opdatering af forretningsorden. Punkt 2 Organisering ved boligorganisationerne og status på Fremtidens Vollsmose Orientering ved Jens Pilholm om samarbejde mellem Højstrup og OAB vedrørende potentiel fusion. Det er enige bestyrelser og direktioner i Højstrup og OAB der sender fusionsoplægget videre til repræsentantskaberne med henblik på senere vedtagelse. Den endelige beslutning vil forelægge ultimo november/primo december Der kan være afledte konsekvenser heraf i forhold til forretningsorden med mere vedrørende Vollsmose 2020 bestyrelsen. Orientering om Fremtidens Vollsmose ved Anne Velling fra Odense Kommune. I forbindelse med Byrådsbeslutningerne den 12. december 2012 vedrørende Fremtidens Vollsmose har der været etableret et implementeringssekretariat med henblik på at sikre opfølgning på de enkelte beslutninger. Der er i forlængelse heraf udarbejdet en samlet oversigt vedrørende den aktuelle status på implementeringsprocessen. På næste bestyrelsesmøde vil der være en opfølgende orientering om Fremtidens Vollsmose. Den samlede oversigt eftersendes referatet til bestyrelsen. Punkt 3 Kvarterplan Udarbejdelsen af Kvarterplan for Odense NØ/Vollsmose tager afsæt i bryde kanten og danner et formelt grundlag i den forestående omfattende og langsigtede transformation af Vollsmose fra boligområde til bydel. Kvarterplanen er et svar på en række politiske og administrative beslutninger vedtaget for Vollsmose. For at sikre sammenhæng til boligorganisationerne samt Odense Kommunes politiske og administrative niveau, placeres indsatsen med direkte reference til Vollsmose 2020 bestyrelsen. Indsatsen er forankret i Vollsmose 2020 sekretariatet som varetager projektledelsen samt stiller lokaler, praktisk og administrativ bistand til rådighed for indsatsen. Et element i opgavevaretagelsen er blandt andet koordinering af de forskellige fysiske helhedsplaner som er undervejs i Vollsmose. Beboerne i Vollsmose er repræsenteret af tre beboerrepræsentanter i Vollsmose 2020 bestyrelsen. Men derudover vil der blive arbejdet med en beboerinddragelse igennem det formelle beboerdemokrati i afdelingsbestyrelserne og via mere uformelle Side 1 af 7

2 inddragelsesmetoder. Tidsplanen opdeles i 4 faser. Fase 1 er udarbejdelse af kvarterplan som forventes igangsat primo maj 2013 og afsluttes primo Parallelt hermed indtænkes proces med eksterne fonde og interessenter. Fase 2 er udarbejdelsen af ny fysisk helhedsplan i forhold til infrastrukturmidlerne (afventer bevilling fra Landsbyggefonden) med eventuel opstart august 2013 og afsluttet ultimo Fase 3 er projekteringsfasen fra primo 2014 til Fase 4 er anlægsfasen i perioden 2015 til Odense Kommune har finansieret op til 0.5 million kroner til udarbejdelsen af Kvarterplan. Dertil finansieres udarbejdelsen af Kvarterplan med projektledelse ved Niels Skovlund Madsen samt en projektstilling i Vollsmose Sekretariatet samt en deltids projektstilling ved Borgmesterforvaltningen i Odense Kommune. Projektorganiseringen er desuden med inddragelse af kompetence og ressourcepersoner som projektdeltagere fra boligorganisationerne og Odense Kommune. Den foreløbige bemanding af arbejdet omkring kvarterplanen er følgende: Projektmedarbejdere: Projektleder Niels Skovlund Madsen, Vollsmose 2020 Sekretariatet (1/1) Linh Tran, Vollsmose 2020 Sekretariatet (1/1) Bjarne Brøndgaard Jensen, Odense Kommune (1/2) Projektdeltagere: Claus Jacobsen, driftchef OAB Flemming Madsen, projektchef FAB Klaus Hasen, driftschef Højstrup Søren Færch, Byplan Odense Kommune Dorte Raaby, Trak og Miljø Odense Kommune Steen Himmer, Park og Natur Odense Kommune Søren Dollerup, Danmark Ejendomme Der skelnes imellem projektdeltagere og projektmedarbejdere således at projektmedarbejderne hovedsagligt er udførende på kvarterplanen. Projektdeltagerenes skal sikre ejerskab til kvarterplanen i deres organisation, og sikre vidensdeling og sparring i forhold til projektgruppen. Derudover skal projektdeltagerne være forberedt på i begrænset omfang, at skulle udfærdige/afklare afgrænsede opgaver/problemstillinger indenfor deres fag og organisations kompetence og interesseområder. Der mangler afklaring på, hvorvidt By og Kulturforvaltningen deltager med projektmedarbejder. Bestyrelsen godkender organiseringen til det videre arbejde med Kvarterplanen. Punkt 4 Revideret kommunikationsstrategi På bestyrelsesmøde den 29. november 2012 besluttede bestyrelsen en fremadrettet Kommunikationsstrategi for Vollsmose På bestyrelsesmøde den 11. marts besluttede bestyrelsen at der skulle udarbejdes forslag til revideret kommunikationsstrategi. Revideret kommunikationsstrategi omfatter fokus på formålet med kommunikationen samt tilføjelse af troværdighed som en del af strategien. Dette ses i lyset af, at kommunikationsstrategien netop har til hensigt at understøtte en troværdig kommunikation som rummer både positive og negative sider af Vollsmose samt er funderet i faktaoplysninger. Bestyrelsen godkender kommunikationsstrategien. Side 2 af 7

3 Punkt 5 Vollsmose Sekretariatets formidling af Kommunalvalget På bestyrelsesmøde den 11. marts 2013 blev det besluttet, at Vollsmose Sekretariatet skal være opmærksom vedrørende anvendelse af sekretariatets formidlingskanaler i forbindelse med kommunalvalg i november Vollsmose Sekretariatet har en særlig rolle og forpligtigelse til at understøtte formidlingen af relevant information til beboerne. I forbindelse med kommunalvalget i 2013 forventes Vollsmose Sekretariatet at forholde sig til den demokratiske udfoldelse, som er relevant for beboerne i Vollsmose, herunder fokus på de demokratiske processer. Eksempelvis formidlet gennem beboeravisen, facebook, hjemmesiden med videre. I den almindelige formidling gælder samme principper omkring dækning af kommunalvalget som for alt andet der formidles via sekretariatet. Det vil sige en afbalanceret formidling som omfatter eksempelvis information om aktiviteter, arrangementer, faglige indlæg og journalistiske artikler. Der er ikke mulighed for direkte personlige valgannoncer. Bestyrelsen beslutter at dækningen af kommunalvalget følger samme principper som alt andet information via sekretariatet i henhold til kommunikationsstrategien og i det aktuelle tilfælde med særligt fokus på demokratisk lærings- og inddragelsesproces. I forlængelse heraf tilrettelægger Vollsmose avisen en ligelig dækning af de forskellige partier/kandidater. Punkt 6 Forslag til inddragelsesstrategi Et væsentligt element i videreudviklingen af den bystrategiske og boligsociale indsats i Vollsmose er beboerinddragelse. Blandt andet fremgår det af missionen, at Vi udvikler Vollsmose fra boligområde til bydel. Beboerne går forrest i processen. Boligorganisationer og kommune understøtter den. Det er forventningen at denne tilgang dels bidrager til aktiv deltagelse og understøttelse af beboernes egne ressource, dels bidrager til kvalificering af beslutninger og gensidig forståelse. På baggrund af Forskningsprogrammet om strukturreformen og Syddansk Universitet vedrørende Borgerinddragelser er der udarbejdet forslag til Inddragelsesstrategi for Vollsmose Inddragelsesstrategien omfatter både en formel og uformel inddragelse samt anvendelsen forskellige inddragelsesmedier. Forslag til inddragelsesstrategi vedlægges. Bestyrelsen beslutter at inddragelsesstrategien bredes ud til både at forholde sig til, hvordan sekretariatet vil understøttes inddragelsen af beboere med flere, og samtidig tydeliggøre forventningerne til beboere med flere. Med andre ord, at inddragelse er noget som gøres sammen. På den baggrund udarbejdes revideret forslag til inddragelsesstrategi på næste bestyrelsesmøde. Orientering Punkt 7 Status på bystrategisk og boligsocial Helhedsplan samt revideret Handlingskatalog Som en del af det strategiske paradigmeskrifte og genstart for Helhedsplanen Vollsmose 2020, så indgår Vollsmose 2020 sekretariatet meget tydeligt som supplement til normalsystemet indenfor boligorganisationerne og kommunen. I det opsøgende boligsociale arbejde er blandt andre SSP, folkeskolerne i Vollsemose, børneinstitutionerne, Socialcenteret med flere centrale samarbejdspartnere med henblik på at skabe positive udviklingsrammer for beboerne. Vollsmose Sekretariatet været i dialog med Landsbyggefonden omkring en tilpasning af Handlingskataloget. Landsbyggefonden har godkendt et revideret Handlingskatalog således der er overensstemmelse mellem Handlingskataloget og de lokale samarbejdsønsker. Derudover er der afledte konsekvenser omkring tilpasset effektmål og der er aktuelt en proces ved Center for Boligsocial Udvikling med henblik på en udmøntning Side 3 af 7

4 heraf. I forlængelse af et godkendt revideret Handlingskatalog er der publiceret et stillingsopslag som unge medarbejder målrettet en pædagogisk indsats omkring inklusion i skolen og eksklusion fra kriminalitet i partnerskab med folkeskolerne i Vollsmose og Center for Inklusion ved Odense Kommune. Paradigmeskiftet og genstarten af den boligsociale indsats omfatter en mere faciliterende og samarbejdende funktion, hvilket også betyder færre selvstændige og isolerede indsatser med stor profilering omkring Vollsmose Sekretariatet. Den aktuelle status på de enkelte indsatser er følgende: Famileopsøgende indsats og kriminalitetsforebyggelse Den familieopsøgende mentor indsats tilbyder hjemmebesøg og vejledning til familien. Formålet er at ansvarliggøre forældre rollen og dermed understøtte deres børns udvikling. Der er indgået aftale om, at distriktskolerne og Børneinstitutionerne i Vollsmose kan formidle tilbuddet til familier med børn med bekymrende adfærd. Målet er at møde familierne i deres hjem og etablere længerevarende tillidsrelation og gensidig dialog. På sigt kan der tilbydes mere overordnet undervisning/netværksmøder til forældrene. Inklusion i folkeskolen eksklusion fra kriminalitet Der er indgået en partnerskabsaftale mellem Pædagogisk Psykologisk Rådgivning, folkeskolerne Abildgårdskolen og H.C.A. Skole samt Vollsmose Sekretariatet med henblik på en fælles indsats målrettet udsatte og kriminalitetstruede unge. Eksempelvis med afsæt i udsatte børn og unge med stort fravær i skolen og/eller bekymrende adfærd. Den boligsociale indsats indgår som tæt supplement i et forpligtende samarbejde med fokus på at få den unge tilbage til en normal hverdag med uddannelse. Indholdet er ekstraordinær pædagogisk indsats som supplement til helhedsskolen. Dertil muligheden for at benytte fysisk aktivitet, hjemmebesøg og dialog med familien, håndholdt opfølgning i forhold til den enkelte deltager samt støtte og vejledning til de unge i forhold til fritidsliv og foreningsaktiviteter. Forældreaktivitet forældre og læring/inddragelse Der er etableret et samarbejde med UUO, Odense Kommunes Social- og Arbejdsmarkedsforvaltningen, Abildgårskolen og H.C. Andersen skole i forhold til en systematisk opsøgende indsats målrettet forældre til børn og unge i udskolingen/ungdomsuddannelse. Der er helt konkret udarbejdet et metodebeskrivelse om familieopsøgende tilgang og der er aftale med Socialstyrelsen omkring rådgivning/sparring i forhold til familieopsøgende indsatser. Derudover er der udarbejdet et koncept omkring Te-selskab, som reklameres for på Kvindebazaren, via Bydelsmødrene ved Vollsmose Bibliotek og diverse foreninger i Vollsmose. Fritidsjobvejledning Fritidsjobrådgivningen har siden projektstart haft 29 unge i et vejledningsforløb. Grundet lockout på folkeskolerne i april, har der ikke været unge i deciderede samtaleforløb. 7 unge har opsøgt Fritidsjobcafeen til mere løse samtaler. Derudover er der løbende kontakt med unge via mail, sms, telefon, facebook med diverse spørgsmål til jobsøgningen. Der er stadighed problemer med at lave opfølgning på unge, der får nye mobiltelefonnumre uden at melde tilbage til Fritidsjobrådgivningen. Fritidsjobrådgivningen har afholdt 1 kursus på Abildgårdskolen, hvor 25 unge deltog, 1 kursus på Camp U, hvor 11 deltog samt 1 kursus i samarbejde med Kvinfo, hvor 5 deltog. Der er i samarbejde med jobkonsulenten fra Odense Kommunes Gadeplansprojekt oprettet en jobcafe på Camp U (Fritidsjobcafeen), hvor der kommer mellem 4-8 besøgende pr. gang. Fritidsrådgivningen har fået afslag på dispensationsansøgningen om omfordeling af arbejdstid for unge mellem år. Indsatsen for rekruttering af frivillige, er under lockouten intensiveret med henblik på at skabe et fritidsjobsøgningsmiljø med inddragelse af civilsamfundet i samarbejde med Den Frie Rådgivning. Ind til videre er der 8 interesserede i det frivillige arbejde i Fritidsjobrådgivningen. Ungeindsats/etablering af ungdomsråd Ungdomsrådet er valgt! De valgte er Asem Jomaa, Fateh Warraich, Ibrahim Mohammad Chahade, Jones Side 4 af 7

5 Saayda, Manal M. Bahij, Mohammed Daoud og Nibras Aziz. Derudover er der valgt 3 suppleanter: Sakaria Omar Ahmed, Iman Khaled og Linett Stampe Mikkelsen. De valgte er mellem 14 og 26 år gamle, og de valgte har netværk i mange organisationer. Heriblandt kan nævnes PalUng, Camp-Us Undergrunden, børn og unge forvaltningen, politiet, sportsklubber og Mulernes elevråd. Alle er valgt for et år. Der er etableret en facebook-side hvor rådet kan kommunikere med de aktivister der har givet udtryk for at de gerne vil være aktive i arbejdet med at arrangere aktiviteter, debattere og naturligvis reklamere for deres aktiviteter. Desuden er der etableret en lukket facebook-gruppe til intern kommunikation mellem rådets medlemmer og koordinatorer. Der arbejdes på at rådet får et fast lokale på Camp-U og rådets første møde (bl.a. med valg af formand og næstformand) er fastlagt til d. 14. maj. Desuden skal to medlemmer af rådet interviewes til et indslag på TV2fyn d. 9. maj. Tryghed og opgangsambassadører Det er indledningsvis gennemført en afklaring i forhold til, hvilke beboergrupper det kan være relevant at rekruttere i etableringen af opgangsambassadører. Aktuelt arbejdes der med at etablere kontakt til forskellige beboere, der kunne være interesseret i at varetage opgaven som naboskabsambassadør samt samarbejdspartere som kan bidrage til at inddrage frivillige. Parallelt hermed er der samarbejde med afdelingsbestyrelserne. Der er pr. 1. maj konkret dialog med 5 potentielle naboskabsambassadører, som vurderes at have lyst og mulighed for at varetage opgaven som opgangsambassadør. Derudover arbejdes med informationsmateriale og inddragelses/dialog proces. Etablering og formidling af sundhedstilbud Der er etableret et sundhedsforløb over 10 gange i perioden januar 2013 til Juni På sundhedsforløbet deltager 10 elever fra henholdsvis 6 og 7 klassetrin. Der er lavet en startmåling på deltagerne og undervejs får de unge en generel viden omkring kost, fysisk aktivitet og bliver mere bevidste omkring deres indtag af mad og generelle valg i hverdagen. Tilsvarende forløb er planlagt til efteråret. Der er blevet lavet mundtlige aftaler med madskoler.dk og H. C. Andersen Skolen om etablering af madskoler de 8-12 årige. Der er etableret et sundhedsnetværk, hvor målet blandt andet er at få koordineret hinandens arbejdsområder og sikre samarbejde på tværs eksempelvis i relation til sundhedsugerne. Etablering af beboerrådgivning og vejledning Der er på nuværende tidspunkt været beboerkontakt til ca. 40 borgere, med henvendelser fra væresteder, kommune, Den Frie Rådgivning, Ejendomsfunktionærer om blandt andet råd, vejledning og oplysning i forhold til systemer og den praktiske sagsgang. Der arbejdes på tidligere igangsatte forløb omkring beboere og økonomisk rådgivning. Indsatsen indgår i en bolig-omplacering af to familier i Vollsmose, dette som alternativ til en reel udsættelse af boligen. Der samarbejdes med familiecentret, børn og unge afsnittet, socialcentret, boligforeningerne med flere. Helt konkret har beboerrådgiverne været i praktik hos forskellige relevante samarbejdspartnere. Inddragelse af civilsamfundet Vollsmose 2020 Sekretariatet har samarbejde med Natteravnene, Foreningsfitness med flere. I forhold til Natteravnene er der en række udfordringer i forhold til rekrutteringen af nydanske frivillige. Natteravnene har besluttet at starte op i Vollsmose i slutningen af maj 2013 og der iværksættes uddannelse af nuværende frivillige. I mellemtiden kommer nogle frivillige fra Odense C og er synlige i gadebilledet i Vollsmose. Side 5 af 7

6 Derudover fortsættes et samarbejde med at øge kendskabet ved bl.a. distribution af informationsmateriale på flere sprog til børnehusene og øvrige institutioner hvor forældre jævnligt kommer. Image og Kommunikation Vollsmose avisen er udkommet planmæssigt i den nuværende periode. Avisen har gennemgående haft minimum 12 sider. Som et essentielt element i Vollsmose avisen er samspillet med beboerjournalister og beboerbidrag i avisen. Der har i indeværende år været omkring 75 beboerbidrag i perioden 1. januar til 1. maj Events i Vollsmose Status på udviklingen af events i samarbejde med eksterne aktører er pr. 1. maj 2013, at både HCA Marathon og Fjordager Idrætsforening formelt har accepteret et forestående samarbejde. Der er planlagt løb, der bliver afviklet i Vollsmose den 27. august Målgruppen er børnefamilier (understøttet af børneløb, aktiviteter i og omkring HC Andersen skolen og pasningsmuligheder mens forældrene løber) og førende bud på det nyt navn er 'Moserunden'. Årskonferencen planlægges til primo december med afsæt i temaer omkring ungemiljø og læring. Temaafgrænsningen er endnu ikke endelig afklaret. Derudover er der planlagt en større adventure event d. 8. juni i samarbejde med Rising Ungdomsskole og Vollsmose Torv samt Vollsmose fodbold Cup der afvikles i august 2013 med Vollsmose Torv og politi og brandvæsen Punkt 8 Medarbejderseminar den 24. og 25. april 2013 Vollsmose Sekretariatet har afholdt medarbejderseminar den 24. og 25. april med henblik på udfoldelsen af fælles forståelse og dialog omkring værdigrundlag, fællesnævneren i de enkelte opgaver og effektmål med udgangspunkt i Handlingskataloget og Initiativaftalen. Opsamlingen på seminaret er (her abstraheres for en række relevante og positive nuancer, drøftelser og interessenter), at medarbejderne i Vollsmose Sekretariatet primært oplever, at den bystrategiske og boligsocuiale indsats helt grundlæggende drejer sig om konkrete og tydelige handlinger for og med beboerne i Vollsmose, og at sekretariatet skaber forandring gennem fællesskaber/partnerskaber i og udenfor Vollsmose. På tværs af opgaverne er der fælles fokus på beboernes egne ressourcer og empowerment. Punkt 9 Civilsamfundet Vollsmose Sekretariatet har en faciliterende rolle i forhold til at inddrage øvrige parter i udviklingen af Vollsmose. Dels gennem formelle partnerskaber, dels gennem mobiliseringen af civilsamfundet. Eksempelvis har Fritidsjobrådgivningen i samarbejde med Gadeplan ved Odense Kommune iværksat en fritidsjobcafe, hvor frivillige vil blive inddraget. Fritidsjobrådgivningen har i samarbejde med Den Frie Rådgivning iværksat en inddragelse af frivillige til at hjælpe unge med udarbejdelse af CV og ansøgningen. I den forbindelse er der indgået en samarbejdsaftale med Den Frie Rådgivning, således den frivillige deltagelse, frivillig pleje samt udvikling af de frivillige koordineres med Den Frie Rådgivning. Punkt 10 Busforbindelse til Vollmose centrum På baggrund af dialog den 12. februar 2013 mellem Vollsmose Sekretariatet og afdelingen for Natur, Miljø og Trafik ved By og Kulturforvaltningen i Odense Kommune, så har i FynBus udarbejdet et notat omkring mulighederne for at understøtte udviklingen af Camp U, Sundhedscenter i Østerhøj og Vollsmose centrum med let tilgængelig offentlig transport. FynBus har vurderet på mulighederne for henholdsvis Teletaxa og almindelig busdrift. I notatet fremgår det, at den høje befolkningstæthed og den intense busdrift på Vollsmose Allé gør området ved Vollsmose Torv/Camp U uegnet til telekørsel. Den nuværende indretning af gaderummet mellem Vollsmose Allé og Camp U tillader ikke betjening med bybus idet det snoede vejforløb ikke kan passeres af de bustyper, der køres med på Vollsmose Allé. Det nuværende serviceniveau Side 6 af 7

7 med busdrift til Camp U er indenfor en gangafstand på meter, hvilket svarer til den service, der tilbydes andre uddannelsessteder i Odense, der heller ikke ligger i umiddelbar nærhed af et stoppested. Fynbus kan derfor ikke anbefale, at rute påføres omvejskørsel via Camp U. Punkt 11 Kontraktforhold (lukket punkt) I forlængelse af bestyrelsesmøde den 11. marts 2013 har formandsskabet afklaret kontraktlige forhold. Punkt 12 Eventuelt På næste bestyrelsesmøde udarbejdes en budgetopfølgning. Direktør Peter Pietras fra Social og Arbejdsmarkedsforvaltningen ved Odense Kommune inviteres med til bestyrelsesmøderne i Vollsmose 2020 dog uden formel stemmeret. Sekretariatschef Michael Gravesen sørger for at mødeinvitationer samt dagsorden/referater tilgår. Som et element i bestyrelsens strategiske rolle i udviklingen af de fysiske rammer og infrastruktur i Vollsmose udarbejdes forslag til studietur for bestyrelsen og projektmedarbejderne tilknyttet Kvarterplanen jf. punkt 3 i dagsordenen. Fremadrettet printer Vollsmose Sekretariatet alene dagsorden og bilag såfremt det enkelte bestyrelsesmedlem har ønske herom. De fleste har på forhånd printet materialet og derfor vurderer bestyrelsen, at det er unødigt med ekstra print. Næste bestyrelsesmøde er mandag den 19. august 2013 Side 7 af 7