Organisationsbestyrelsesmøde Tirsdag den 25. juni 2019, kl KAB, Mødelokale 2, Studiestræde 38, 2. sal, København K

Transkript

1 Organisationsbestyrelsesmøde Tirsdag den 25. juni 2019, kl KAB, Mødelokale 2, Studiestræde 38, 2. sal, København K Bestyrelsen KAB Gæster fra KAB Afbud Bjørn Petersen, Mikkel Warming, Flemming Biirsdahl, Helle Marianne Rasmussen, Henning Andersen, Jette Bergenholz Bautrup, Omar Abachri, Simone Bille og Søren-Emil Schütt Kundedirektør Sanne Kjær, kundechef Helle Holsøe, chefkonsulent Ulrik Hjort og chefkonsulent Morten Hellsten Kundeservicechef Solvejg von Barm Simone Bille 1/14

2 Indholdsfortegnelse 1. Protokollat fra mødet den 29. maj 2019, udsendt den 12. juni Revisionsprotokol Meddelelser Mundtlig orientering fra BL s 1. kreds v/bjørn Petersen... 3 SAGER TIL BESLUTNING Konstituering af organisationsbestyrelsen Personalesag FORTROLIGT PUNKT Afdeling Prinsessegade Afgørelse fra Byggeskadefonden på utætte facader Anker Jørgensens Plads Værdiproces 2019 vores AKB, København Afdeling, Faste Batteri Godkendelse af husorden, vedligeholdelsesreglement A-ordning, installationsret og råderetskatalog... 9 SAGER TIL ORIENTERING Repræsentation i grundejerforeninger i Nordre Fælled Kvarteret og Park Kvarteret Ændring af ventelistesystemet Udlejning af familieboliger Vestre Teglgade åben navnekonkurrence Emne til næste OB-Blog Bilag 1: Oversigt over bestyrelsens poster... 4 Bilag 2: Byggeskadefondens afgørelse... 6 Bilag 3a:Værdiproces... 9 Bilag 3b: AB-invitation... 9 Bilag 3c: Beboerinvitation... 9 Bilag 4a: Afdeling, Faste Batteri Standardhusorden Bilag 4b: Afdeling, Faste Batteri Standard vedligeholdelsesreglement A-ordning Bilag 4c: Afdeling, Faste Batteri - Råderetskatalog Bilag 4d: Afdeling, Faste Batteri - Installationsret Bilag 5: I vedlagte notat er ændringen og de afledte konsekvenser beskrevet nærmere /14

3 1. Protokollat fra mødet den 29. maj 2019, udsendt den 12. juni 2019 Protokollat fra møde den 29. maj 2019 blev godkendt uden bemærkninger. 2. Revisionsprotokol Der er ikke foretaget indføjelser siden sidste møde. 3. Meddelelser Der blev orienteret om følgende: - Situationen på Anker Jørgensens Plads. Organisationsbestyrelsen bakkede op om, at AKB, København vil arbejde for at fremme de nære naboer til pladsens synspunkter om forholdene på pladsen. - Bjørn Petersen overtager Rasmus Rileys plads i organisationsbestyrelsen i AKB, Taastrup som medlem med bred samfundsmæssig interesse. - Folkemødet på Bornholm. - Der er en problematik vedrørende udlejning af hybler, der sker udenfor udlejningshjulet. Der er særligt en problemstilling i Frederiksholm, karré 17, hvor en beboer har klaget over forløbet med udlejningen af en hybel. Formandsskabet blev bemyndiget til at træffe afgørelse i denne sag. Organisationsbestyrelsen vil blive holdt orienteret om sagen. - I almenbolig+ afdelingen i Grøndalsvænge er der iværksat undersøgelse af potentiel fejlkonstruktion af rørinstallationer. - Projekt vedrørende affaldssortering, hvor Københavns Kommune refunderer 400 kr. pr. affaldssystem pr. lejemål. Organisationsbestyrelsen godkendte, at der kan foretages et udlæg fra arbejdskapitalen på ca. 3.7 mio. kr. til projektet. Det fulde beløb vil blive refunderet af Københavns Kommune. 4. Mundtlig orientering fra BL s 1. kreds v/bjørn Petersen Der blev orienteret om, at der er blevet afholdt landsrepræsentantskabsmøde samt repræsentantskabsmøde i 1. kreds, hvor den nye almenboligaftale samt udlejningsaftalen blev formelt godkendt. SAGER TIL BESLUTNING 5. Konstituering af organisationsbestyrelsen På AKB, Københavns repræsentantskabsmøde den 29. maj 2019 blev der valgt to nye medlemmer ind til organisationsbestyrelsen: Søren-Emil Schütt og Flemming Biirsdahl. Velkommen til. 3/14

4 Der har været afholdt et generelt introduktionsmøde for begge den 19. juni Det indstilles, at organisationsbestyrelsen benytter konstitueringen til, at alle i organisationsbestyrelsen præsenterer sig selv med udgangspunkt i egen motivation for at bidrage til arbejdet i organisationsbestyrelsen. Alle i organisationsbestyrelsen bedes besvare og reflektere over følgende spørgsmål: Hvad vil du gerne opnå i organisationsbestyrelsen? Hvad mener du er afgørende for det gode samarbejde i organisationsbestyrelsen? Sæt ord på noget, du er god til, som du bidrager / ønsker at bidrage med i organisationsbestyrelsens arbejde. Desuden skal det besluttes, hvordan den nye organisationsbestyrelse vil fordele de forskellige poster til indsatsområder, udvalg, ejerforeninger og følgegrupper. En oversigt over den nuværende fordeling af poster er vedlagt som bilag. Sagsfremstilling Hvert bestyrelsesmedlem forbereder sig på ovenstående spørgsmål på forhånd derefter tager bestyrelsen en indledende drøftelse ud fra spørgsmålene. Målet er, at alle medlemmer både nye og gamle træder et skridt tilbage og dvæler lidt ved nogle mere generelle spørgsmål om bestyrelsesarbejdet og på den måde åbner op for, at der kan og skal tænkes nyt, når der kommer nye medlemmer ind i bestyrelsen. Desuden overvejer hvert bestyrelsesmedlem ønsker til poster. Det videre forløb Punkter fra drøftelsen kan føre til, at temaer skal tages op på efterfølgende møder og eventuelt give input til de videre udviklings- og strategidrøftelser i organisationsbestyrelsen. Poster fordeles efter organisationsbestyrelsens beslutning. Bilag 1: Oversigt over bestyrelsens poster Det indstilles, at organisationsbestyrelsen konstituerer sig. Organisationsbestyrelsen debatterede punkterne i oplægget og konstituerede sig. 6. Personalesag FORTROLIGT PUNKT 4/14

5 fremsendes separat til organisationsbestyrelsens medlemmer. 7. Afdeling Prinsessegade Afgørelse fra Byggeskadefonden på utætte facader Byggeriet Prinsessegade er opført i år 2000 og består af 18 familieboliger. Afdelingen har over længere tid oplevet vandindtrængning gennem facaden, primært fra gårdsiden. Som det blev fremlagt for organisationsbestyrelsen på møde i april 2018, blev facadeproblematikken anmeldt til Byggeskadefonden (BSF), som efterfølgende foretog adskillige destruktive undersøgelser af ejendommens facade og konstruktionen bag. Det er her erfaret, at vinduer og døre er utætte langs karme, sålbænke er udført mangelfuldt hvilket medfører regnvand bag facadebeklædningen, fugeløsninger er placeret utilgængeligt bag facadebeklædning hvilket umuliggør vedligeholdelse, der er mangelfuld varmeisolering mellem etageadskillelser og facade, ligesom der mangler ventilation bag facadens stålplader ved vinduesprofilerne. BSF anbefaler følgende tiltag, for at bygningen igen fremstår i en stand, som driften kan vedligeholde på fornuftig vis, hvad angår tid og økonomi: - facadebeklædning, lysninger, sålbænke og nedløb udskiftes - vindues- og dørelementer til boliger udskiftes - vindgipsplader udskiftes. Økonomi På baggrund af ovenstående konklusioner, har BSF anerkendt facadeproblematikken som dækningsberettiget. BSF har valgt selv at forestå udbedringsarbejderne. Byggeregnskab samt optagelse af byggelån skal KAB administrere. Der foretages et fradrag i dækningen af skaderne, som beregnes ud fra den faktisk opbrugte levetid og den normale levetid for bygningsdelen. BSF vurderer, at den normale levetid for vinduesog dørelementer er 30 år. Eftersom byggeriet er opført i år 2000, er den faktiske opbrugte levetid fastsat til 18 år. Der vil derfor blive foretaget et fradrag i dækningen på 18/30. BSF skønner, at udbedringen af skaderne kan ske for et beløb på ca kr. inkl. moms. Afdelingen skal af dette beløb selv betale ca kr. inkl. moms. Samlede anslåede udbedringsomkostninger: Udgifter for afdelingen: Byggeskadefondens dækning: kr kr kr. Finansiering 5/14

6 Som det er organisationsbestyrelsen bekendt, har der de seneste år været fokus på Prinsessegades økonomi, da afdelingen har et meget højt huslejeniveau på kr. pr. m 2, et lavt henlæggelsesniveau samt et akkumuleret underskud på kr. På grund afdelingens høje huslejeniveau og økonomi generelt samt det forhold, at de utætte facader mv. i høj grad skyldes forhold i forbindelse med opførelsen af ejendommen, anbefales det, at boligorganisationen bistår afdelingen med den del af finansieringen som BSF ikke dækker, jf. nedenstående finansieringsforslag: Byggeskadefondens dækning kr. 2/3 dækkes af trækningsretten (fælles pulje) kr. 1/3 dækkes af dispositionsfonden kr. I alt, forventet anskaffelsessum kr. Organisationsbestyrelsen bedes således godkende, at projektet finansieres via midler fra trækningsret samt et rente- og afdragsfrit lån fra dispositionsfonden. Bilag 2: Byggeskadefondens afgørelse Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender, at der tildeles trækningsret fra fællespuljen på i alt kr., samt at der ydes tilskud fra dispositionsfonden på i alt kr. som et rente- og afdragsfrit lån. Såfremt det senere vurderes at afdelingens økonomi kan bære det, skal lånet påbegyndes afdraget. Lånet fra dispositionsfonden tilbagebetales, hvis afdelingen bortsælges. Godkendt. 8. Anker Jørgensens Plads Da der var behov for organisationsbestyrelsens hastebehandling af vedhæftede oplæg, der omhandler etablering af videoovervågning af Anker Jørgensens Plads som en tryghedsskabende foranstaltning, blev nedenstående oplæg fremsendt i mailhøring den 12. juni Organisationsbestyrelsen godkendte indstillingen. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen bekræfter tidligere godkendelse af indstillingen. 6/14

7 Oplæg fremsendt pr. mail den 12. juni 2019: Videoovervågning af Anker Jørgensens Plads i Sydhavnen Den aktuelle situation Mozarts Plads i Sydhavnen har i mange år rummet større drikkegrupperinger. Da Metroselskabet omdannede Mozarts Plads til metrobyggeplads i foråret 2018, flyttede store dele af disse drikkegrupperinger sig til Anker Jørgensens Plads, der er en mindre plads placeret i umiddelbar nærhed af AKB, Københavns afdelinger karré 4, 6 og Grønnegården. Disse forhold har medført betydeligt gener for de beboere, der bor tæt på pladsen. De indbyrdes forskellige drikkegrupper er klemt sammen på mindre plads end før, hvilket gør, at der oftere opstår konflikter med høje råb og skrig og vold til følge. Foruden drikkegrupperingen, foregår der åbenlyst salg af narkotika på pladsen af personer med en intimiderende og truende adfærd med store løsgående hunde. Der har været en del voldssager, både indbyrdes mellem grupperne på pladsen, men også forbipasserende og beboere er blevet overfaldet og truet. Beboerne i karré 4, som bor lige ud til pladsen og har problematikken helt tæt på, har dannet foreningen Anker Jørgensens Plads, og brugt denne som afsæt til en række henvendelser til AKB, København samt til flere af forvaltningerne i Københavns Kommune. Henvendelserne går alle på akut behov for tryghedsskabende indsatser på pladsen. I erhvervsstrategiudvalget, hvor medlemmerne kommer fra 9 afdelingsbestyrelser i Frederiksholmskarréerne, blev det besluttet, at denne forening med beboere i karré 4, sammen med repræsentanter for afdelingsbestyrelserne i karré 6 og Grønnegården (som også ligger ud til pladsen) skulle komme med anbefalinger til løsninger på problematikkerne. Områdefornyelsen har afsat nogle midler til at lave akutte indsatser på pladsen. Det er hensigten, at beboergruppens anbefalinger gives direkte til Københavns Kommune, som så kan handle på dem. Ønske om overvågning Ét af ønskerne fra beboergruppen er videoovervågning af pladsen. Dette ønske bakkes op på tværs af aktørgruppen, hvor flere fagpersoner mener, at det bl.a. kan medvirke til at fjerne narkohandelen på pladsen. Anker Jørgensens Plads tilhører Københavns Kommune, men for at videoovervågningen kan filme hele pladsen, skal kameraerne opsættes på AKB, Københavns bygninger. Det er grunden til, at organisationsbestyrelsen anmodes om at godkende, at der etableres videoovervågning på pladsen. Både Sikker By (Københavns Kommune) og politiet mener, at videoovervågning vil være tryghedsskabende og være en hjælp for politiets arbejde på pladsen. 7/14

8 Af yderligere tryghedsskabende initiativer er der med afsæt i beboergruppens ønsker opsat et midlertidigt hegn, som markerer privat område langs husmuren, så beboerne nemmere kan gå til og fra deres opgange. Der er desuden indhentet tilbud på belysning og et mere permanent stakit i tråd med dem, beboerne i stueetagen har ved deres forhaver. KAB ansøger Sikker By om bevilling af midler til etablering af videoovervågningen samt til drift af anlægget, og politiet ansøges om de nødvendige tilladelser. Det forudsættes, at etablering af videoovervågningen kan etableres uden udgifter for boligorganisationen eller de implicerede afdelinger, men det er mere usikkert, om der tillige vil blive bevilliget midler til udgifter til drift og vedligehold af anlægget. Hvis der ikke bliver bevilliget midler til drift og vedligehold af anlægget indstilles det at boligorganisationen dækker disse begrænsede udgifter via dispositionsfonden. Organisationsbestyrelsen vil i dette tilfælde senere blive forelagt et overslag på denne udgift. Der vil senest et år efter, at videoovervågningen er etableret blive foretaget en evaluering af om overvågningen har haft den ønskede effekt og organisationsbestyrelsen samt de involverede afdelingsbestyrelser vil blive holdt løbende opdateret om sagens udvikling. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender, at der kan etableres videoovervågning af Anker Jørgensens Plads, samt at Sikker By ansøges om midler til finansiering af projektet. Såfremt der ikke kan opnås dækning af udgifter til drift og vedligehold af anlægget indstilles det desuden, at organisationsbestyrelsen godkender at udgifter til drift og vedligehold af videoanlægget kan dækkes via dispositionsfonden. Godkendt. 9. Værdiproces 2019 vores AKB, København Der er iværksat arbejde med at kortlægge de levede værdier i AKB, København. Dette som en fortsættelse og gentagelse af de beboervalgtes arbejde på Strategidag #9. Summen af de levede værdier vil fremover fungere som retningsgivende for AKB, Københavns mål og strategier. Af vedlagte procesplan fremgår processen fra kick off til vedtagelse på repræsentantskabsmødet maj /14

9 Der er arrangeret workshops i hhv. Titanparken og på Sjælør Boulevard, hvor samtlige AKB, Københavnere bliver inviteret. Afdelingsbestyrelserne er inviteret pr. mail, og beboerne inviteres via opslag i opgangene. Se vedhæftede invitationer. Organisationsbestyrelsen opfordres til at deltage på de to workshops og vil blive indkaldt via Outlook. Dato, tid og sted for de 2 workshops Vores AKB, København Torsdag den 22. august 2019, kl , Sjælør Boulevard, Carl Jacobsens Vej 2F, 2500 Valby Torsdag den 29. august 2019, kl , Titanparken, Hermodsgade 20, 2200 København N I løbet af juni og juli måned bliver der udført en beboer-survey, hvor vi tager ud lokalt og spørger beboere om, hvad det at bo alment og være en del af AKB, København, betyder for dem. Dette for at sikre bredest mulige input.. Bilag 3a:Værdiproces Bilag 3b: AB-invitation Bilag 3c: Beboerinvitation Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 10. Afdeling, Faste Batteri Godkendelse af husorden, vedligeholdelsesreglement A- ordning, installationsret og råderetskatalog AKB, København har en ny almen afdeling under opførelse på Amager. Afdelingen består af 97 ungdomsboliger og har forventet indflytning den 1. september Forud for beboernes indflytning skal reglerne for husorden, installationsret, vedligeholdelsesreglement A-ordning samt råderetskatalog vedtages. Disse regler følger alle generelle standarder for området. Husorden Inden førstegangsudlejning og indflytning skal organisationsbestyrelsen have vedtaget en husorden, der er gældende ved boligernes ibrugtagning. Efterfølgende kan det forventes, at beboerne justerer husorden på kommende afdelingsmøder. 9/14

10 Ved førstegangsudlejning anvendes en standard KAB-husorden, hvor bestemmelsen om husdyr er formuleret efter ønske fra administrationen, således at husdyr ikke er tilladt i afdelingen. Bilag 4a: Afdeling, Faste Batteri Standardhusorden Vedligeholdelsesreglement A-ordning Inden førstegangsudlejning og indflytning skal organisationsbestyrelsen have vedtaget et vedligeholdelsesreglement, der er gældende ved boligernes ibrugtagning. Efterfølgende kan det forventes, at beboerne justerer vedligeholdelsesreglementet på kommende afdelingsmøder. Bilag 4b: Afdeling, Faste Batteri Standard vedligeholdelsesreglement A-ordning Råderetskatalog Inden førstegangsudlejning og indflytning skal organisationsbestyrelsen have vedtaget et råderetskatalog, der er gældende ved boligernes ibrugtagning. Efterfølgende kan det forventes, at beboerne justerer råderetskataloget på kommende afdelingsmøder. Bilag 4c: Afdeling, Faste Batteri - Råderetskatalog Installationsretten Inden førstegangsudlejning og indflytning skal organisationsbestyrelsen have vedtaget en beskrivelse af installationsretten, der er gældende ved boligernes ibrugtagning. Efterfølgende kan det forventes, at beboerne justerer på installationsretten på kommende afdelingsmøder. Bilag 4d: Afdeling, Faste Batteri - Installationsret Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender husorden, vedligeholdelsesreglement A-ordning, råderetskatalog samt installationsret for afdeling 10098, Faste Batteri. Godkendt. SAGER TIL ORIENTERING 11. Repræsentation i grundejerforeninger i Nordre Fælled Kvarteret og Park Kvarteret 10/14

11 AKB, Københavns to AlmenBolig+ afdelinger i Ørestaden, Park Kvarteret og Nordre Fælled Kvarteret, er begge medlemmer af hver deres grundejerforening samt medlemmer af en større fælles grundejerforening, der dækker hele Ørestad syd. Bestyrelserne i AlmenBolig+ afdelingerne er arbejdende bestyrelser og har både ansvar for driften og det beboerdemokratiske arbejde. Det er derfor nærliggende, at et medlem af de respektive afdelingsbestyrelser repræsenterer ejer (AKB, København) i grundejerforeningerne, fremfor at repræsentationen forestås af et medlem af organisationsbestyrelsen. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender, at afdelingsbestyrelserne i AlmenBolig+ afdelingerne Park Kvarteret og Nordre Fælled Kvarteret vælger et medlem af den til enhver tid siddende afdelingsbestyrelse til at repræsentere ejer i henholdsvis grundejerforening Park Kvarteret, grundejerforening Nordre Fælled Kvarteret samt i grundejerforening Ørestad Syd. Godkendt. 12. Ændring af ventelistesystemet Udlejning af familieboliger Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen har den 30. april 2019 offentliggjort ændring af udlejningsbekendtgørelsen med følgende tekst: I 7 indsættes efter 1. pkt.: Fortrinsretten efter 1. pkt. anvendes i forhold til hver anden ledige familiebolig i boligorganisationen. Bekendtgørelsen træder i kraft 1. juli De familieboliger i KAB-fællesskabet, der opsiges fra 1. juli 2019 og frem, udlejes efter den nye bekendtgørelse. Bilag 5: I vedlagte notat er ændringen og de afledte konsekvenser beskrevet nærmere. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 11/14

12 Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 13. Vestre Teglgade åben navnekonkurrence I forbindelse med at finde afdelingsnavnet til AKB, Københavns nye afdeling på Vestre Teglgade med 71 ungdomsboliger og 11 familieboliger laver AKB, København en åben navnekonkurrence. Alle kan give deres bud på afdelingsnavn. AKB, København kvitterer med et gavekort på 500 kr. til den, der har foreslået vindernavnet. Med navnekonkurrencen brander vi den nye afdeling og AKB, København over for omverdenen herunder lokalområdet. Tidsplan for navnekonkurrencen Navnekonkurrencen foregår digitalt og sættes i gang torsdag den 11. juli 2019 Sidste frist for at sende forslag til navne er søndag den 11. august 2019 Mandag den 12. august 2019 modtager formandskabet eller Byggeudvalget en liste med alle indkomne forslag (anonymiserede) Hurtigst muligt herefter og senest den 15. august 2019 har formandskabet eller Byggeudvalget fundet en vinder Vinderen kontaktes og modtager et gavekort på 500 kr. (supergavekort på gavekortet.dk til mere end 150 butikker) Medier til navnekonkurrencen AKB, Københavns Facebook (opslag som promoveret annonce) KAB s Facebook KABnyt kab-bolig.dk (undersiden om Vestre Teglgade) Annonce i lokalavis ( Gå ind på AKB, Københavns Facebook og send forslag ) Praktisk om at deltage Alle kan sende forslag via en digital formular (Typeform) ved at udfylde: Deltagerens fulde navn Navneforslag (1 eller flere) Begrundelse for forslag 12/14

13 Retningslinjer for at deltage Forslag til navne skal opfylde de kriterier, vi opstiller i navnekonkurrencen: - Navnet skal afspejle lokalområdets historie - Navnet skal favne de kommende beboere dvs. både unge studerende og familier - Vi opfordrer til at sende forslag, der også favner den almene tankegang (fællesskab, demokrati mm.) (Info til deltagere om ovenstående kriterier herunder lokalområdets historie skrives ind i selve konkurrencen). Deltagere i konkurrencen skal acceptere vilkårene for at deltage (navn offentliggøres på AKB, Københavns og KAB s medier). Om udvælgelsen af navnet Formandskabet eller Byggeudvalget har den suveræne beslutningskompetence. De modtager alle forslag til navne som anonymiserede forslag. Hvis flere har sendt samme forslag, der vælges som vindernavnet, trækkes der lod for at finde vinderen. Vindernavnet offentliggøres på AKB, Københavns og KAB s medier. Budget Alt materiale udarbejdes internt af konsulenterne i Kundecenter D. Følgende udgifter dækkes af byggeprojektets budget (inklusive moms): 500 kr. til et supergavekort Max kr. til annonce i lokalavis og annoncering på Facebook (gerne mindre) Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 14. Emne til næste OB-Blog 13/14

14 Under dette punkt besluttes hvilke emner, der skal på OB-bloggen. Det blev besluttet, at der skal lægges oplæg om Folkemødet på Bornholm samt om workshops ifm. Mit AKB, København på bloggen. 14/14