Kære leder kommunikér!

Transkript

1 2. Årgang 8. Udgave 1. Årgang 1. nummer NYT LEDERFORUM I UCL 1. ÅRGANG 2. NUMMER 14. september 2011 I dette nummer 1 Kære leder kommunikér! 2 Forandringskommunikation 3 Hvad siger medarbejderne til forandring? 3 Et lille eksperiment om at lade det gå videre 4 Oplæg fra dagen 4 Lederens værktøjskasse 5 Efterårets aktiviteter 6 Skub i Stjerneprojekter via netværk Kære leder kommunikér! Konfererer man med ordbogen, betyder kommunikation overføring af betydning mellem mennesker. Men kommunikation er mere end blot et simpelt værktøj til at udveksle informationer med. I og for sig ligger kommunikation latent som disciplin i al form for ledelse, hvad enten du skal præsentere en ny målsætning for afdelingen, involvere, engagere, inspirere dine medarbejdere eller positionere dig selv eller din afdeling. Og selvom det i sig selv ikke er en garanti for at opnå de ønskede resultater eller få glade medarbejdere, så vil du alt andet lige blive opfattet som en bedre leder, hvis du kommunikerer godt. På sidste lederforum havde vi lederkommunikation på dagsordenen, og det stod klar, at vi som organisation bør være mere strukturerede i hvor, hvornår og hvordan vi kommunikerer. Dertil kommer, at budskaberne bør segmenteres i forhold til målgrupperne, således at der skelnes imellem virkelig væsentlig information og nice to know information. Vi fik prøvet på egen krop, at det er afgørende, at der er et tæt samspil mellem topledelse og mellemledere. Men samtidig at det vigtigt, at al væsentlig kommunikation til medarbejderne kommer fra lederne personligt. Alle disse overvejelser og refleksioner skal i den kommende tid bringes i spil ude i afdelingerne og uddannelserne, når vi skal arbejde videre med Stjerneprojekterne. Vi skal sikre, at vi kobler Stjerneprojekterne sammen med de lokale projekter, der er i gang rundt omkring i vores store organisation. Og at medarbejderne er med på forandringerne. Så, kære ledere fold kommunikationen ud til gavn for dig selv og organisationen! Erik Knudsen KOLOFON NEWWAYS udgives af Ledelsessekretariatet i samarbejde med Kommunikationsenheden. Ansvarshavende redaktør: Lena Venborg Pedersen, levp@ucl.dk Tekst: Trine Wittenhoff Hvistendahl, twhv@ucl.dk Tekst, foto, layout: Ditte Bjerrisgaard Bundesen, dbbu@ucl.dk

2 SIDE 2 Forandringskommunikation Gennemførsel af forandringsprocesser i organisationer stiller store krav til jer lederes kommunikative kompetencer. Når medarbejderne tænker hvad betyder alt det her for mig?, så skal I være klar til at svare og lede dem gennem forandringsprocessen. De fleste forandringer følger typisk et særligt forløb fra benægtelse over sorg til accept og tilslutning: Lederens opgave i forandringsprocesser er at føre alle medarbejdere godt gennem faserne. Overordnet kan vi inddele forandringsprocessen i fire faser: 1. 'Sælg' forandringen til dine medarbejdere 2. Start, kom godt i gang 3. Driv forandringen 4. Afslut og fasthold fokus på forandringen Medarbejderne er en sammensat gruppe, der forholder sig forskelligt til forandringer. Det kan være givtigt at segmentere medarbejderne i forhold til deres reaktion på forandring fx: Medarbejderne er en sammensat gruppe, der forholder sig forskelligt til forandring. På den måde kan du målrette din forandringskommunikation og dine budskaber, så de bliver vedkommende for alle medarbejdere.

3 SIDE 3 Hvad siger medarbejderne til forandring? Op til afviklingen af Lederforum spurgte vi udvalgte medarbejdere i UCL om deres forhold til forandring. Overordnet forholder de adspurgte sig positivt til forandringer og peger på forudsætninger, der skal være til stede, for at forandringen kan gennemføres med succes: Synlighed og kommunikation fra nærmeste leder er essentielt Det er væsentligt at sikre, at der skabes mening for medarbejderne - hvorfor giver det mening, og hvad betyder det konkret for den enkelte? Transparens og ærlighed om udfordringer og konsekvenser skaber troværdighed. Synlighed og kommunikation fra nærmeste leder er essentielt i relation til at kunne: svare på spørgsmål tydeliggøre prioriteringen sikre en nærhed i forhold til dagligdagen Involvering af medarbejdere er en forudsætning for succes. Tidsperspektivet og succeskriterierne bør være tydelige - hvornår er vi igennem forandringen, og hvordan ved vi, om den er succesfuld? Forandringer skal doseres i passende mængder da, alle forandringer har et udviklingspotentiale, der skal foldes ud, og forandringer kræver energi at implementere ordentligt. Et lille eksperiment om at lade det gå videre Hvor svært kan det være, det med kommunikation, tænker du måske. Kommunikationsafdelingen udfordrede lederne med en lille øvelse, der i al sin enkelthed gik ud på at samle fire ens kort, men som alligevel kom til at volde lidt besvær og rumlen, fordi den rykkede ved vores opfattelse af os selv som kommunikatører og vores ansvar i den interne kommunikation. Der var flere refleksioner over øvelsen: Undervurdér aldrig opgaven Tidlig/hurtig information til alle omkring opgave og spilleregler er afgørende Man må ikke antage, at alle ved eller har forstået det samme o Stil spørgsmål frem for at antage! o Spørg, hvis du er i tvivl o Bliv ved med at gentage det samme også selvom du er ved at blive træt af det Den personlige dialog via det talte sprog er en vigtig parameter Kommunikation på tværs af afdelinger gør en stor forskel Medarbejderne efterspørger i høj grad klare mål fra ledelsen Der kommer hurtigt gang i hjulene, da først nogen tager ansvar og der træffes beslutning omkring opgaveløsningen Evaluering Flere deltagere fremhæver, at øvelsen har sat gang i refleksioner over betydningen af deres kommunikation. Læs evaluering af hele dagen her

4 SIDE 4 Oplæg fra dagen Og for dig der har brug for at se eller gense oplæg fra vores sidste lederforum, findes de nedenfor: Lena Venborg Pedersen om oversigt over Stjerneprojekterne. Carsten Vikkelsøe om forandringskommunikation. HUSK Du skal være logget på netværket eller din VPN-klient, før du kan få adgang til Lederforums dokumenter Lederens værktøjskasse Undersøgelser viser, at 80 % af en leders tid går med at kommunikere. Derfor lederkommunikation også afgørende for organisationens trivsel og i sidste instans bundlinjen. Og derfor er et vigtigt at lederne konstant søger at forbedre sin kommunikation. Er du leder, og har du lyst til at blive bedre til at kommunikere, så tilbyder Kommunikationsenheden nu værktøjer, der kan hjælpe med formidlingen i hverdagen. Værktøjerne er tænkt som gør-det-redskaber, du kan bruge, når behovet er der. Udover beskrivelse af metoder og fremgangsmåder, indeholder redskaberne også konkrete arbejdspapirer, som du kan støtte dig til i arbejdet med at forbedre din kommunikation. For at komme godt fra start tilbyder Kommunikationsenheden alle ledere og projektledere i UCL undervisning i brug af værktøjerne. Endelige datoer for gennemførsel melder vi ud i løbet af efteråret. Nedenfor kan du læse lige mere om de enkelte værktøjer, der vil være tilgængelige fra Kommunikationsenhedens rum i Fronter fra 1. oktober. Planlæg din kommunikation Du sparer både tid og penge ved at planlægge din kommunikationsindsats systematisk. Ved at planægge og prioritere dine budskaber opnår du, at den rigtige information når frem til dine medarbejdere på en måde og i en form, så de har lyst til at modtage den. Få system i din kommunikation Alle ledere har et mere eller mindre gennemtænkt system for deres kommunikation fx med møder, s og medarbejdersamtaler. Ved at tænke din kommunikation igennem og bygge den bevidst op, kan du skabe mere effektiv kommunikation. Styr forandring med kommunikation Kommunikation er lederens vigtigste værktøj, når organisationen gennemgår forandringer. Lær mere om, hvordan du motiverer dine medarbejdere til forandringen, hvordan du driver forandringen og holder energien oppe, og hvordan du slutter af og holder fokus på forandringen. Lær at oversætte centrale budskaber Mange ledere oplever, at medarbejderne har svært ved at forstå centrale og vigtige budskaber om bl.a. vision, værdier, forretningsstrategi og mål. Det er, fordi budskaberne både sprogligt og indholdsmæssigt er for langt væk fra medarbejdernes virkelighed til, at de giver mening. Lær, hvordan du kan gøre centrale budskaber forståelige for dine medarbejdere. LAD GÅ VIDERE Arbejdet i Lederforum har konsekvenser for alle ansatte i UCL. Del NEWWAYS med dine medarbejdere og lad dem blive en del af projektet.

5 SIDE 5 Efterårets aktiviteter i Lederforum Den 16. september temadag HSU, KTO, DSR og lederforum er inviteret til at drøfte stjerneprojekterne. Formålet er at orientere samarbejdsstrengen om arbejdet med stjerneprojekterne. Samtidig er det formålet at skabe synlighed omkring projekterne samt give en bredere kreds mulighed for input til projekterne. Temadag for studerende/medarbejdere (7. nov): Studerende (5-10 personer fra hver uddannelse) og medarbejdere (3-5 fra hver uddannelse) inviteres til at komme med gode idéer til udvikling af UCL og til udvikling af stjerneprojekterne. Det overvejes om studerende fra Kolding Designskole kan deltage og illustrere tankerne. Lederforum inviteres også med på denne dag og kan dermed høre og tænke med på stjerneprojekter, hvor de ikke selv har været involveret. 14. november Lederforum Projektbeskrivelser præsenteres i Lederforum. Formålet er at sikre at alle har kendskab til projekterne samt samle trådene på innovationsprocessen. Netværkene skal forberede samlet prioriteringsgrundlag for handlingsplan december Lederforum God jul og godt nytår. Studerendes holdning til stjerneprojekterne Henover efteråret igangsættes en kvalitativ undersøgelse af studerendes holdning til stjerneprojekterne. Resultaterne fremlægges på temadag d. 7. nov.

6 SIDE 6 Skub i Stjerneprojekterne via netværk De tre igangsatte stjerneprojekter skal nu videreudvikles henover efteråret. Gruppearbejdet kører parallelt med ovenstående arrangementer. Henover efteråret har grupperne følgende opgaver/leverancer: Stjerneprojekterne Kvalificere og justere de skriftlige kommissorier udfra dialogerne på Lederforum den 27. juni (se New Ways 7) samt opsamlingen fra dagen fra Compagnon. Udbygge/ udtænke projekterne og udarbejde beskrivelser af projekter, der er underprojekter til stjerneprojektet (nogle af projekterne er formentlig allerede beskrevet og kan også være igangværende projekter). Inddrag input fra undersøgelse samt input fra 16. september og temadagen i d. 7. nov. Fremhæve de væsentligste punkter i projektet, som ønskes illustreret og briefe Kåre Birk, Fremtidsdesign på illustrationsopgaven. Fremlæggelser Stjerneprojekterne præsenterer den 16. september D. 7. nov: Til temadag skal gruppen forberede et oplæg. Stjerneprojektet skal præsenteres for udsnit af kolleger og studerende på denne dag. 14. november: Der foreligger skriftlig fremstilling af projekterne. Fremstillingen skal kunne bruges som salgsmateriale for projekterne, og skal indeholde prioritering af underprojekterne, således at handleplaner kan udarbejdes. Gruppearbejdet har følgende trin: 1) Stjerneprojektet og kommissoriet Grupperne skal drøfte stjerneprojektet, tænke højt sammen om hvordan projektet kan blive vedkommende og innovativt. Tænk i tidsmæssig både kort og lang bane. Hvad kræves for at sikre projekternes succes? think big, start small, move fast. Hvilken retning skal projektet have? Udpeg konkrete uddybninger, indsatsfelter, mangler etc. i kommissoriet og påbegynd tænkning om, hvordan projektet skal tegne sig. Udpeg konkrete ansvarlige for oplæg, der skal være færdige imellem netværksmøderne og ansvarlig for næste mødes dagsorden. 2) Stjerneprojektets præsentation den 16. september Stjerneprojektets ideer præsenteres på et overordnet niveau. Tænk gerne innovativt og kreativt i forhold til fremlæggelsen. 3) Illustration af tankerne omkring projektet Workshopseance med Kåre Birk, Fremtidsdesign. Gruppen koordinerer selv med Kåre Birk ift. tidspunkt for Workshop. Det er aftalt med Kåre Birk, at han deltager i en 3 timers workshop samt opfølgning1 ½ time. (gruppen omkring 24/7 projektet har afholdt dette). 4) Stjerneprojektet tager form Uddyb ideerne og tænk helt jordnært og konkret hvordan bliver projektet(erne) til virkelighed? Indtænk input fra 27. juni, 16. september, studenterundersøgelse og temadag d. 7. nov. Vi hjælper jer Har du spørgsmål til efterårets aktiviteter eller fremdriften i projekterne? Kontakt Trine i Ledelsessekretariatet twhv@ucl.dk. Fra 1. oktober 2011 kan du kontakte Anna-Maj fra U&V ansg@ucl.dk