FESD Arkivstruktur. Standard. FESD-standardisering Arkivstruktur. Datamodel Version 1.1. IT- og Telestyrelsen København den 10. december 2008.

Transkript

1 FESD Arkivstruktur Standard IT- og Telestyrelsen København den 10. december FESD-standardisering Arkivstruktur. Datamodel Version 1.1

2 Kolofon: FESD-standardisering. Arkivstruktur. Datamodel. Version 1.1 Denne standard kan frit anvendes af alle. Citeres der fra standarden i andre publikationer til offentligheden, skal der angives korrekt kildehenvisning. Forslag til FESD-standarder udarbejdes af IT- og Telestyrelsen, Kontoret for standardiserings- og arkitekturpolitik, FESD-standardiseringsgruppen i samarbejde med de tre FESD leverandører Software Innovation A/S, Traen Informationssystemer A/S og CSC Danmark A/S. Kontaktperson i FESD-standardisering: Projektleder Rita Lützhøft, Mail-adresse rla@itst.dk Telefon (direkte) Traen Informationssystemer A/S Vesterbrogade 95 A 1620 København K Telefon: Web-adresse: CSC Danmark A/S Retortvej København V Telefon: Web-adresse: Software Innovation A/S Nærum Hovedgade Nærum Telefon: Web-adresse: Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling IT- og Telestyrelsen Kontoret for standardiserings- og arkitekturpolitik Holsteinsgade 63 DK-2100 København Ø Telefon: Fax itst@itst.dk 2 / 30

3 Indholdsfortegnelse 1 FORORD Teknisk forord DEL A - BUSINESS CASE FOR DATAMODEL FOR ARKIVSTRUKTUR Indledning Formål Afgrænsning FESD Kontrakten Reference til andre standarder NOARK Målgruppe DEL B BESKRIVELSE AF DATAMODEL Indledning Forskellig anvendelse af arkiver i ESDH-systemet Arkivtyper Sagsarkiv / dokumentarkiv(er) Sagsarkivet i flere perioder Flere myndigheder i et servicefællesskab Integreret med fagsystem Anvendelse af flere emnesystematikker Arkivers relation til sager og dokumenter Fysiske arkiver DEL C MODEL OG TEKNISKE OPLYSNINGER VED UDVEKSLING Indledning Beskrivelse af datamodel for Arkivstruktur Uddybende egenskabsbeskrivelse AnmeldelseDatatilsynet NotificationDataProtectionAgency Arkiv Archive Arkivskaber ArchiveCreator Bevaring Preservation FysiskeArkiver PhysicalArchive Periode Period Tekniske bemærkninger til udvekslingen / 30

4 5 ANVENDTE TYPER I FESD-MODELLERNE / 30

5 1 Forord Den offentlige sektors IT-systemer på statsligt, kommunalt og regionalt niveau skal kunne spille sikkert og effektivt sammen. Derfor arbejdes der målrettet på at få gennemført fælles standarder for elektronisk sagsog dokumenthåndtering - den såkaldte FESD-standard. Målet med standardiseringsarbejdet er at fremme digital forvaltning i den offentlige sektor, og midlet er at sikre, at de forskellige elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystemer (ESDH) får en fælles kernefunktionalitet, og at det samtidig sikres, at denne kerne videreudvikles ensartet. En fælles kernefunktionalitet skal sikre: at der kan foretages sagsbehandling på tværs af flere organisationer at myndigheder, der arbejder med åbne sager, kan lægges sammen at der kan flyttes opgaver mellem forskellige myndigheder I forlængelse af FESD-projektkonkurrencen, som havde sin afslutning primo 2004, og hvor der blev fundet tre FESD-leverandører, blev det i forbindelse med kontraktforhandlingerne besluttet at starte en standardiseringsproces den såkaldte FESD-standardisering. For at sikre interoperabiliteten, både mellem ESDH-systemer og til andre systemer, men også så tredjepart kan udvikle moduler til systemet, blev det anset for afgørende, at der udvikles en fælles offentlig datamodel samt andre standarder på ESDH-området. Koordinering af FESD-standardiseringen er efterfølgende lagt i IT- og Telestyrelsen (ITST). Den konkrete udarbejdelse af forslag/udkast til standarder foregår i et samarbejde mellem de tre FESD-leverandører og en FESD-standardiseringsgruppe i ITST. Arbejdet med forslag/udkast til standarder tager udgangspunkt i Noark 4 s datamodel og databeskrivelser samt leverandørernes løsninger. Standarderne kan afvige fra Noark 4 på de områder, hvor det er nødvendigt for at understøtte dansk forvaltningspraksis, eller hvor parterne i FESD-standardiseringen kan opnå enighed om en afvigelse. Udkast/forslag sendes herefter i offentlig høring i ca. 1 måned. FESD-standardiseringsgruppen tilretter og færdiggør på baggrund af høringen de endelige Forslag til standarder. Standardforslagene forelægges herefter OIO-komiteen til godkendelse. Efter den samlede godkendelse bliver standarderne således offentliggjort og indgår i IT- og Telestyrelsens OIO-Katalog (digitaliser.dk), som indeholder en oversigt over godkendte og anbefalede standarder til digital forvaltning i det offentlige. I standarden kan forekomme brug af særligt ordvalg. Følgende termer anvendes konsekvent i den følgende betydning: skal / obligatorisk : betyder, at den nævnte metode/element/mulighed/etc. skal benyttes eller skal forefindes dvs. må ikke udelades. må ikke : betyder, at den nævnte metode/element/mulighed/etc. ikke må forefindes eller må ikke benyttes. bør / anbefalet : betyder, at det i høj grad anbefales, at den nævnte metode/element/mulighed/etc. benyttes eller forefindes. Der skal være tungtvejende grunde til at udelade. kan / optionel : betyder, at den nævnte metode/element/mulighed/etc. er en valgmulighed og derfor valgfri at medtage. Denne udgave af standarden er såkaldt konsolideret i forhold til version 1.0. På grund af den måde FESDstandardiseringsarbejdet er tilrettelagt på forskellige afleveringer på forskellige tidspunkter siden 2004 udkommer FESD-datamodellen som deldatamodeller. Det har betydet, at enkelte detaljer i det forventede slutresultat altså den samlede FESD-datamodel kan være overset. Det har endvidere været nødvendigt at konsekvenstilføje noget, der tidligere er sprunget over fx på grund af manglende standardisering på det tidspunkt, den aktuelle standard blev udarbejdet. Endvidere har NDR (Name and Design Rules) reglerne givet anledning til en del ændringer i sprogbrug (semantik) vedrørende attributter af hensyn til efterfølgende generering af XML Den samlede FESD-datamodel (i form af deldatamodellerne) til og med 2008 er derfor gen- 5 / 30

6 nemgået og genvurderet i forbindelse med denne standard. Denne genvurdering har ikke medført forretningsmæssige radikale ændringer i deldatamodellen, men har dog givet anledning til en del justeringer, typisk af præsentationsmæssig (semantik) karakter, især pga. NDR-reglerne. Den væsentligste ændring i forhold til første udgave af standarden er, at FESD-standardiseringsgruppen nu har valgt konsekvent at præsentere datamodeller med UML-notation i alle standarder, herunder ens markering af primitive datatyper samt en del fornyet semantik. Indholdet af denne standard er dog i det væsentligste det samme som i den forrige udgave af standarden. Den samlede FESD datamodel udgøres af FESD standarderne Sager og dokumenter, Brugeradministration, Udvalgsbehandling, Arkivstruktur, Emnesystematik, Navn- og adressemodel. 1.1 Teknisk forord Grundlaget for FESD-datamodellen er blevet udarbejdet på en periode på mere end fire år, hvor der er udarbejdet standarder for de forskellige delområder. Arbejdsmetoder, terminologi og anvendelse af datatyper har ændret sig i denne periode FESD-standardiseringsgruppen har f.eks. indført en konsekvent brug af UMLnotation i de senere standarder. Konsolideringen af datamodellen har derfor forudsat, at der blev defineret en fælles modelleringsmetode og et sæt af primitive datatyper, der var kompatibelt med alle del-datamodellerne. De primitive datatyper, som modellen er opbygget af, fremgår af kapitel 5. 6 / 30

7 2 Del A - Business case for datamodel for Arkivstruktur 2.1 Indledning Standardisering af datamodel for Arkivstruktur er en del af den samlede standardisering af FESDdatamodellen, som udvikles med henblik på at sikre interoperabiliteten mellem myndigheder samt skabe grundlag for udvikling og standardisering af moduler. 2.2 Formål Formålet med at standardisere datamodel for Arkivstruktur er at sikre beskrivelse af de forvaltningsmæssige arkiver i en myndigheds ESDH-system, med henblik på eventuel godkendelse og aflevering til et offentligt arkiv, herunder angivelse af bevarings- og anmeldelsesoplysninger. Endvidere er formålet at kunne beskrive og dermed identificere andre logiske dokumentsamlinger, som arkiveres og benyttes i en FESD-løsning. Endelig skal standarden beskrive relationen til den samlede datamodel i forhold til emnesystematik og tilknytning til sags- og dokumententiteterne. Der henvises i øvrigt til formålsbeskrivelsen for standardisering af den samlede FESD-datamodel. 2.3 Afgrænsning Som for den øvrige standardisering af FESD-datamodellen gælder, at standardiseringen alene skal tilvejebringe udvekslingsmulighed og referencemodel og gennem dette sikre interoperabilitet og øget digitalisering af den offentlige forvaltning. Standarden sætter kun rammerne for den funktionalitet, der er nødvendig for at sikre interoperabilitet. De funktionelle krav til ESDH-systemernes håndtering af arkivering mm. er beskrevet i FESD kravsspecifikationens Bilag 2. FESD-standardiseringen arbejder også med at udvikle et afleveringsmodul, der skal understøtte aflevering til offentligt arkiv, jf. Statens arkivers afleveringsregler. Afleveringsmodulet (arkiveringsmodulet) har været i metodehøring og vil blive færdiggjort i en senere proces. Se FESD Kontrakten FESD-kontrakten, som er indgået med de tre FESD-leverandører, angiver følgende krav i relation til logisk opdeling af det samlede arkiv i et FESD ESDH-system: 4.6 Dokumentsilo og det forvaltningsmæssige arkiv Det er et krav, at systemet kan danne ramme for en logisk opdeling af det lagrede materiale ud fra: - Lagring af informationsmateriale - Forvaltningsmæssigt arkiv - Personligt arkiv Informationsmateriale Krav Det er et krav, at systemet kan anvendes som organisationens vidensbase. Det skal således være muligt at lagre informationsmateriale uden sagstilknytning, men af almen eller specifik interesse for organisationen. Registreringen af dokumenter i dette dokumentarkiv skal ikke nødvendigvis følge den øvrige registreringssystematik, men skal hvis organisationen ønsker det kunne indrettes med en registreringssystematik i lighed med OIO s emnetabel, MiReQ, DK5-nummer systemet eller tilsvarende. Forvaltningsmæssigt arkiv Krav Det er et krav, at det tilbudte system og dets tilhørende database skal etablere og skabe det forvaltningsmæssige arkiv. Det medfører, at principielt alle sager, dokumenter og registreringer om disse foretages i det tilbudte system. Det er op til organisationen, hvorvidt de samme informatio- 7 / 30

8 ner også lagres i de relevante fagsystemer, men da det tilbudte systems arkivdannelse er det forvaltningsmæssige arkiv, skal det indeholde al information af relevans for sagen. Systemet ses således som det generelle og centrale system, når det gælder dokumentation af organisationens aktiviteter (sagsforløb). Krav Det er et krav, at dokumenter, som skabes i faglige sagsbehandlingssystemer, og som skal gemmes som sagsakter i systemet, kan overføres til systemet. Krav Det er et krav, at der ikke må kunne lagres dokumenter uden sagstilknytning i det forvaltningsmæssige arkiv. Personligt arkiv Krav Det er et krav, at systemet kan håndtere lagring af personlige dokumenter, eks. uformelt materiale etc. Standardiseringen har taget udgangspunkt i NOARK4 s datamodel på området arkivstruktur, som er relativt omfattende i forhold til muligheder for forskellige administrative og organisatoriske inddelinger af arkivet med høj fokus på anvendelse af fysiske arkiver. I den forbindelse er der lagt væk på, at FESD-løsninger er baseret på anvendelse af elektronisk arkivering, hvor behovet for administrativ inddeling af arkivet er reduceret. 2.4 Reference til andre standarder Det er ikke fundet relevant at behandle andre standarder i forbindelse med udarbejdelse af standarden. 2.5 NOARK4 Standardiseringen af FESD-datamodellen skal, jf. FESD-kontrakten, tage udgangspunkt i datamodellen for NOARK4, med mindre der er argumenter for afvigelse i den danske forvaltningspraksis, eller leverandørerne i fællesskab kan opnå enighed om afvigelser. NOARK4 beskriver en datamodel for arkivstruktur, som er tæt knyttet til arkivadministrationen, og som på flere måder bærer præg af at være skabt med henblik på administration af arkiver generelt med stor vægt på fysiske arkiver. Der var på et tidligt tidspunkt enighed om at basere FESD-datamodellen for arkivstruktur på en enklere model, og det blev således valgt kun i begrænset omfang at tage udgangspunkt i NOARK4 modellen. Det er vores vurdering, at en arkivstruktur, der er udviklet med udgangspunkt i NOARK4 datamodellen, vil kunne udtrykkes i modellen i nærværende standard. Der er dog enkelte områder, hvor vi har fravalgt elementer, der er en del af NOARK4: - Rolle/rettighed/organisation ikke medtaget. 2.6 Målgruppe Målgruppen for denne standardisering er alle, der arbejder med udveksling af data mellem ESDH-systemer og i forbindelse med aflevering til offentlige arkiver. 8 / 30

9 3 Del B Beskrivelse af datamodel 3.1 Indledning Ved implementering og anvendelse af et ESDH-system vil der som minimum blive etableret ét forvaltningsmæssigt arkiv. Dvs. et arkiv som rummer myndighedens sager og dokumenter og tilhørende relationer. Mange myndigheder udnytter samtidig ESDH systemet til produktion og anvendelse af dokumenter og information, som ikke er direkte omfattet af sagsarkivet. Det kan f.eks. være en samling af tekniske tegninger eller dokumenter tilhørende et fagsystem, hvor ESDH-systemet alene anvendes som container. Endvidere kan der være emnemæssige eller organisatoriske begrundelser for en logisk opdeling af ESDH-systemets samlede arkiv. De forvaltningsmæssige arkiver er reguleret af lovgivning i forhold til såvel anvendelse, som til bevaring og kassation. Det er således vigtigt, at den enkelte myndighed er i stand til at afgrænse disse. 3.2 Forskellig anvendelse af arkiver i ESDH-systemet ESDH-systemer har generelt udviklet sig fra at have høj fokus på traditionel journalisering og arkivering i sagsarkivet, til at omfatte alle typer dokumenter, med dokument forstået i den bredeste forstand. Den primære årsag til anskaffelse og implementering er fortsat varetagelsen af sagsarkivet, men i takt med den øgede digitalisering af forvaltningen, forøgelse af omfanget af integrationer med fagsystemer, etc. er behovet for en bredere anvendelse af ESDH-systemerne stigende. Betegnelserne ARKIV og SAMLING anvendes begge i nærværende dokument som begreb for den logiske opdeling af det samlede ESDH-systems arkiv. De enkelte arkiver i en myndigheds ESDH-system, vil som nævnt bestå af mindst ét sagsarkiv. Herudover kan det indeholde andre arkiver som indgår under betegnelsen forvaltningsmæssige arkiver det vil sige arkiver der som sagsarkivet har bevarings- og kassationsbestemmelser tilknyttet, men disse kan afvige fra de bestemmelser, der er gældende for sagsarkivet. Endelig kan der være referencearkiver eller vidensarkiver, der har karakter af bibliotek. Disse vil typisk indeholde dokumenter som ikke skal bevares, med mindre de bringes i anvendelse i forbindelse med en specifik sagsbehandling. Det kunne f.eks. være lovtekster, I det følgende gives nogle eksempler på anvendelse af ESDH-systemet med fokus på den logiske opdeling af sags- og dokumentmængden og dermed på behovet for at afspejle opdelingen og anvendelsen i FESDdatamodellen. Eksemplerne dækker ikke alle kombinationer af anvendelse, men afspejler de forskellige anvendelser, der er afdækket i forbindelse med udarbejdelse af standarden Arkivtyper Standarden angiver en generalisering af de forskellige typer arkiver som ses anvendt i myndighederne. Arkivtyperne er her kort beskrevet: FORVALTNING Arkiver af typen FORVALTNING, benyttes ved arkiver som indgår i forvaltningens virke, og hvor arkivet er underlagt lovgivning. Det er typisk sagsarkiver i bredeste forstand, men kan også være tekniske arkiver med afleveringspligt, mv. REFERENCE Arkiver af typen REFERENCE er vidensarkiver/biblioteksarkiver, som naturligvis benyttes i forvaltningen, men som ikke er omfattet af lovgivning. Det kan f.eks. være en samling af lovtekster, en samling af dokumenter som er kopier af dokumenter, frembragt og forvaltet af andre myndigheder/organisationer. 9 / 30

10 PERSONLIG Arkivtypen PERSONLIG kan benyttes til at beskrive arkiver, hvor den enkelte kan gemme personlige udkast, private dokumenter, mv. Arkivtypen kan være relevant i myndigheder, hvor man implementerer ESDH og samtidig blokerer muligheden for lagring i almindeligt filsystem. 3.3 Sagsarkiv / dokumentarkiv(er) Det er efterhånden udbredt, at den enkelte myndighed benytter ESDH-systemet til arkivering af ikke sagsbundne dokumenter. I mange tilfælde er det samlede ESDH-Arkiv kun opdelt i sagsarkivet og øvrige, mest personlige dokumenter, men flere vælger at udnytte ESDH-systemet til mere struktureret opdeling af dokumenterne i organisationen. Eksempelvis en myndighed som har ansvar for tekniske installationer, og som har enten et papirbaseret eller elektronisk arkiv med teknisk dokumentation og tegninger. Disse dokumenter opmærkes tilhørende det tekniske arkiv og er dermed tydeligt adskilt fra sagsarkivet. Opdelingen giver mulighed for at knytte struktur og proces til dokumenter i de enkelte arkiver. Placeret i samme systemmæssige kontekst giver det endvidere mulighed for anvendelse af dokumenterne på tværs af de logiske opdelinger. Eksempelvis vil dokumenterne i et teknisk arkiv være opmærket og knyttet til det tegningerne vedrører en vej, en bygning, en installation, etc. I forbindelse med behandling af en sag, kan der fra sagen refereres til dokumenter i det tekniske arkiv, og disse kan således indgå i behandlingen af sagen. Et andet eksempel, som vist i figur 1, er en myndighed, som vælger at arkivere dokumenter indeholdende beskrivelser og forklaringer til det lovgrundlag, der er relevant for den opgave, myndigheden varetager, samt tilsvarende, relevante EU-bestemmelser. Figur 1: Sagsarkiv/Dokumentarkiv(er) Der er også set eksempler på myndigheder, som helt har afskaffet muligheden for arkivering af dokumentobjekter i det almindelige filsystem og dermed har valgt at lade ESDH-systemet indeholde alle dokumentobjekter i organisationen som helhed. For arkiver, udover sagsarkivet, kan der gælde bevarings- og kassationsbestemmelser. Eksemplet ovenfor, med det tekniske arkiv, vil typisk være omfattet af bevaringsbestemmelser og skal således afleveres til et offentligt arkiv, men typisk med andre vilkår end de som er gældende for sagsarkivet. 3.4 Sagsarkivet i flere perioder Generelt i den offentlige forvaltning anvendes JOURNALPERIODER til tidsmæssig opsplitning af sagsarkivet. For den centrale administration er journalperioderne tæt knyttet til godkendelse og aflevering af sagsarkivet til bevaring hos offentlige arkiver. Kommunerne er ikke forpligtede til at benytte journalperioder, selvom flere gør det dels for at håndtere afleveringen til et offentligt arkiv, dels med henblik på omlægning/sanering. 10 / 30

11 I forhold til opsplitningen i perioder er der forskellig praksis for, hvorledes denne håndteres. Statens Arkiver giver ikke specifikke retningslinier for, hvordan myndigheden skal håndtere sagsarkivet, eller andre forvaltningsmæssige arkiver, efter at det offentlige arkiv har godkendt aflevering. Mange myndigheder vælger at gennemføre en fysisk opsplitning i flere, uafhængige databaser med henblik på sanering, optimering mv. Andre vælger at beholde det arkiverede forvaltningsarkiv i det samlede ESDHsystems arkiv for dermed at have den samlede sags- og dokumentsamling tilgængelig i forbindelse med søgning, fremfinding og statistik. Modellen giver mulighed for at de forskellige perioder alle er indeholdt i det samlede ESDH-system. Figur 2: Sagsarkivet i flere perioder Periodebegrebet kan også benyttes for andre forvaltningsmæssige arkiver end sagsarkivet, og generelt anbefaler Statens Arkiver at myndighederne benytter periodebegrebet som et redskab til dels at håndtere regelmæssig aflevering til et offentligt arkiv, dels til at gennemføre generel sanering af arkiverne. Selvom modellen kræver at der angives en periode for ethvert arkiv, kan denne periode godt være åben. For forvaltningsmæssige arkiver, hvorfra der foretages løbende aflevering til et offentligt arkiv, eller referencearkiver uden afleveringspligt, vil man typisk angive en åben periode. I forbindelse med en aflevering, benyttes klassen BEVARING. Der er 1..1 overensstemmelse mellem periode og bevaring. Periodebegrebet benyttes således som en afgrænsning i forbindelse med en aflevering. Det er ikke ensbetydende med at man for alle forvaltningsmæssige arkiver skal gennemføre et såkaldt periodeskift, med formel afslutning af foregående periode, arkivsanering, mv. Arkiver som afleveres efter det såkaldte model B princip dvs. løbende aflevering, er arkivet ikke som sådan periodeopdelt, men periode benyttes i modellen til at beskrive de afleveringer, der gennemføres af arkivet.. I FESD-kontrakten stilles der ikke krav til, at et FESD ESDH-system skal kunne operere med flere perioder i samme database, hvorfor der på dette punkt er forskelle i de forskellige systemer. 3.5 Flere myndigheder i et servicefællesskab Anvendelsen af ét ESDH-system mellem flere myndigheder finder stadig større udbredelse. Særligt i den centrale forvaltning er etablering af servicefællesskaber i fokus også kaldet koncernløsninger. 11 / 30

12 Figur 3: Flere myndigheder i et servicefællesskab Der er forskel i praksis for implementering af ESDH i et servicefællesskab. Nogle vælger blot at indkøbe under samme aftale, etablere fælles drift, men derudover at anvende adskilte løsninger. Andre vælger at benytte én fælles løsning. Følgende er uddrag af Statens Arkivers Arkivhåndbog vedrørende statslige myndigheders fælles anvendelse af ESDH: Flere myndigheder ét system Som en følge af digitaliseringen af forvaltningen bliver det mere og mere almindeligt, at flere myndigheder indgår i et servicefællesskab om udvikling og drift af IT-systemer. Hvis det er tilfældet, er det den systemansvarlige myndighed, som skal anmelde systemet til Statens Arkiver. Af anmeldelsen skal det fremgå, om der registreres i en fælles database eller separate baser for hver myndighed. Hvis der registreres i fælles base, skal der være et felt i registreringsdelen, som viser, hvilken myndighed, der har foretaget den enkelte registrering. Statens Arkiver Arkivhåndbogen fra informationer til arkivalier Kapitel 4 Elektroniske arkivsystemer fra anmeldelse til aflevering Flere forvaltningsmæssige, logisk adskilte, arkiver kan også ses i myndigheder, hvor man ønsker at afspejle en organisatorisk/geografisk opdeling af sagsarkivet eksempelvis en myndighed med flere geografisk adskilte afdelinger. Det anbefales dog i disse tilfælde at udtrykke opdelingen i organisationen gennem den organisatoriske indplacering af sager/dokumenter, som finder sted, i stedet for at benytte arkivbegrebet til dette. Men hvis der f.eks. er forskelle i anvendt emnesystematik mellem afdelingerne, vil en opdeling i logiske arkiver i henhold til organisationen være nødvendig se i øvrigt afsnit Integreret med fagsystem I en række myndigheder indgår et eller flere fagsystemer i myndighedens sagsbehandling. De fleste af disse har ingen eller dårlige muligheder for arkivering af dokumentobjekter. Her vil som vist i figur 4 ESDH-systemet kunne benyttes som dokumentcontainer for dokumentobjekter, tilhørende fagsystemet. Et eksempel på anvendelse af ESDH-systemet som dokumentcontainer kunne være bilag fra et økonomisystem eller tekniske dokumenter fra et bygningsvedligeholdelsessystem. 12 / 30

13 ESDH = SAG = DOKUMENT Fagsystem SAGSARKIV DOK - CONTAINER METADATA Figur 4: Integreret med fagsystem I en række tilfælde vil en del af dokumenterne fra et fagsystem skulle indgå i sagsarkivet som dokumentation for hændelser og beslutninger. Dokumenterne kan derfor enten refereres fra pgl. sag eller kopieres til sagen, afhængig af hvorledes dokumentet indgår i behandlingen. 3.7 Anvendelse af flere emnesystematikker I ovenstående eksempler er alene den logiske opdeling af samlinger beskrevet betinget af organisation eller emne. Den emnemæssige indplacering af hhv. sager og dokumenter vil i mange tilfælde afspejle den logiske opdeling af arkivet afhængig af formålet med opdelingen. I tilfælde hvor myndigheder udvider ESDH-systemets anvendelse til at omfatte dokumenter, som ikke hører til sagsarkivet, kan man forestille sig, at der anvendes samme emnesystematik på tværs af arkiverne. Anvendelsen af samme emnesystematik for de forvaltningsmæssige arkiver og et teknisk arkiv vil give en ensartet indgang til sager og dokumenter, uanset hvilket arkiv de tilhører. En organisatorisk betinget opdeling (f.eks. flere myndigheder) kan medføre behov for anvendelse af flere forskellige emnesystematikker. Eksempelvis kunne to myndigheder med beslægtede opgaver implementere og anvende samme ESDH-løsning i et servicefællesskab, selvom de har hver sit sagsarkiv og hver sin emnesystematik. Figur 5: Arkivers relation til emnesystematik 13 / 30

14 Generelt må det anbefales, at en given myndighed tilstræber anvendelse af én emnesystematik for myndighedens sager og dokumenter, hvad enten de er en del af det forvaltningsmæssige arkiv eller et andet arkiv. Særligt i de tilfælde hvor opdelingen i forskellige logiske samlinger foretages indenfor én myndighed, vil der være indlysende fordele af en ensartet emnemæssig indplacering af sager og dokumenter. I forbindelse med omlægning af opgaver mellem myndigheder anbefales det således, at de anvendte emnesystematikker afstemmes typisk gennem et periodeskift således at der anvendes samme emnesystematik som minimum for det forvaltningsmæssige arkiv. Men der kan være årsager til at bevare to eller flere emnesystematikker i forbindelse med en omlægning eksempelvis på grund af et nært forestående periodeskift, manglende ressourcer etc. Der henvises til Statens Arkivers Bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 og Cirkulære nr. 195 af 20. november 2001 samt tilhørende vejledninger for information om indberetningspligt og nødvendige procedurer i forbindelse med overdragelse/omlægning af opgaver/sager mellem myndigheder. 3.8 Arkivers relation til sager og dokumenter Såvel emnesystematik som arkivstruktur relaterer sig til de sager og dokumenter, der placeres i arkivet. Af det enkelte sags- og dokumentobjekt skal det arkiv, objektet tilhører, fremgå. Tilsvarende vil den emnemæssige indplacering som minimum fremgå af sagen og i nogle tilfælde også dokumentet. Endvidere er der en relation mellem arkiv og emnesystematik, som angiver hvilken emnesystematik der skal benyttes i forbindelse med registrering af dokumenter tilhørende et specifikt arkiv! class Arkivstruktur-overblik Archiv estructure + AnmelselseDatatilsynet + Arkiv + Arkivskaber + arkivtype + Bevaring + FysiskeArkiver + Periode «use» ESDH + ESDH-Object (from Emnesystematik) «use» TermCollection + Emne + Emneplan + EmneRelation + Emnesystematik + RelationType + Retskildehenvisning (from Emnesystematik) Figur Fysiske arkiver Implementering og anvendelse af ESDH-systemer tager udgangspunkt i, at alle dokumenter arkiveres og behandles i elektronisk form. Der er imidlertid dokumenter, som af en eller anden årsag ikke hensigtsmæssigt kan arkiveres i en elektronisk udgave. Det kan f.eks. være indbundne rapporter eller bøger, hvor omkostningen ved at digitalisere do- 14 / 30

15 kumentet ikke står mål med gevinsten ved at have dokumentet i en elektronisk udgave. Der kan også være dokumenter, som er i et format, der ikke muliggør indskanning. Der er derfor medtaget i datamodellen en simpel, kontrolleret liste over fysiske placeringer af dokumenter. Der er ikke fastsat formkrav eller udfaldsrum for oprettelse af henvisninger til fysiske arkiver, og det er således op til den enkelte myndighed at fastlægge retningslinier for anvendelse. Der henvises til Statens Arkivers retningslinier og vejledninger for håndtering af fysiske arkivalier i et ESDH-system. 15 / 30

16 4 Del C Model og tekniske oplysninger ved udveksling 4.1 Indledning class Arkivstruktur-overblik Archiv estructure + AnmelselseDatatilsynet + Arkiv + Arkivskaber + arkivtype + Bevaring + FysiskeArkiver + Periode «use» ESDH + ESDH-Object (from Emnesystematik) «use» TermCollection + Emne + Emneplan + EmneRelation + Emnesystematik + RelationType + Retskildehenvisning (from Emnesystematik) Figur Beskrivelse af datamodel for Arkivstruktur Datamodellen for ArkivStruktur er som nævnt en del af den samlede FESD Datamodel. ArkivStruktur indeholder oplysninger om de logiske opdelinger, der kan forekomme af det samlede ESDH-Arkiv. Der vil som minimum skulle være én forekomst af Arkiv eller med andre ord minimum ét arkiv, som de arkiverede sager og dokumenter tilhører. Modellen indeholder desuden information om den myndighed, der er ansvarlig for arkivet samt oplysninger om anmeldelse til datatilsynet og bevaring. 16 / 30

17 class ArchiveStructure {bevaring is TRUE} 1 Bev a ring + afleveretdato: Date [0..1] + afleveretindikator: boolean [0..1] + afleveringgodkendtdato: Date [0..1] + afleveringgodkendtindi kator: boolean [0..1] + interimperiodeslutdato: Date + interimperiodestartdato: Date Arkivskaber + adresselinie1: char(34) + adresselinie2: char(34) + bynavn: char(34) + kommunenr: integer(4) + kontaktpersonepostidentifikator: MailToURI + kontaktpersonnavn: char(60) + myndighedsnavn: char(60) + postnr: integer(4) + resortministeriumnavn: char(60) 1 Periode + enddate: Date [0..1] + periodebetegnelsetekst: char(255) + periodefradato: Date + periodeidentifikator: char(34) 1..* 1 1..* Arkiv + betegnelsetekst: char(60) + bevaresindikator: boolean + identifikator: char(34) + typekode: ArkivType 1 1..* 0..1 AnmelselseDatatilsynet 1..* 1.. «enum» Forval tning Reference Personlig TermCollection::Emnesystematik + emnesystematikaldenavnnavn: char(34) + emnesystematikanvenderidentifikator: char(60) + emnesystematikbetegnelse: char(34) + emnesystematikforfatternavn: char(60) + emnesystematiknavn: char(60) [0..1] + emnesystematikversionidentifikator: char(10) [0..1] + kvalificeretsystematikidentifikator: URI + ophavsrettekst: char(60) [0..1] + slutdato: date [0..1] + startdato: date «enumeration» arkivtype FysiskeArkiver + fysiskarkivbetegnelsetekst: char(255) + fysiskarkividentifikator: char(100) + anmeldelsesjournalreference: char(60) + anmelselsesdato: date + ikrafttraedelsesdato: date + kontaktperson: char(60) + sletningsbestemmelsetekst: char(1024) [0..1] + sletningsfristangivetindikator: boolean Figur Uddybende egenskabsbeskrivelse AnmeldelseDatatilsynet NotificationDataProtectionAgency I forbindelse med offentlige myndigheders anvendelse af ESDH-systemer skal der typisk foretages anmeldelse til Datatilsynet. Anmeldelsen sker typisk for arkivet som helhed, men der kan være grunde til at foretage separat anmeldelse på arkivniveau. De nærmere retningslinier for hvornår der skal foretages anmeldelse, fremgår af Datatilsynets vejledning nr. 125 af 10. juli Anmeldelsesdato Dato for anmeldelse til Datatilsynet. AnmeldelsesJournalReference Reference til Datatilsynets journalnr. anvendt ved behandling af anmeldelsen. Journalnr. fremgår af den offentliggjorte anmeldelse. SletningsFristAngivetIndikator Markering af om der i forbindelse med anmeldelsen er anført sletningsbestemmelser. SletningsBestemmelseTekst Sletningsbestemmelse fra anmeldelsen. Sletningsbestemmelsen vil typiske indeholde information om en evt. slettefrist efter aflevering af et arkiv. IkraefttraedelsesDato Dato for påbegyndelse af behandling, jf. anmeldelsen. 17 / 30

18 Egenskaber Attribut Dan Attribut Eng Type Kardinalitet Beskrivelse Mapning til NOARK4 anmeldelsesdato notificationdate date [1] Dato for anmeldelse til Datatilsynet. anmeldelsesjournalreference notificationrecordid char(60) [1] Reference til Datatilsynets journalnr., anvendt ved behandling af anmeldelsen. Journalnr. fremgår af den offentliggjorte anmeldelse. sletningsfristangivetindikator termsofdeletionpresentindicator boolean [1] Markering af om der i forbindelse med anmeldelsen er anført sletningsbestemmelser. sletningsbestemmelsetekst termsofdeletiontext char(1024) [0..1] Sletningsbestemmelse, fra anmeldelsen. Sletningsbestemmelsen vil typiske indeholde information om en evt. slettefrist, efter aflevering af et arkiv. ikrafttraedelsesdato dateofinitialization date [1] Dato for påbegyndelse af behandling, jf. anmeldelsen. kontaktperson personname char(60) [1] Kontaktperson i myndigheden, i forbindelse med anmeldelse til datatilsynet Relationer Association Notes 1 Arkiv. Anmeldelse til datatilsynet er gældende for arkiver hvor datatilsynets 0..1 AnmeldelseDatatilsynet. bestemmelser gælder Arkiv Archive Indeholder den eller de arkiver der er i anvendelse til logisk opdeling af et samlet ESDH-Arkiv. Arkiv:identifikator Dette er den entydige identifikator for arkivet, indenfor den enkelte myndighed. Identifikatoren er en streng, hvor tilladte karakterer er alle alfanumeriske tegn plus tegnet punktum (. ). Eksempler: SAGSARKIV LOVSTOF sagsarkiv / 30

19 Arkiv:betegnelseTekst Uddybende beskrivelse af arkivet. Eksempler: Forvaltningsmæssig arkiv Dokumentcontainer for fagsystemx Arkiv:typeKode ArkivType angiver, om der er tale om et forvaltningsarkiv eller et referencearkiv. Det er indtil videre de eneste tilladte værdier for type. Værdier FORVALTNING REFERENCE PERSONLIG Arkiv:bevaresIndikator Markering af om arkivet skal bevares og dermed afleveres til offentligt arkiv. Egenskaber Attribut Dan Attribut Eng Type Kardinalitet Beskrivelse Mapning til NOARK4 identifikator identifier char(34) [1] Dette er den entydige identifikator for arkivet. Identifikatoren er en streng hvor tilladte karakterer er alle alfanumeriske tegn plus tegnet punktum (. ). AR_ABASEID betegnelsetekst desc char(60) [1] Uddybende beskrivelse af arkivet. AR_BETEGN typekode typecode ArkivType [1] ArkivType angiver om der er tale om et forvaltningsarkiv, et referencearkiv eller et personligt arkiv. bevaresindikator tobepreserved boolean [1] Markering af om arkivet skal bevares, og dermed afleveres til offentligt arkiv. 19 / 30

20 Enumeration ArkivType ArkivType angiver om der er tale om et forvaltningsarkiv, et referencearkiv eller et personligt arkiv. Attribut Dan Attribut Eng Beskrivelse forvaltning administration Forvaltningsmæssigt arkiv. reference reference Referencearkiv - dokumentarkiv der indeholder information som ikke er omfattet af bestemmelserne om bevaring, aflevering, mv. Kunne f.eks. være lovtekster, hvidbog for pgl. forvaltningsområde, bibliotek, etc. personlig personal Angiver at arkivet indeholder brugernes personlige dokumenter. Relationer Association Notes 1..* Arkiv. Et arkiv skal have en arkivskaber, som formelt ansvarlig for 1 Arkivskaber. arkivet Arkiv. Fast udfaldsrum for arkivtype arkivtype. 1..* Arkiv. Periode angives altid for et arkiv. 1..* Periode. 1 Arkiv. Anmeldelse til datatilsynet er gældende for arkiver hvor 0..1 AnmeldelseDatatilsynet. datatilsynets bestemmelser gælder. 1..* Arkiv. Til et arkiv, er der altid knyttet en emnesystematik. En emnesystematik 1.. Emnesystematik. kan benyttes af flere arkiver Arkivskaber ArchiveCreator Indeholder oplysninger om den myndighed der er ansvarlig for pågældende arkiv. Arkivskaber:myndighedsNavn Navn på den myndighed der er ansvarlig for arkivet, og som står som anmelder i forbindelse med anmeldelse til Statens Arkiver. Anmeldelsespligten gælder statslige myndigheder. 20 / 30