Udbud på opgave vedrørende konsulentbistand til implementering af ledelsesprojektet: Offentlig Leadership Pipeline i Skoleforvaltningen

Transkript

1 Sekretariat, HR og Udvikling Sagsnr / Skoleforvaltningen Godthåbsgade Nørresundby Init.: LBS/KD 3. marts 2015 Udbud på opgave vedrørende konsulentbistand til implementering af ledelsesprojektet: Offentlig Leadership Pipeline i Skoleforvaltningen 1. Baggrund I Skoleforvaltningen i Aalborg Kommune er vi ambitiøse i forhold til udviklingen af vores organisation og vores kerneydelse, som er børns læring og trivsel. Derfor har forvaltningen i øjeblikket igangsat en omfattende visionsproces, som afsluttes i foråret 2015 og som kommer til at sætte retningen for forvaltningens arbejde i de kommende år. Skolereformen har ændret rammerne for og kravene til ledelse af skoler i såvel forvaltningen som på skolerne. Reformen har skærpet den pædagogiske ledelsesopgave, og den ændrede organisering af arbejdstiden på skolerne ændrer skolens grundlæggende opgave- og organisationskultur. Ledelsesopgaven på skoleområdet er derfor under markant forandring. Hvorfor er det vigtigt? Det er centralt, at ledelsessystemet er gearet til at implementere visionen, lede skolerne i retning af målene i skolereformen og at lederne er tydelige på deres egen ledelsesrolle i det samlede ledelseshieraki. Vi har derfor brug for at opbygge en sammenhængende styrings- og værdikæde for god ledelse på skoleområdet og det gør vi ved at igangsætte et projekt med arbejdstitlen; Offentlig Leadership Pipeline i Skoleforvaltningen. Projektet skal dels sikre at alle ledere gives de bedste muligheder for at lykkes i deres ledelsesopgave og dels understøtte en sikker implementering af mål og strategier i forvaltningen. Ledere, der arbejder i et godt arbejdsmiljø med tydelige mål leverer god ledelse til de medarbejdere, der arbejder med forvaltningens kerneydelse. Med projektet vil vi skabe bedre daglige resultater og vise vejen for god ledelse på skoleområdet. Vores afsæt Forvaltningen har i dag et velfungerende ledelsessystem med et højt uddannelsesniveau indenfor ledelse. Hver skole har i en årrække været organiseret omkring veletablerede ledelsesteams og i 2014 er der etableret nye tværgående mødefora med fokus på blandt andet pædagogik og ledelseslaboratorier med udgangspunkt i ledelsesopgaven. I 2014 er Udvidet forvaltningsledelse også etableret som nyt mødeforum, hvor forvaltningsledelsen og skolelederne sammen drøfter kommende strategiske satsninger. I trivselsmålinger og ledervurderinger ligger forvaltningen på et højt niveau. Nærværende projekt er derfor båret af et ønske om at løfte forvaltningens ledere til et endnu højere niveau i deres ledelse og støtte dem yderligere i at lykkes som ledere.

2 Projektet skal tage udgangspunkt i tankesættet bag Offentlig Leadership Pipeline. Vi tilfører det dog en ekstra dimension i forhold til den politiske ledelse. Dette er udbygget nedenfor. Vi har brug for ekstern konsulentbistand til udviklingsarbejdet og har derfor iværksat en udbudsrunde på arbejdet. Nedenstående beskriver Skoleforvaltningens krav og forventninger til konsulentbistanden i forbindelse med processen. 2. Projektbeskrivelse Strategiske målsætninger Projektet skal indfri følgende strategiske målsætninger: Politikere og ledere har optimale muligheder for at lykkes i deres ledelsesarbejde Mål og strategier implementeres sikkert gennem ledelsessystemet Ledelsesprofilerne er kendte og efterleves af lederne Forventninger til konsulenter Det er et krav, at konsulentfirmaet udtænker og rammesætter processen og at konsulentfirmaet faciliterer, udfører og styrer aktiviteterne heri. Konsulentfirmaet udarbejder de skriftlige materialer, der er nødvendige som led i processen. Forvaltningen kan stille konsulenter til rådighed inden for kommunikation, projektledelse og konsulentstøtte inden for HR-området. Disse bør aktivt tænkes ind i projektet som ressource. Inddragelsen skal sikre sammenhæng med nuværende aktiviteter og behov samt skabe grundlag for videreudvikling og ejerskab efter projektets afslutning. Det er en klar forventning, at konsulenterne indtænker kompetenceudvikling af deltagerne i projektet og en kapacitetsopbygning i organisationen, således at projektet i sig selv udvikler organisationens evne til at arbejde med ledelses- og organisationsudvikling. Det er endvidere et ønske, at konsulenternes arbejde er baseret på forskningsmæssig viden. Arbejdet i projektet må meget gerne udfordre vores sædvanlige måde at tænke og tale om ledelse på, herunder tænkningen omkring begreberne ledelsesrum og ledelseskæder. Politisk ledelse 1 i ledelseskæden Arbejdet med Offentlig Leadership Pipeline i Skoleforvaltningen skal, som tidligere nævnt, udvides til også at fokusere på politikernes rolle i ledelsessystemet. I Skoleforvaltningen arbejder vi på at give politikerne den bedst mulige betjening og dermed også optimale betingelser for at levere god politisk ledelse. Det er derfor et krav i projektet, at der skal gennemføres en proces med det politiske udvalg. Processen skal indholdsmæssigt have fokus på følgende: Hvad er god politisk ledelse i Skoleforvaltningen? Hvilke færdigheder, prioriteter og arbejdsværdier skal man have som politiker og som Skoleudvalg? Med ovenstående ønsker vi at fokusere politikernes arbejde endnu mere end det er i dag og derudover ønsker vi at understøtte politikernes mulighed for at bedrive et godt politisk bestyrelsesarbejde for Skoleforvaltningen. Vi vil gerne udfordres i den klassiske tænkning omkring relationen mellem politikere og embedsmænd og hinandens roller i den forbindelse. Udviklingsarbejdet må derfor gerne involve- 1 I Aalborg Kommune er der mellemformstyre. Det indebærer, at der i hver forvaltning er en politisk valgt rådmand, der fungerer som øverste administrative leder. Til hver forvaltning er der tilknyttet et politisk udvalg, her Skoleudvalget, der har beslutningskompetence indenfor forvaltningens budget. 2/7

3 re politikere og ledere i de samme processer. Processen med politikerne skal være involverende og munde ud i et konkret skriftligt materiale, der rammesætter det politiske udvalgs færdigheder, prioriteter og arbejdsværdier. Processen skal være eksemplarisk, så hele eller dele af processen fremover kan danne ramme for opstart af kommende politiske udvalg. Forventninger til produkter Ved projektets afslutning er der produceret præcise og sprogligt klare beskrivelser af lederprofiler på hvert ledelsesniveau, herunder det politiske niveau. Samtidig har processen gjort, at lederne i Skoleforvaltningen kender forventningerne til god ledelse på de definerede ledelsesniveauer. Endelig har lederne fået konkrete metoder til fremadrettet at vedligeholde og udvikle deres fokus på egen ledelsesrolle. Profilerne skal endeligt beskrives og gøres tilgængelige i en APP. APP en må gerne tænkes som et dynamisk værktøj, der kan bruges i forbindelse med fremtidige udviklingsprocesser for lederne og/eller som en del af processen med at udarbejde profilerne. Som led i processen ønskes endvidere en mindre oplægsrække med afsæt i tematikken fra Offentlig Leadership Pipeline. Oplæggene fungerer som et åbent tilbud for ledere i forvaltningen. Det er op til at konsulentfirmaet at vinkle oplæggene i forhold til projektet. Det kan eksempelvis være MUS/LUS i Leadership Pipeline, talentudvikling i Leadership Pipeline eller ledelsesteam i Leadership Pipeline. Forventninger til proces På processiden skal forløbet: Klæde politikere og ledere på i forhold til tænkningen og principperne indenfor Leadership Pipeline Motivere lederne til at arbejde med ledelsesprofilen for eget ledelsesniveau Motivere og kvalificere lederne i eget ledelsesarbejde og i ledelsesteamet Skabe billeder på ledelsessynergier/ledelseskæder og på hvordan man gør hinanden gode Give lederne konkrete opgaver og udfordringer, der støtter og vedligeholder dem i en ny ledelsesadfærd Arbejdet med skolereform, visionsproces, nye IT-systemer og læringssamtaler har betydet at lederne har deltaget i mange aktiviteter væk fra skolerne. I dette projekt skal der derfor være et markant fokus på at tænke i involverende og kreative processer, der veksler mellem aktiviteter i såvel den samlede ledergruppe som i de decentrale ledergrupper. Inddragelse giver mening. Det er afgørende, at processerne tilrettelægges sådan, at de i sig selv giver værdi og mening for den enkelte leder og det enkelte ledelsesteam, samtidig med at de tjener et overordnet formål i processen. Der vil blive lagt vægt på kreativitet i tilrettelæggelsen af processerne og dermed inddragelsen i projektet. Inddragelse kan derfor også tænkes på andre måde end den fysiske samling af mennesker. Der vil dog skulle være en kerne af fælles seminarer/møder i forbindelse med at ledelsesrollerne skal defineres. Processerne skal være så praksisnære som muligt og må gerne skabe billeder på/oplevelser af ledelsesopgaver på de varierende ledelsesniveauer. I forbindelse med forvaltningens visionsproces er der arbejdet med såkaldte prototyper i forhold til pædagogisk udviklingsarbejde (se yderligere i bilag). De eksterne tilbudsgivere på 3/7

4 opgaven kan eventuelt vurdere om der er en mulig overførselsværdi fra anvendelse af prototyper til pædagogisk udvikling til udvikling af ledelse. Målgruppe Den primære målgruppe for projektet er politikerne, ledere i administrationen og på skolerne og det forventes derfor, at alle oplever at de er involveret i udarbejdelsen af lederprofilerne. Medarbejderne er medskabere af og modtagere af ledelse i administrationen og på skolerne og de skal derfor også indtænkes i processen. Medarbejderne skal kunne forstå formålet med projektet og de skal opleve, at det giver mening i forhold til deres egen arbejdsplads. Det vil være naturligt, at arbejdet tager afsæt i eksisterende beskrivelser af ledelsesprofiler med afsæt i Leadership Pipeline, såfremt de positivt understøtter fremdriften i processen. Lederniveauer i Skoleforvaltningen I Leadership Pipeline arbejdes der med begreberne: topchef, den funktionelle chef, leder af ledere, leder af medarbejdere, og medarbejdere, ligesom der arbejdes med begreberbe færdigheder, prioriteter og arbejdsværdier. I forbindelse med projektet skal der ske en oversættelse af begreberne til de faktiske lederniveauer og stillingstyper i forvaltningen. Det er ikke afgørende, at begreberne omkring færdigheder, prioriteter og arbejdsværdier kan genfindes konkret i projektet. Forvaltningen er åben overfor en udvikling af begreberne, så de sprogligt er mere tilgængelige, ligesom betegnelsen Leadership Pipeline gerne må nytænkes. Skoleforvaltningen har pt. følgende ledelsesprofiler: Ledelsesteam Ledelsesniveauer Skoleudvalget Rådmanden De politiske repræsentanter i Skoleudvalget Forvaltningsledelse (FL) Direktør Skolechef Læringschef Økonomichef Sekretariatschef Ledelsesteam i Skoler Skolechef Sektorledere Sekretariat, HR og Udvikling Sekretariatschef Leder af Personalekontoret Økonomi, IT og Administration Økonomichef IT-chef Ledere af enheder i skoletilbud Leder af Aalborg Kulturskole Leder af Pædagogisk Psykologisk Rådgivning Leder af UU-Aalborg (Ungdommens Uddannelsesvejledning) Leder af Aalborg Ungdomsskole Udvidet Forvaltningsledelse (UFL) FL Ledere i forvaltningen Ledere af Aalborg Kulturskole, Pædagogisk Psykologisk Rådgivning, Ungdommens Uddannelsesvejledning og Aalborg Ungdomsskole Ledelsesteam på Skoler Skoleleder Viceskoleleder DUS-leder Afdelingsleder Teknisk serviceleder 4/7

5 Der skal i projektet tages højde for at skolerne har meget forskellig størrelse og at ledelsesopgaven derfor varierer mellem skolerne. Alle ledere indgår i et ledelsesteam. Der skal i projektet være opmærksomhed på, at dette er en præmis for det ledelsesarbejde, der udføres. 3. Kommunikation Undervejs i projektet og som en del af processen skal der være særskilt fokus på kommunikation. Ledere og medarbejdere skal kunne følge processen og dens fremdrift og der skal i tilbudsmaterialet være forslag til, hvordan arbejdet kan synliggøres og præsenteres for omverdenen. Sidstnævnte skal ske med det mål at brande Skoleforvaltningen som en dynamisk og udviklingsorienteret arbejdsplads. Undervejs i projektet vil der formentlig blive givet opgaver til lederne og der vil opstå behov for videndeling og erfaringsudveksling mellem deltagerne. I den forbindelse kan man eksempelvis indtænke sociale medier som elektronisk platform for dette. Anvendelsen af de enkelte kommunikationsværktøjer skal understøtte et oplevet behov og oplevelsen af god mening hos lederne og medarbejderne. Forvaltningens facebookside kan understøtte den globale kommunikation i projektet. Det er forvaltningens egne kommunikationskonsulenter, der primært varetager ovennævnte kommunikationsopgave, men der er en forventning om, at der i det enkelte konsulenttilbud lægges spor ud til projektets kommunikationsplan. Der skal være en god og nærværende fortælling om Leadership Pipeline i Skoleforvaltningen. Derfor skal der arbejdes med at finde en projekttitel, der sprogligt kan fungere som referenceramme for den måde der arbejdes med ledelse i Skoleforvaltningen og som motiverer og inspirerer ledere og medarbejdere til at være en del af arbejdet. Konsulentfirmaet kan komme med forslag til projekttitel. 4. Sammenhængskraft med øvrige projekter Projektet skal tænkes sammen med forvaltningens omfattende arbejde med visionsprocessen, der afsluttes i foråret Der er udarbejdet et høringsmateriale, der er vedlagt dette notat. Visionsprocessen kan følges på en særligt oprettet hjemmeside og på forvaltningens facebookside. Der er en forventning om, at implementeringen af visionen og de strategiske mål tænkes ind som en integreret del af arbejdet med Leadership Pipeline. Sideløbende med, og i relation til, visionsprocessen arbejder forvaltningen med et omfattende projekt omkring læringssamtaler. Læringssamtalerne er et redskab til at skabe struktureret dialog om børnenes læring og fremdriften i denne. Læringssamtalerne foregår på alle niveauer i organisationen og der gennemføres i øjeblikket kompetenceudvikling af ledere, lærere og pædagoger. På det tværorganisatoriske niveau skal projektet gå i forlængelse af kommunens ledelsesgrundlag og de senere års arbejde med Social Kapital. 5. Offentlig Leadership Pipeline i Skoleforvaltningen rammesætter kommende udviklingsprojekter Offentlig Leadership Pipeline i Skoleforvaltningen er en del af en større indsats på strategisk HR. Nærværende projekt skal danne grundlaget for et videre arbejde med at målrette og professionalisere forvaltningens arbejde med ledelses- og organisationsudvikling. Det skal konkret være i forhold til: 5/7

6 Udvikling af nyt elektronisk redskab til LUS (og MUS) - med afsæt i ledelsesprofilerne Ledervurdering med afsæt i ledelsesprofilerne o Ledervurderingen skal koordineres med Klimamålingen, som er kommunens fælles lovpligtige trivselsmåling og som allerede nu indeholder en mindre ledervurdering. Rekrutteringsstrategi o Hvordan sikrer vi mange og kompetente ansøgere til vores lederstillinger? Fokus i fremtidig lederuddannelse o Hvor er den fremtidige vægtning mellem formel kompetenceudvikling og ledelsesudvikling i jobbet? Hvordan udvikler vi vores egen talentmasse til leder- og specialistjobs? Vi ønsker derfor, at der i Offentlig Leadership Pipeline i Skoleforvaltningen indtænkes aktiviteter eller processer, der sætter retning for dette efterfølgende arbejde og at disse fremgår af konsulenternes fremlæggelse ved tilbudsgivningen. De kommende udviklingsprojekter vil blive udført med ekstern konsulentbistand. Den samlede indsats er sammenfattet i modellen nedenfor: LUS/MUS OLP I SKOLE- FORVALTNINGEN Rekruttering Lederevaluering Talentudvikling Lederuddannelse 6/7

7 6. Tilbudsform Udbudsform Udbuddet annonceres på Tilbudsfrist Tilbuddet skal afgives elektronisk senest den 7. april På baggrund af de indkomne tilbud vil der bliver udvalgt et mindre antal tilbudsgivere, der skal præsentere deres tilbud på møde den 23. april Udvælgelsen af tilbudsgivere til præsentation, samt det endelige valg af tilbudsgiver til kontraktindgåelse foretages ud fra nedenstående udvælgelseskriterier. Senere indkomne tilbud indgår ikke i den videre behandling. Tilbuddet sendes til: Kirsten Dreyer på mail: kd-skole@aalborg.dk Tilbuddet skal sendes med emnet: Tilbud på ledelsesprojekt i Skoleforvaltningen Økonomisk ramme Tilbuddet skal ske indenfor en økonomisk ramme på: 1,5 mio. kr. Der skal i forbindelse med opgaven præsenteres et særskilt budget for de enkelte dele af processen, herunder hvilken honorarsats der knytter sig hertil. Tilbuddet afleveres i A4-format. Omkostninger ved tilbudsafgivelse Rekvirering af udbudsmateriale er vederlagsfrit for Skoleforvaltningen. Udgifter i forbindelse med udarbejdelse af tilbud afholdes af tilbudsgiver. Vedståelse af tilbud Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud indtil 1. maj Kontraktperiode Der indgås samarbejde indtil opgavens afslutning i januar Tidsplan Projektet planlægges at have sin opstart i september Planlægningen af processen forventes at ske i maj/juni Udvælgelseskriterier ifm. valg af tilbudsgiver Følgende kriterier vil i nævnte rækkefølge være udslagsgivende for valg af tilbudsgiver: En generel kvalitetsvurdering set i forhold til udbudsmaterialet med fokus på proces og produkt Overholdelse af den økonomiske ramme Yderligere oplysninger om projektet Spørgsmål til dette materiale kan rettes til: Jakob Ryttersgaard skolechef (projektejer): tlf Martin Østergaard Christensen, direktør: Projektledere: Kirsten Dreyer og Lasse Børglum /7