Målgruppe Vores primære målgruppe er direktionen, afdelingsledelserne og ledelsen i ØP, da det er dem vi understøtter og betjener i dagligdagen.

Transkript

1 Notat Kerneopgaven - Økonomikonsulentenheden Beskrivelse af kerneopgaven Målgruppe Vores primære målgruppe er direktionen, afdelingsledelserne og ledelsen i ØP, da det er dem vi understøtter og betjener i dagligdagen. En del af Økonomikonsulentenhedens samlede målgruppe er også Region Syddanmark, kommunerne, øvrige stabe og samarbejdende sygehuse, hvor kontakten er regelmæssige og løbende samarbejder. Tilgang Vores tilgang er, at målgruppen får oplevelsen af professionel betjening med højeste faglige kvalitet. Det skal opleves, at opgaverne altid bliver leveret til tiden i et godt samarbejde, som er præget af gensidig respekt, tillid og fortrolighed. Ambition Vores ambition er at levere den højeste faglige kvalitet i arbejdet. Det betyder, at vi skal være klædt så godt på som muligt til at kunne håndtere de mangeartede opgaver i form af økonomistyring, planlægningsopgaver og budgetprocesser. Ligeledes er det vores ambition, at vi lykkes med at gøre samarbejdet tættere, bedre og nemmere mellem sygehus, region, kommuner og praktiserende læger. Værdi Vi tager ansvar om opgaven som helhed og ikke kun delelementer. Vi har flow i vores opgaveløsning, og slipper ikke opgaven før den er løst eller overdraget til en anden part. KERNEOPGAVEN FOR ØKONOMIKONSULENTENHEDEN Med en professionel tilgang og højeste faglige kvalitet i arbejdet understøtter vi gennem dialog og samarbejde målgruppen i forbindelse med planlægning, sagsbehandling, sekretariatsbetjening, økonomiprognoser og budgetprocesser. Vi er medspillere, imødekommende og proaktive. Side 1/ 7

2 Bilag 1. Om kerneopgaven for økonomikonsulentenheden fra tidligere dokumenter Kerneopgaven for økonomikonsulentenheden er at sikre, at OUH s ledelser har kendskab til elementerne i økonomistyring og at der sker en løbende overvågning og afrapportering vedrørende økonomi og budgetoverholdelse. I løbet af budgetåret foretages månedlige opgørelser af forbrug og budget, ligesom der regelmæssigt udarbejdes prognoser for det forventede regnskabsresultat. ØP konsulenten har en central rolle som omdrejningspunktet i det direkte samspil mellem direktionen og afdelingsledelserne indenfor økonomi- og planlægningsområdet. Samtidig vil konsulenten være kontakt- og koordineringsleddet fra kontaktdirektør/afdelingsledelsen til den øvrige stab. Økonomikonsulentenheden leverer best in class planlægning og prognoser til og sagsfremstillinger for afdelingsledelserne og Direktionen baseret på en god forretningsforståelse. Understøttelse af de decentrale afdelinger ØP konsulentens opgave er at understøtte afdelingerne i deres økonomistyringsopgave. Økonomistyring består i at udøve driftsledelse ved at påvirke de faktorer som udløser udgifter og indtægter (produktion). Derfor er det en væsentlig rolle for konsulenten, at bistå afdelingerne med produktionsplanlægning og opfølgning herpå. Yderligere er det en central opgave, at bistå afdelingerne med viden om økonomiske og aktivitetsmæssige forhold som støtte for afdelingsledelsernes driftsplanlægning. Heri ligger, at konsulenten holder sig ajour med sine afdelingers situation på en række økonomiske parametre, herunder både økonomi og aktivitet. Konsulenten laver udvidede rapporteringer til direktionen efter en nærmere fastlagt tidsplan. Herimellem foretages månedligt opfølgning på økonomien via standardudtræk fra Web-lis og Sydlis, baseret på månedens resultat samt periode resultatet, med de usikkerheder der nu måtte være heri. Konsulenten skal varetage konkrete planlægnings-sager for de pågældende afdelinger herunder indgå i tværgående planlægningsprojekter, rokadeplaner mv. Konsulenten skal have et godt kendskab til budgetmekanikken og registreringsmetodik generelt Konsulenten skal have et godt kendskab til afdelingens budget/driftsaftale, afdelingens produktionsvilkår, udviklingsplaner, handleplaner mv. Konsulenten anvender sit team til at viderebringe gode ideer fra andre afdelinger. Konsulenten er i disse opgaver nærværende og synlig over for afdelingerne igennem deltagelse i uformelle møder, telefonisk kontakt mv. inden for den tidsmæssige ressourceramme som er til rådighed. Konsulenten må ikke drukne i talarbejde. Gennem aftaler med både Budget og Regnskabsenheden og Dataenheden må det sikres, at der tilvejebringes standardiserede data til brug for konsulenten. Konsulenten skal således lægge sin hovedvægt på feltarbejde. Side 2/ 7

3 Understøttelse af kontaktdirektørerne Kontaktdirektørerne har det overordnede tilsyn med afdelingernes drift og repræsenterer dermed Direktionen som overordnet ledelsesorgan. Konsulenten skal understøtte kontaktdirektørerne i denne tilsynsopgave, primært ved at sikre at der er relevant ledelsesinformation til rådighed for direktørerne, men også gennem uformel kontakt mellem Konsulenten og vedkommende kontaktdirektør. Ledelsesinformationen tilvejebringes primært som standardrapporter fra informationssystemerne. Hver kvartal gennemføres udvidede rapporteringer, som vurderes og kommenteres af konsulenten. Ad hoc kan der aftales tilvejebragt uddybende rapporter/analyser vedrørende enkeltafdelinger. Som et led i at understøtte kontaktdirektørerne i deres tilsyn er det indarbejdet i ØPs rapporteringsprocedure, at den udvidede økonomirapporteringer forelægges vedkommende kontaktdirektør, forinden de fremlægges i Direktionsmødet - med henblik på identifikation af problemafdelinger. Dialogmøder og andre møder med afdelingerne Konsulenten udarbejder inden for en fastlagt skabelon et statuspapir til de planlagte dialogmøder med afdelingerne, indeholdende informationer om afdelingens aktuelle situation. Heri kan der ad hoc indgå bidrag fra andre stabsafdelinger, som kan få optaget relevante punkter på dagsordenen. I fornødent omfang indkaldes deltagere fra disse. Konsulenten udarbejder konklusions referat fra dialogmøderne og sikrer i fornødent omfang information til andre stabsafdelinger, herunder at opfølgende aktiviteter igangsættes. Det er på dialogmødet at handlingsplaner initieres og aftales mellem afdelingsledelse og kontaktdirektør. Konsulenten og afdelingsledelsen følger herefter nøje op på handlingsplanerne. Fokus må her være, at den samlede økonomi hænger sammen dvs. budget overholdelse. Planlægningsopgaver Konsulenten skal sikre planlægning indenfor egne afdelinger. Dette kan eks. indebære kapacitetsplanlægning, specialeplanlægning, besvarelse af diverse henvendelser, høring mv. Det er nødvendigt at specificere hvilken naturlig specialetilknytning de enkelte opgaver har, hvor det ikke er logisk. En række tværgående planlægningsopgaver har et så væsentligt omfang at de enten alene kan sikres gennemført ved at allokeres til en medarbejder som er dedikeret denne opgave. Dette kunne fx være opgaven vedr. planlægning og idriftsættelse af FAM. Øvrige tværgående planlægningsopgaver skal fordeles til de enkelte konsulenter efter konkret vurdering og aftale. Fx ferieplanlægning, normerede/drifts-senge, funktionsplanlægning for matriklerne Ringe og Nyborg mv., akutplanlægning/fam. Varetagelse af konkrete projekter placeres efter konkret ledelsesmæssig vurdering. Fx (tværgående) operationsplanlægning. Side 3/ 7

4 Bilag 2. Kerneopgaven 1. Økonomikonsulentenheden 1. Målgruppe Spørgsmål 1 - Hvem er vi sat i verden for? Direktionen, afdelingsledelserne og ledelsen i ØP. Spørgsmål 2 - Hvem kan ikke undvære os? Direktionen, afdelingsledelserne, ledelsen i ØP, Region Syddanmark, øvrige stabe og samarbejdende sygehuse. 2. Tilgang Spørgsmål 1 - Hvordan løser vi opgaven med målgruppen eller for dem? Vi løser opgaven for direktionen, ØP s ledelse, afdelingerne på OUH og regionen Vi løser opgaven i samarbejde med de andre: ØP s ledelse Afdelingsledelserne Øvrige Stabe Regionshuset Regions Syddanmarks øvrige sygehus administrationer. Spørgsmål 2 - Hvilken oplevelse vil vi gerne give målgruppen? Vi vil gerne give målgruppen: Den hjælp de har brug for plus lidt til de skal føle sig godt hjulpet En følelse af god service og kvalitet, hvor opgaverne bliver leveret til tiden i et godt samarbejde præget af respekt, tillid og fortrolighed En oplevelse af, at vi er tovholdere og følger opgaverne til dørs Sparring, dialog og overblik Professionalisme og høj kvalitet i opgaveløsningen Overskuelighed, gennemskuelighed og let forståelighed i kommunikationen Aflastning, så afdelingerne kan bruge deres tid på at sætte patienterne først 3. Ambition Spørgsmål 1 Hvad skal vi lykkes med sammen? Vi skal være klædt så godt på som muligt til at kunne håndtere de mangeartede opgaver der ligger under økonomikonsulentenheden f.eks. i forbindelse med økonomistyring, planlægningsopgaver og budgetprocesser. Dette kan vi gøre ved, at: Videndele på tværs Spille hinanden bedre og bruge hinandens kompetencer Gå i dialog med hinanden Kompetenceudvikle på tværs Side 4/ 7

5 Spørgsmål 2 Hvad vil vi gerne være kendt for? Vi tager hånd om opgaverne Der sker noget Vi overholder aftalerne Vi har et højt serviceniveau Vi yder konstruktiv feedback Vi er proaktive Vi løser opgaverne med kvalitet Vi er medspillere frem for modspillere Vi er imødekommende 4. Værdi Spørgsmål 1 Hvordan kan målgruppen mærke, at vi sammen lykkes? Målgruppen kan mærke, at vi sammen lykkes ved, at: Der er et godt samspil og samarbejde Vi tager hånd om opgaven som helhed og ikke kun delelementer Der er flow i opgaveløsningen Der er en god dialog Vi slipper ikke opgaven før den er løst Budgettet overholdes. Spørgsmål 2 Hvad ville målgruppen mangle, hvis vores afdeling ikke fandtes? Målgruppen ville mangle: Overblikket Koordineringen på tværs Detailviden og viden på mere analytisk niveau Sagsbehandling, sekretariatsbetjening og økonomirapporteringer Fremdrift 2. Det nære og sammenhængende sundhedsvæsen Kategori: Planlægning 1. Målgruppe Spørgsmål 1 - Hvem er vi sat i verden for? Direktionen og ledelsen i ØP. Spørgsmål 2 - Hvem kan ikke undvære os? Direktionen Sekretariatet Den ansvarlige for det tværsektorielle i direktionen. (JMØ. PEJ) ØP Ledelsen Medarbejderne Økonomikonsulentenheden o Budget/regnskab Side 5/ 7

6 o Data o Nyt-OUH Kommunerne Lederne der arbejder med det tværsektorielle Stabsmedarbejderne der arbejder med det tværsektorielle Stabene på OUH KFIU kvalitet og Innovation Direktionssekretariatet Klinisk IT Afdelingslederne der er inde i SOF-OUH arbejdet Regionen Afdelingen for tværsektorielt samarbejde Sygehusene i Region Syddanmark Stabene der arbejder med det tværsektorielle samarbejde 2. Tilgang Spørgsmål 1 - Hvordan løser vi opgaven med målgruppen eller for dem? Vi løser opgaven for direktionen, ØP s ledelse, afdelingerne på OUH og regionen Vi løser opgaven i samarbejde med de andre: ØP ledelse Afdelingslederen Stabe Kommuner Regionsstab Sygehuses stabe i Region Syddanmark Spørgsmål 2 - Hvilken oplevelse vil vi gerne give målgruppen? Vi vil gerne give målgruppen: Professionalisme At der er kvalitet i opgaveløsningen Den hjælp de har brug for plus lidt til de skal føle sig godt hjulpet At vi har overblik At vi er proaktive At opgaverne bliver leveret til tiden At de føler sig hørt, set og forstået En oplevelse af, at vi er tovholdere og følger opgaverne til dørs 3. Ambition Spørgsmål 1 Hvad skal vi lykkes med sammen? Vi skal lykkedes med at gøre samarbejdet tættere, bedre, og nemmere mellem sygehus, region, kommuner og privat praktiserende læger, Side 6/ 7

7 Spørgsmål 2 Hvad vil vi gerne være kendt for? At det der kommer fra os er god kvalitet, professionelt og leveret til tiden, og at dem vi samarbejder med synes vi yder en høj service. 4. Værdi Spørgsmål 1 Hvordan kan målgruppen mærke, at vi sammen lykkes? Målgruppen kan mærke, at vi sammen lykkes ved, at: Der er et godt samspil og samarbejde Vi tager ansvar om opgaven som helhed og ikke kun delelementer Der er flow i opgaveløsningen Der er en god dialog Vi følger opgaven til dørs Spørgsmål 2 Hvad ville målgruppen mangle, hvis vores afdeling ikke fandtes? Målgruppen ville mangle: Overblikket Koordineringen på tværs Detailviden Sagsbehandling Stabsbetjening/sekretærfunktion Fremdrift Side 7/ 7