Indtægtsdækket virksomhed

Transkript

1 Område: Økonomi Afdeling: Økonomidirektøren journal nr.: 15/8358 Region Syddanmark Indtægtsdækket virksomhed Undersøgelse vedrørende sygehusenes administration af indtægtsdækket virksomhed. DECEMBER 2015

2 1. Indledning På sygehusledelsesmødet den 17. marts 2015 blev det på baggrund af Rigsrevisionens beretning og Deloittes gennemgang af forskningsmidler besluttet, at udgiftsbilag vedrørende indtægtsdækket virksomhed skulle undersøges nærmere for perioden Undersøgelsen er foretaget af regionens centrale økonomistab. På baggrund af en screening af sygehusenes posteringslister er der udtaget en omfattende bilagsmængde til kontrol. Udvælgelsen er foretaget med henblik på målrettet at dække særlige risikoområder, herunder især repræsentation, rejseudgifter, køb af udstyr, honorarer og gavekort. I alt er der gennemgået bilag. 2. Sammenfatning og anbefalinger Hovedkonklusionerne af undersøgelsen er følgende: Der er ikke konstateret forhold, som tyder på, at der har fundet misbrug sted, men der er i nogle projekter anvendt midler udenfor formålet og generelt er det i mange tilfælde svært at se en tydelig relevans mellem den afholdte udgift og projekter placeret under indtægtsdækket virksomhed; eksempelvis afholdte udgifter til sociale arrangementer Det er konstateret, at indkøb af it-udstyr i mange tilfælde ikke er sket gennem regionens indkøbsaftale, samt at udstyret ikke er registreret i IT. I forbindelse med udgifter til repræsentation skal anledning og deltagerkreds anføres bilaget. Dette er i en lang række tilfælde ikke sket Der er nogen forskel sygehusenhederne imellem vedrørende indregning af overhead og overførsel af indtægt mellem årene I de tilfælde hvor der fejlagtigt ikke er foretaget indberetning til SKAT, vil dette nu blive gjort Det kan konstateres, at kvaliteten af den administrative kontrolfunktion er væsentligt forbedret i løbet af den undersøgte periode Som opfølgning på undersøgelsen anbefales følgende: En opstramning af reglerne for refusion for udlæg vedrørende indkøb foretaget uden om regionens indkøbsaftale At disponeringsretten vedrørende uforbrugte midler som udgangspunkt placeres på sygehusledelsesniveau med mulighed for uddelegering At anvendelse af projektmidler vedrørende indtægtsdækket virksomhed sker efter ensartede regler svarende til ordinære budgetmidler At der udarbejdes retningslinjer for at have private medrejsende så som ægtefælle med på tjenesterejser At der sker en harmonisering vedrørende indregning af overhead Side 1 af 14

3 3. Definition, afgrænsning og metode Indtægtsdækket virksomhed er i denne undersøgelse defineret som følgende: betaling til regionen vedrørende medicinafprøvning, undervisning, kursusvirksomhed samt andre ydelser vedr. kommerciel forskning med ydelse og modydelse. Der medtages ikke brugerbetaling i form af blodprøvetagning, kiste-ilægning, kiosk- og kantinedrift, satspuljemidler eller lægers bijob. Arv, donationer og legater medtages med mindre, der er tale om gaver i form af naturalier af begrænset værdi. De bilag som TV2 har bedt om agtindsigt i og som derfor allerede er undersøgt af OUH er udeladt for undersøgelsen. Det samme er bilag, som allerede er blevet undersøgt af Deloitte og/eller Rigsrevisionen i forbindelse med undersøgelserne af forskningsmidler. Tidsperioden som undersøges er udgiftsbilagene tilknyttet indtægtsdækket virksomhed, der er registreret i perioden Den valgte periode svarer til den periode, hvor det er et lovkrav, at bilagene skal opbevares i regionen. Undersøgelsens omfang har været de 5 sygehusenheder i Region Syddanmark. Arbejdsdelingen har været, at den centrale regnskabsafdeling i regionshuset fra økonomiafdelingerne på sygehusenhederne har modtaget en oversigtsliste over alle bilag vedrørende indtægtsdækket virksomhed, der har været for den valgte periode. Listen har indeholdt dato, tekst, beløb, leverandør mv. for hvert enkelt bilag. Med udgangspunkt i væsentlighed og risiko har den centrale regnskabsafdeling udvalgt en række bilag, som man har bedt sygehusene om at undersøge nærmere. Særligt udgifter forbundet med køb af it-udstyr, rejseudgifter, repræsentation, honorering af familiemedlemmer og gavekort er vurderet som særligt risikofyldte. 4. Bilagsgennemgang De udvalgte bilag er blevet kontrolleret for følgende forhold: 1. Originalt bilag: Er der tale om et originalt bilag eller en fakturakopi? 2. Modtager: Er fakturaen stilet til virksomheden og fremgår sælgers cvr. nr.? 3. Beløb: Er det bogførte beløb korrekt? 4. Kontering: Er bilaget bogført på korrekt projekt? 5. Leverandør: Er der købt via indkøbsaftale? 6. Varen/ydelsens art og omfang: Omfatter købet varer eller ydelser, der vedrører projektets formål? 7. Godkendelse: Er bilaget godkendt korrekt? (Anvisningsberettiget/nærmeste leder) 8. Såfremt bilaget vedrører repræsentation: Er bilaget påført deltagerkreds og anledning? Side 2 af 14

4 9. Repræsentation: Angiv kuvertpris 10. Indkøb af it-udstyr: Hvilket it-udstyr er der købt? (ipad, iphone, Macbook, PC, smartphone, tablet) 11. Omfang af it-udstyr: Antal it-udstyr 12. Modtager af it-udstyr: Er modtager af it-udstyr anført på bilaget? 13. Gaver: Hvis der er købt gaver eller gavekort er modtager og anledning anført? 14. Indberetning af gaver: Er der foretaget indberetning til SKAT? 15. Familiemedlemmer: Er der sket særlig honorering af medarbejdere herunder familiemedlemmer? 16. Rejseudgifter: Vedrører bilaget rejse og/eller hotelophold? 17. Hotelophold: Overholder hotelophold statens takster i det pågældende år? 18. Flyrejse: Er flyrejsen foretaget på økonomiklasse eller lignende? 19. Øvrige bemærkninger 5. Bilagsomfang I nedenstående tabel er omfanget af udgifter i forbindelse med indtægtsdækket virksomhed og bilag vist i stk. og kr. for den undersøgte periode. I de nævnte tal er der renset for omposteringer, lønbilag mv. Tabel 1: Oversigt vedr. bilagsomfang Sygehusenhed OUH Sygehus Sydvestjysk Sygehus Psykiatri I alt Lillebælt Sygehus Sønderjylland Udvalgte bilag i stk. Total bilag i stk Udvalgte i pct. 17,8 18,7 7,4 21,9 31,1 16,8 Udvalgte bilag i 21,3 5,9 2,1 2,2 0,27 31,77 mio. kr. Total bilag i mio. 71,4 13,0 9,6 4,7 0,38 99,08 kr. Udvalgte i pct. 29,8 45,4 21,9 46,8 71,1 32,1 6. Selvdeklarering Med henvisning til ønsket på sygehusledelsesmødet er alle afdelingerne på sygehusenhederne blevet bedt om at oplyse, hvis der skulle findes selvstændige projekter, hvor sygehuset/afdelingen i strid med de regionale retningslinjer på området, leverer en ydelse på baggrund af en modtaget indtægt, hvor der benyttes pengeinstitutkonti og/eller regnskabskonti uden for den regionale bankaftale/økonomisystem. Side 3 af 14

5 OUH har meddelt, at man via denne proces har fået integreret Tryllebjerget. Tryllebjerget har en formue på cirka 3 mio. kr. og er tilknyttet H.C. Andersens Børnehospital. Tryllebjergets modtager donationer fra fonde, virksomheder mv. og midlerne anvendes til at givepatienter på børnehospitalet gode oplevelser. Derudover har man fået tilbagemelding om yderligere tre bankkonti vedrørende kursus- og konferenceadministration med saldi i størrelsesordenen ,som nu bliver indført i hospitalets systemer. Der er ikke kommet tilbagemeldinger fra de øvrige sygehusenheder om, at sådanne projekter forefindes. 7. Konklusion på de gennemgåede bilag Nedenfor er der for hver enkelt sygehusenhed beskrevet de væsentligste konklusioner, som kan dannes efter gennemgangen af det undersøgte materiale. 7.1 OUH Da omfanget af forskning og anden indtægtsdækket virksomhed er langt større på OUH end på de andre sygehusenheder, har man organisatorisk under regnskabsafdelingen en medarbejdergruppe, som alene har til opgave at varetage håndteringen af bilag, der knytter sig til dette område. Gruppen er normeret til 5 stillinger. Det bemærkes, at kvaliteten af bilagshåndteringen er væsentligt forbedret i løbet af den undersøgte periode; eksempelvis anførelse af anledning og deltagerkreds på repræsentationsbilag. Der er ikke konstateret forhold, som tyder på, at der har fundet misbrug sted, men der er konstateret, 32 bilag, hvor der er foretaget indkøb udenfor projektets formål. Indkøbene har hovedsagligt været itudstyr og faglige rejser. Uden at det på nogen måde er i strid med den beskrevne formålsanvendelse for brug af de indtægter, som er relateret til den indtægtsdækkede virksomhed, er det i mange tilfælde svært at se en tydelig relevans mellem den afholdte udgift og projektet placeret under indtægtsdækket virksomhed. Mange udgifter vurderes mere naturligt at skulle afholdes under sygehusenhedens driftsbudget. Det anbefales, at der fastsættes retningslinjer for overførsel af indtægter til afdelingernes driftsbudget samt rammer for midlernes anvendelse. Det bemærkes for eksempel, at der er brugt midler fra indtægtsdækket virksomhed til betaling af restauranter i forbindelse med afholdelse af sociale arrangementer for sygehusafdelinger i form af julefrokost, sommerfest og teambuilding; eksempelvis kokkeskole. I forbindelse med en personalefest for en afdeling afholdt på restaurant deltog personalets ægtefæller også i arrangement uden egenbetaling. Endvidere er der eksempler på både forskningsmøder med kun interne deltagere såvel som møder med eksterne deltagere som er afholdt på restauranter. I mindre målestok rent beløbsmæssigt er midlerne i en række tilfælde også anvendt til afdelingers julegaver til personalet. Der er i enkelt tilfælde indkøbt et maleri til kr. Det er oplyst, at maleriet er ophængt i lokaler benyttet af den pågældende afdelings forskningsenhed. Formålsanvendelsen vedrørende den konto, hvor pengene er trukket til køb af maleriet, er til forskningsrelaterede eller personalemæssige tiltag Side 4 af 14

6 eller alternativt overførsel til driften i den pågældende afdeling. Det er sygehusenhedens vurdering, at indkøbet er i overensstemmelse med formålsanvendelsen. Det er konstateret, at indkøb af it-udstyr i en lang række tilfælde ikke er sket gennem regionens indkøbsaftale, ligesom IT heller ikke altid er blevet involveret. Herved er der ikke sket forhåndsgodkendelse eller registrering af udstyret af IT. En medarbejder har udenfor projektformål og uden brug af indkøbsaftale købt smartphone og GPS. Vedrørende køb af smartphone kan det af fakturaen konstateres, at det er den pågældende medarbejders datter fakturaen er stilet til. Medarbejderen forklarer dette med, at betalingsudlægget er foretaget med datterens gavekort til den pågældende butik. Bortset fra at købet som nævnt er foretaget uden om regionens indkøbsaftale, kan der sættes spørgsmålstegn ved, om valg af leverandør har været styret af, hvor gavekortet kunne indløses, frem for hvor købet kunne foretages økonomisk mest fordelagtigt for OUH. Vedrørende hotelophold er der konstateret 40 bilag, hvor disse ikke overholder statens takster. I undersøgelsen er der opmærksomhed på, at det i enkelte tilfælde ikke er muligt eller hensigtsmæssigt at vælge overnatning, som er indenfor statens takster. En årsag kan for eksempel være udsolgte hoteller eller, at en given kongres afholdes på det pågældende hotel og man derfor, hvis man skulle finde et billigere hotel i stedet ville have forøgede transportudgifter. Under alle omstændigheder bør sådanne ekstra udgifter være begrundet og dokumenteret i forbindelse med godkendelse af bilag og refusion af udlæg. I enkelte tilfælde af rejser i forbindelse med kongresser er statens takster overskredet med ca. 100 %. I forbindelse med en rejse til Paris, som er finansieret af driftsbevilling, blev udgiften til hotelovernatninger overskredet med over 100 % i forhold til statens satser. Medarbejderen havde fået tilsagn fra driftsafdelingen om, at afdelingen ville dække udgifterne op til statens satser. Forskellen mellem den faktiske hoteludgift og statens satser fik medarbejderen herefter refunderet ved finansiering fra projektmidler. Derved har medarbejderen, som egentlig kun skulle have refusion for sit udlæg efter statens satser, opnået fuld refusion. Det må konkluderes, at der i det nævnte tilfælde ikke er udvist den fornødne sparsommelighed med offentlige midler. I 4 tilfælde er der på flyrejser rejst dyrere end økonomiklasse. I et tilfælde har man afholdt udgifter for flyrejse fra USA på højere niveau end økonomiklasse til ekstern foredragsholder på kr. I et andet tilfælde er en medarbejder på rejse til USA mod betaling af kr. blevet opgraderet til business class. I et tredje tilfælde har en medarbejder rejst på business class til USA til en udgift på ca kr. I et sidste tilfælde er en medarbejder rejst til Japan på business class i forbindelse med en opgave. Flyudgiften var på i alt ca kr. Medarbejderen har indhentet og fået accept på direktionsniveau vedrørende rejseformen. På en rejse til Sydafrika har en medarbejder indkøbt tøj i form af skjorter og slips mv. for i alt 585 kr. Bilag er benævnt forplejning. Det oplyses, at den pågældende medarbejders bagage blev forsinket undervejs, og at der var dresscode i forbindelse med mødet i Sydafrika. Indkøbet blev foretaget efter accept fra medarbejderens overordnede. Side 5 af 14

7 I forbindelse med et antal rejser er der udbetalt refusion for udlæg uden fyldestgørende dokumentation for udlægget. I enkelte tilfælde bemærkes, at ægtefælle og/eller børn er medtaget på rejsen. Det er ikke konstateret, at der er afholdt udgifter tilknyttet medrejsende. I forbindelse med udgifter til repræsentation skal anledning og deltagerkreds anføres på bilaget. Denne dokumentation er i mange tilfælde mangelfuld. I forbindelse med kursus er der til en foredragsholder givet et gavekort på kr. til Magasin du Nord. Beløbet er ikke indberettet til SKAT. Det er vurderingen, at beløbet skulle være indberettet til SKAT som B-indkomst. Denne indberetning vil nu blive foretaget. I forbindelse med et andet kursus er der i en vinhandel indkøbt vin, chokolade og slik for i alt kr. Det er oplyst, at det er til gavekurve til 4 foredragsholdere. Da indkøbet indeholder køb af bl.a. en flaske portvin til kr. og en flaske portvin til 640 kr. må værdien af de 4 gavekurve have været ganske forskellig. Det vurderes, at mindst én af gavekurvene har en værdi, så det kan have været et egentligt alternativ til et honorar. Det undersøger derfor nu nærmere i dialog med regionens revisor, om der skal være foretages indberetning af beløbet som B-indkomst til SKAT. 7.2 Sygehus Lillebælt Der er ikke konstateret forhold, som tyder på, at der har fundet misbrug sted. Uden at det på nogen måde er i strid med den beskrevne formålsanvendelse for brug af de indtægter, som er relateret til den indtægtsdækkede virksomhed, er det i mange tilfælde svært at se en tydelig relevans mellem den afholdte udgift og projektet placeret under indtægtsdækket virksomhed. Mange udgifter vurderes mere naturligt at skulle afholdes under sygehusenhedens driftsbudget. Det anbefales, at der fastsættes retningslinjer for overførsel af indtægter til afdelingernes driftsbudget samt rammer for midlernes anvendelse. Det bemærkes, at der er brugt midler fra indtægtsdækket virksomhed til betaling af restauranter i forbindelse med afholdelse af sociale arrangementer for sygehusafdelinger i form af julefrokost, sommerfest og team-building. Endvidere er både forskningsmøder med kun intern deltagelse såvel som møder med eksterne deltagere blevet afholdt på diverse restauranter. I mindre målestok rent beløbsmæssigt er midlerne i en række tilfælde også anvendt til afdelingers julegaver til personalet, køb af kage og køb af en cykel til afdelingens arbejdsmæssige brug. Det er konstateret, at indkøb af it-udstyr i en lang række tilfælde ikke er sket gennem regionens indkøbsaftale, ligesom IT heller ikke altid er blevet involveret. Herved er der ikke sket forhåndsgodkendelse eller registrering af udstyret af IT. Det er konstateret, at hotelophold i en række tilfælde ikke overholder statens takster. I undersøgelsen er der opmærksomhed på, at det i enkelte tilfælde ikke er muligt eller hensigtsmæssigt at vælge overnatning, som er indenfor statens takster. En årsag kan for eksempel være udsolgte hoteller eller, at en given kongres afholdes på det pågældende hotel og man derfor, hvis man skulle finde et billigere hotel i stedet ville have forøgede transportudgifter. Under alle omstændigheder bør sådanne ekstra udgifter være begrundet og dokumenteret i forbindelse med godkendelse af bilag og refusion af udlæg. I nogle tilfælde bemærkes, at ægtefælle mv. har deltaget på rejsen. I nogle af tilfældene, hvor Side 6 af 14

8 ledsager har deltaget på rejsen, har man samtidig boet på hoteller, som ikke overholder statens takster. Disse sammenfald er særligt uheldige, da det kan indikere, at man har boet for dyrt, fordi man har ledsager med og derved har det offentlige afholdt udgifter af privat karakter. En medarbejder har på tre rejser til USA boet på hoteller tilknyttet Hilton-hotelkæden. På to af de tre rejser har ægtefælle deltaget. På de to rejser med ægtefælles deltagelse er hotelværelset i modsætning til rejsen uden ægtefælle blevet opgraderet mod ekstrabetaling. Den samlede ekstrapris på de to rejser for opgradering har været kr. Den pågældende medarbejder oplyser, at årsagen til opgradering var, at det var billigere end at betale separat for internetadgang og morgenmad for én person. Ved bilagsgennemgangen er det samtidig konstateret, at en anden medarbejder boede på et af de samme Hilton-hoteller 3 måneder før. Denne tilkøbte internet og morgenmad separat i stedet for ved en opgradering. En sammenligning mellem de to udgifter viser, at opgraderingen var ca. 40 % dyrere end separat tilkøb. I nedenstående tilfælde er der på flyrejser rejst dyrere end økonomiklasse. En medarbejder har på tre rejser til USA haft udgifter til flybilletter på i alt kr. Samme medarbejder har på to rejser til London haft udgifter til flybilletter på kr. I et andet tilfælde har en medarbejder i forbindelse med rejse til Italien valgt kørsel i egen bil som transportform. Der er udbetalt kilometer-godtgørelse på i alt kr. for denne rejse. Det vurderes, at hvis rejsen var foretaget med fly i stedet, ville forbruget såvel økonomisk som tidsmæssigt have været lavere. Den pågældende medarbejder har forklaret, at årsagen til den valgte transportform skyldtes, at han på grund af en operation havde forbud mod at flyve på det pågældende tidspunkt. I det omfang, at der foretages rejser dyrere end økonomiklasse bør begrundelse herfor altid være dokumenteret og godkendt. Sygehus Lilebælt har efterfølende skærpet sin praksis vedrørende rejseaktivitet med fly. Fremadrettet vil der som udgangspunkt ikke kunne opnås refusion for udlæg vedrørende flyrejser, som er afholdt uden om sygehusenhedens rejsebestillingsfunktion. Det kan anbefales, at denne praksis også anvendes i forhold til køb af it-udstyr og udbredes til andre sygehusenheder. I forbindelse med udgifter til repræsentation skal anledning og deltagerkreds anføres på bilaget. Dette er i en lang række tilfælde mangelfuldt. Det anbefales, at der sker en opstramning desangående, så disse oplysninger altid fremgår af bilaget i forbindelse med posteringen. Planlægning af faglig konference, fundraising og opbygning af netværk blev afholdt på Fænø Gods med mad og drikke leveret af Henne Kirkeby Kro med deltagelse af 12 personer, hvoraf 7 var interne og 5 var eksterne fra medicinalindustrien. Blandt de interne deltagere deltog udover den ansvarlige for arrangementet også dennes ægtefælle. Ægtefællens deltagelse vurderes som faglig fuldt forsvarlig, da denne også har en ledende stilling indenfor fagområdet på sygehusenheden, og senere havde en betydende rolle i den efterfølgende konference. Arrangementet startede med afternoon tea, herefter middag mv. og sluttede af med morgenmad dagen efter. Prisen blev i alt på kr. inklusiv moms, hvoraf afternoon tea og morgenmad udgjorde Dette svarer til en gennemsnitlig kuvertpris for den egentlige middag mv. på kr. Årsagen til den høje kuvertpris forklares med, at der var tale om et enkeltstående tilfælde i forbindelse med en ekstraordinær satsning i forhold til at opbygge et medicinsk fagområde i international klasse. Sygehusets ledelse erkender, at kuvertprisen var høj. Det kan desuden konstateres, at den formelle godkendelse af fakturaen på det pågældende tidspunkt var uddelegeret til en lægesekretær. Det vurderes som uhensigtsmæssigt, at et bilag af denne type ikke er blevet godkendt af en overordnet i forhold til den medarbejder, som var ansvarlig for arrangementet. Side 7 af 14

9 Udgifterne til overnatning for alle 12 deltagere i forbindelse med arrangementet blev afholdt af medicinalindustrien, som var medarrangør af den efterfølgende konference. I forbindelse med afsigelse af Østre Landsrets dom i Brixtofte-sagen blev det i den konkrete sag fastslået, at kuvertprisen ved beværtning af gæster ikke måtte overstige kr. Dommen er ikke en generel absolut grænse for kuvertprisen ved offentlige arrangementer, men afgørelsen kan dog bruges så langt, at man altid bør have en skærpet opmærksomhed, såfremt man kan se, at udgiften pr. kuvert overstiger kr. i forbindelse med et arrangement. Det vurderes, at den pågældende grænse i forbindelse med ovennævnte arrangement er overskredet betydeligt, og at der ikke er vist den fornødne opmærksomhed vedrørende kuvertprisen. 7.3 Sydvestjysk Sygehus Der er ikke konstateret forhold, som tyder på, at der har fundet misbrug sted. Uden at det på nogen måde er i strid med den beskrevne formålsanvendelse for brug af de indtægter, som er relateret til den indtægtsdækkede virksomhed, er det i mange tilfælde svært at se en tydelig relevans mellem den afholdte udgift og projektet placeret under indtægtsdækket virksomhed. Mange udgifter vurderes mere naturligt at skulle afholdes under sygehusenhedens driftsbudget. Det anbefales, at der fastsættes retningslinjer for overførsel af indtægter til afdelingernes driftsbudget samt rammer for midlernes anvendelse. Det bemærkes, at der er brugt midler fra indtægtsdækket virksomhed til betaling af restauranter i forbindelse med afholdelse af sociale arrangementer for sygehusafdelinger i form af julefrokost og lignende aktiviteter. I mindre målestok rent beløbsmæssigt er midlerne i en række tilfælde også anvendt til afdelingernes løbende indkøb hos bagere, frugtleverandør og lignende samt julegaver til personalet. Det er konstateret, at indkøb af it-udstyr i en lang række tilfælde ikke er sket gennem regionens indkøbsaftale, ligesom IT heller ikke altid er blevet involveret. Herved er der ikke sket forhåndsgodkendelse eller registrering af udstyret af IT. Endvidere er det konstateret, at hotelophold i nogle tilfælde ikke overholder statens takster. I to tilfælde af rejser i forbindelse med kongresser i USA, er statens takster overskredet med ca. 75 %. En årsag kan for eksempel være udsolgte hoteller eller, at en given kongres afholdes på det pågældende hotel og man derfor, hvis man skulle finde et billigere hotel i stedet ville have forøgede transportudgifter. Under alle omstændigheder bør sådanne ekstra udgifter være begrundet og dokumenteret i forbindelse med godkendelse af bilag og refusion af udlæg. I forbindelse med et par enkelte rejser er der udbetalt refusion for udlæg uden tilfredsstillende dokumentation for udlægget. I et enkelt tilfælde bemærkes, at ægtefælle er medtaget på rejsen efter accept fra direktionens side. Det er ikke konstateret, at der er afholdt udgifter tilknyttet den medrejsende. I forbindelse med udgifter til repræsentation skal anledning og deltagerkreds anføres bilaget. Dette er i mange tilfælde mangelfuld. Det anbefales, at der sker en opstramning desangående, så disse oplysninger altid fremgår af bilaget i forbindelse med posteringen. Side 8 af 14

10 I forbindelse med godtgørelse i form af 3 gavekort á 600 kr. til brug hos butikker, som er medlemmer i Esbjerg Cityforening, vurderes det som en fejl, at værdien heraf ikke er indberettet til SKAT. Denne indberetning vil nu blive foretaget. 7.4 Sygehus Sønderjylland Der er ikke konstateret forhold, som tyder på, at der har fundet misbrug sted. Uden at det på nogen måde er i strid med den beskrevne formålsanvendelse for brug af de indtægter, som er relateret til den indtægtsdækkede virksomhed, er det i mange tilfælde svært at se en tydelig relevans mellem den afholdte udgift og projektet placeret under indtægtsdækket virksomhed. Mange udgifter vurderes mere naturligt at skulle afholdes under sygehusenhedens driftsbudget. Det anbefales, at der fastsættes retningslinjer for overførsel af indtægter til afdelingernes driftsbudget samt rammer for midlernes anvendelse. Det bemærkes, at der er brugt midler fra indtægtsdækket virksomhed til betaling af restauranter og/eller hoteller i forbindelse med afholdelse af sociale arrangementer for sygehusafdelinger i form af julefrokost, sommerfest, koncerter og lignende aktiviteter. I mindre målestok rent beløbsmæssigt er midlerne i en række tilfælde også anvendt til afdelingernes løbende indkøb hos bagere, vinhandel, køb af billede samt julegaver til personale og gavekort til de medarbejdere i en afdeling, som var på vagt nytårsaften Endvidere er der indkøbt en flaske mousserende vin til de pågældende medarbejdere på vagt nytårsaften. Der er konstateret et enkelt tilfælde af køb af it-udstyr. Dette køb på ca kr. er foretaget uden om regionens indkøbsaftale. Det er konstateret, at hotelophold i enkelte tilfælde ikke overholder statens takster. En årsag til man har valgt at bo på hoteller, der ikke overholder taksterne, skyldes, at en given kongres afholdes på det pågældende hotel og man derfor, hvis man skulle finde et billigere hotel i stedet ville have forøgede transportudgifter i forbindelse med transport til og fra kongressen. Under alle omstændigheder bør sådanne ekstra udgifter være begrundet og dokumenteret i forbindelse med godkendelse af bilag og refusion af udlæg. Der er i et tilfælde udbetalt kr. i refusion for rejseudlæg og i et andet tilfælde udbetalt kr. i refusion for rejseudlæg. I begge tilfælde er der mangelfuld dokumentation for udgifterne. Ved tre medarbejderes overnatning i forbindelse med kongres i Prag, bemærkes det, at en af deltagerne har haft sin ægtefælle med på turen. Ægteparret har boet på et større og dyrere værelse end de to andre deltagere. De forøgede udgifter hermed på ca. 500 kr. er betalt af projektkonti. Denne merudgift burde være afholdt privat. Der er udbetalt i alt ca kr. til 5 medarbejdere dækkende arbejdstimer /kørselspenge mv. for deltagelse i GAP-studie. Da der ikke forefindes en specifikation i form af eksempelvis timeantal eller kørte kilometer, er beløbet udbetalt til medarbejderne efter en skønsmæssig vurdering. De udbetalte beløb er derfor også fuldt ud indberettet til SKAT som B-indkomst. Side 9 af 14

11 I forbindelse med udgifter til repræsentation skal anledning og deltagerkreds anføres på bilaget. Dette er i mange tilfælde ikke sket. Det anbefales, at der sker en opstramning desangående, så disse oplysninger altid fremgår af bilaget i forbindelse med posteringen. 7.5 Psykiatri Der er ikke konstateret forhold, som tyder på, at der har fundet misbrug sted, men der er dog konstateret tilfælde, hvor det er usikkerhed, om midlerne er anvendt til formålet. I et tilfælde står der i vedtægterne for en fond, at der anvendes midler til ferier, festligheder og eventuelt også gaver til de patienter, som er mest ensomme og glemte af pårørende. Konkret er midlerne bl.a. brugt til diverse indkøb af materialer til brug for arbejde med at lave plantekasser til patienthaver samt håndværkerfakturaer desangående for i alt ca kr. Psykiatrien oplyser, at fondsbestyrelsen har godkendt anvendelsen af midlerne til dette. Godkendelsen dokumenteres ikke ved eksempelvis et beslutningsreferat fra bestyrelsesmøde i fonden, men ved at et bestyrelsesmedlem, som samtidig er ledende medarbejder ved psykiatrien, har godkendt bilagene og på et bilag attesterer, at det er efter aftale med bestyrelsen. I to andre tilfælde, hvor midlerne er anvendt til personalearrangementer er der i forbindelse med denne undersøgelse blevet bedt om dokumentation for, at midlerne er blevet brugt i overensstemmelse med formål. En sådan dokumentation har enten ikke kunnet fremfindes eller det oplyses, at der ikke foreligger aftaler om, hvad midlerne må bruges til. I et tilfælde er midler indtjent i forbindelse med lægemiddelafprøvning. Der er ikke dokumentation for, hvad anvendelsesformålet for de overskydende midler kunne bruges til, men sygehusenheden mener det var til forskning og uddannelse. Midlerne er bl.a. brugt til julefrokost/temadag. Midlerne er i øvrigt indtjent for over 15 år siden og har derefter stået urørt i en årrække. Uden at det på nogen måde er i strid med den beskrevne formålsanvendelse for brug af de indtægter, som er relateret til den indtægtsdækkede virksomhed, er det i mange tilfælde svært at se en tydelig relevans mellem den afholdte udgift og projektet placeret under indtægtsdækket virksomhed. Mange udgifter vurderes mere naturligt at skulle afholdes under sygehusenhedens driftsbudget. Det anbefales, at der fastsættes retningslinjer for overførsel af indtægter til afdelingernes driftsbudget samt rammer for midlernes anvendelse. I forbindelse med udgifter til repræsentation skal deltagerkreds anføres på bilaget. Dette er ikke sket. Det anbefales, at der sker en opstramning desangående, så disse oplysninger altid fremgår af bilaget i forbindelse med posteringen. Side 10 af 14

12 8. Regnskabsmæssig behandling For at få et overblik over, hvordan projektforløbet er vedrørende indtægtsdækket virksomhed fra én indtægt modtages til projektet afsluttes, er sygehusenhederne blevet spurgt om den regnskabsmæssige behandling heraf. Af nedenstående tabel ses, at der er en vis forskel sygehusenhederne i mellem i den regnskabsmæssige behandling af overførsler mellem årene. I forbindelse med denne undersøgelse er det også erfaret, at midlerne i nogle tilfælde står uberørte hen og igennem en længere årrække blot bliver overført mellem regnskabsårene. Det vurderes ikke at være i overensstemmelse med regionens rammer for økonomistyring, at man efter afslutningen af et projekt kan holde nogle indtægter adskilt fra den daglige drift og overføres til næste regnskabsår uden om de generelle bevillingsregler, som gælder for uforbrugte midler. Det anbefales derfor, at sygehusenhederne følger regionens generelle overførselsregler, således at udgifter og indtægter vedrørende indtægtsdækket virksomhed registreres i det almindelige driftsregnskab under den afdeling, hvor aktiviteten udføres. Herunder retningslinjer for, hvornår en udgift afholdes under konti for indtægtsdækket virksomhed, og hvornår den afholdes af driftskonti. Derved opnås det, at området integreres i afdelingens løbende økonomistyring og -opfølgning, rapportering samt ledelsestilsyn. Det anbefales endvidere, at disponeringsretten vedrørende overskud skal flyttes fra afdelingsniveau til sygehusledelsesniveau med mulighed for uddelegering. Tabel 2: Regnskabsmæssig behandling af indtægtsdækket virksomhed Sygehusenhed/spørgsmål Hvad sker der med projekter, hvor der efter modtagelsen af en indtægt ingen aktivitet er i året /efterfølgende år. Bliver beløbet overført mellem årene eller? I forbindelse med lukning af projekter, som udviser overskud/underskud, hvem disponerer dette overskud /underskud, afdelingsledelsen (sygehusledelsen) eller den projektansvarlige? Sydvestjysk Sygehus Saldoen bliver overført mellem årene Ved lukning af projekter overføres saldoen til den afdelingsledelse, som projektet har været forankret i. Sygehus Sønderjylland Eventuelle ikke forbrugte midler overføres til næste år. Der foretages løbende en vurdering af, om en konto skal lukkes. Ved overskud/underskud tilføres eller betales midlerne af den enkelte centerledelse, hvis der ikke står andet anført i eventuelle tilskudsbetingelser. Side 11 af 14

13 Sygehus Lillebælt OUH Psykiatri Ja. Derudover foretager Økonomi- og Planlægningsafdelingen statusopfølgning 3 gange årligt: ultimo februar i forbindelse med dialogmøde med afdelings-ledelserne, samt i juli før sommerferien og endelig til november, hvor der rettes konkret henvendelse til afdelingerne med forskningskonti med hhv. negative saldi med henblik på afklaring og udligning samt afslutningsvist lukning af inaktive konti. Dvs. min 1 gang årligt tages der kontakt til afdelingsledelsen konkret med henblik på lukning af inaktive konti. Eventuelle ikke forbrugte midler overføres til næste år. Regnskabsafdelingen er begyndt at få koblet slutdatoer på de forskellige konti og på den måde komme i dialog med kontoejer/projektleder om konti, som har overskredet den fastsatte slutdato. Beløb bliver overført mellem årene. Hvis der ikke er bevægelse på kontoen, bliver der minimum en gang årligt taget stilling til, om den skal lukkes. Det er dog altid kontoejeren, som bestemmer. Som udgangspunkt afdelingsledelsen. Konkret kan midlerne blive sat ind på fælles forskningskonti eller eksempelvis afdelingernes afdelingskonti medmindre andet aftales. Som udgangspunkt er det afdelingsledelsen, der disponerer over uforbrugte midler. Underskud skal dækkes af uforbrugte midler fra andre projekter. Ved overskud betales beløbet tilbage, hvis det ligger i aftalen med modparten ellers tilfalder overskuddet den afdeling, som projekter er tilknyttet. Underskud overføres til den afdeling, som projektet er tilknyttet. Af ovenstående tabel ses det, at der er en vis forskel sygehusenhederne i mellem i den regnskabsmæssige behandling. I forbindelse med denne undersøgelse er det også erfaret, at midlerne i nogle tilfælde står uberørte hen og igennem en længere årrække blot bliver overført mellem regnskabsårene. Det kan være vanskeligt at forsvare, at man efter afslutningen af et projekt kan holde nogle indtægter adskilt fra den daglige drift og overføres til næste regnskabsår uden om de generelle bevillingsregler, som gælder for uforbrugte midler. Det anbefales derfor, at sygehusenhederne følger regionens generelle overførselsregler, således at udgifter og indtægter vedrørende indtægtsdækket virksomhed registreres i det almindelige Side 12 af 14

14 driftsregnskab under den afdeling, hvor aktiviteten udføres. Herunder retningslinjer for, hvornår en udgift afholdes under konti for indtægtsdækket virksomhed, og hvornår den afholdes af driftskonti. Derved opnås det, at området integreres i afdelingens løbende økonomistyring og -opfølgning, rapportering samt ledelsestilsyn. Det anbefales endvidere, at det diskuteres om disponeringsretten vedrørende overskud skal flyttes fra afdelingsniveau til sygehusledelsesniveau. 9. Indregning af overhead Rigsrevisionen har i deres beretning kritiseret, at hospitalerne ikke i tilstrækkelig grad indregner overhead i forskningsprojekterne, som dækker både det direkte og indirekte resursetræk på projektet. Resursetrækket skal dække både forbruget på den centrale administration, men også på de afdelinger, som der bliver trukket på i forbindelse med forskningen. På denne bagrund er sygehusenhederne blevet spurgt om, hvordan overhead bliver indregnet vedrørende indtægtsdækket virksomhed, der falder ind under denne undersøgelse. Som det ses af nedenstående, er der er vis forskel i indregningen af overhead sygehusenhederne imellem. I mange tilfælde bliver der ikke afregnet for forbrug afholdt på de relevante sygehusafdelinger. Det anbefales, at der udarbejdes et regionsdækkende regelsæt for indregning af overhead. Tabel 3: Indregning af overhead Sygehusenhed Sydvestjysk Sygehus Sygehus Sønderjylland Overhead i pct. Sygehus Lillebælt OUH Psykiatri af indtægterne 10 % 2,5 % 2 % 3 % 0 % Bemærkninger Dækker såvel centrale administrationsomkostninger som resursetræk på den afdeling, hvor den indtægtsdækkede virksomhed udføres. Dækker kun den centrale administration. Dækker kun den centrale administration. Dækker kun den centrale administration. Sommetider indregner afdelingen/forskningsenheden selv et overhead-bidrag. Der indregnes ikke overhead Økonomidirektøren, december 2015 Regnskab og Finans, Brian Bønsdorff Side 13 af 14