Virk Workshop 9. januar 2018: Virk Kontaktperson og startpakke

Transkript

1 Workshop rammer Workshoppens fokus var at definere Kontaktpersonens rolle og ansvar samt indholdet af en startpakke til nye Kontaktpersoner. Workshoppen begyndte med en gennemgang af Servicerejsen, opsamling af input til Startpakke fra workshop om værktøjer og svar på spørgeskema om Kontaktpersonens rolle og ansvar. To af deltagerne havde været med til workshop om værktøjerne, mens det var nyt for de øvrige. Deltagerne arbejdede i tre grupper ud fra nogle spørgsmål om disse emner: Samarbejde og servicerejse Titel, ansvar og kommunikation Startpakkens indhold og form Deltagernes holdninger blev samlet op i plenum som beskrevet nedenfor. 9. januar 2018 Side 1 af 8

2 Samarbejde og servicerejse Servicerejse Servicerejsens indhold og forløb afhænger af modenheden hos udbyderen Servicerejsen skal suppleres med proces for etablering af brugerrettigheder for NemID, da det kan være tidskrævende ift. udvikling af en løsning og derfor væsentligt at tænke ind i processen Kontaktpersonen kan/skal ikke erstattes af et velfungerende netværk/vidensdeling via forum! Som støtte (fra Virk til Kontaktpersonen) ift. prioritering/tid/ledelse er der behov for information til myndigheders ledelse om hvilke krav, der stilles til virk.dk (krav til myndighed) Behovet er mere information ifm. servicerejsen Ledelsesmæssig forankring i myndigheden vil være et væsentligt forhold, der i endnu højere grad kan motivere myndighederne til at prioritere Virk Kørekortsløsning er en god idé. Man skal have kørekort til Designmanual og introsider Samarbejde Det ses som et problem at der kun deltager 15 personer i en workshop, hvis det er samtlige offentlige myndigheder, der skal på virk.dk Dialog(møder) med Myndighedsteam og opprioritering af Sekretariatsarbejde er væsentligt for samarbejdet Info fra Virk Myndighedsteam via mail Ting, der ville have væsentlig betydning for samarbejdet er mails, møder, møde med specialister 9. januar 2018 Side 2 af 8

3 Titel, ansvar og kommunikation Titel/rollebeskrivelse Der var bred enighed om, at Kontaktperson er en neutral titel, som dækker over de funktioner, man har i både store og mindre myndigheder. Titlen Virk Ansvarlig blev dels set som ok, og mødte dels modstand: Det kan være svært at vide, hvad de enkelte kontorer udvikler i egen organisation og dermed tage reelt ansvar for Virk løsninger. Titlen Virk koordinator kunne så være mere acceptabel Ambassadør er for pompøs en titel (men det udelukker ikke, at man arbejder som en ambassadør for Virk i sin organisation) Erhvervsstyrelsen bør i øvrigt definere titlen i overensstemmelse med krav til Kontaktpersonen (se også opprioritering af krav til at være på Virk) og beslutte sig for én titel udadtil Både titel og rolle afhænger i øvrigt af ansvar og organisering i myndighedens organisation Rollen som Kontaktperson er i øvrigt både en kommunikativ og teknisk opgave Det er væsentligt, at Kontaktpersonen kommunikerer ud i organisationen at der skal tages hensyn til Virk.dk ved udvikling af løsninger, så det indarbejdes i løsningerne på et tidligt tidspunkt Kompetencer Beskrivelsen af Kontaktpersonen bør indeholde vejledende forslag til de kompetencer, som personen bør besidde, f.eks. overblik, projektledertilgang (ikke uddannelse), koordinerende egenskaber, som den enkelte myndighed kan bemande ud fra. Vedkommende må desuden gerne kunne sparke døre ind på den rigtige måde og have overblik Hertil kommer, at Kontaktpersonen bør gennemgå et introkursus hos Virk Myndighedsteam, hvor flere nye Kontaktpersoner deltager, så man netværker allerede fra starten. Kontaktpersonen bør eventuelt have tekniske kompetencer Kontakt og kommunikation Virk er baseret på en lidt for frivillig tilgang, og det bør opprioriteres at det i højere grad beskrives som krav / Det skal præciseres, at der foreligger en politisk beslutning, som skal følges Sekretariatsbistanden bør komme mere ud med udviklingen omkring Virk Det skal være muligt at kommunikere med Virk Myndighedsteam om alle relevante spørgsmål Opdateret kontaktliste for Virk kontaktpersoner (Myndighedsteamet!) skal være tilgængelig Kommunikation kan med fordel foregå via on-line FAQ/et chat-forum, hvor alle kan følge med i dialogen mellem spørger og svarer. Udover at man kan spørge frit, så er fordelen, at man kan lære af den viden, der bliver udvekslet og se om ens spørgsmål er besvaret i forvejen. Der blev henvist til chatrum på eller Airwatch (Københavns Kommune) 9. januar 2018 Side 3 af 8

4 Ifølge vejledning fra Digitaliseringsstyrelsen skal myndigheder have en central postkasse, der tømmes løbende. Dette bør derfor meldes ud. Det er desuden muligt at sætte en sådan op kun for virk (f.eks. ligesom den kan dirigeres til en personlig mail. Flere myndigheder kunne se det som en reel mulighed, mens andre oplevede det som mere administrativt besværligt. Overdragelse fra én Kontaktperson til en anden i samme myndighed kan sikres ved: o Tjekliste, som opregner hvad man skal overdrage, herunder login, mailboks, integrationsaftaler og anden dokumentation for løsninger o Mundtlig overlevering mellem afgående og tiltrædende Kontaktperson o Nye Kontaktpersons deltagelse i introkursus hos Virk Myndighedsteam o Startpakken hjælper ved vagtskifte og vidensoverdragelse fra én Kontaktperson til den næste 9. januar 2018 Side 4 af 8

5 Startpakkens indhold og form Startpakkens indhold Beskrivelse af formål med og vision for Virk Krav til myndighed og mandat/virks forventninger til Kontaktpersonen Hvor/hvordan Kontaktpersonen får adgang Hvor/hvordan ift. værktøjer for Virk De basale ting, der kan sætte én i gang med opgaven omkring Virk Opstartsmøde Virk + Kontaktpersonen Definition af fagtermer/begrebsliste Ordbog (DIA, Virk, Myndighed m.v.) Information om arbejdet med Virk, segmenteret efter om det er rettet til Kontaktpersonen, Projektlederen eller organisationen som sådan Information til organisationen kan med fordel ligge i Startpakken i en form, hvor Kontaktpersonen kan færdigbearbejde det, f.eks. powerpoints med faste slides og plads til slides, der er målrettet den konkrete myndighed, og som Kontaktpersonen supplerer med (Gennemgang af) (alt om) servicerejsen mellem Virk Myndighedsteam og Kontaktpersonerne: Hele rejsen fra idé til publikation Virk for dummies i form af en håndbog, hvori der står skrevet alt fra; krav til myndighederne, hvad er virk.dk, hvad er formålet (alle de klassiske Hvem, hvad, hvor, hvordan og hvorfor) Vejledninger til DIA, Virk.dk, Introsider, Blanketmotor Kontaktliste for Virk Myndighedsteam / kontaktoplysninger og Hjælp hos Virk Myndighedsteam URL til relevante fora, f.eks. digitaliser.dk (dialog om Blanketmotor) Møderække i form af opfølgningsmøder, hvor man kan sparre med andre myndigheder. Og hvor man kan høre, hvilke krav Virk.dk stiller til en kontaktperson Indenfor 3 måneder bør der ligge information om: Virk forventninger til Kontaktpersonen Log-in Opdaterede vejledninger til DIA, Introsider m.v. Alt, der ligger på Myndighedsforum bør i øvrigt være opdateret Funktion klik her, hvis du er ny Kontaktperson 9. januar 2018 Side 5 af 8

6 Startpakkens form Placering kan være på myndighedsnet.virk.dk eller en mail ved oprettelse (som Kontaktperson) Startpakken kan eventuel inddeles i en basis og udvidet pakke, afhængigt af, hvad man har brug for som ny Kontaktperson og senere i forløbet Formen bør desuden sammensættes bredt med elementer indenfor: o Introkursus for flere samtidige nye Kontaktpersoner o Dokumenter o Film/video evt. med skærmdumps o Møder (hvis ønskeligt) o Aktivt link forrest på Virk.dk, så Startpakken er nem at finde for nye Kontaktpersoner 9. januar 2018 Side 6 af 8

7 Myndighedsforum Det vil være fint at prøve et nyt koncept af for Myndighedsforum (som ikke skal skifte navn til Digitaliseringsforum, der er i brug!) og herunder fire årlige møder med længere varighed og emner, der går på tværs. Så må man se, hvor stor tiltrækning det får. En årskalender kan være en fordel ift. mødetidspunkter og emner for møderne. Der skal også være plads til en fleksibel dagsorden med aktuelle emner, som man ikke kan forudse bliver relevante samt andre aktuelle punkter. Forslag til emne kunne være integrationsaftalen(s ophør) og hvad der ligger bag den tanke samt konsekvenser for arbejdet med Virk løsninger. (Københavns Kommune kunne måske lægge hus til.) Tidsrum henover frokost blev af nogle set som fint ift. at netværke. Andre mente netværksdelen kunne plejes lige så godt med et møde, der kørte fra morgen til lige henover frokost. Muligheden/rammerne for at netværke skal under alle omstændigheder være til stede. For at sikre alle deltagelse er det vigtigt at man kan deltage i møderne på videolink, så man både kan lytte med og deltage aktivt i debatter på mødet. 9. januar 2018 Side 7 af 8

8 Deltagere på workshoppen Deltager Andreas Birch Stahel Bruno Laursen Elena Elhøj Esben Mærkedahl Justesen Johnny Olsen, Kaare Lind Kaspar Didriksen Kira Stick Martin Bernhard Løvenkjær-Pearson Mette Rubæk Pernille Hunæus Thyrring Rikke Lyck Myndighed Københavns Kommune Fødevarestyrelsen Energistyrelsen Søfartsstyrelsen Miljøstyrelsen Miljøstyrelsen Miljø- og Fødevareministeriet Fødevarestyrelsen Finanstilsynet Landbrugsstyrelsen Finanstilsynet Energitilsynet 9. januar 2018 Side 8 af 8