Modul 2 - "Usability at work" Usability i organisationer. Vær tålmodig. Ledelsens opbakning. Synliggørelse. Effektive arbejdsrutiner

Transkript

1 World Usability Day november, Århus Modul 2 - "Usability at work" Af Kristian Krämer I dette modul var overskriften Usability at work og det dækkede bl.a. over usability-folkets arbejdsvilkår internt i organisationen - nærmere betegnet, hvilke udfordringer man møder til dagligt i virksomheden. Usability i organisationer v. Julia Gardner, UNI-C Første oplæg var med Julia Gardner fra UNI-C som har arbejdet med usability i over 12 år. Hun gjorde sine første erfaringer med usability hos Kommune Data indtil i 1999, hvor hun skiftede til UNI-C for at arbejde som usability-konsulent. Vær tålmodig Det tager lang tid at blive ekspert på området. En god usability-konsulent har mange opgaver med i bagagen og det er netop hvad kunden betaler for et arsenal af erfaringer. Ligeledes er det vigtigt ikke at sidde alene med arbejdet, men derimod have nogle medarbejdere man kan 'spille bold med. Gruppen af ansatte kan med fordel komme fra forskellige fagområder, da det giver flere forskellige vinkler på problemstillingerne. Ledelsens opbakning Julia Gardner kom også ind på vigtigheden i at have ledelsens opbakning, da det ellers kan være svært at synliggøre sit arbejde med usability. Hun havde i sit tidligere job været nødt til at arrangere en studietur til USA, hvor alle fra ledelsen blev præsenteret for fordelene ved usability og det hjalp. Synliggørelse Men hvad gør man så når ledelsen har sagt ja efter turen til USA? Hvordan opretholder man synliggørelsen på usability området? Julia Gardner foreslog, at man fik lavet sin stillingsbetegnelse om til usability-konsulent og usability afdelingen blev tilføjet organisationsdiagrammet, sådan at ledelsen og kollegaerne konstant kan blive konfronteret med fagområdet. Til sidst kan man lade et usability testrum opføre, som er et fysisk bevis på fagområdets eksistens, og som Julia Gardner sagde: De ydre rammer skal være der det er den magt der synliggøre det jeg laver. Effektive arbejdsrutiner I stedet for at starte forfra hver gang, kan man med fordel genbruge gode ideer. Eller som Julia Gardner sagde: Det er helt ufatteligt hvordan man kan effektivisere, hvis man deler sine resultater. Et godt arkiv er altafgørende for effektivitet. Her kan bl.a. nævnes arkiv af testopgaver, rapportskabelon, arkiv for planlægning af workshops, bank over velfungerende it-løsninger, metodebank osv.

2 Spejlæg effekten Ifølge Julia Gardner er det mest gunstigt at sidde i samme afdeling som udviklerne. På den måde bliver man en ressource i afdelingen og ikke en dyr ekstern konsulent. Dette kaldte hun for spejlæg effekten. Ligeledes kan man med fordel inddrage udviklerne og andre kollegaer i usabilityarbejdet, da det kan være med til at give dem en vis forståelse for vigtigheden i arbejdet. Prototyping - vær konkret v. Henrik Olsen guuui.com Næste oplæg kom fra Henrik Olsen, der er freelance interaktionsdesigner og som har websitet guuui.com, hvor han skriver artikler omkring interaktionsdesign. Henrik Olsen har arbejdet med websitet sundhed.dk, der har opnået 94% brugertilfredshed, hvilket er ret imponerende. Henrik Olsen startede med at vise Wikipedias definition af prototyping og den viste at det er noget der er lavet hurtigt som en arbejdsmodel. Uddybende fortalte Henrik Olsen, at prototyping er en metode, der er brugt i mange år indenfor arkitektur og industriel design, og man bruger det stadig selvom man har 3D programmer til rådighed. Eks. kan nævnes en fuldskala prototype indenfor bilindustrien. Den mest primitive prototype er en papirsprototype, som på helt enkelt vis viser den pågældende ide. Den tager ikke lang tid at lave og det er nemt, at rette en fejl eller lave en ny prototype. Derimod tager det lang tid at lave en flot prototype og der er det ikke nemt at rette en fejl. Hvad er så fantastisk ved prototyper? Det er en metode som kan hjælpe os til bedre design i samarbejde med brugerne af produktet. Yderligere giver det et bedre samarbejde på udviklingsteamet og måske vigtigst af alt, er det billigere i det lange løb. Henrik Olsen opsatte 13 punkter der uddyber fordelen ved prototyping: 1) Man kan sikre at alle aspekter indenfor designet er gennemtænkt. 2) Designere designer og programmører programmerer. Programmører vil helst gøre det de er gode til og det er ikke design arbejde. 3) Prototyper hjælper med at gøre ideer explicitte få dem ud i verden. Hvad virker og hvad virker ikke? 4) Legaliserer eksperimenter der er aldrig en direkte vej til det perfekte design. Det sker gennem en iterativ proces. Det er billigt at rette i tingene og derfor et risikofrit miljø. 5) Gennemføre brugertest hvordan virker designet? 6) Kan gøre det uhåndgribelige håndgribeligt. 7) Kan vise hurtige resultater. Hvis en kunde skal vente lang tid på at se et resultat bliver de som regel bekymret for resultatet. 8) Kan give kunderne mulighed for at prøve det de er ved at købe. Eksempelvis køber man ikke en bil udelukkende ud fra de tekniske specifikationer. Man vil ud og have en prøvetur først. 9) Prototyper gør det nemmere at håndtere kundernes forventninger kunder er ude af stand til at sige hvad de vil have og de skifter hele tiden mening. 10) Forbedrer teamwork alle har hvert deres perspektiv på arbejdet. Man kan få en broget skare til at få en fælles ide om hvor designet er på vej hen.

3 11) Kan fungere som en plan for den videre udvikling. 12) Estimering af tid bliver lettere. I starten er usikkerheden stor, men den falder med tiden. 13) Vi kan forbedre omkostningseffektiviteten ved et projekt. Til sidst advarede Henrik Olsen os alle om, at prototyping kan være stærkt vanedannende dog med et smil på læben. Opklarende spørgsmål Efterfølgende var der spørgsmål fra salen, hvor der bl.a. blev spurgt om der ikke var nogen ulemper at finde ved prototyping. Til det svarede Henrik Olsen meget præcist, at hvis man bruger for lang tid på at lave dem er det problematisk. Et andet spørgsmål gik på om han havde oplevet en situation, hvor tidspresset havde resulteret i at man hoppede over prototypen, men det havde Henrik Olsen aldrig været med til. Fra engangskamera til virksomhedsstrategi v. Jens Hofman Hansen og Michael Poltorak Nielsen, Statsbiblioteket. Det sidste oplæg i modul 2 var med Jens Hofman Hansen og Michael Poltorak Nielsen, der havde lavet en undersøgelse af Statsbibliotekets brugere. Undersøgelsen var lavet med inspiration fra de klassiske kvalitative feltstudier. 2 problematikker Der var 2 problematikker som stod klart inden undersøgelsens start. Hvordan fik resultatet en effekt i Statsbiblioteket som organisation? Og hvordan kunne man være sikker på at resultatet rent faktisk havde hold i virkeligheden? I forhold til den første problematik fandt Jens Hofman Hansen og Michael Poltorak Nielsen ud af, at ved at inddrage ansatte fra Statsbiblioteket ville der blive en naturlig synliggørelse af undersøgelsen. Selve ideen Ideen gik ud på at udlevere et engangskamera, en dagbog, limstift og en saks til udvalgte brugere af Statsbiblioteket. I en periode på 4 uger skulle testpersonerne dagligt skrive i dagbogen om de ting de havde lavet og oplevet. Man ville opfange en række brugsmønstre. Prototype af metode Men ville det overhovedet fungere? Gider folk skrive i en dagbog? Har folk tid til det? Jens Hofman Hansen og Michael Poltorak Nielsen fandt på, at lave en prototype af deres metode og afprøvede det med Statsbibliotekets Driftsafdeling, der sidder i kælderen og holder styr på husets store servere. Ligeledes blev 3 biblioteksbrugere afprøvet. Resultatet viste, at folk havde modet på at skrive i dagbøgerne og tage billeder. Derfor blev det besluttet at gå videre med ideen og lave den store undersøgelse. Bearbejdning af data Man udvalgte 16 testpersoner som var meget forskellige rent profilmæssigt. Efter 4 uger blev de 16 dagbøger indsamlet og nu kunne selve bearbejdningen begynde. Ud fra Affinity Konceptet, som kort fortalt går ud på at finde beslægtede emner i dagbøgerne, lavede Jens Hofman Hansen og

4 Michael Poltorak Nielsen en væg med udsagn fra dagbøgerne. Denne tematisering kunne bruges til at videreudvikle de ideer, som kom i kølvandet på de forskellige holdninger fra testpersonerne. Gennem bearbejdningen kom Jens Hofman Hansen og Michael Poltorak Nielsen frem til en række forslag til løsninger. Resultatet Resultatet på undersøgelsen var, at brugerne af Statsbiblioteket er HELT anderledes end biblioteket opfatter dem. Traditionelt har man opfattet brugerne som nogle der skal have hjælp til at finde de rigtige bøger, men sådan er det ikke længere. Ligeledes fandt man ud af, at brugerne opfatter bibliotekaren som indelukket og ikke-imødekommende, der bare sidder bag sin computer og arbejder. Disse resultater kom som en stor overraskelse for de ansatte i organisationen. Man fandt frem til 3 typer af brugere: Biblioteks junkie (entusiast) Er der meget bruger bibliotekaren en del. Arbejderen Sidder for sig selv på læsesalen Drive-in brugeren Kommer og henter nogle bøger og smutter igen med det samme. Dominerende bruger. Det er den man satser på fremover. Efterfølgende blev der lavet en spørgeskemaundersøgelse, som kunne vise om resultatet rent faktisk havde hold i virkeligheden og det havde den. Kort opsummering på undersøgelsen: 1) Organisationel accept synliggør hele processen. Fortæl om undersøgelsen undervejs og bed om input. 2) Illustrer hovedkonklusionerne model-brugere er gode at tænke på og snakke om. Godt for ledelsen som værktøj. 3) Gør noget anderledes hop gerne ud på det dybe vand. Mere information om undersøgelsen kan findes på Efterfølgende var der spørgsmål fra salen og én spurgte til hvordan man havde udvalgt de 16 brugere. Dertil svarede oplægsholderne, at man havde valgt at gå i dybden og ikke i bredden. De prøvede at vælge nogle ekstreme brugere ud og havde eksempelvis brugt en amerikansk forsker, som var i Århus for en kortere periode. Validiteten fik man gennem spørgeskemaet og det at supplere med en anden undersøgelse var den helt rigtige beslutning. Paneldiskussion Til sidst var der en åben diskussion hvor alle oplægsholdere sad i panelet. Den store diskussion gik på, hvordan man får overbevist sin virksomhed om at usability er et vigtigt fagområde og hvordan man får involveret sine kollegaer i arbejdet. Ligeledes blev der

5 diskuteret om hvorvidt man eksempelvis skal have programmøren med i usability testen eller ej. Men alle kunne være enige om at kunsten er at finde en balance i organisationen og få synliggjort arbejdet. Diskussionen om deltagelse kan medvirke til en bedre forståelse mellem designere, brugere og programmører.