Indhold. Grundmodul. Tillægsmoduler. Teknologisk opbygning og indhold. Mulighed for udbygning. Forretningsmæssig funktionalitet

Transkript

1

2 Indhold. Grundmodul Tillægsmoduler Forretningsmæssig funktionalitet Platina Forms Builder Platina Proces Builder Meeting Plus Kvalitetskontrol - QC Konfigurationspakke Fleksibel tilpasning Teknologisk opbygning og indhold Mulighed for udbygning 2

3 Grundmodul Forretningsmæssig funktionalitet Platina er en velafprøvet standard webbaseret ESDH-løsning, som giver adgang til markedets stærkeste integrations- og procesværktøj. Platina tilbyder samtidig unikke muligheder for overblik af enhver art gennem indbygget funktionalitet eller via dataudveksling til f.eks. en BI-løsning. Dette gælder overblik over sagsproduktionen, målopnåelse, opgaver, sager, dokumenter, møder, relationer, mv. Platina kan dække samtlige funktionaliteter under it-servicetypen ESDH og Journalisering. Brugerens oplevelse Platina har et nemt og intuitivt velkomstbillede, som er brugerens cockpit. Herfra kan brugeren få overblikket over alle aktive opgaver og sager målrettet brugerens arbejdsområde - selvfølgelig under hensyntagen til brugerens rettigheder. Velkomstbilledet er brugerens udgangspunkt for dagens arbejde, og her har man overblikket over, når f.eks. en sag er i et bestemt stadie eller hvis en frist nærmer sig. Velkomstbilledet kan bl.a. vise mine sager, aktiviteter der ligger i proces til f.eks. godkendelse eller udestående opgaver hos sagsbehandleren. Brugeren kan med tillægsmodulet Forms Builder selv oprette nye mapper eller oversigtsbilleder og selv vælge, hvilke moduler der skal være synlige. Yderligere kan brugeren tilpasse sin brugerflade i forhold til de daglige behov. Objekter Kunden kan selv oprette alle objekter i Platina. Objekter er f.eks. en sag, en bruger, en akt, en part, et møde eller et dokument. Den objektorienterede tilgang gør, at brugeren får et effektivt overblik over sammenhænge og relationer. 3

4 MS Office integration Platina er tæt integreret med Microsoft Office. Via den indbyggede Office AddIn får brugeren et Office bånd ( ribbon ) med funktionalitet specifikt for Platina. Office AddIn virker i Word, Excel, Outlook og Powerpoint. Mailimporter Platina Mailimporter sikrer, at sendt til en specifik adresse (eller flere) automatisk importeres i Platina og evt. journaliseret via en proces. Selve arbejdsgangen kan konfigureres som helt eller delvist automatisk. Platina MailImporter vil automatisk oprette en akt på sagen eller evt. oprette en ny sag. Efter udført handling kan processen give besked til relevante brugere som en opgave eller påmindelse. Det er konfigurerbart, hvilke metadata fra en, der skal medtages. F.eks. kan der sættes journal, status, afdeling, sagstype, akttype, titel, beskrivelse og afsender. Fra s via Mailimporter eller Outlook integration kan der ligeledes læses metadata fra standard formater til udveksling af sager og dokumenter. Mødehåndtering og beslutningsprocesser Mødehåndtering er en integreret del af Platina, og alle kerneprocesser og opgaver i forbindelse med eksterne og interne møder understøttes. Det er bl.a. følgende opgaver: administration af mødefora forberedelse og godkendelse af dagsorden og bilag mødedeltagelse og afbud indstillinger lukkede punkter og bilag frister dialog om dagsorden forud for mødet publicering af dagorden 4

5 mødeforberedelse mødedeltagelse afstemning notater og bemærkninger beslutninger opgaver/aktiviteter til opfølgning efter mødet godkendelse af referat publicering til mødedeltagere samt evt. andre relevante parter. Mødehåndteringen tilgås via brugerens forside i topmenuen Møder og Mødehåndtering. Her vises på forsiden en oversigt over alle organisationens møder i en periode på syv måneder fra forrige måned og seks måneder frem. Datointervallet kan ændres direkte for at vise møder inden for en anden periode. Tillægsmoduler Platina Forms Builder Tilpasning af brugerfladen til de enkelte opgaver og brugere er en vigtig del af Platina. Det sker gennem tillægsmodulet Forms Builder. Med den rette opsætning af metadata og faneblade vil der opnås mere effektiv sagsbehandling, brugerne vil have bedre overblik og vil blive hjulpet til at foretage de rigtige handlinger på de rigtige tidspunkter. Mulighederne for at konfigurere udseende af f.eks. sagskort for specifikke sagstyper er en afgørende faktor for brugernes oplevelse og indlæringskurve i forhold til løsningen, og dette sker via Platina Forms Builder, som er en særlig brugergrænseflade som tilgås af Kundens administratorer og/eller superbrugere. F.eks. kan der designes skærmbilleder (sagskort) til sager og sagstyper, eller der kan designes dokumentkort og tilmed små indtastningsmoduler beregnet til opgaver eller påmindelser. Der kan skrives ledetekster og 5

6 komponenter kan trækkes ind og konfigureres. Med musen placeres de enkelte elementer, så der opnås det bedste overblik for den pågældende sagstype. Der kan oprettes faneblade med yderligere metadata, som ikke nødvendigvis vises i det første faneblad. Faneblade vil oftest være fælles for mange sagstyper, og de kan således designes på en overordnet sagstype. Underliggende sagstyper arver metadata og faneblade herfra. Modulet har en lang række standardkomponenter, der kan trækkes ind på designområdet. Dette er f.eks. simple komponenter som et tekstfelt, en lede-tekst, et datofelt eller en dropdown liste. Der findes også som standard avancerede komponenter til f.eks. visning og oprettelse af påmindelser, til notater og til tilknytning og visning af parter på en sag. I Forms Builder kan der indsættes tekstfelter med lede-tekster, og der er mulighed for at tilføje tool-tips, så brugerne ser en lille hjælpetekst, når musen føres henover feltet. Parts-komponenten har mulighed for søgning i andre databaser via integration, og der påføres rolle om relationer på de enkelte parter. Alle metadata, der opsættes i Forms Builder, har automatisk tilknyttet et datafelt i databasen, og oplysninger vil således blive gemt og være fuldt søgbare, så snart de er tilføjet. De enkelte felter kan ved indtastning eller ændring initiere en proces, der foretager yderligere handlinger automatisk. Som nedenfor vil et valg af f.eks. Afslut sag og klik på OK typisk resultere i automatiseret check af sagen og dens akter samt ændring af sagens status. Datafelter kan have tilknyttet validering og kan desuden defineres som udfyldning påkrævet, så brugeren tvinges til at tage stilling, inden der arbejdes videre med sagen. Ved køb af tillægsmodulerne Forms Builder og Proces Builder opnår Kunden en enestående fleksiblitet og frihed til selv at konfigurere præcis de skærmbilleder og processer og integrationer, som er relevante for det enkelte objekt. Det betyder også at Platina fra at være et traditionelt ESDH system i stedet bliver en konfigurerbar procesmotor til understøttelse af alle tænkelige arbejdsprocesser. 6

7 Platina Proces Builder Proces Builder tillægsmodulet er et nemt og fleksibelt værktøj til at sikre understøttelse af Kundens forretningsprocesser. Modulet har en grafisk brugergrænseflade, som gør den nem at forstå og let at anvende. Brugeren kan visuelt se hele processen for en arbejdsgang, alle regler, logiske betingelser og alternative ruter. Platina Proces Builder automatiserer arbejdsgange for kundespecifikke objekter, sager og dokumenter mellem organisationens sagsbehandlere i henhold til foruddefinerede processer, som Kunden selv løbende kan justere og ændre i forhold til nye behov. Proces Builder tillægsmodulet bruges til at oprette, redigere og slette workflow-skabelonerne i Platina. Denne funktionalitet bliver oftest anvendt af en Platina-superbruger/-administrator. Processerne bliver tilknyttet objekter ved hjælp af administrationsmenuen i Platina grundmodulet. Således kan en proces automatisk blive startet hver gang en bestemt sagstype bliver oprettet eller hver gang et dokument af en bestemt type ankommer i systemet. Opgaverne kan både opsættes i serielle og parallelle workflows. Processer i Platina kan indeholde skridt, der udføres i andre systemer, så der opnås et visuelt billede af hele arbejdsgangen. Hvert skridt kan indeholde automatiseret funktionalitet, og det hele kan konfigureres af Kundens administrator eller superbrugere. Proces Builder modulet giver et nemt overblik over de oprettede processer og en grafisk illustration af processerne. Samtidig er det nemt at trække modulets indbyggede standardprocesser og kald direkte ind i den grafiske model. Workflow-skabeloner er versionsstyret, og der er i Platina en standard proces, der håndterer godkendelse af nye processer. Når et Workflow er godkendt og har et revisionsnummer, kan det ikke ændres, brugeren skal herefter skabe en ny kopi/version hvis der skal foretages ændringer i processen. Ændringer i et workflow får ikke indflydelse på allerede igangsatte workflows på f.eks. igangværende sager. Disse afvikles færdig med den eksisterende version af workflowet. 7

8 For hvert trin i processen er det muligt at tilknytte ét eller flere dokumenter, som vil være synlige for brugeren i systemet som en del af workflowet. Dokumenterne kan indeholde vigtige informationer og/eller retningslinjer til sagsbehandlerne om præcis dette skridt i workflowet. Et workflow kan være tilknyttet de objekter, der findes i Platina (sager, dokumenter, virksomheder, parter osv.). Brugeren eller sagsbehandleren vil typisk opleve, at workflowet udsteder opgaver eller påmindelser. Brugeren får vist et overblik over de opgaver, som ligger klar, herfra kan brugeren få mere information om workflowet, som opgaven er en del af. Eksempelvis hvilket trin det er i, hvem der er ansvarlige, næste trin osv. Brugeren vil ved klik på opgaven eller påmindelsen blive ledt direkte ind på stamkortet til den sag eller det dokument som workflowet er knyttet til. Sagsbehandleren kan følge workflowet og se, hvilke skridt der er gennemgået. Ligeledes vises den nuværende status, og hvem der har sagen. På hvert skridt i workflowet er der en log, der fortæller alt, hvad der er sket i netop dette skridt i processen. Workflowet vil blive tilføjet ekstra lag, hvis sagsbehandleren f.eks. sender sagen til en anden person med funktionen Send til. Dette vil fremgå at workflow-historikken. Ved køb af tillægsmodulerne Forms Builder og Proces Builder opnår Kunden en enestående fleksiblitet og frihed til selv at konfigurere præcis de skærmbilleder og processer og integrationer, som er relevante for det enkelte objekt. Det betyder også at Platina fra at være et traditionelt ESDH system i stedet bliver en konfigurerbar procesmotor til understøttelse af alle tænkelige arbejdsprocesser. Meetings Plus Intuitiv udstilling af dagsordener og referater Formpipe har med Meetings Plus udviklet markedets stærkeste dagsordensløsning, der er tæt integreret til Platina. Med Meetings Plus er det ikke længere nødvendigt at printe mødedokumenterne ud til mødedeltagerne. Man kan direkte via Platinas mødeproces publicere dagsordener, referater og bilag, og disse kan tilgås via en ipad, hvor det også er muligt at skrive og dele noter. 8

9 Meetings Plus er både en løsning til bestyrelse, ledelse, medarbejdere og eksterne parter. Meetings Plus håndterer dagsordener og referater til beslutningstagere og medarbejdere til møder afholdt både i lukkede og åbne fora. Samtidig er Meetings Plus en portal, der kan give borgerne mulighed for at læse de offentlige dele, uden at skulle logge ind i systemet. Meetings Plus er en ny intuitiv og brugervenlig løsning, der er designet til at imødekomme brug af ipads. Meetings Plus understøtter forberedelse og mødeafholdelse samt til referater, ligesom løsningen også er målrettet til brug ved interne møder. Løsningen giver et overblik over kommende og afholdte møder i enten kalender- eller listevisning. Med Meetings Plus er det nemt at få et overblik over og arbejde med de ofte store dagsordener og tilhørende mange bilag, og den ansvarlige for dagsordenen vælger selv skabelon for, hvordan materialet udstilles på portalen. Én samlet løsning til politikerne/bestyrelsesmedlemmer Med Meetings Plus får politikerne én løsning, som dækker hele processen. Politikerne har derfor kun behov for at arbejde ét sted i den tilhørende Meetings Plus App, hvor det er muligt at få overblik over afholdte og planlagte udvalgsmøder, den samlede dagsorden og de enkelte punkter og tilhørende bilag. Der er desuden mulighed for at lave noter, understregninger og kommentarer i både indstilling og bilag, ligesom der er mulighed for notedeling og navigation imellem noter. Det er herudover muligt at se dagsordensindstilling og bilag samtidigt, og det er enkelt at hoppe mellem forskellige bilag eller dokumenter. Sikkerhed i fokus Meetings Plus har stort fokus på sikkerheden omkring lukkede dagsordener og lukkede dagsordenspunkter. Adgangsrettigheder tildeles af administrator, og den tildelte rolle afgør, hvilke dokumenter brugeren har adgang til samt hvilke dokumenter netop denne bruger må gemme lokalt på sin tablet. Markedets stærkeste løsning Med Meetings Plus får Kundens beslutningstagere og medarbejdere: Nemt overblik over kommende og afholdte møder. Mulighed for at opsætte personlige abonnementer. 9

10 Mulighed for at etablere favoritter på f.eks. udvalg. Nemt at se og hoppe mellem flere dokumenter f.eks. mellem dagsordenpunkt og bilag, eller mellem forskellige bilag. Mulighed for mange forskellige former for noter, markering og kommentarer i dagsorden og bilag. Mulighed for at dele noter. Der er meget fokus på sikkerhed, så f.eks. lukkede bilag og dagsordenspunkter ikke kan gemmes lokalt på en ipad. Meetings Plus findes også i en webudgave, som kan benyttes af medarbejdere og andre som ikke har en tablet. Brugergrænsefladen er her den samme som i app en. Alle de mødefora som mødedeltageren er med i vises i oversigten. Ved at trykke på knappen Udvalg, kan der søges på udvalg. Hvis det enkelte møde åbnes, er der adgang til at dowloade de tilhørende dokumenter. Dagsordenen kan enkeltvis eller samlet foldes ud og ind, så det er nemt at få overblik over de væsentlige punkter. Det er ligeledes muligt alene at downloade enkelte bilag. Kvalitetskontrol - QC Kvalitetskontrol sikrer din organisation mod databrud og mindsker dermed risikoen for bøder som følge af overtrædelse af EU Persondataforordningen. Kvalitetskontrol, der fungerer som et tillægsmodul til alle platforme, systemer og databaser, giver mulighed for proaktivt at håndtere og forbedre organisationens datakvalitet ved at lade et fast regelsæt analysere en ønsket datamængde. Regelsættet kan let tilpasses og udvides til den enkelte organisations behov. Data gennemsøges med udgangspunkt i de opsatte regler, og giver hver enkelt sagsbehandler brugervenlige værktøjer til at opdage og rette op på kritiske fejl i deres data ud fra systemets handleanvisninger. Til ledelsen giver systemet indsigt i tilstanden af den aktuelle datakvalitet for organisationen, og giver mulighed for at træffe oplyste beslutninger på baggrund af fakta, frem for formodninger. Støtte til sagsbehandleren. 10

11 Advisering om kritiske dataforhold i brugervenligt dashboard. Mulighed for let at ændre i data, så datasikkerheden højnes. Anbefalinger til bedre arbejdsgange. Guidelines til at overholde Best Practice. Støtte til ledelsen. Avanceret rapporteringsværktøj giver samlet overblik over organisationens datasikkerhed. Adviseringsværktøj giver besked om kritiske forhold, der ikke er reageret på. Støtte til organisationen. Ensartet regelsæt, der følger organisationens procedurer. Høj konfigurerbarhed, så regelsættet let tilpasses nye processer og lovgivning. Løsningen består grundlæggende af en skanningsmotor, der undersøger data for uhensigtsmæssigheder, fejl eller andre forhold der ønskes afdækket. Denne motor (kernen) indeholder en række regler. En regel er et udtryk for et forhold, organisationen ønsker observeret på noget givet data. Datakilder til løsningen kan være sagssystemer, filsystemer m.v.; altså data-siloer der anvendes i organisationen og som ønskes overvåget. Når en regel fanger et forhold i en datakilde, kaldes det en Observation. Observationer kanaliseres i to retninger. Sagsbehandlervinduet er stedet, hvor ejermanden af data (og dermed ejermanden af observationen) notificeres om forholdet. Det kan f.eks. være en fil indeholdende et CPR-nummer, brugeren har gemt og glemt på sit medarbejderdrev. Brugeren adviseres i vinduet (eller via en mail) og får et overblik over alt, hvad der er observeret på brugerens egne data. DPO-vinduet får også observationerne. Dette vindue er et BI-værktøj, hvor en mere tværgående analyse kan foretages. F.eks. analyse af omfanget af filer med CPR-nummer på medarbejderdrevene, der har ligget for længe (glemt). DPO-vinduet giver en mere analytisk støtte og er rettet mod Data Protection Officer (dataansvarlig) og ledelsen generelt. 11

12 Løsningen ligger oven på de systemer, man i organisationen ønsker at analysere. Gennem adaptorer, der er bindeleddet til det underliggende system, læses data som herefter behandles med reglerne, der er defineret. Kilder tilkøbes, og Leverandøren tilbyder løbende disse. Potentielt set er alle siloer af data, organisationen benytter, kandidater til kildesystem, herunder også interne database til småsystemer kan konfigureres op som kildesystemer. Konfigurationspakke Konfigurationspakken til opsætning består af Proces Builder og Forms Builder. Proces Builder tillægsmodulet er et nemt og fleksibelt værktøj til at sikre understøttelse af Kundens forretningsprocesser. Modulet har en grafisk brugergrænseflade, som gør den nem at forstå og let at anvende. Brugeren kan visuelt se hele processen for en arbejdsgang, alle regler, logiske betingelser og alternative ruter. Platina Proces Builder automatiserer arbejdsgange for kundespecifikke objekter, sager og dokumenter mellem organisationens sagsbehandlere i henhold til foruddefinerede processer, som Kunden selv løbende kan justere og ændre i forhold til nye behov. Proces Builder tillægsmodulet bruges til at oprette, redigere og slette workflow-skabelonerne i Platina. Denne funktionalitet bliver oftest anvendt af en Platina-superbruger/-administrator. Se i øvrigt beskrivelsen af tillægsmodulet Proces Builder. Tilpasning af brugerfladen til de enkelte opgaver og brugere er en vigtig del af Platina. Det sker gennem tillægsmodulet Forms Builder. Med den rette opsætning af metadata og faneblade vil der opnås mere effektiv sagsbehandling, brugerne vil have bedre overblik og vil blive hjulpet til at foretage de rigtige handlinger på de rigtige tidspunkter. Se beskrivelsen af tillægsmodulet Forms Builder. Alle metadata, der opsættes i Forms Builder, har automatisk tilknyttet et datafelt i databasen, og oplysninger vil således blive gemt og være fuldt søgbare, så snart de er tilføjet. De enkelte felter kan ved indtastning eller ændring initiere en proces, der foretager yderligere handlinger automatisk. Som nedenfor vil et valg af f.eks. Afslut sag og klik på OK typisk 12

13 resultere i automatiseret check af sagen og dens akter samt ændring af sagens status. Datafelter kan have tilknyttet validering og kan desuden defineres som udfyldning påkrævet, så brugeren tvinges til at tage stilling, inden der arbejdes videre med sagen. Tillægsmodulerne Forms Builder og Proces Builder opnår Kunden en enestående fleksibilitet og frihed til selv at konfigurere præcis de skærmbilleder og processer og integrationer, som er relevante for det enkelte objekt. Det betyder også at Platina fra at være et traditionelt ESDH system i stedet bliver en konfigurerbar procesmotor til understøttelse af alle tænkelige arbejdsprocesser. Fleksibel tilpasning Løsningen kan tilpasses efter kundens særlige behov og ønsker til sammensætning af funktionalitet og ydelser. Valg og variation konfigureres i samarbejde med Formpipe. Teknologisk opbygning og indhold Platina benytter den nyeste teknologi og er baseret på Microsoft SQL Server. Platina er således bygget på en moderne serviceorienteret arkitektur (SOA) baseret på standarder som XML og Web Services. Platina er udviklet og baseret på Microsofts udviklingsplatform.net, hvilket betyder, at systemet er åben for integration med andre systemer. Platina kan desuden bruges som en alsidig.net-platform for konfiguration af tilpasninger. Dette sikrer en skalerbar, integreret løsning, der er nem at implementere og som samtidig har en høj grad af sikkerhed til at håndtere alle typer af data og information. Alle komponenter af løsningen er baseret på standardsoftware. Løsningen består af tre større hovedkomponenter - Application Server, Database Server og dokumentarkiv. Disse tre kan installeres separat på én eller flere servere eller samlet på én server (hardware). Dette betyder, at der er mulighed for at skalere for at opnå en optimal performance og samt sikring af stabilitet og oppetid for systemet. 13

14 Applikationsserveren har en flerlags arkitektur, som består af en præsentationslag, Forretningslogik og et datalag. Styrken ved en flerlagsarkitektur er, at der relativt enkelt kan indføres integrationsgrænseflader, sikkerhed og test m.m. Den definerer også funktionaliteten af de forskellige lag, hvilket gør produktet lettere at vedligeholde og mere effektivt at udvikle og lettere at tilpasse til unikke behov. Platina benytter den nyeste teknologi og er baseret på Microsoft SQL Server. Platina er således bygget på en moderne serviceorienteret arkitektur (SOA) baseret på standarder som XML og Web Services. Platina er udviklet og baseret på Microsofts udviklingsplatform.net, hvilket betyder, at systemet er åben for integration med andre systemer. Platina kan desuden bruges som en alsidig.net-platform for konfiguration af tilpasninger. Dette sikrer en skalerbar, integreret løsning, der er nem at implementere og som samtidig har en høj grad af sikkerhed til at håndtere alle typer af data og information. Alle komponenter af løsningen er baseret på standard software. Platina har velfungerende og dokumenterede integrationsgrænseflader (API er). Kunden kan laves direkte integration med databasen og udvikle individuelle integrationer via tillægsmodulet Proces Builder. Platina-arkitekturen tillader at kunden udvikler sine egne.net applikationer. Platina udstiller al basisfunktionalitet i systemet som webservices. Platinas integrationssnitflader er baseret på WCF (Windows Communication Foundation). De enkelte services er veldokumenterede og findes via Platinas SDK (Software development kit). Al kommunikation ud og ind af Platina foregår gennem en sikker og krypteret HTTPS-forbindelse. Løsningen understøtter desuden anvendelse af certifikater og kryptering ifm. e- mail afsendelse. Meetings Plus er rent responsivt design og er tilgængeligt for alle platforme og devices under Windows, ios og Android. Løsning er baseret på std MS.net-kode. Teknisk spec. samt inst. vejledninger udleveres ifbm. køb af løsning. 14

15 Mulighed for udbygning Grundmodulet kan udbygges med tillægsmodulerne Proces Builder og Forms Builder hvorved mulighederne for konfigurering bliver større. Tillægsmodulet Meetings Plus benyttes eksterne mødedeltagere. Herudover er der mulighed for at etablere kundespecifikke integrationer og konfigurationer efter særskilt aftale. Vil du vide mere?