Samtidig er der en række udfordringer med it-systemet, før jobcentret kan bruge systemet til reel ledelsesmæssig

Transkript

1 Jobcenter Esbjerg Baggrund I 2009 indledte Jobcenter Esbjerg et pilotprojekt om resultatbaseret styring og progressionsmålinger af borgernes vej til arbejdsmarkedet. Udgangspunktet for projektet var at bruge resultatbaseret styring til at skabe forandring for borgerne. Jobcenter Esbjerg er endnu ikke nået i mål, for det tager tid at indføre resultatbaseret styring i en organisation, hvor p.t. 150 medarbejdere bruger progressionsmålinger, og hvor flere tusinde borgere løbende deltager i samtaler og indsatser, som danner grundlag for målingerne. Samtidig er der en række udfordringer med it-systemet, før jobcentret kan bruge systemet til reel ledelsesmæssig styring. Indførelsen af resultatbaseret styring og progressionsmålinger skal tages i små bidder, og det er Jobcenter Esbjerg i gang med lige nu. Sådan kom Esbjerg i gang Jobcenter Esbjergs arbejde med progressionsmålinger startede i 2009 med hjælp undervejs fra Rambøll Management og amerikaneren David Hunter, der bl.a. har assisteret Arbejdsmarkedsstyrelsen med at sætte resultatbaseret styring på dagsordenen i Danmark. Den eksterne bistand har været vigtig i den indledende fase. David Hunter har bl.a. inspireret til at bruge forandringsteorier i arbejdet med målgrupperne i jobcentret, og Rambøll har været tovholder på afholdelse af de første workshops om progressionsmålinger. Erfaringen er dog, at det ikke flytter noget i organisationen, at eksterne konsulenter hyres til at levere en færdig pakke. Processen siden 2009 har tværtimod vist, at indførelsen af progressionsmålinger i høj grad er en ledelses- og medarbejderdrevet proces, der først og fremmest handler om ejerskab og fælles faglighed. Løbende dialog er et nøgleord. Derfor giver det heller ikke mening at tale om, at progressionsmålinger er et projekt, der har en start- og slutdato. Der sker hele tiden tilpasninger for at optimere værktøjet. Der har været en række trin i projektet: Først en pilotfase med en lille gruppe borgere og en afgrænset målgruppe. Derefter en gradvis udvidelse til flere målgrupper og en inddragelse af udførerleddet hvilket både vil sige kommunens egne projekter og eksterne leverandører. Sideløbende har der været en tværgående faglig dialog mellem alle de medarbejdere, som arbejder med progressionsmålinger. 1

2 I Esbjerg tematiserer man processen med tre nøglebegreber: Viden: En konkret og operationel viden om værktøjet, og hvordan man anvender det. Handling: En daglig praksis, hvor alle medarbejdere anvender værktøjet i samtaler, i bestillinger af tilbud og i dagligdagen i tilbuddene samt ikke mindst i forbindelse med ledelsens styring af beskæftigelsesindsatsen. Holdning: En fælles tilgang til, at måling af indsatsen er helt central som redskab til opnåelse af en fælles og ensartet faglighed og til dokumentation af indsatsen. Alle tre begreber er afgørende for en god implementering af processen. Og det er vigtigt at holde gryden i kog fx gennem cafémøder og dialogmøder mellem sagsholdere og tilbuddene for at fastholde fokus på brugen af redskabet. Ellers sander det til og bliver overhalet af andre og nyere tiltag. Derudover er det naturligvis vigtigt, at medarbejderne har konkrete kompetencer til at anvende værktøjet. Over 100 medarbejdere har derfor været på kurser i anerkendende samtaler, hvor fokus bl.a. er på, at progressionsmålinger ikke blot skal være endnu en registrering men derimod et redskab til, at samtalerne mellem rådgiveren og borgerne får retning og indhold. Tættere på arbejdsmarkedet En del ledige suser lige igennem jobcentret. De modtager måske dagpenge eller kontanthjælp i tre til seks måneder, og så er de i job eller uddannelse igen. Det er spild af tid at lave jævnlige progressionsmålinger på denne gruppe. For dem handler det om selvforsørgelse eller uddannelse hurtigst muligt. Retningen er klar, og det er let at måle, om målet nås. Anderledes forholder det sig med store grupper af langtidsledige, kontanthjælpsmodtagere i match 2 og 3, ledighedsydelsesmodtagere m.fl. Hovedparten af dem er ikke kun på hurtig gennemtræk i jobcentret. De er ofte flere år på en offentlig ydelse, og deres vej til arbejdsmarkedet eller uddannelse kan være lang og kringlet. Mange af dem har andre problemer end ledighed, og der kan være flere barrierer, der skal ryddes ad vejen, før borgeren er i job eller uddannelse. Resultatbaseret styring og progressionsmålinger i Esbjerg handler om disse grupper. Om langvarige dagpenge- og kontanthjælpsmodtagere og om personer på ledighedsydelse over et halvt år. Og det handler om, hvordan jobcentermedarbejdere, tilbudsmedarbejdere og borgere i fællesskab tilrettelægger vejen til arbejdsmarkedet og dokumenterer undervejs, hvordan det går. Der er ikke ét enkelt svar på, hvad tættere på arbejdsmarkedet vil sige. Men ved at arbejde med progressionsmålinger får man netop operationaliseret det begreb ved at sætte spotlight på borgerens svagheder og styrker, og hvordan man følger udviklingen af dem hele tiden i lyset af, hvad der skal til, for at borgeren til sidst vurderes som parat til arbejdsmarkedet. Målgrupper for progressionsmålinger i Esbjerg I Jobcenter Esbjerg er seks grupper omfattet af progressionsmålinger: 1. Dagpengemodtagere med mere en et års ledighed 2. Kontanthjælpsmodtagere i match 1 med mere end et års ledighed 3. Kontanthjælpsmodtagere i match 2-3 under 30 år, der er i tilbud 4. Kontanthjælpsmodtagere i match 2-3 over 30 år, der er i tilbud 5. Borgere omfattet af integrationsindsatsen, der er i tilbud 6. Ledighedsydelsesmodtagere under 30 år, som har problemer ud over ledighed, samt borgere i tilbud, som har mindst et års ledighed. 2

3 For hver af disse grupper er der lavet en forandringsteori, hvor endemålet for alle er selvforsørgelse. Men vejen og delmålene er forskellige, og de seks forandringsteorier beskriver disse veje og delmål. Fx ser et uddrag fra forandringsteorien for kontanthjælpsmodtagere i match 2-3 under 30 år sådan ud: Indsatsområderne er bl.a.: misbrug, faglige kompetencer, helbred, psykiske forhold, netværk, motivation, økonomi og en række andre forhold. De kortsigtede mål er bl.a.: Afdækning og klarhed over de forskellige forhold samt selverkendelse. De mellemlange mål er bl.a.: Refleksion, motivation til misbrugsbehandling, opkvalificering af faglige og personlige kompetencer, henvisning til behandling og udvikling af netværk, bedre boligforhold. De langsigtede mål er bl.a.: Matchning af uddannelsestilbud, misbrugsbehandling, ommatch. I praksis er forandringsteorierne for de seks målgrupper kun pejlemærker for, hvordan der laves en forandringsteori for den enkelte borger. Det vil sige, at der ved de første samtaler med en borger fra en af målgrupperne laves en mini-forandringsteori på individniveau med udgangspunkt i indikatorer og scoringer. Indsatsområder, scoring og screeningsskemaer Når en sagsbehandler i Jobcenter Esbjerg holder den første grundige samtale med en borger, er progressionsmålinger en vigtig del af samtalen. Samtalen drejer sig om, hvor borgeren er i dag, og hvad der skal til for, at vedkommende nærmer sig arbejdsmarkedet. Jobcenter Esbjerg arbejder samlet med 14 indsatsområder, som er kategoriseret i fem hovedoverskrifter: Eget arbejdsmarkedsperspektiv 1. Motivation til arbejde. Faglige og praktiske kompetencer 2. Faglige kompetencer 3. Læse- og skrivefærdigheder 4. Uddannelsesparathed. Personlige kompetencer 5. Konflikthåndtering 6. Fremtræden 7. Omstillingsevne 8. Samarbejde med sagsbehandler/tilbud 9. Stabilitet. Økonomi og netværk 10. Økonomi 11. Netværk. 3

4 Helbred 12. Barrierer i arbejdsevnen som følge af misbrug 13. Hjemløs 14. Helbred. Langt fra alle indsatsområder er relevante for alle målgrupper og for den enkelte borger. Derfor er fokus også forskelligt for de enkelte målgrupper. Fælles for alle 14 indsatsområder er, at de vurderes i forhold til, om de udgør en barriere for, at borgeren kan komme i arbejde. En borger kan således godt have et dårligt helbred, men hvis vedkommende er i stand til at mestre det, så det ikke står i vejen for at arbejde, er der ingen grund til, at jobcentret sætter fokus på det. I vurderingen af afstanden til arbejdsmarkedet bruger sagsbehandleren en fem-skala for hver indikator. Fx: Motivation til arbejde 5 = borgeren ønsker passiv forsørgelse 4 = begynder at forestille sig en plads på arbejdsmarkedet 3 = ønsker sig en plads på arbejdsmarkedet 2 = ønsker og tror på en plads på arbejdsmarkedet 1 = har en plan og handler selvstændigt. Til at belyse hvert enkelt indsatsområde har sagsbehandleren et screeningsskema med en række hjælpespørgsmål, observationspunkter og kendetegn. Alt sammen med henblik på at opnå ensartethed i anvendelsen af progressionsmålingerne. I praksis bruger sagsbehandleren ikke hjælpespørgsmålene slavisk, men indarbejder dem i en naturlig samtale. Det er sjældent, at samtalen kommer til at omhandle alle 14 indsatsområder, og sagsbehandleren vurderer undervejs, hvad der er relevant. Det sker sammen med borgeren i samtalen. Ofte sidder sagsbehandleren og borgeren sammen og kigger på computerskærmen og taler om indsatsområderne. Til sidst bliver de enige om et til to indsatsområder, som borgeren skal arbejde videre med. Det er vigtigt, at det højst er to indsatsområder for at holde det overskueligt for borgeren. Målet er, at borgeren opnår en score på 1 eller 2 på skalaen. En af pointerne er, at det bliver meget konkret for borgerne, hvad det handler om fx en forbedring af en score fra 4 til 1 og at det fremgår så tydeligt som muligt, hvad der skal til for at forbedre en score. Mange sagsbehandlere i Esbjerg siger, at trods en indledende skepsis hos nogle borgere er de generelt glade for scoringerne og delmålene. Det giver dem et overskueligt mål og er med til, at borgeren selv tager ansvar. Hos nogle vækker det decideret et konkurrencegen. Alene det, at borgeren selv erkender en barriere på et af indsatsområderne og beslutter at gøre noget ved det, er i sig selv et væsentligt skridt.. 4

5 Tilbuddene og indsatserne Den første scoring foregår altså i forbindelse med den første grundige samtale mellem sagsbehandleren og borgeren. Næste skridt er visitation til et tilbud. I Esbjerg arbejder man efter en Bestiller-Udfører-model (BUM) som organisatorisk princip, og progressionsmålingerne er et afgørende element i samarbejdet mellem sagsbehandlerne og projektmedarbejderne i de interne og eksterne tilbud i kommunen. Efter samtalen visiterer sagsbehandleren til et tilbud. I tilbuddet har projektmedarbejderne adgang til itsystemet Results, hvor alle registreringer foregår. Her kan de se sagsbehandlernes bestilling hvilke indsatsområder, der skal arbejdes med hvad scorerne er delmålene grundlaget for vurderingerne og for prioritering af indsatsområderne. Dermed får projektmedarbejderne et præcist billede af, hvad deres opgave er. Det kan fx bestå i at arbejde med borgeren om at blive bedre til konflikthåndtering og omstillingsevne. Men det kan også bestå i afdækning af hard skills, fx faglige kompetencer og psykiske problemstillinger eller overblik over uddannelsesmuligheder, samt hvad der skal til for at komme i gang med en uddannelse. Mens borgeren er i tilbuddet, er det projektmedarbejderne, der er ansvarlige for scoringerne og vurderingerne af, hvordan det går med at nå delmålene. Scoringerne foregår en til to gange om måneden, og sagsbehandleren kan følge med på sin skærm. I tilbuddene lærer de borgerne bedre at kende end sagsbehandleren, fordi de har meget mere tid sammen. Derfor sker det ofte, at scoringerne ændres, eller nogle gange at projektmedarbejderne foreslår, at der i stedet skal arbejdes med andre indsatser. Proceduren er således: Sagsbehandleren laver den første scoring sammen med borgeren og udvælger et eller to indsatsområder. Sagsbehandleren begrunder valgene i it-systemet. Sagsbehandleren visiterer borgeren til et tilbud, der er velegnet til den pågældende borger og til de udfordringer, der skal arbejdes med. Projektmedarbejderen i tilbuddet (det kan også være en anden aktør eller en virksomhedskonsulent, hvis tilbuddet er en praktik eller et løntilskudsforløb) er derefter ansvarlig for scoringerne. Når tilbuddet er slut, sker der en tilbagevisitering, og derefter vurderer sagsbehandleren, hvad der så skal ske. Evt. skal der udvælges nye indsatsområder, og borgeren skal i gang med en ny indsats for at nå de delmål og mål, der opstilles og justeres undervejs. Der er faste retningslinjer for, hvornår der scores: Ved tilbud under fire uger scorer projektarbejderen minimum her 14. dag. Ved tilbud over fire uger scorer projektmedarbejderen minimum en gang om måneden, dog oftere efter behov. Når borgeren er i praktik eller løntilskudsforløb, scorer jobkonsulenten/jobguiden minimum en gang månedligt i forbindelse med opfølgning. Sagsbehandlere scorer i forbindelse med jobsamtaler. Jobcentret har udarbejdet en huskeliste på en enkelt A4-side, så sagsbehandlerne, projektmedarbejderne, jobkonsulenterne og andre scoringsansvarlige (i alt er det omkring 140 medarbejdere) har et overblik over procedurerne. 5

6 Ikke for registreringens skyld Der er to farer ved systemet: Den første er, at der laves en masse scoringer og registreringer, ganske enkelt fordi man skal, men uden at det bruges til noget. Den anden fare er, at hver enkelt medarbejder udvikler sin egen individuelle vurdering af, hvornår en borger scorer 1 eller 5. Men erfaringen indtil nu i Jobcenter Esbjerg er, at man har navigeret uden om de to farer. Den første fare mekanistisk registrering for registreringens skyld har man været meget bevidst om fra starten. Derfor udvælges der kun et til to indsatsområder ad gangen, så det rent faktisk er muligt at fokusere indsatsen på nogle få områder. Samtidig arbejder jobcentret systematisk med, at målingerne omsættes til dokumentation af, hvad der virker, og hvad der ikke virker, så man kan bruge registreringerne både i forhold til tilrettelæggelse af indsatsen for den enkelte og til en udvikling og afvikling af tilbud i takt med, at man får kontant viden om, hvad der virker og ikke virker i indsatsen. Den anden fare privatpraktiserende progressionsmålinger er hurtigt gjort til skamme. Jobcentret holder løbende cafémøder og dialogmøder mellem sagsbehandlere og medarbejdere i tilbuddene samt virksomhedskonsulenter. På disse møder demonstreres en meget stor enighed om, hvordan man arbejder med indsatsområderne, og hvordan man scorer. Samtidig har man været meget omhyggelige med at udarbejde hjælpeværktøjer, så scoringerne bliver så ensartede som muligt. Naturligvis kan man aldrig opnå fuldstændig objektivitet. Det er heller ikke hensigten. Faglige gevinster: Sagsbehandlere og tilbudsmedarbejdere har en fælles ramme for borgerens arbejdsmarkedsparathed og om skridtene på vej mod arbejdsmarkedet. Bedre visitationer og bestillinger, hvor målet med en bestilling er helt tydeligt. Fælles retning og mål. Progressionsværktøjet styrker BUM-modellen, fordi både bestiller og udfører arbejder med indsatsområderne og scoringerne. Fjerner berøringsangst: Nogle gange kan det være ømtåleligt at sætte ord på vanskelige emner du lugter af alkohol, Din opførsel duer bare ikke på en arbejdsplads. Men progressionsværkstøjet gør det lettere og mere legitimt at italesætte disse ting, uden at det bliver privat og overgribende. Borgeren ved roret: Ved at tydeliggøre, hvilke barrierer der skal ryddes ad vejen for at blive klar til uddannelse og job, får borgeren en meget bedre chance for at handle og tage ansvar. Arbejdsmarkedsparat er i sig selv et meget diffust begreb. Progressionsmålingerne bryder det ned i håndterbare dele, som borgeren kan handle på med hjælp fra de professionelle. Næste skridt I Esbjerg overvejer man, hvordan man fremover kan modulopbygge indsatserne på tværs af kommunen, således at jobcentret ikke behøver at have hele indsatsviften selv. Det kan fx være motion i Sundhedshuset eller misbrugsbehandling i Misbrugscentret. Sagsbehandlerens opgave er at have det samlede overblik og få tandhjulene til at gribe ind i hinanden, således at der kan laves en sammenhængende plan for borgerens progression, og at borgeren i sidste ende bliver klar til arbejde og uddannelse. 6

7 Perspektivet er, at anvendelsen af progressionsmålinger bliver implementeret på tværs af flere forvaltninger, og at fælles sprog ikke er en ambition, som begrænses til beskæftigelsesområdet, men også omfatter social-, uddannelses-, og sundhedsfaglige områder i kommunen. Det er kun i sin vorden. Et andet perspektiv er, at progressionsmålingerne også udvides til virksomhederne. I dag er det virksomhedskonsulenten, som scorer i forbindelse med praktik- og løntilskudsforløb. Men man kunne forestille sig, at virksomhederne også introduceres til værktøjet, så der bliver klare delmål og mål for forløbene i virksomhederne. Jobcenter Esbjerg har i 2013 fået tilknyttet to psykologer, som skal hjælpe med at udvikle kvaliteten af tilbuddene. Målet er, at tilbuddene bliver endnu bedre til at adressere de specifikke indsatsområder, hvor borgerne skal forbedre sig, og at medarbejderne i tilbuddene får de rigtige kompetencer til at bidrage til, at borgerne udvikler sig. It-værktøjet i Esbjerg er stadig en achilleshæl. Det står derfor højt på ønskesedlen at udvikle systemet yderligere, således at afdelingslederne og den øverste ledelse altid kan trække rapporter, der viser progressionsudviklingen på alle niveauer. Fx: Borgernes udvikling Sagsbehandlernes og projektledernes scoringer Progression i forbindelse med forløb i tilbuddene Udvikling på afdelingsniveau Progressionen for hver af de syv målgrupper Sammenhængene mellem borgernes progression, tilbuddene og pauser mellem tilbuddene Sammenligninger mellem tilbudsviften, der viser, hvordan forskellige tilbud kan skabe progression på de respektive indsatsområder. Etc. Nogle af disse rapporter er der allerede adgang til i dag. Men der er stadig lidt vej, før ledelse og medarbejdere kan bruge progressionsmålingerne til at skabe helt klarhed over sammenhængene mellem indsatser og resultater og dermed en reel resultatbaseret styring. Imidlertid er der allerede så mange gode resultater at føle på, at Jobcenter Esbjerg er sikker på, at vejen er den rigtige bedre samtaler, fælles faglighed og fælles sprog, ensartethed i scoringer og vurderinger, mestringsværktøjer til borgerne, dokumentation af de små skridt og bedre samarbejde mellem bestillere og udførere. Det er blot nogle af gevinsterne ved arbejdet med progressionsmålinger i Esbjerg. Læs mere om arbejdet med resultatbaseret styring i Esbjerg og andre jobcentre i Region Syddanmark. Resultatbaseret styring manual til jobcentre Sæt mål og styr efter dem resultatbaseret styring i jobcentrene På ovenstående links er der også yderligere materiale, der viser, hvordan Jobcenter Esbjerg arbejder med progressionsmålinger i praksis bl.a. registreringssystem, borgerrapport, kvartalsrapport og resultatkort. 7