INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE

Transkript

1 Dato 25. september 2019 INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE Mødet holdes torsdag den 26. september 2019 kl på administrationskontoret, Brendstrupgårdsvej 7 med følgende dagsorden: 1. Strategiske punkter kl. 17:00 17:40 a. Udmønting af koncept for risikostyring (B) * b. Evaluering af indsatsområdet Nye attraktive boliger (FORTROLIGT) (D) * c. Status på nybyggeri (FORTROLIGT) (B) * 2. Beslutningspunkter kl. 17:40 18:50 a. Godkendelse af afdelingernes budgetter for 2020 (B) * b. Evaluering af afdelingsmøder 2019 (B) * c. Videre proces afdeling 41 Virupvej (B) * d. Tilskud afdeling 44 Hjulby Hegn (B) * e. Beboerundersøgelse 2019 (B) * f. Evaluering af BKÅ Festival (B) * 3. Orienteringspunkter kl. 18:50 19:10 a. Orientering vedrørende afdelingerne (O) * b. Orientering fra administrationen (O) * c. Orientering fra udvalgene (O) 4. Mødeevaluering kl. 19:10 19:20 a. Evaluering af bestyrelsens arbejde ift. principperne for værdiskabelse (D) * b. Kommunikation med repræsentantskabet (B) 5. Kommende møder kl. 19:20 19:30 a. Emner til næste møde, der holdes den 7. november 2019 (B) b. Mødeplan (B) * c. Opfølgning på uddannelsesplaner og udviklingssamtaler (B) * 6. Eventuelt (O) Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Vedlagte bilag er markeret med *. Bilag med + eftersendes. Møderne afvikles fast med ti minutters pause efter hver 50 minutters møde.

2 NOTAT TIL PKT 1.A Udmøntning af koncept for risikostyring DATO 19. september 2019 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Chefgruppen PROBLEMSTILLING Risiko Sandsynlighed Effekt Sandsynlighed Effekt Ansvarlig 1 Afvigelser/forskydninger af byggesagshonorarer MOK 2 Utilstrækkelige/ikke ajourførte forretningsgange/processer MOK 3 Mangelfuld økonomisk styring og opfølgning på væsentlige områder MOK 4 Utilstrækkelige/ikke ajourførte interne kontroller MOK 5 Manglende LBF-finansiering af boligsocialt arbejde AVN 6 Manglende udlejning af færdigt nybyggeri MOK 7 Økonomisk berigelse v/ medarbejder MH 8A Rådgiver går konkurs EF 8B Entreprenør går konkurs EF 9 Livstruende ulykker i etageboligbyggeri MA 10 Opdager at vi bruger uetisk leverandør MV 11 Pludselig, langvarig nedlukning af kritiske IT-systemer MH 12 Hackerangreb eller læk med adgang til følsomme data MH 13 Opsigelse fra nøglemedarbejdere MH 14 Udvikling i negativ spiral i en eller flere afdelinger AVN Nedenfor beskrives handlingsplaner for de enkelte områder.

3 1. Afvigelser/forskydninger af byggesagshonorarer (MOK) Risiko, påvirkning af boligorganisationens regnskab ved bortfald/forskydninger i tidsplaner. Derudover risiko for væsentlig påvirkning af boligorganisations regnskab på årsbasis og potentielt på egenkapitalen ved overskridelser i forhold til maksimumbeløbet ifm. nybyggeri. Overskridelser på nybyggeri skal først modregnes i boligorganisationens byggesagshonorar. Risikostyring, forskydninger: der fortages løbende registreringer/opfølgning på tidsplanerne for de enkelte projekter i byggesagsstyring, derudover udarbejdes revideret forecast på de forventede indregningstidspunkter for byggesagshonoraret i boligorganisationen. Opdateret forecast på indregningstidspunkter foretages som minimum ved udarbejdelse af budget og budgetopfølgning for boligorganisationen i maj og igen ultimo året ved udarbejdelse af boligorganisationens regnskab. Løbende registrering af ændringer af tidsplaner i byggesagsstyring Opfølgning af forventede indregningstidspunkter i boligorganisationen Der er pt. igangsat forretningsgangsbeskrivelse på selekteringen af de projekter som fremover skal afregne byggesagshonorar. Risikostyring; Afvigelser: Der foretages løbende budgetopfølgning på alle nybyggerier og helhedsplaner, som minimum halvårligt i opstartsfasen og herefter kvartårligt ved påbegyndt udførelse. Rapporteringen sker i samarbejde mellem controller og projektleder og der udarbejdes et internt notat til chefgruppen om forbrug og disponeret andel af uforudsete udgifter i den enkelte sag. Der udarbejdes et særskilt udtræk fra byggesagsstyringen til dette formål. Igangsættelse af systematisering og registrering af budgetopfølgning på nybyggerisager 2. Utilstrækkelige/ikke ajourførte forretningsgange/processer (MOK) Målsætningen: 2->1, sandsynlighed. BKÅ har allerede registreret og udarbejdet oversigt på de forretningsområder hvorpå der er udarbejdet forretningsgange. Der foretages en årlig vurdering om der er manglende/nye forretningsområder på oversigten Der udarbejdes en turnus for løbende over en 3 årig periode at sikre at forretningsgangene er ajourførte. De enkelte forretningsgange kategoriseres som væsentlig eller øvrig for at sikre at det er de væsentligste områder der altid er opdateret. De udarbejdede forretningsgange på de væsentlige forretningsområder godkendes årligt af de respektive afdelingsledere. 3. Mangelfuld økonomisk styring og opfølgning på væsentlige områder (MOK) Målsætningen: 2->1, sandsynlighed. Etablering af systematiseret rapportering på driftsøkonomi, kvartårligt Etablering af systematiseret rapportering på projektøkonomi på nybyggeri, kvartårligt Etablering af systematiseret rapportering på projektøkonomi på større renoveringsopgaver, kvartårligt 2/6

4 4. Utilstrækkelige/ikke ajourførte interne kontroller (MOK) Målsætningen: 3->2, sandsynlighed. Dette risikoområder indeholder udarbejdelse af interne kontroller primært i forhold til økonomiske transaktioner. Etablering og ajourføring af rettigheder for de enkelte medarbejdere/medarbejdergrupper i forhold til: o Fakturagodkendelse - Påbegyndt o Godkendelse af betalinger - Påbegyndt o Godkendelse af oprettelse/ændring af kreditorer - Påbegyndt o Anvisningsregler - Påbegyndt o Fuldmagtsregistreringer - Påbegyndt 5. Manglende LBF-finansiering af boligsocialt arbejde (AVN) Det ønskes, at effekten af bortfald af støtten reduceres markant. Landsbyggefonden har tilkendegivet, at den økonomiske støtte til en boligsocial indsats i Frydenlund og Vandtårnsområdet efter al sandsynlighed vil ophøre med indeværende projektperiode (dvs ). Årsagen er den positive, at de to boligområder på en række sociale indikatorer nærmer sig gennemsnitsniveauet for den almene sektor i Aarhus. Opgaven bliver herefter at sikre, at de to områder ikke igen udvikler sig negativt. Administrationen påbegynder halvandet år inden projektudløb planlægningen af, hvad der om noget skal træde i stedet for den boligsociale helhedsplan. Administrationen vurderer i den forbindelse effekten af de eksisterende indsatser set i relation til ressourceforbrug og Frydenlund og Vandtårnsområdets boligsociale udfordringer statistisk set. Vi går i dialog med afdelingsbestyrelser, organisationsbestyrelser og vores samarbejdspartnere i Aarhus Kommune om, hvilke udfordringer man ser behov for at afhjælpe efter projektudløb, og hvilke ressourcer man ønsker at allokere hertil. Målet er, at vi et halvt år inden projektudløb kan fremlægge en realistisk plan for en mindre voluminøs, stabiliserende, boligsocial indsats i Frydenlund og Vandtårnsområdet fra 2022 for organisationsbestyrelsen. 6. Manglende udlejning af færdigt nybyggeri (MOK) Det vurderes ikke, at sandsynlighed eller konsekvens skal flyttes. Det nuværende risikoniveau fastholdes ved, at der skal ske særskilt vurdering af udlejningssituationen for den relevante boligtype og beliggenhed inden igangsættelse af alle nybyggerisager. 7. Økonomisk berigelse v/ medarbejder (MH) Det vurderes ikke, at sandsynlighed eller konsekvens skal flyttes. Det nuværende risikoniveau fastholdes ved: - Ajourføring af interne kontroller (jf. pkt. 4) - Adgang til bankkonti kræver to medarbejdere - Fakturagodkendelse skal godkendes af økonomichef eller direktør ved beløb over kr. - Der indføres intern kontrol med oprettelse og ændring af kreditorer 3/6

5 Der kan i øvrigt tænkes andre former for svig, fx uretmæssig tildeling af bolig etc. Dette er søgt imødekommet ved at sikre, at to medarbejdere godkender ved alle tildelinger på baggrund af andet end anciennitet (fleksibel udlejning, børneregel, handicapfortrin etc.). 8A. Rådgiver går konkurs (EF) Minimering af effekt for Boligkontoret Århus ved rådgiverkonkurs kan ske ved følgende: - Der anvendes og tilknyttes kun rådgivere der passer til den pågældende opgave. Små firmaer kun til korte opgaveforløb. - Økonomisk betales kun for den bagudrettede ydelse der er givet. Der checkes løbende at den pågældende aftalte ydelse er lagt som aftalt (100 % ydelse) - Al ydelse og arbejder der er lagt skal være skriftlig i både analog og digital form. Boligkontoret Århus projektleder sikrer kontinuerligt at der er tilgang til filer på projektweb. Det er vigtigt at der er adgang til filerne i deres oprindelige originale form der kan viderebearbejdes dvs. Revit, word, excel, MS Project/ mpp - Ift. akkumuleret viden i det pågældende projekt der går tabt, kan delvis imødegås ved tæt opfølgning ved Boligkontorets egen projektleder. Dette kan dog ikke ske 100% og en ny erstatningsrådgiver vil altid skulle anvende ekstra ressourcer/økonomi på at sætte sig ind i opgaven. 8B. Entreprenør går konkurs (EF) Minimering af effekt og sandsynlighed for Boligkontoret Århus ved entreprenørkonkurs kan ske ved følgende: - Der entreres med gedigne entreprenører der har eksisteret i længere tid. - Der stilles minimumskrav til entreprenørs regnskabstal. Egenkapital, årsomsætning og soliditetsgrad. Regnskabstal checkes ikke kun ved opstart men løbende. - Økonomisk betales kun for den bagudrettede ydelse der er givet. Der checkes løbende at den pågældende aftalte ydelse er lagt som aftalt (100 % ydelse) - Evt. rådgivningsydelse udført i totalentreprise sikres som under 8A Rådgiverkonkurs. - Forudbetaling kun ved supplerende sikkerhedsstillelse. (betonelementer, badeværelseskabiner, evt. store glaspartier) Overvej/spørg om levering kan ske som delleverancer. - Der stilles krav til sikkerhed (15%) samt ikke mindst at garanti for sikkerhed er modtaget. Garantiudsteder kontrolleres. - I tilfælde af konkurs sikres/aflåses den/de pågældende byggepladser omgående så leverede materialer, skurvogne etc. der omhandler den pågældende entreprenør forbliver på pladsen. Vagtfirma kan evt. engageres. 9. Livstruende ulykker i etageboligbyggeri (MA) Effekten af livstruende ulykker først og fremmest brand skal mindskes betragteligt (4 2) ved: - Intern årlig opdatering af Willis Blue Risikogennemgang i afdelingerne med en særlig risiko for brand. - Implementere beredskabsplatform. 10. Opdager at vi bruger uetisk leverandør (MV) Vi definerer uetisk leverandøradfærd som overtrædelse af vores værdier og krav i hhv. virksomhedskodeks og samarbejdsgrundlag. Herunder har vi særligt fokus på brug af uetisk arbejdskraft og overholdelse af overenskomster i forbindelse med renoveringer og byggerier. Hvis vi opdager 4/6

6 det, reagerer vi omgående ved at Gå i dialog med leverandøren for at afklare situationen. Hvis det ikke har omgående effekt, så går vi i videre til relevante myndigheder SKAT og Arbejdstilsynet. Om muligt og afhængig af situationens karakter: Opsige samarbejdet med leverandøren. Udover vores skriftlige krav i udbud og kontrakter vil vi løbende følge op på leverandørers brug af arbejdskraft og overholdelse af overenskomster ved uanmeldte besøg på byggeplads. 11. Pludselig, langvarig nedlukning af kritiske IT-systemer (MH) Effekten af en langvarig eller permanent nedlukning af IT-systemer søges mindsket ved: - Det sikres, at der så vidt muligt tages backup af alle forretningskritiske data andetsteds end hos den primære leverandør - Der anvendes så vidt muligt standardiserede løsninger (Microsoft-produkter etc.) og åben arkitektur, således at skift til andre leverandører lettes - Det skal sikres, at boligorganisationen altid besidder egne kompetencer til at styre en adgang til og flytning af data til et nyt system - Der skal løbende ske vurdering af risici hos leverandører, hvilket sker ved en årlig gennemgang af revisionserklæring om IT-sikkerhed samt årlig gennemgang af finansielle data for nøgleleverandører på området - Der skal foreligge en klar ydelsesbeskrivelse ved overdragelse af IT-driftsopgaver - Der skal for hvert enkelt kritisk IT-system sikres aftale om adgang til og ejerskab af data 12. Hackerangreb eller læk med adgang til følsomme data (MH) Sandsynligheden for et vellykket hackerangreb eller en datalæk søges mindsket ved: - Der er udarbejdet en IT-sikkerhedsberedskabsplan - Der skal løbende ske vurdering af risici hos leverandører, hvilket sker ved en årlig gennemgang af revisionserklæring om IT-sikkerhed - Det skal løbende sikres, at der registreres så få følsomme data som muligt i Boligkontoret Århus systemer - Der skal ske en revurdering af sikringen af PC er med adgang til Boligkontoret Århus systemer - Der skal mindst hvert tredje udføres IT-revision af Boligkontoret Århus sikkerhedssetup 13. Opsigelse fra nøglemedarbejdere (MH) Effekten af opsigelse fra nøglemedarbejdere skal reduceres ved - Identifikation af sårbare nøglefunktioner gennem årlig gennemgang i chefgruppen - Højere grad af skriftlig vidensdeling for nøglefunktioner gennem fælles arkivering samt yderligere detaljering af forretningsgange og anden dokumentation - Så vidt muligt oplære medarbejdere, således at der er backupfunktioner på opgaver af særlig vigtighed 14. Udvikling i negativ spiral i en eller flere afdelinger (AVN) Det ønskes at reducere sandsynligheden for en negativ spiral. 5/6

7 Administrationen og bestyrelsen i BKÅ følger med udgangspunkt i den boligsociale kategoriseringsmodel (som udarbejdes én gang årligt af Det Boligsociale Fællessekretariat og Aarhus Kommune) udviklingen i de større boligområder, hvor BKÅ har afdelinger. Derudover følges økonomi og udlejningsforhold i afdelinger, der ikke er dækket af kategoriseringsmodellen. Chefgruppen og organisationsbestyrelsen drøfter på den baggrund én gang om året, hvilke afdelinger, der evt. er i risikogruppen og hvilke forebyggende tiltag, der kan/skal tages. Det afgøres også, om der er afdelinger der ikke blot er i risiko, men er i en decideret negativ udvikling Ved en identificeret negativ udvikling i et af vores boligområder undersøges, hvad der ligger bag udviklingen, og hvilke initiativer der vil kunne afhjælpe den. Mulighederne for at indgå samarbejde med de relevante afdelingsbestyrelser, Århus Kommune og fx frivillige sociale organisationer undersøges. Finansieringsmulighederne beskrives. (Aarhus Kommune har for nærværende en mindre pulje til netop dette formål, som vi aktuelt har aktiveret til vores fraværsprojekt i Sabro.) Administrationen fremlægger løsningsforslag for bestyrelsen. Efter udløb af de boligsociale helhedsplaner i Frydenlund og Vandtårnsområdet og dermed ophør af de tilknyttede projektstillinger vil BKÅ mangle medarbejdere med socialfaglige og boligsociale kompetencer. Det kunne således være en overvejelse værd at oprette en form for socialt rejsehold i regi af BKÅ, som vil kunne løfte skiftende boligsociale opgaver i BKÅ. En del af finansieringen til en sådan opgave vil sandsynligvis kunne findes ved fundraising. INDSTILLING Chefgruppen følger op månedsvis på implementeringsplanen. Det indstilles således, at organisationsbestyrelsen følger op hvert halve år, i januar og i august. 6/6

8 NOTAT TIL PKT 2.A Godkendelse af afdelingernes budgetter 2020 DATO 23. september 2019 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER MH/MOK PROBLEMSTILLING Budgettet blev godkendt på alle afdelingsmøder, bortset fra i flg. afdelinger, hvor der ikke var fremmødte deltagere: Afdeling 41 Virupvej Det indstilles derfor, at organisationsbestyrelsen godkender budget for disse afdelinger (vedlagt). I de øvrige afdelinger med budgetterne vedtaget med flg. huslejereguleringer: Afdeling Leje pr. m 2 Pct. ændring 1 789,17 1,80% 2 592,55 3,87% 3 708,61 1,66% 4 852, ,26 3,06% 7 768, ,39 3,37% 9 621,28 4,04% ,87 0,61% , ,44 0,51% , , , ,95-3,40% Afdeling Leje pr. m 2 Pct. ændring , , ,09 1,29% ,84-2,30% , , ,70-3,61% , , ,24 1,28% , , , , ,67 0,58%

9 Afdeling Leje pr. m 2 Pct. ændring ,29-1,41% ,27 3,49% ,74 4,86% ,68 2,33% ,76-4,10% ,79 2,33% ,84 1,69% , , , ,81 6,31% ,42 4,19% , , , ,00-1,97% ,84-4,25% ,06-4,44% ,28 Afdeling Leje pr. m 2 Pct. ændring , ,28 7,62% , , ,57-2,25% ,22 2,77% ,50-5,56% , , , , , ,75 2,22% ,94-2,59% ,00 1,65% ,53 8,05% ,71 3,69% ,04 3,78% ,61 INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender budget 2019 for afdeling 41, hvor ingen beboere var fremmødt. Det indstilles, at bestyrelsen får eftersendt resultatet af afdelingsmødernes behandling af budgettet i afdeling 10 Sæterstien m.m. og 29 Kalmargade, der begge holder møde den 26. september samt 2 Haugesundsvej m.m., der holder møde den 29. oktober. Såfremt budgettet mod forventning ikke godkendes i disse afdelinger, bemyndiges forretningsudvalget til at træffe beslutning om den videre proces. 2/2

10 Budget 2020 hovedlinjer Afdeling 41 Viruplund Hvad er budget 2020? Budgettet viser, hvad din afdeling forventer af indtægter og udgifter i I almene boliger må der ikke budgetteres med over- eller underskud. Hvis udgifterne er større end indtægterne, stiger din husleje. Vedligeholdelsesplanen afgør, hvilke forbedringer af boligerne, der kan sættes i værk. På afdelingsmødet fremlægger afdelingsbestyrelsen budgettet, som er udarbejdet i samarbejde med administrationen. Og sammen med dine naboer skal du godkende budgettet på afdelingsmødet. Det gælder også de arbejder i vedligeholdelsesplanen, der skal gennemføres i Huslejen stiger ikke i 2020 Din husleje stiger ikke fra 1. januar Eksempler på husleje pr. 1. januar 2020 (budgettet som foreslået) Boligtype Månedlig leje Ny leje Stigning 1-rums ungdomsbolig (27,1 m²) rums ungdomsbolig (44,4 m²) Bemærk, at der kun er tale om eksempler. De kan afvige fra din husleje også i samme boligstørrelse. Vedligeholdelsesplan Budgettet omfatter også en plan for de projekter, der er nødvendige at gennemføre i det kommende år. Du kan se hele vedligeholdelsesplanen i et særskilt bilag, som behandles for sig. Du skal særligt være opmærksom på, når der et år står beløb under Optagelse af lån. Det betyder, at der i løbet af året skal optages et lån, der oftest medfører lejeforhøjelse. Henlæggelser Hvert år lægger afdelingen penge til side i budgettet. Den opsparing går til vedligeholdelsesarbejder i afdelingen. I 2020 henlægger afdelingen 312 kr. pr. m². I alt var der ved udgangen af 2018 henlagt 740 kr. pr. m² i afdelingen. Beløbene skal ses i sammenhæng med de projekter, der står på vedligeholdelsesplanen de næste årtier. Er der mange eller store projekter, kræver det store henlæggelser er der færre, kan afdelingen klare sig med lidt mindre. Du kan se i vedligeholdelsesplanen, om der over de næste 20 år henlægges nok til de arbejder, der skal laves.

11 Budget 2020 Nogle punkter i budgettet kan du og dine naboer påvirke på afdelingsmødet (GRØN). Andre punkter i budgettet kan beboerne ikke umiddelbart påvirke medmindre man fx sparer mere på energien (GUL). Endelig er nogle punkter i budgettet givet af lovgivning og andre forhold, som afdelingsmødet ikke har indflydelse på (RØD): Påvirkes Besluttes Ingen indflydelse Udgifter 2020 Konto Regnskab 2018 Budget 2019 Budget 2020 Almindelig vedligeholdelse Ændring (betyd.) Ejendomsfunktionær og renholdelse % Drift af fællesvaskeri Afdelingsbestyrelse og beboeraktiviteter m.m El og varme % Vandafgift % Renovation m.m Henlæggelse til planlagt vedligeholdelse % Ydelse på forbedringslån Landsbyggefond, dispositionsfond og arbejdskapital Administrationsbidrag Forsikringer Overført til resultatkonto I alt % Udgifterne bliver dækket af disse indtægter: Konto Regnskab 2018 Budget 2019 Budget 2020 Husleje Renter Ændring (betyd.) Afvikling af overskud m.v % Tilskud fra boligorganisationen % Andre indtægter % I alt % Kapitaludgifter Offentlige udgifter m.m. Administration Henlæggelser Ejendomsfunktionær og renholdelse Vedligeholdelse Afdelingsbestyrelse og beboeraktiviteter Andre driftsudgifter 3% 0% 1% 15% 28% 11% 42% 0% Du kan få det fulde budget for afdeling 41 Viruplund på mkl@bk-aarhus.dk eller Det kan også findes på Boligkontoret Århus afdeling 41 2 af 2

12 Vedligeholdelsesopgaver i 2020 Afdeling 41 Viruplund Afdelingsmødet skal vedtage, hvilke vedligeholdelsesopgaver der skal laves i afdelingen i Nedenfor kan du se afdelingsbestyrelsens forslag til projekter i det kommende år. De er udarbejdet i samarbejde med administrationen. Nr Bygningsdel Aktivitet Indeværende år Næste år 1 Belægninger Lille terrasse med bord/bænksæt ved gavl af Osteriet Belægninger Udskftning af belægning (2018) Afløbssystem (samlet) Renovering/tilstandsvurdering af kloaker Overført Afløbssystem (samlet) Vedligehold og udskiftning i pumpebrønd Afløbssystem (samlet) Vedligeholdelse af kloak Kommunikationsanlæg Udskifte lås i vaskekælder til Smart Air model med låsecylin Affaldscontainer, -beholder og -stativ Nedgravede beholdere (2018) (Afd.møde) Småbygninger ikke reg. som bygninger Redskabsrum flyttes. (2018) Småbygninger ikke reg. som bygninger Skrald og cykelskur Overført Tavler,skilte,skærme,postk.,cykelstativ Vedligeholdelse af postkasser* Buske Vedligehold af beplantning og gartnerhjælp * Gulv Pergo gulve * Indvendige vægoverflader fællesarealer Maling af teknikrum Overflader Udskiftning af gummifuger i baderværelser * Trappe Vedligehold og udskiftning af trappebelægninger Overført Vindue Elastiske fuger Vindue Maling af træværk ved fraflytning * Vindue Smørring og justering af døre og vinduer og døre Vindue Termoglas * Vindue Udvendig maling Ydervæg Bt.bjælke overfladebehand Ydervæg Maling af facader Ydervæg Maling af facader (2018) Ydervæg Murrep Ydervæg Pudsning af facader - Mejeriet (2018) Belysningsanlæg Elrenovering i lejligheder Belysningsanlæg Udv. belysning * Målerarrangement Energimål. brugsvand (2018) Målerarrangement Energimålere Målerarrangement Opgradering af målere (2018) Opsamling Rens/rep. af tagrender og nedløbsrør Røranlæg Vedligehold og udskiftning på afløbsinstallationer Vandsystem (samlet) Rensning af magnetisk vandbehandler Vandsystem (samlet) Rørinstallation/bl. batterier og toiletter * Vandsystem (samlet) Udskiftning af cirkulationspumpe (overført) Vandsystem (samlet) Udskiftning af magnetisk vandbehandler Overført Vandsystem (samlet) Vedlighold og udskiftning af Circon termostater * Varmeanlæg (samlet) Cirkulationspumpe (2018) Varmeanlæg (samlet) CTS anlæg vedligehold, batteriskift og updatering Varmeanlæg (samlet) Moterventil på varmesystem (2018) Varmeanlæg (samlet) Udskiftning af varmeveksler (overført) Varmeanlæg (samlet) Vedligehold og udskiftning af rør, fittings, radiatorer, ven Varmeanlæg (samlet) Vedligehold og udskiftning af rør, fittings, radiatorer, ven * Ventilationsanlæg (samlet) Indregulering og rensning af ventilation Affaldscontainer, -beholder og -stativ Storskraldsplads. Overført Hårde hvidevarer Indkøb af skabsfrysere og køleskabe Hårde hvidevarer Udskiftning af køleskabe og "komfurer" * Køkkeninventar Udskiftning af køleskabe og "komfurer" * Maskiner og maskinanlæg Service og vedligehold af Traktor og plæneklippere (F) * Tekst Næste år Planlagt vedligeholdelse Budgetteret henlæggelse Henlæggelser først på året Henlæggelser sidst på året Vedligeholdelsesopgaver mærket med * gentages hvert år. Den fulde vedligeholdelsesplan for afdeling 41 Viruplund er vedlagt til orientering.

13 Vedligeholdelsesplan til orientering Afdeling 41 Viruplund Vedligeholdelsesplanen beskriver de arbejder, der skal laves i afdelingen de næste 19 år for at holde afdelingen i forsvarlig stand. Det er afdelingsmødet, der hvert år beslutter vedligeholdesplanen for det følgende år i år altså Afdelingen er over perioden nødt til at optage lån til vedligeholdelses- og fornyelsesarbejder på i alt kr., fordi der ikke er sparet nok op. Det belaster de fremtidige beboere i afdelingen, selv om det efter lovgivningen bør være de nuværende beboere, der sparer op til vedligeholdelsen. Derfor skal låneoptag kun accepteres, hvis det slet ikke er muligt at henlægge til arbejderne. Det betyder også, at henlæggelserne under alle omstændigheder bør øges for at undgå, at afdelingen forfalder. Bygningsdel Aktivitet Belægninger Udskftning af belægning Afløbssystem (samlet) Vedligeholdelse af kloak Afløbssystem (samlet) Vedligehold og udskiftning i pumpebrønd Vej- og pladsbelysningsanlæg Udskiftning af udvendige lamper Varmeanlæg (samlet) Udarbejdelse af energimærke Borde og bænke Udskiftning af borde og bænke Småbygninger ikke reg. som bygninmaling af udvendige skure Tavler,skilte,skærme,postk.,cykelstaVedligeholdelse af postkasser Tavler,skilte,skærme,postk.,cykelstaUdskiftning af postkasser 1 1 Buske Vedligehold af beplantning og gartnerhjælp Udvendig dør Udskiftning af terrassedøre i Osteri Gulv Pergo gulve Overflader Udskiftning af gummifuger i baderværelser Overflader Rep. af sokkelpuds Overflader Maling af træværk i opgange Indvendige vægoverflader fællesar Maling af teknikrum Indvendige vægoverflader fællesar Maling af beboerlokale Indvendige vægoverflader fællesar Maling af trapperum Tagdækning Ny papbelægning på tag Tagdækning Maling af tagudhæng Trappe Vedligehold og udskiftning af trappebelægninger O Vindue Udvendig maling Vindue Smørring og justering af døre og vinduer og døre Vindue Maling af træværk ved fraflytning Vindue Termoglas Vindue Elastiske fuger Vindue Udskiftning af udvendige gummifuger ved vinduer Væg Pudsning af facader Ydervæg Maling af facader Ydervæg Murrep Ydervæg Bt.bjælke overfladebehand Opsamling Rens/rep. af tagrender og nedløbsrør Pumpeanlæg Udskiftning af grundvandspumpe Røranlæg Vedligehold og udskiftning på afløbsinstallationer Belysningsanlæg Udv. belysning Belysningsanlæg Elrenovering i lejligheder Elforsyningsanlæg (samlet) Bimåler på el i vaskeri Målerarrangement Bimåler på vand i vaskeri Vandsystem (samlet) Udskiftning af magnetisk vandbehandler Overført Vandsystem (samlet) Rensning af magnetisk vandbehandler Vandsystem (samlet) Rørinstallation/bl. batterier og toiletter Vandsystem (samlet) Vedlighold og udskiftning af Circon termostater Vandsystem (samlet) Udskiftning af cirkulationspumpe Vandsystem (samlet) Motorventil Målerarrangement Energimålere Varmeanlæg (samlet) Vedligehold og udskiftning af rør, fittings, radiatore Varmeanlæg (samlet) Moterventil på varmesystem Varmeanlæg (samlet) CTS anlæg vedligehold, batteriskift og updatering Varmeanlæg (samlet) Udskiftning af varmeveksler Vaskemaskiner Udskiftning af vaskeri Vaskemaskiner Udskiftning af tørretumbler Vaskemaskiner Udskiftning af reservationssystem Boligkontoret Århus afdeling 41

14 Ventilationsanlæg (samlet) Indregulering og rensning af ventilation Ventilationsanlæg (samlet) Nye boksventilatorer Ventilationsanlæg (samlet) Udskiftning af emhætte 1 1 Ventilationsanlæg (samlet) Udskiftning af ventilation Hårde hvidevarer Trinette Hårde hvidevarer Udskiftning af køleskabe og "komfurer" Hårde hvidevarer Indkøb af skabsfrysere og køleskabe Køkkeninventar Udskiftning af køkkener inkl. induktionskogeplader Maskiner og maskinanlæg Udskiftning af plæneklipper (F) Maskiner og maskinanlæg Udskiftning af traktor (F) Maskiner og maskinanlæg Græstrimmer (F) Maskiner og maskinanlæg Service og vedligehold af Traktor og plæneklippere Total Tekst Planlagt vedligeholdelse Optagelse af lån Budgetteret henlæggelse Nettovirkning på henlæggelser Henlæggelser først på året Henlæggelser sidst på året Planlagt vedligeholdelse Optagelse af lån Budgetteret henlæggelse Henlæggelser sidst på året Boligkontoret Århus afdeling 41

15 NOTAT TIL PKT 2.B Evaluering af afdelingsmøder 2019 DATO 24. september 2019 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER MH/MKL/MV PROBLEMSTILLING Planlægning, deltagelse og tidsplan Der er afviklet i alt 63 afdelingsmøder i perioden 20. august til 26. september med i alt ca deltagere (repræsenterende godt 900 husstande, hvilket er lidt lavere end i 2018). Flest deltog i år i afdeling 25 Reginehøj, men ift. antallet af boliger, var det afdeling 26 Gustav Wieds Vej og 36 Hallssti med 63% i begge afdelinger, der havde det største fremmøde. Tre afdelinger, 10 Sæterstien m.m., 29 Kalmargade og 63 Skæring Parkvej, har ønsket at holde møde uden for det af organisationsbestyrelsen besluttede interval, hvorfor bestyrelsen ikke på dette møde kan forholde sig til afdelingsmødets behandling af budget og vedligeholdelsesplan i afdeling 10 og 29. Ej heller afdeling 2 se ndf. Det indstilles, at bestyrelsen til 2020 indskærper, at alle møder skal afvikles i mødeperioden. Der har i væsentligt omfang været udfordringer med, at afdelingsbestyrelserne ikke svarer tilbage på forslag til mødetidspunkter og -steder m.m., hvorfor mange møder har måttet flyttes, ligesom forventningsafstemningen om administrationens og organisationsbestyrelsens deltagelse i møderne mange steder har været mangelfuld, uanset at afdelingsbestyrelsen i juni har tilkendegivet et ønske. Organisationsbestyrelsen bør i den forbindelse overveje, hvordan det inden sommerferien 2020 kan indskærpes over for afdelingsbestyrelserne, hvordan deres indspil til planlægningsforløbet nødvendigvis må være. Til planlægningen i ungdomsboligafdelinger vil der i 2020 i højere grad blive taget hensyn til studiestart, således at møderne som udgangspunkt placeres i begyndelsen og i slutningen af mødeperioden. Afdelingsbestyrelserne opfordres til næste år til at overveje placering af møder i Aarhus Festuge. Der har i enkelte afdelinger vist sig udfordringer med rettidig indkaldelse. Der vil til 2020 blive implementeret et opfølgningssystem, der sikrer rettidig indkaldelse af alle møder. Forslag Også i år har processen med bistand til og fremrykket dialog med afdelingsbestyrelserne betydet, at der er stillet og behandlet et stort antal forslag.

16 År Antal forslag Der er igen i år tilbudt hjælp til udarbejdelse af forslag for beboere. Enkelte har fået hjælp til at skrive et forslag helt fra bunden. En del flere har fået hjælp til ændringsforslag til forslag altså præciseringer, herunder også supplement med økonomi osv. Det har også været ambitionen at tilbyde en redaktionel behandling af de indkomne forslag, således at ikke-egentlige forslag vil kunne trækkes, enslydende forslag sammenskrives mv., med det formål at alle forslag vil kunne behandles. Det har betydet, at en del forslag er blevet trukket inden fristen (og dermed ikke indgår i tallet ovenfor), fordi de ikke var forslag, spørgsmål, ulovlige eller på anden måde bare ikke egnet som forslag. Ofte er det dem, der kræver flest (pædagogiske) resurser, men ind i mellem har der nu også været tak for afklaringen! På den måde har dette arbejde medvirket til, at selve afdelingsmøderne har kunnet være mere fokuserede. En del af forslagene er dog fortsat først indkommet umiddelbart før deadline og derfor ikke har kunnet underlægges behandling. Det er dog lykkedes at få administrative kommentarer til nogle af disse forslag. Budget, vedligeholdelsesplan og forslag I alle afdelinger er budgettet og vedligeholdelsesplanen vedtaget, på nær afdeling 41 Virupvej, hvor ingen mødte op. Der mangler alene fremtidssikringsstrategi i afdeling 6 Risvangs Allé og 29 Kalmargade. Der har beklageligvis vist sig en række fejl i budgetmateriale og vedligeholdelsesplan, som dog kun har været af forståelsesmæssig karakter. Undtagelsen herfor er afdeling 2 Haugesundsvej m.m., hvor problemstillingen har ført til, at det ordinære afdelingsmøde har måttet udsættes til den 29. oktober. Der er indført en ny procedure for kvalitetssikring af materialet til afdelingsmøderne fra /4

17 Afdelingsbestyrelser Der er valgt afdelingsbestyrelser i alle afdelinger på nær afdeling 40 Fredensgade 12, 41 Virupvej 13, 47 Julsøvej 13, 46 Vistoftparken, 47 Julsøvej 13, 49 Fredensgade 3, 53 Julsøvej, 56 Katrinebjergvej 13 og 68 Østergade 12, 71 Damgårdstoften. Det er netto tre flere end sidste år. Der afvikles som tidligere år individuelle møder på administrationen med bestyrelser, hvor alle medlemmer er nyvalgte. Der holdes i øvrigt kursus for nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer den 23. oktober. Deltagelse fra administration og organisationsbestyrelse Af de 63 møder blev 34 afholdt med deltagelse af bestyrelsesmedlem(mer), 34 med deltagelse af medarbejder(e), 13 afholdt med deltagelse af både bestyrelsesmedlem(mer) og medarbejder(e). Det vil sige, at 2 møder blev afholdt uden deltagelse fra organisationen pga. afdelingens ønske, 2 afdelinger havde dog hentet anden hjælp udefra. Der blev benyttet dirigenter fra andre afdelinger i 3 afdelinger Ingen eksterne Organisationsbestyrelse Medarbejder Både bestyrelse og medarbejder Det er forsøgt at afstemme forventningerne til, om deltageren udefra skulle være dirigent og/eller fremlægge budget og vedligeholdelsesplan. I de afdelinger, hvor der erfaringsmæssigt altid er et højt konfliktniveau, mange forslag, uoverskuelige møder osv., bør det til også næste år søgt sikret, at der afvikles et forberedelsesmøde med deltagelse af dirigent, afdelingsbestyrelse og administration. Materiale Der har gennemgående kunnet konstateres tilfredshed med det læsevenlige budget og opstillingen af vedligeholdelsesplanen, samt at der konsekvent har været tilknyttet eksempler på, hvad forslag betyder for den månedlige husleje i konkrete boligtyper i stedet for blot procent eller kr. pr. m 2. Budgetmaterialet forventes opdateret til næste år. Der har også været altovervejende positive tilbagemeldinger på den nye dagsorden, i forlængelse af den nye første indkaldelse, der blev iværksat i 2016, som forklarer med færre indforståede begreber, hvad der skal ske ved mødet. Alt materiale er blevet lagt digitalt på afdelingernes websider, og lejere, der har tilmeldt sig digital kommunikation har fået materialet tilsendt pr. . I alle dirigentmapper er der lagt indbydelser til introkurset d. 23. oktober. Derudover er der udsendt SMS til 20 ifbm. afdelingsmøder mod 20 i 2018, 21 i 2017, 20 i 2016 og 22 i Heller ingen bestyrelse i Ældrebolig 3 Ungdomsbolig 3/4

18 INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter og tager evalueringen til efterretning. Det indstilles, at administrationen reviderer sin forretningsgang for afdelingsmøder med udgangspunkt i målsætningerne: effektiv og kvalitetsbevidst planlægning og gennemførsel af afdelingsmøderne maksimal indflydelse til beboerne ved at sikre, at det er nemt at stille forslag, og at forslag til behandling er klart beskrevet med klare afstemningstemaer og tydelige beskrivelser af deres konsekvenser ejerskab og kendskab til budget og regnskab for afdelingsbestyrelserne det skal være vores budget pædagogisk formidling af de væsentlige spørgsmål på afdelingsmødet, bl.a. om budget og vedligeholdelsesplan bevidst prioritering af deltagelsen af medarbejdere og organisationsbestyrelsesmedlemmer 4/4

19 NOTAT TIL PKT 2.C Videre proces afdeling 41 Viruplund DATO 19. september 2019 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER MH/PA/EF/MOK/LHB PROBLEMSTILLING Bestyrelsen har iværksat et arbejde, der skal pege på en mere bæredygtig fremtid for afdeling 41 Viruplund. Afdelingens problemstilling er en dårlig beliggenhed for ungdomsboliger, hvilket betyder en meget høj fraflytningsfrekvens. Ydermere er der flere bygningstekniske udfordringer i afdelingen. Bistået af Pluskontoret Arkitekter kan der nu opridses tre mulige scenarier: A. Afdelingens nuværende 36 ungdomsboliger kan omdannes til ca. 17 familieboliger (seniorboliger er pga. behovet for elevator ikke en realistisk mulighed). Omkostningen hertil vil være ca. 12 mio. kr. Det vurderes ikke at være muligt at opnå kommunalt tilskud eller tilskud fra Landsbyggefonden. Med et tilskud fra organisationen på 7,5 mio. kr. og optimalt forbrug af afdelingens henlæggelser, vil dette kunne realiseres for en huslejestigning på anslået kr. pr. m 2 pr. år. Til sammenligning er lejen i Boligkontoret Århus afdeling 73 Virup Skovvej (opført 2013) 915 kr. pr. m 2 pr. år og AAB s afdeling 65 Virup Skovvej (opført 2014) betaler 954 kr. pr. m 2 pr. år. Der er ingen udlejningsvanskeligheder i disse afdelinger. B. I lyset af huslejeniveauet i model A kan tilskuddet øges til 9 mio. hvorved huslejen anslås at ende på ca kr. pr. m 2 pr. år. C. Endelig kan man forestille sig, at man bibeholder afdelingen som ungdomsboliger. Der er næppe meget der tyder på, at flyttefrekvensen kan nedbringes markant. Dog peger enkelte beboere i undersøgelsen på, at nye køkkener måske vil kunne forbedre botiden lidt. Skal man gennemføre de nødvendige renoveringer (inkl. radonrenovering med 50 pct. tilskud) i afdelingen, vil det føre til en huslejestigning over fem år på 190 kr. pr. m 2 pr. år efter forbrug af henlæggelser. Den nuværende leje er 946 kr. pr. m 2 pr. år. Det kan overvejes, om der skal ydes tilskud til den samlede udgift, der anslås til godt 3 mio. kr. INDSTILLING Bestyrelsen bedes drøfte og udpege det scenarie, der skal arbejdes videre med.

20 NOTAT TIL PKT 2.D Tilskud afdeling 44 Hjulby Hegn DATO 19. september 2019 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Grundet en beklagelig fejl i budgetteringen var der i budget 2019 for afdleing 44 Hjulby Hegn desværre ikke medregnes ydelse på forbedringslån (som modsvares af tilskud fra boligorganisationen). Det betyder, at afdelingen i budget 2020 har manglet et væsentligt beløb i at opnå balance. Ydermere har afdelingsmødet på baggrund af en forventning om et budget i balance besluttet at iværksætte en køkkenudskiftning, der snarest er tilendebragt. Det skal ses i lyset af, at afdelingen i høj grad er i en skrøbelig balance mellem en høj husleje og en boligstandard, der lykkeligvis er lykkedes at hæve over de seneste år. Da problemet først blev klart umiddelbart før afdelingsmødets afvikling traf direktøren uden forudgående godkendelse i bestyrelsen beslutning om, at øge tilskuddet i 2020 fra kr. til kr. for at undgå en huslejestigning. Samtidig måtte henlæggelserne reduceres, hvilket dog på kort og mellemlang sigt vurderes forsvarligt i afdelingen. I forbindelse med udarbejdelse af budget 2021 tages nærmere stilling til opnåelse af ny økonomisk balance i afdelingen. INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen godkender dispositionen og samtidig godkender et tilskud på kr. i 2019 til at imødegå huslejestigning i afdelingen.

21 NOTAT TIL PKT 2.E Beboerundersøgelse 2019 DATO 19. september 2019 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER MH/MV PROBLEMSTILLING Som øvrige år og som et led af de strategiske mål, bestyrelsen har opstillet gennemføres hvert efterår en kundeundersøgelse blandt et tilfældigt udvalgt udsnit af beboerne, hvor der spørges til deres tilfredshed med boligkvalitet, information og service fra ejendomsfunktionær hhv. administrationen. Som tidligere gennemføres undersøgelsen som en digital undersøgelse. Dette skal også ses i lyset af lovændringen om digital kommunikation, og hvor alle beboere er blevet bedt om at tilvejebringe en gyldig adresse. I år udvides undersøgelsen med et spørgsmål om kendskabet til og brugen af beboerbladet Kvarteret samt et enkelt og overordnet spørgsmål i stil med: Alt i alt hvor tilfreds er du med at bo hos Boligkontoret Århus?. Resultaterne af undersøgelsen forelægges bestyrelsen, forventeligt på mødet i december INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen godkender konceptet for beboerundersøgelsen.

22 NOTAT TIL PKT 2.F Evaluering af BKÅ Festival DATO 26. september 2019 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING BKÅ festival blev afholdt lørdag den 14. september i år. På festivalen deltog ca. 70 personer fra ca. 15 afdelinger. Omkring 35 deltagere var beboere på fra Reginehøj hvor der kam både børn og voksne. De 7 caféborde med samtaleemner var fint besøgt de første 2 timer. Vi har høstet nogle gode erfaringer: Arrangementet var godt skaleret. Det var uforpligtende at komme forbi. Arrangementet fungerede godt for både afdelingsbestyrelser og de besøgende beboere. Der var et godt miks mellem det faglige og det sociale. Vi har også høstet en mindre god erfaring: Der var for få deltagere på den faglige del. Der kommer ikke umiddelbart nogle nye hoveder ud det i vores afdelingsbestyrelser eller udvalg. I arrangementsgruppen vurderes konceptet dog tilfredsstillende men der skal justeres på det. Vores overvejelser: Centralt i byen frem for på Reginehøj? Afholdes hvert andet eller hvert 4 år? En hverdag kl ? Er antal af samtaleborde ok (7 stk. i år) eller om der skal være færre og mere målrettede emner. Det skal jo lige trækkes i gang men er Festival det rigtige navn? Kan Godsbanen være et godt sted at afholde arrangementet? Skal vi prøve med tilmelding? Andre muligheder: Vi inviterer afdelingsbestyrelser til at deltage på almene boligdage. Vi laver en dag med faglig(e) oplæg og middag. Vi skal arbejde med netværk for bestyrelserne og beboerne. Men det var sjovt at være med til at lave festivalen den 14. september

23 INDSTILLING Bestyrelsen drøfter evalueringen og diskuterer, om vi skal gentage arrangementet i en eller anden form. Eventuelt om vi skal gøre noget for at booste afdelingsbestyrelserne. 2/2

24 NOTAT TIL PKT 3.A Orientering vedr. afdelinger DATO 25. september 2019 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Administrationen PROBLEMSTILLING Der er bemærkninger vedr. følgende afdelinger: Afdeling 1 J. Baggesens Vej m.fl. Afdeling 4 Chr.Molbechs Vej m.fl. Afdeling 6 Bethesdavej m.fl. Afdeling 17 Kongsvang Afdeling 20 Norgesparken Afdeling 23 Nydamsparken Afdeling 27 Frydenlund Afdeling 30 Nørreskovvej Afdeling 31 Rydevænget Ombygningen af beboerlokalet JBV 4 er forsinket ca. to måneder pga. funderingsproblemer bæredygtigt lag er ca. 10 m under gulvniveau så det var nødvendigt at pælefundere fundamenterne til søjlerne. Etablering af grillhytte Retablering af gamle brandvægge i loftsrum Renovering af opgange synger på sidste vers. Renovering af Bethesdavej 77 afsluttet. Gamle garagebygninger fjernet det skal besluttes på ekstraordinært afdelingsmøde om, og evt. hvor mange, der skal genopføres. Facaderenoveringen er opstartet. Div. genopretningsarbejder fra byggeskader under planlægning og under udførsel. Renovering af fællesrum i kældre Etablering af ny beboerrum i kælder i blok 15 De første møder omkring facaderenovering m.v. af afdelingen er afholdt Plantemiljøer er udført mellem blokke og den sidste beplantning kommer i uge40 Skilte til hele Herredsvang er indkøbt og kommunal P-vagt ordning træder i kraft straks derefter.

25 Afdeling 32 Nørreskovvej Afdeling 42 Hjelmagerparken Afdeling 50 Brendstrupvej Afdeling 51 Fredericiagade Afdeling 58 Ranunkelvej Afdeling 65 Bethesdavej Rør og badeværelsesudskiftningen er forud for tidsplanen. Der fremsendes en revideret tidsplan til de involverede lejere. Der er lavet 20 råderetsbadeværelser halvvejs i projektet. Udskiftning af vinduer og etablering af ventilationsanlæg. Udvendig maling af vinduer og facade er færdig Ny port opsættes i samarbejde med 2 naboer. Udskiftning af vinduer og etablering af ventilationsanlæg. Opstart 2020 Arbejdet med at udmønte repræsentantskabsmødets beslutning om at overdrage afdelingen til Jysk Børneforsorg er fortsat. I den forbindelse har det vist sig, at Jysk Børneforsorg i forvejen kun administrerer almene ældreboligafdelinger, og at det således er mindre oplagt at overdrage afdelingen som en almen afdeling. I stedet arbejdes i samarbejde med Aarhus Kommune og Landsbyggefonden videre med en model, hvor afdelingen sælges til Jysk Børneforsorg og således overgår til ren privat udlejning. Det betyder, at det næppe er realistisk, at overdragelsen kan være gennemført til 1. januar Det vil i forbindelse med de videre arbejde blive vurderet, om der er behov for en fornyet beslutning på Boligkontoret Århus repræsentantskab, idet repræsentantskabet besluttede en overdragelse af afdelingen, og det beror på en nærmere juridisk vurdering, om dette også vil omfatte et salg. Formodentlig vil dette dog være omfattet. INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 2/2

26 NOTAT TIL PKT 3.B Orientering fra administrationen DATO 24. september 2019 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Strategi A. I forlængelse af energistrategien og bestyrelsens koncept for egenkontrol forventer administrationen at indgå aftale med BA Technologies om at levere varme-, vand-, el- og energimålere til 10 afdelinger. Dette vil sikre, at der er åbne standarder og uafhængighed af leverandører, hvilket samtidig vil føre til en mindre besparelse til afdelingerne. Det vil også muliggøre en mere smidig og fleksibel udarbejdelse af forbrugsregnskaber fremadrettet. B. Boligkontoret Århus indgår i et nyt samarbejde med Aarhus Kommune og en række andre store ejendomsforvaltere i projektet Energispring, der har til formål at kortlægge og erfaringsudveksle vedr. energibesparelser og forpligte deltagerne til at realisere energispare mål. C. Administrationen søger under det strategiske indsatsområde Attraktivt at identificere et par afdelinger, der kan indgå i et pilotprojekt med etablering af (mere) vild natur i byen. Det kan overvejes, om bestyrelsen vil understøtte disse projekter evt. ved at finansiere konsulenthjælp hertil. D. Der er åbnet for selvbetjeningsløsning vedr. beboerlokalereservation for lokalerne i afdeling Charlottehøj og 25 Reginehøj. Lejere kan selv se ledige tider og gennemføre hele reservationen ved også at underskrive lejekontrakt med NemID (via Penneo). Leje for lokalet opkræves så via huslejen. Der er etableret særlige websider til lokale-administratorerne, hvor de kan se oversigt over reservationer, inkl. navn, adresse og telefonnr. på lejerne bag reservationerne. Der er ligeledes etableres notifikationssystem, hvor lokale-administratorerne og rengøringsselskabet for afd 25 - modtager besked, når der er nye snarlige bekræftede reservationer eller annullerede reservationer samt en månedlig påmindelses- om at komme ind og tjekke oversigten over de kommende reservationer. For de lejere, som ikke kan betjene sig selv via det nye system (hvis de fx ikke har NemID) er der stadigvæk mulighed for at ringe ind til Udlejningen og foretage reservation