Workshops til Vækst. - Modul 2: Mål og mening. Indholdsfortegnelse

Transkript

1 Workshops til Vækst - Modul 2: Mål og mening Indholdsfortegnelse Workshops til Vækst...1 Mål & mening...2 Praktiske forberedelser...3 Mentale Modeller...4 Indbydelse...5 Program...6 Byg virksomheden...7 Elevatortalen...8 Elevatortalen - skabelon...9 Hvad er meningen...11 Meningen og dens grundlag...13 Hvad er målet?...14 Værktøj: SMART...15 SMART - hjælpeskema...17 Teamspejl - skabelon...20 Adfærdsanalysen i teamperspektiv...21 Hjemmearbejde...23 Hjemmearbejde...25 Opsamling...26 Opsamling - skabelon...27 Opsamling - skabelon...28 Refleksioner...29 Reflektioner - skabelon...30 Handlingsplan...31 Workshops til Vækst er udarbejdet af Eva Lykkegaard i samarbejde med Væksthus Midtjylland Region Midtjylland og EU's regionalfond har stået for finansieringen. 1

2 Mål & mening Formålet med workshoppen Mål og Mening er først og fremmest at opnå fælles forståelse for virksomhedens overordnede formål og eksistens-berettigelse: Meningen og dens grundlag. Gennem dialog og forskellige øvelser danner I jer et fælles verdensbillede om, hvad der skaber værdi for jeres kunder, for virksomheden, for dens medarbejdere og for andre interessenter. Meningen repræsenterer altså jeres fælles retning og er derfor omdrejningspunktet for alt, hvad I siger og gør. For al kommunikation. I drøfter, hvordan jeres produkter bidrager positivt til samfundet, både i dag og på længere sigt. I tager stilling til den måde virksomheden arbejder på. Og I bliver udfordret på, hvorvidt medarbejdere og andre, der arbejder med virksomheden får positivt udbytte heraf ikke kun økonomisk. Desuden skærper I jeres elevatortale. SÅDAN GØR DU: Gå på opdagelse i de næste sider og vælg de modeller og metoder og evt. værktøjer, der passer bedst til jer og jeres virksomhed. Der er forskellige overvejelser og praktiske forberedelser, inden afviklingen af workshoppen om Mål & Mening. Se de næste sider 2

3 Praktiske forberedelser Læs her om hvilke overvejelser du skal gøre dig, og hvilke praktiske forberedelser, du har inden Mål & Mening workshoppen. Hvornår og hvordan sender du invitationen? Se forslag til invitation Husk at sikre, at hjemmearbejdet bliver gjort Hvad skal deltagerne evt. have udleveret på workshoppen? Hvordan vil du selv forberede dig? Hvordan vil du kort og præcist præsentere virksomhedens mål Vil du lave en PowerPoint præsentation? Hvilke værktøjer vil du bruge SÅDAN GØR DU: Tænk workshoppen grundigt igennem og gør dig klart, hvad I skal have ud af den. I denne proces skal du også vælge de værktøjer, som er mest relevante for jer. Overvej desuden på forhånd, hvad der er vigtigt at føre over i Vækst- og handlingsplanen. 3

4 Mentale Modeller Vi henviser igen til bogen Kolind Kuren fra bureaukrati til vækst. Meningen er en central del af den mentale model for en organisation. Den mentale model, som meningen bygger på, er samtidig det, der er mest vanskeligt at ændre. Hvad er meningsfuldt og hvad er ikke? Ældreservice Meningen er ikke bare at tilbyde fire timers praktisk hjælp hver eller hver anden uge til alle områdets pensionister. Det kan alle gøre. Meningen kunne være at bidrage til at forbedre den enkeltes livskvalitet, at hjælpe ham med at klare sig selv eller sørge for, at han bevarer kontakten til familie og venner Grøntsags-producent Meningen er ikke bare at sælge eller producere grøntsager effektivt. Mange producenter kan gøre det. Meningen kunne være at producere grøntsager, som simpelthen smager bedre. Eller er lettere at tilberede, eller er fuldstændig fri for forurening Meningen er det, der gør produktet værdifuldt for kunderne. 4

5 Indbydelse Kære kollega, x-dag, ses vi til andet modul i vores fælles kur Fælles Forretningsmæssigt Fokus. Vi mødes kl. xx:xx i mødelokalet på 1. Sal og starter med kort at samle op fra sidst. Herefter drøfter vi jeres løsningsforslag til hjemmeopgaven vær forberedt på kort at præsentere dine tanker. Jeg glæder mig til denne anden workshop, hvor jeg også vil præsentere mine tanker om virksomhedens specifikke mål. Desuden stiller vi skarpt på Meningen med butikken. Med venlig hilsen SÅDAN GØR DU: Send gerne invitationen i god tid. Har I fælles kalendersystem, bør mødet for længst være lagt ind så alle har afsat den fornødne tid. 5

6 Program Et rammeprogram for dagen sætter de fleste pris på. Derfor er det en god idé at indlede enhver workshop med en kort gennemgang af dagens agenda. I skal bruge 5 timer til dette udviklingsmodul tidsangivelserne er vejledede. Husk fart over feltet og passende pauser. 00:15 Velkomst og opsamling fra sidst Spørg deltagerne hvad de bedst husker/hvad der betød mest for dem på sidste møde Husk også at se på teamspejlet fra Adfærdsprofilen 00:10 Kort præsentation af dagens program og hvilket output, du forventer 00:10 Lad deltagerne bygge virksomheden i LEGO klodser 00:10 Kort præsentation af virksomhedens overordnede mål 00:30 Hjemmearbejde om virksomhedens eksistensberettigelse. Brug evt. nekrolog-værktøjet Deltagerne giver deres bud. I kan med fordel opdele i to grupper, hvis I er mere end 5 deltagere. Begge grupper præsenterer et fælles bud 01:00 Hvad er Meningen husk også de mentale modeller Nu skal I finde fælles billede for virksomheden. Det betyder, at I skal være enige om, Meningen og dens grundlag 00:30 Elevatortalen Når Meningen er helt klar for alle kan Elevatortalen let formuleres 00:15 Forberedelse til næste gang hjemmearbejdet 00:45 Opsamling 6

7 Byg virksomheden Hvad er jeres virksomhed egentlig for en størrelse og hvordan ser den ud bygget i LEGO klodser? Vi har alle sammen haft LEGO klodser mellem hænderne og langt de fleste har kun gode oplevelser med klodserne. Når vi bruger LEGO klodser som udtryksmiddel, skaber vi tredimensionelle metaforer, der hjælper os med at anskueliggøre tankerne og med at få munden på gled! Mange virksomheder har med stor succes brugt LEGO klodser i forskellige sammenhænge: udviklingsprocesser, strategiarbejde, teambuilding og meget mere. SÅDAN GØR DU: Lån en stor pose blandede LEGO klodser af dine børn hvis de da ellers vil låne dem ud. Alternativet er naturligvis at købe en æske hos den nærmeste LEGO forhandler. Klodserne fordeler du på forhånd på mødebordene. Du vil opdage, at medarbejderne slet ikke kan holde fingrene fra dem. Lad deltagerne bygge sammen fire og fire eller flere afhængig af, hvor lang tid, I bruger på øvelsen. Efter fem minutters byggetid, beder du deltagerne om at forklare bygningsværkerne. Der vil sikkert komme en del aha-oplevelser undervejs og helt sikkert mange stikord til Meningen, som I senere skal arbejde med. 7

8 Elevatortalen Hvad siger du kort og præcist om din virksomhed og dine produkter og/eller ydelser? Du ved aldrig, hvornår du står overfor en potentiel kunde derfor er den vigtig. Din elevatortale, som varer 30 sekunder, siger det vigtige om, hvad du laver uden at forvirre. Den er præcis og følger evt. KISS princippet Keep It Simple Stupid!. Ingen lange tekniske forklaringer eller forbehold. Den er karakteristisk gerne med en vinkel eller en metafor, så den skiller sig ud fra mængden. Den er relevant og forståelig for alle. Brug derfor helt almindelige ord ingen fagteminologi. Den viser resultater. Nævn kort de konkrete resultater, dit produkt evt. har skabt for andre samarbejdspartnere. SÅDAN GØR DU: Skriv din elevatortale ned og understreg nøgleordene så har du nemlig samtidig elementer eller overskrifter til en tryksag eller tekster til en hjemme-side, et salgsbrev eller andet. Øv dig mange gange også selvom det virker akavet foran spejlet. Afprøv din elevatortale med dine kolleger. Bed om feedback både på indhold, form og evt. også kropssprog. Slut i øvrigt altid din elevatortale af med at udlevere dit visitkort. Skriv en eller flere varianter af din elevatortale ned måske har du flere forskellige målgrupper. 8

9 Elevatortalen - skabelon Hvad siger du kort og præcist om din virksomhed og dine produkter og/eller ydelser? Du ved aldrig, hvornår du står overfor en potentiel kunde derfor er den vigtig. Hvad kan du kort og præcist sige om, hvad I laver uden at forvirre? Hvilke produkter tilbyder I? Hvilke kunder har glæde af jeres produkter? Hvorfor skaber jeres produkter værdi for jeres kunder? Hvordan lyder den ultra-korte version af jeres Elevatortale? 9

10 Hvordan lyder den lidt længere version af jeres Elevatortale? 10

11 Hvad er meningen Meningen, der udtrykker hvorfor virksomheden eksisterer, er omdrejningspunktet for alt, hvad I siger og gør for al kommunikation. Som i Lars Kolinds bog bygger vi meningen og dens grundlag op omkring fire elementer: Hvad gør dit produkt attraktivt = mening Hvad får dit produkt til at virke = løsning Hvad gør dit produkt virkeligt = produktet Hvad gør dit produkt muligt = teknologi SÅDAN GØR DU: Se eksemplerne på næste side - med en kundes øjne. Hvad mon først og fremmest interesserer dig? Er det løsningen, produktet eller teknologien? I mange brancher er der en tendens til at virksomheder glemmer meningen og i stedet fokuserer på underliggende aktiviteter. Et andet eksempel fra Lars Kolinds bog er Folkeskolen Mening med Folkeskolen er personlig udvikling for hver enkelt elev. Motivationen til at fortsætte en videregående uddannelse og i øvrigt - det at få et godt liv. Løsningen, det der får Folkeskolen til at virke, er alt hvad skolen gør for at arbejde med eleverne og at samarbejde med forældrene. Produktet er selvfølgelig undervisningen. Teknologien er skolens bygninger, undervisningsmaterialet og ikke mindst det omhyggeligt udformede skoleskema. Gennemgå de nævnte eksempler for at opnå en forståelse for tankegangen bag Meningen og dens grundlag. 11

12 Branche Mobiltelefoni Værktøjsvedligeholdels Høreapparat er Rengøring Mening Connecting people Forøge produktiviteten hos kunderne Bedre livskvalitet for mennesker med nedsat hørelse Et attraktivt og sundt arbejdsmiljø, som øger virksomhedens konkurrencekraft Løsning Netværket Et effektivt system til at vedligeholde leverancer af værktøjer Produkt Mobiltelfon Vedligeholdelsesprogram Udstyr og trænede medarbejdere til at analysere hørelse og tilpasse apparatet til brugernes behov Høreapparat Analysere rengøringsbehov evt. vælge rengøringsmetoder og -niveau Rengøring Teknologi Chips, software, batteri og antenne Maskiner til slibning og polering af værktøj mm Signalbehandling, chips og software, mikrofoner, højttalere Kemikalier, udstyr, procedurer og systemer Herefter be r du medarbejderne evt. i to eller flere grupper om først at drøfte og efter 30 minutters snak at give deres bud på Meningen og dens grundlag. Når grupperne har præsenteret og argumenteret for deres forslag, skal I blive enige om en fælles version. Brug flipover eller slides til at dokumentere forslagene. Hele øvelsen varer minimum en time og der kan være behov for finpudsning af de fælles frembringelser. Brug det renskrevne dokument som input til jeres vækstplan 12

13 Meningen og dens grundlag Hvad gør dit produkt attraktivt hvad skaber værdi? Hvad får dit produkt til at virke? Hvad gør dit produkt virkeligt? Hvad gør dit produkt muligt? 13

14 Hvad er målet? Hvis målet er tydeligt for alle, er det kun vejen, transportmidlet og evt. tiden der kan diskuteres. Gode og klare mål fungerer som ledestjerne for den fremtid, som du og din organisation er godt i gang med at planlægge i fællesskab. Som ejer og leder af virksomheden skal du formulere gode og klare mål, som alle medarbejdere skal kunne identificere sig med. Målene skal være så attraktive, at alle vil gøre dem til egne arbejdsmæssige mål. SÅDAN GØR DU: Mål og målsætning kan dække mangt og meget. En af de virksomheder, som tidligere har arbejdet med KolindKuren2, definerede følgende punkter vedr. strategisk målsætning: Økonomiske mål Ressource mål Kompetence mål Produkt mål Administrative mål Hvilke overvejelser har du gjort dig? 14

15 Værktøj: SMART Du har sikkert ofte oplevet, at nogen har formuleret mål, som ikke er ble-vet realiseret. Det kan skyldes at formuleringen af målene ikke har været skarpe nok. SMART modellen er et godt værktøj til at opstille klare og skarpe mål. Mål opstillet efter SMART modellen bliver skarpe, og dermed lettere at kommunikere - og ikke mindst at følge op på. Et mål skal indeholde følgende elementer for at opfylde kravene, målet skal være: Specifik Målbart Attraktivt Realiserbart Tidsbestemt Et mål, der forholder sig til disse elementer, er et skarpt og smart mål. Krav Nøglespørgsmål Dine svar Specifik Målbart Hvad vil du opnå? Hvordan vil du vide, at dit mål er opfyldt? Attraktivt Hvorfor er målet attraktivt for dig, din virksomhed, dine medarbejdere og kunder? Realiserbart Hvorfor er det realistisk, og hvad er de største forhindringer? Tidsbestemt Hvornår vil du begynde, og hvornår har du nået dit mål? SÅDAN GØR DU: Du formulerer de færdige mål så kort som det er muligt, når det skal være SMART. Du afgør selv, hvilke mål du ønsker at videregive, fx Økonomiske mål Ressource mål Kompetence mål 15

16 Produkt mål Administrative mål De færdige mål skal med til næste arbejdsmøde, hvor dine medarbejdere skal have lejlighed til at forholde sig til dem. Efter arbejdsmødet skal målene overføres til jeres vækstplan. 16

17 SMART - hjælpeskema Mål: Specifikt Hvad vil du opnå? Hvad er dit mål? Hvad vil være den største forskel i forhold til din nuværende situation? Hvad vil du bevare i forhold til din nuværende situation? Hvad vil du fjerne/undgå i forhold til din nuværende situation? Mål: Målbart Hvordan og hvornår vil du vide, at målsætningen er opfyldt? Hvordan kan du løbende måle dine fremskridt? Hvordan kan du sikre, at du er på rette vej i forhold til din målsætning? 17

18 Mål: Attraktivt Hvor attraktiv er din målsætning på en skala fra 1-10? For dig selv, fordi: For dine medarbejdere, fordi: For dine kunder, fordi: For andre interessenter, fordi: Mål: Realistisk Hvor realistisk er det - på en skala fra 1 10 at du vil fuldføre målsætningen? Hvilke interne ressourcer (kompetencer, tid og penge og andet) vil/kan du bruge? Hvilke eksterne ressourcer vil/kan du bruge? Hvad kan eventuelt forhindre dig i at fuldføre målsætningen? Mål: Tidsbestemt Hvornår vil du begynde arbejdet med at nå din målsætning? Hvornår forventer du, at have nået din målsætning? 18

19 19

20 Teamspejl - skabelon PRODUCENT ENTREPRENØR INTEGRATOR ADMINISTRATOR 20

21 Adfærdsanalysen i teamperspektiv Når alle i jeres team har fælles referenceramme, og I kender egne og andres foretrukne adfærdsmønstre, fremmes den gode kommunikation. Mange misforståelser undgås, trivslen vokser og gode resurser kan bruges til at skabe værdi for virksomheden og for den enkelte medarbejder. Adfærdsprofilen, som er omtalt tidligere i mappen, benytter fire adfærdsmæssige arketyper og afdækker dermed personers foretrukne handlemønstre ud fra fire tendenser. Producent: mennesker med en høj P-faktor er dominante, vil gerne styre drivkraften er ønsket om at skabe resultater. Administrator: mennesker med en høj A-faktor er omhyggelige og har fokus på præcision de foretrækker kendte metoder. Entreprenør: mennesker med en høj E-faktor er udadvendte og gode til at overtale andre de er ofte nytænkende. Integrator: mennesker med en høj I-faktor er socialt orienterede, søger sam-arbejde de har tendens til at søge stabilitet. 21

22 SÅDAN GØR DU: I det tidligere udviklingsmodul fik deltagerne udleveret deres egen profil. Tegn - på et stort stykke papir - en matrice med de fire farver rød, gul, grøn og blå. Lad de enkelte deltagere tegne deres egen graf ind i matricen som på eksemplet. Når alle har tegnet deres egen firkantede profil skal I drøfte, hvad det betyder for jeres virksomhed, jeres samarbejde og kommunikation, at den samlede teamprofil ser ud som den gør. 22

23 Hjemmearbejde Næste workshop har fokus på jeres Eksterne netværk. For at sikre enighed om prioriteringen af jeres eksterne relationer, skal du dele alle op i relevante grupper og evt. undergrupper, fx: leverandører, kundesegmenter/markeder, enkeltkunder, samarbejds-partnere, undervisningsinstitutioner, myndigheder eller andre. Når du derefter laver listerne så konkrete som muligt, skal du samtidig overveje, hvordan jeres samarbejde kan beskrives. Hvorfor er følgende leverandører vigtige? Hvad gør følgende markeder interessante? Hvorfor er følgende kunder vigtige? Hvorfor er følgende samarbejdspartnere vigtige? 23

24 Hvad betyder følgende institutioner for virksomheden? Andet? 24

25 Hjemmearbejde Næste udviklingsmodul har fokus virksomhedens eksterne relationer. Det eksterne netværk består af leverandører, kunder og andre, der bidrager til hhv. udviklingen og indtjeningen i virksomheden. Inden næste møde skal du og dine medarbejdere forberede svar på, hvem jeres eksterne netværk består af. SÅDAN GØR DU: Del alle eksterne relationer op i relevante grupper og evt. undergrupper, fx: leverandører, kundesegmenter/markeder, enkeltkunder, samarbejdspartnere, undervisningsinstitutioner, myndigheder eller andre. Lav listen/listerne af relationer i de enkelte grupper så konkret som mulig. Brug evt. skabelonen. 25

26 Opsamling Opsamlingen i slutningen af en workshop er ligeså vigtig som præsentation af agendaen i begyndelsen. Opsamlingen giver deltagerne lejlighed til at reflektere over processen, pro-grammet og udbyttet af dagens punkter. Samtidig er det en god måde at få pointerne gentaget og evt. ført til protokols. SÅDAN GØR DU: Opsamlingen foretages ligesom indledningen i et anerkendende perspektiv og du kan bede hver deltager svare individuelt på spørgsmål eller du kan bede deltagerne drøfte 2 og 2 og svare i plenum. Brug evt. skabelonen. Svarene kan konsolideres og renskrives til senere brug. Du kan også vælge at få feedback på processen brug evt. skabelonen. 26

27 Opsamling - skabelon Opsamlingen foretages ligesom indledningen i et anerkendende perspektiv og du kan bede hver deltager svare individuelt på spørgsmål brug evt. skabelonen til feedback på individuelt udbytte. Svarene kan konsolideres og renskrives til senere brug. Hvad betød mest for dig i dag? Hvad var dine vigtigste læringspunkter? Hvad vil du bruge i fremtiden? 27

28 Opsamling - skabelon Opsamlingen foretages ligesom indledningen i et anerkendende perspektiv og du kan bede hver deltager svare individuelt på spørgsmål brug evt. skabelonen til feedback på processen. Svarene kan konsolideres og renskrives til senere brug. Hvad har været rigtig godt? Hvad vil du gerne have mere af? Hvad vil du gerne undgå? 28

29 Refleksioner Du afgør, hvilket udbytte virksomheden og dermed både medarbejdere og du selv får af hele udviklingsprocessen og de enkelte workshops. Jo mere I, hver især giver jer tid til at reflektere og konkludere efter hvert møde jo større udbytte. Opsamlingen og konklusionerne fra en workshop giver - sammen med dine egne refleksioner - konkrete input til jeres vækst- og handlingsplan. SÅDAN GØR DU: Overvej, hvilke konkrete punkter fra opsamlingen, der er relevante for vækst-planen. Læs dine medarbejderes feedback på både eget udbytte og processen. Vær konstruktiv og spørg evt. ind til, hvordan medarbejderne selv vil bidrage i den videre proces husk også de fælles spilleregler. 29

30 Reflektioner - skabelon Du afgør, hvilket udbytte virksomheden og dermed både medarbejdere og du selv får af hele udviklingsprocessen og de enkelte workshops. Opsamlingen og konklusionerne fra en workshop giver - sammen med dine egne refleksioner - konkrete input til jeres vækst- og handlingsplan. Hvem bidrager mest til udviklingen i virksomheden og hvorfor? Hvilke bidrager mest til indtjeningen og hvorfor? Andet relevant? Husk at føre alle relevante resultater over i vækstplanen 30

31 Handlingsplan Det er vigtigt at I fastholder beslutninger fra jeres arbejde i en handlingsplan, som beskriver hvem der skal gøre hvad og hvornår. SÅDAN GØR DU: Udfyld nedenstående skema således I får et fælles overblik og flyt skemaet i højre side i mappen Vækstplan Side eller Aktivitet Ansvar Hvem bidrager Deadline 31