FESD Ledelsesinformation

Transkript

1 FESD Ledelsesinformation Version 2.1 Standard IT- og Telestyrelsen København den 18. december FESD-standardisering Ledelsesinformation. Modul. Version 2.1

2 Kolofon: FESD-standardisering. Ledelsesinformation. Modul. Version 2.1 Denne standard kan frit anvendes af alle. Citeres der fra standarden i andre publikationer til offentligheden, skal der angives korrekt kildehenvisning. Forslag til FESD-standarder udarbejdes af IT- og Telestyrelsen, Kontoret for standardiserings- og arkitekturpolitik, FESD-standardiseringsgruppen i samarbejde med de tre FESD leverandører Software Innovation A/S, Traen Informationssystemer A/S og CSC Danmark A/S. Kontaktperson i FESD-standardisering: Projektleder Rita Lützhøft, Mail-adresse rla@itst.dk Telefon (direkte) Traen Informationssystemer A/S Vesterbrogade 95 A 1620 København K Telefon: Web-adresse: CSC Danmark A/S Retortvej København V Telefon: Web-adresse: Software Innovation A/S Nærum Hovedgade Nærum Telefon: Web-adresse: Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling IT- og Telestyrelsen Kontoret for standardiserings- og arkitekturpolitik Holsteinsgade 63 DK-2100 København Ø Telefon: Fax itst@itst.dk 2 / 33

3 Indholdsfortegnelse 1 Forord Teknisk forord DEL A Indledning Området ledelsesinformation Formålet med ledelsesinformation Målgrupper og typer af ledelsesinformation DEL B Beskrivelse og afgrænsning af opgaven Arkitektur Overvejelser ved indførelse af ledelsesinformationssystem DEL C Indledning Grundstørrelser for ledelsesinformation Typer af Ledelsesinformation Kontrollister og anden god skik for udarbejdelse af ledelsesinformation Udtræksfunktion krav til ESDH-løsningen Datasamlinger Definitioner, oprindelse, anvendelse Faktatabel SAG (LISCase) Dimensionstabeller knyttet til datasamlingen SAG Faktatabel DOKUMENT (LISDocRecord) Dimensionstabeller knyttet til datasamlingen DOKUMENT XML Faktatabel SAG (LISCase,) XML-navn: LISSag Dimensionstabeller knyttet til datasamlingen SAG Faktatabel DOKUMENT (LISDocRecord, XML-navn: LISDokument) Dimensionstabeller knyttet til datasamlingen DOKUMENT Anvendte typer i FESD-modellerne...30 BILAG - NOARK s behandling af ledelsesinformation og oversigter / 33

4 1 Forord Den offentlige sektors IT-systemer på statsligt, kommunalt og regionalt niveau skal kunne spille sikkert og effektivt sammen. Derfor arbejdes der målrettet på at få gennemført fælles standarder for elektronisk sagsog dokumenthåndtering - den såkaldte FESD-standard. Målet med standardiseringsarbejdet er at fremme digital forvaltning i den offentlige sektor, og midlet er at sikre, at de forskellige elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystemer (ESDH) får en fælles kernefunktionalitet, og at det samtidig sikres, at denne kerne videreudvikles ensartet. En fælles kernefunktionalitet skal sikre: at der kan foretages sagsbehandling på tværs af flere organisationer at myndigheder, der arbejder med åbne sager, kan lægges sammen at der kan flyttes opgaver mellem forskellige myndigheder I forlængelse af FESD-projektkonkurrencen, som havde sin afslutning primo 2004, og hvor der blev fundet tre FESD-leverandører, blev det i forbindelse med kontraktforhandlingerne besluttet at starte en standardiseringsproces den såkaldte FESD-standardisering. For at sikre interoperabiliteten, både til andre systemer, men også så tredjepart kan udvikle moduler til systemet, blev det anset for afgørende, at der udvikles en fælles offentlig datamodel samt andre standarder på ESDH-området. Koordinering af FESD-standardiseringen er efterfølgende lagt i IT- og Telestyrelsen (ITST). Den konkrete udarbejdelse af forslag/udkast til standarder foregår i et samarbejde mellem de tre FESD-leverandører og en FESD-standardiseringsgruppe i ITST. Arbejdet med forslag/udkast til standarder tager udgangspunkt i Noark 4 s datamodel og databeskrivelser samt leverandørernes løsninger. Standarderne kan afvige fra Noark 4 på de områder, hvor det er nødvendigt for at understøtte dansk forvaltningspraksis, eller hvor parterne i FESD-standardiseringen kan opnå enighed om en afvigelse. Udkast/forslag sendes herefter i offentlig høring i ca. 1 måned. FESD-standardiseringsgruppen tilretter og færdiggør på baggrund af høringen de endelige Forslag til standarder. Standardforslagene forelægges herefter OIO-Komitéen til godkendelse. Efter godkendelse bliver standarderne offentliggjort og indgår i IT- og Telestyrelsens OIO-Katalog (digitaliser.dk), som indeholder en oversigt over godkendte og anbefalede standarder til digital forvaltning i det offentlige. I standarden kan forekomme brug af særligt ordvalg. Følgende termer anvendes konsekvent i den følgende betydning: skal / obligatorisk : betyder, at den nævnte metode/element/mulighed/etc. skal benyttes eller skal forefindes dvs. må ikke udelades. må ikke : betyder, at den nævnte metode/element/mulighed/etc. ikke må forefindes eller må ikke benyttes. bør / anbefalet : betyder, at det i høj grad anbefales, at den nævnte metode/element/mulighed/etc. benyttes eller forefindes. Der skal være tungtvejende grunde til at udelade. kan / optionel : betyder, at den nævnte metode/element/mulighed/etc. er en valgmulighed og derfor valgfri at medtage. Denne udgave af standarden er såkaldt konsolideret i forhold til version 2.0. På grund af den måde FESDstandardiseringsarbejdet er tilrettelagt på forskellige afleveringer på forskellige tidspunkter siden 2004 udkommer FESD-datamodellen som deldatamodeller. Det har betydet, at enkelte detaljer i det forventede slutresultat altså den samlede FESD-datamodel kan være overset. 4 / 33

5 Det har endvidere været nødvendigt at konsekvenstilføje noget, der tidligere er sprunget over fx på grund af manglende standardisering på det tidspunkt, den aktuelle standard blev udarbejdet. Endvidere har NDR (Name and Design Rules) reglerne givet anledning til en del ændringer i sprogbrug (semantik) vedrørende attributter af hensyn til efterfølgende generering af XML Den samlede FESD-datamodel (i form af deldatamodellerne) til og med 2008 er derfor gennemgået og genvurderet i forbindelse med denne standard. Denne genvurdering har ikke medført forretningsmæssige radikale ændringer i deldatamodellen, men har dog givet anledning til en del justeringer, typisk af præsentationsmæssig (semantik) karakter, især pga. NDR-reglerne. 1.1 Teknisk forord Grundlaget for FESD-datamodellen er blevet udarbejdet på en periode på mere end fire år, hvor der er udarbejdet standarder for de forskellige delområder. Arbejdsmetoder, terminologi og anvendelse af datatyper har ændret sig i denne periode FESD-standardiseringsgruppen har f.eks. indført en konsekvent brug af UMLnotation i de senere standarder. Konsolideringen af datamodellen har derfor forudsat, at der blev defineret en fælles modelleringsmetode og et sæt af primitive datatyper, der var kompatibelt med alle del-datamodellerne. De primitive datatyper, som modellen er opbygget af, fremgår af kapitel 6. 5 / 33

6 2 DEL A Dette er version 2.1 af standarden FESD Ledelsesinformation. Det blev oprindelig besluttet at dele standardiseringen af ledelsesinformationsmodulet op i to dele. En Fase 1 og en Fase 2. Version 2.1 af standarden dækker den nævnte Fase 2, og afslutter dermed udarbejdelsen af ledelsesinformationsmodulet. Ændringerne fra version 1.0 til version 2.0 er primært en færdiggørelse af del C, som indeholder specifikation af datasæt og dimensionstabeller. Disse var medtaget i den første version, som et appendix til orientering, men på grund af udeståender i standardiseringen af den samlede FESD Datamodel, kunne disse ikke færdiggøres i version Indledning Det er almindeligt, at virksomheder anvender data i systemer, som kan bidrage med oplysninger om forretningens tilstand, udvikling, barrierer etc. altså ledelsesinformation og anden information til styringsmæssige formål. ESDH-systemer understøtter offentlige institutioner og organisationers sags- og dokumentbehandling og udgør her et centralt og ofte forretningskritisk system. Data i ESDH-systemet vil således ofte være væsentlige elementer i en samlet ledelsesinformation, som bør udnyttes. Skal ledelsesinformation m.v. ikke blot anvendes internt i en institution eller organisation men også kunne anvendes til benchmarking eller anden sammenligning mellem institutioner er det nødvendigt at standardisere også dette område. Endvidere ses sammenhængen med andre systemer end ESDH-systemer som et vigtigt element i dannelse og anvendelse af ledelsesinformation, og at dette kan ske på et standardiseret grundlag vil forenkle og fremme anvendelsen af ledelsesinformation. FESD-standardiseringen har på denne baggrund også opgaven med at udforme et ledelsesinformationsmodul knyttet til ESDH. Sigtet med den foreliggende standard er således at definere og rent teknisk muliggøre ledelsesinformation i forbindelse med FESD-standardiserede ESDH-systemer. 2.2 Området ledelsesinformation Begrebet ledelsesinformation, eller LIS, bruges ofte lidt i flæng om ofte forskelligartet information, der trækkes ud af et system med henblik på at give ledere eller andre oversigtsinformation for at opnå overblik, kunne udføre analyser eller blot for at tilgængeliggøre enkle, styringsmæssige redskaber. Ledelsesinformation kan dermed være meget forskelligt, hvorfor det er anset for nødvendigt i denne sammenhæng at beskrive, hvad FESD-standardiseringen opfatter som ledelsesinformation, og hvilken sammenhæng ESDH-ledelsesinformation skal indgå i. I FESD-standardiseringen tages udgangspunkt i Finansministeriets Økonomisk Administrative Vejledning (ØAV) i forhold til overordnet at beskrive, hvad ledelsesinformation er. Vejledningen beskriver på en god og oversigtlig måde ledelsesinformation og klargør sammenhængen til andre typer af ledelsesinformation, som ESDH-ledelsesinformation skal fungere sammen med. 2.3 Formålet med ledelsesinformation Følgende er uddrag fra Finansministeriets Økonomisk Administrative Vejledning (ØAV) om Ledelsesinformation (se Der er foretaget enkelte rettelser til den oprindelige tekst. Disse rettelser er markeret med fodnoter. 6 / 33

7 Den rutinemæssige ledelsesrapportering bør være fokuseret på få, centrale informationer, der belyser status på de forhold, som er kritiske for at opnå institutionens mål. Det kan være særlige poster i de interne regnskaber, økonomiske nøgletal, og ikke-finansielle tal. Der kan være behov for at belyse styringsspørgsmål som f.eks. service- og kvalitetsniveau, kundetilfredshed, produktivitet, produktionsflow, brugerog medarbejdertilfredshed mm. Ledelsen bør også løbende holdes orienteret om den faktiske økonomiske udvikling i forhold til budgettet. Idéen med ledelsesinformation er at følge op på både ressourceforbrug og målopfyldelse og dermed på både produktivitet og effektivitet. Ledelsesinformationen koncentrerer sig således ikke kun om traditionel økonomibaseret information (regnskab), men udarbejdes efter kravet om information der kan give fingerpeg om forhold, som ledelsen skal interessere sig nærmere for. Dermed støttes ledelsens handlekraft, og ledelsesinformationen bidrager til et godt beslutningsgrundlag. Ledelsesinformation anvendes også til styrkelse af det interne beredskab: løbende målinger, advarselslamper i tilfælde af store afvigelser mv., ligesom der fokuseres på de handlinger og processer, som har skabt resultaterne. Ledelsesinformation behøver ikke at være begrænset til ledelsen, men kan være tilgængelig for alle medarbejdere i institutionen, f.eks. på Intranettet, ligesom ledelsesinformation kan danne grundlag for offentliggørelse af data om institutionens virke for derigennem at dokumentere målopfyldelse hhv. afstemme forventninger. 1 Ofte er ledelsesinformationen knyttet sammen med institutionens overordnede mission. Dette skal bl.a. ses på baggrund af, at de forskellige dele af institutionen vil bruge ledelsesinformationen på forskellige måder. For at få sammenhængende informationer og et ensartet grundlag til at tage beslutninger på, kan et sammenhængende hierarki af informationer være brugbart. Samtidig kan den enkelte medarbejder få mulighed for at se sig selv og sine arbejdsområder i institutionens overordnede informationshierarki. Der kan opstilles nogle typiske krav til ledelsesinformation: - Målingerne skal kobles til strategiske mål. Afdelinger og enheder skal vide på hvilken måde, de hver især bidrager til institutionens overordnede mål - Systemet skal integrere finansielle og ikke-finansielle informationer - Informationerne skal være tilgængelige på en måde, så de kan bruges af de udførende enheder. Både ledelse og medarbejdere har brug for beslutningsstøtte i form af den rigtige information på det rigtige tidspunkt Informationssystemets største værdi er dækkende målinger, der fokuserer på primærinteressenternes krav og forventninger. Ledelsesinformation kan dermed tjene flere formål: - Overblik og gennemsigtighed - Overvågning - Beslutningsstøtte - Helhedsorienteret information, som kan danne nye vinkler og et styrket grundlag at træffe beslutninger på. De fleste institutioner og virksomheder har allerede i en eller anden udstrækning specifikke målepunkter for deres forskellige resultatområder (økonomi, kunder, medarbejdere, processer, mv.). De enkelte målepunkter dokumenteres sædvanligvis i et eller flere operationelle edb-systemer. Den typiske struktur eller systemsammenhæng er således, at ledelsesinformationen generer data fra de systemer, der på forhånd findes i institutionen. Det vil typisk sige et økonomisystem, et lønsystem, et tidsregistreringssystem, et ESDH-system 2, et produktionssystem, hvilket grafisk kan skitseres således 3 : 1 Den ikke-kursiverede del af sætningen er tilføjet af FESD-standardiseringsgruppen 2 et ESDH-system er tilføjet til listen af FESD-standardiseringsgruppen 7 / 33

8 Prod. system Løn system Tidsreg. system Ledelsesinformation Økonomi system ESDH system Figur 1 LIS, som er et sammenhængende informationssystem til ledelse og styring af organisationen, bygger hovedsageligt på de systemer og data, som allerede findes i institutionen. LIS kan dels opfattes som en delmængde af de mange forskellige informationer og data, som delsystemerne kan tilvejebringe, dels som noget mere, idet det er en videreudvikling af de data, som delsystemerne indeholder. Sammenkoblingen af de forskellige systemer giver muligheder for, at foretage sammenligninger og beregninger på data fra systemerne. Således bliver det muligt at få nye oplysninger af f.eks. enhedsomkostninger pr. sag mm. Endvidere kan andre registreringer af oplysninger fra kunde- og medarbejdertilfredshedsanalyser, benchmarking, markedsanalyser, kompetence- eller videnopgørelse el.lign. inddrages. Denne sammenkobling af systemer kan teknisk ske ved at opbygge et datawarehouse eller anden tilsvarende 4 teknologi. LIS vil således indeholde data fra forskellige kilder og stille disse data til rådighed på en institutionsspecifik måde. LIS samler alle de gennemførte målinger og stiller dem til rådighed for topledelsen, hvor tallene kan vendes og drejes og gøres til genstand for analyser dels på tværs af organisationen og dels på vilkårlige niveauer i organisationen. De decentrale dele af organisationen kan selv arbejde med delresultaterne af de målinger, som er foretaget på deres eget niveau og dermed selv kontrollere, om de lever op til de målsætninger og resultatkrav, som de vil have en interesse i selv at følge med i. Når denne vertikale drill-down-mulighed, hvor det er muligt at vælge lavere niveauer i informationshierarkiet, suppleres med en horisontal integration af målingerne på tværs af organisationen kan LIS besvare spørgsmål, som inddrager viden fra både økonomiske og ikke-økonomiske målinger på tværs af hele organisationen. Det forudsættes at institutionens datagrundlag sættes i system, hvor alle de løse ender bindes sammen i strukturerede, emne-orienterede grupper, der er klar til at analysere og træffe beslutninger på. LIS indeholder typisk nogle værktøjer, som gør det muligt at bearbejde disse data og registreringer, både i henhold til opbevaring, behandling og præsentation af informationerne. ESDH-information skal, som vist, betragtes som en selvstændig enhed med mulighed for bidrag til institutionens samlede ledelsesinformation i form af informationer om sags- og dokumentbehandlingen i institutionen samt information, som muliggør sammenkobling med et eller flere andre systemer. 3 ESDH-system samt pile er tilføjet til tegningen af FESD-standardiseringsgruppen 4 tilsvarende er tilføjet af FESD-standardiseringsgruppen 8 / 33

9 FESD-standardiseringen på ledelsesinformationsområdet tager især udgangspunkt i ovenstående betragtninger fra Finansministeriets vejledning (ØAV), hvilket betyder, at denne standardisering fastlægger selvstændig ESDH-ledelsesinformation og faciliterer samtidig, at denne information kan integreres med information fra andre systemer med henblik på tilrettelæggelse af et samlet ledelsesinformationssystem. Det bør nævnes, at sammenknytningen stiller store krav til registreringspraksis, fælles nøgleværdier, periodeopfattelse mv. i det hele taget til alt, hvad der kan kaldes fælles sprog - og disse afklaringer henholdsvis tilrettelæggelse er en af de store opgaver i forbindelse med implementering af et ledelsesinformationssystem. Selvom standarden peger på at man bør overveje mulighederne for at sammenstille data fra forskellige systemer, beskæftiger standarden sig ikke med selve implementeringsdelen. Standarden udgør således alene en standardiseret tilgang til de data der umiddelbart og bredt dækkende kan hentes fra ESDH systemer. 2.4 Målgrupper og typer af ledelsesinformation Tages der udgangspunkt i Finansministeriets vejledning (ØAV), kan der ses, at der er flere målgrupper for ledelsesinformation. Disse målgrupper er både på det styringsmæssige niveau i en virksomhed og på det udførende niveau, hvor der i begge tilfælde kan være behov for overblik og opfølgning. Hvad angår sagsbehandling i det offentlige, er der ofte også andre grupper, der har en interesse for sagsgange etc. Det er de parter, sagsbehandlingen vedrører (fx borgere eller virksomheder), såvel som offentligheden i almindelighed. ESDH-ledelsesinformation er information udtrukket af ESDH-systemet på baggrund af data, som er opsamlet i systemet og har forskellige brugere. På baggrund af ØAV, på baggrund af NOARK s behandling af området ledelsesinformation (bilag 1) og på baggrund af FESD-standardiseringens viden kan identificeres følgende interne og eksterne målgrupper for ledelsesinformation og styringsmæssig information vedrørende sagsbehandling, der kan trækkes ud af ESDH-systemer: 1. Ledelse (gradueret efter topledelse, taktisk ledelse, politisk ledelse, m.fl.) 2. Medarbejdere 3. Andre interessenter (Offentligheden, særlige interesseorganisationer, andre institutioner) Ledelsesinformation er dermed en bred betegnelse for lister, statistik og styringsinformation fra ESDHsystemet, som i høj grad afhænger af hvilken målgruppe, der gælder for den pågældende information. Ovenfornævnte interne og eksterne målgrupper kan illustreres som følger: 9 / 33

10 Ledelse? ESDH Medarbejdere Offentlighed Figur 2 Dette er en overordnet opdeling af målgrupper, som bør dække det generelle behov for ledelsesinformation. Grupperne kan inddeles yderligere, ligesom der formodentlig kan identificeres grupper, som, man ikke umiddelbart finder, er dækket. Eksempelvis kan ledelse opdeles i Taktisk Ledelse, Politisk ledelse osv., hver med sit behov for information. Det, der er afgørende i forhold til målgrupper, er, at man som noget af det første i forbindelse med tilrettelæggelse af sit ledelsesinformationssystem, foretager en afdækning af behovene for de målgrupper, der findes i eller udenfor institutionen. Denne afklaring vil være kravsættende for en betydelig del af det øvrige tilrettelæggelsesarbejde. Grundlaget for udarbejdelsen af denne standard har været, at resultatet skal være en standard, der er bredt og acceptabelt dækkende, frem for at udvide arbejdet med en eksakt og total afdækning af alle målgrupper. 10 / 33

11 3 DEL B 3.1 Beskrivelse og afgrænsning af opgaven Arkitektur I forbindelse med FESD-standardisering af moduler er primært benyttet følgende opfattelse af hvad, der standardiseres i forbindelse med et modul: - Grænseflade et sæt af standardiserede funktioner/services i tilknytning til ESDHsystemet, som kan benyttes fra andre systemer - Funktion Funktionelle krav, inkl. grænseflader for et afgrænset modul, der kan isoleres fra ESDH-systemet. I forhold til ESDH-ledelsesinformation er ovenstående opfattelse af hvad, der skal standardiseres i forbindelse med et modul, ikke fundet hensigtsmæssig, hvorfor denne ESDH-ledelsesinformation-modulstandardisering afviger på visse punkter i forhold til standardisering af andre moduler i FESDsammenhæng. Følgende vurderinger er gjort: 1. Ledelsesinformation er oftest behandlet information (aggregeret, afledt, etc.). 2. Der er typisk tale om sammenstillet information fx information om et udsnit af sager hhv. dokumenter. 3. Ledelsesinformation skal ofte sammenstilles med tilsvarende information fra andre systemer for at give et meningsfuldt billede. 4. ESDH-systemerne er generelt mindre gode til at præsentere/behandle ledelsesinformation, sammenholdt med at der er et antal IT-leverandører, som har netop dette løsningsområde som deres primære forretningsfelt. 5. Selvom grundlaget for ledelsesinformationen er det samme (FESD-datamodel), vil der ikke i nødvendigt omfang enkelt kunne stilles krav til værdimæssige udfaldsrum og principper. 6. Der eksisterer anerkendte principper og metoder for opbygning af ledelsesinformationssystemer (management reporting / datawarehouse ) På denne baggrund er det besluttet jf. også Finansministeriets vejledning (ØAV), der kobler information fra forskellige systemer, - at standarden skal baseres på en datasamling, som dannes og frigøres fra ESDHsystemet. Arkitekturen kan illustreres på følgende måde: 11 / 33

12 FESD ESDH Eksport ESDH-LIS Ledelsesinformationsværktøjer kan være alt fra relativ simple regnearksmodeller til avancerede ledelsesinformationssystemer, hvor ESDH data kobles til andre typer ledelsesinformation i en datawarehouse løsning. Afhænger helt af behov og formåen, mv. LIS INFO (ESDH) Ledelses- Informations- Værktøjer (FESD / 3. part) LIS LIS LIS LIS (ANDRE) (ANDRE) (ANDRE) INFO (ANDRE) Figur 3 Som det fremgår, kan den standardiserede ESDH-ledelsesinformation bringes i anvendelse i forskellige ikke-esdh- (og ESDH-) systemer, afhængig af systemernes muligheder for præsentation og behandling af disse informationer samt naturligvis organisationens krav, ønsker og muligheder. Videre kan informationen anvendes i sammenhæng med information fra andre kilder (eksterne data i forhold til ESDH-data) og dermed udvide perspektivet for ledelsesinformation. Dette er et meget væsentligt element i forbindelse med standardiseringen. Generelt er området ledelsesinformation præget af stærk individualisering. Argumentet for dette er bl.a., at der er forskellige fokusområder og dermed forskellige krav til hvilken information, der ønskes. Men der synes at være en række områder, som kan behandles efter ensartede principper, og som dermed giver mulighed for dels at betragte disse områder på tværs i den offentlige sektor, dels virke motiverende for andre domæner end ESDH, i forhold til at følge samme princip om at stille data til rådighed for behandling udenfor det specifikke domænes system. Over tid kunne man forestille sig, at man vil se de forskellige domæne-ejere tilslutte sig denne arkitektur, med en standardiseret datasamling, som forholder sig til de eksisterende datasamlinger og dermed giver mulighed for, at såvel institutionerne som de forskellige leverandører kan udvikle værktøjer/løsninger til understøttelse af opbygningen af ledelsesinformationssystemer: 12 / 33

13 Økonomi ESDH Prod.X Økonomi ESDH Prod. X Løn Løn Ledelses- Informations system Prod. Y Prod. Y Tidreg. Projektstyring Prod. Z Tidreg. Projektstyring Prod. Z Figur 4 En væsentlig forudsætning for at kunne implementere ledelsesinformationssystemer med data fra flere forskellige systemer er, at der skabes sammenhæng mellem disse. Det vil sige, at der i de forskellige systemer registreres nøgleværdier, som knytter forekomster i systemet til forekomster i andre systemer. Sammenhængen kan også skabes eller afledes i ledelsesinformationssystemet, såfremt der her etableres regler/information om nøgleværdier, der kan danne grundlag for sammenhængen. Eksempelvis kunne man forestille sig, at man benyttede sagsnummer fra ESDH-systemet i forbindelse med sin tidsregistrering i et tidsregistreringssystem. Dette ville give mulighed for at etablere et ledelsesinformationssystem, hvor man ikke kun kan se behandlingstiden for sager, men også hvem og i hvilket omfang der udfører arbejdet med sagerne. Et andet eksempel kunne være, at man i forbindelse med implementering af et ledelsesinformationssystem fastlagde sammenhængen mellem økonomisystemets kontoplan og ESDH-systemets journalplan. Sammenhængen vil således kun eksistere i ledelsesinformationssystemet, men vil kunne give værdifuld information om fx sagsmængder/behandlingstid i forhold til budget/omkostninger. Finansministeriets vejledning (ØAV) nævner datawarehouse som en central metode for generering af ledelsesinformation. Generelt er det ved etablering af datawarehouses praksis, at der foretages indsamling af data fra forskellige kilder gennem såkaldte ETL-processer (Export, Transform and Load). ETL-processerne kan beskrives som de synkroniseringsmekanismer, der sikrer, at den tilgængelige ledelsesinformation er opdateret. Den typiske proces kan ses af følgende illustration: 13 / 33

14 Staging DW-House ETL Figur 5 En eller flere ETL-processer henter data fra forskellige kilder, og via et såkaldt staging area transformeres/renses data for endelig at blive indlæst i den database, som indeholder selve det etablerede datawarehouse, der danner grundlag for institutionens ledelsesinformationssystem. FESD-standarden er principielt at betragte som et element i et staging area. Der eksisterer et antal leverandører, som alene arbejder med tilrettelæggelse af datawarehouse-løsninger, udvikling af værktøjer til understøttelse af ETL-processerne osv. Dette løsningsområde har der traditionelt været mindre fokus på fra ESDH-leverandørernes side, og dette, sammenholdt med ønsket om at se ESDH-informationen i sammenhæng med andre domæners data, har dannet baggrund for den her foreslåede arkitektur. Indenfor ledelsesinformation, eller Management reporting, eksisterer der ingen de jure standarder, som man kan basere sig på, men der er en række principper, som er tilpas udbredt til at kunne anvendes som principielt grundlag for standardiseringen. Ved etablering af et datawarehouse specificeres såkaldte datamarts. Den grundlæggende struktur for datamarts kan illustreres på følgende måde: Sagsstatistik Dimensionstabeller Org KL Øko Faktatabel Figur 6 Et datamart indeholder en faktatabel og et antal dimensionstabeller, som tilsammen danner grundlag for at kunne producere statistikker, oversigter, kunne søge og afgrænse osv. Teknisk set er det en afgrænset og sammenhængende datasamling eller datamodel. Flere datamarts kan kombineres og/eller samles i et datawarehouse. Der eksisterer omfattende litteratur om dette, og standarden vil ikke her gå nærmere ind i teorien. For en kortfattet introduktion, kan følgende artikel læses: 14 / 33

15 Det vigtige i forhold til udarbejdelse af standarden for ESDH-ledelsesinformation er, at man gennem disse gældende principper er i stand til at beskrive et antal datasamlinger, inkl. udfaldsrum, principper for fx måling af tider, felter/formater etc. på en form, som umiddelbart vil kunne anvendes i en lang række sammenhænge. Samtidig giver netop denne form grundlag for videreudvikling af standarden i forhold til omfanget (antal datasamlinger fra ESDH) og i forhold til at motivere andre domæner til at specificere datasamlinger, som kan benyttes i sammenhæng med standarden. Ligeledes vil man i forbindelse med en aktuel implementering af et ledelsesinformationssystem kunne benytte de i denne standard specificerede datamarts i sammenhæng med andre (eksisterende eller nye) datamarts fra andre systemer på en veldefineret måde. FESD-standardiseringen vil således specificere de data fra ESDH-systemer, der kan indgå i datamarts. FESD-standardiseringen forsøger ikke en standardisering af al relevant ledelsesinformation knyttet til ESDH. FESD-standardiseringen vil alene standardisere de mest centrale udtræk og statistikker til forskellige målgrupper, bl.a. fordi det forventes, at behovet for konkret ESDH-ledelsesinformation med tiden vil øge i omfang og på i dag ukendte områder Overvejelser ved indførelse af ledelsesinformationssystem Som det fremgår af ovenstående afsnit, har det været vigtigt at finde en form, som kan tilgodese de brede behov i den offentlige sektor frem for at dække alle aspekter i den enkelte sektor, koncern eller institution, samtidig med at den valgte form er fleksibel og dermed giver mulighed for udvidelse/justering. Det er forventningen, at man ved tilrettelæggelse af ledelsesinformation skal foretage justering, præcisering eller udvidelse af den i standarden indeholdte datasamling. Eksempelvis kunne man forestille sig, at man i den kommunale sektor har et ønske om, at sagsstatus benyttes med bestemte værdier, eller at KL-Journalplan afspejles på en bestemt måde. Tilsvarende kunne man forestille sig, at et ministerium ønsker at ensrette rapporteringen fra de forskellige styrelser og således diktere udfaldsrum og andre principper for ledelsesinformationssystemerne. Endelig er en række af de elementer, der indgår i de beskrevne datasamlinger, genstand for vurdering i forhold til den anvendte sagsbehandlings- og registreringspraksis i det aktuelle ESDH-system. Her tænkes fx på, hvordan sagsafslutning foretages (hvilke principper gælder, og hvordan skal man således anvende den information i ledelsesinformationssystemet), beregning af sagsbehandlingstider (hvilke principper ligger bag dannelsen af ledelsesinformationen) osv. Det ville have været hensigtsmæssigt om denne standard havde fastlagt alle udestående variable, men forudsætningen herfor er, at der eksisterer en fælles afklaret holdning til dette i den offentlige sektor, og det synes ikke at være tilfældet. Det skal derfor pointeres, at der for den enkelte organisation forestår en større opgave i at implementere et ledelsesinformationssystem og derigennem foretage de nødvendige afklaringer, fastlæggelse af principper, mv. Denne opgave løser standarden som nævnt ikke standarden tilvejebringer alene et struktureret grundlag for etablering af en ESDH dimension i et ledelsesinformationssystem. Dette skal der være mulighed for. Det er konstateret, at der er forskellige behov for ledelsesinformation i de forskellige institutioner, idet behovet naturligt hænger sammen med de visioner / mål, der er i den pågældende institution. Og det må være det vigtigste, at netop dette understøttes. Derfor kan der tillades en vis varians i anvendelsen af standarden i forbindelse med en konkret implementering af et ledelsesinformationssystem fx i forbindelse med udvidelse af den samlede ledelsesinformation med data fra andre systemer. Generelt i forbindelse med implementering er det vigtigt at kriterier, principper, mv. dokumenteres, så ingen er i tvivl om, hvordan ledelsesinformationen er tilvejebragt, og dermed hvordan den kan/bør anvendes. I forhold til benchmarking på tværs i den offentlige sektor (uden forudgående aftaler) vil man først kunne foretage dette, efter endt standardisering af den samlede FESD-datamodel, samt afstemning af en række temaer i den offentlige forvaltning generelt. Det er vores vurdering, at den understøttelse, som standarden giver den enkelte institution eller koncern/sektor, på baggrund af en overskuelig afstemning, er vigtigere end en samlet ensretning på tværs i den offentlige sektor på nuværende tidspunkt. 15 / 33

16 4 DEL C 4.1 Indledning Ledelsesinformationen indeholdt i denne standard skal bl.a. baseres på de dele af FESD-datamodellen, som tidligere er standardiseret med udgangspunkt i SAG og DOKUMENT. Udover data-elementer, der er hentet direkte fra datamodellen, vil der være dels data-elementer, som er beregnet eller afledt, dels dataelementer, der fremtidigt standardiseres. Der skal så vidt muligt forsøges at præcisere indhold og udfaldsrum, men det anbefales, at man i forbindelse med etablering af ledelsesinformationssystemer også foretager en gennemgang og præciserer indhold og betydning i forhold til den/de aktuelle institutioner. De ledelsesinformations-elementer, der nævnes i afsnit 4.3 Typer af ledelsesinformation nedenfor er friholdt fra informationer, som kunne indeholde følsomme oplysninger, eller oplysninger som vil betyde, at informationerne skulle behandles ud fra de rettighedsprincipper, der gælder for den aktuelle ESDHanvendelse. Dette har den konsekvens, at informationerne ikke kan benyttes til analyser/rapportering, hvor det enkelte objekt præsenteres (SAG/DOKUMENT). Såfremt man ønsker at tilrettelægge ledelsesinformationssystemer, hvor dette skal være muligt, kan man under iagttagelse af den deraf følgende rettighedsproblematik udvide den samlede model for hhv. SAG og DOKUMENT med en dimensionstabel, der indeholder de relevante oplysninger. Eksempelvis kunne denne dimensionstabel for SAG indeholde sagstitel, udvalgt partsinformation, mv. Som udgangspunkt kan det ikke anbefales at medtage denne type information. Der skal fremhæves, at der i det følgende kun beskrives ledelsesinformation etc. Hvorledes informationen præsenteres på lister, i diagrammer, kurver etc. af hensyn til formidlingen berøres ikke. 4.2 Grundstørrelser for ledelsesinformation I det følgende er angivet definitionen på en række dataelementer, der er en central del af grundlaget for ESDH-ledelsesinformation. Sagsbehandlingstid 5 (bruttosagsbehandlingstid): Den tid der går, fra sagen opstår (borgeren/virksomheden henvender sig, eller sagen optages på eget initiativ), til sagen afsluttes (afgøres, lukkes etc. det vil sige sidste trin inden en arkivering jf. Hvidbog om fælles kommunalt administrationssprog FKAS ) Nettosagsbehandlingstid 6 : Sagsbehandlingstid (bruttosagsbehandlingstid) minus de dage, hvor sagen behandles andetsteds (fx hos parten, er i høring, behandles af anden myndighed o.l.). Nettosagsbehandlingstid er således det antal kalenderdage, som institutionen bruger til behandling af en sag internt i institutionen. Gennemsnitlig sagsbehandlingstid (nettosagsbehandlingstid): Adderet sagsbehandlingstid (nettosagsbehandlingstid) for et antal sager divideret med antallet af sager. Beregnet for det konkrete udtræk. Knyttes typisk men ikke nødvendigvis til bestemte sagstyper. Kan beregnes for en fastlagt periode. Normtid (nettonormtid) for sager: Den ønskede sagsbehandlingstid (nettosagsbehandlingstid) eller frist - for en bestemt sagstype eller kategori af sager. Normtid (nettonormtid) kan fastlægges arbitrært eller efter fastlagte beregningsmetoder af institutionen. 5 Definition baseret på: Sagsbehandlingstider i staten, Finansministeriet, Oktober Definition baseret på: Sagsbehandlingstider i staten, Finansministeriet, Oktober / 33

17 Normtid for brevbesvarelsestid: Den ønskede tid eller frist fra et brev er modtaget i institutionen, til svar på brevet er afsendt. Åben sag: En sag der er oprettet, men endnu ikke afsluttet, dvs. endnu ikke arkiveret. 4.3 Typer af Ledelsesinformation ESDH-ledelsesinformation rettes mod forskellige målgrupper jf. tidligere afsnit. I forbindelse med udarbejdelsen af standarden er en række institutioner blevet spurgt, om hvilke spørgsmål de forventer besvaret af ledelsesinformation. Nedenstående tabel viser en del af disse spørgsmål, som vil kunne besvares ved anvendelse af de standardiserede datasamlinger. Oversigten er ikke komplet der er langt flere spørgsmål, der kan besvares på baggrund af de specificerede datasamlinger, der standardiseres i FESD Ledelsesinformation. Fase 2. Hvad angår det anvendte begrebsapparat, som ikke er defineret i denne standard (fx begrebet sagstype) henvises til Hvidbog om fælles kommunalt administrationssprog FKAS Nr. Definition Primær målgruppe 1 Antal igangværende sager for en specifik organisationsenhed. Ledelse 2 Antal sager for en specifik organisationsenhed, hvor ansvarlig sagsbehandler ikke er påført. 3 Enhedens opdeling af sager på sagstyper (fx hovedsagstyper: klagesager, tilsynssager etc.). Ledelse Ledelse 4 Enhedens gennemsnitlige sagsbehandlingstid for sager (brutto/netto). Ledelse, medarbejdere, 5 Fordeling af sagsbehandlingstider på antal af sager i enheden. Ledelse, medarbejdere, offentlighed 6 Antal sager fordelt på sagsstatus (trin eller fase for sagen), evt. opdelt pr. organisationsenhed. Ledelse, medarbejdere, offentlighed 7 Antal indkomne dokumenter til institutionen fordelt på tidsperiode. Ledelse, medarbejdere, offentlighed 8 Alle sager fordelt på enheder i organisationen. Ledelse, medarbejdere 9 Alle åbne sager fordelt på enheder i organisationen. Ledelse, medarbejdere 10 Institutionens gennemsnitlige sagsbehandlingstid for sager. Samlet og fordelt på sagstype. 11 Fordeling af sagsbehandlingstider på antal af sager. Ledelse Ledelse, medarbejdere, offentlighed 12 Antal sager med behandlingstid afvigende i forhold til normtid. Ledelse 17 / 33

18 4.4 Kontrollister og anden god skik for udarbejdelse af ledelsesinformation Af hensyn til kvaliteten af den ledelsesinformation, der hentes ud af ESDH-systemer, er det nødvendigt at gøre sig klart, at denne kvalitet svarer til kvaliteten af ind-data eller den registreringspraksis, der benyttes ved journalisering af sager, dokumenter mv. I forbindelse med implementering af et ledelsesinformationssystem bør man derfor ikke undervurdere den opgave, der ligger i at gennemgå og kvalitetssikre de informationer, der er registreret/registreres i ESDHsystemet, og evt. gennemføre saneringer og ændring af eksisterende anvendelsesvejledninger. Hvis registreringsoplysninger, der lægges ind i ESDH-systemer, er fejlagtige, vil også ledelsesinformation baseret på disse fejlregistreringer blive fejlagtig. Organisationer som har implementeret ledelsesinformationssystemer på basis af informationer fra idriftsatte ESDH-systemer, har typisk oplevet en længere indkøringsperiode, hvor organisationen reagerer på den viste ledelsesinformation med påstand om, at den er fejlagtig. Typisk viser det sig at være fejlagtig eller mangelfuld registrering i ESDH-systemet, hvorfor kvaliteten af registreringen og dermed af ledelsesinformationen over tid øges. At ledelsesinformationen kan give anledning til at man konstaterer, at registreringspraksis ikke følges, er naturligvis positivt, men der er en risiko for at brugere af ledelsesinformationen ikke stiller kritiske spørgsmål til denne, og dermed risikerer at anvende fejlagtige informationer som grundlag for beslutninger. Derfor tilsiger god skik i forbindelse med ledelsesinformation, at der udføres jævnlige kontroller af de felter i databasen, der benyttes til ledelsesinformationsudtræk, beregninger og statistik. 4.5 Udtræksfunktion krav til ESDH-løsningen For at kunne realisere ovenstående, må der som en del af ESDH-løsningen være en funktion, der kan danne de beskrevne datasamlinger. Følgende er de overordnede krav, der er til denne funktion. Udtræksfunktionen skal tilrettelægges, så det er muligt at eksekvere den i bestemte intervaller uden brugerinteraktion. Nødvendige parametre skal kunne angives i en parameterfil eller tilsvarende, altså uden brugerinteraktion på kørselstidspunktet. Det gælder fx placering af filer og filformat. FORMATER Udtræksfunktionen skal kunne generere de beskrevne datasamlinger i formatet XML efter et af FESDstandardiseringsgruppen defineret XML-schema. Leverandøren kan vælge at implementere yderligere formater. FILNAVNE OG PLACERING De beskrevne tabeller skal eksporteres, én fil pr. tabel. Følgende filnavne skal benyttes: [TabelNavn]-[AAAAMMDD]-[TTMM].XML Dato og tid angiver det tidspunkt, hvor udtrækket foretages. Det forudsættes, at der ikke foretages udtræk af samme tabel indenfor samme minut på en given dato. Eksempel på filnavn for faktatabellen SAG: LISCase XML Placering af udtrækket skal kunne angives som en fast værdi, fx i en tilhørende parameterfil. 18 / 33

19 SELEKTIONSKRITERIET Udtræksfunktionen skal som udgangspunkt foretage udtræk af alle forekomster i tabellerne SAG og JOURNALPOST (Ref. FESD-datamodel) samt tilhørende værdier i dimensionstabellerne. Evt. styring af versioner af udtræk, forskelle mellem to givne tidspunkter mv. påhviler det ledelsesinformationssystem, der benytter udtrækkene. Udtræksfrekvens og anvendelse i ledelsesinformationssystemet fastlægges i forbindelse med implementering af ledelsesinformationssystemet. 4.6 Datasamlinger Definitioner, oprindelse, anvendelse Som tidligere beskrevet, er den standardiserede ledelsesinformation en samling data, der dannes ved et udtræk fra ESDH-databasen. Udtrækket kan herefter anvendes som grundlag for opbygningen af ledelsesinformationssystemer. En række af informationerne i datasamlingerne er ikke direkte henførbare til den standardiserede FESDdatamodel af flere årsager: a) En del felter kan kun beregnes på udtrækstidspunktet tider og mængde. b) Nogle felter er medtaget for at forenkle den senere anvendelse f.eks. at gøre rapporter enklere at udarbejde, give mulighed for anvendelse af mere simple ledelsesinformationssystemer (f.eks. regneark). c) Nogle felter er vurderet afgørende for at give ledelsesinformationen mening, selvom standardiseringsarbejdet på dette område endnu ikke er tilendebragt. d) Endelig er der medtaget felter, som alene eksisterer i datasamlingerne. Særligt i forhold til benchmarking er det hensigtsmæssigt, hvis alle felter kunne henføres direkte til FESDdatamodellen. Gængs praksis ved implementering af ledelsesinformationssystemer/datawarehouse er, at de udtræk, der foretages, transformeres i nødvendig grad for at passe bedst muligt til det ledelsesinformationssystem, der implementeres. Principielt kan man forestille sig, at der skete yderligere transformationer/tilføjelser i forbindelse med f.eks. import af de beskrevne datasamlinger i et datawarehouse. Det er her vigtigt at gentage behovet for kontrol/kvalitetssikring. Når der i forbindelse med udtrækket foretages transformation af de informationer, der ligger til grund for udtrækket, er det vigtigt, at dette dokumenteres og at der tilvejebringes kontrolmekanismer, så man periodisk kan foretage kontrol af den ledelsesinformation, der præsenteres for de forskellige målgrupper, og som dermed danner grundlag for vurderinger/beslutninger, mv. For felterne i nedenstående beskrivelse er oprindelse angivet. Her kan man se, om det enkelte felt er direkte henførbart til FESD-datamodellen, om det er afledt information, beregnet information eller alene er dannet i udtrækket til anvendelse i ledelsesinformationen. Der er anvendt følgende notation: FESD:<feltnavn> [AFLEDT] [BEREGNET] Angiver at feltet er direkte henførbart til FESD-datamodellen Angiver at feltet afledes af et eller flere logisk sammenhængende felter i FESD-datamodellen. Det kan også betyde, at feltet meningsmæssigt er til stede i FESD-løsningerne, men endnu ikke er standardiseret i FESDdatamodellen og at afledning dermed forventes mulig. Angiver at værdien er beregnet på udtrækstidspunktet. 19 / 33

20 [SPECIFIK] Angiver at feltet alene er medtaget i udtrækket og at der ikke nødvendigvis er mulighed for at udtrække/aflede informationen fra den aktuelle database Faktatabel SAG (LISCase) Faktatabellen sag indeholder nøgleoplysninger om sagen. Primær kilde i FESD-datamodellen er tabellen SAG. LIS Feltnavn Oprindelse Beskrivelse Type Kardinalitet LISCaseIdentifier FESD: casefileidentifier Unik nummerering af samtlige UUID 1 sager for at sikre teknisk entydighed. Anvendes som teknisk reference for sag, hvilket muliggør referentiel integritet. LISCaseYear FESD:caseFileCreationYe Årstal for sagens oprettelse. Year 1 artext Anvendes til at angive sagens oprettelsesår, og indgår i nogle tilfælde som en del af journalnummeret. CCYY. Gyldige årstal 0 - N hvor N ikke kan overstige dette År. LISCaseTypeCode FESD:caseFileTypeCode Sagstype. Ref, til dimensionstabellen Code 1 LISCaseType- Table. LISCaseCategoryLev1 FESD:TermIdentificator Saggruppe for sagen. For at understøtte forskellig registreringspraksis i de forskellige sektorer, er der defineret op til 9 saggrupper, som kan benyttes til at angive sagens emnemæssige indplacering. Ved fastlæggelse af institutionens ledelsesinformationssystem, må det besluttes hvorledes disse felter skal benyttes som primær, sekundær, osv., som sidestillede emner, som primær, sekundær, samt funktionsfacet, mv. Ref, til dimensionstabellen LISCaseCategoryTable. Char(34) 1..* LISCaseCreationDate LISCaseClosed FESD:caseFileCreationDat e FESD:caseFileStatusClose dindicator Oprettelsdato for sagen. Bør tildeles automatisk. Anvendes som bl.a. afgrænsningsparameter ved søgninger. Sagsoprettelsdato CCYYDDMM, Jf. ISO Markering for at sagen er afsluttet. 1=afsluttet, 0=ikke afsluttet LISCaseClosedDate [AFLEDT] Dato for afslutning af sagen. Skal være udfyldt såfremt LISCaseClosed er sat til værdien 1. Sammen med LISCaseCreationDate kan bruttosagsbe- Date 1 Boolean 1 Date 1 20 / 33

21 LISCaseUpdatedDate LISCaseDisposalDate LISCaseRetentionTime LISCaseStatusTermination FESD:caseFileLatestUpdat edate FESD:caseFileDisposalDat e FESD:caseFileRetentionTi meyear FESD:caseFileStatusRegis trationnullificationindicator handlingstiden beregnes gistrereing. 1=Udgår LISCaseStatusCode FESD:caseFileStatusCode Status for sagen. Ref, til dimensionstabellen LISCaseStatusCodeTable. LISCaseException [AFLEDT] Angivelse af at sagen er undtaget offentlighed. 1=Undtaget, 0=ikke undtaget Date 1 Date 1 Dato for seneste opdatering i sagen. Udfyldes hvis sagen er opdateret. Angiver hvornår der skal foretages kassation eller anden arkivmæssig behandling af sagen. Kassation skal jf. Persondatabeskyttelsesloven foregå på et givent tidspunkt. Der skal eventuelt ske aflevering til Statens Arkiver inden. Denne dato angiver hvornår der skal foretages kassation. Antal år sagen skal bevares. Anvendes typisk i forbindelse med Kassationsbestemmelser fra Statens Arkiver og/eller sletningsfrister jf. Registerforeskriften fra Datatilsynet. Angiver om sagen er omjournaliseret eller af anden grund udgår. Feltet anvendes hvis en sag er oprettet ved en fejl og sagsregistreringen udgår. Sagsmarkeringen slettes ikke, men feltet her markerer at der er tale om en fejlre- Integer(2) 1 Boolean 1 Code 1 Boolean 1 LISCaseExceptionRule LISCaseResponsibleCode LISCaseOrgRefCode FESD:caseFileNotPublicLe gislationtext FESD:caseFileManagerReference FESD:OrgUnitnameShortn amecode Henvisning til den lovgivning under hvilken denne sag er undtaget offentlighedsloven. Udfyldes med henvisning til den lovgivning, hvis hjemmel anvendes for at undtage sagen fra almindelig offentlighed. Der vil ofte være tale om persondatabeskyttelseslovgivningen eller lign. Identifikator på den sagsbehandler der er registreret som ansvarlig på sagen. Organisatorisk tilknytning (afdeling, kontor, sektion, mv.). Ved flere forekomster, betragtes første forekomst som den primære organisationsenhed, som sagen er direkte knyttet til. LISCaseEstimatedWork [SPECIFIK] Evt. fastsat normtid i dage, for behandling af sagen. Name 1 UUID 1 Code 1..* Integer(3) 1 21 / 33

22 Bestemmes typisk ved sagens oprettelse, af den anførte sagstype, men kan også angives eksplicit for den enkelte sag. Hvis SagNormtid=0, er der ikke fastsat normtid for sagen. Kan opgøres per sagstype LISCaseActualTime [BEREGNET] Bruttobehandlingstid i dage for sagen. Bruttosagsbehandlingstid forståes som antallet af kalenderdage fra sagens oprettelse til sagens afslutning. For åbne sager, er angivelsen antal dage fra sagens oprettelse, til dato. LISCaseActualWork [SPECIFIK] Nettobehandlingstid i dage for sagen. Nettosagsbehandlingstid forståes som det antal kalenderdage, institutionen bruger til behandling af en sag internt i institutionen og dermed undtaget de dage hvor sagen behandles udenfor institutionen (Er i høring, behandles af anden institution, i afventen af svar fra part i sagen, etc.) LISCaseNoDocuments [BEREGNET] Antal journalposter i sagen. Antal dokumenter i sagen kan anvendes til at opstille beholdningsoversigter, samt i nogle tilfælde at indikere kompleksiteten i sagerne. LISCaseNoDocumentsIn [BEREGNET] Antal Indgående dokumenter i sagen LISCaseNoDocumentsOut [BEREGNET] Antal Udgående dokumenter i sagen LISCaseNoDocumentsMemo [BEREGNET] Antal Notater i sagen alle dokumenter i sagen som ikke er betegnet som hhv. indgående eller udgående, falder i denne kategori. Integer(3) Integer(3) Integer(10) Integer(10) Integer(10) Integer(10) LISCaseGroupTerm [SPECIFIK] Muligt samlebegreb, som kan anvendes i tilfælde hvor der benyttes et projektbegreb, et samlesagsbegreb eller tilsvarende til at identificere en samling af sager. Name 1 22 / 33

23 4.6.3 Dimensionstabeller knyttet til datasamlingen SAG LISCaseOrgRefTable Felt navn Beskrivelse Felt type LISCaseOrgRefCode Organisatorisk tilknytning (afdeling, Code kontor, sektion, mv.). FESD:OrgUnitNameShortnameCod e LISCaseOrgRefDescription Beskrivelse af organisationsenhed FESD:OrgUnitName Text LISCaseResponsibleTable Felt navn Beskrivelse Felt type LISCaseResponsibleCode Identifikator på den sagsbehandler UUID der er registreret som ansvarlig på sagen. FESD:UserIdentificator LISCaseResponsibleName Beskrivelse af organisationsenhed FESD:UserName Text LISCaseCategoryTable Felt navn Beskrivelse Type LISCaseCategoryName Unik identifikation af saggruppe. Name LISCaseCategoryDescription- Text Beskrivelse af Saggruppe. Text LISCaseStatusTable Felt navn Beskrivelse Felt type LISCaseFileStatusCode Forkortelse af SagsStatusBetegnelse Code unik identifikation af sagsstatussen. LISCaseFileStatusName Sagsstatus betegnelse i klar tekst. Name LISCaseTypeTable Felt navn Beskrivelse Felt type LISCaseFileTypeCode Forkortelse af SagsTypeBetegnelse. Code Anvendes som unik iden- tifikation af sagstypen. LISCaseFileTypeName Sagstypebetegnelsen i klar tekst. Name 23 / 33