Kursus i projektarbejde - opstartskursus til deltagerne i de faglige Udviklingsfora. Gentofte Hovedbibliotek Den 10. februar 2011

Transkript

1 Kursus i projektarbejde - opstartskursus til deltagerne i de faglige Udviklingsfora Gentofte Hovedbibliotek Den 10. februar 2011

2 Amalie

3 Jeanne

4 Formål med kurset Formålet med kurset er, at deltagerne bliver klædt på til at: Arbejde projektorienteret i det daglige Håndtere de nødvendige projektredskaber i forhold til deltagelse i de faglige Udviklingsfora

5 Mål for dagen: At give deltagerne: Overblik over projektets faser Indblik i projektarbejdsformen og de grundlæggende elementer i en projektbeskrivelse og en milepælsplan Redskaber til at formidle og evaluere sit projekt

6 Program: Kl : Kl : Kl : Kl : Kl : Kl : Kl : Kl : Kl : Kl : Kl : Kaffe og rundstykker Velkomst Projektets faser Forståelse af de grundlæggende elementer i en projektbeskrivelse formål, leverance og succeskriterier Pause Hvordan laver man en milepælsplan? Frokost Hvordan formidler man sit projekt? Elevator Pitch som konkret formidlingsredskab Pause Evaluering med maksimalt udbytte Afrunding

7 Praktiske informationer Undervisningsmaterialer bliver uddelt undervejs Efterfølgende vil undervisningsmaterialet være at finde på centralbibliotek.dk

8 Spørgsmål?

9 Fasemodel Gentofte Hovedbibliotek Den 10. februar 2011

10 Vores bud på en projektdefinition i en bibliotekskontekst Et projekt er, en opgave der: Er tidsbegrænset med fastlagt start- og sluttidspunkt Har et bestemt og afgrænset formål Kompleks natur Kræver en tværfaglig og/eller og tværorganisatorisk indsats Har oftest karakter af udvikling Begrænset i forhold til medarbejderressourcer og økonomi Engangskarakter

11 Hvad er en fasemodel? Projektets overordnede struktur dvs. projektets ydere ramme fasemodellen viser hele (projekt)processen fra start til slut, og giver et overblik over hele projektforløbet.

12 Og hvorfor? En hjælp til at bevare overblikket over hele projektforløbet og til at vise, hvem der har ansvaret for hvad hvornår!

13 Bud på fasemodel Refleksion Planlægning Udvikling Implementering

14 Fase 1 refleksion Refleksioner over projektidéen

15 Fase 2 planlægning Viderereflektion Konkret og detaljeret planlægning

16 Fase 3 udvikling Udvikling af projektet Gennemførelse af de planlagte aktiviteter

17 Fase 4 implementering Udbredelse af resultatet!

18 Faseskift Ved faseskift tages stilling til: Om projektet er på sporet Om der skal justeres på den valgte retning Om projektgruppens sammensætning er rigtig I yderste konsekvens om projektet skal stoppes

19 Fasemodel Første projektbeskrivelse Endelige projektbeskrivelse Refleksion Planlægning Udvikling Implementering Bib.ledelsen Bib.ledelsen Projektejer Ved hvert godkendelse af faseskift påbegyndes næste fase eller projektet stoppes og lukkes

20 Parallelle faser En eller flere faser kan forløbe parallelt eller delvist parallelt Eksempel fra BibZoom.dk

21 Formålet med den fasevise tilgang Sikre styrbarhed mht. retning og omfang for at sikre: At virkeliggørelsen af projektidéen tager rigtig omfang og løsningsmæssig retning At der ikke spildes indsats/ressourcer på forkerte eller overflødige undersøgelser

22 Udvikling Afvikling

23 Spørgsmål?

24 Hvordan laver man en god projektbeskrivelse? Gentofte Hovedbibliotek Den 10. februar 2011

25 Projektbeskrivelse Biblioteksledelsen/ Projektejer Kontrakt Kontrakt Projektleder/ Projektgruppen

26 Projektbeskrivelse - hvorfor? Fra dynamisk dokument til kontrakt Skabelon som hjælp til: At fastholde projektets idé, sigte og afgrænsning At gennemtænke fremgangsmåde og organisering At skabe et beslutningsgrundlag i forhold til ledelsen

27 Projektbeskrivelse indhold: Målbeskrivelse Organisering Milepælsplan

28 Målbeskrivelse: Formål Leverancer/delleverancer Succeskriterier

29 Formål: Hvorfor gør vi det? Eksempel: I forbindelse med projekt: Synliggørelse af e-resurser kunne en del af formålet være, at få flere brugere på betalingsbelagte e-resurser, dvs.: Hvorfor laves projektet? Fordi der skal rekrutteres flere brugere til e-resurserne (bl.a.).

30 Eksempel (Udviklingsforum 2010) Eksempel: Formålet er at etablere en lektiecafé på biblioteket, der har åbent hver eftermiddag mellem Bud på alternativ formulering: Formålet er at skabe et miljø på biblioteket, der kan støtte op om skoleelevers lektielæsning særligt med henblik på tosprogede børn, der ikke har rammer, der egner sig til lektielæsningen derhjemme.

31 Generelle fif - formål Formålet: Skal ikke beskrive hvad projektet går ud på, men svare på hvorfor projektet giver mening Skal kunne begrunde projektets leverancer Skal være præcist formuleret men må gerne være abstrakt

32 Leverancer: Hvad skal vi levere for at realisere formålet? Eksempel: Hvis man ønsker at finde ud af, hvordan formålet fra før kan realiseres spørges, hvordan kommer der flere brugere af de betalingsbelagte e-resurser? Svar: Bl.a. ved at informere om e-resurserne. Første leverance er altså information om e-resurser til potentielle brugere.

33 Målhieraki

34 Generelle fif - leverancer Vær opmærksom på, at jo mere overordnet leverancerne er formuleret, jo svære er det at gennemskue hvordan projektet er tænkt udført jo mere man kan bryde sine hovedleverancer ned i mindre delleverancer (opgaver) jo bedre Gør det tydeligt hvilke delleverancer der tilhøre hvilke hovedleverancer, fremmer overskuelighed og sammenhæng

35 Generelle fif - leverancer Leverancer: Pas på jeres leverancer ikke får for meget karakter af målsætninger tænk hele tiden i konkrete opgaver Hvis jeres leverance har karakter af udvikling, så husk at benytte jer af metoder, som kan honorere dette fokus/understøtte det kreative/innovative element i udviklingsprocessen så det fremgår af delleverancerne hvordan I ønsker at gribe udviklingen an!

36 Succeskriterier: Hvornår er formålet opfyldt? Kendetegnet ved at være SMART: Specifik Målbar Accepteret Realistisk Tidsfastsat

37 Eksempel på succeskriterium I forbindelse med projekt: Synliggørelse af e-resurser kunne et succeskriterium være: Ved udgangen af 2009 skal brugen af de betalingsbelagte elektroniske materialer være steget med 25 pct.

38 Generelle fif - succeskriterier Eksempel: Ledelsen skal acceptere strategipapiret og bakke op i forhold til læring som højt prioriteret Bud på formulering der er SMART: Ledelsen skal pr. X/X 20XX have godkendt det udarbejdede strategipapir og: Hvis succeskriteriet også skal indeholde anden del, skal der tages stilling til: Hvordan skal ledelsen bakke op? Så succeskriteriet vedbliver at være Specifikt.

39 Generelle fif - succeskriterier Eksempel: Workshops bliver naturligt at deltage i for en stor del af personalet Bud på formulering der er SMART: Alle medarbejdere har i 20XX deltaget i mindst X antal workshops

40 Generelle fif - succeskriterier Eksempel: At børnenes lyst til at bruge biblioteket vækkes, og at de kommer igen, såvel i fritiden som på senere klassetrin Bud på formulering der er SMART: At X antal børn bruger biblioteket i 20XX, og at man ved en evaluering/stikprøve/eller lign. kan påvise at X pct. kommer igen i fritiden eller på senere klassetrin

41 Projektets organisering Skal fremgå af projektbeskrivelsen! Information om hvem der er: Projektejer (og/eller sidder i styregruppen) Projektleder Projektgruppe

42 Projektejerens rolle Levere de overordnede beslutninger undervejs i projektforløbet Sikre en realistisk ressourcefordeling Levere synlig opbakning til projektet over for interne og eksterne interessenter Efterspørge delresultater undervejs i projektet Foretage konflikthåndtering når projektets interessenter kommer på tværs af andre interessenter i organisationen

43 Styregruppens rolle En styregruppe kan betragtes som projektets bestyrelse, og dannes hvis ledelsen vurderer, at der er behov for at brede de strategiske beslutninger ud på flere personer. Dvs. hvis projektet er så komplekst, at det er nødvendigt at få flere perspektiver i spil. Projektejeren vil altid være medlem af styregruppen!

44 Projektlederens rolle Ansvar for projektets fremdrift Ansvar for skabelse af overblik over opgavens indhold Sikring af projektets metode Kontakt til projektejer og andre væsentlige interessenter Skabelse af et godt klima i projektgruppen/motivere projektdeltagerne Ansvaret for at gribe ind hvis projektet udvikler sig anderledes end forventet Levering af faglig indsigt og arbejdskraft

45 Projektgruppen Projektgruppen består af aktive deltagere, der bidrager til målopfyldelsen gennem deres leverancer. Det er den enkelte projektdeltagers ansvar og pligt at holde projektlederen orienteret mht. de enkelte leverancers fremdrift.

46 Spørgsmål?

47 Øvelse

48 Præsentation af case Det tredje sted: Stedet der ikke er hjemme (first place) Stedet der ikke er arbejde (second place) Eksempelvis Starbucks: We are in the people business selling coffee Ray Oldenburg 3. sted: Anker for social liv og kreativ interaktion

49 Præsentation af case Biblioteket som det tredje sted

50 Øvelse (20 min.) Formål: Hvorfor gør vi det?

51 Husk! Projektbeskrivelsen skal være så klart formuleret, at den kan forstås af alle (også folk udenfor egen organisation)!

52 Hvordan laver man en milepælsplan?

53 Leverancer: Hvad skal vi levere for at realisere formålet? Eksempel: Hvis man ønsker at finde ud af, hvordan formålet fra før kan realiseres spørges, hvordan kommer der flere brugere af de betalingsbelagte e-resurser? Svar: Bl.a. ved at informere om e-resurserne. Første leverance er altså information om e- resurser til potentielle brugere.

54 Milepælsplan Definition af milepæl: En milepæl er den enkelte leverance/ delleverances slutprodukt dvs. hver leverance afsluttes ved en milepæl Eksempel: Hvis leverancen er udarbejdelse af en invitation, er milepælen den dato, hvor invitationen er færdig og udsendt til deltagerne

55 Hvorfor lave en milepælsplan? Skaber overblik Tydeliggør sammenhænge/afhængigheder Gør projektet mere håndterbart og overskueligt Projektlederens vigtigste styringsog delegeringsredskab

56 Milepælsplan fra teori til praksis Projektet opdeles i leverancer Leverancer/delleverancer tildeles milepæle Afhængigheder leverancerne imellem og tidsmæssig rækkefølge afdækkes Faseskift identificeres jf. fasemodellen

57 Hvordan: Gant diagram

58 Kendetegn ved en god milepælsplan: Skaber fælles forståelse og accept af projektet Skaber tempo og intensitet i projektet Skaber sammenhæng mellem formål og leverancer, den enkeltes indsats og ansvar Kan bruges som styringsredskab og til projektopfølgning

59 Eksempel på milepælsplan Projekt: Forårsfest Projektleder: Mette Dato: X/X- XX Leverance/ Milepæl Ansvar Deadline Ok Delleverance Lave invitation Invitationen skal være udarbejdet, layoutet og udsendt (X/X 20XX) Mette 1/ Skrive tekst Teksten til invitationen skal være skrevet færdig (X/X 20XX) Erik X/X 20XX V Layoute invitation Invitationen er færdig layoutet og godkendt af projektleder (X/X 20XX) Pia X/X 20XX Udsendelse af invitation Invitationen er udsendt til deltagerne (1/3 2011) Erik 1/ Leje lokaler

60 Spørgsmål?

61 Øvelse

62 Øvelse Leverance: Hvad skal vi levere for at realisere formålet? Milepæl: Hvad er leverancens slutprodukt og hvornår er deadline?

63 Målhieraki

64 Eksempel på leverance Spørgsmål: Hvordan bringer vi værdierne: At skabe, bidrage og sætte spor i spil i forhold til brugernes brug af biblioteket? Svar: Leverance 1: Afklaring af hvad projektgruppen forstår ved skabe, bidrage og sætte spor dvs. en definition af de tre værdier i en bibliotekskontekst.

65 Eksempel på delleverance Delleverance 1.a: Indsamling af erfaring i forhold til og materiale omkring de tre værdier. Delleverance 1.b: Brainstorm i projektgruppen som afsæt for en beskrivelse af de tre værdier (faciliteret ved projektlederen). Delleverance 1.c: Undersøgelse af hvordan det fysiske rum kan indrettes mere interaktivt/ brugerinvolverende.

66 Eksempel på milepæl Milepæl leverance 1: Den x/x 20xx har projektgruppen udarbejdet en indstilling til ledelsen, der beskriver hvordan det tre værdier kan bringes i spil. Milepæl delleverance 1.a: Den x/x 20xx har projektdeltager x indsamlet erfaring og materiale og delt det med resten af projektgruppen.

67 Frokost

68 Hvad er formidling? Præsentere Engagere Involvere

69 Refleksion Hvis I tænker på en situation, hvor I har præsenteret noget for flere mennesker, og hvor det gik godt Hvad var det der fungerede? Hvad er din personlige udfordring ved at stille dig op og tale?

70 Udfordringer i formidling Offentlighedsangst Perfektionisme Usikkerhed Ejerskab

71 At sælge projektet flere gange Salget indadtil Salget til teamet Salget til brugeren Salget til eksterne partnere Politikere

72 ELEVATOR PITCH Redskab til at brænde igennem med sit projekt

73 Formidling og formattering NABC HOOK NEED Behovet hos den man skal sælge til! APPROACH BENEFIT COMPETITION

74 Hook Tænk hvis vi kunne få Mærsk til at gå på biblioteket Hvad har post its og madpakkespisende børn til fælles 7 ud af 10 bibliotekarer oplever at Den rette forstyrrelse

75 HVEM er modtageren af NABC? Biblioteksbrugere Ledelsen PROJEKTET Eksterne samarbejdspartnere Kolleger Kommunale politikere

76 Need Definér målgruppens behov: Hvem består målgruppen af? Grundig beskrivelse af målgruppe Hvem vil I henvende jer til? Hvad er målgruppens behov? altså beskrivelse af et væsentligt behov, der skal opfyldes ved projektet

77 Approach En beskrivelse af hvad projektet går ud på Hvordan understøtter netop dette projekt målgruppens behov Hvad er det så vi gør for at møde Need?

78 Benefit Hvordan får målgruppen gavn af projektet? Hvad er effekten af projektet? What s in it for me?

79 Competition Hvilke fordele har forslaget i forhold til eventuelt andre lignende projekter? F.eks. økonomi, nemt at gennemføre, særlig ekspertise bibliotekerne besidder etc. eller risici, som projektet skal tage højde for. Hvem gør det samme? Og hvorfor kan vi gøre det bedre? Hvad er det unikke eller nytænkende ved forslaget? Det har vi allerede gjort NEJ!

80 Elevator pitch

81 Eksempel på pitch

82 Elevatorpitch Et menneskeligt elevator pitch: chnm_w

83 Øvelse

84 INSTRUKTION Vælg én af disse to målgruppe, som I skal sælge til: Kolleger eller ledelsen dette er rammen for jeres oplæg! Beskriv i stikord NABC (i det udleverede skema) Lav et hook I har nu 10 minutter i makkerpar!

85 PITCH - øvelse Modtager Hook Need Approach Benefit Competition

86 Pitch!

87 Feedback øvelse Idéudviklende fokus Kolleger på potentialer Kritisk-konstruktivt - fokus Ledelsen på faldgruber

88 IGEN pitch fra ny position

89 Spørgsmål?

90 Refleksion rundt om bordene Hvordan kan I bruge de erfaringer, I har gjort jer med at pitche, i forhold til jeres projektarbejde lokalt?

91 Spørgsmål?

92 Evaluering

93 Evaluering Når vi arbejder med evaluering, er spørgsmålene vores primære redskab!

94 Evaluering med maksimalt udbytte Hvilke spørgsmål skal vi stille For at få svar som giver værdi Og som bidrager til at skabe et ønsket fokus Der igen giver os handlemuligheder til at bevæge os ind i en bedre/mere effektiv/ fremtid?

95 Evaluering med maksimalt udbytte Kort sagt: Som man råber i skoven får man svar!

96 Eksempel Hvad siger I, synes I ikke, at det har været et håbløst projekt? Synes I ikke bare, det her har været et fantastisk godt projekt? Hvordan synes I projektet har fungeret? Hvad synes I om projektets resultater

97 Dvs. Enhver formulering af et spørgsmål definerer et domæne af legitime svar. Karl Tomm

98 Hvilket sprog dominerer, når I evaluere? Er det et mangelsprog? Fokus på problemer, fejl, mangler, det som ikke virker. Skaber situationer hvor mennesker: Adskilles, isoleres, føler sig utilstrækkelige og misforståede.

99 Eksempel på mangelsprog Vi kommer nemt til at: Tale om det, vi ikke vil have Tale om det, der ikke virker Tale om det vi vil undgå Tale i et mangelsprog: vi kan ikke Lære alene af vores fejl

100 Hvilket sprog dominerer, når I evaluere? Er det et ressourcesprog? Fokus på muligheder, succeser, ressourcer, kompetencer, det der virker. Skaber situationer hvor mennesker: Samles, er en del af fællesskabet, føler sig kompetente og forståede.

101 Eksempel på ressourcesprog Med et bevidst fokus på ressourcer og det der virker, kan vi i stedet: Tale om det, vi gerne vil have Tale om det, der virker godt Tale om den fremtid, vi ønsker os Tale i et ressourcesprog: vi kan Lære af vores succeser

102 Og selvfølgelig kan man også godt lære af sine fejl

103 Hvorfor evaluerer vi? For at dokumentere For at kontrollere For at skabe udvikling For at skabe læring Hvordan undgår vi at evaluere for evalueringens skyld?

104 Fokus Det vi ikke ser eksisterer ikke Maturana Og omvendt: Det vi fokuserer på bliver vores virkelighed!

105 Så hvor er vores fokus? og hvor kommer kravet om evaluering fra? Derfor altid vigtigt at overveje forud for en evaluering: Hvad er formålet med evalueringen? Hvem skal bruge evalueringen? Hvad skal vi bruge den til?

106 Den konstruktive evaluator 1. Finder frem til og involverer alle, der er relevante for evalueringen 2. Sætter fokus på de opfattelser af virkeligheden som de hver især har 3. Arbejder med at skabe fælles mening omkring evalueringens formål 4. Anvender metoder der passer til den konkrete kontekst 5. Skaber et rum hvor opfattelser og fortolkninger kan forhandles

107 Projektværktøj evaluering Formål: At få afsluttet projektet på en god og fair måde for alle At alle bliver hørt om processen At trække så megen læring ud af projektet som overhovedet muligt At den enkelte får mulighed for at få feedback At dokumentere særlige, opnåede erfaringer, så andre projekter kan trække på disse At der bliver fulgt op på projektets succeskriterier, og taget stilling til om projektet har været en succes

108 Projektværktøj metode: Som projektleder skal man forud for evalueringsmødet overveje: Hvad er det specifikke formål med evalueringen (herunder også: Hvem skal bruge den og til hvad)? Hvem skal deltage? Hvad skal der sættes fokus på?

109 Projektværktøj metode: Der er i værktøjet opstillet fem opmærksomhedspunkter med et udvalg af mulige spørgsmål ift.: 1. Starten på projektet 2. Projektets liv 3. Projektets mål 4. Projektets succes 5. Projektets afslutning. Plus evt. andre punkter som projektlederen finder relevante at diskutere!

110 Projektværktøj metode: Hjælpespørgsmål til dem der skal deltage i evalueringen: Hvad fungerede godt og hvorfor? Hvad fungerede mindre godt og hvorfor? Hvad vil vi gøre anderledes næste gang?

111 Projektværktøj metode: På mødet er det projektlederens rolle: At facilitere mødet, så alle kommer til orde, alle perspektiver kommer på banen At sikre dokumentationen At bringe resultatet af evalueringen videre og hvis muligt sikre at det bliver brugt fremadrettet i forhold til kommende projekter

112 Spørgsmål?

113 Afrunding evalueringsøvelse Dine 2-3 bedste oplevelser i løbet af kurset? Hvad har jeg selv bidraget med, for at gøre kurset til en positiv oplevelse? Hvad har mine meddeltagere bidraget med?

114 Tak for denne gang!